Это интересно

  • ОКД
  • ЗКС
  • ИПО
  • КНПВ
  • Мондиоринг
  • Большой ринг
  • Французский ринг
  • Аджилити
  • Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?
 

Полезные ссылки

РКФ

 

Все о дрессировке собак


Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

Прием и регистрация документов в отсутствие СЭД. Как в сэд посмотреть документы переданные через журнал передач


Шпаргалка делопроизводителя : Пошаговая регистрация входящего документа

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Все без исключения проходят обработку в системе электронного документооборота (СЭД), если она внедрена в организации.

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

  1. Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

    Регистрация входящего документа

    — «От кого»;

    — «Исходящий номер»;

    — «Дата исходящего»;

    — «Вид документа»;

    — «Кому»

    Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.

  2. С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

  3. Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр, если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

  1. В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

  2. Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

    — наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу; 

    — соответствие подписи автора с ЭЦП;

    — соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

    — наличие приложений, если они указаны в тексте.

  3. В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации», также указывается причина отказа.

  4. В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ?

ДСП-документы могут поступать также в бумажном и электронном виде. Все о работе с документами "Для служебного пользования">>

Если в организации есть необходимость электронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

  1. Извлекается архивный файл.

  2. Затем регистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

  3. Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

  4. При наличии ошибок регистратор не обрабатывает ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующей последовательности:

  • ДСП-документ распечатывается;

  • на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

  • на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью. 

  • Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Кол-во листов»,  «Краткое содержание». Переключатель «ДСП документ» должен быть включен. 

  • В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документы в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

www.docdelo.ru

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.

Суть

Электронный документооборот между организациями – это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.

электронный документооборот между организациями

Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.

Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, договора, соглашения, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.

Цель внедрения ЭДО

Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:

  • сокращение рутинной работы;
  • снижение потери документов;
  • «прозрачная» работа с документами;
  • повышение исполнительской дисциплины – предоставление документов в указанные сроки и т. д.

Среди количественных целей можно выделить такие:

  • Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
  • Сокращение расходов на канцелярию в два раза.

электронный документооборот между организациями как это работает

Электронный документооборот между организациями: как это работает

В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.

Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:

  • Приглашать контрагентов к обмену данными.
  • Формировать адресную книгу.
  • Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
  • Подписывать и шифровать документацию.
  • Структурировать корреспонденцию.
  • Отслеживать статусы писем.

Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.

Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.

Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.

 электронный документооборот между организациями в 1с

Оборудование

Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".

Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.

Проект ЭДО

Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:

  • Создание рабочей группы.
  • Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
  • Исследование существующих процессов.
  • Разработать задания.
  • Выроб системы ЭДО.
  • Подписание договора на внедрение СЭД.
  • Утверждение регламента работы.
  • Наполнение справочников системы.
  • Обучение персонала.
  • Проведение предварительных испытаний.
  • Издание приказа о внедрении СЭД.
  • Доработка ПО и регламента работы.
  • Запуск пилотного проекта.
  • Полномасштабный переход к ЭДО.

электронный документооборот между организациями сбис

Ошибки внедрения ЭДО

В процессе автоматизации документов нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.

В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.

Еще одна популярная ошибка – слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.

Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы

Преимущества:

  • Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
  • Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
  • Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
  • Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
  • Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.

электронный документооборот между организациями законодательство

Недостатки:

  • Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
  • Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
  • Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
  • Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
  • ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.

Правовое регулирование

Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/[email protected] Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/[email protected]

электронный документооборот между организацией включение в расходы

«СБИС»

Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:

  • Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
  • Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
  • Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
  • Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.

СКБ «Контур»

Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.

 что нужно для электронного документооборота между организациями

Что нужно?

Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:

  • лицензионное ПО;
  • сервер;
  • провести обновление оборудования;
  • обучить персонал;
  • настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО – второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.

Вывод

На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.

fb.ru

Шпаргалка делопроизводителя : Пошаговая отправка исходящих документов

Исходящий документ

Исходящий документ подготавливает отдел, ответственный за выполнение поручения. За его оформление, написание и согласование отвечает то же структурное подразделение. Служба делопроизводства проверяет только правильность оформления документа и отвечает за его отправку.

Виды исходящих документов:

  1. Исходящие бумажные документы.

  2. Исходящие электронные документы. Они отправляются с помощью системы электронного документооборота.

  3. Исходящие ДСП-документы.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти  регистрация исходящих документов, подписываемых руководителем (заместителем) осуществляется в канцелярии; исходящие документы, подписываемые начальниками структурных подразделений, регистрируются в отделах, а в канцелярию приносят только на отправку.

На практике такое разделение может внести путаницу, поэтому рекомендую закрепить это в нормативных документах (Инструкции по делопроизводству) единый подход  — регистрировать все исходящие документы в ответственных отделах или в канцелярии (исключая служебные записки).

Как зарегистрировать входящий документ>>

Действия исполнителя после подписания документа:

  1. Исполнитель создает новую регистрационную карточку (РК) документа  — кнопка "Создать карточку".

  2. В новой РК документа заполняет поля: «Вид документа», «Дело», «Краткое содержание», «Подписал», «Исполнитель», а также при необходимости устанавливает переключатели «Отправить в бумажном виде» и  «ДСП-документ».

  3. Формирует список рассылки документа;

  4. Если исходящий документ не является ДСП-документом, файл документа вкладывает в поле «Документ», а файл (файлы) приложения в поле — «Приложения».

  5. Кнопкой «Сохранить» сохраняет подготовленную РК исходящего документа.

Если документ отправляется в электронном виде, то он подписывается электронно-цифровой подписью руководителя (заместителя руководителя). В этом случае файл электронно-цифровая подпись вкладывается в поле «Документ» вместе с файлом документа.

ДСП-документ регистрируется также, но в РК ставится переключатель «ДСП», и вложение не вкладывается. Если ДСП-документ направляется в электронном виде, то только с помощью закрытого канала связи.

Работа с документами "Для служебного пользования">>

Подписанный бумажный документ исполнитель передает в службу делопроизводства. Там регистратор исходящей корреспонденции проверяет полноту и правильность заполнения полей РК документа и регистрирует документ. Номер в системе электронного документооборота присваивается автоматически.

Второй экземпляр документа, отправляемого на бумажном носителе, остается в отделе и подшивается в дело. На втором экземпляре должны быть подписаны все необходимые визы.

Порядок согласования документов>>

Если документ отправляется в электронном виде, то можно использовать согласование в электронном виде. Это удобно, так как практически нет необходимости вставать со своего рабочего места. Если документ все же распечатывается, то визы ставятся на обратной стороне документа и проставляется отметка о наличии электронно-цифровой подписи. Второй экземпляр не распечатывается. Документ после отправки подшивается в дело.

Оформление документа может проверять секретарь при приеме документов на подпись руководителю (заместителю) или определенным сотрудником службы делопроизводства. В организационно-распорядительных документах Методические рекомендации рекомендуют ставить визу начальника службы делопроизводства.

www.docdelo.ru

Создание исходящего документа в СЭД

Дорожная карта

За 15 лет мы разработали практически всю необходимую функциональность СЭД — и упаковали в «коробку». Это означает, что вам не требуется тратить много денег и времени на внедрение нашего решения.

Здесь представлена «дорожная карта» продукта до 2019 года. Она сформирована по результатам анализа ИТ-трендов, с учетом пожеланий заказчиков и «дорожной карты» нашего стратегического партнера — компании IBM. Всего в ближайшие 2 года в «коробку» будет внесено значительное количество дополнений.

Подробнее о них на графике. Это версия «дорожной карты» — не последняя, она будет дополняться, и вы тоже сможете поучаствовать в ее создании, написав нам запрос на [email protected]

2015 / 1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

2016 / 1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

2017 / 1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

2018 / 1 квартал

2 квартал

3 квартал

4 квартал

2019 / 1 квартал

2 квартал 2015 года | Релиз 3.4.2 Выпущен

Расширена функциональность по работе с резолюциями и решениями

Улучшенная работа со справочником внешних адресатов

Гибкая система согласования документов и проведения совещаний

Время исполнения можно фиксировать в часовом диапазоне

3 квартал 2015 года | Релиз 3.5 Выпущен

Удобный веб-интерфейс для мобильных устройств

Онлайн-справка

Печать по шаблонам в браузерах

1 квартал 2016 года | Релиз 3.5.1 Выпущен

Реализована настройка в документах настроек функциональных баз «Блокировать создание новых документов»

Реализован функционал помещения черновиков поручений в корзину и восстановления из корзины по аналогии с функциональными базами

Реализована возможность увольнения сотрудника, имеющего большое количество документов в функциональных базах. По запросу без выполнения процедуры передачи прав на документы

Доработан функционал передачи документов

1 квартал 2017 года | Релиз 3.6 Выпущен

Механизм сравнения документа в графическом и текстовом форматах

Система оповещения уведомит о новом задании, даже если СЭД не запущена

Доработан интерфейс мобильной версии

Возможность консолидации изменений в документе на этапе согласования

1 квартал 2018 года | Релиз 3.7 выпущен

Интеграция со спецоператорами

Сканирование в веб

Онлайн-редактор

Личные папки

1 квартал 2019 года | Релиз 3.8

Автоматизация закупочной деятельности

Проектный документооборот

Множественный архив

ecm.blogic20.ru

Как принимать документы в отсутствие СЭД

Система электронного документооборота – программа, несомненно, удобная, но доступная не всем организациям. Кто-то считает ее слишком дорогой, кто-то не видит преимуществ, а кто-то открыто «не доверяет компьютеру» и ведет делопроизводство на бумаге. Так или иначе, организации обходятся без СЭД. Эта статья о том, как в отсутствие СЭД принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию.

Прием и регистрация документа – это два независимых процесса, при этом второй не является следствием первого. Организация может принять документ, но это не означает, что она его зарегистрирует.

Если рассматривать оба процесса с точки зрения взаимодействия организации с внешней средой, то можно сделать вывод, что прием документа – внешний процесс. В нем задействованы курьер или работник организации, направляющей нам документ, Почта России (госпредприятие), организации, осуществляющие доставку корреспонденции, физические лица. А регистрация – процесс внутренний. Как именно он проходит (и проходит ли), зависит только от организации, которая принимает документы, и ее собственных правил.

ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Прием документов, как мы выяснили выше, процесс внешний и не зависит от того, использует или нет организация СЭД. Рассмотрим каналы получения корреспонденции и процесс первичного, еще до регистрации, ее рассмотрения.

Обязаны ли мы принимать документы?

Большинство писем, разумеется, мы принимаем. Это внешние коммуникации нашей организации, в которых чаще всего она, организация, сама заинтересована. Но время от времени случается и обратное. Нет такого требования в законодательстве, что одно ООО обязано принять почту от другого ООО. Во многих организациях существует «стоп-лист» – перечень проблемных контрагентов, прием почты от которых крайне нежелателен. Позиций в «стоп-листе», как правило, единицы, названия организаций и наболевшие вопросы, с ними связанные, принимающий корреспонденцию секретарь или делопроизводитель знает наизусть.

Если секретарь все же получает письмо от такой организации (чаще всего это регистрируемая корреспонденция, направляемая Почтой России), то оно передается напрямую директору, который принимает решение о его регистрации и в целом о том, как действовать в этой ситуации.

Разумеется, не принять документы от контролирующей, вышестоящей организации или государственного органа – себе дороже.

Этих инстанций в «стоп-листе» быть не должно. А сами государственные органы и подведомственные им организации, которые подчиняются Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, далее – Правила делопроизводства в ФОИВ), принимают друг от друга всю корреспонденцию.

Случаи отказа Правилами делопроизводства в ФОИВ не предусмотрены.

Каналы поступления документов

Почтой. Почту мы ставим первой в перечне каналов доставки корреспонденции, потому что это, пожалуй, единственный гарантированный способ доставить корреспонденцию адресату. Даже если отправитель находится в «стоп-листе» на прием писем, почте до этого нет никакого дела. Заказное письмо, скорее всего, будет доставлено и передано адресату под роспись. А если адресат, зная, что в почтовом отделении лежит такое «взрывоопасное» письмо, не приходит за ним, то это совсем не в его пользу.

Извлечение из Гражданского кодекса РФ

Статья 165.1. Юридически значимые сообщения

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

[…]

Нарочным. Курьерская (раньше говорили «фельдъегерская») доставка или доставка корреспонденции лично отправляющимся на деловую встречу в организацию руководителем – передача документа из рук в руки принимающей стороне. Доказывают, что документ принят:

• отметка о приеме на визовом экземпляре исходящего письма;

• подпись принимающего в книге доставки (устаревший способ, используется только курьерами).

Однако следует учитывать, что заставить секретаря или работника канцелярии чужой организации где-либо расписаться нельзя. Если проблем между организациями нет, получить эту подпись не составляет никакого труда.

По электронной почте. Самый распространенный на сегодня канал обмена информацией между организациями – электронная почта. Электронные письма бывают разными, и юридическая сила каждого из видов тоже различается. Рассмотрим виды электронных писем «по нарастающей» их юридической силы:

• обычные сообщения, десятками которых мы обмениваемся ежедневно с коллегами из своей и других организаций. Это не служебная переписка, только если в договоре с контрагентом не содержится специальное условие о том, что такие сообщения имеют юридическую силу;

• скан-копии бумажных писем (подготовленных на бланке и подписанных директором). Скан-копия равносильна факсимильному сообщению – это уже переписка, обладающая юридической силой;

• электронное письмо, подписанное усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом обмен документами, подписанными таким видом ЭЦП, стороны должны прописать в договоре. Это уже переписка в полном смысле этого слова.

Таким образом, принимать и учитывать как входящую корреспонденцию можно документы, обладающие юридической значимостью, – электронные письма, содержащие скан-копии бумажных документов, и электронные письма, подписанные усиленной ЭЦП.

По факсу. Факсимильная связь – способ доставить документ адресату, стремительно уходящий в прошлое. Недостатки факса всем знакомы: никто не поручится за качество письма, выползающего из факсимильного аппарата.

Электронные факсы (то есть документы, направляемые с компьютера отправителя при помощи специального программного обеспечения на факсимильный аппарат получателя) на российских предприятиях приживаются с большим трудом. Понятно почему: направить скан письма по электронной почте проще и быстрее, да и качество изображения лучше.

Тем не менее факсы пока живы и являются полноценным средством передачи корреспонденции. Особенно «любят» факсы государственные органы.

С сайта. В последние годы значительно окреп и уже вносит свой вклад в объем входящих документов новый канал доставки корреспонденции в организацию – обращения, направляемые с корпоративного сайта. На сайтах многих организаций есть форма обратной связи, воспользоваться которой может любой клиент.

Конечно, в первую очередь этот канал рассчитан на физических лиц. Переписка с организациями через сайт не ведется. Это не запрещено, но уважающая себя организация готовит письмо на фирменном бланке, а не втискивает информацию о себе в поля формы обратной связи.

Обращение с сайта должно иметь характерные признаки обращения гражданина в организацию – только тогда его можно считать полноценным письмом. Перечень этих признаков содержится в ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.11.2017, далее – Федеральный закон № 59-ФЗ):

Извлечение из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 7. Требования к письменному обращению

[…]

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме.

Впрочем, не так уж много требуется от обращения – оно всего лишь должно быть не анонимным и содержать адрес для обратной связи.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

www.profiz.ru

Прочие возможности 1С Документооборот

Расширение возможностей "1С:Документооборот КОРП" и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы "1С:Документооборот" и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных "1С:Предприятие 8"

Узнать подробности о расширении возможностей Прочие возможности системы
  • В программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и  персональным сведениям о физических лицах.
  • Внутренние документы хранятся в структуре папок, которая используется для упорядочивания документов и ограничения прав доступа к ним.

 

Поддержка бумажного документооборота

Ведение номенклатуры дел

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.

Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию.

Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.

Печать и сканирование

Номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате. Подготовленный бумажный документ заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Программа позволяет вывести на печать также различные делопроизводственные бланки, необходимые для поддержки бумажного делопроизводства, например:

  • Обложку дела
  • Внутреннюю опись дела
  • Лист-заверитель дела
  • Карту-заместитель дела

При печати некоторых бланков возможен вывод наименования предприятия и ФИО ответственных лиц, например, руководителя предприятия, руководителя службы ДОУ (документационное обеспечение управления) и т.д.

Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего интерфейс TWAIN. По окончании процесса сканирования будет автоматически создана электронная копия документа (файл). На основании этого файла можно создать внутренний документ для списания в дело.

При необходимости в карточке документа можно указать сведения о составе его бумажной версии:

  • количество листов
  • количество приложений
  • количество листов в приложениях

Журнал передачи

Для каждого входящего, исходящего или внутреннего документа заводится карточка. Из карточки документа доступен журнал передачи. Журнал содержит записи о передаче бумажных документов или их копий сотрудникам, а также о возврате переданных документов. Ведется сотрудником, ответственным за делопроизводство.

С помощью данных журнала передачи по документам, находящимся у сотрудников, можно подготовить и распечатать отчет.

Другим продуктом на платформе «1С:Предприятие 8.3» для автоматизации документооборота и бизнес-процессов является СЭД «Корпоративный документооборот». Подробнее о работе с документами в нём.

 

xn--90afdtkhdeabaxvge.net

Нужны ли копии электронному документу #основы #СЭД #ECMJ

Для любого юридически значимого документа есть понятие «оригинал» и «копия». Пока документы были только бумажные с ними было все довольно просто: оригиналом документа считался экземпляр с «живой» (собственноручной) подписью и печатью, копия получалась, как правило, путем ксерокопирования оригинала. С появлением электронных документов все стало гораздо интереснее.

Во-первых, у бумажных документов появилась электронная копия, которая получается сканированием оригинала бумажного документа и хранится на компьютере, как правило, в формате tiff или jpeg.

Во-вторых, стали появляться электронные документы – это документы, оригинал которых создается в электронном виде. Как это выглядит: на компьютере создается «тело документа», как правило, это файл формата word, excel или xml (последние носят название «формализованные документы»). Юридическую значимость документу придает электронная подпись, которая ставится на документ.

Казалось бы – зачем электронному документу копия, если мы можем передать оригинал одновременно в сколько угодно мест и при этом он останется оригиналом, не потеряв свою юридическую значимость. Обоснование можно найти в самом определении электронного документа и электронной подписи.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

Электронная подпись (ЭП) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ)

То есть электронный документ в первую очередь должна понимать машина, а не человек. Чтобы увидеть электронный документ, как минимум, нужен компьютер или другое устройство (планшет, смартфон). Кроме того, юридически значимый электронный документ – это не единый объект. Это не менее 3 файлов: тело документа и 2 файла с электронными подписями (двух сторон).

Дополнительными «отягощающими обстоятельствами» могут быть:

  • формат документа. Если это xml, то считывать из него информацию без преобразования довольно неудобно, если вы, конечно, не программист;
  • дополнительные реквизиты документа, которые присваиваются документу после подписания. Например, регистрационный номер. На бумажный документ просто ставится штамп регистрации, а в подписанный ЭП электронный документ уже ничего добавить нельзя. Поэтому регистрация проводится через карточку документа или отдельный справочник в системе;
  • дополнительные служебные файлы, формируемые, например, при передаче документа через сервисы обмена и обеспечивающие согласно утвержденному регламенту его юридическую значимость.

Таким образом, электронный документ может выглядеть следующим образом (тело - xml и набор файлов):

Согласитесь – не самый удобный для человеческого восприятия формат. Человеку хочется увидеть документ как единое целое в человекочитаемом (а не машинораспознаваемом) виде. Например, так:

Такое преобразование должна обеспечить система, которая помогает человеку работать с документами: ECM, СЭД, сервис обмена, ERP и т.д. При таком преобразовании все составляющие электронного документа собираются в единое целое и переводятся в удобный для человеческого восприятия вид. Это и будет копия электронного документа, которую можно просмотреть на компьютере даже при отсутствии специальной системы, отправить по электронной почте, распечатать и передать в бумажном виде. Это уже не оригинал, юридическую значимость он не имеет, зато позволяет удобно документ просмотреть. Как правило, при представлении электронного документа (например, в суд) вам необходимо будет представить набор файлов, составляющих оригинал электронного документа, и копию электронного документа в человекочитаемом виде.

Итого, что мы имеем:

  • оригинал бумажного документа – документ на бумажном носителе с живой подписью и печатью;
  • копия бумажного документа – скан или ксерокопия оригинала бумажного документа;
  • оригинал электронного документа – набор файлов, содержащих тело документа и электронные подписи;
  • копия электронного документа – это файл, обычно pdf, или его распечатка. Объединяет в себе тело документа (возможно с преобразованием в человеко-читаемый формат), штамп с информацией об электронных подписях, дополнительную информацию о документе (регистрационные данные, информация о передаче через сервисы обмена и т.п.).

На данном этапе развития документооборота приходится работать со всеми этими сущностями. И желательно бы иметь систему, которая все их поддерживает. Но по мере цифровой трансформации должны остаться только электронные документы и их копии.

ecm-journal.ru


KDC-Toru | Все права защищены © 2018 | Карта сайта