Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Сроки хранения документов кадрового делопроизводства. Срок хранения журнала учета посетителей
Как определить срок хранения журналов, которые не указаны в Типовом перечне? | Вопросы подписчиков
Есть еще дополнительные вопросы по номенклатуре дел (ранее уже задавали). 1) Вопросы по номенклатуре дел:а) Как определить срок хранения журналов, которые не указаны в Типовом перечне? Вопрос касается следующих документов:- Журнал передачи персональных данных клиентов;- Журнал учета передачи персональных данных работников;- Журнал регистрации уведомлений, выданных работникам.б) Необходимо ли создавать экспертную комиссию и обращаться за консультацией по срокам хранения указанных журналов в городской архив? Если да, в каком порядке это следует сделать?в) В одном из ответов экспертов на аналогичный вопрос было сказано:"Отметим, что Перечень может не содержать точное наименование документа, образовавшегося в процессе деятельности организации. В этом случае при определении сроков хранения необходимо установить к какой категории относится данный документ (Перечень устанавливает 12 категорий). И далее определить типовые признаки документа, которые соответствуют определенной статье, содержащейся в данной категории.Таким образом, конкретный документ может быть отнесен к определенному типу документов, срок хранения которых установлен Перечнем".Если экспертную комиссию создавать не нужно, то к каким статьям Типового перечня можно отнести вышеперечисленный журналы?
Ответ на вопрос:
а) Как определить срок хранения журналов, которые не указаны в Типовом перечне? Вопрос касается следующих документов:- Журнал передачи персональных данных клиентов;- Журнал учета передачи персональных данных работников;- Журнал регистрации уведомлений, выданных работникам.
Не пропустите: главные изменения в кадровой работе
Что принято и вступило в силу в этом месяце.
Узнать подробности
Сроки, в течение которых нужно хранить документы, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ http://www.1kadry.ru/#/document/99/901912288/?step=294 и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 http://www.1kadry.ru/#/document/99/902233422/?step=296.
Читайте об обязательных журналах учета в кадровом делопроизводстве еще больше по ссылке.
Согласно пункту
| 666 | Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | 75 л. ЭПК |
Можно сделать вывод, что и журналы передачи персональных данных клиентов; Журнал учета передачи персональных данных работников нужно хранить также 75 лет.
Подробнее о Журнале учета командировок мы писали здесь.
- Журнал регистрации уведомлений, выданных работникам.
Срок хранения журнала – 75 лет (ст. 654 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558)).
б) Необходимо ли создавать экспертную комиссию и обращаться за консультацией по срокам хранения указанных журналов в городской архив? Если да, в каком порядке это следует сделать?
Читайте о Сроках хранения документов по номенклатуре дел больше информации в статье по ссылке.
Полагаем, что необходимости в этом нет.
в) В одном из ответов экспертов на аналогичный вопрос было сказано:"Отметим, что Перечень может не содержать точное наименование документа, образовавшегося в процессе деятельности организации. В этом случае при определении сроков хранения необходимо установить к какой категории относится данный документ (Перечень устанавливает 12 категорий). И далее определить типовые признаки документа, которые соответствуют определенной статье, содержащейся в данной категории.Таким образом, конкретный документ может быть отнесен к определенному типу документов, срок хранения которых установлен Перечнем".Если экспертную комиссию создавать не нужно, то к каким статьям Типового перечня можно отнести вышеперечисленный журналы
Пункты Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558- указаны выше по тексту.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Популярные вопросы
1.Ответ: Сколько лет нужно хранить кадровые документы
Н.З. Ковязина
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу, а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах, в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Такой порядок предусмотрен в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
Приказы о предоставлении ежегодных и учебных отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах, достаточно хранить только пять лет.
Такой вывод следует из пунктов 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Внимание: изменения в сроки хранения документов по личному составу, которые внесла статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, касаются только документов, срок хранения которых ранее составлял 75 лет. При этом законодатели допустили недоработку, поскольку формально добились увеличения сроков хранения для всех групп документов по личному составу. А именно для тех, по которым предусмотрен срок хранения пять лет согласно пунктам 19 и 665 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. В настоящее время готовится законопроект, который внесет изменения в Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и устранит возникшую недоработку. Как разъясняют специалисты Роструда, до принятия этих изменений следует применять сложившуюся систему определения сроков хранения документов согласно перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, во избежание каких-либо недоразумений и штрафов и не выделять к уничтожению документы по личному составу.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Подробнее о Журнале регистрации отпусков мы писали здесь.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
© Материал из КСС «Система Кадры» Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru Дата копирования: 10.08.2016
10.08.2016
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт Системы Кадры
Какой срок хранения документов в архиве организации?
Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.
Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
Нюансы исчисления сроков хранения
Итоги
Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
|
Вид документа |
Срок хранения, лет (минимальный) |
|
Кадры |
|
|
Документы по личному составу: |
|
|
75 |
|
50 |
|
Эти сроки, в частности, касаются:
|
|
|
Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы). |
1–5 |
|
Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?». |
|
|
Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ) |
|
|
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых) |
75 |
|
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований |
75 |
|
Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований) |
45 |
|
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ |
10 |
|
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания |
1 |
|
См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?». |
|
|
Бухгалтерия и налоги |
|
|
Годовая бухотчетность |
Постоянно (пока фирма существует) |
|
Отчетность в ФСС: |
|
|
Постоянно (пока фирма существует) |
|
|
6 |
|
|
Отчетность в ПФР: |
|
|
6 |
|
|
75 |
|
Сведения о доходах физлиц |
5 |
|
Налоговые декларации и регистры |
5 |
|
Учетная политика, включая приложения к ней |
5 |
|
Бухгалтерская первичка и регистры |
5 |
|
Кассовые документы |
5 |
|
Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?». |
|
|
Счета-фактуры |
4 |
|
По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?». |
|
Нюансы исчисления сроков хранения
Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.
Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.
О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».
Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.
Поясним оба нюанса на примере.
Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ
Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:
- Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
- Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
- Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.
Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.
О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.
nalog-nalog.ru
| ВИД ДОКУМЕНТА | НОРМАТИВНЫЙ АКТ | СРОК ХРАНЕНИЯ |
| Обязательные документы | ||
| Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним | ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ | 75 лет (ст. 657 ПТУАД*) |
| Договоры о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности | ст. 244 ТК РФ | 5 лет (ст. 457 ПТУАД) |
| Ученический договор | ||
| График отпусков | ст. 123 ТК РФ | 1 год (ст. 693 ПТУАД) |
| Трудовые книжки и книги по их учету | ст. 66 ТК РФ | 1) до момента прекращения трудового договора (п. 35 правил ведения и хранения трудовых книжек) |
| 2) до востребования в случае, если не была получена родственниками в результате смерти работника | ||
| 3) невостребованные - 75 лет (ст. 664 ПТУАД) | ||
| Табель учета рабочего времени | ст. 91 ТК РФ | 1) 5 лет (ст. 586 ПТУАД) |
| 2) 75 лет - при наличии вредных и опасных условий труда | ||
| Личная карточка работника | п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек | 75 лет (ст. 658 ПТУАД) |
| Штатное расписание | ст. ст. 15, 57 ТК РФ | постоянно (ст. 71 ПТУАД) |
| Локальные нормативные акты работодателя: | ||
| а) правила внутреннего трудового распорядка | ст. 189 ТК РФ | 1 год после замены новым (ст. 773 ст. 189 ПТУАД) |
| б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персонльных данных работников | ст. 87 ТК РФ | постоянно по месту их разработки и утверждения (ст. 655 ПТУАД) |
| в) положение об оплате труда и премировании | ст. 135 ТК РФ | постоянно по месту их разработки и утверждения (ст. 411 ПТУАД) |
| г) локальный нормативный акт (ЛНА) | ст. ст. 57, 101 ТК РФ | постоянно (ст. 570 ПТУАД) |
| д) ЛНА, предусматривающий разделение рабочего дня на части | ст. 105 ТК РФ | |
| е) ЛНА, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения доп. Проф. Образования | ч. 2 ст. 196 ТК РФ | см. разд. 8.3. ПТУАД |
| Приказ об утверждении расчетного листка | ч. 1 ст. 136 ТК РФ | 75 лет (ст. 19 ПТУАД) |
| Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов | ст. 20 ТК РФ | 5 лет и постоянно (ст. 60, 61 ПТУАД) |
| Положение о филиале, представительстве | п. 4 ст. 5 Закона N 14-ФЗ, п.4 ст.5 ФТ 208-ФЗ, п.4. ст.5. N 161-ФЗ | постоянно (ст. 50 ПТУАД) |
| Положение о хранении коммерческой тайны | НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ В НЕКОТОРЫХ СЛУЧАЯХ в силу положений ТК РФ | постоянно (ст. 62 ПТУАД) |
| Документы по охране труда | см. раздел 7.3 ПТУАД | |
| График сменности | ст. 103 ТК РФ | 5 лет (ст. 586 ПТУАД) |
| 75 лет - если условия труда являются тяжелыми | ||
| Документы, относящиеся к воинскому учету граждан | п.7 ст. 8 ФЗ от 28.03.1998 N 53-ФЗ | Переписка по воинскому учету работников - 3 года (ст. 690 ПТУАД) |
| Приказы (распоряжения) | ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст.ст. 229, 402 ТК РФ) | постоянно - приказы, распоряжения по основной (профильной) деятельности |
| 75 лет - по личному составу (ст. 19 ПТУАД) | ||
| Иные документы | Различны. (ст. ст. 183, 665) | |
| Рекомендуемые документы | ||
| Личное дело | ст. 42 Закона N 79-ФЗ | |
| Коллективный договор | ст. ст. 5, 8, 15 ТК РФ | постоянно (ст. 576 ПТУАД) |
| Должностная инструкция | 75 лет (ст. 77 ПТУАД) | |
| Положение о порядке прохождения испытания | постоянно (ст. 50 ПТУАД) | |
| Положение о структурном подразделении | постоянно (ст. 50 ПТУАД) | |
| Журналы и книги учета | ||
| Книга учета движения трудовых книжек вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков тр. Книжки и вкладыша в нее | Обяззательна для ведения работодателя за ислючением работодателя - физ. Лица, не являющегося ИП (ст. 695 ПТУАД) | |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. | Обязательна (Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н) | 5 лет (ст.695 ПТУАД) |
| Журнал учета проверок | Обязательный | |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Обязательный (ст.230.1 ТК РФ) | 45 лет. Однако, согласно ст. 630 ПТУАД срок годности постоянный |
| Журнал ознакомления с ЛНА | Не обязателен (ст.68 ТК РФ) | |
| Журнал учета направлений на мед. Осмотр | Обязательный (абз. 4 п.8 Порядка проведения обязательных предварительных и переодических медицинских осмотровработников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Срок хранения - постоянный (ст. 645 ПТУАД) | |
| Журнал учета трудовых договоров | Не обязательный | 75 лет (ст. 695 ПТУАД) |
| Журнал учета приказов по личному составу | Не обязательный | 75 лет - прием, перевод, увольнение работников |
| 3 года - отпуск (ст.695 ПТУАД) | ||
| Журнал учета личных дел | Не обязательный | 75 лет (ст.695 ПТУАД) |
| Журнал учета листков временной нетрудоспособности | Не обязательный | 5 лет (ст. 897 ПТУАД) |
| Журнал учета справок | Не обязательный | 5 лет (ст. ст. 252, 695 ПТУАД) |
| Журнал учета работников | ||
www.elantra-consult.ru
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Разбираемся со сроками на примере
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Итоги
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должна храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».
Разбираемся со сроками на примере
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.
За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Об оформлении актов выполненных работ читайте в статье «Акт сдачи-приемки выполненных работ - образец на 2017 г.».
Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.
Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»
|
Документ ООО «Ландшафтный дизайн» |
Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558 |
|
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности |
В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор |
|
Договоры и дополнительные соглашения к ним |
В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня) |
|
Доверенности на получение денег и ТМЦ |
Не менее 5 лет |
|
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат |
Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75 |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Не менее 75 лет |
|
Трудовые договоры и личные карточки работников |
В течение 75 лет |
|
Табели, журналы учета рабочего времени |
Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда) |
|
Сведения о доходах физлиц |
Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет |
|
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность |
Постоянно* |
|
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов |
Не менее 5 лет |
|
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др. |
Не менее 5 лет |
|
Карточки учета основных средств |
Не менее 5 лет после ликвидации объекта |
|
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли |
Не менее 5 лет |
|
Отчетность в ФСС |
Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет |
|
Отчетность в Пенсионный фонд |
Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет |
|
Индивидуальные сведения в ПФР на работников |
Не менее 75 лет |
|
Отчетность в статистику: – годовая; – полугодовая и квартальная; – единовременная; – месячная |
Постоянно*.5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности |
|
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах |
Не менее 5 лет |
Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.
Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.
Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.
См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».
Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации
В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.
Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.
ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.
Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в материале «Ст. 252 НК РФ (2017): вопросы и ответы».
Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.
Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2017 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2031 года.
Подробнее о нюансах учета убытка читайте в статье «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2017 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2021 года.
Итоги
Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
nalog-nalog.ru
Порядок хранения документов
Порядок хранения документов на предприятиях регламентируется и на государственном, и на ведомственном уровне. При разработке правил учета и хранения документов в организации следует, прежде всего руководствоваться спецификой ее производственной деятельности и сложившейся практикой функционирования системы делопроизводства.
Из статьи вы узнаете:
Для чего необходимы учет и хранение документов в организации
Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально. Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне. 
Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.
Учет и хранение документов в организации позволяет однозначно идентифицировать каждый документ путем присвоения ему уникального регистрационного номера, обеспечить его сохранность и оперативный поиск. Минимизация времени и усилий, затрачиваемых на поиск документов, существенно повышает производительность труда сотрудников и дает возможность предъявлять испрашиваемые контролирующими органами бумаги сразу, по мере поступления запросов.
Регистрация и порядок хранения документов в организации должны быть регламентированы в соответствии с их типом и характером производственной деятельности компании, учитывать особенности ее структуры и организационных процессов.
Порядок и сроки хранения документов различного типа
Общие положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке локального нормативного акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов на предприятии, изложены в:
Обратите внимание: Если предприятие организовано в форме акционерного общества, то есть, его деятельность связана с ценными бумагами, порядок и сроки хранения документов в организации должны соответствовать особым требованиям, устанавливаемым Постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».
Порядок и сроки хранения уставных документов
Уставные документы имеют первостепенное значение в деятельности организации и хранятся особым образом — в отдельной папке, которую помещают в сейф, доступ к которому имеют только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя. Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов возлагается на руководителя или главного бухгалтера предприятия. Бумажные оригиналы уставных документов сейчас почти не используются — после регистрации предприятия в ЕГРЮЛ вся необходимая информация находится в открытом доступе.
Срок хранения уставных документов — не ограничен и в случае ликвидации компании они передаются на архивное хранение специализированной организации в установленном порядке.
Читайте также:
Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета
По окончании календарного года эти документы подшиваются в дела, папки с которыми еще 3-4 года хранятся в специально оборудованных шкафах в бухгалтерии, а затем передаются на хранение в архив предприятия.
Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.
Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны хранится на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок хранения документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела.
В таблице представлены сроки, установленные для хранения разных видов документов бухгалтерского и налогового учета.
|
Наименование документа |
Срок хранения |
|
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности |
5 лет |
|
Лицевые карточки, счета работников |
75 лет |
|
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет |
постоянно |
|
Исполнительные листы работников |
до минования надобности |
|
Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками |
до замены новыми |
|
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды |
6 лет |
Читайте по теме в электронном журнале
Порядок хранения документов кадрового учета
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, обеспечивающем их сохранность в случае пожара или затопления. Другие документы кадрового учета хранятся в специально оборудованных шкафах, обеспечивающих отсутствие к ним несанкционированного доступа в соответствии с законодательством о персональных данных. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, они представлены в таблице:
|
Документы по личному составу |
Созданные до 2003 года |
Созданные после 2003 года |
|
Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов |
75 лет с даты создания |
50 лет с даты создания |
|
Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности |
75 лет со дня поступления |
50 лет со дня поступления |
|
Сформированные в иных организациях |
75 лет с даты создания |
50 лет с даты создания |
Обратите внимание: уничтожение этих документов допускается на основании соответствующего акта, то есть, только после того, как была проведена экспертиза их практической, научной, исторической и культурной ценности. Образец акта о выделении документов к уничтожению можно скачать здесь.
Каким документом регламентируется порядок хранения документов
На предприятии должен быть разработан свой список документов, подлежащий обязательному хранению. Приказ о порядке хранения документов в организации, пример представлен ниже.
В большинстве случаев порядок хранения документов в организации регламентируется архивным законодательством Российской Федерации и Перечнем №558, но нормативные акты, разработанные на государственном уровне не могут охватить все то разнообразие документов, которое генерируется в процессе деятельности предприятий. В таких случаях в качестве регламентов можно воспользоваться отраслевыми и ведомственными перечнями, например:
Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ;
Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ;
Перечнем документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его системы, с указанием сроков хранения;
Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.
Данные регламенты могут применяться в качестве справочников и теми компаниями, деятельность которых осуществляется в смежных областях.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
