Приказ РБ№ 24 от 20.01.2012. Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения по ним делопроизводства в Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь. Журнал регистрации письменных обращений граждан рб

Приказ РБ № 24 Об утверждении Инструкции об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения по ним делопроизводства в Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь от 20.01.2012

На основании статьи 30 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года "Об обращениях граждан и юридических лиц" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения по ним делопроизводства в Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь.

2. Начальнику отдела контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения А.Г.Плещенко обеспечить ознакомление с настоящим приказом руководителей структурных подразделений центрального аппарата Минсвязи.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра связи и информатизации Н.М.Гордеенко.

Министр Н.П.Пантелей

УТВЕРЖДЕНО Приказ Министерства связи и информатизации Республики Беларусь 20.01.2012 N 24

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан и юридических лиц и порядке ведения по ним делопроизводства в Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года "Об обращениях граждан и юридических лиц" (далее - Закон "Об обращениях граждан и юридических лиц"), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. N 1786, постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 июня 2011 г. N 854 "О некоторых вопросах работы с обращениями граждан и юридических лиц".

2. Инструкция определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям, жалобам) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее - обращения) в центральном аппарате Министерства связи и информатизации Республики Беларусь (далее - Министерство).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях.

4. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства, в том числе от делопроизводства по обращениям индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, и осуществляется отделом контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения (далее - ОКД).

Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме.

Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений Министерства, ведется централизованно.

Делопроизводство по обращениям юридических лиц, индивидуальных предпринимателей ведется децентрализованно.

ГЛАВА 2 ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

5. Все поступившие в Министерство письменные обращения заявителей принимаются работниками ОКД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

6. При приеме обращений заявителей, поступивших по почте, работниками ОКД проводится проверка правильности их доставки, целостности упаковки конвертов. При получении заказной корреспонденции производится сверка с картой отправки (ф. ПС16).

7. В ходе приема обращений непосредственно от заявителей в случае необходимости даются разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции ОКД.

8. Конверты от поступивших обращений заявителей сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

9. Все поступившие в Министерство обращения заявителей, в том числе принятые на личном приеме, по телефону "прямой телефонной линии" или "горячей линии" регистрируются в системе электронного документооборота Министерства в ОКД в день их поступления в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) по форме согласно приложению 1, если обращения поступили в нерабочий день (нерабочее время), то в первый следующий за ним рабочий день.

В графу "Вид документа" вносится дополнительная отметка: "прямая телефонная линия", "горячая линия" или "личный прием граждан".

10. Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений должны своевременно вноситься ответственным лицом в книгу замечаний и предложений.

11. Обращения индивидуальных предпринимателей и юридических лиц регистрируются в электронном виде в РКК входящих документов согласно Инструкции по делопроизводству в Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра от 22 июня 2011 г. N 171.

12. Регистрационный штамп ставится на свободном от текста месте первой страницы письменного обращения заявителя в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте, на нем указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

13. Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в Министерстве системой регистрации обращений граждан и входящих документов. Регистрационный индекс обращения гражданина состоит из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения.

Например:

А-15

Регистрационным индексом обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является порядковый номер входящего документа.

14. Повторным обращениям заявителей при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера и делается отметка: "Повторное".

Например:

А-15/1

15. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Министерство, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

Например:

А-20-1

Обращения заявителей, поступившие в Министерство из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов заявителям, регистрируются в регистрационно-контрольной карточке входящих документов и учитываются как поручения вышестоящих органов.

16. Контроль за рассмотрением обращений заявителей ведется ОКД с использованием электронной системы контроля.

Все поступившие в Министерство обращения заявителей берутся на контроль. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы по существу в установленные законодательством сроки.

Решения о снятии с контроля обращений принимаются Министром или его заместителями по вопросам, которые касаются курируемого ими направления деятельности Министерства, путем подписания ответа заявителю.

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

17. После регистрации обращения заявителей передаются на рассмотрение Министру или в его отсутствие заместителю Министра.

Поручения Министра или его заместителя о рассмотрении обращений заявителей оформляются в виде электронной резолюции в графе "Тип сообщения" в системе электронного документооборота Министерства.

18. По письменному обращению заявителей принимается одно из следующих решений:

о рассмотрении в Министерстве или направлении для рассмотрения в организацию, входящую в систему Минсвязи;

о направлении для рассмотрения в государственные органы, иные организации, ответственные за рассмотрение обращений по существу, если вопросы, изложенные в письменном обращении, не относятся к компетенции Министерства;

об оставлении без рассмотрения по существу.

19. Электронное сообщение с резолюцией руководства направляется руководителю структурного подразделения, ответственного за исполнение данного обращения, по форме согласно приложению 2.

Письменные обращения заявителей, по которым принято решение об их направлении в организацию системы Министерства или в государственные органы, иные организации, вместе с сопроводительными письмами ОКД направляет в пятидневный срок в подлиннике по компетенции с уведомлением об этом заявителей. Копии таких обращений в электронном виде остаются в Министерстве.

По предложению структурного подразделения решение об оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу принимает Министр или его заместитель.

При принятии решения об оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу структурное подразделение, внесшее такое предложение руководству, в течение пяти дней письменно уведомляет заявителя об этом с указанием причин принятия такого решения и возвращает ему оригиналы документов, приложенных к обращению.

Ответ заявителю о причинах оставления его обращения без рассмотрения по существу (при наличии данных о месте его жительства (месте пребывания) и (или) месте работы (учебы)) подписывается Министром или его заместителем.

20. Обращения заявителей, направленные в Министерство вышестоящими государственными органами, должностными лицами, рассматриваются в Министерстве в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь и настоящей Инструкцией.

21. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня их регистрации в Министерстве. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается первый, следующий за ним рабочий день.

22. Ответы на обращения даются в сроки, установленные статьей 17 Закона "Об обращениях граждан и юридических лиц".

Письменные ответы на письменные обращения излагаются на языке обращения.

Индекс ответа состоит из индекса ОКД, индекса дела по номенклатуре дел Министерства и регистрационного индекса обращения согласно приложению 3.

Например:

10-09/Д-401-205, где 10 - индекс структурного подразделения, 09 - номер дела по номенклатуре, Д-401 - регистрационный индекс обращения, 205 - регистрационный индекс ответа.

Адресат в ответах на обращения граждан оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. N 1111:

Например:

Иванову А.И.

ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26,

223120, п/о Логоза

Логойского р-на

Минской обл.

23. Письменные обращения считаются рассмотренными по существу, если разрешены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.

24. Электронные обращения, поступившие в Министерство, подлежат рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений, и должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 1, абзацами вторым - четвертым пункта 2 либо абзацами вторым - пятым пункта 3 статьи 12 Закона "Об обращениях граждан и юридических лиц", а также содержать адрес электронной почты заявителя.

Ответы на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, подписываются электронной цифровой подписью Министра или его заместителя.

На электронные обращения даются письменные ответы только в том случае, если заявитель в своем электронном обращении просит направить письменный ответ, а также в случае, когда руководством принято решение о направлении письменного ответа либо отсутствует адрес электронной почты.

25. Письменные обращения, не соответствующие требованиям законодательства, могут быть оставлены без рассмотрения по существу.

26. Повторные обращения (устные или письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и заявителю даны ответы в порядке, установленном законодательством, могут быть оставлены без рассмотрения по существу. При этом заявителю письменно сообщается, что повторное обращение необоснованно, и переписка с ним по данному вопросу прекращается. Решение о прекращении переписки по повторному обращению в Минсвязи принимает Министр или его заместитель. По данному решению структурным подразделением, которому Министром или его заместителем дано соответствующее поручение, в пятидневный срок оформляется письменный ответ заявителю.

При поступлении повторного обращения от заявителя, переписка с которым прекращена, такое обращение оставляется без рассмотрения по существу без уведомления об этом заявителя.

27. Письменные ответы могут не направляться заявителям, если для решения изложенных в обращениях вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей. Результаты рассмотрения указанных обращений по существу оформляются посредством совершения заявителями соответствующих записей на обращениях либо в книге замечаний и предложений, заверяемых подписями заявителей, или составления отдельного документа, подтверждающего совершение этих действий (выполнение работ, оказание услуг).

28. При отсутствии в обращениях каких-либо рекомендаций, требований, ходатайств, сообщений о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо при наличии в них только благодарности такие обращения принимаются к сведению и ответы на них не направляются.

29. В случае письменного отзыва заявителем своего обращения Министром или его заместителем принимается решение о прекращении по нему производства и заявителю возвращаются с сопроводительным письмом оригиналы документов, приложенных к обращению, на его заявлении об отзыве обращения проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.

30. При наличии оснований для положительного решения вопросов, изложенных в обращении, заявитель которого не удовлетворен результатами его рассмотрения в организации системы Минсвязи, Министр или его заместители выдают данной организации обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее - предписание).

Предписание оформляется согласно СТБ 6.38-2004 структурным подразделением, в котором рассматривалось обращение, и подписывается Министром или его заместителем.

В наименовании предписания в обязательном порядке указывается слово "Предписание". В предписании отражаются обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.

Отметка о выдаче предписания вносится в РКК в графе "Ход рассмотрения" работником ОКД, который изменяет также дату исполнения обращения на основании записи исполнителя обращения в графе "Текст сообщения" о внесении данных изменений в РКК при направлении письма - предписания на перерегистрацию.

Предписание за регистрационным номером обращения направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о получении.

Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения письма-сообщения из организации системы Минсвязи об его исполнении.

31. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указываются дата, номер письма, личная подпись руководителя ОКД и дата внесения отметки об исполнении.

Например:

В дело N 10-09

Подготовлен ответ.

Исх. N 10-09/А-48-233 от 20.12.2011

Подпись А.Г.Плещенко

Дата

После решения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений, на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве Министерства, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.

ГЛАВА 4 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ ПО ОБРАЩЕНИЯМ

32. Обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства и хранятся отдельно от других документов.

Обращения индивидуальных предпринимателей и юридических лиц и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения формируются в дела у исполнителей отдельно от других документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства.

33. Дела формируются в течение календарного года. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. В деле по переписке за документом-запросом следует документ-ответ. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

В случае поступления повторных обращений или дополнительных документов они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.

34. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неправильно оформленные документы в дела не подшиваются, они возвращаются исполнителю на доработку.

35. Срок хранения обращений заявителей (в том числе и электронных), материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). Постоянно действующей центральной экспертной комиссией Министерства может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении отдельных обращений.

36. Дела с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, постоянного срока хранения передаются в архив Министерства через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения обращения и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом законодательством.

ГЛАВА 5 ПРИЕМ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

37. Личный прием граждан, индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц проводится Министром, заместителями Министра по утвержденному Министром графику. Предварительную запись на личный прием к Министру осуществляет помощник Министра при личном обращении к нему заявителей, а также при их обращении по телефону.

При изменении согласованного порядка личного приема помощник Министра должен уведомить об этом лицо, записавшееся на прием, не позднее одного дня до планируемого дня личного приема (в крайнем случае - в тот же день до планируемого времени личного приема), а также сообщить ему о новой дате личного приема.

В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, проводящих личный прием, прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

Личный прием граждан, индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц проводится также в управлениях и отделах Министерства начальниками соответствующих структурных подразделений, к чьей компетенции относится решение поставленных вопросов, либо по их поручению иными работниками этих структурных подразделений. Периодичность проведения такого приема определяется решением Министра.

38. График личного приема размещается в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на интернет-сайте Министерства и на электронном справочном табло в фойе Министерства.

39. Министром, его заместителями, иными работниками Министерства проводятся также выездные приемы.

Информация о времени и дате проведения выездного приема Министром (согласно графику, утвержденному Премьер-министром Республики Беларусь) направляется в средства массовой информации.

Информация о выездных приемах, проводимых заместителями Министра, иными работниками Министерства, направляется в средства массовой информации по решению Министра.

40. Учет личного приема граждан, индивидуальных предпринимателей и руководителей (представителей) юридических лиц ведется в журналах регистрации приема посетителей по форме согласно приложению 4.

Журналы регистрации приема посетителей находятся у секретарей, осуществляющих запись на личный прием к заместителям Министра.

41. Письменные обращения, полученные на личном приеме Министром, его заместителями, на выездных приемах, а также на личных приемах руководителями структурных подразделений Министерства, передаются в ОКД для регистрации в порядке, установленном пунктом 10 Инструкции, и организации дальнейшей работы.

ГЛАВА 6 АНАЛИЗ РАБОТЫ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

42. В структурных подразделениях Министерства ежеквартально проводится работа по изучению, анализу и систематизации содержащихся в обращениях вопросов, данных о количестве и характере обращений и принятых по ним решений. Обобщенная информация по обращениям граждан представляется в ОКД.

43. Письменные, электронные и устные обращения заявителей обобщаются ОКД и в соответствии с требованиями части первой пункта 2 статьи 28 Закона "Об обращениях граждан и юридических лиц" ежеквартально рассматриваются на заседаниях коллегии Министерства в целях своевременного выявления причин, порождающих обращения, изучения общественного мнения, совершенствования работы организаций системы Минсвязи.

44. Информация о работе с обращениями граждан, поступившими в Министерство и организации системы Минсвязи, и ведомственная статистическая отчетность по этим обращениям ежеквартально до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляется ОКД в Совет Министров Республики Беларусь.

Приложение 1 к Инструкции

Регистрационно-контрольная карточка в системе "Рекорд" Минсвязи (Журнал писем и обращений граждан МСИ) Форма --------------+---------+----------+---------+------------+---------+-------- ¦Документы ¦X Закрыть¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Реквизиты ¦Просмотр ¦Просмотр списка ¦Просмотр списка связок¦ ¦ ¦ ¦файлов ¦сообщений ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+--------------------+------------+---------+------------+ ¦Фамилия, имя, отчество. Адрес места ¦ ¦ Дата и время ¦ ¦жительства и (или) работы, контактный ¦ ¦ регистрации ¦ ¦телефон ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------------+------------+---------+------------+ ¦Яковлева Т.В. - РБ, г. Минск, Л.Украинки, 6/1, 63 ¦ ¦ ¦ ¦Моб. тел. 8029 765 22 23 ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Дата ¦Номер ¦Количество¦Вид ¦ ¦ ¦Коллективное¦ ¦документа ¦обращения¦листов ¦документа¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦22.12.2011 ¦Я-403/1 ¦4 ¦Жалоба ¦ ¦ ¦Анонимное ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Номера предыдущих обращений ¦ ¦Повторное¦Без подписи ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Тематика ¦ ¦ ¦ ¦Файл ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Прочие ¦ ¦ ¦ ¦Я-403/1 ¦ ¦ ¦ ¦причины ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Социальная ¦ ¦ ¦ ¦Экземпляры ¦ ¦ ¦ ¦группа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦28. Не определено ¦ ¦1 Создан ¦ ¦ ¦ +----------------------------------+---------+------------+---------+------------+ ¦Краткое содержание ¦ ¦Связанные документы ¦ +----------------------------------+---------+-----------------------------------+ ¦Об отправке посылок ¦ ¦Документ 04-17/437 от 02.02.2011 ¦ ¦ ¦ ¦(Журнал исход. док.) ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Примечание ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Сопроводительное письмо ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Корреспондент¦ ¦ ¦ ¦Дата ¦Исходящий¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦номер ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Аппарат Совета Министров РБ ¦ ¦21.12.2011 ¦15/7-Я-74¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Ход ¦ ¦ ¦Исполнитель ¦ ¦ ¦рассмотрения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+--------------------+---------+----------------------+------------+ ¦ ¦Наркевич Елена ¦ ¦ ¦ ¦Владимировна ¦ ¦ ¦ +----------------------+------------+ ¦ ¦Результат решения ¦ ¦ +-----------------------+----------+---------+------------+---------+------------+ ¦Подготовить ответ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-----------------------+----------+---------+------------+---------+-------------

Приложение 2 к Инструкции

Резолюция в системе "Рекорд" Минсвязи (Журнал писем и обращений граждан МСИ) Форма -------------+---------+----------+----------+----------+----------T-- ¦Проверить ¦ ¦Файлы... ¦ ¦ ¦X Закрыть ¦ ¦ ¦подпись ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+---------+----------+----------+----------+----------+------+ ¦Сообщение ¦Отчет ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+---------+---------------------+---------------------+------+ ¦ ¦ +------------+------------------------------------------------------------+ ¦Получатель ¦Филипеня Ирина Николаевна ¦ ¦отчета ¦ ¦ +------------+------------------------------------------------------------+ ¦Задание ¦Пантелей Николай Петрович ¦ ¦выдал ¦ ¦ +------------+------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ +------------+---------+----------+----------+----------+----------+------+ ¦Имеющие ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦доступ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+---------+----------+----------+----------+----------+------+ ¦Получатель ¦Федореева Ольга Николаевна ¦ +------------+------------------------------------------------------------+ ¦Документ ¦Ю-57 от 01.02.2011 (Журнал писем и обращений граждан МСИ) ¦ +------------+--------------------+----------+----------+----------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------+----------+----------+----------+------+ ¦Конфиденциальное сообщение ¦ ¦ ¦ +---------------------------------+----------+----------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+---------+----------+----------+----------+----------+------+ ¦Контроль ¦контроль ¦Начало ¦01.02.2011¦Исполнить ¦28.02.2011¦17.00 ¦ ¦ ¦ ¦срока ¦ ¦до: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦действия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+---------+----------+----------+----------+----------+------+ ¦Текст сообщения: ¦ ¦ ¦ ¦Тикарю К.С., Караиму А.И., Федореевой О.Н. С учетом недостаточного ¦ ¦уровня покрытия сельских населенных пунктов проводным радиовещанием ¦ ¦необходимо решить эту проблему. ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦Подробности ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦Файлы ¦ +-------------------------------------------------------------------------+ ¦вх. 104 ¦ ¦--------------------------------------------------------------------------

Приложение 3 к Инструкции

Регистрационно-контрольная карточка в системе "Рекорд" Минсвязи. Журнал (Ответы заявителям МСИ) Форма --------------+---------------------+---T-----------T--T----------+--- ¦Документы ¦X Закрыть ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+---------------------+---+-----------+--+----------+-------+ ¦Реквизиты ¦Просмотр файлов ¦Просмотр ¦Просмотр ¦ ¦ ¦ ¦документа ¦списка ¦списка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сообщений ¦связок ¦ ¦ +-------------+--T-----------------T+---+-----------+--T----------+-------+ ¦Регистрационная ¦Регистрационный ¦ ¦Вид ¦ ¦Состав ¦ ¦ ¦дата ¦номер ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------+-----------------+----+-----------+--+----------+-------+ ¦19.12.2011 ¦10-09/Р-371/413 ¦ ¦Письмо ¦ ¦4 ¦ ¦ +----------------+-----------------+----+-----------+--+----------+-------+ ¦Краткое содержание ¦Файлы ¦ +------------------------------------------------------+------------------+ ¦ ¦О рассмотрении ¦ ¦ ¦обращения Рыбака ¦ ¦ ¦В.В. ¦ ¦ +------------------+ ¦О рассмотрении обращения Рыбака В.В. ¦Экземпляры ¦ ¦ +------------------+ ¦ ¦1 Списан в дело ¦ ¦ ¦N 10-09 ¦ ¦ +------------------+ ¦ ¦Уровень доступа ¦ ¦ +------------------+ ¦ ¦Общий ¦ ¦ +------------------+ ¦ ¦Способ доставки ¦ ¦ +------------------+ ¦ ¦Почта ¦ ¦ +------------------+ ¦ ¦Рубрики ¦ +------------------------------------------------------+------------------+ ¦Связанные документы ¦ ¦ +------------------------------------------------------+------------------+ ¦Ответ заявителю Р-371 от 24.11.2011 (Журнал писем и обращений граждан ¦ ¦МСИ). Жалоба. Перерегистрирован из 309-прт ¦ +-------------+----------+--------------+-----------T--T----------+-------+ ¦Подготовлен ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦бланка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦008401; ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦008400 ¦ ¦ +-------------+----------+--------------+-----------+--+----------+-------+ ¦Седова Зинаида Викторовна ¦ ¦ ¦Тип ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦бланка ¦ ¦ +-------------+----------+--------------+-----------+--+----------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Нет ЦВ ¦ЧБ ¦ +-------------+----------+--------------+-----------+--+----------+-------+ ¦Подписан ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+-------------------------+-----------+-------------+-------+ ¦Пантелей Николай Петрович ¦ ¦--------------------------------------------------------------------------

Приложение 4 к Инструкции

Форма

Министерство связи и информатизации Республики Беларусь ЖУРНАЛ регистрации приема посетителей, поступивших _______________________________________________ ----+--------------+-----------+------------+------------+------------ ¦ ¦ Дата ¦ Фамилия, ¦ ¦ Краткое ¦ Результаты ¦ ¦ N ¦ поступления ¦ имя, ¦ Адрес ¦ содержание ¦ рассмотрения ¦ ¦п/п¦ обращения ¦ отчество ¦ заявителя ¦ обращений ¦ обращений ¦ ¦ ¦ ¦ заявителя ¦ ¦ ¦ ¦ +---+--------------+-----------+------------+------------+----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+--------------+-----------+------------+------------+-----------------

belzakon.net

Обращения граждан

Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (пост. СМ РБ от 30.12.2011г. №1786). Цитата: П. 6. Регистрация обращений заявителей, за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, осуществляется с использованием одной из регистрационно-контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной. ПОЛОЖЕНИЕ о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений (пост. СМ РБ от 16.03.2005г. №285). Цитата: 13. Реквизиты книги «Дата внесения замечания и (или) предложения», «Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) гражданина», «Адрес места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы), контактный телефон», «Содержание замечания и (или) предложения» заполняются гражданином. 14. Реквизиты книги «Порядковый номер замечания и (или) предложения», «Резолюция руководителя государственного органа, иной организации, ее обособленного подразделения с поручением конкретным должностным лицам рассмотреть замечание и (или) предложение», «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения», «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)», «Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений» заполняются руководителем организации или уполномоченным им лицом, ответственным за ведение книги, индивидуальным предпринимателем. Замечания и (или) предложения нумеруются порядковыми номерами с начала календарного года. Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в том числе уведомлении о продлении срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений, вносятся в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений.

kadrovik.by

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Государственное учреждение образования «Ясли-сад №12 г. Гомеля»

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Общие положения.

1.1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в Государственном учреждении образования «Ясли-сад №12 г. Гомеля» (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об обращении граждан» (с изменениями и дополнениями), Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 01.10.1996г. № 643 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан» и другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

 

 

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений и ведения делопроизводства по обращениям граждан в Государственном учреждении образования «Ясли-сад №12 г. Гомеля» (далее – ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля») и обязательна для исполнения всеми работниками ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля».

1.3. Делопроизводство по обращениям граждан в ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля» ведётся отдельно от других видов делопроизводства.

1.4. Персональную ответственность за организацию работы с обращениями граждан в ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля», полноту, правильность и своевременность рассмотрения обращений граждан несут руководитель ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля».

1.5. Руководитель ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля», виновный в неправомерном отказе в рассмотрении обращения, нарушении сроков рассмотрения обращения, принятия решения, противоречащего законодательству РБ, разглашении сведений, ставших известными в связи с рассмотрением обращения, если это ущемляет права и законные интересы граждан, в преследовании граждан и членов их семей за подачу в установленном порядке обращения, несет ответственность в соответствии с законодательством РБ.

Регистрация письменных обращений.

2.1. Все письменные обращения поступают в ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля» заведующей, регистрируются в разносной книге под роспись заведующего.

2.2. Поступившие обращения регистрируются заведующим в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках в 2-х экземплярах и вводятся в компьютер.

2.3. Регистрационный штамп, в котором указываются входящий номер (индекс) и дата регистрации обращения, проставляется в правом нижнем углу первого листа. Если расположение авторского текста не позволяет поместить штамп в указанном месте, то допускается располагать его на другом свободном от текста месте на этой страницы обращения.

2.4. Регистрационный индекс письменных обращений граждан состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, а коллективных и анонимных обращений – из букв «Кол» и «Ан», проставляемых после порядкового и регистрационного номера.

2.5. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс. В правом верхнем углу повторных обращений граждан и на регистрационно-контрольных карточках ставится отметка «Повторное», а также указываются регистрационные номера предыдущих обращений.     Повторным является обращение, которое направлено в ДУ от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

2.6. Повторное обращение, в котором не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежит, если по нему имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке. При этом гражданину сообщается, что повторное обращение безосновательно, и переписка с ним прекращена.                                 Решение о прекращении переписки в таких случаях принимает заведующий ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля» по согласованию с начальником отдела образования администрации Железнодорожного района.

2.7. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в ДУ, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис.

2.8. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя; когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения; когда заявитель указал неполный или неверный адрес; когда в коллективном обращении нет обратного адреса.

2.9. Письменные обращения, полученные от граждан на личном приёме, подлежат регистрации в общем порядке.

Порядок рассмотрения обращений граждан.

3.1. Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени, отчества, данные о месте жительства или работы (учёбы), изложение сути обращения. Обращения, которые не включают в себя таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержится информация о готовящемся, совершаемом или совершённом преступлении.

3.2. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение заведующего ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля».

3.3. Рассмотрение поступивших обращений должно быть оперативным и целенаправленным.

3.4. Повторные обращения передаются на рассмотрение руководству с материалами рассмотрения предыдущих обращений.

3.5. Обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу, поступившие для рассмотрения в ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля» от различных адресатов, рассматриваются по первому обращению.

3.6. Результаты рассмотрения обращений заведующим ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля» отражаются в форме резолюции.

3.7. При необходимости с рассмотренных заведующим обращений снимаются копии и направляются на исполнение исполнителям, указанным в резолюции. Первый экземпляр регистрационно-контрольной карточки находится у заведующего . По этому экземпляру осуществляется контроль сроков рассмотрения обращения и далее ответа автору.

3.8. Исполнитель, который первым указан в резолюции заведующего, организовывает работу по разрешению вопросов, поднятых автором, и готовит ответ.

3.9. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки – не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законодательными актами РБ.

В случаях, когда для разрешения вопросов, поставленных в обращении, необходимы проведение специальной проверки, сбор дополнительных материалов, срок работы с таким обращением может быть, в порядке исключения, продлён заведующим, но не более чем на один месяц, обязательным уведомлением об этом гражданина.

3.10. В случае, необходимости направления запроса в другие организации о предоставлении документов или иной информации, необходимой для рассмотрения обращения, материалы по запросу должны быть предоставлены в пятидневный срок, если срок не указан в запросе.

3.11. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения должностным лицам тех организаций, решения, (бездействие) которых обжалуется.

3.12. Если решение вопросов, изложенных в обращении не относятся к компетенции заведующего, то такие обращения в пятидневный срок направляются в соответствующие организации с обязательным уведомлением об этом гражданина, либо по данным обращениям граждан в 15-дневный срок даётся ответ с разъяснением в какой государственный орган (иную организацию) необходимо обратиться.

3.13. Ответы на обращение граждан печатаются на бланке письма ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля» и подписываются заведующим.

3.14. Обращения граждан считаются разрешёнными если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

3.15. После подготовки исполнителем ответа на обращение и подписи заведующим, ответ и вся прилагающаяся документация передаётся заведующему для дальнейшего направления его заявителю, заполнения двух контрольно-регистрационных карточек, занесения информации в компьютер и подшивки документации в дело.

3.16. На разрешённых обращениях граждан должна быть запись: «Исполнено в дело», отметка о характере принятого решения: «Удовлетворено», «Отказано», «Разъяснено», а также дата и личная подпись лица, направившего документ в дело.

3.17. Поступившие обращения заведующий, ежеквартально анализирует, выясняет причины, их порождающие, состовляет справку.

3.18. Обращения граждан, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формулируются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.

3.19. Обращения граждан, на нерешённые по причине непредставления гражданином в течение месяца запрашиваемых дополнительных документов, помещаются в дело с пометкой о причине неразрешения обращения за подписью заведующего, а заявителю даётся ответ. При поступлении в последующем таких документов обращение изымается из дела и передаётся исполнителю для рассмотрения и разрешения.

3.20. Ответсвенность за сохранность документов по обращению возлагается на заведующего.

Личный приём граждан.

4.1. Личный приём граждан осуществляется заведующим ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля».

4.2. График приёма посетителей заведующим, в котором указываются дни и часы приёма граждан, вывешивается в местах, доступных для обозрения посетителей.

4.3. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приёма. В случаях, если устное обращение гражданина не может быть разрешено непосредственно во время приёма, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший учёт, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определённом для письменных обращений. На таких обращениях делается отметка «С личного приёма».

4.4. Учёт принятых на личном приёме обращений граждан и результатов их рассмотрения производится в журнале учёта посетителей.

4.6. На приёме граждан заведующий выясняет фамилию, имя и отчество, место жительства, работы посетителя и предлагает изложить существо вопроса, с которым тот обращается. Если обращение является повторным, то перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы. Информация о посетителе, о сути обращения и о результатах его рассмотрения вносится в журнал учёта посетителей.

4.7. Лицо, осуществляющее личный приём граждан руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетентности вправе принать одно из следующих решений:

удовлетворять обращение, сообщив посетителю порядок исполнения принятого решения;

принять письменное обращение, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения и проверки, разъяснив ему причины по которым обращение не может быть обращено в процессе приёма, порядок и срок его рассмотрения.

Если разрешение вопроса, с которым обратился гражданин, не входит в компетенцию заведующего, то он разъясняет гражданину, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает необходимое содействие в этом.

 

 

ОБЩЕЕ ПОЛОЖЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ

Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в Государственном учреждении образования «Ясли-сад №12 г. Гомеля» (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об обращении граждан» (с изменениями и дополнениями), Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 01.10.1996г. № 643 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан» и другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений и ведения делопроизводства по обращениям граждан в Государственном учреждении образования «Ясли-сад №12 г. Гомеля» (далее – ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля») и обязательна для исполнения всеми работниками ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля».

Делопроизводство по обращениям граждан в ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля» ведётся отдельно от других видов делопроизводства.

Персональную ответственность за организацию работы с обращениями граждан в ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля», полноту, правильность и своевременность рассмотрения обращений граждан несут заведующий ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля».

Заведующий ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля», виновный в неправомерном отказе в рассмотрении обращения, нарушении сроков рассмотрения обращения, принятия решения, противоречащего законодательству РБ, разглашении сведений, ставших известными в связи с рассмотрением обращения, если это ущемляет права и законные интересы граждан, в преследовании граждан и членов их семей за подачу в установленном порядке обращения, несет ответственность в соответствии с законодательством РБ.

Если разрешение вопроса, с которым обратился гражданин, не входит в компетенцию заведующего, то он разъясняет гражданину, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает необходимое содействие в этом.

Личный приём граждан.

4.1. Личный приём граждан осуществляется заведующим ГУО «Ясли-сад №12 г. Гомеля».

4.2. График приёма посетителей заведующим, в котором указываются дни и часы приёма граждан, вывешивается в местах, доступных для обозрения посетителей.

4.3. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приёма. В случаях, если устное обращение гражданина не может быть разрешено непосредственно во время приёма, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший учёт, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определённом для письменных обращений. На таких обращениях делается отметка «С личного приёма».

4.4. Учёт принятых на личном приёме обращений граждан и результатов их рассмотрения производится в журнале учёта посетителей.

4.6. На приёме граждан заведующий выясняет фамилию, имя и отчество, место жительства, работы посетителя и предлагает изложить существо вопроса, с которым тот обращается. Если обращение является повторным, то перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы. Информация о посетителе, о сути обращения и о результатах его рассмотрения вносится в журнал учёта посетителей.

4.7. Лицо, осуществляющее личный приём граждан руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетентности вправе принать одно из следующих решений:

удовлетворять обращение, сообщив посетителю порядок исполнения принятого решения;

принять письменное обращение, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения и проверки, разъяснив ему причины по которым обращение не может быть обращено в процессе приёма, порядок и срок его рассмотрения.

Если разрешение вопроса, с которым обратился гражданин, не входит в компетенцию заведующего, то он разъясняет гражданину, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает необходимое содействие в этом.

ds12.jdroo.by

Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения в Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и устных обращений граждан

Документ утратил силу

На основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан", постановления Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан", руководствуясь положениями Директивы Президента от 11 марта 2004 г. N 1 "О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины", и в целях совершенствования работы с письменными и устными обращениями граждан Государственный таможенный комитет Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения в Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и устных обращений граждан.

2. Начальникам управлений и самостоятельных отделов Государственного таможенного комитета Республики Беларусь:

2.1. организовать изучение Инструкции о порядке рассмотрения в Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и устных обращений граждан с сотрудниками и обеспечить выполнение содержащихся в ней требований;

2.2. систематически анализировать состояние работы с обращениями граждан, принимать меры по ее совершенствованию и обеспечению при этом законных интересов граждан.

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Председатель

А.Ф.ШПИЛЕВСКИЙ

УТВЕРЖДЕНО Постановление Государственного таможенного комитета Республики Беларусь 16.08.2004 N 70

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННОМ ТАМОЖЕННОМ КОМИТЕТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке рассмотрения в Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и устных обращений граждан (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376), постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан" (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1996 г., N 27, ст. 724) и другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения и ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан (далее - обращения граждан) в Государственном таможенном комитете Республики Беларусь (далее - ГТК) и обязательна для исполнения должностными лицами ГТК.

3. Делопроизводство по обращениям граждан в ГТК ведется отдельно от других видов делопроизводства отделом документационного обеспечения организационно-инспекторского управления (далее - ОДО).

4. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции сотрудниками структурных подразделений ГТК возлагается на ОДО.

5. Руководители структурных подразделений ГТК:

поручают подчиненным изучение вопросов, затронутых в обращениях граждан, и дают в этой связи необходимые указания;

организуют систематический анализ работы с обращениями граждан с целью выяснения причин, являющихся основанием для жалоб, и принятия мер по их устранению;

организуют контроль за сроками и качеством исполнения обращений граждан;

организуют информирование граждан о результатах рассмотрения обращений, в том числе о продлении сроков их исполнения;

знакомят вновь принятых сотрудников с содержанием настоящей Инструкции.

6. Должностные лица ГТК, виновные в неправомерном отказе в рассмотрении обращения, нарушении без уважительных причин сроков рассмотрения обращения, принятии решения, противоречащего законодательству Республики Беларусь, разглашении сведений, ставших известными в связи с рассмотрением обращения, если это ущемляет права и законные интересы граждан, в преследовании граждан и членов их семей за подачу в установленном порядке обращения, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Глава 2 РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

7. Все поступающие письменные обращения граждан принимаются ОДО в день их поступления и подлежат обязательной регистрации.

8. Регистрация письменных обращений граждан осуществляется в компьютерной форме путем занесения данных о документе в электронную карточку с последующей корректировкой введенной информации в ходе работы по рассмотрению обращения.

9. Регистрационный штамп, в котором указываются входящий номер (индекс) и дата регистрации обращения, проставляется в правом нижнем углу первой страницы.

Если расположение авторского текста не позволяет поместить штамп в указанном месте, то допускается располагать его на другом свободном от текста месте этой страницы обращения.

10. Регистрационный индекс письменных обращений граждан состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, П-1), а коллективных и анонимных обращений - из букв "Кол" и "Ан", иностранцев - "Ин", проставляемых после порядкового регистрационного номера (например, 3-Ин).

11. Регистрация обращений граждан, поступивших на иностранных языках, производится после перевода их на русский язык. Перевод осуществляется в трехдневный срок отделом международного права и сотрудничества договорно-правового управления ГТК.

12. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в графе "Примечание" электронной карточки указываются регистрационные номера предыдущих обращений. В правом верхнем углу повторных обращений граждан и на регистрационно-контрольных карточках ставится отметка "Повторное".

Повторным является обращение, которое направлено в ГТК от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

13. Повторное обращение, в котором не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежит, если по нему имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке. При этом гражданину сообщается, что повторное обращение безосновательно, и переписка с ним прекращается.

Решение о прекращении переписки в таких случаях принимает Председатель ГТК или его заместители.

14. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в ГТК, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера, проставляемого через дефис (например, Д-4-1, Д-4-2, Д-4-3).

15. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

16. Именные пакеты с пометкой "Лично" учитываются в журнале учета корреспонденции с пометкой "Лично". На таких конвертах проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и ставится учетный номер по журналу. Конверты с пометкой "Лично" вручаются адресату под роспись в журнале учета корреспонденции с пометкой "Лично". Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в общем порядке.

17. Письменные обращения, полученные от граждан на личном приеме, подлежат регистрации в общем порядке.

18. При поступлении обращений граждан из Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, средств массовой информации, республиканских органов государственного управления и иных организаций в электронную карточку вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата сопроводительного письма).

19. Обращения граждан, направленные в ГТК республиканскими органами государственного управления, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. Если поступившее обращение взято на особый контроль по решению руководства ГТК, то в резолюции руководителем проставляется знак контроля "К" или указывается срок исполнения. На особый контроль берутся также обращения граждан, содержащие информацию о неправомерных действиях сотрудников таможенных органов, нарушении ими норм служебной этики.

На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу проставляется штамп "Контроль".

Глава 3 ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

20. Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени, отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение сути обращения. Обращения, которые не включают в себя таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержится информация о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.

21. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству ГТК согласно распределению обязанностей между Председателем и заместителями Председателя ГТК.

22. Рассмотрение поступивших обращений должно быть оперативным и целенаправленным.

23. Повторные обращения передаются на рассмотрение руководству с регистрационными карточками предыдущих обращений.

24. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, поступившие для рассмотрения в ГТК от различных адресатов, передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.

25. Результаты рассмотрения обращений руководством ГТК отражаются в форме резолюции.

26. Обращения передаются в структурные подразделения под роспись в регистрационно-контрольной карточке по форме согласно приложению 1, которая помещается в контрольную картотеку.

27. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях со дня поступления его в ГТК.

Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законодательными актами Республики Беларусь.

В случаях, когда для разрешения вопросов, поставленных в обращении, необходимо проведение специальной проверки, запроса дополнительных материалов, сроки работы с таким обращением могут быть в порядке исключения продлены Председателем ГТК или его заместителями, но не более чем на два месяца, с обязательным уведомлением об этом гражданина.

28. В случае направления запроса о представлении документов или иной информации, необходимой для рассмотрения обращения, в таможню данный запрос должен быть исполнен таможней в десятидневный срок, если иной срок не указан в запросе.

29. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения должностным лицам тех таможен, решения, действия или бездействие которых обжалуются.

30. Если поступившие в ГТК обращения граждан не относятся к его компетенции, то эти обращения в пятидневный срок направляются по принадлежности с обязательным уведомлением об этом гражданина и указанием причин, по которым не представляется возможным дать ответ.

31. На устные обращения граждан, поступающие по телефону, касающиеся вопросов таможенного законодательства, за исключением информации о действующих опубликованных нормативных правовых актах, или обжалования действий должностных лиц таможенных органов, информация не предоставляется.

Устные обращения граждан могут быть рассмотрены только на личном приеме.

32. Ответы на обращения граждан печатаются на бланке ГТК и подписываются руководством ГТК. В случае, когда заявитель не требует письменного ответа, на самом обращении и в электронной карточке делается запись, что ответ дан в устной форме, за подписью должностного лица, рассматривавшего обращение, и указанием даты.

33. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

34. На разрешенных обращениях граждан должна быть запись: "Исполнено, в дело", отметка о характере принятого решения: "Удовлетворено", "Отказано", "Разъяснено", а также дата и личная подпись должностного лица, направившего документ в дело.

35. Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращения заносится в электронную регистрационную карточку.

Глава 4 ОТПРАВКА ОТВЕТОВ ГРАЖДАНАМ, ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

36. Обращения граждан после их разрешения исполнителями со всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями промежуточных ответов) возвращаются лицу, осуществляющему регистрацию обращений граждан. Хранение обращений граждан, на которые даны ответы, у исполнителей не допускается.

37. Передаваемые в ОДО материалы по каждому обращению должны быть сформированы в хронологическом порядке.

38. В случае необходимости перевода текста ответа на иностранный язык организацией такого перевода занимается ответственный исполнитель.

39. В ОДО проверяется правильность оформления ответов гражданам (адрес, приложения, подпись и комплектность материалов), документы упаковываются в конверты, которые передаются в почтовое отделение, вносятся отметки в электронные регистрационные карточки. Ответы, к которым прилагаются важные личные документы гражданина, отправляются заказными письмами.

40. Всей исходящей переписке по обращениям граждан (ответ, промежуточные запросы) присваивается входящий регистрационный индекс обращения.

41. Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о характере принятого решения заносится ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан в регистрационно-контрольную карточку, которая изымается из контрольной картотеки и со всеми отметками помещается в справочную картотеку.

42. Обращения граждан, копии ответов на них, завизированные должностными лицами, указанными в резолюции руководителя, и документы, связанные с подготовкой ответа, формируются в номенклатурное дело ГТК "Обращения граждан и документы по их рассмотрению". При несоответствии копии ответа подписанному оригиналу исполнитель делает ксерокопию с подписанного оригинала ответа.

43. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке их поступления. Каждое обращение и все относящиеся к нему документы составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в хронологической последовательности, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к первой группе документов.

44. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются, они возвращаются к исполнителю на доработку.

45. Обращения граждан, неразрешенные по причине непредставления гражданином в течение месяца запрашиваемых дополнительных документов, помещаются в дело с пометкой о причине неразрешения обращения за подписью начальника управления или самостоятельного отдела. При поступлении в последующем таких документов обращение изымается из дела и передается исполнителю для рассмотрения и разрешения.

46. Обращения граждан хранятся в течение 5 лет (в случае неоднократного обращения 5 лет с даты последнего обращения). Обращения граждан, которые содержат существенные замечания или предложения по улучшению деятельности таможенных органов, после рассмотрения на заседании центральной экспертной комиссии ГТК допускается оставлять на постоянное хранение. Остальные документы по обращениям граждан после истечения указанного срока хранения подлежат уничтожению по акту после рассмотрения этого вопроса на центральной экспертной комиссии ГТК. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены экспертно-методической комиссией Национального архива Республики Беларусь за соответствующий период времени.

Глава 5 ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ ГРАЖДАН

47. Личный прием граждан осуществляется Председателем ГТК, заместителями Председателя ГТК, начальниками управлений и самостоятельных отделов, их заместителями, другими уполномоченными должностными лицами ГТК.

48. Прием граждан уполномоченными должностными лицами ГТК осуществляется на их рабочих местах.

49. Графики приема посетителей, в которых указываются фамилии должностных лиц, дни и часы приема граждан, вывешиваются в местах, доступных для обозрения посетителей ГТК.

50. Прием граждан проводится в порядке очередности. Герои Советского Союза и Беларуси, Герои Социалистического Труда, лица, награжденные орденами Славы и Трудовой Славы трех степеней, депутаты Палаты представителей и члены Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, а также депутаты местных Советов, инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды труда I и II группы, беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди.

51. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приема. В случаях, если устное обращение гражданина не может быть разрешено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме. Дальнейшие их учет, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определенном для письменных обращений. На таких обращениях проставляется штамп "С личного приема".

52. Учет принятых на личном приеме граждан обращений и результатов их рассмотрения производится в журнале учета посетителей по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

53. Прием граждан Председателем ГТК, заместителями Председателя ГТК организуют должностные лица организационно-инспекторского отдела организационно-инспекторского управления.

Должностное лицо организационно-инспекторского отдела организационно-инспекторского управления выясняет фамилию, имя и отчество, место жительства, работы посетителя и предлагает изложить существо вопроса, с которым тот обращается. Если обращение является повторным, то перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы. Информация о посетителе, о сути обращения и о результатах его рассмотрения вносится в журнал учета посетителей.

54. Лицо, осуществляющее личный прием граждан, руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

удовлетворить обращение, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

отказать в удовлетворении обращения, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

принять письменное обращение, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым обращение не может быть разрешено в процессе приема, порядок и срок его рассмотрения.

55. Если разрешение вопроса, с которым обратился гражданин, не входит в компетенцию ГТК, то должностное лицо, осуществляющее прием, разъясняет ему, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает необходимое содействие в этом.

56. Руководство ГТК обязано обеспечить личный прием всех обратившихся граждан в назначенный день.

Глава 6 КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ И РАЗРЕШЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН. ОТЧЕТНОСТЬ

57. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан в ГТК возлагается на ОДО, который ежеквартально и по итогам года представляет Председателю ГТК отчет о динамике обращений граждан и сроках их рассмотрения в ГТК и таможнях Республики Беларусь.

58. За 2 дня до истечения срока рассмотрения обращения исполнитель информируется о приближении срока исполнения. Если обращение не разрешено в установленный срок, то на следующий день исполнитель предупреждается об этом.

59. Руководители структурных подразделений ГТК обеспечивают контроль за качеством рассмотрения обращений граждан и соответствием принимаемых по ним решений действующему законодательству.

60. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль прекращается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.

61. Контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения обращений граждан осуществляется как по регистрационно-контрольным карточкам, так и путем проверки первичных документов. О случаях нарушения этого порядка ОДО докладывает руководству ГТК.

62. Вопросы работы с обращениями граждан периодически рассматриваются на оперативных совещаниях руководящего состава ГТК.

Приложение 1

к Инструкции о порядке рассмотрения в Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и устных обращений граждан

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЯ

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Регистрационно-контрольная карточка N ____ Контроль │ │ │ │Корреспондент ________________________ │ │ (фамилия, имя, отчество) │ │Исходящий N __________________________ Дата создания _____________│ │Вид документа ________________________ │ │Входящий N ___________________________ Дата поступления __________│ │Название _________________________________________________________│ │Резолюция ________________________________________________________│ │Автор резолюции ______________________ Дата резолюции ____________│ │Исполнитель __________________________ │ │Дата получения _______________________ Срок исполнения ___________│ │Дата переноса ________________________ Исполнено _________________│ │Исходящий N __________________________ Номер дела ________________│ │Отметка об исполнении ________________ │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приложение 2

к Инструкции о порядке рассмотрения в Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и устных обращений граждан

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Регистра- ционный номер	Дата приема посети- теля	Фамилия, имя, отчество посети- теля	Адрес посети- теля	Краткое содер- жание устного обраще- ния	Фамилия, инициалы и должность лица, проводив- шего прием	Отметка о результа- тах приема (принято решение)	Отметка о принятии письменного обращения (регистраци- онный номер и дата)
1	2	3	4	5	6	7	8

www.lawbelarus.com

№ 7 Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь от 15.09.2004

Зарегистрировано в НРПА РБ 24 сентября 2004 г. N 8/11517

На основании Положения о Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. N 597 "О некоторых вопросах Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь", Государственный военно-промышленный комитет Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь.

2. Настоящее постановление разослать до организаций оборонного сектора экономики, переданных в ведение Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь.

Председатель Н.И.АЗАМАТОВ

УТВЕРЖДЕНО Постановление Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь 15.09.2004 N 7

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб (далее - обращения) граждан Республики Беларусь (далее - граждане) и приема граждан в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь (далее - Госкомвоенпром), организациях оборонного сектора экономики, переданных в ведение Госкомвоенпрома (далее - подведомственные организации).

Действие настоящей Инструкции не распространяется на порядок рассмотрения обращений граждан, установленный другими законодательными актами, регулирующими отдельные виды правонарушений.

3. Персональная ответственность за организацию работы с обращениями граждан и приема граждан возлагается на заместителей Председателя, начальников структурных подразделений Госкомвоенпрома (далее - должностные лица), руководителей подведомственных организаций.

4. Ответственность за полноту, правильность и своевременность рассмотрения обращений граждан несут начальники структурных подразделений Госкомвоенпрома, руководители подведомственных организаций, в которые эти обращения направлены на исполнение.

5. Должностные лица Госкомвоенпрома, руководители подведомственных организаций обязаны:

обеспечивать гражданам необходимые условия для осуществления гарантированного Конституцией Республики Беларусь права обращаться в государственные органы;

внимательно рассматривать обращения граждан, в необходимых случаях организовывать проверки на местах, истребовать нужные документы и принимать меры по объективному, полному и всестороннему решению вопроса;

не разглашать сведения о личной жизни граждан без их согласия, а также сведения, составляющие государственные секреты, коммерческую и (или) иную охраняемую законом тайну, ставшие им известными в связи с рассмотрением обращений;

сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям, а в случае отказа от их рассмотрения - письменно указывать мотивы, разъяснять порядок обжалования;

периодически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и законных интересов граждан.

6. Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с указанием фамилии, имени и отчества, данные о месте жительства или работы (учебы), изложение существа обращения. В случае, если обращения не содержат таких сведений, они признаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением тех, в которых содержатся сведения о преступлении. Решение о рассмотрении анонимных обращений принимается Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителями подведомственных организаций.

Глава 2 РАССМОТРЕНИЕ И РАЗРЕШЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

7. Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со дня его поступления, а не требующее дополнительной проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен законом.

В случаях, когда для разрешения обращения необходимо проведение специальной проверки, запроса дополнительных материалов, указанный срок может быть продлен Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителями подведомственных организаций, но не более чем на один месяц, о чем уведомляется заявитель.

По результатам проверки составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный и исчерпывающий анализ собранных материалов, выявленные недостатки и нарушения, принятые меры по восстановлению нарушенных прав и законных интересов граждан, привлечению к ответственности должностных лиц, нарушивших законодательство Республики Беларусь об обращениях граждан. Мотивированное заключение подписывается лицом, проводившим проверку.

8. Должностные лица Госкомвоенпрома, руководители подведомственных организаций, в компетенцию которых не входит решение вопросов, поставленных в обращениях, направляют их в соответствующие государственные органы, иные организации (должностные лица) не позднее чем в пятидневный срок с уведомлением об этом граждан, либо по данным обращениям граждан в пятнадцатидневный срок дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (должностному лицу) им необходимо обратиться.

9. Запрещается передавать обращения граждан должностным лицам, решения, действия или бездействие которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данных обращений относится к исключительной компетенции этого должностного лица.

10. Решения Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителей подведомственных организаций по существу обращения или отказ от его рассмотрения должны быть письменно мотивированы. При несогласии с принятым по существу обращения решением гражданин имеет право обжаловать его вышестоящему руководителю или в суд в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Глава 3 ПОРЯДОК ПРИЕМА ГРАЖДАН

11. Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь и его заместители, руководители подведомственных организаций обязаны проводить личный прием граждан.

Руководители подведомственных организаций имеют право обязать других должностных лиц также проводить личный прием граждан по вопросам, относящимся к их компетенции.

Если на личном приеме ставятся вопросы, не относящиеся к компетенции должностных лиц Госкомвоенпрома, руководителей подведомственных организаций или которые не могут быть ими разрешены, то гражданину даются разъяснения, куда следует обратиться с обращением.

12. Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, первый заместитель Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, заместители Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь личный прием граждан проводят один раз в месяц. Руководители подведомственных организаций личный прием граждан проводят не реже двух раз в месяц.

13. Личный прием граждан проводится в установленные приказом Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителей подведомственных организаций дни и часы.

Место приема, как правило, отводится в помещениях, для входа в которые не требуется пропусков.

Подготовка приема граждан и материалов к нему возлагается на должностных лиц, о чем объявляется в приказах соответствующих руководителей.

14. Прием граждан проводится в порядке очередности.

Герои Советского Союза, Герои Социалистического Труда, Герои Беларуси, лица, награжденные орденами Славы и Трудовой Славы трех степеней, депутаты Палаты представителей и члены Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, а также депутаты местных Советов, инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды труда I и II группы, беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди.

15. Запрещается нахождение в помещении, где проводится прием граждан, лиц, не имеющих к нему непосредственного отношения.

Глава 4 КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ И РАЗРЕШЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЕЙ ПРИЕМА ГРАЖДАН

16. Должностные лица Госкомвоенпрома, руководители подведомственных организаций обязаны систематически контролировать состояние работы по рассмотрению обращений и приему граждан, принимать меры по устранению причин и условий, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

17. Приказом Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителей подведомственных организаций назначаются комиссии, которые обязаны не реже одного раза в квартал проводить внутреннюю проверку состояния работы с обращениями и приемом граждан.

В ходе проверки устанавливаются правильность учета, своевременность рассмотрения и разрешения поступающих обращений, вскрываются причины, вызывающие жалобы.

Наряду с проведением внутренних проверок состояния работы с обращениями и приемом граждан на указанную комиссию Госкомвоенпрома возлагаются контроль за организацией этой работы в подведомственных организациях, обязанность обобщать и анализировать обращения граждан в целом за Госкомвоенпром и подведомственные организации.

О результатах проверки составляется акт, утверждаемый Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителями подведомственных организаций.

18. Результаты анализа и обобщения результатов работы периодически должны рассматриваться на оперативных совещаниях у соответствующих руководителей.

19. Должностное лицо Госкомвоенпрома, подведомственной организации, виновное в неправомерном отказе в рассмотрении обращения, нарушении без уважительных причин сроков рассмотрения обращения, принятии решения, противоречащего закону, разглашении сведений, ставших известными в связи с рассмотрением обращения, если это ущемляет права и законные интересы граждан, в преследовании граждан и членов их семей за подачу в установленном порядке обращения, несет ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Глава 5 ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

20. Делопроизводство по обращениям граждан в Госкомвоенпроме и подведомственных организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства. Ведение указанного делопроизводства возлагается на ответственных лиц, назначенных приказом Председателя Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителей подведомственных организаций.

Назначенное Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь должностное лицо, руководители подведомственных организаций несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан и обязаны систематически проверять порядок ведения указанного делопроизводства и принимать меры по совершенствованию этой работы.

21. Все поступающие в Госкомвоенпром, подведомственные организации обращения граждан должны быть зарегистрированы в день их поступления в журнале регистрации обращений граждан, оформленной согласно приложению 1.

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение в день их поступления.

Срок рассмотрения обращения исчисляется с момента получения его Госкомвоенпромом, подведомственной организацией, дающей ответ заявителю.

Обращение считается рассмотренным в срок, если ответ на него зарегистрирован в Госкомвоенпроме, подведомственной организации в день, когда истекает срок рассмотрения обращения, установленный законодательством Республики Беларусь.

Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения письма, а также в других необходимых случаях.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Госкомвоенпром или в одну и ту же подведомственную организацию, повторными не считаются и учитываются как первичные.

На повторных обращениях в правом верхнем углу первого листа делается отметка: "Повторно".

Повторные обращения, в которых не приводятся новые факты или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ в установленном порядке. При этом гражданину сообщается, что повторное обращение безосновательно и переписка с ним прекращается.

Решение о прекращении производства по обращению принимают должностное лицо Госкомвоенпрома, руководители подведомственных организаций на основании обоснованного заключения.

22. Обращения граждан, направленные в Госкомвоенпром, подведомственные организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на обращениях в правом верхнем углу первого листа проставляется штамп: "Контроль" или знак контроля "К".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители подведомственных организаций и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений.

23. Обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

24. Ответы на обращения граждан дают должностные лица Госкомвоенпрома, руководители и другие уполномоченные ими должностные лица подведомственных организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в журнале регистрации обращений граждан.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указывать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и номер его телефона.

25. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись: "В дело", дата и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

26. Прием граждан регистрируется в книге учета приема граждан, оформленной согласно приложению 2. Решение по обращению скрепляется подписью принимающего. Книга учета приема граждан должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена мастичной печатью и заверена Председателем Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководителями подведомственных организаций.

В случаях, если устное обращение не может быть разрешено во время приема, оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением. При личном приеме граждан их устные и письменные обращения подлежат регистрации и учету в установленном порядке.

27. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в Госкомвоенпроме, подведомственных организациях.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке их поступления и исполнения или в алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе подшиваются в последовательности решения вопроса, причем в переписке документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.

При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

28. Журналы регистрации обращений граждан, учета приема граждан Госкомвоенпрома, подведомственных организаций ведутся и хранятся в Госкомвоенпроме, подведомственных организациях.

Председатель Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь, руководители подведомственных организаций ежемесячно проверяют по книге предложений, заявлений и жалоб своевременность и правильность разрешения обращений, о чем делают в ней соответствующую запись.

Приложение 1 к Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

----+-------+---------+------+-------+--------+------+-------+--- ¦N ¦Дата ¦Фамилия, ¦Коли- ¦Краткое¦Кому и ¦Срок ¦Когда, ¦Дело, в¦ ¦п/п¦поступ-¦имя, ¦чество¦содер- ¦когда ¦испол-¦кем и ¦которое¦ ¦ ¦ления ¦отчество ¦листов¦жание ¦передано¦нения ¦какое ¦подшиты¦ ¦ ¦(число,¦подавшего¦ ¦предло-¦для ¦ ¦принято¦доку- ¦ ¦ ¦месяц, ¦предложе-¦ ¦жения, ¦испол- ¦ ¦решение¦менты ¦ ¦ ¦год) ¦ние, за- ¦ ¦заявле-¦нения, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦явление, ¦ ¦ния, ¦подпись ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦жалобу ¦ ¦жалобы ¦испол- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нителя ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-------+---------+------+-------+--------+------+-------+-------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +---+-------+---------+------+-------+--------+------+-------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+-------+---------+------+-------+--------+------+-------+--------

Приложение 2 к Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь

КНИГА учета приема граждан

----+------------+-------------+----------+------------+--------- ¦ N ¦Дата (число,¦Фамилия, имя,¦ Адрес ¦ Краткое ¦Какое принято¦ ¦п/п¦месяц, год) ¦ отчество ¦посетителя¦ содержание ¦ решение и ¦ ¦ ¦ ¦ посетителя ¦ ¦предложения,¦ подпись ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ заявления, ¦ принимавшего¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ жалобы ¦ ¦ +---+------------+-------------+----------+------------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+------------+-------------+----------+------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦---+------------+-------------+----------+------------+--------------

belzakon.net

---

• 
  Журнал регистрации личных карточек работников образец
• 
  Журнал расстановки рабочих на объекте образец
• 
  Журнал передачи оборудования между сменами образец
• 
  Журнал начальника отряда в электронном виде
• 
  Журнал навигатор игрового мира официальный сайт
• 
  Журнал наблюдения за трещинами пример заполнения
• 
  Журнал министерства внутренних дел российской империи
• 
  Журнал матрешка сергиев посад официальный сайт
• 
  Журнал заработная плата в бюджетных организациях
• 
  Журнал дошкільний навчальний заклад читати онлайн
• 
  Журнал вышиваю крестиком спецвыпуск осень 2015