Как выглядит журнал регистрации трудовых договоров (учета) в 2018 году. Журнал регистрации трудовых договоров обязателен ли

Журнал регистрации трудовых договоров

Обязательно ли его наличие?

Сотрудники кадровой службы часто интересуются, обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров? В ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы от 06.09.2000 г. указан перечень внутренних документов организации, учет которых необходим, но правила ведения учета четко не оговорены. В этот перечень также входят контракты и соглашения. Это говорит о том, что их регистрацию можно вести произвольно. Журнал помогает упорядочить документы и быстро найти нужную информацию. Сколько хранится журнал регистрации трудовых договоров? Как и трудовая книжка, -  в течение 75 лет.  

Каковы правила заполнения?

Его можно вести:

Подготовить и распечатать форму можно самостоятельно. Или приобрести бланк в магазине канцелярских товаров. Его нужно оформить в соответствии с правилами документооборота. На титульном листе следует указать:

• наименование компании;

• период, за который вносятся сведения;

• ФИО сотрудника, ответственного за его ведение.

Внесение записей происходит следующим образом:

1. Номер записи по порядку

2. Дата заключения контракта

3. Номер контракта или доп.соглашения

4. ФИО работника полностью

5. Должность, на которую принят гражданин

6. Дата

Далее могут быть указаны различные данные, в зависимости от потребностей организации:

7. название структурного подразделения

8. указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству

9. дата получения работником экземпляра документа;

10. реквизиты приказа о приеме на работу;

11. реквизиты доп.соглашения и т.д.

Затем следует свободное место для примечаний.

Последняя графа нужна для подписи работника.

Журнал регистрации трудовых договоров образец  

скачать

Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах?

Регистрировать договора желательно, так как:  

• наличие журнала может помочь в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах. С его помощью можно подтвердить надлежащее оформление трудовых отношений с работником;

• с его помощью можно быстро найти нужную информацию о рабочей деятельности человека. Это удобно, если необходимо выдать справку о занятости работника;

• он удобен для внутреннего пользования, заменяет архив документов. В графе “примечания”  можно записать информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, а также результаты его труда.

Как исправить допущенную ошибку?

Частый вопрос: можно ли делать исправления в журнале регистрации трудовых договоров? Самая частая ошибка: в графу «№ п/п» вносятся номера контрактов, а не учетных номеров документов в хронологическом порядке. Что делать кадровику, если такая ошибка обнаружена? Следует досрочно закрыть документ и начать новый. На последней странице сделать пометку: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением».

clubtk.ru

Трудовые договоры: обязательно регистрировать - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.

В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.

Датирование трудового договора

Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации. Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа - трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. 

Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67). Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму. «Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.

А нумерация?

Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?». Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки. А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил. 

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:

Трудовой договор

№ 00.

Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации. Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника. А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.

Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.

Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:

• Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
• Должность, место работы, контактный телефон.
• Вид работы, (основная, по совместительству).
• Срок трудового договора.*
• Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
• Дата и номер приказа о приеме на работу. 
• Даты и номера изменений к трудовому договору.   
• Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания. 

При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.

Один экземпляр – на руки работнику

Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса). Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен», затем ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора. Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.

Сомнительная экономия

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора. Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса. 

Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству. 

Где и как хранить трудовой договор

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки. 

При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо. 

И.В. Мурнина

консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров

naar.ru

Журнал регистрации трудовых договоров (учета) в 2018 году

Как известно, в любой компании ведется подсчет документации, проще говоря, ее внутренний контроль. А как же иначе?

Если не сохранять важные бумаги, как же потом доказать правоту (или наоборот) одной сторон.

Аналогичным образом, ведение такого непримечательного на первый взгляд документа, как журнал регистрации трудовых договоров.

Нужно ли вести журнал регистрации соглашений к трудовым договорам в компании? Об этом более обширно поговорим в данной статье, и не только. Попробуем раскрыть занавес и понять, обязателен ли он.

Что это такое

Что такое этот журнал регистрации трудовых договоров? Достаточно важный документ, но по факту не является обязательным к ведению.

Нужно отметить, что законодательством не установлено четкой формы документа, тем самым, закон не принуждает вести его.

К обязательному регистрированию относятся трудовые книжки сотрудников, дополнительные соглашения к трудовым договорам (на усмотрение руководителя).

На что стоит обратить внимание:

Зачастую, проверочные службы	Требуют предоставление регистрационного журнала
Согласно внутренних правил по документообороту	Журнал регистрации должен быть
Журнал числится	В управленческой документации компании
Отсутствие регистрации трудовых договоров	Может навлечь к нарушениям и проблемам

Какими нормами или правилами руководствуются в компаниях:

• каждую новую запись нужно проводить ежегодно;
• при обнаружении ошибки в ведении журнала или записи, штрафы не назначаются;
• при прописи последней страницы журнала, его прошивают и сдают в архив на хранение;
• срочные договора, которые переоформляют на постоянные, подлежат обязательной регистрации в журнале;
• директор компании или предприятия должен проставить свою подпись в окончании журнала в специальном месте.

Журнал регистрации ведется в двух копиях. Одна остается и скрепляется с личным трудовым делом сотрудника, другая передается лично ему.

Ответственного за ведение журнала, как правило, назначают кадровика или иного сотрудника, отдельным приказом.

Тем самым, с помощью документа, кадровик может оформить сотруднику (в случае надобности) больничный или отпуск, увольнение или перевод на другую должность, и т. д.

Допускается ведение документа в электронном или письменном виде. В случае «по-старинке» нужно придерживаться следующих правил ведения:

• обложка в твердом переплете, страницы плотные;
• страницы должны пронумерованные;
• левый нижний край прошить ниткой;
• на лицевой стороне указывается номер, дата составления и полное название компании;
• на обратной стороне ставится подпись директора;

Поскольку технологии не стоят на месте, электронный журнал больше привлекает кадровиков. Документ достаточно легко составить в таблице MS Excel.

Однако в таком способе отсутствует возможность поставить подпись руководителя. Потому от старой формы не отказываются, а ведут два типа журнала.

Журнал можно сделать самому, а можно и заказать в отделах канцелярии в готовом и прошитом виде.

Также, можно скачать готовые бланки с интернета и сложить в единую тетрадь, прошить и подписать директором.

Важные понятия

Итак, уточним определения:

Журналом регистрации называется документ	В котором прописывают сведения о заключенном или расторгнутом трудовом договоре сотрудника предприятия; он не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Но в определенных случаях ведение данного журнала может быть полезно работодателю
Трудовым договором называется документ	Который подписывается сторонами соглашения (работником и работодателем) и свидетельствует о трудовых взаимоотношениях

Назначение соглашения

С одной стороны, кадровики и руководство задумываются — нужен ли вообще этот журнал? Ответственность не применяется по нему, да и зачастую, как показывает практика, при приеме сотрудника его личное дело не формируется.

Куда тогда прикладывать журнал и что в нем регистрировать? Но в журнале могут храниться ксерокопии документов, которые в случае надобности, можно достать. Бланк трудового договора можно скачать здесь.

Они не потеряются и не порвутся, поскольку скреплены. В случае конфликтности между сторонами трудового договора, журнал можно «поднять» и выяснить вопросы.

Удобно использовать журнал при судебных разбирательствах ,поскольку суд может быстро ознакомиться с порядком личного дела работника.

Бухгалтерия часто пользуется журналом в качестве основы ведения деятельности компании. Также он нужен, чтобы предоставить нужную справку при переходе работника на другую должность или работу.

Нужен ли журнал в компании или нет, решает сам руководитель.

Правовая база

Законодательство РФ не предусматривает обязательство ведения документа регистрации трудовых договоров, а также не имеет утвержденной его формы.

Тем самым, ст. 309 ТК РФ говорит, что сам договор является подтверждающим фактом о заключении таких отношений, не нуждающийся в дополнительной регистрации где-либо.

О трудовом договоре и доп. соглашениях говорится в ст.358 Постановлений ФС архива от 06.09.2000 г.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как выглядит форма журнала регистрации трудовых договоров? Как таковых правил по формированию документа нет, единственное условие (также для удобства) — складывать дела работников в алфавитном порядке.

Нумерация его страниц обязательна. Прежде, чем вносить какие-либо записи в документ, нужно завершить процесс подписания трудового договора сторонами.

Только после этого, можно вносить очередную запись. Поскольку, в законе ссылаться не на что, то в правила ведения принимаются основы документооборота — твердый переплет, прошитые страницы и т. д.

На месте сплетения капроновой нитки (на узелке) приклеивается пломба и ставится печать.

Структура бланка

Стандартный журнал регистрации представляется нам в составе одиннадцати столбиков, но их количество разрешается менять:

• номер по порядку;
• дата оформления трудового договора;
• число договора или соглашения;
• данные о работнике;
• должность;
• наименование компании или предприятия;
• период заключения;
• период расторжения;
• тип работы;
• допсоглашения;
• примечание.

Бланк журнала учета трудовых договоров можно скачать здесь.

Какие данные нужно вносить

В перечисленных столбцах журнала отображение информации о трудовом договоре с работником должно происходит в полном масштабе, как можно раскрыто.

Сам журнал должен вестись полно и обширно. На титульной странице отображаются максимальные данные о компании, дата его формирования и т. д.

На первой странице документа можно пропечатать правила его ведения, но обычно его оставляют пустым.

Видео: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Далее указывается ответственный сотрудник за ведение документа. Как правило, это выглядит табличной формой, потому что они могут меняться со временем.

За ведение журнала ответственности и штрафов не применяется, но при установлении ошибки в его содержании, документ желательно досрочно закрыть с соответствующей пометкой на той странице, где была последняя запись.

После чего, формируется новый журнал регистрации.

При записи о допсоглашениях

Доп. соглашения применимо при условии, что нужно внести коррективы в основной ТД. Послужить корректировке могут следующие моменты:

• смена должности;
• перестановка руководства;
• изменения прежних условий труда.

Если имели место такие изменения, то в документ просто вноситься пометка о сформированном доп. соглашении на определенного сотрудника.

Срок хранения

После того, как очередной журнал регистрации закончился, и последняя его страница была заполнена, то его подлежит опломбировать и передать на длительное хранение в архив предприятия. Срок хранения составляет 75 лет.

Внесение изменений

Какие изменения могут вноситься в журнал регистрации:

• смена занимаемой должности;
• отстранение от прямых обязанностей;
• смена руководства;
• смена наименования компании или предприятия;
• изменения в трудовом уставе компании и т.д.

Обычно, если изменения касаются самого трудового договора, то изменения можно корректировать доп. соглашением, которое также вносится в журнал.

На более крупных предприятиях практикуют ведение отдельного журнала регистрации, но для дополнительных соглашений.

Тем самым, такое параллельное ведение позволяет экономить страницы основного журнала и снизить вероятность помарок. Ведется он по таким е правилам, как и основной.

Кто утверждает документ

Журнал регистрации подлежит согласованию между руководителем и ведущим кадровиком. Следовательно, начало ведения документа подлежит предварительному уведомлению от руководства.

Иными словами, должен быть издан приказ, на основе которого формируется сам регистрационный журнал трудовых договоров компании. Сам приказ также фиксируется в специальном журнале приказов.

Закрытие или переформирование очередного журнала сопровождается изданием распоряжением руководства.

Иными словами, без ведома руководителя никакие повторные выпуски документа данного типа не осуществляются на стороне.

Журнал регистрации может использоваться в компании, но он не является обязательным. Договор сотрудничества сторон является внутренним, потому зафиксировать его желательно и удобно.

Документооборот внутри компании должен подчиняться порядку, в будущем это поможет избежать недоразумений.

yurday.ru

журнал регистрации трудовых договоров — Защита Прав

Нет, регистрировать договоры в ежегодно в новом журнале не обязательно. Все зависит от постановки делопроизводства в организации, т.е. как Вам будет удобнее, сделать журналы сквозными и заканчивать их по мере окончания страниц на бумажном носители, либо ежегодно оформлять новый журнал. При этом, обязательной нормы по нумерации записей в журнале (новом) не существует. Можете производить нумерацию в каждом новом журнале заново, но по аналогии с заполнением трудовых книжек по их окончании, возможно лучше нумеровать записи в журналах по порядку, т.е., № первой записи в новом журнале будет являться следующий № за № последней записи в закончившемся журнале. На всякий случай привожу Вам для образца Образец Положения о регистрации трудовых договоров. __________________________________________________________________ (полное фирменное наименование, место нахождения предприятия)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель ___________ ________________________ \"___\"__________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке регистрации трудовых договоров

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о порядке регистрации трудовых договоров (далее по тексту - Положение) устанавливает единый порядок регистрации трудовых договоров в ________________ \"______________________\" (далее по тексту - организация, работодатель). 1.2. К регистрации трудовых договоров применяются нормы трудового законодательства Российской Федерации и принятые в соответствии с ними нормативно-правовые акты Российской Федерации. 1.3. В Положении используются следующие понятия: - трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя; - работник - физическое лицо, вступившее в трудовые соглашения с работодателем; - регистрация - регламентированный в соответствии с Положением порядок учета факта заключения, изменения, дополнения, прекращения трудового договора между работником и работодателем.

2. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ РЕГИСТРАЦИИ

2.1. Регистрацию трудовых договоров осуществляет отдел кадров организации. 2.2. Трудовые договоры в организации в каждом году имеют новую последовательную нумерацию и индекс, соответствующий двум последним цифрам календарного года. Регистрационный номер трудового договора состоит из двух частей, разделенных дробью: - часть первая - номер (три цифры) - номер по порядку; - часть вторая - год (последние две цифры года). 2.3. Договор с руководителем и главным бухгалтером имеет дополнительные индексы \"Р\" (\"ГД\", \"Д\" и т.п.) и \"ГБ\" соответственно. 2.4. Договор с работником, работающим в обществе по совместительству, индексируется литерой \"С\". 2.5. Срочный трудовой договор имеет индекс \"Срочн. (________)\" (в скобках указывается основание заключения срочного трудового договора в соответствии со ст. 59 ТК РФ). 2.6. Регистрация производится путем внесения данных о трудовом договоре в Журнал регистрации трудовых договоров. 2.7. Изменение условий трудового договора, предусмотренных ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации, регистрируется в Журнале регистрации трудовых договоров.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ ЗА РЕГИСТРАЦИЮ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ

3.1. Начальник отдела кадров несет ответственность за своевременность регистрации трудовых договоров и соблюдение порядка заполнения Журнала регистрации трудовых договоров.

Начальник отдела кадров ________________________

Согласовано: юридическая служба ____________________________ _____________/______________

-------------------------------- Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия.

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ МЕЖДУ РАБОТНИКОМ И ПРЕДПРИЯТИЕМ

-----T----------T-----------T-----------T-------------T-------------T------------T------------¬ ¦ N ¦ Дата ¦ Должность¦ Ф.И.О. ¦ Сведения о ¦ Дата и ¦ Экземпляр ¦ Примечание ¦ ¦ п/п¦ договора¦ работника ¦ работника ¦ внесении ¦ основание ¦ трудового ¦ ¦ ¦ ¦ и номер ¦ ¦ ¦ изменений в | расторжения¦ договора ¦ ¦ ¦ ¦ договора ¦ ¦ ¦ трудовой ¦ трудового ¦ на руки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ договор ¦ договора ¦ получил ¦ ¦ +-----+----------+-----------+-----------+-------------+-------------+------------+------------+

Желаю удачи! С уважением, адвокат Куташевская М.И. ¦

www.zashita-pravo.ru

кто ведет и как заполнить?

Движение любого документа на предприятии должно подлежать регистрации. Регистрация представляет собой внесение учетных данных определенной формы в специально предназначенную книгу, которая называется журналом регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Учитываются создание, отправка и принятие документа.

Состав и расположение реквизитов в журнале не нормированы официальной документацией – эти данные вносятся работодателем самостоятельно. Внутренние документы здесь также можно классифицировать по группам, чтобы в дальнейшем запись было удобнее найти.

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Учету в обязательном порядке подлежат лишь трудовые книжки, дополнительные соглашения регистрируются на усмотрение работодателя. Однако есть несколько причин относиться к журналу регистрации трудовых договоров внимательно:

1. Служба ГИТ (труда и занятости), производя проверку, обязательно интересуется наличием этого журнала.
2. Существуют общие правила ведения документооборота, которые гласят, что регистрации должен подлежать любой документ.
3. Журнал учета трудовых договоров включен в Перечень типовых управленческих документов.
4. Небрежное отношение к регистрации договоров со стороны кадрового специалиста грозит возникновением неприятностей и разногласий с контролирующими органами.

Кадровому специалисту нужно понимать, что ведение такой книги учета – вовсе не каприз руководителя и не пустая трата времени. Может быть множество ситуаций, в которых журнал регистрации трудовых договоров будет полезен.

Например, если конфликт работодателя с уволенным работником выльется в обращение последнего с иском в суд, наличие журнала регистрации заранее настроит судью в пользу компании.

Другая ситуация – если к кадровому работнику обращается бывший сотрудник фирмы с просьбой выдать справку о предыдущем месте работы. Если книга учета на предприятии присутствует, сделать это не составит труда.

В любом случае хранить один журнал куда проще, чем огромную стопку документов, которые к тому же часто перемешаны, что делает поиск необходимой бумаги долгой и весьма изнурительной процедурой.

Графы, трудности с нумерацией

Журнал регистрации трудовых договоров образец скачать бесплатно можно тут.

Граф всего может быть одиннадцать или двенадцать:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата заключения трудового договора
3. Дата расторжения
4. ФИО регистрируемого сотрудника.
5. Должность
6. Структурное подразделение, где трудится сотрудник.
7. Дата заключения трудового договора прописью
8. Дата расторжения трудового договора прописью.
9. Указывается, основной работой является для сотрудника работа на предприятии или он трудится здесь по совместительству.
10. Сведения о дополнительных соглашениях.
11. Примечания.

Часто с целью экономии места графы могут быть объединены. Чаще всего объединяют графы 2 и 3, а также 7 и 8.

Практически у всех кадровых специалистов при ведении журнала учета возникают проблемы с нумерацией дополнительных соглашений. Графа 1 предполагает внесение порядкового номера записи, а куда вносить порядковый номер договора непонятно. Отметки об этом можно ставить в графе 10, предусмотренной специально для сведений о дополнительных соглашениях, однако, «бегать» глазами через весь лист очень неудобно.

Эта проблема решается простым добавлением графы, которая может быть разделена на два столбца, в одном из которых регистрируются дополнительные соглашения, в другом – договора. Стоит напомнить, что книга учета не относится к документации со строгой формой, поэтому нарушением такая разлиновка не станет.

Как заполнить?

Журнал регистрации трудовых договоров должен вестись на предприятии в двух видах: электронном и бумажном.

Документ бумажного вида должен быть прошит, пронумерован и обязательно заверен руководителем организации. При регистрации трудового договора в графы вносятся все сведения, после чего журнал дается на подпись сотруднику. Для регистрации сотрудников, работающих по контракту, лучше завести отдельную графу. Важно уделить внимание заполнению последней страницы: здесь указывается дата закрытия журнала, дата сдачи его в архив. Он может быть закрыт и досрочно — в том случае, если кадровый работник обнаружил ошибки в заполнении, сразу происходит списание его в архив с указанием причины.

Электронный формат дублирует бумажную форму. Он куда удобнее для поиска необходимой записи и ввода типовой информации. Электронный журнал представляет собой чаще всего лист Excel или Word (что менее распространенно).

Но у такого формата есть и минус – личную подпись здесь не поставишь, поэтому приходится вести журнал учета трудовых договоров сразу в двух видах.

Наиболее частая ошибка, которую допускают кадровые специалисты при заполнении – это проставление в графе 1 (порядковый номер записи) номера договора. Кроме того, типичной ошибкой является дублирование даты заключения и расторжения договора цифрами в графах 7 и 8.

Внесение изменений

Внести изменения в журнал учета трудовых контрактов невозможно независимо от того, электронного формата он или бумажного. В программе должна быть предусмотрена невозможность изменения номеров, чтобы предупредить махинации со стороны кадрового работника.

В бумажный документ также изменения вносить нельзя. Если допущена ошибка, необходимо досрочно закрыть журнал, доложить начальству и открыть новый. В таком случае нарушения не будет.

Ведение журнала регистрации трудовых договоров вовсе не обязательно, но достаточно удобно так, как позволяет быстро найти любую информацию и избавляет от необходимости хранить кипы документов. Наличие такого документа в компании – признак порядка и организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (499) 755-96-87 (Москва) Это быстро и бесплатно!

101million.com

Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений

 

   При оформлении нового сотрудника формируется его личное дело. А начало трудовых отношений закрепляется подписями в трудовом договоре. Если требуется изменить какие-то условия договора, оформляется допсоглашение к нему. И допсоглашение, и договор должны храниться 75 лет, но перед тем, как отправить личное дело в архив, эти документы должны храниться в кадровых делах. Чтобы быстро найти, в какой папке находится тот или иной документ, незаменимым помощником будет журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Содержание статьи

Обязателен ли журнал

Что говорит закон

Ни одним нормативным актом не вменяется организациям обязанность ведения журналов регистрации документов. Одним лишь исключением является книга учёта трудовых книжек.

Но по общим правилам делопроизводства заводить журналы нужно, ведь регистрировать надо все документы, носящие справочный характер. Да и в перечне ФТС есть журнал регистрации, то есть в номенклатуру их вносить всё же нужно.

Кроме этого, журнал регистрации – вещь полезная и для самого кадровика.

Зачем нужна регистрация трудовых договоров

По требованию ФТС документы, касающиеся трудоустройства, к коим относятся и договора, и допсоглашения к ним, хранить нужно не меньше 75 лет. После увольнения сотрудника его личное дело передаётся либо в архив фирмы, либо в архив города. И передача должна производиться строго по описи.

Вот тут-то и пригодится журнал – его можно использовать в качестве описи. Иначе придётся расшивать всё дело и переписывать все документы из дела вручную.

Важно

Ещё один плюс: по инструкции делопроизводители (а к ним относятся и кадровики) должны вкладывать в папку с делом не больше 250 листов. Если считать постранично, то договоров, состоящих из 2 листов в среднем, в деле помещается всего 125. И это не считая приложений и допсоглашений. Очевидно, что одной папкой тут не обойдёшься.

А если затребуют, например, проверяющие или инспекторы пенсионного фонда копию договора на работника, работающего у вас уже лет 5? По дате на деле можно найти саму папку, ну, а договор отыщется с помощью журнала.

Как оформить журнал регистрации трудовых договоров

  Во-первых, его нужно обязательно внести в номенклатуру, если ещё не внесли. Бланк журнала можно либо в магазине или типографии купить, либо сделать самостоятельно, что дешевле. Если хотите сами распечатать, вот вам инструкция.

Титульную страницу можно оформить по образцу (скачать образец). На странице обязательно должно быть указано название фирмы, заголовок, срок хранения, дата заведения и окончания журнала. Окончание вы, естественно, впишете вручную.

Далее нужно распечатать таблицу. Сколько страниц вам нужно – сами решайте, всё зависит от того, из скольких страниц состоит проект трудового договора. Если двухстраничных документов в папку помещается 125, то примерно столько строчек будет и в журнале.

Таблица будет состоять из шести столбцов:

• порядковый номер;
• дата;
• ФИО сотрудника;
• должность;
• отдел;
• примечание.

Образец таблицы можете скачать тут.

Так как допсоглашение – это часть договора, то и хранить их следует вместе. Поэтому в столбце с примечанием вы вписываете, что приложено допсоглашение, которое и подколете к договору.

Важно

Нюанс: если договоры у вас под номерами, нужно добавить столбик и для этого реквизита.

После того, как распечатаете страницы, пронумеруйте их и прошейте. Прошивку нужно закрепить печатью, подписать, написать, сколько листов прошнуровано.

Электронный журнал

   Есть множество кадровых программ, в которых есть функция регистрации трудовых договоров. Применять её можно, но помните, что все программы в вашем компьютере должны быть легальными по закону о защите персональных данных.

Оптимально, если вместе с электронным журналом вы будете вести и рукописный, ведь от сбоя системы никто не застрахован. Да и если возникнут расхождения, то предпочтение всегда отдаётся бумажному варианту.

Преимущества электронного журнала такие:

• быстро можно найти любой договор;
• облегчение работы;
• возможность распечатать журнал в любой момент и прикрепить его к закрытому делу;
• можно работать и в Ворде, и в табличном редакторе;
• быстро можно сформировать выписку.

Ещё одно удобство – программа самостоятельно присваивает номера к договорам, поэтому перед оформлением нового сотрудника не нужно искать последний регистрационный номер.

Нюансы

Не обязательно с нового года заводить новый журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, можно продолжать его до закрытия дела.

Когда один том заполнится, к другому тому нужно заводить свой журнал, тогда нумерация начнётся сначала.

Важно

Если в журнале обнаружится ошибка, его нужно досрочно закрывать и заводить новый, ведь исправления и приписки в регистрирующих документах недопустимы.

 

pravo-v-dele.ru

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Статья раскроет основные моменты, касающиеся журнала регистрации трудовых соглашений. Для чего он необходим, каким образом составляется и сколько хранится – об этом далее.

При приеме на работу руководитель обязательно заключает с сотрудником трудовой договор. После этого соглашение необходимо зарегистрировать в специальном журнале.

Работникам кадровой службы необходимо знать, каким же образом проводить регистрацию и какими положениями руководствоваться.

Регистрационный журнал – документ важный, но его ведение не обязательно, Законодательство не заставляет его вести, также не устанавливает четкой его формы.

Учету подлежат только трудовые книжки, дополнительные соглашения проходят регистрацию по желанию руководителя организации.

Существует несколько причин, на которые стоит обратить внимание:

• во время проверок службы требуют наличие журнала;
• по правилам документооборота регистрационный журнал должен существовать, чтобы регистрировать документы;
• данный журнал входит в список управленческой документации;
• если договоры не будут регистрироваться, то это может привести к проблемам.

Правила, которых необходимо придерживаться при ведении журнала регистрации:

Новую регистрацию	Можно проводить ежегодно
В случае допущения ошибки	В записях журнала никаких штрафов или взысканий не предусмотрено.
Если журнал закончен	Необходимо сделать прошивку и сдать в архив
Если срочный договор изменяется на постоянный (или наоборот)	То он подлежит перерегистрации
Руководитель организации должен поставить подпись	На задней обложке регистрационного журнала

Составляется журнал в нескольких экземплярах – один остается в организации (вшивается в личное дело работника), второй выдается сотруднику под его подпись.

Ведет регистрационный журнал работник кадровой службы или другой уполномоченный орган предприятия.

Благодаря данным, которые содержатся в журнале, кадровик сможет оформить справку об увольнении или переводе на другую должность, следить за перемещением сотрудника.

Журнал можно вести в бумажном виде или электронном. В первом случае важно соблюдать следующие требования:

• обложка журнала должна быть твердой, листы – плотными;
• нумерация страниц обязательна;
• нижний левый угол прошить нитью;
• на обложке указать номер журнала, дату его составления и полное наименование предприятия;
• на задней обложке – подпись руководителя.

Можно вести журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Такая форма более удобна и имеет массу преимуществ:

• помогает оптимизировать работу с сотрудниками;
• конфиденциальность, защита информации;
• контроль хранения и оформления документации;
• первичные документы сохраняются в электронном формате;
• минимум затрат;
• возможность оформлять срочные приказы или справки.

Вести электронный журнал необходимо в MS Excel. Единственный недостаток такой формы ведения регистрационного журнала – невозможность поставить свою подпись.

Поэтому работники кадровой службы часто ведут обе формы, используя электронную в качестве запасной.

Лицо, ответственное за ведение регистрационного журнала, самостоятельно выбирает форму. В качестве регистрационного журнала можно использовать обычную тетрадь.

При регистрации трудовых договоров можно решить такие задачи:

• организовать контроль за соблюдением норм Законодательства;
• обеспечить сохранность документации;
• оказать помощь обеим сторонам договора.

Журнал можно приобрести в магазине канцелярии, скачать в интернете. Существует также множество сайтов, на которых имеются готовые бланки подобных журналов. Можно выбрать для себя наиболее подходящий.

Определения

Регистрация	Запись сведений о документах, которая фиксирует дату их создания, отправки или получения. Проводится в день их подписания
Журнал регистрации	Документ, в котором содержатся данные о договорах, заключенных с сотрудниками при приеме их на работу. Не является обязательным документом
Трудовой договор	Соглашение, заключаемое между работодателем и сотрудником, содержащее основные положения, касающиеся обязанностей и прав обеих сторон
Работник кадровой службы	Сотрудник организации любого типа, который занимается вопросами ведения трудовых соглашений с работниками
Дополнительное соглашение	Дополнительный документ к основному трудовому соглашению; содержит изменения, вносимые в трудовой договор

Назначение документа

Чаще всего рудовое соглашение дополняет личное дело сотрудника. Заводится оно сразу же после формирования приказа руководителя о приеме на работу.

Как показывает практика, личное дело не всегда составляется, поэтому учет их не возможен. Именно с этой целью и создается книга учета трудовых договоров.

Большинство кадровиков и работодателей сомневаются, нужен ли журнал? Ответственность за его ведение отсутствует, поэтому важно ли его наличие на предприятии.

Необходим регистрационный журнал для осуществления учета данных трудовых соглашений работников. Содержит он основную информацию о договоре, дату его оформления и положения.

Благодаря журналу важные документы не потеряются, различные ксерокопии не уничтожатся, так как надежно закреплены в документе.

Следовательно, и сам трудовой договор никуда не исчезнет. В случае судебного разбирательства журнал регистрации поможет доказать факты со стороны работодателя или сотрудника.

Суд может потребовать предоставить данный документ. В использовании он очень прост – нет необходимости постоянно заглядывать в договоры, которые хранятся в архиве.

Журнал всегда под рукой – на его основе бухгалтера составляют отчеты, касающиеся деятельности организации.

В случае проверок журнал докажет наличие различных договоров, дополнительных соглашений, контрактов с сотрудниками.

Необходим журнал регистрации и для выдачи работнику справки, если тот захочет перейти на другую работу.

Обязателен ли журнал на предприятии – решать его руководителю. Но стоит отметить, что подобный документ решает множество проблем и вопросов.

Благодаря журналу регистрации трудовых соглашений можно отследить количество заключенных договоров в организации.

Это дает возможно осуществить контроль за каждым из них, что облегчает работу при составлении отчетной документации.

Правовое регулирование

Законодательство Российской Федерации не предусматривает четкого регулирования правил регистрации трудовых соглашений.

Но в соответствии с 309 статьей Трудового Кодекса зарегистрированное соглашение между работодателем и сотрудником подтверждает факт трудовых отношений.

Трудовой договор и дополнительные соглашения содержатся в 358 статье Постановлении Федеральной Службы архива, от 6 сентября 2000 года.

Данных о регистрационном журнале нет, поэтому его можно не вести. Согласно 309 статье Трудового Кодекса

Российской Федерации цель регистрации трудовых соглашений – подтверждение факта трудовой деятельности сотрудника.

Специальных правил, которые предусматривают порядок формирования журнала регистрации, нет. Единственное правило – формировать трудовые соглашения в алфавитном порядке.

Сначала необходимо произвести нумерацию страниц. Если на какой-то из них нет информации, то номер все равно проставить.

Запись о регистрации вносится только после полного формирования соглашения и проставления подписей руководителя и сотрудника.

Так как ведение журнала не предусмотрено Законодательством, то порядок его заполнения осуществляется по общим правилам – обложка и переплет документа должны быть твердыми, все страницы без исключения иметь номер.

Прошить журнал необходимо капроновой нитью, вывести ее на заднюю страницу, завязать на узел и заклеить квадратной пломбой из бумаги.

Структура бланка

Конкретной формы журнала нет, обычно состоит она из 11 столбцов, но их количество можно менять:

1. Порядковый номер, то есть регистрационный номер соглашения. Не стоит путать с номером самого договора.
2. Дата, когда был оформлен контракт.
3. Номер соглашения (основного или дополнительного).
4. Личные данные сотрудника.
5. Занимаемая должность.
6. Наименование структурного подразделения, в котором работник осуществляет деятельность.
7. Дата заключения договора.
8. Дата расторжения.
9. Характер работы – основная или по совместительству.
10. Дополнительное соглашение (при наличии).
11. Примечания.

Вносимые данные

При составлении регистрационного журнала обязательно необходимо вносить всю информацию. Какие же данные нужно отобразить?

Титульный лист должен содержать информацию о названии организации и журнала, даты его составления и окончания.

Первая страница обычно остается пустой, но по желанию на ней можно отобразить правила ведения журнала.

На следующей странице необходимо указать лицо, ответственное за формирование документа. Лучше оформить в виде таблицы, поскольку лица могут меняться.

При этом обязательно указать – порядковый номер, период времени, личные данные, должность и на основании чего этого человека назначили ответственным.

Далее следует заполнение журнала регистрации. Если при заполнении была допущена ошибка, то данный журнал необходимо закрыть в досрочном порядке.

При этом на последней странице сделать пометку «журнал закрыт досрочно вследствие ошибочного ведения».

Далее необходимо оформить новый журнал, обязательно издать приказ о его формировании, в котором указать:

• в каком порядке будет вестись журнал – электронном или бумажном;
• кто будет нести ответственность за его ведение и внесение записей;
• какой будет регистрационная форма трудовых соглашений.

При записи о дополнительных соглашениях

Дополнительное соглашение необходимо в том случае, если в основной трудовой договор вносятся изменения.

Причин этому несколько:

• перевод сотрудника на другую должность;
• смена начальства;
• изменение трудовых условий.

Дополнительное соглашение также стоит внести в регистрационный журнал, обязательно присвоив ему номер. Отдельную книгу не нужно заводить, достаточно внести изменения в основной журнал.

Для этого лучше подойдет электронный вариант. Правила заполнения такие же, что и для основного соглашения.

Если дополнительное соглашение ведется с основным договором объединено, то его нумерация начинается с 1 номера по каждому трудовому соглашению.

Причем для каждого работника отдельно. В этой ситуации лучше выделить на каждого работника отдельную страницу, где будут вестись все изменения.

Пример заполнения

Рассмотрим заполненный образец книги регистрации трудовых договоров.

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
14	14.06.2013	14/Д09488	Петров Никита Сергеевич	Бухгалтер	Финансовый отдел	14.06.2013		Основная

По желанию руководителя организации названии графы можно менять. Образец книги учета трудовых соглашений:

Фото: журнал учета трудовых договоров

Срок хранения документа

Во время сдачи в архив журнал регистрации трудовых соглашений необходимо прошить и опломбировать. Срок хранения документа – 75 лет.

Таким образом, регистрационный журнал по учету трудовых соглашений – документ важный, но не обязательный.

Договор сотрудника и работодателя относится к внутренним документам, поэтому их регистрация обязательна.

Законодательство российской Федерации не предусматривает его наличие и порядок ведения записей, поэтому наличие его в организации – по желанию руководителя.

Но стоит отметить, что благодаря журналу можно избежать проблем. Форма журнала произвольная, количество столбцов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно.

Важно помнить, что любой документ организации необходимо вносить в специальную книгу учета, трудовое соглашение – не исключение.

buhonline24.ru

---

• 
  1000 советов журнал подписка почта россии
• 
  Журнал автоматизация современные технологии официальный сайт
• 
  Читать онлайн журнал юная леди бесплатно
• 
  Журнал регистрации водителей отстраненных от работы
• 
  Журнал проведения инструктажа по информационной безопасности
• 
  Читать журнал физика в школе онлайн
• 
  Как сделать из листов а4 журнал
• 
  Как сделать журнал из листов а4
• 
  Журнал выдачи документов при увольнении образец
• 
  Журналы для бассейна в детском саду
• 
  Журнал учета поступивших нефтепродуктов по азс