Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Журнал секретарское дело
Журнал «Секретарское дело»
Ольга Куликова
Сейчас сложно представить, что еще не так давно, каких-то 25 лет назад, только у избранных соотечественников была возможность выехать за границу: советское государство старалось отгородить своих граждан от «звериного оскала капитализма» железным занавесом. Но, как говорил древнегреческий философ Гераклит Эфесский, «все течет, все меняется». В настоящее время мы вольны ехать куда заходим и когда захотим. Ограничивающими факторами в желании путешествовать по миру и работать за пределами своей Родины для большинства из нас могут стать лишь визовый отдел страны въезда, не посчитавший нужным выдать визу, да собственные финансы. Тем не менее, абстрагируясь от вопросов выезда и пребывания в чужом государстве, давайте посмотрим, какие требования предъявляют работодатели к секретарским работникам в разных странах.
Российская Федерация
Российский рынок вакансий для секретарей насыщен самыми разнообразными предложениями: от довольно серьезных, предполагающих солидную заработную плату и карьерный рост, до нарушающих ст. 171-1 Уголовного кодекса Республики Беларусь (и это нужно учитывать, если вы не хотите попасть в неприятную историю). Официальным документом, в котором изложены квалификационные требования к секретарским работникам и их должностные обязанности, в Российской Федерации является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37. В частности в нем приведены требования к таким специалистам как:
· секретарь-машинистка;
· секретарь незрячего специалиста;
· секретарь руководителя;
· секретарь-стенографистка.
Если сравнивать должностные обязанности, предписываемые секретарю руководителя белорусскими нормативными правовыми актами, с теми, которые изложены в российском Квалификационном справочнике, становится очевидным, что они практически идентичны: организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя, контроль исполнения поручений руководителя, организация приема посетителей и т.д. Но есть некоторые отличия в части квалификационных требований. Если белорусский ЕКСД устанавливает, что секретарем приемной руководителя (официальное наименование должности по классификатору) может работать лицо, получившее высшее или среднее специальное образование, без предъявления к стажу работы, то российский Квалификационный справочник предъявляет следующие требования к секретарю руководителя (официальное наименование должности по справочнику): высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Не будем забывать и о пункте «должен знать», где очерчен круг вопросов, в которых секретарь обязан хорошо ориентироваться. Этот пункт включает познания в области основ административного права и законодательства о труде Российской Федерации; законодательства, касающегося архивного дела и делопроизводства; организации делопроизводства; правил оформления и составления документов; архивного дела и т.д.
Учитывая, что Квалификационный справочник дает общие формулировки должностных обязанностей секретаря, в российских компаниях широкое распространение получили внутрифирменные профессиональные стандарты — требования к профессиональным качествам, предъявляемые к сотрудникам конкретной организации.
В 1997 году совместным постановлением Минтруда РФ и Госстандарта РФ от 29.04.1997 № 21/9 «О развитии системы сертификации персонала в Российской Федерации» было принято решение о создании системы сертификации, в рамках которой учрежден ряд организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Например, при проведении сертификации по методике академика Б.А. Минина секретарь руководителя должен показать знания и умения по следующим разделам:
· организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов;
· навыки работы с MS Word, Excel;
· навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС;
· русский язык;
· ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения;
· умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности;
· уровень обучаемости;
· правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи.
Одним из наиболее влиятельных профессиональных объединений в Российской Федерации является Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников, которая в сентябре 2013 г. подписала соглашение с Европейской ассоциацией офисных и административных работников и была признана национальной группой Европейской ассоциации.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
www.profmedia.by
Журнал «Секретарское дело»
Галина Пешкова, преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу
Среди наиболее важных реквизитов официального документа можно выделить «Дату документа» и «Регистрационный индекс», а для ответных писем — «Ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа». Именно об оформлении и применении данных реквизитов при составлении организационно-распорядительных документов пойдет сегодня речь.
Согласно п. 46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить ноль: 04.01.2013.
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа: 12 января 2013 г.
Независимо от вида документа дата располагается в месте, строго определенном Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.
В официальных бумагах, адресованных иностранным партнерам, дата проставляется следующим образом: 12 January 2012. Международным стандартом предусмотрена и обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число: 2013.01.09.
Часто возникает вопрос, какую дату считать датой документа: дату составления, подписания, утверждения или отправления? В соответствии с Инструкцией по делопроизводству для внутренних документов — приказов, справок, докладных и служебных записок — датой документа является день его подписания; для принимаемых коллегиальным органом документов (постановлений, решений) — дата принятия; для утверждаемых документов, таких как инструкции, планы, отчеты, положения и др., датой документа будет дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения; датой акта является дата события, зафиксированного данным документом. На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного его оформления или подписания. В том случае если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания, а через тире — окончания: 11–12.01.2013.
Для ряда официальных документов различают такие понятия, как дата их опубликования и дата вступления в силу (они не всегда совпадают).
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать обозначение месяца и года.
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается дата его подписания последней организацией.
Для даты в документах может быть предусмотрена трафаретная форма написания.
Следует помнить, что дат в документе может быть несколько, и при этом каждая имеет свое значение. По датам документа можно проследить весь путь его прохождения — с момента получения до отправки или исполнения, а также установить, где произошла задержка в работе с ним. Поэтому дата составной частью входит в такие реквизиты, как «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения», «Визы», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка о поступлении», «Отметка о переносе данных на машинный носитель», «Отметка об исполнении и направлении документа в дело». Конечно же, без даты невозможно сообщить корреспонденту или исполнителю о сроках исполнения или дате проведения заседания, совещания. Поэтому она часто включается в текст документа.
Для чтения полного текста статьи необходимо подписаться на журнал
оформить подписку на журнал
www.profmedia.by
Журнал «Секретарское дело»
Галина Пешкова, преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве организации, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Все документы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть сформированы в дела. В организациях с хорошо развитой структурой и большим объемом документооборота за формирование дел отвечают лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. И проводится эта работа под контролем и методическим руководством службы ДОУ и архива. В бесструктурных организациях формированием дел занимается непосредственно служба ДОУ или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных направлений деятельности организации.
Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов.
Документы во время исполнения хранятся у исполнителя, для чего должны быть заведены специальные папки: «На исполнение», «Срочно», «На отправку» и т.п. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.
После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях, систематически, в течение всего года. В небольших фирмах формирование и хранение дел ведется централизовано, как правило, в секретариате.
Формирование дела начинается с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка-регистратор.
Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Например, следует раздельно формировать оригиналы и копии документов, годовые, квартальные и месячные планы и отчеты, приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку они имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. Но по окончании делопроизводственного года такие документы в зависимости от срока их хранения следует формировать в самостоятельные дела.
В дела включается только один экземпляр каждого документа. Не подшиваются документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры, проекты документов, размноженные копии.
В дела формируются документы за один календарный год (исключение — переходящие, личные и судебные дела; дела с жалобами и документами об их рассмотрении; дела выборных органов, формирующиеся за период осуществления ими своих полномочий; дела учебных заведений, формирующиеся в течение учебного года; истории болезней, рукописи и т.д.). Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие приложения — вместе с документами, к которым они относятся.
· согласование описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
· согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
При вынесении на рассмотрение ЭК двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал
www.profmedia.by
Журнал «Секретарское дело»
Галина Пешкова, преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу
Разумеется, вы хотите стать идеальным секретарем. Ведь именно поэтому у вас в руках наш журнал. Но для того, чтобы желание стало реальностью, нужно научиться профессионально решать множество проблем и задач. Бесспорно, каждая из вас умна, привлекательна и опытна. Но в битве за звание «Самого Лучшего Секретаря» победит именно та девушка, которая знает немного больше, выглядит немного лучше и имеет немного больше опыта.
Изучение секретарского дела имеет образовательное и воспитательное значение. Основной задачей наших занятий является обучение квалификационному выполнению функций секретаря по организационному, информационному и документационному обслуживанию руководителя, ознакомление с работой делового учреждения, получение представления о работе современного офиса.
Наши материалы составлены на основе требований квалификационных характеристик по профессии секретарь, изложенных в Квалификационном справочнике должностей служащих, действующих нормативно-методических документах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности в Республике Беларусь.
Изучая литературу по секретарскому делу и делопроизводству ведущих специалистов в области документоведения нашей страны, а также опыт зарубежных авторов, исходя из своего опыта преподавания, мы стараемся каждую тему представлять таким образом, чтобы вызвать интерес читателей, побудить их к самостоятельным занятиям с привлечением дополнительной литературы, научить проявлять инициативу и самим находить ответы на многие вопросы.
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни приходилось составлять документы. Работающие же в управленческом аппарате постоянно имеют с ними дело: составляют, оформляют, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу на предприятии выполняют специальные подразделения (службы ДОУ), а в небольших организациях и фирмах — секретари.
В прошлом году в рамках «Школы секретаря» мы изучили, с какими документами работает секретарь, как правильно их составлять и оформлять. В нынешнем мы продолжим постижение тонкостей профессии и секретов мастерства, шаг за шагом будем двигаться к вершинам секретарского дела и рассмотрим такой важный и сложный вопрос, как организация документооборота.
Совокупность ряда работ с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или выделения к уничтожению, определяется понятием «документооборот». Более подробно документооборот, а также на какие группы разделяется документопоток организации, как учитывается объем документооборота, мы рассмотрим в одной из последующих статей. Кроме того, мы узнаем о правилах организации документооборота, этапах технологической обработки и движения документов, путях совершенствования документооборота и сокращения сроков прохождения документов внутри организации.
Справиться с потоком документов, быстро найти требуемый и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность можно только при правильной постановке делопроизводства в учреждении. Все эти вопросы также будут рассмотрены на страницах журнала в статьях, посвященных созданию справочного аппарата, организации контроля исполнения документов и поручений руководителя. Мы поговорим о журнальной, карточной и электронной формах регистрации документов, когда целесообразно их применять, формировании контрольной картотеки, правилах постановки на контроль документов и поручений руководителя, типовых и индивидуальных сроках исполнения документов.
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности, будь то бизнес, политика, наука и др., зависит от множества факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ, представить его руководителю, передать исполнителю и т.д. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением при работе с документами. В ежедневной же практике работникам службы ДОУ приходится решать огромное количество вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. Этим вопросам также будет посвящен ряд публикаций.
Одно из занятий мы посвятим основным требованиям к работе секретаря по оперативному хранению документов. Мы поговорим о принципах формирования дел, их оформлении, о том, где и как они хранятся до передачи в архив, рассмотрим особенности оперативного хранения документов в электронном виде.
Наша школа окажет неоценимую помощь как начинающему специалисту, так и опытному секретарю. Надеюсь, читая журнал, вы поймете, что секретарь — это яркая, неординарная личность, владеющая профессиональным мастерством, умеющая быстро находить выход из различных нестандартных ситуаций, обладающая определенным складом характера.
Сегодня наступило время для профессионалов. Поэтому приглашаем вас в «Школу секретаря»!
www.profmedia.by
