Требования к ведению журналов на предприятии. Необходимость ведения журнала учета рабочего времени работников в компании

Приветствую, уважаемые друзья! Давно уже хотел положить эту заметку в копилку рубрики «ЛИКБЕЗ», но всё что-то руки не дотягивались.

Наверняка многие из специалистов по охране туда делают «это самое», а именно — сшивают и нумеруют журналы регистрации вводного инструктажа, журналы регистрации инструктажа на рабочем месте (далее — журналы по охране труда). Угадал?

Дело по вышиванию крестиком может и приятное, но вот требования нумеровать, сшивать и скреплять печатью журналы по охране труда закреплены только в некоторых межотраслевых/отраслевых правилах.

Например, только в Межотраслевыми правилами по охране труда на автомобильном транспорте есть требования сшивать, нумеровать и скреплять печатью журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

По крайней мере, мне, на данный момент, известно только об этих правилах. И то, за это спасибо Игорю Панюгину. Я ещё в самом начале своей профессиональной деятельности из одного учебного центра твёрдо уверовал, что вообще нет ни одного НПА, в котором содержаться требования по сшиванию, нумерации и скреплению печатью журналов вводного и на рабочем месте. Да и так, у кого спрашиваю, никто не знает. А вот Игорь Панюгин знал, и подсказал.

Касательно других журналов, Правилами по охране труда при эксплуатации электроустановок предусмотрено сшивать, нумеровать и т.д. следующие журналы:— Журнал учёта работ по нарядам и распоряжениям;— Журнал учёта проверки знаний правил работы в электроустановках для организаций электроэнергетики.

Правилами по охране труда при работах на радиорелейных линиях связи:— Журнал учёта работ по нарядам и распоряжениям.

Не исключено, что требования сшивать, нумеровать и скреплять печатью определённые журналы содержатся и в других правилах по охране труда.

Если в межотраслевых/отраслевых правилах относящихся к вашему виду деятельности нет таких требований, и на проверке государственный инспектор труда скажет, что вы нарушили, то смело попросите его показать, где написано чёрным по белому, что журналы по охране труда надо нумеровать, сшивать и скреплять печатью.

На этой оптимистичной ноте разрешите откланяться! До новых заметок!

срок хранения, распоряжение о ведении

Трудовой Кодекс обязывает работодателей производить учет всего отработанного времени всех своих сотрудников, обычно для этого используется табель учета отработанного времени. Но в некоторых компаниях в дополнение к этому также заводят еще журнал для учета рабочего времени.

Общие сведения о журнале учета рабочего времени сотрудников

Понятие и обязательность ведения

Основное отличие журнала для учета рабочего времени от табелей состоит в том, что в последнем учитывают количество отработанных часов, а в журнале отмечается время прихода сотрудника и его ухода. Законодательство не обязывает администрацию предприятия вести его в обязательном порядке, поэтому это решает сам работодатель.

Данный документ оформляется в виде журнала, в котором в столбцы вносятся необходимые данные, а в строки вписываются конкретные работники и информация об их рабочем дне.

Для тех, кто ведет учет рабочего времени при помощи 1С, будет полезно следующее видео:

Его предназначение

Ведение журнала преследует несколько целей:

В конце месяца по результатам, занесенным в журнал будут составляться табеля учета рабочего времени, или табельщик просто с ним сверяется.

Форма

В журнале могут быть отражены все сведения сразу, либо можно завести несколько журналов, предназначенных для разных случаев:

Приказ о ведении

Журнал учета рабочего времени будет относиться к внутренним документам организации и частью ее делопроизводства, а значит, его ведение должно быть оформлено соответствующим образом. В первую очередь необходимо разработать форму журнала и утвердить ее приказом-распоряжением.

Затем издается следующий приказ, непосредственно о введение журнала в действие. Оно составляется в свободной форме и в нем подробно расписывается следующая информация:

Далее приказ подписывает руководитель и содержащаяся в нем информация доводится до сведения работников. Также необходимость ведения журнала можно внести в один из локально – нормативных актов предприятия: правила распорядка рабочего дня, инструкцию по делопроизводству.

Оформление документа

При оформлении журнала учета рабочего времени необходимо следовать правилам оформления всех остальных журналов, ведущиеся на предприятии – в соответствии с правилами оформления таких документов.

Требования

К оформлению журнала учета рабочего времени работников в компании предъявляются требования, указанные ниже:

Табель учёта рабочего времени и его ведение описаны этим видеороликом:

Заполнение

Журнал заполняет ответственный сотрудник, все данные должны вноситься строго в колонки, предназначенные для них. Если предусмотрена графа для подписей, то расписывающийся работник должен быть ознакомлен с записью.

Доступ к журналу должен иметься только у сотрудника, отвечающего за его ведение.

Скачать бесплатно бланк журнала вы можете здесь.

Образец заполнения журнала учета рабочего времени

Общие правила

При ведении журнала необходимо придерживаться следующих правил:

Нюансы для специальных профессий

Поскольку для журнала нет унифицированной формы, а его ведение не предусмотрено законом, то все нюансы ведения для различных профессий (пр. военнослужащих по контракту, педагога-психолога и т.п.) будут зависеть от формы разработанного журнала и того, какая информация в нем отражается.

Периодичность заполнения

Периодичность заполнения журнала зависит от того, какие данные вносятся в данный документ, но в любом случае должно соблюдаться правило: «заполнение журнала по факту». Это значит, что записи вносятся в журнал непосредственно при появлении работника на его рабочем месте или при его уходе.

Прошивание

Журнал учета необходимо оформлять, как и все прочие журналы, то есть пронумеровать и прошить. Нумерация должна быть сквозной, начиная с первого листа. Затем журнал прошивается, и прошивка пломбируется прямоугольником бумаги, на котором указано количество прошитых листов.

Ответственный за ведение

Работника, который будет отвечать за ведение журнала назначает руководитель. Чаще все эта обязанность возлагается на следующие должности:

На две последние должности обязанность по ведению журнала целесообразно возлагать, только если численность работников предприятия не велика.

Срок хранения

Поскольку журнал учета рабочего времени работников не входит в перечень обязательной документации, то и конкретные сроки хранения для него не определены. Исходя из того, что журнал является первичным документом для составления табеля, то сроки хранения этих документом должны быть равны.

Таким образом, можно выделить два срока хранения журнала:

Поскольку журнал может вестись не один год, то срок его хранения необходимо отсчитывать от даты последней записи.

Журнал учета рабочего времени работников, хотя и не является обязательным к ведению документом, ведется на многих предприятиях. Он является часть делопроизводства организации, поэтому при его ведении и оформлении необходимо соблюдать правила оформления документации.

Суммированный учет рабочего времени и правила его ведения рассмотрены этим видеороликом:

Инструкция по ведению журнала

в МОБУ ДОД «Уфимский районный Дом детского творчества»

(для педагогов дополнительного образования детей)

Журнал учета занятий учебных групп и коллективов является нормативным финансовым документом. Перед тем как начать заполнение журнала, педагогу необходимо ознакомится с:

Общие требования к заполнению учебных журналов:

1. Ведение журнала должно осуществляться в системе, согласно утвержденного расписания и образовательной программе в соответствии с официальной лицензией;

2. Записи в журнале должны вестись четко, аккуратно и регулярно, без исправлений (особенно относительно даты проведения занятий и названия тем занятий).

3. Журнал рассчитан на учебный год и ведется в каждой группе.

4. Каждый разворот журнала, на котором ведется «Учет посещаемости и содержание проведенной работы» может быть использован для заполнения в течение одного месяца;

5. На обложке учебного журнала (или страница 1-я) записывается:

Все изменения расписания утверждаются заместителем директора по учебно-методической работе.

6. Разворот – второй-третьей страниц (и последующие) предназначен для «Учета посещаемости и содержания проведенной работы» и заполняется педагогом дополнительного образования. Последующие развороты «Учета посещаемости содержания проведенной работы» заполняются аналогично развороту второй и третьей страниц:

6.1. На левой странице указываются состав группы, фамилия, имя (полностью) учащихся, даты проводимых занятий.

6.2.На правой странице разворота фиксируется содержание занятий, дата и количество часов, отработанных педагогом в соответствии с расписанием и календарным учебно-тематическим планом, с учетом разбивки на практическую и теоретическую части работы, с формами проведения аттестации учащихся .

Например : С 15 по 30 октября больничный лист; С 20 марта по 10 апреля – командировка, приказ № 45 от 05.03.06

7. Страницы 39-40 журнала предназначены для учета административного контроля.

Заполняется курирующим методистом или заместителем директора по учебно-методической работе по итогам проверок ведения журналов или деятельности детского объединения.

8. Разворот тридцатой - тридцать первой страницы (а также 32и 33) журнала заполняются педагогом дополнительного образования:

8.1. После комплектования группы составляется список обучающихся и заполняются следующие графы:

9. Разворот 36-37 страниц предназначен для учета «Проведения занятий по технике безопасности». Педагог обязан проводить с учащимися инструктаж по технике безопасности. Количество занятий по технике безопасности зависит от специфики и требований образовательной программы. Каждый педагог обязан иметь набор инструкций по технике безопасности по следующим разделам:

Текст инструкций хранится у педагога в отдельной папке, где каждая Инструкция пронумерована и утверждена директором ОУ.

Тексты, необходимых для организации работы инструкции, должны быть вывешены в учебном кабинете на видном месте.

В конце журнала, на развороте страниц 36-37, посвященном проведению занятий по технике безопасности составляется список обучающихся, отмечаются даты проведения инструктажа, отмечаются присутствующие на занятии дети, записывается краткое его содержание и номера инструкции, по которым проведен инструктаж.

Инструктаж для детей, отсутствующих на занятиях, должен быть проведен отдельно, о чем необходимо сделать запись на развороте страниц 36--37. В дальнейшем в ходе образовательного процесса инструктаж по технике безопасности проводится в рабочем порядке перед началом конкретных работ с конкретным оборудованием.

10. Содержание инструктажа по технике безопасности:

11. Разворот 26-27 страниц предназначен для «Учета массовой работы с обучающимися»:

Журнал является отчетным документом по деятельности детского объединения в образовательном учреждении. С его помощью контролируется деятельность детского объединения.

12. Страница 38 предназначена для оформления «Годового цифрового отчета», его заполнение необходимо для получения статических материалов по работе детского объединения.

13. Разворот страниц 34-35 «Данные о родителях и классном руководителе» заполняется по окончании комплектования учебных групп на основании данных анкетирования родителей.

Графу «ФИО родителей» заполняется и на мать и на отца (если таковые имеются).

Что нужно знать о журнале регистрации инструктажа на рабочем месте?

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Создавать благоприятные условия труда и заботиться о здоровье подчиненных - это обязанность абсолютно каждого работодателя без исключения. Также, как и периодическое проведение инструктажей различного характера. Сведения о том, как регулярно проходят такие мероприятия заносятся в журнал регистрации инструктажа, целью которого является фиксирование факта проведения обучения сотрудников организации технике безопасности и основам охраны труда.

Отметим, что конкретная организация или предприятие должно ориентироваться на "Положение по охране труда", однако с учетом особенностей в своей трудовой деятельности. А не проводить обучение, инструктажи и проверку знаний в любой момент по собственному желанию.

Журнал должен находиться и храниться либо у инженера по ОТ, либо другого ответственного сотрудника назначенного приказом. Документ с бланками должен быть прошнурованным, желательно капроновой ниткой и пронумерованным на каждой странице. Кроме того, руководство должно заверить его своей подписью и поставить печать организации.

С учетом того, что инструктаж на предприятии необходимо проводить нескольких видов, журнал можно делить по страницам. Для примера:

Только лица, которые проводят на рабочем месте сам инструктаж. Очень важно, чтобы каждая запись была расположена с учетом сроков проведения - хронологический порядок соблюдать нужно непременно. У каждого вида инструктажа, будь он первичный или внеплановый, имеются собственные особенности. Нередко случается так, что при заполнении документов возникают ошибки. Для того, чтобы не допустить их лично, запомните несколько важных моментов.

Особенностью первичного инструктажа как правило является то, что его проводят при приеме/переводе работника на должность. Список документов, с которым нужно ознакомиться сотруднику, должен быть утвержден и подписан руководством. Необходимо проставлять также дату утверждения и номер документа, делать пометку о прохождении или не прохождении стажировки.

Что касается стажировки, то ее длительность в среднем составляет 3-14 рабочих смен. Записи в журнал регистрации инструктажа в этом случае необходимо вносить каждый день, к примеру, о том, как стажер подготавливал станок к работе.

Раз в 6 месяцев проводится повторный инструктаж. В некоторых случаях периодичность бывает иной, узнать ее всегда можно, ознакомившись с Положением по охране труда. Целью данного мероприятия является более четкое и твердое усвоение материала инструкций сотрудниками организации. При отсутствии сотрудника/сотрудников, вне зависимости от причины, инструктажи им проводятся впоследствии. Нарушать порядок проведения инструктажа и хронологию запрещено. Все прошедшие инструктаж сотрудники должны расписаться в журнале о том, что они успешно его прошли.

В отдельную категорию внесли внеплановый инструктаж. Как несложно догадаться, его периодичность не определена. А время проведения такого инструктажа зависит от даты события, вызвавшего необходимость в его проведении. Данный вид инструктажа следует проводить в случае, если возникли обстоятельства, при которых изменился характер труда работников или появились новые технологические процессы или было закуплено новое оборудование и т.п.. Его можно проводить как с отдельно взятым сотрудником, так и группой по списку.

Для записи причины или обоснования необходимости осуществления внепланового инструктажа предусмотрена 6-я графа журнала. В случае отсутствия какого-либо сотрудника или нескольких сотрудников (например, из-за больничного или отпуска) инструктаж этих сотрудников следует провести сразу как только тот выйдет на работу.Так же, поводами для осуществления внепланового инструктажа могут быть: изменения или поправки в законодательстве, серьезные нарушения работниками предприятия безопасности или требований охраны труда, указания или предписания органов госконтроля, несчастные случаи и т.д.

Период хранения документов у инженера по ОТ, а потом и в архиве организации, составляет три года. Помните о том, что отказавшись от ведения журнала инструктажей, вы рискуете понести ответственность перед законом, получить штрафные санкции.

Поскольку проведение инструктажей сотрудников организации необходимо осуществлять как при приеме на работу, так и периодически, как минимум 1 раз в год, а его ведение является обязательным, необходимо всегда быть уверенным в его наличии на предприятии. Купить журнал регистрации инструктажа на рабочем месте вы можете в нашем интернет-магазине по доступной цене, но при этом высокого качества и в различном типе переплета. У нас есть собственное производство и мы всегда следим за качеством нашей продукции. У нас на сайте доступна оплата банковскими картами Visa и MasterCard, электронными деньгами и многими другими способами. Так же вы можете приобрести журнал наложенным платежом и рассчитаться при его получении на почте.

"Журналы учета - правила оформления"

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, Вы узнаете из нашего видеоролика.

Здравствуйте, меня зовут Мартынова Мария, я директор компании «Кадры в порядке». Сегодня я расскажу Вам о наших журналах учета.

На сегодняшний день в нашем ассортименте 54 вида журналов регистрации.

В основном это журналы для кадрового и общего делопроизводства и журналы по охране труда.

Все журналы имеют золотистую обложку из плотного картона, а также съемную обложку из ПВХ, которая защищает журнал в ходе работы с ним и легко снимается при передаче журнала на архивное хранение.

Во всех журналах имеются отверстия стандартного размера, которые используются для прошивания журнала, а также позволяют легко архивировать заполненные журналы.

Мы оставили это поле пустым, потому что требования к срокам хранения меняются, и ориентироваться стоит на сроки, действующие на дату окончания журнала, то есть дату внесения последней записи.

Для удобства, помимо срока хранения можно указать дату «хранить до...», которая также исчисляется от даты последней записи.

Для журналов, форма которых утверждена законодательно, на титульном листе приведена ссылка на документ, в соотвтствии с которым оформлен данный журнал.

Она содержит надпись-заверитель, позволяющую быстро опечатать и заверить журнал.

При опечатывании обратите внимание, чтобы оттиск печати располагался в указанном месте и захватывал ленту и Вашу наклейку.

Не все журналы требуют опечатывания. Для некоторых журналов это норма может быть установлена только внутренними стандартами делопроизводства, тем не менее мы предусмотрели эту возможность во всех журналах.

Но есть журналы, которые согласно законодательству должны быть не просто опечатаны, а «скреплены сургучной печатью или опломбированы».

Такие требования содержатся в Постановлении Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года. Эти требования относятся к журналам по учету бланков строгой отчетности.

Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Согласно ГОСТ 31282-2004 Контрольная пломба – это уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Для опломбирования журналов мы используем паттерн-разрушаемые голографические пломбы с 3-мя степенями защиты.

Каждая пломба имеет уникальный восьмизначный номер, нанесенный лазером. Этот номер необходимо вписать в специальную строку в журнале. Соответствие номера пломбы и вписанного номера подтверждает отсутствие факта несанкционированного доступа. Паттерн-разрушаемую пломбу невозможно незаметно отклеить. При попытке вскрытия она разрушается паттерном «ВСКРЫТО».

Теперь посмотрим на внутренний блок журнала. Помимо основной таблицы, которая для каждого журнала разрабатывается индивидуально, большинство журналов содержат сведения об ответственных за их заполнение.

С указанием ФИО и должности ответственного лица, период, за который действует ответственность, документ, согласно которому назначен ответственный – приказ или распоряжение, и подпись самого ответственного лица.

Особенно важно четкое определение ответственности при ведении журналов по работе с бланками строгой отчетности и по охране труда, где цена ошибки особенно высока. Рекомендуем проверить, что обязанность по ведению журналов закреплена в должностной инструкции ответственных сотрудников.

В конце многих журналов размещена дополнительная справочная информация по тематике журнала. Например, Книга учета движения трудовых книжек содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, Пример приказа о назначении ответственного и Акта на списание испорченных бланков. Это очень удобно, потому что вся необходимая информация всегда под рукой.

На обратной стороне обложки Вы можете ознакомиться со всем ассортиментом интернет-магазина «Кадры в порядке».

На сайте магазина по адресу www.hr-ok.ru вы можете подробнее узнать о каждом журнале, распечатать образец основного раздела журнала, посмотреть список дополнительных материалов, входящих в какждый журнал.

Заказывайте журналы «Кадры в порядке» в интернет-магазине «Кадры в порядке»!

Коллеги, поделитесь Вашим мнением: что понравилось, чем можно дополнить тему и т.д. Ваше мнение важно для нас. Давайте развиваться вместе!

Журнал учета документов

Журнал учета документов — реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения. При составлении формы журнала учета документов, работодателю необходимо обратить внимание на состав обязательных реквизитов, установленных для того или иного типа регистрируемых документов. На что обратить внимание при разработке и заполнении журнала учета документов рассказывается в статье.

Зачем нужен журнал учета документов

Все деловые бумаги, составляющие документооборот компании, являются документами, то есть, имеют юридическую значимость. Составляются они с различными целями — информационными, распорядительными, инструктивными, заявительными и пр.

Почти во всех случаях обработки и использования документов необходим контроль над их исполнением. Он может быть осуществлен только в том случае, когда документ прошел внутреннюю регистрацию, то есть, ему был присвоен регистрационный номер и сведения о нем были внесены в журнал учета документов.

Процедура регистрации

Все процедуры, составляющие процессы создания, получения и обработки документов, строго регламентированы. Это основное условие их юридической силы. Порядок регистрации деловых бумаг установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Согласно этому стандарту, регистрация документа — это внесение учетных сведений о нем в реестр, имеющий установленную форму.

Сведения, в том числе, фиксируют факт создания документа, его получения, отправления или передачи для исполнения. При этом для точной и однозначной идентификации, документу присваивается учетный регистрационный номер — специальный реквизит, считающийся обязательным. Такими реестрами являются журналы регистрации.

Процедура регистрации обязательно проводится в отношении большинства документов. Она необходима для:

К тем видам документов, сведения о которых не вносятся в журналы регистрации, можно отнести:

Документы, требующие регистрации и внесения в журналы регистрации, подразделяются на входящие и исходящие. Регистрация входящих бумаг осуществляется после первичного просмотра, распределения и обработки. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года, регистрационный номер и дата регистрации составляют обязательный реквизит, имеющий порядковый номер 12. После присвоения регистрационного номера основные сведения сведения о документе вносятся в журнал учета документов.

Обратите внимание: с 1 июля 2017 года ГОСТ Р 6.30-2003 будет заменен новым ГОСТом Р 7.0.97-2016.

Виды журналов учета документов

Исходящие документы, создаваемые и подписываемые в компании, должны регистрироваться в день подписания. Регистрация и внесение учетной записи в журнал учета документов производятся одновременно. При этом следует учитывать, что регистрация может быть произведена только после того, как документ будет полностью оформлен, то есть, заполнены все реквизиты, являющиеся обязательным для данного вида деловых бумаг. В частности, это касается поля «Согласовано» или «Утверждаю».

Как правило, сведения о разных видах документов вносятся в разные журналы. Именно поэтому на предприятии могут быть оформлены следующие виды журналов регистрации;

Понятно, что все виды регистрируемых документов могут иметь разный состав сведений, которые необходимо отразить в журнале. Форма журнала учета документов не утверждена на государственном уровне, поэтому у работодателя имеется возможность разработать и утвердить ее самостоятельно, локальным нормативным актом, регламентирующим документооборот на предприятии.

Недостатки и преимущества ведения бумажного журнала учета документов

Учет документов на предприятии также может вестись в карточной и электронной форме. В компаниях, где документооборот невелик, чаще всего используется журнальная форма, в которую вносятся записи о документах, имеющих наиболее высокий статус и приоритет. Так, например, законом установлена обязанность работодателя по ведению журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В бухгалтерии также ведутся журналы учета первичных документов, потеря которых чревата для компании крупными неприятностями.

Кроме того, журналы используются и в том случае, когда необходимо зарегистрировать документы, имеющие гриф секретности, коммерческой или служебной тайны.

Как правило, в журнале предусматривается отдельная графа, в которой сотрудник, получающий документ на исполнение, проставляет собственноручную подпись с указанием даты. Эта подпись является подтверждением принимаемой на себя сотрудником ответственности за сохранность и сроки исполнения документа.

Минусы ведения журнала в бумажной форме

Неудобство ведения журнала учета документов в бумажной форме заключается в невозможности одновременного доступа к нему нескольких работников. Если документопоток компании большого объема, процесс внесения записей в журнал может занимать много времени. Кроме того, по «бумажному» журналу затруднен поиск нужного документа, особенно, если не соблюден порядок внесения записей и регистрационные номера не расположены по порядку.

Как следствие — затруднен и контроль над своевременностью обработки и исполнения документов.

Выход в этом случае такой: на предприятии необходимо организовать автоматическую форму регистрации документов, дополнив ее журналами регистрации для тех из них, которые имеют наибольшую важность. В таком случае, при комбинированном способе учета, целесообразно завести только один журнал учета выдачи документов, в котором будут регистрироваться сведения о выданных документах и проставляться подписи лиц, получивших их на руки.

Журнал учета первичных документов

В бухгалтерском учете любые виды операций, производимых в ходе хозяйственной деятельности компании, должны быть подтверждены соответствующим первичным документом. Такое документы оформляются в момент совершения операции или же сразу после ее завершения. Каждый такой документ должен быть зарегистрирован в журнале учета первичных документов.

Форма такого журнала может быть разработана с учетом наличия обязательных для первичных документов реквизитов. К таковым относятся следующие сведения:

Образец журнала учета первичных документов представлен ниже.

Журнал учета нормативных документов

Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

Работодатель вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты, регламентирующие и регулирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их также должны регистрироваться в специальном журнале учета нормативных документов.

Поскольку эти документы находятся в открытом доступе и в подразделениях имеются их копии, такой журнал ведется с целью не проконтролировать исполнение данных документов, а учесть их наличие. Соответственно, нет необходимости включать в такой журнал графу с указание должности и фамилии исполнителя, а также его подписи. Образец журнала учета нормативных актов представлен ниже.

Хранение журнала учета документов

Вся документация, составляющая документооборот предприятия, имеет свои сроки хранения. Они устанавливаются «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», разработанным Росархивом.

В соответствии с пунктом 784 данного Перечня, книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников хранятся в течение одного года. То есть, период хранения журнала регистрации документов составляет один календарный год.

О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Обязательно ли заводить Журнал учета проверок юридического лица? Если журнал не ведется, какие могут быть санкции (штрафы)?

Ведение журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля предусмотрено Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 (ред. от 30.09.2011) "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

В журнал вносятся сведения о проверках, проводимых контролирующими органами, и объектом которых может быть любое юридическое лицо, а также индивидуальный предприниматель. В свою очередь, в Акте проверки делается запись о внесении в журнал сведений о проверке или о невозможности внесения сведений в связи с отсутствием у проверяемого данного журнала.

Последнее обстоятельство нарушением не является, законодательной ответственности за отсутствие журнала не предусмотрено.

Журнал выдачи справок с места работы ранее не велся. Выдаваемые справки регистрировались в общем потоке исходящих писем. Можно ли завести отдельно журнал для данного рода документов? Когда можно это сделать – ждать начала нового года или можно начать с нового месяца? Какая при этом будет нумерация документов новая или продолжение старой?

Конечно лучше всего заводить все журналы с начала нового календарного года. Но если у вас возникла такая необходимость, например, большой объем данных документов или сложно в общем потоке исходящих писем находить выданные справки, можно завести журнал выдачи справок с любого времени, не дожидаясь начала нового периода. Дата заведения журнала указывается на титульном листе.

Что касается нумерации справок, чтобы избежать задвоения регистрационных номеров, советую в новом журнале выдачи справок дополнительно использовать литерную букву. Иначе, если последний зарегистрированный в общем потоке исходящих писем номер был, например, исх. № 123 от 05.06.2015, то при продолжении нумерации в новом журнале и старом журнале регистрации исходящей корреспонденции появятся два документа с исх. № 124. Или, если начнете нумерацию заново, то получите второй документ с исх. № 1. Разные даты регистрации положения не исправят.

Также удобно в обоих журналах сделать ссылку на место регистрации предыдущих/последующих справок. Это облегчит поиск нужного документа.

Обязательно ли вести журнал учета трудовых договоров с работниками компании?

Журнал учета трудовых договоров - необязательный документ, т.е. нет таких нормативных актов, которые обязывали бы его вести и утверждали форму. Однако регистрация трудовых договоров - процедура распространенная, а по мнению многих специалистов - необходимая.

Журнала учета трудовых договоров включен в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

У нас в организации есть структурные подразделения – лаборатории. В них ведется много различных журналов учета. Список журналов в течении года неоднократно изменяется (иногда по новым требованиям добавляются, иногда существующие отменяются, а вводятся новые).

Есть в организации номенклатура дел. Подскажите, как лучше их учитывать в номенклатуре дел? Несколько раз вносить изменения в утвержденную НД?

Когда в конце года составляется и утверждается номенклатура дел на следующий год, естественно, невозможно предусмотреть и включить в нее все, что может возникнуть в следующем году. Для этого в конце каждого структурного подразделения оставляют резервные строки, предназначенные для новых, возникших в процессе деятельности, дел (журналов).

Требуется достаточная квалификация работника ДОУ, чтобы отследить все изменения в делопроизводстве структурных подразделений в течении года и по окончании года внести их в номенклатуру дел в виде добавлений новых дел (журналов) или исключения (удаления) отмененных дел (журналов) с соответствующей записью в примечании.

Еще вариант: завести и внести в номенклатуру дел структурного подразделения (лаборатории) журнал учета журналов. Присвоить ему один индекс. Регистрировать в нем новые журналы с присвоением порядковых номеров и закрывать законченные или отмененные, делая соответствующие записи. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении (лаборатории), самостоятельно отслеживает все изменения и вносит необходимые записи в журнал учета журналов.

В этом случае необходимость многократно корректировать номенклатуру дел отпадает, но возникает обязанность для работника ДОУ оказывать структурному подразделению методическую помощь при определении сроков хранения законченных в делопроизводстве данного структурного подразделения журналов.

У нас в организации не ведется журнал учета печатей и штампов. Есть приказ, в котором указывается на какие документы и чью подпись заверяют какой печатью. Подскажите, обязательно вести такой журнал?

Действительно, организационные вопросы распределения полномочий на предприятии, в т.ч. кто имеет право подписи и какие документы заверяются печатью, утверждаются приказом. Также приказом назначается лицо, ответственное за учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов.

Непосредственно учет печатей и штампов организуют любым удобным и логичным способом. Главное, чтобы был порядок и исключалась возможность их несанкционированного использования недобросовестными сотрудниками.

Традиционно для целей учета используют журнал учета печатей и штампов. Причем ведут его по правилам ведения документов строгой отчетности, т.е. с нумерацией листов, прошиванием и скреплением печатью (штампом), подписью ответственного лица. Хранят журнал в сейфе.

№	Фамилия Имя	Дата проведения инструктажа	Краткое содержание инструктажа	Подпись проводившего инструктаж
1	Сидоров Иван	11.09.2010г	Вводный инструктаж: инструкция № 1 (и т.д.) Пр.№___ от 2010г

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Что нужно знать о журнале регистрации инструктажа на рабочем месте? Требования к ведению журналов на предприятии

Разрушаем Миф о Ведении Журналов По Охране Труда!