Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото. Как прошить журнал 3 дырки

Как правильно прошить документы нитками (фото) в 2018 году

Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

Как в 2018 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.

Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?

Что нужно знать

Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.

Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.

Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

Определения

Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.

Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.

Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

С какой целью это делается

Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.

Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.

Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.

Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.

Правовое регулирование

Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.

Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.

Необходимые указания содержатся в следующих положениях:

ГОСТ 51141	Применяемый в сфере делопроизводства
Методические рекомендации	Принятые Приказом Росархива от 23.12.2009
Правила делопроизводства	Содержащие требования относительно сшивки документов, разработанные различными отраслевыми ведомствами

Как правильно сшивать документы ниткой

Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.

Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.

С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.

При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.

В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

Какие именно нужно

Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.

Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.

Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.

Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.

При подготовке документов к сдаче в архив требуется:

1. Систематизация всех документов.
2. Нумерация.
3. Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
4. Создание описи.
5. Оформление обложки сшитой папки.

Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.

Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.

Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:

• название учреждения;
• подразделение;
• период хранения;
• наименование и тема дела.

При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.

С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.

Порядок действий

При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:

Комплектация	рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 смв начало каждой пачки положить лист для внутренней описидобавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи
Нумерация	специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороныподшитый за середину лист нумеровать за два листаиллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа
Подготовка	составить описьготовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документамиподготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон)
Обложка	для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки
Пробивка отверстий	отверстия делаются шилом или обычным дыроколомместо для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали
Прошивка	документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкойобычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетомпрошиваются листы дважды

В две дырки

Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:

1. Удалить из документов скобки и скрепки.
2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
5. Связать кончики нитей.
6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

Фото: сшивание документов в два прокола

В три дырки

Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:

• сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
• подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
• продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
• ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.

• далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.

• вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.

• нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
• связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.

• на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.

• на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.

В четыре дырки

Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

Алгоритм действий следующий:

1. Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
2. Начать прошивку со второго верхнего прокола.
3. Нить вводится в самый верхний прокол.
4. Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
5. Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
6. Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

Завершение прошивки

Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкойКлеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).

Надпись выглядит так:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»

Пример заверительной надписи

Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.

В этом случае на листке проставляются реквизиты доверенности, дающей право подписи, Ф.И.О. подписанта и его должность.

Обязательно приводится расшифровка подписи. Причем расшифровка и оттиск печати частично выходят за пределы заверительного листка.

Когда применяется мастичная печать, то ее оттиск фиксируется посредством нанесения канцелярского клея.

В прошивке документов нет особой сложности. Главное этот правильно расположить проколы и должным образом оформить опечатывание и заверение документа. Своевременная прошивка позволит сохранить документы надлежащим образом.

jurist-protect.ru

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки :: SYL.ru

В процессе деятельности любой организации появляется большое количество деловых бумаг, которые нуждаются в систематизации и подшивке. А вот как правильно прошить документы, знают далеко не все. Существуют определенные правила, которым необходимо следовать, чтобы бумаги были правильно оформлены.

Почему необходимо прошивать бумаги?

Интересуясь тем, как правильно прошить документы, можно задуматься, а нужно ли это вообще делать? Конечно, многим может показаться, что прошивка - это старый и несовременный способ обработки бумаг. И тем не менее на сегодняшний день это действенный вариант приведения документов в надлежащий вид. К самому процессу необходимо относиться очень ответственно и скрупулезно. Одно дело, если бумаги будут использоваться только вашей фирмой, и совсем иной вопрос, если они будут подаваться в какую-нибудь инстанцию. Многие структуры очень придирчиво относятся к оформлению документов, поэтому неправильно подшитые бумаги могут стать поводом для отказа в их приеме.

Кроме того, плохо оформленные дела попросту могут рассыпаться, а это может привести к потере важной информации на бумажном носителе. По этой причине документы, которые состоят из двух и большего количества листов, должны быть обязательно прошиты. Давайте рассмотрим более подробно, как прошивать документы правильно?

Инструменты для работы

Для того чтобы правильно и красиво выполнить работу, нам понадобятся инструменты: иголка, нить, шило, чистая белая бумага и канцелярский клей.

Методика обработки документов имеет давнюю историю и менялась на протяжении веков. Но и в настоящее время этот вопрос актуален даже в условиях современных технологий. Для прошивки можно использовать тонкий шпагат или капроновую нить. Существует несколько вариантов скрепления бумаг. Можно прошить документы в 3 дырки или в 4. В нашей статье мы рассмотрим оба способа.

Подготовка документов

Перед тем как прошивать документы, их необходимо подготовить надлежащим образом. Листы необходимо освободить от всех скрепляющих материалов (скоб, скрепок), после чего необходимо позаботиться о том, чтобы все они были правильно пронумерованы.

Справедливости ради стоит отметить, что нумерация является очень важным элементом любого документа. Дело в том, что при заверении бумаг необходимо указывать количество страниц. Как правило, нумерация ставится в верхнем правом углу листа арабскими цифрами. Всегда нужно помнить основное правило оформления, которое гласит, что нумеровать необходимо не странички, а листы документов. А вот опись не входит в нумерацию.

Теперь, когда все бумаги подготовлены, необходимо сложить их стопкой в нужном порядке.

Составление описи

Говоря о том, как прошивать документы, необходимо вспомнить о том, что любое дело должно иметь опись, в которой содержится следующая информация:

1. Название.
2. Дата составления данной описи.
3. Краткая аннотация.
4. Сама опись. Как правило, это таблица с указанием порядкового номера, названия документа и даты, количества бумаг.
5. В конце ставится подпись и Ф.И.О. того человека, который оформлял документы.

Прошивка бумаг в 3 дырки

Когда все подготовительные этапы пройдены, можно переходить непосредственно к самому процессу. Давайте пошагово разберем, как прошивать документы в три дырки.

Бумаги необходимо сложить в виде ровной стопки. С левой стороны на полях следует проколоть три отверстия. Сделать это можно при помощи шила или же при помощи дырокола. Отверстие лучше всего делать, отступив на 1,5 сантиметра от левого края. Отступ делается для того, чтобы документ можно было читать после прошивки. Чтобы отверстия получились ровными, удобно пользоваться дыроколом.

Все три дырочки должны находиться на одной линии, расстояние между ними не должно превышать трех сантиметров. Среднее отверстие должно располагаться на середине листа.

Приводим пошаговую инструкцию, как прошивать документы (фото приведено в статье):

1. Иглу пропускаем через среднее отверстие, а конец нити оставляем на обратной стороне.
2. Далее продеваем иглу в верхнюю дырочку. Оба кончика нити очутились на одной стороне.
3. Продеваем иголку в нижнее отверстие, чтобы она вышла на лицевую сторону.
4. Вновь опускаем в среднее отверстие. Теперь, когда нить прошла все дырочки, ее необходимо завязать на тыльной стороне документов на узелок. При этом нужно оставить кончики длиной пять сантиметров. На узелок сверху необходимо наклеить заверительную записку.

Второй способ прошивки

Можно прошить документы в 4 дырки. Делается это достаточно просто. Необходимо пробить четыре отверстия по одной прямой.

А далее прошить стежками бумаги, начиная от первого отверстия, оставив при этом кусок нити на тыльной стороне. Как и в первом случае, узел заклеивается. Рекомендуется прошивать документы дважды, чтобы обеспечить большую прочность.

Как прошить документы для налоговой?

Очень часто организации предъявляют свои требования относительно оформления документов. В этом отношении налоговая не является исключением. Бумаги должны быть оформлены таким образом, чтобы не было причин отказать в их приеме.

Бумаги скрепляются в три прокола. Расстояние между отверстиями должно составлять три сантиметра. Сшивают документы капроновой нитью или шпагатом. Дело опечатывается: наклеивается бумага 3 х 5 см, при этом кончики нитки должны остаться свободными, а на ней ставится заверительная подпись и печать. А вот бухгалтерскую отчетность следует сшивать в 5 отверстий, а узелок заклеивать папиросной бумагой.

Заверительная надпись

После того как документы полностью подготовлены и прошиты, нужно оформить заверительную надпись. Для этого нужно взять лист бумаги, размером 4 сантиметра на 6. На нем пишется фраза: «Прошнуровано и пронумеровано… (указывается количество) листов». Количество листов указывается прописью и цифрами. Далее обязательно указывается должность того человека, который оформлял дело, ставится его подпись и дата. Такую этикетку наклеивают поверх узелка, а концы нитки оставляют свободными. Сверху ставится печать, которая должна частично располагаться на записке, а частично на самом деле.

Заверительная надпись должна быть оформлена надлежащим образом, поскольку именно она говорит о том, что бумаги неприкосновенны. В том случае, если нарушается целостность дела, видно, что надпись повреждена.

Способы прошивки

Прошить документы можно несколькими способами:

1. Нитью и иглой можно воспользоваться в том случае, когда документ имеет небольшой объем.
2. При помощи дырокола и нити. Такой способ подходит для более объемных дел.
3. С помощью дрели и шуруповерта. Такой вариант подходит только для очень большого объема документов.
4. В типографиях используют автонумератор и переплетный станок. Услугами профессионалов можно воспользоваться в том случае, если необходимо обработать большое количество бумаг в сжатые сроки. Архивы и типографии прекрасно справляются с подобными заданиями, оформляя все быстро и правильно.

Вместо послесловия

В нашей статье мы рассмотрели основные принципы сшивания документов. Однако стоит помнить о том, что каждая инстанция имеет свои взгляды на правила обработки бумаг. Нюансы могут возникнуть относительно нумерации страниц или заверительной записи. Поэтому рекомендуется предварительно уточнить требования той организации, в которую вы планируете подавать бумаги. Особенно стоит обращать внимание на пожелания налоговой. Иногда ее сотрудники требуют присутствия описи документов в виде отдельного листа. А готовые бумаги рекомендуют подавать в папке. Знание таких небольших нюансов позволит избежать проволочек.

www.syl.ru

Как сшивать документы ниткой: правила прошивки документов

Чтобы не запутаться в бумажном потоке при делопроизводстве, специалисты государственных органов предписывают сшивать многостраничные документы. Впервые столкнувшись с необходимостью выполнить процесс, предприниматель понимает, что не все так просто, как кажется на первый взгляд. Прошивка документации осуществляется по строгим правилам, закрепленным в действующем законодательстве. Чтобы не допустить ошибку, владелец бизнеса должен знать, как правильно нумеровать страницы документа и сшивать их.

Законодательная основа

Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс. Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.

К ним относятся:

1. Приказ Министерства Культуры РФ об утверждении типовой инструкции делопроизводства;
2. ГОСТ Р 51141;
3. Инструкция ЦБ РФ;
4. Методические рекомендации по делопроизводству.

Главная трудность, с которой сталкивается предприниматель во время выполнения процесса — отсутствие единого стандарта. Каждый орган, требующий сшивать документы перед подачей, имеет свою инструкцию по выполнению процесса и предъявляет свои требования.

Чтобы не допустить ошибку, владельцу бизнеса потребуется ознакомиться с рекомендациями перед началом выполнения процесса и использовать образец прошивки документов ниткой.

Требования к обложке

Документы могут храниться в архиве до 10 лет. По этой причине необходимо позаботиться об обложке для бумаг. Она поможет лучше сохранить важные бумаги и не допустит их преждевременную утрату или повреждение.

Выделяют два вида обложек — обычные и для длительного хранения. 1 вид изготавливают из картона. Он стоит недорого, однако быстро изнашивается и теряет защитные свойства. Если бумага передается в хранилище на длительный промежуток времени, лучше выбрать обложки для длительного хранения. Их изготавливают из твердого материала.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Документация нестандартного размера тоже нуждается в защите. Обложка должна полностью закрывать выступающие из общего объема листы. Для большей прочности разрешается пришить картонные вставки. Если предприниматель планирует использовать клей для выполнения процесса, он должен учесть существующие предписания. Клейстеры использовать запрещается. Дозволяется применять обычную канцелярскую или силикатную массу.

Если документация будет сдана на государственное хранение, обложка должна состоять из бескислотного картона.

Выполнение нумерации

Как правильно нумеровать страницы документа? Вопрос актуален для большинства предпринимателей. Сшивать необходимо все документы, которые имеют в составе больше 1 страницы. Чтобы листы не перепутались, их необходимо пронумеровать.

К выполнению процедуры тоже предъявляются особые правила:

1. Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела. Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам. Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением. Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.
2. Нумерация осуществляется простым карандашом. В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем. Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра. Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.
3. Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
4. Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.
5. Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную. Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.

Важно не забыть поставить подпись, расшифровать ее и указать должность подписавшего человека.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Какую нить выбрать

Перед тем, как приступать к процессу, следует подобрать подходящий материал. Нитки для сшивания документов бывают разных видов.

Различают:

• обычные швейные нитки;
• прошивные нитки;
• капроновые нитки;
• банковский шпагат.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Если предпринимателю требуется сшить пакет документов, который будет сдан в архив, лучше использовать прошивную или капроновую нить. Банковский шпагат используется для большого количества бумаг.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 2 дырки

Сшивание дела в 2 дырки – самый простой способ скрепить документ. Он применяется для бумаг, которые не имеют особой важности. Облегчить процесс поможет схема: как прошить документы в 2 дырки.

Чтобы начать сшивание, необходимо:

1. Положить документы в дырокол и выполнить 2 прокола. Операция может быть выполнена с помощью иглы или шила. Однако при совершении действия следует проявить повышенную аккуратность, чтобы не повредить бумагу.
2. Нить следует пропустить через оба прокола. Ее концы должны оказаться с тыльной стороны дела.
3. Концы нити следует связать друг с другом.
4. С тыльной стороны на концы нити следует наклеить прямоугольник, заранее вырезанный из плотной белой бумаги. Он должен прятать узел, но не закрывать его полностью. Если срок хранения документа превышает 10 лет, прямоугольник нужно вырезать из папирусной бумаги.

Для заверения бумаги владелец организации должен написать фамилию и инициалы на наклеенном куске бумаги, а затем поставить подпись и печать.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 3 дырки

Задавшись вопросом, как правильно прошить документы нитками в три дырки, фото упростит выполнение процесса. Чтобы начать осуществление процедуры, человек, на которого возложено ее выполнение, должен обзавестись дыроколом или толстой иглой.

Выполнять проколы следует с левой стороны листа. Дырки должны находиться на расстоянии 1,5-2 см от края.

Лучше не полениться и отмерить расстояние. На положенном месте можно нанести точку карандашом. Это облегчит процедуру сшивания.

Отмерив расстояние, предприниматель может начинать выполнять проколы.

Для этого необходимо:

1. Выполнить 3 прокола, расположив их на расстоянии 3 см друг от друга.
2. Начинать сшивание документа следует с середины. Нить нужно продевать с тыльной стороны и вывести сверху.
3. Вышедшую сверху нить следует пропустить в первую дырку. Она должна вновь оказаться с тыльной стороны.
4. Продеть нить в последнюю оставшуюся дырку. Когда она окажется сверху, ее требуется вновь пропустить через середину, добившись выхода с тыльной стороны.
5. Концы нити следует завязать на узел и заклеить сверху прямоугольником, вырезанном из бумаги.

Сшитый документ нуждается в заверении. Для этого требуется нанести на бумажный прямоугольник фамилию и инициалы предпринимателя.

Решая проблему, как сшить документы на 3 дырки, представленная схема поможет быстро выполнить процесс. В завершение процесса требуется поставить печать. Если владелец бизнеса не может совершить процедуру самостоятельно, подшивка документов в бухгалтерии может быть выполнена.

Какие документы нужно сшивать

Перед тем, как сшить документы на уголок, необходимо сначала определиться с перечнем бумаг, для которых требуется выполнение процедуры. Операции необходимо выполнить для дел, которые:

• сдаются в архив;
• участвуют в бухгалтерском делопроизводстве;
• участвуют в кадровом делопроизводстве;
• сдаются для проверки в государственные органы.

Документы, подаваемые в налоговую, тоже должны быть сшиты. Однако в 2013 году государственный орган смягчил правила. Он разрешил сдавать учредительные и заявительные бумаги без сшивания.

Если документ будет склеен или сшит с помощью степлера, специалисты проверяющих органов откажутся принять бумагу. Наличие неправильно прошитых дел – повод для наложения штрафа или других взысканий. Проверяющий обязательно обратит внимание на допущенные ошибки при выполнении процесса.

vashbiznesplan.ru

Как прошивать документы в 4 дырки?

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Содержание

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта, который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки — это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

• Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

• Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

• Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.

Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

• С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

  Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2018 году

• Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

• Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

• Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

• Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Особенности прошивки документов: дельные советы

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам — неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Как заверить прошитые документы

Заверение бумаг — последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

 Как грамотно составить характеристику на работника.  

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.

Не нашли ответ?Получите бесплатную консультациюот наших юристов прямо сейчас:

+7 (499) 938-50-76Москва+7 (812) 425-68-06Санкт-Петербург

Как сшивать документы ниткой: правила прошивки документов

Как правильно прошить документы нитками: фото и подробная

Как правильно сшивать документы — нитками, фото, в архив

Как правильно сшивать документы нитками вручную, фото

Как сшивать документы в 3 дырки. Как сшивать документы

Как правильно сшить документы нитками и заверить их

ravon77.ru

Как сшивать дела в 4 дырки

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком. Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией. Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат. 4 дырки Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см. Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа.

Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

Как правильно сшить документы

Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером. Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров. Как пронумеровать Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами. Нужно учитывать следующие нюансы:

1. Ставится номер в правом верхнем углу.
2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
4. Тома дела нумеруются по отдельности.
5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки Данная часть документа представляется в следующих форматах:

1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
3. Для долгого хранения.

Как правильно прошить документ в 4 дырки иголкой и нитками ?

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять. В две дырки

• Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

• Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

• Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Руководство как прошивать и заверять документы

Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Как прошить документы в 3 или 4 дырки. как прошить документы для налоговой

Внимание

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат. Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно. В четыре дырки Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола.

Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см. В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху.

Как прошивать документы в 3 или 4 дырки

Законодательство Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов. К ним нужно отнести:

1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле».
2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству).
3. Инструкция ЦБ РФ.
4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)
5. ГОСТ Р 51141.

Правила прошивки документов На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица.

Инфо

После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.Как подготовить бумаги для налоговой инспекции? Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.

К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг.

Как правильно сшивать документы

Содержание

• 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
  • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
  • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
• 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
  • 2.1 В две дырки
  • 2.2 В три дырки
  • 2.3 В четыре дырки
  • 2.4 В пять дырок
• 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
• 4 Как заверить прошитые документы
  • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
  • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации.

Как сшивать дела в 4 дырки

Это сложно только первый раз, потом будете с закрытыми глазами делать это))))))))))

• Из крайней во вторую, затем в третью, затем в четвертую, потом в третью и во вторую-завязываем узелок, пишем на кусочке бумаги: прошнуровано, пронумеровано документов, мажем клеем с обратной стороны этой писульки, приклеиваем, так чтобы кончики торчали, а узелок был под бумаженцией. подписываем, ставим печать. Все!
• Вопрос то оказался почти философским, а ответы — развернутые и обстоятельные. Прямо тема диссертации.
• ТРХ дырок вполне ДОСТАТОЧНО.
• в рукодельницы запишись!)
• загрузка…

Как сшить дело в 4 дырки

Загрузка… Как правильно прошить документ в 4 дырки иголкой и нитками ?

1. интересно почему на четко поставленный вопрос в 4 дырки понаписали кучу бреда про 3????
2. Я только в три дырки умею
3. На сегодняшний день нет единого стандарта прошивки (шнуровки) документов, однако существуют общие требования в банках (ЦБ РФ) , существуют также требования, разработанные в различных инстанциях. В любом случае общими принципами является нумерация листов документа, прошивка (шнуровка) пачек документов с последующей описью и заверяющей подписью и печатью на последней странице подшивки документов. Общие рекомендация по прошивке документов: 1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов.

law-uradres.ru

Как правильно прошить документы нитками: фото-инструкция

Несмотря на повсеместное введение новых технологий и перевод части делопроизводства в электронный вид, в большинстве государственных предприятий основным носителем остается бумага. Особенно бумагу любят в различных контролирующих и исполнительных органах: налоговой, пенсионном фонде, пожарной инспекции, судах, финансовых учреждениях и др. Именно поэтому любой предприниматель должен уметь правильно сшивать документы, нумеровать и регистрировать их. Прошивка обычно выполняется при помощи нитки с иголкой, степлера или специальных станков. Расскажем подробнее о том, как правильно сшить документы и дела.

Прошивка ниткой

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Правильная прошивка документов защитит их от подмены

Как сделать все правильно? Вам понадобится шило, цыганская игла, прочная черная нить, лист бумаги и клей. Обычно бумаги сшиваются через три отверстия — одно делается по центру листа примерно 1,5-2 см от края, второе и третье — по бокам от имеющегося на расстоянии в 3-5 см. Проколы делаются шилом — если у вас не хватает силы проколоть сразу всю пачку, то можете разделить ее на несколько частей. Ниже мы приведем пример, как правильно прошить документы нитками и фото процесса.

Обратите внимание: при наличии дрели или шуруповерта и сверла можно просто просверлить пачку бумаги. Диаметр сверла должен быть около 6-8 мм.

Прошивка пачки начинается с тыльной стороны. Проденьте в иголку нить и протащите ее через центральное отверстие, оставив “хвост” в 7-10 мм. Затем вставляете иглу в верхнее отверстие уже с лицевой стороны и протягиваете нитку на тыльную.

Начинаем с центрального отверстия, протягиваем через верхнее и опускаемся к нижнему

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”. Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги. Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Узелок после прошивки документов заклеивается бумажным квадратиком

Допускается прошивка документов ниткой и в два отверстия. Обычно такой способ практикуется при наличии дырокола. Схема немного меняется — иголка заводится в нижнее отверстие с тыльной стороны, оставляется “хвост” длинной не менее 7 см. Затем через верхнее отверстие игла с ниткой возвращается назад. Далее обрежьте нитку так, чтобы у вас получился второй хвост длинной 7-10 сантиметров и свяжите его с первым. Концы нити опускаются вниз, а на узел наклеивается прямоугольный кусочек бумаги размерами 2 на 7-8 см.

Чтобы надежно зафиксировать пачку можно сшивать и через 4 прокола. В этом случае иглу продевают со второго отверстия, заводят в верхнее, протаскивают еще раз через второе и подают на третье и четвертое. Сшивка производится на третьем отверстии, а бумагой заклеивается вся полоска нити.

Обратите внимание: для сшивания документов не рекомендуется использовать обычную нить, поскольку она достаточно непрочная. Нужно либо сложить ее в несколько раз, либо использовать специальный капроновый шпагат.

Иногда документы сшивают прозрачной леской, но по своим характеристикам она хуже нити. Главное, чтобы все три (четыре) отверстия были сделаны вертикально по одной линии. От широкого края листа отступают обычно 1,5 см. прошивку всегда начинают с тыла, чтобы узлы были сзади и не портили внешний вид.

Обязательно указывайте количество страниц и ставьте подпись

Заверение документов

После того как мы научились правильно прошивать документы, давайте научимся их заверять. Для этого проводится нумерация листов. Хвосты заклеиваются небольшим бумажным прямоугольником, на котором пишут ручкой: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». Далее указывается количество листов в цифровом и буквенном виде, ставится печать, роспись и инициалы. Необходимо сделать это так, чтобы часть подписи и печати была и на наклеенном прямоугольнике, и на последнем листе. Это делается для того, чтобы если кто-то разрезал нить, то это было бы сразу видно. Также обычно указывается дата прошивки и заверения в цифровом виде.

Обратите внимание: заверять документ может только ответственное лицо или человек, работающий по доверенности. Поэтому вместе с подписью ставится ФИО подписанта.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

101biznesplan.ru

Как прошить документы в 3 или 4 дырки. Как прошить документы для налоговой :: BusinessMan.ru

Ситуация, когда предприниматели сталкиваются с необходимостью прошить документы, далеко не редкость. Бумаги могут понадобиться для налоговой инспекции, пенсионного фонда или для хранения в архиве.

Склеивать документы или скреплять с помощью степлера категорически запрещено. Чтобы избежать проблем и не заслужить репутацию безграмотного человека, необходимо знать, как прошить документы согласно всем требованиям.

Общие правила

На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов возникнуть не должно, но это не совсем так. К процессу нужно подойти ответственно, чтобы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы могут выполнить эту работу за установленную плату и в короткие сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить важные бумаги посторонним людям. Чтобы не пользоваться каждый раз услугами профессионалов, стоит разобраться, как правильно прошить документы.

Контролирующие структуры не предоставляют предпринимателям конкретные указания по этому вопросу, поэтому придется разбираться самостоятельно. Информацию можно почерпнуть из Методических рекомендаций в сфере делопроизводства.

Сшиваем бумаги с помощью ниток

Как прошить документы таким способом? Для этого необходимо подготовить принадлежности. Нужно иметь нитки, иголки и клей. Процесс состоит из трех этапов:

• Подготовка документов. Все бумаги необходимо разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке листа. Отверстия можно делать шилом или использовать дырокол. В том случае, когда бумаг очень много и проткнуть их дыроколом невозможно, стоит воспользоваться острым гвоздем и молотком. Количество отверстий зависит от важности и назначения документа. Особо секретные документы сшиваются в пять дырочек, чтобы избежать подмены листков. Отверстия нужно расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять примерно три сантиметра от одного прокола до другого.

• Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, нужно знать важные нюансы. В большинстве случаев принято использовать шпагат или нить ЛШ-210. Допускается применение и других прочных ниток. Начинать процесс необходимо с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы дважды, чтобы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. Если нужно скрепить бумаги, которые не несут особой ценности, можно использовать обычную нитку.

• Заверение документа. Чтобы правильно заверить бумаги, необходимо подготовить небольшой листочек с размерами 4 на 5 см. Его нужно наклеить на узелок так, чтобы концы нити были свободны. На листочке необходимо указать количество подшитых бумаг числом и прописью, а также должность, фамилию и инициалы ответственного лица. После этого заверяющий ставит свою подпись и печать, если она имеется. Края подписи и печати обязательно должны выходить за пределы листочка-наклейки.

Как подготовить бумаги для налоговой инспекции?

Любой предприниматель обязан предоставлять различные отчеты о своей деятельности, поэтому знания о том, как прошить документы для налоговой службы, являются необходимыми. Чтобы избежать несогласованностей, желательно уточнить у ответственного лица о правилах скрепления документов.

К готовому документу следует составить перечень всех прилагающихся бумаг. Опись нужно вложить в самом начале дела и пронумеровать отдельно. Также необходимо указать даты документов и количество листов. Нужно помнить, что номер ставится именно на листах, а не на страницах. Если документ многотомный, листы каждого тома нумеруются отдельно.

Для налоговых органов нужно прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их нужно на полях с левой стороны. Отверстия делаются с помощью шила или толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, чтобы текст хорошо просматривался. Все дырки нужно сделать так, чтобы они были строго друг под другом.

Какой нитью шить?

Документы для налоговой нужно сшивать только прошивной иглой, используя шпагат или нитку ЛШ-210. В крайнем случае допускается прошивка капроновой нитью, сложенной в несколько раз.

Нить выводится на обороте последнего листа. Концы, длина которых не может быть больше 6 см, нужно завязать. Наклейка делается по общепринятым правилам и заверяется подписью и печатью. Концы нити должны быть свободными.

Если документ будет храниться более десяти лет, необходимо сделать пять проколов. В этом случае наклейка должна быть из папиросной бумаги.

Обложка документа

Необходимо знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они могут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, которые используются для длительного хранения бумаг. Как правило, чаще всего габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их применяют для листов формата А4.

Если документ большего размера, нужно изготовить нестандартную обложку. Для этого можно обратиться в типографию или сделать ее самостоятельно. Те бумаги, которые необходимо хранить больше 25 лет, должны быть оформлены в прочную обложку из плотного картона. Если подразумевается передача документа в государственный архив, материл для обложки должен быть бескислотный.

Прошивка в 4 отверстия

В зависимости от того, какие сроки хранения документов, оформление может быть двух видов:

• Частичное, при котором листы могут быть не пронумерованы. В этом случае опись и листок-заверитель составлять не нужно. Такое оформление допускается к документам, которые хранятся не более десяти лет.
• Полное оформление необходимо в том случае, когда бумаги лежат в архиве больше десяти лет. При этом нужно прошить документы в 4 дырки.

Обложка должна быть твердой, из плотного картона, толщина которого составляет 0,35-1,5 мм. Элементы описания необходимо расположить в соответствии с ГОСТом 17914-72. Подшивая бумаги, нужно помнить о том, что текст должен хорошо читаться. Все металлические элементы, такие как скрепки и скобы, необходимо удалить.

Для прошивки в 4 отверстия нужно приготовить шило, приспособление для зажима, большие иголки и нитки. Если листов очень много, целесообразнее взять дрель.

Тонкости «архивного сшива»

Перед тем как прошить документы, нужно проверить все бумаги и разложить в правильном порядке. Листы описи должны быть пронумерованы отдельно. В конце необходим заверитель дела.

Если дело оформляется частично, сверху и снизу нужно наложить картон. В случае полного оформления необходимо сшить и сделать переплет, применяя клей ПВА.

Чтобы зажать пачку, следует использовать гнет или специальное устройство. Нижний и верхний прокол нужно расположить на расстоянии 30 мм от границ полей. Остальные два отверстия находятся на расстоянии где-то 80 мм от крайних проколов.

Концы нити необходимо продеть в разные иглы и провести в средние проколы с лицевой стороны. Выводится нить с тыльной стороны через крайние проколы на лицевую сторону. Далее продевается в соседние отверстия. Концы нужно связать с тыльной стороны.

Заключение

Правильное оформление отчетности и ведение документооборота – один из обязательных аспектов успешной деятельности. Поэтому руководители должны подходить к этому делу со всей ответственностью и знать, как правильно прошить документы.

businessman.ru

---

Смотрите также

• Читать онлайн журнал секретарь референт
• 
  Образец заполнения журнал монтажных работ
• 
  Школа 71 лянгасово электронный журнал
• 
  Журнал регистрации выдачи справок образец
• 
  Электронный журнал школы 69 киров
• 
  Журнал исторический архив официальный сайт
• 
  Инфекционные болезни журнал официальный сайт
• 
  Журнал ведения трудовых книжек образец
• 
  Тилан блондо для журнала vogue
• 
  Электронный журнал киров 28 школа
• 
  Читать журнал начальная школа онлайн