Опломбирование журнала учета трудовых книжек где взять пломбу. Опломбировка журнала учета движения трудовых книжек

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек фото

Познакомимся с ними поближе. Если была допущена ошибка при заполнении журнала, нужно ее аккуратно исправить. Грамотность исправления ошибок и неточностей в журнале заключается в том, что:

• Неправильный текст нужно зачеркнуть одной сплошной черточкой, оставляя при этом текст читабельным.
• Текст в исправленном виде вносится в столбец «примечание» при условии его наличия с подписью типа: исправление столбца (графы) № 4.

Если же такого столбца нет, новая запись вносится в строку ниже, обязательно заверяется подписью ответственного лица. У нас вы можете бесплатно скачать бланк такого журнала. Образец заполнения журнала учета и движения трудовых книжек Сотрудник ставит свою подпись в журнале тогда, когда получает книжку на руки. При этом он обязан проверить наличие и сохранность документа, а также дату его выдачи.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета.

Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг.

Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек? Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать.

Журнал (книга) учета и движения трудовых книжек и вкладышей

Инфо Для этого она должна обеспечиваться:

• уникальным номером;
• логотипом организации;
• наименованием организации.

Так как требование предъявляется лишь к наличию пломбы, а не к её качеству – руководитель или уполномоченное лицо может проявить свою фантазию. Можно использовать более прочный материал, вплоть до применения свинцовой пластинки, а также выбрать кодовый идентификатор по своему усмотрению.

Можно обеспечить пломбу электронной памятью. При желании вместо пломбы можно использовать сургучную печать.Опломбирование журнала – закрепление пломбы на его задней внутренней стенке. Пломба должна крепиться на концах нити или шнура, которыми прошивался журнал.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Возможно, сделать пломбировочное устройство:

1. С логотипом организации.
2. В виде металлической печати.
3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

• изделия из свинца;
• из пластика;
• металлический контролёр МК-1;
• металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб.

Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Как правильно оформить лист для закрепления ниток Оставшиеся концы нитей:

• аккуратно вытягиваются до отказа;
• заворачиваются за край обложки;
• приклеиваются изнутри.

Приклеивать конец нити нужно особым образом, с использованием небольшого листика бумаги, который должен быть подготовлен заранее следующим образом:

1. Вырежьте из обычной бумаги квадрат со сторонами приблизительно 8 см.
2. Напишите на нём «журнал прошит» и поставьте нужную дату, используя арабские цифры.
3. Пусть руководитель организации распишется под этой подписью.
4. Приклейте листочек на внутреннюю сторону задней части обложки, пропустив через него нить.
5. Поставьте печать организации.

Наклеенный листок – первая и самая элементарная ступень защиты прошитого журнала от постороннего вмешательства.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки.Обычно такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер, помимо этого на них, по желанию заказчика, могут быть нанесены логотип компании, графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить. Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям.

Внимание

Пломбировочные устройства могут изготавливаться из металла или пластика, снабжаться элементами электронной памяти и обладать разной силовой нагрузкой в зависимости от объекта, подлежащего опломбированию. Так как Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, которой необходимо опломбировать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, то можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.

Наибольший интерес в целях опломбирования данной книги, на наш взгляд, представляют пленочные пломбы. Силовая нагрузка у них невелика, но ведь мы же не вагоны пломбируем 🙂 . Важно

Главное — это индикаторная способность таких пломбировочных устройств. Пленочная пломба может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем.

К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты. Скачать Правила опломбирования ГОСТ 31282-2004 Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек фото

После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов. Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад.

Это быстро и бесплатно! Оглавление:

• Основные требования
• Пошаговая инструкция: как прошить журнал?
• Как правильно оформить лист для закрепления ниток
• Правила опломбировки и выбор пломбы
• Что потребуется?
• Установленные критерии законодательством
• Критерии выбора
• Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?
• Заключение

Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.

zakonbiz.ru

Кто подписывает пломбу на журнале учета движения трудовых книжек

И однажды она обратилась в суд, требуя признать сложившиеся между нею и организацией отношения трудовыми, а также взыскать с организации кругленькую сумму: компенсацию за неиспользованный отпуск, средний заработок за вынужденный прогул и др.В обоснование требований Б. указывала, что в период с 03.10.2016 по 23.01.2017 между сторонами фактически сложились трудовые отношения, истица с ведома и согласия ответчика работала в организации ответчика в качестве юрисконсульта. Она указывала, что это подтверждается платежными поручениями о перечислении заработной платы, листами согласований договоров и спецификаций, доверенностью, электронной перепиской. РУБРИКА: ИСТОРИИ ИЗ ПРАКТИКИ / ПРИЕМ НА РАБОТУ. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА / ОПЛАТА ТРУДА 21.01.2018«Северянин» получил оплату проезда в отпуск с детьми. Но ездили лишь дети.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Каждый раз проверяйте, чтобы нить выровнялась и имела ту же форму, как в предыдущем шве.

• Края нити завязываются по задней стенке узлом, обязательно захватив в завязываемый узел центральную нить, прихватив её при завязывании.
• После проведённой процедуры не вздумайте отрезать концы нити, которой прошивался журнал. Они должны оставаться относительно длинными (от 6 до 10 сантиметров) для проведения последующей процедуры.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Как правильно прошить В соответствии с правилами делопроизводства журнал прошивается следующим образом: белыми нитками делается сквозная прошивка таким образом, чтобы на задней стороне под наклеенной сверху на узелок табличкой свисали оба конца нитки. В табличке указывается название документа, количество страниц и цифрами, и буквами, а также фамилия, инициалы, должность и подпись уполномоченного лица. Форма обязательно должна быть заверена руководителем организации. Как опломбировать Журнал нуждается также и в опломбировке. Для этого применяют сургучную печать или пломбиратор. Рядом с индикаторной пломбой и удостоверяющей подписью указывается номер пломбы.

Журнал (книга) учета и движения трудовых книжек и вкладышей

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ РАБОТА / ОПЛАТА ТРУДА 19.01.2018Перерывы для кормления ребенка папеЕсли мужчина (отец годовалого ребенка) находится в отпуске по уходу за ребенком и работает неполный рабочий день, он имеет право на перерывы для кормления ребенка? РУБРИКА: ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА 16.01.2018В трудовой книжке пропущена запись о переименовании организации.

Что делать?В июне прошлого года наша компания была переименована. Сейчас обнаружила, что в трудовую книжку одного работника запись о переименовании не внесена.

Может, и не вносить, а выдать справку или копии документов? К тому же в книжку уже записали сведения о переводе. РУБРИКА: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ 14.01.2018ГИТ наказала работодателя за преждевременное составление акта о непредоставлении объяснений работником.

Статьи и консультации

Вопрос Возможно ли книгу учета движения трудовых книжек опломбировать пленочной пломбой? какого рода пломбу вообще можно применить? если можно, приведите, пожалуйста, пример или образец. большое спасибо за помощь! Ответ Ответ на вопрос: Согласно п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Читайте об учете трудовых книжек еще больше по ссылке. К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке и опломбированию документов. Однако с учетом практики, по нашему мнению, целесообразно именно опломбировать книгу учета, т.к.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Скажите, пожалуйста, он что, может два раза в году брать отпуска в удобное время? Или в связи с тем, что в текущем календарному году он уже брал отпуск в удобное время, мы сможем ему отказать в предоставлении отпуска летом и всё-таки отправим его в отпуск хоть раз по графику отпусков на 2019 г.? РУБРИКА: ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА 05.02.2018Работница сама себе продлила отпуск на число дней нетрудоспособности, известив об этом работодателя постфактумРаботница заболела во время отпуска. Работодателю об этом не сообщила, хотя согласно правилам внутреннего трудового распорядка обязана была это сделать. Соответственно, из отпуска в назначенную дату не вышла.

Важно

Были подготовлены документы на увольнение за прогул. Сегодня она вышла и предъявила листок нетрудоспособности на период, попавший на отпуск, но не «послеотпускное» время.

Т.е. дни болезни во время отпуска она отгуляла после отпуска.

Разъяснение РострудаС работником заключен трудовой договор, в котором сразу прописано, что наряду с основной работой работник совмещают работу по второй должности. За совмещение работнику трудовым договором устанавливается доплата в размере 10% от оклада по основной должности.

В организации используется унифицированная форма приказа о приеме на работу. Нужно ли в этом случае в строке «надбавка» указывать доплату за совмещаемую должность? И как ее указывать, если форма предполагает указание суммы цифрами, а в трудовом договоре указана выплата в процентах? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 3 квартал 2017 г.

Кто подписывает пломбу на журнале учета движения трудовых книжек

Инфо Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.

• Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.
• Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала. Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Опломбирование К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований. Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры.

zakonbiz.ru

Правила пломбировки книги учета трудовых книжек

Сначала нитки продеваются в крайние два отверстия с задней стороны на титульный лист, затем оба конца продевают обратно к задней стороне через центральное отверстие. Завязывается прочный узел на обратной стороне книги, концы нужно ровно обрезать, оставив 5-7 см.

• Концы приклеить к книге, сверху на них накладывается квадрат бумаги, на котором ставится печать и подпись ответственного сотрудника. Листок наклеивается на концы и на узел. Край печати должен захватить саму книгу.

Все эти меры помогут избежать нежелательного вмешательства в прошивку книги. Как опломбировать? Раньше такие журналы учета опломбировывали с помощью сургучной печати, но, как показала практика, она не всегда бывает надежна. Наиболее надежны и удобны в применении пленочные пломбы. Они представляют собой пленку, которая наносится с обратной стороны на листок, приклеенный на шнурок.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе (в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении) и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет (ст. 695 в) Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами. Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их. 1.

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?

Даже если сотрудники не имеют привычки жаловаться на работодателя, плановые проверки никто не отменял. Узнать, придет ли к вам инспектор в этом году, можно на сайте Роструда или трудовой инспекции вашего региона. Если вы попали в список плановых проверок ГИТ, начинайте готовиться к визиту трудового инспектора.

Выясните, на каких кадровых участках есть проблемы. Чаще всего инспекторы находят недочеты в трудовых договорах и локальных актах. Причем за каждый состав нарушения они выписывают отдельный штраф. Кроме того, каждое нарушение все равно придется устранять в месячный срок. Поэтому чем больше нарушений вы исправите до начала проверки, тем меньше штрафов вы заплатите по ее итогам. Поставьте себе цель пройти проверку без штрафов и предписания. Она вполне осуществима.

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Внимание

Разберем две типичные ошибки, характерные для всех локальных актов. Полезно знать: вам нужно предоставить инспектору только те документы, которые относятся к предмету проверки (ст. ст. 11, 12 и 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; далее — Закон № 294-ФЗ). Предмет проверки ГИТ — соблюдение работодателем трудового законодательства (ст.

360 Инфо

ТК РФ). Поэтому не передавайте инспектору документы по страховым взносам или налогам. Ошибка № 1: локальные акты не согласованы с профсоюзом. Сначала инспектор проверит, учитывали ли вы мнение профсоюза, когда принимали локальные акты (ч.

1 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что если профсоюз объединяет менее половины работников компании, его мнение учитывать не нужно (ст. 37 ТК РФ). Кроме того, учитывать мнение профсоюза по конкретному локальному акту вы обязаны, если закон это оговаривает.

Опломбирование кадровых документов

Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства! К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Важно

В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия.

А из чего она будет изготовлена – значения не имеет.

Также эти учетные книги необходимо опломбировать или можно скрепить сургучной печатью и обязательно заверить подписью работодателя. Скрепление сургучной печатью Скрепление учетных книг сургучной печатью мало кто практикует, потому как это связано с множеством проблем. Например, для этого нужно:

• сделать специальную печать для сургуча, лучше всего латунную}
• купить сургуч и где-то растопить его, хотя можно, конечно, попросить помощи в этом вопросе у работников почтового отделения.

При этом книжкой, которая была скреплена сургучом, будет очень неудобно пользоваться.

Листы книги будут приподняты над такой печатью и все время придется писать по неровной поверхности. Не говоря уже о том, что со временем эта печать может рассыпаться.

Правила пломбировки книги учета трудовых книжек

Действительно, постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в соответствии с которой приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Такие же требования на практике применяются и по отношению к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, за ведение которой отвечает кадровая служба (специально назначенный приказом руководителя сотрудник, обычно из отдела кадров). Данные книги учета наилучшим образом обеспечивают функцию охраны документов / бланков, сведения о которых вносятся в книги, защищают от фальсификации записей, подмены или потери листов.

Ожегова дается следующее определение понятия «пломба» — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения. Отметим, что происхождение и словарное определение слова «пломба» не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем. При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба: — персональную идентификацию; — одноразовое действие; — обеспечение защиты объекта от несанкционированного доступа; — индикацию вмешательства; — сдерживание от проникновения. Такой вывод следует из Межгосударственного стандарта ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004), действующего с 01.01.2006.

Ведь в п.Вырывать листы из журнала учёта строго запрещено. В том случае, если сделана неверная запись и необходимо внести исправление, можно воспользоваться одним из данных способов:

• Одной линией полностью зачеркнуть запись, рядом или ниже написать правильно, указать: «Исправленному верить», поставить подпись и ФИО того, кто внес изменения.
• После неправильной записи сделать приписку: «Запись за номером таким-то считать недействительной», после чего вносится верная запись.

Никакие другие способы исправления не являются законными. Как правильно прошить книгу? Новую книгу следует прошить надлежащим образом:

• Сделать 3 отверстия по центру полей книги шилом или дыроколом. При этом важно не попасть на слова, чтобы надписи можно было прочитать.
• Прошивать следует шнурком, суровой нитью или обычными нитками за No10, сложенными в несколько раз.

advokatdokin.ru

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек? | Вопросы подписчиков

Добрый день.Будет ли наущением, если "Книги ведения и хранения трудовых книжек" будет прошнурована, пронумерована и опломбирована самодельной бумажной пломбой с подписью руководителя и печатью.И возможно ли использовать номерную индикаторную пломбу, а не сургучную и не свинцовую.

Ответ на вопрос:

Нет, это не является нарушением, при условии, что пломба надлежащим образом скрепляет листы книги учёта движения трудовых книжек.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Как заполнять книгу учета трудовых книжек: пошаговая инструкция.

Читать статью

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета. Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати.

Все о том, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломба может быть изготовлена следующим образом. Концы скрепляющей нити, которой прошит журнал, выводятся к внутренней стороне его задней обложки. Они помещаются между двумя квадратиками белой бумаги и склеиваются. Пломба прикрепляется к внутренней стороне обложки и на нее ставится обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. Далее делается надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью. Рядом проставляется подпись ответственного лица и дата. Это позволит соблюсти требования законодательства в надлежащем порядке.

Следует отметить, что в настоящее время требования к форме и материалу пломб не установлены, так как ранее действовавший ГОСТ, которым были урегулированы соответствующие вопросы в настоящее время не действует (см. приложение к ответу). Поэтому Вы вправе использовать любой вид пломб, который позволит надлежащим образом скрепить книгу учёта движения трудовых книжек и предотвратить произвольное изъятие или добавление новых листов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Пресса: Журнал «Трудовые споры» № 2, Февраль 2016

20 кадровых ошибок, которые инспекторы находят при проверках

1. Как оперативно ознакомить работников с локальными актами
2. Как дополнить трудовые договоры недостающими условиями
3. Чем опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Любую компанию рано или поздно посетит инспектор ГИТ. Даже если сотрудники не имеют привычки жаловаться на работодателя, плановые проверки никто не отменял. Узнать, придет ли к вам инспектор в этом году, можно на сайте Роструда или трудовой инспекции вашего региона.

Если вы попали в список плановых проверок ГИТ, начинайте готовиться к визиту трудового инспектора. Выясните, на каких кадровых участках есть проблемы. Чаще всего инспекторы находят недочеты в трудовых договорах и локальных актах. Причем за каждый состав нарушения они выписывают отдельный штраф.

Кроме того, каждое нарушение все равно придется устранять в месячный срок. Поэтому чем больше нарушений вы исправите до начала проверки, тем меньше штрафов вы заплатите по ее итогам. Поставьте себе цель пройти проверку без штрафов и предписания. Она вполне осуществима.

Проверьте локальные акты на наличие необходимых сведений

При плановой проверке инспектор запросит у вас копии всех локальных актов. Есть такие акты, которые обязательны для любой компании. Если вы не представите их инспектору, он вас оштрафует. Это: положения об оплате труда, о персональных данных работников, инструкции по охране труда и правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Проверьте, есть ли у вас такие документы и в каком они состоянии.

Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты с учетом особенностей своей деятельности. Например, если компания применяет вахтовый метод, она разрабатывает локальный акт, который регламентирует порядок применения этого метода (ч. 4 ст. 297 ТК РФ). Или положение о командировках — если направляет в них работников (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Отсутствие специальных локальных актов обернется для таких компаний штрафом.

Разберем две типичные ошибки, характерные для всех локальных актов.

Полезно знать:

вам нужно предоставить инспектору только те документы, которые относятся к предмету проверки (ст. ст. 11, 12 и 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; далее — Закон № 294-ФЗ). Предмет проверки ГИТ — соблюдение работодателем трудового законодательства (ст. 360 ТК РФ). Поэтому не передавайте инспектору документы по страховым взносам или налогам.

Ошибка № 1: локальные акты не согласованы с профсоюзом. Сначала инспектор проверит, учитывали ли вы мнение профсоюза, когда принимали локальные акты (ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что если профсоюз объединяет менее половины работников компании, его мнение учитывать не нужно (ст. 37 ТК РФ). Кроме того, учитывать мнение профсоюза по конкретному локальному акту вы обязаны, если закон это оговаривает. Например, правила внутреннего трудового распорядка принимают с учетом мнения профсоюза (ст. 190 ТК РФ). А вот положение о командировках согласовывать с профсоюзом вы не обязаны. Если только вы не оговорили это в коллективном договоре. Насчет обязательных документов: проведите процедуру принятия локального акта заново, если профсоюз не принимал в этом участия.

Ошибка № 2: работники не ознакомлены с локальными актами. Затем инспектор выяснит, ознакомили ли вы работников до подписания трудовых договоров с теми локальными актами, которые связаны с их трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). А если после трудоустройства работников вы вносили в локальные акты изменения или издавали новые, то и с ними (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Эксперт делится важной информацией о Учете трудовых книжек в материале по ссылке.

На практике компании знакомят работников с локальными актами тремя способами. Способ первый — компания ведет журнал, в котором работники расписываются об ознакомлении с локальными актами. Способ второй — к каждому локальному акту компании подшивают ознакомительный лист. В нем работники расписываются о том, что ознакомились с конкретным локальным актом. Этот способ удобен тем, что позволяет оперативно проверить, кто из работников ознакомлен с локальными актами, а кто нет.

Третий способ заключается в том, что работник в конце трудового договора расписывается об ознакомлении под списком локальных актов. Минус этого способа в том, что инспектор вправе будет затребовать у вас копии всех трудовых договоров. Иначе вы не сможете подтвердить, что ознакомили работников с локальными актами.

Если вы не ознакомили всех или часть работников с локальными актами, исправьте это. Подготовьте к каждому локальному акту ознакомительный лист либо оформите ознакомительный журнал и попросите работников в них расписаться.

Теперь поговорим об ошибках в ПВТР и положении об оплате труда. В этих локальных актах инспекторы находят множество недочетов.

Ошибка № 3: в ПВТР не прописана ответственность работодателя. Трудовой кодекс РФ оговаривает базовые положения, которые работодатели обязаны регламентировать в ПВТР (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Это: порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

Обычно компании не прописывают в ПВТР положения о своей ответственности (дисциплинарной, моральной и материальной). Это нарушение инспекторы выявляют в 9 из 10 плановых проверок.

20 044

— столько плановых проверок трудовые инспекторы проведут в 2016 году (это на треть меньше, чем в прошлом году).

Чтобы исправить нарушение, продублируйте в ПВТР положения глав 37 и 38 ТК РФ о материальной ответственности и ст. 237 ТК РФ о возмещении работнику морального вреда. Также пропишите порядок привлечения к дисциплинарной ответственности руководителя компании, руководителей структурных подразделений и их заместителей (ст. 195 ТК РФ).

Ошибка № 4: в ПВТР не закреплен второй выходной день. Другая ошибка — работодатели не закрепляют в ПВТР второй выходной день при 5-дневной рабочей неделе (помимо общего выходного дня — воскресенья). Это нарушение ч. 2 ст. 111 ТК РФ. Второй выходной день вы вправе установить по своему усмотрению. В 99% компаний это суббота.

Теперь рассмотрим нерабочие праздничные дни. Многие работодатели годами используют одни и те же ПВТР, внося лишь небольшие дополнения и изменения. Но обычно они не учитывают последние изменения о нерабочих праздничных днях в ст. 112 ТК РФ. Последние изменения были в апреле 2012 года. В итоге новые праздники отсутствуют в ПВТР.

Сравните ваши ПВТР с положениями ст. 112 ТК РФ. Если есть разночтения, скорректируйте документ. Кроме того, советуем включите в ПВТР формулировку: «В случае внесения изменений в статью 112 Трудового кодекса РФ в части определения нерабочих праздничных дней применяются положения указанной статьи с внесенными изменениями».

Ошибка № 5: в ПВТР не указаны дни выплаты зарплаты. Закон требует, чтобы работодатели указывали дни выплаты заработной платы в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективных договорах, трудовых договорах (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Поскольку документы перечислены через запятую, следует вывод, что дни выплаты нужно закреплять во всех этих документах. Роструд поддерживает этот вывод.

Цитируем документ «Часть 6 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации <…> носит императивный характер и обязывает работодателя устанавливать дни выплаты заработной платы как в правилах внутреннего трудового распорядка и коллективном договоре (при его наличии), так и в трудовых договорах работников» (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1).

Если вы закрепили дни выплаты зарплаты либо только в ПВТР, либо только в трудовых договорах, исправьте это.

Не забудьте проверить, соответствуют ли дни выплаты заработной платы ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Данная норма говорит, что между выплатами двух частей зарплаты должно пройти не меньше 15 дней. Если вы установите иной период, инспектор оштрафует вас и обяжет скорректировать период.

Сроки проведения плановых выездных проверок*

1. 15 часов в год — для микропредприятий
2. 50 часов в год — для малых предпринимателей
3. 20 рабочих дней — для остальных компаний.

* Сроки проверок устанавливает ст. 13 Закона № 294-ФЗ.

Также работодатели часто вместо конкретных дней указывают периоды, в которые производится перечисление. Например, что зарплата выплачивается не позднее 20 числа текущего месяца и 5 числа месяца, следующего за отчетным. Это ошибка. Часть 6 ст. 136 ТК РФ требует указывать конкретные дни выплаты зарплаты. Пример безопасной формулировки: «20 числа текущего месяца работникам выплачивается первая часть заработной платы. 5 числа следующего месяца выплачивается окончательный расчет по заработной плате».

Комментарий эксперта

Даты выплаты зарплаты можно указать только в ПВТР

Александр Попов, шеф-редактор журнала «Трудовые споры»

Трудовые инспекторы считают, что дни выплаты заработной платы надо указывать не только в ПВТР, но и в трудовых, а также коллективных договорах. Они объясняют это тем, что ч. 6 ст. 136 ТК РФ перечисляет названные документы через запятую.

Инспекторы штрафуют тех работодателей, которые закрепляют дни выплаты заработной платы только в одном из документов. Например, только в трудовых договорах или только в ПВТР.

К счастью суды придерживаются иной точки зрения. Они считают, что указывать дни выплаты заработной платы во всех документах не нужно. Работодатель вправе выбрать документ, в котором закрепить дни выплаты заработной платы. Этого достаточно чтобы выполнить требование ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Такие выводы озвучены в апелляционных определениях Московского городского суда от 20.06.2012 № 11-10960/2012, ВС Республики Татарстан от 24.09.2012 по делу № 33-9875/2012.

Поэтому если вы указали дни выплаты заработной платы только в одном из документов, обратите внимание инспектора на судебную практику по этому вопросу. Если инспектор все же оштрафует вас, идите в суд. Победа у вас в кармане!

Ошибка № 6: в компании не разработан порядок индексации зарплат. Все работодатели должны индексировать заработные платы работников (ст. 134 ТК РФ). Порядок индексации для бюджетных компаний устанавливает закон. Коммерческие компании сами разрабатывают порядок индексации заработных плат. Его закрепляют в коллективном договоре, соглашении или локальном акте. На практике компании прописывают порядок индексации зарплат в положении об оплате труда. Если в вашей компании порядок индексации не регламентирован, исправьте это. Основным показателем индексации советуем выбрать индекс потребительских цен на товары и услуги по данным Росстата. А вторичным — показатель инфляции в процентах и коэффициенты индексации прожиточного минимума. Периодичность индексации советуем установить раз в год.

Дополните трудовые договоры недостающими условиями

После локальных актов инспектор изучит трудовые договоры с работниками. При плановых проверках инспекторы не всегда запрашивают копии трудовых договоров на всех работников. Обычно это происходит, когда в компании трудятся несколько тысяч сотрудников. В таком случае инспекторы запрашивают трудовые договоры выборочно. Например, договоры на 100 работников. А если в вашей компании трудятся несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы или иные категории работников, то договоры и на них. Также инспекторы запросят копии трудовых договоров с руководителем компании, его заместителями, главным бухгалтером, начальником отдела кадров и начальником отдела по охране труда.

Обратите внимание:

распределите копии документов по группам. Например, трудовые договоры с трудовыми договорами, локальные акты с локальными актами. Затем прошейте и заверьте каждую группу документов. Во-первых, вам не придется заверять каждый документ по отдельности. Во-вторых, вам и инспектору будет проще разобраться в документах.

Проверьте, закрепили ли вы в трудовых договорах необходимые сведения и условия. А именно: место работы, ИНН работодателя, условия оплаты труда и проч. Полный перечень вы найдете в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Если не хватает сведений, впишите их в трудовые договоры. Недостающие условия укажите в допсоглашениях к ним. Кроме того, проверьте, соответствуют ли положения трудовых договоров закону. Например, беременным нельзя устанавливать испытание при трудоустройстве (ч. 4 ст. 70 ТК РФ). Чтобы признать условие об испытании недействительным, заключите с работницей дополнительное соглашение к трудовому договору.

Разберем типичные ошибки в трудовых договорах.

Ошибка № 7: неверно указано место работы. Работодатели часто не закрепляют в трудовых договорах место работы сотрудников. Происходит это из-за того, что закон не раскрывает понятия «место работы». На практике под ним понимают конкретную компанию, расположенную в определенном населенном пункте (Обзор Верховного суда РФ от 26.02.2014). Поэтому в качестве места работы в договоре достаточно указать наименование компании.

Некоторые инспекторы требуют указывать в договорах помимо наименования компании и ее местонахождение. Чтобы избежать придирок контролеров, зафиксируйте в договоре название вашей компании и населенный пункт, где она зарегистрирована. Например: «Место работы сотрудника — ООО “ИвдельГрад”, город Москва». Также обратите внимание на трудовые договоры работников обособленных подразделений. Трудовой кодекс РФ требует указывать в качестве места их работы наименование подразделения и его местонахождение (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Например: «Работник принимается в филиал “Дальний” ООО “ИвдельГрад”, город Норильск».

Неправильно взамен места работы закреплять в трудовых договорах информацию о рабочем месте сотрудника. Рабочее место — это место, где непосредственно трудится работник (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). Вы не обязаны указывать информацию о нем в трудовом договоре.

Ошибка № 8: не указан размер оклада. Бывает, что работодатели не указывают в трудовых договорах размеры окладов работников. Вместо этого они делают в договоре ссылку на штатное расписание или положение об оплате труда. Такая схема незаконна. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы в трудовых договорах присутствовали размеры окладов работников (ч. 2 ст. 57). Например, так: «Работнику установлен оклад в размере 20 000 рублей».

10

рабочих дней — столько времени будет у вас, чтобы ответить на запрос инспектора по плановой документарной проверке (ч. 5 ст. 11 Закона № 294-ФЗ).

По общему правилу в трудовых договорах не нужно закреплять размеры надбавок, доплат и премий. Поэтому в договорах достаточно обозначить, какие надбавки, доплаты и премии полагаются работникам. Затем сделать ссылку на локальный акт или коллективный договор, который устанавливает размеры и условия их выплаты (письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1).

Обратите внимание, что есть две доплаты, которые указывают в трудовом договоре. Это районный коэффициент и процентная надбавка за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (рекомендации Минтруда от 23.07.1998 № 29).

Ошибка № 9: не указаны условия труда на рабочем месте. С января 2014 года работодатели должны включать в трудовые договоры условия труда работников на их рабочих местах (новое условие ввела ст. 12 Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ). Условия труда бывают оптимальными, допустимыми, вредными и опасными. Вредные условия делятся на четыре степени (ст. 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Эксперты определяют условия труда в ходе специальной оценки рабочих мест (до января 2014 года они определяли их в рамках аттестации рабочих мест).

Проверьте, внесли ли вы в трудовые договоры условия труда на рабочем месте. Если нет, сделайте это. Условия труда вы найдете в картах специальной оценки рабочих мест или в картах их аттестации (в зависимости от того, какая процедура проводилась).

Если ваша компания не проходила аттестацию и еще не завершила специальную оценку, внесите в договоры фразу: «Условия труда определяются по результатам специальной оценки условий труда, которая проводится в установленные законодательством сроки». Внести в трудовые договоры условия труда на рабочих местах вы сможете после того, как эксперты завершат специальную оценку.

Ошибка № 10: в договор не включено условие о социальном страховании работника. Инспектор оштрафует компанию, если не найдет в трудовых договорах условие об обязательном социальном страховании работников. При этом факт уплаты за работников страховых взносов не повлияет на его решение (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 02.04.2014 по делу № 33-3367/2014). Чтобы избежать штрафа, впишите в договор фразу: «Работник подлежит обязательному социальному страхованию в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами».

Ошибка № 11: отпуск в договоре разделен на части. Закон позволяет разделять ежегодный оплачиваемый отпуск на части (ст. 125 ТК РФ). Одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней. Продолжительность других частей закон не устанавливает. Но на практике некоторые работодатели закрепляют в трудовых договорах минимальную продолжительность остальных частей отпуска. Например, 7 дней. Такое условие ухудшает положение работника. Поэтому признайте его недействительным в дополнительном соглашении к договору.

Обратите внимание на другую ошибку. Некоторым категориям работников полагается основной удлиненный оплачиваемый отпуск. Например, несовершеннолетние работники отдыхают 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Будет неверно, если вы установите такому работнику только 28 дней отпуска. При этом не сыграет роли, что фактически вы предоставили ему 31 день. Оштрафуют вас за неверную формулировку в трудовом договоре.

Имейте в виду:

инспектор оштрафует вас за каждое нарушение, выявленное в рамках одной проверки (ч. 1 ст. 4.4 КоАП РФ). Например, первый штраф — за недочеты в ПВТР, второй — за недочеты в трудовых договорах, третий — за нарушение сроков выплаты заработной платы и т. д. Верховный суд РФ подтверждает правомерность наложения нескольких штрафов (постановления от 15.08.2014 № 60-АД14-11, № 60-АД14-12, № 60-АД14-13).

Ошибка № 12: работник не расписался в трудовом договоре. Работодатель и работник составляют трудовой договор в двух экземплярах и подписывают их (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). При этом работник расписывается на экземпляре договора работодателя дважды. Первой подписью он соглашается с условиями договора. Второй — подтверждает, что получил на руки свой экземпляр договора.

Часто в трудовом договоре работодателя отсутствует подпись работника о том, что он получил свой экземпляр. Обычно это происходит потому, что в договоре нет графы для подписи работника. Чтобы исправить нарушение, попросите работника написать в конце договора следующую фразу: «Экземпляр трудового договора от _______ № _______ на руки получил». Затем попросите его расписаться рядом с ней.

Кроме того, включите в шаблон трудового договора графу, где работники смогут расписаться, что получили свой экземпляр договора. Маловероятно, что в этом случае кто-то из них забудет поставить подпись при трудоустройстве.

Ошибка № 13: вместо трудового договора с работником заключен гражданский договор. Кроме трудовых договоров инспектор запросит у вас договоры гражданско-правового характера с работниками. Инспектор выяснит, подменяют ли такие договоры трудовые. Если все в порядке, санкций не последует. В обратном случае инспектор оштрафует компанию и обяжет заключить с работниками трудовые договоры.

Проверьте, нет ли в гражданских договорах с работниками условий, присущих трудовым договорам. Например, что работник ежедневно выполняет трудовую функцию, что ему выплачивают заработную плату, что он подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка или что ему полагается оплачиваемый отпуск. Если в гражданских договорах есть условия, характерные для трудовых, у вас два варианта действий. Первый — переоформите гражданские договоры без этих условий. Второй — заключите с работниками трудовые договоры.

Устраните ошибки в кадровых документах

Вы вправе опломбировать книгу учета движения трудовых книжек свинцовой, пластиковой, голографической или любой другой пломбой

Затем инспектор попросит у вас копии кадровых документов. Надо будет представить штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, книгу учета движения трудовых книжек, приказы о приеме на работу, личные карточки работников и проч.

Основная проблема с кадровыми документами заключается в том, что работодатели заполняют в них не все графы. Также в них часто забывают расписаться ответственные лица. Например, в табеле учета рабочего времени нет подписи директора об утверждении документа. Или в приказах о приеме на работу нет подписей работников об ознакомлении. Проверьте ваши кадровые документы. Если не хватает данных, впишите. При отсутствии подписей попросите работников расписаться.

Поговорим об ошибках, которые инспекторы находят в кадровых документах.

Ошибка № 14: книга учета трудовых книжек не опломбирована. Проблема с книгами учета движения трудовых книжек, как правило, одна — работодатели не пломбируют их или не скрепляют сургучной печатью. Требование о пломбе или сургучной печати устанавливает п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее — Правила № 225). Этот недочет инспекторы выявляют в 8 проверках из 10.

Требований к форме и материалу пломб нет. Вы вправе опломбировать книгу учета движения трудовых книжек свинцовой, пластиковой, голографической или любой другой пломбой. Пломбы и пломбираторы закажите в интернете или купите в канцелярском магазине. Обратите внимание, что для пластиковых или голографических пломб пломбиратор не нужен. Сургучные печати не используйте. Во-первых, их трудно найти в продаже. Во-вторых, они крошатся, что делает их ненадежными.

Кроме книги, инспектор запросит приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (абз. 2 п. 45 Правил № 225). Обычно такие функции возлагают на кадровика. Но даже если директор сам ведет и заполняет книжки, без приказа не обойтись. Если такого приказа нет, издайте его.

Ошибка № 15: отработанное работниками время не табелируется. Проверьте, правильно ли вы отразили в табелях время, которое отработали работники. Типичная ошибка — работник трудится в режиме «2 дня через 2 дня» по 10 рабочих часов в день. А из табеля следует, что он трудится с понедельника по пятницу по 8 рабочих часов в день.

Другая ошибка — работник трудился в выходной или сверхурочно, но информации об этом в табеле нет. Также часто в табелях не отражают время прогулов и опозданий работников.

Исправьте недочеты в ваших табелях. Для этого сопоставьте информацию в табелях с режимом рабочего времени работников, приказами о привлечении работников к работе в выходные или к сверхурочной работе, о дисциплинарных взысканиях за прогулы и опоздания.

Ошибка № 16: график отпусков утвержден с нарушением срока. Закон требует, чтобы работодатели утверждали график отпусков не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который он составлен (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Проверьте, когда вы утвердили график отпусков. Если позже крайнего срока, то утвердите график заново.

Разберем другую ошибку. Иногда работники просят перенести отпуск на другой срок. Например, по семейным обстоятельствам или из-за болезни. Перенос отпуска оформляют приказом. Затем корректируют график отпусков. В графе 8 указывают реквизиты приказа, которым перенесен отпуск. В графе 9 — новые даты отпуска. В графе 10 — причины переноса отпуска. Сравните ваш график с приказами о переносе отпусков. Если потребуется, внесите в график изменения.

Кроме того, проверьте, уведомляли ли вы работников за 2 недели о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если нет, подготовьте уведомления и попросите работников расписаться в них.

Комментарий эксперта

«Вилки» окладов не противоречат закону, если вы можете их обосновать

Владимир Васильев, юрист, заместитель директора (по безопасности) МОУ «Детгородковская средняя общеобразовательная школа»

Владимир Васильев, юрист, заместитель директора (по безопасности) МОУ «Детгородковская средняя общеобразовательная школа»

Трудовые инспекторы считают незаконными «вилки» окладов в штатном расписании. Вы сможете переубедить инспектора, если обоснуете разницу в окладах работников. Например, у одного работника выше квалификация. У другого больше объем должностных обязанностей.

Квалификацию вы подтвердите документами об образовании работника. Объем обязанностей — трудовым договором и должностной инструкцией. Убедить инспектора будет проще, если у вас есть локальный акт, который подробно регламентирует дифференциацию окладов работников.

Также обратите внимание инспектора на судебную практику о «вилках» окладов. Суды лояльно относятся к таким «вилкам», если работодатель обосновал их (кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 08.08.2011 по делу № 33-2789/11, апелляционные определения Мурманского областного суда от 25.09.2013 № 33-3322, Московского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-8152/2014 и от 07.05.2014 № 33-9873/2014).

Даже если инспектор вас оштрафует у вас есть все шансы оспорить это в суде.

Ошибка № 17: в штатном расписании предусмотрены «вилки» окладов. Инспекторы всегда обращают внимание на «вилки» окладов в штатном расписании. «Вилка» — это когда вместо точного размера оклада по должности работодатель отражает минимальную и максимальную суммы (например, «15 000 – 25 000 рублей»). Затем работодатель решает, кому платить больше, а кому меньше. Инспекторы считают, что если работники трудятся на одинаковых должностях, то и платить им нужно одинаково. Поэтому если в вашем штатном расписании предусмотрены «вилки», исключите их.

Обратите внимание:

инспекторы часто штрафуют работодателей за отсутствие инструкций по охране труда для пользователей персональных компьютеров. Дело в том, что инструкции по охране труда нужны по всем видам работ и существующим в компании профессиям и должностям (п. 5.1 Методических рекомендаций, утв. постановлением Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80). Если у вас такой инструкции нет, разработайте ее.

Ошибка № 18: форма расчетного листка не утверждена. Во время проверки инспектор спросит, выдаете ли вы работникам расчетные листки (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Закон не требует выдавать листки под роспись. Поэтому подготовьте письменные пояснения, что листки вы выдаете работникам на руки. Инспекторы принимают такие ответы.

Также инспектор попросит приказ об утверждении формы расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Если такого приказа нет, издайте его тем числом, когда начали использовать последнюю форму расчетного листка. Иначе вам грозит штраф за использование неутвержденной формы (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). Если у вас действует профсоюз, учтите его мнение при разработке формы листка (ч. 2 ст. 136, ст. 372 ТК РФ).

Ошибка № 19: в приказах нет нужной информации. Приказы нужны, чтобы принять работников на работу, уволить их, объявить им взыскания, поощрения или перевести на другую работу.

Ошибки в приказах заключаются, в основном, в том, что в них либо нет подписей работников, либо недостает сведений. Например, информация в приказе о приеме на работу должна соответствовать трудовому договору работника (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Часто работодатели забывают указать в приказах испытательный срок и реквизиты трудового договора.

В приказах об увольнении обычно нет реквизитов документа-основания увольнения (заявления, соглашения сторон и проч.). Так же отсутствуют реквизиты мотивированного мнения профсоюза об увольнении работника – члена профсоюза. Другая ошибка — на приказе об увольнении не делают запись о том, почему с ним не ознакомили работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Проверьте, нет ли в ваших кадровых приказах ошибок. Если не хватает информации, впишите ее. А если нет подписей работников, попросите их расписаться. Если кто-то из работников уже уволился, отправьте к ним курьера или кадровика с приказом.

Ошибка № 20: в личных карточках нет подписей работников. Обычно кадровики вносят в личные карточки работников всю необходимую информацию. Но не всегда они знакомят работников под роспись там, где это нужно сделать. Наиболее проблемный момент — в разд. III карточек нет подписей работников о том, что они ознакомлены с записями в трудовых книжках о приеме на работу и переводах. А в разд. XI нет подписи об ознакомлении с записью об увольнении.

Если в личных карточках ваших работников нет подписей, попросите работников расписаться. К уволенным работникам направьте курьера или кадровика.

Обратите внимание на другую типичную ошибку. На практике кадровики иногда не вносят в разд. VIII карточек сведения о предоставленных работникам отпусках (основного, дополнительного, неоплачиваемого). Если в ваших карточках разд. VIII не заполнен, внесите данные. Вам помогут графики отпусков и приказы о предоставлении отпусков.

25.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

Опломбирование журнала учета трудовых книжек где взять пломбу

На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки.Обычно такие пломбы имеют индивидуальный неповторяющийся номер, помимо этого на них, по желанию заказчика, могут быть нанесены логотип компании, графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего. О вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить. Удобство использования подобного вида пломбы заключается еще и в том, что она плоская, поэтому не создает помех при заполнении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и по сравнению с сургучной печатью или свинцовой пломбой более устойчива к повреждениям.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

После опечатывания или опломбировки, заменить лист в журнале при исправлении записи будет невозможно. Этого не позволит сделать пломба, прикреплённая на кончик нити или зафиксировавшая нить в одном положении.

Внимание

ГОСТ 31282 -2004 представляет широчайший спектр возможных для применения пломб. Однако в данном случае могут использоваться те, что пригодны для применения к делопроизводству.

Важно

Силовые пломбы здесь не сыграют определённой роли, наиболее приемлемым вариантом будут контрольные номерные. Самое важное в опломбировке или опечатывании – установление идентификатора, уникального номера пломбы.

Установленные критерии законодательством Положения ГОСТ 31282 -2004 определяют критерии пломб, установленные законодательством.

Опечатывание журналов трудовых книжек

Инфо Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом. Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:

1. Расплавить сургуч.

Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г., до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ.Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением — отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка СКР®2+. Дело сделано: инспектору — выявленное нарушение, а вам — штраф! Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона… Но сначала придется в них разобраться.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Это быстро и бесплатно! Оглавление:

• Основные требования
• Пошаговая инструкция: как прошить журнал?
• Как правильно оформить лист для закрепления ниток
• Правила опломбировки и выбор пломбы
• Что потребуется?
• Установленные критерии законодательством
• Критерии выбора
• Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?
• Заключение

Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.

Можно защитить пломбами сам сейф и особый журнал учета официальных персональных документов с записями о трудоустройстве. Шпагат банковский Сургуч Правила оформления журнала движения трудовых книжек

• Постраничная нумерация.
• Сквозное шнурование.
• Наличие заверяющей подписи руководителя предприятия (компании).
• Сургучная печать или пломба.

В пункте 41-ом официальных Правил хранения и ведения трудовых книжек описано, как опечатать журнал учета.

1. СУРГУЧ. Следует прошить прочной нитью все пронумерованные листы книги и вывести свободные концы нити за последнюю страницу (снизу). Затем связать нить узлом и закрепить его сургучной печатью.

Нанесение печати из сургуча позволено законом, но неудобно практически. Печать должна расположиться у самого корешка, скрепляя концы прошивочной нити.Возможно, сделать пломбировочное устройство:

1. С логотипом организации.
2. В виде металлической печати.
3. В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
4. С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
5. С элементами электронной памяти.

Классические пломбы представляют собой:

• изделия из свинца;
• из пластика;
• металлический контролёр МК-1;
• металлические клипсы МК.

Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки. Широкий выбор предполагает различные способы установки пломб. Однако все способы имеют общие функции, что позволяет осуществить установку самостоятельно.

Опломбирование журнала учета трудовых книжек где взять пломбу

Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы. После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений. При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции. Заключение. По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом.

Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно! Оглавление:

• Прошивка
• Опломбирование
• Заключение.

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом. При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

Прошивка В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка. Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Вопрос Возможно ли книгу учета движения трудовых книжек опломбировать пленочной пломбой? какого рода пломбу вообще можно применить? если можно, приведите, пожалуйста, пример или образец. большое спасибо за помощь! Ответ Ответ на вопрос: Согласно п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Читайте об учете трудовых книжек еще больше по ссылке.К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке и опломбированию документов. Однако с учетом практики, по нашему мнению, целесообразно именно опломбировать книгу учета, т.к.

helpcredits.ru

Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек

Если в вашей компании порядок индексации не регламентирован, исправьте это. Основным показателем индексации советуем выбрать индекс потребительских цен на товары и услуги по данным Росстата. А вторичным — показатель инфляции в процентах и коэффициенты индексации прожиточного минимума. Периодичность индексации советуем установить раз в год. Дополните трудовые договоры недостающими условиями После локальных актов инспектор изучит трудовые договоры с работниками. При плановых проверках инспекторы не всегда запрашивают копии трудовых договоров на всех работников. Обычно это происходит, когда в компании трудятся несколько тысяч сотрудников. В таком случае инспекторы запрашивают трудовые договоры выборочно. Например, договоры на 100 работников. А если в вашей компании трудятся несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы или иные категории работников, то договоры и на них.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Важно

Шпагат хорош для прошивки толстых пачек документов, которые практически не используются. Но в журнале, которым будете пользоваться, узлы шпагата «встанут колом», что будет создавать помехи при внесении записей и, вполне возможно, приведёт к помаркам в записях и к сделанным, в связи с этим, замечаниям.

Нитки будут слишком тонкими. Они могут рваться сами, а также разрывать листы бумаги в местах скрепления их нитью. Естественно, такой журнал истреплется, не успев закончиться, что также чревато серьёзными проблемами.

При использовании ниток десятого номера вам придётся воспользоваться иглой. В некоторых случаях продёрнуть нить поможет вязальный крючок, которым скрученную нить легко можно поддеть с другой стороны журнала за её краешек, загнутый в виде петельки. Можно использовать канцелярский клей или лак для ногтей, смазав кончики нити для большей жёсткости.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения: Пример 1 Заверительная надпись на опломбированной книге учета СвернутьПоказать Пример 2 Заверительная надпись на опломбированной книге учета СвернутьПоказать То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?

Инфо

Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги. Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.

Внимание

Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки.

По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Действительно, постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в соответствии с которой приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Такие же требования на практике применяются и по отношению к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, за ведение которой отвечает кадровая служба (специально назначенный приказом руководителя сотрудник, обычно из отдела кадров). Данные книги учета наилучшим образом обеспечивают функцию охраны документов / бланков, сведения о которых вносятся в книги, защищают от фальсификации записей, подмены или потери листов.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Также инспекторы запросят копии трудовых договоров с руководителем компании, его заместителями, главным бухгалтером, начальником отдела кадров и начальником отдела по охране труда. Обратите внимание: распределите копии документов по группам.

Например, трудовые договоры с трудовыми договорами, локальные акты с локальными актами. Затем прошейте и заверьте каждую группу документов. Во-первых, вам не придется заверять каждый документ по отдельности.

Во-вторых, вам и инспектору будет проще разобраться в документах. Проверьте, закрепили ли вы в трудовых договорах необходимые сведения и условия.

А именно: место работы, ИНН работодателя, условия оплаты труда и проч. Полный перечень вы найдете в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ.

Если не хватает сведений, впишите их в трудовые договоры. Недостающие условия укажите в допсоглашениях к ним.

Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек

Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид. Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы. Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении. Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:

1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить.

Как правильно опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек? Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно! Оглавление:

• Прошивка
• Опломбирование
• Заключение.

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом. При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

Прошивка В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка. Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

• пронумерован;
• прошит;
• подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек» После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

redtailer.ru

Пломбирование журналов учета трудовых книжек

Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:

• журнал приходно-расходный по учету бланков трудовой книжки и приложений к ним;
• журнал учета движения книжек сотрудников.

Приходно-расходная книга, согласно п. 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации. Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Он соединяет 3 фрагмента:

• обложку;
• пломбировочную нить;
• печать.

Искусственно созданное единство при вмешательстве будет практически сразу же разрушено, что позволит обнаружить проблему и принять своевременные меры к исправлению ситуации.

Важно

Наклеенный листок играет важную роль в дальнейшем процессе, при опломбировке.

Инфо

Правила опломбировки и выбор пломбы Наиболее надёжной защитой будет являться пломба, что указано в Правилах № 225, которые оглашают, что журнал должен быть скреплён сургучной печатью или опломбирован.

Что потребуется? Для опломбировки потребуется сургучная печать или пломба, которые полностью перекроют возможность вмешательства в записи журнала и будут подтверждением признака целостности записей или указывать на нарушение. То есть пломба – это защита от несанкционированного вмешательства.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать. Заключение Прошить и опломбировать журнал учета трудовых книжек необходимо. Однако при творческом подходе этот процесс может стать не только обязанностью, но и творческим процессом.

Представив, что этот журнал – лицо предприятия, так как записи вносятся под роспись увольняющихся сотрудников, может возникнуть желание не только оформить его по всем правилам, но и внести элементы дизайна, что позволяет современный рынок, предлагающий многообразие вариантов пломб.

Внимание

А инспекторы ГИТ, которые любят начинать проверку с правильности оформления журнала, получат эмоциональное удовольствие, что также немаловажно.

Опечатывание журналов трудовых книжек

Стандарта в расстоянии между швами не предусмотрено, наиболее удобно будет отступить по 5-7 сантиметров в стороны от центрального отверстия.

• Нить должна быть введена со стороны задней части обложки и вытягиваться наперёд через 2 крайних отверстия.
• Аккуратно вытянув концы нити наперёд, выровняйте и соедините их.Затем поочерёдно или вместе проденьте сквозь центральное отверстие, вытянув с лицевой части обложки – в сторону задней стенки.
• Если нить не прочная, процесс повторите несколько раз, но не затягивайте нити туго, избегая разрывов бумаги при использовании журнала.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты. Скачать Правила опломбирования ГОСТ 31282-2004 Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения.

Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры.

Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам.

Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

• пронумерован;
• прошит;
• подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек» После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать.

В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность. Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

legeterra.ru

---

• 
  Оперативный журнал осмотра теплового пункта форма
• 
  Оперативный журнал газовой котельной образец заполнения
• 
  Отправлять журнал на внешний сервер zyxel
• 
  Как очистить журнал звонков в скайпе
• 
  Как очистить журнал звонков в вайбере
• 
  Журналы лола для барби все выпуски
• 
  Журнал юный художник читать онлайн бесплатно
• 
  Журнал эйвон последний номер в белоруссии
• 
  Журнал учета срабатывания пожарной сигнализации образец
• 
  Журнал учета проживающих в гостинице образец
• 
  Журнал учета карантина в детском саду