Обязательные кадровые документы. Кадровые журналы обязательные

Обязательные кадровые документы

I. Документация по личному составу работников 1. Распорядительные документы

Приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (Формы Т-1, Т-1а)

Приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (Формы Т-5, Т-5а)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении)  (Формы Т-8, Т-8а)

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (Формы Т-11, Т-11а)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику(ам) (Формы Т-6, Т-6а)

Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку  (Формы Т-9, Т-9а)

2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность

Трудовые книжки 

Трудовые договоры и соглашения к ним

3. Информационно-расчетные документы

Личная карточка работника (Форма Т-2)

Табель учета рабочего времени (Форма Т-13)

Штатное расписание (Форма Т-3)

График отпусков (Форма Т-7)

Расчетная ведомость (Форма Т-51) и Платежная ведомость (Форма Т-53) или Расчетно-платежная ведомость (Форма Т-49)

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма Т-60)

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-61)

Расчетные листки на выплату заработной платы работникам

Листки о временной нетрудоспособности

Письменные уведомления работодателем работников о времени начала отпуска

Уведомления работников (об истечении срока трудового договора, о прекращении трудового договора в течение испытательного срока, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией или сокращением штата и др.) и подтверждения о получении таких уведомлений

Командировочные документы:

- командировочные удостоверения работников (Форма Т-10)

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении  (Форма Т-11)

4. Внутренняя служебная переписка

Это личные заявления работников о предоставлении отпуска, о перенесении времени отпуска, об увольнении, о приеме на работу, другие виды заявлений и иной переписки с работниками, которые принимаются в расчет при кадровом делопроизводстве.

II. Внутренние нормативные акты по труду

Правила внутреннего трудового распорядка

Положение об оплате труда

Положение о премировании

Положение о защите персональных данных работников

Должностные инструкции работников

Договоры о полной материальной ответственности

Положение о коммерческой тайне

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

III. Журналы и книги учета и регистрации кадровых документов

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета листков временной нетрудоспособности

Журналы ознакомления работников с внутренними локальными нормативными актами

Книга регистрации трудовых договоров

Книга регистрация кадровых приказов

Книга регистрации командировочных удостоверений

Книга регистрации служебных заданий для направления в командировку и отчетов об их выполнении

Журнал регистрации проверок контролирующих органов

kadri.center21vek.ru

Кадровые документы. Обязательные и не очень

Правильное оформление документов в организации начинается с отдела кадров. Мы должны быть уверены в том, что нам будет верно начислена зарплата, рассчитан отпуск, внесены записи в трудовую книжку. Небрежное ведение кадрового делопроизводства может привести к конфликтам, судебным разбирательствам и потере ценных сотрудников.

Наименование документа ОснованиеУсловие Форма и требования к составлению Внутренние локальные нормативно-правовые акты организации Правила внутреннего трудового распорядка Статьи 189, 190 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФПоложение о защите персональных данных Статьи 85,86,87 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФПоложение по организации работ по охране труда Пункты 4.2, 5.7 ГОСТ Р 12.0.006–2002 ОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФИнструкция по охране трудаСтатьи 212,217 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФДолжностные инструкцииСтатьи 85,86,87 ТК РФОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФПоложение о защите персональных данных Единый тарифно- квалификационный справочникОбязателенПроизвольнаяПоложение об оплате труда и материальном стимулированииСтатьи 135 ТК РФ Обязателен в том случае, если в трудовом договоре не расписана система оплаты труда и материального стимулирования ПроизвольнаяПоложение об охране коммерческой тайныСтатья 57 ТК РФОбязателен, если в трудовом договоре закреплена обязанность работника сохранять коммерческую тайнуПроизвольнаяКоллективный договор Статья 22 ТК РФОбязателен, если есть соответствующее соглашение между работодателем и работникамиПроизвольнаяПоложение о структурном подразделении НетНеобязателенПроизвольнаяДокументы по учету кадров и рабочего времени Трудовой договор Статьи 16, 56, 57 ТК РФ ОбязателенПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФШтатное расписание Статьи 15, 57 ТК РФОбязателенФорма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)График отпусков Статья 123 ТК РФОбязателен Форма Т-3 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)Личная карточка Т-2НетОбязателенФорма Т-2 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)Приказы по личному составу Статьи 68,72 ТК РФОбязателенФормы Т-1, Т-5, Т-6, Т-9, Т-11, Т-8 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)Приказ о привлечении работников к сверхурочной работеСтатья 99 ТК РФОбязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дниПроизвольная, но права работника не должны ущемляться по сравнению с ТК РФПисьменное согласие работника на выполнение сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дниСтатья 99 ТК РФОбязателен, если работники привлекаются к сверхурочной работе или работе в выходные дниПроизвольнаяТабель учета рабочего времениСтатья 91 ТК РФОбязателенФормы Т-12 и Т-13 согласно унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днемСтатья 101 ТК РФОбязателен, если в организации есть такая категория работниковПроизвольнаяГрафик сменности Статья 103 ТК РФОбязателен, если в организации есть персонал, работающий по сменному графику ПроизвольнаяДоговор о коллективной материальной ответственности Статья 245 ТК РФОбязателен, если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность Типовая форма, установленная в Приложении 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85Договор о полной индивидуальной материальной ответственностиСтатьи 243, 244 ТК РФОбязателен, если есть материально ответственные сотрудникиТиповая форма, установленная в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»ОбязателенТиповая форма, установленная в Приложении 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69, должны быть соблюдены требования по оформлениюЖурнал учета мероприятий по контролю проверяющими органами Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» ОбязателенПроизвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)Журнал регистрации учета прохождения инструктажа по охране труда Статьи 212,217 ТК РФОбязателенСогласно формам, рекомендуемым в Приложениях 4 и 6 к ГОСТ 12.0.004–90, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)Журнал регистрации ознакомления работников с внутренними локальными актами Статья 68 ТК РФНеобязателен в том случае, если факт ознакомления можно подтвердить другим документомСогласно установленным образцам должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)Журнал регистрации приказов по личному составуНетНеобязателенПроизвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)Журнал регистрации трудовых договоров НетНеобязателенПроизвольная, должны быть соблюдены требования по оформлению (документ должен быть пронумерован, прошит, опечатан)

www.docdelo.ru

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Если у предпринимателя есть все необходимые кадровые документы, и в них учтены главные особенности работы у данного ИП,  то любая, даже очень спорная ситуация, легко разрешима. Причем законным способом, исключающим финансовые и другие риски.

Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы  — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС.  Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги,  проч. расходы).

Полный состав кадровой документации, которая должна быть у ИП, определить достаточно сложно. Окончательный перечень зависит от сферы ­деятельности, условий труда и даже от желания самого работодателя.

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».

Полный список кадровых документов

Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.  Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Таблица.1  Перечень кадровых документов

№п/п	Наименованиекадрового документа	Ссылка на законодательство	В каких случаях оформляется
1	2	3	4
1	Правила внутреннего распорядка	Статья 189 Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно
2	Штатное расписание	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
3	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69	Во всех случаях – обязательно
4	Должностные   инструкции    по каждой должности	Единый  тарифно-квалификационный справочник	Обязательны,   если    должностные обязанности  не  отрегулированы  в трудовых договорах либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора
5	Положение    о    защите персональных данных работников	Статья 86 Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно
6	Положение об оплате труда премировании  работников	Раздел VI Трудового кодекса РФ	Обязательно, если  вопросы  оплаты труда не отрегулированы в трудовых договорах
7	Положение    об  аттестации работников	Статья 81 Трудового кодекса РФ	Обязательно, если эта процедура проводится
8	Инструкции по охране труда  по должностям (профессиям)	Раздел X Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно
9	Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)	Раздел X Трудового кодекса РФ	Во всех случаях – обязательно (с  лиц, не достигших 18 лет при заключении трудового договора истребовать медицинскую справку)
10	График отпусков	Статья 123 ТК РФ	Во всех случаях – обязательно
11	Положение о коммерческой тайне	ФЗ «О коммерческой тайне»	Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан сохранять коммерческую тайну
12	Трудовой договор	Статьи 16, 56 и 67 ТК РФ	Во всех случаях – обязательно
13	Приказы директора по личному составу	ТК РФ,  Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
14	Личная карточка работника (форма Т-2)	Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
15	Трудовая книжка	Статья 66 ТК РФ	Обязательна, если работник оформлен  по основному месту работы
16	Договор о полной материальной ответственности	Приложения № 2 и № 4 к Постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85	Обязательны при установлении полной материальной ответственности
17	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Статья 91 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1	Во всех случаях – обязательно
18	График сменности (при наличии сменной работы)	Статья 103 ТК РФ	Обязательно – при наличии сменной работы
19	Коллективный договор		Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Как видно из таблицы, необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах (не ТК РФ), например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, должностные инструкции. Многие виды кадровой документации необходимо вести по унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1).  Такие документы служат основанием для начисления зарплаты,  и в этом случае уже можно говорить об  их обязательности.

Нужно учесть, что все кадровые документы нужно регистрировать в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации:

• приказов по личному составу,
• трудовых договоров,
• личных дел,
• выдачи командировочных удостоверений,
• справок и т.д.

Кроме обязательных для всех документов, есть документы, вести которые нужно только в определенных случаях.  К  таким документам, кроме перечисленных в таблице, можно также отнести:

• Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников  не нормирован).
• Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
• Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).

Полностью книгу вы можете скачать на моем сайте http://slavianna.ru

slob-expert.ru

---

Смотрите также

• 
  Казан утлары журнал
• 
  Burda creazion журнал
• 
  Журнал корсакова сайт
• 
  Конфеты школьный журнал
• 
  Свит дизайн журнал
• 
  Государственный надзор журнал
• 
  Журнал осмотра лестниц
• 
  Журналы по микробиологии
• 
  Журнал о смартфонах
• 
  Журнал такелажных средств
• 
  Научный популярный журнал