Кадровое делопроизводство: журналы учета. Какую дату ставить при заведении журнала

Должны ли совпадать дата открытия журнала регистрации противопожарного инструктажа и проведения первого инструктажа? | Вопросы подписчиков

Должна ли соответствовать дата заведения Журнала регистрации противопожарного инструктажа на рабочем месте и других журналов по охране труда и пожарной безопасности, указанная на обложке журнала, дате первой внесенной записи? Если должна, то в каком нормативном акте указано данное требование?

Ответ на вопрос:

Форма Журнала учета проведения инструктажей по пожарной безопасности приведена в приложении 1 Методических рекомендаций по организации обучения руководителей и работников организаций. Противопожарный инструктаж и пожарно-технический минимум, утвержденных МЧС России. Формы журналов по охране труда содержатся в «ГОСТ 12.0.004-90. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта СССР от 05.11.1990 № 2797.

Журналы ведутся для регистрации проводимых в организации инструктажей по охране труда и противопожарной безопасности. Так, в частности, о проведении первичного инструктажа на рабочем месте, повторного, внепланового, стажировки и допуске к работе работник, проводивший инструктаж, делает запись в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте и (или) в личной карточке с обязательной подписью инструктируемого и инструктирующего. При регистрации внепланового инструктажа указывают причину его проведения.

При оформлении нового журнала указывается дата его начала. При этом нигде специально не установлено, что журнал в обязательном порядке должен быть начат в день внесения в него первой записи. Между тем, с учетом того, что в журнале фиксируются факты проведенных инструктажей, представляется логичным начать ведение нового журнала в день проведения первого инструктажа. Если же дата начала журнала будет более ранняя – это не будет ошибкой.

Подробнее о журнале по пожарной безопасности мы писали здесь.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журнал регистрации инструктажей

Можно ли вести в каждом структурном подразделении свой журнал регистрации инструктажей на рабочем месте?

Статья об обязательных журналах учета в кадровом делопроизводстве поможет вам не допускать ошибок в работе.

Отвечает Ольга ГРЕВЦЕВА, эксперт, руководитель редакции «Охрана труда»

Популярные вопросы

Законодательством не определено, можно ли вести журнал инструктажа на рабочем месте в каждом подразделении или необходим один журнал на всю организацию. Однако этот вид инструктажа, а также, повторный, внеплановый и целевой проводит непосредственный руководитель работ (мастер, прораб, преподаватель и так далее) (п. 2.1.2 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утв. постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13 января 2003 г. № 1/29). Таким образом, проведение первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, а также стажировки на рабочем месте следует регистрировать в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте (на каждое структурное подразделение).

Вы можете сделать один общий журнал на все структурные подразделения. Но нужно учесть, что все работники в разное время проходят инструктажи. Поэтому может возникнуть ситуация, когда в структурных подразделениях одновременно надо провести инструктаж с несколькими сотрудниками из каждого подразделения (и у каждого свой руководитель). В этом случае организовать обучение будет значительно сложнее.

2. Как правильно оформлять документы по охране труда

Подробнее о инструктаже по пожарной безопасности мы писали здесь.

Всю документацию по охране труда нужно:

• ясно изложить и понятно оформить;
• периодически анализировать;
• при необходимости обновлять и распространять.

Документация должна быть легкодоступной для всех работников организации, кому она предназначена.

Записи данных по охране труда необходимо поддерживать в актуальном состоянии, а срок их хранения должен быть точно определен.

Читайте о инструкции по электробезопасности, чтобы не совершать ошибок.

Обязательным элементом являются реквизиты документа. Они обеспечивают его юридическую силу. К ним относятся:

• наименование документа;
• наименование организации – автора документа, дата документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• гриф утверждения, согласования, печать и др. (при необходимости).

13.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

www.kdelo.ru

журналы учета, Комментарий, разъяснение, статья от 01 июля 2011 года

Кадровое делопроизводство: журналы учета

Российский бухгалтер, N 7, 2011 годОльга Берг,эксперт журнала

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном ниже материале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы журнала - вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Например, журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома - ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме.С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

____________________________________________________(наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛУЧЕТА______________________________________ Начат " __" _______________ 20 ___ г.Окончен "__" ______________ 20 ___ г.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.Форма подачи таких сведений следующая.

Лицо, ответственное за ведение журнала
должность	фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью		листов

Начальник отдела кадров
(подпись)		(расшифровка подписи)

"___" _______________ 20__г.Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием.Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа "Примечание". Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6
(подпись)		(расшифровка подписи)

00.00.0000Если графа "Примечание" в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке ("запись N ___ в графе N ___ недействительна") и указываются новые сведения.Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:

Наименование	Срок хранения
Книги, журналы приема, перемещения (первода), увольнения работников	75 лет

Журнал учета приема работников

Nп/п	ФИО	Табельный номер	Дата поступления на работу	Структурное подразделение	Должность (профессия)	Трудовой договор, приказ о приеме (дата, номер)
1	2	3	4	5	6	7
12	Тищенко Ольга Николаевна	34	13.09.2010	отдел сбыта	менеджер	Трудовой договор от 13.09.2010 N 75-ТД, Приказ от 13.09.2010 N 56-ок
13	Корнев Владимир Алексеевич	35	20.09.2010	секретариат	делопроизво-дитель	Трудовой договор от 20.09.2010 N 76-ТД, Приказ от 12.09.2010 N 57-ок

Журнал учета перевода работников

N п/п	ФИО	До перевода			Дата перевода	После перевода
		табель-ный номер	должность (профессия)	структурное подразделение		табель-ный номер	должность (профессия)	структурное подразделение
1	2	3	4	5	6	7	8	9
41	Лещев Евгений Сергеевич	65	кладовщик

docs.cntd.ru

Согласование и регистрация приказов | Делопроизводство

Правила оформления приказов по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов.

Согласование приказа

Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

• кто готовит приказ,
• кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
• юридической службы,
• службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
• главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
• прочие заинтересованные – если необходимо.

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на листе согласования. Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать).

Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе. Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать. В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями». Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа.

В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново). Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека.

Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих. И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать.

Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции. В случае его временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) подписывать приказы имеет право исполняющий обязанности руководителя. Кто будет исполнять обязанности руководителя надо закрепить в приказе по основной деятельности – один раз на все случаи жизни, либо издавать каждый раз новый приказ в случае отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Хотя в нашей организации иногда (действительно очень редко) переделывали приказ задним числом.

Регистрация приказов

Только после подписания приказы регистрируются (принято в этот же день) службой делопроизводства по порядку номеров с указанием даты. Каждый год нумерация опять начинается с единицы, хотя сам журнал регистрации приказов может вестись несколько лет.

Это важно: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от распоряжений, а также отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу. В основном это обусловлено различными сроками хранения.

Приказы по основной деятельности имеют постоянный срок хранения. В организациях, которые не будут передавать свои документы на государственное хранение – подразумевается до ликвидации. Остальные перечисленные категории приказов имеют временные сроки хранения – 5 лет или 75 лет в зависимости от их вида. Сейчас не будем об этом подробно.

Регистрацию приказов можно проводить в электронном виде. Этой же цели может служить журнал регистрации приказов – образец его приведен ниже. Если нравится, то назовите книга регистрации приказов. В двух последних случаях имеется в виду регистрация на бумажных носителях.

База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.

Не существует единого образца журнала регистрации приказов, сама форма не регламентируется никакими нормативно-методическими документами. Поэтому допускается добавить нужные графы или убрать, по вашему мнению, лишние.

Вы можете принять за основу этот образец журнала регистрации приказов.doc 

 Часто в организации возникают вопросы, что делать, если необходимо приказ зарегистрировать задним числом. Понятно, что не положено, но если очень нужно… Можно попробовать оставлять пустые резервные номера в разумных пределах. Но учитывайте, что пропущенные номера в журнале регистрации приказов не есть хорошо.

Иногда регистрируют приказ под уже существующим номером с добавлением литеры (выглядит № 5а). Двойные номера в журнале регистрации приказов тоже не есть хорошо. В общем, существует маленький простор для маневра.

Конец краткого ликбеза на данную тему. Если будут вопросы по порядку согласования или регистрации приказов, то задавайте в комментариях.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 258 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Несколько вопросов по ведению журналов - Журналы по охране труда

ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ЭНЕРГЕТИКИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

30 июня 2014 г. N 06-1-32/2571

 

О РАЗЪЯСНЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ ТКП 181-2009

 

Республиканские органы

государственного управления,

иные государственные организации,

подчиненные Правительству

Республики Беларусь (по списку)

 

Облисполкомы, Минский горисполком

 

Постановлением Министерства энергетики Республики Беларусь от 11 марта 2014 г. N 6 утверждено Изменение N 1 ТКП 181-2009 "Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей", которое введено в действие с 1 июня 2014 г.

Указанным Изменением отменяется порядок присвоения группы по электробезопасности I, установленный Межотраслевыми правилами по охране труда при работе в электроустановках, которые отменены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства энергетики Республики Беларусь от 11 июня 2014 г. N 33/20.

С учетом внесенного Изменения в пункты 4.2.8 и 4.2.9 ТКП 181-2009 неэлектротехнический персонал, выполняющий работу, при которой может возникнуть опасность поражения электрическим током, должен иметь представление об опасности поражения электрическим током и правилах оказания первой помощи потерпевшим в соответствии с приложением В к ТКП 427-2012 "Правила техники безопасности при эксплуатации электроустановок". Перечень должностей и профессий указанного персонала определяется руководителем организации - потребителя электрической энергии.

Для выполнения данных требований указанный персонал обязан при приеме на работу пройти вводный инструктаж по охране труда в соответствии с требованиями Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 г. N 175 (далее - Инструкция). При этом в программу вводного инструктажа по охране труда должны быть включены вопросы об опасности электрического тока, опасности приближения к токоведущим частям и практические навыки оказания первой помощи потерпевшим.

Результаты вводного инструктажа регистрируются в специальном журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда согласно Инструкции.

Дополнительных журналов о присвоении группы по электробезопасности I, а также проверки знаний у неэлектротехнического персонала по указанным вопросам не требуется.

 

Первый заместитель Министра Л.В.Шенец

 

www.ohrana-truda.by

Обложка дела - образец оформления

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.

Обложка дела – образец оформления переписки

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК» (ООО «Бугорок»)     ДЕЛО № 05-24             ТОМ № 1   Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий   18 января 2012 г.26 июня 2012 г. На 242 листахХранить 5 летст. 906

 

 Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ» (ОАО «Прилив»)     ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28 Карапузов Максим Андреевич   06 апреля 2007 г.17 августа 2012 г. На 44 листахХранить 75 лет ЭПКст. 656 б

При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.

Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.

Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.

Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:

05-08 Том 1   Приказы о командировках   2012 год

Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 116 комментариев

Оставить комментарий

delo-ved.ru

Оформление журнала операций

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

При оформлении журнала операций (дополнительные толстые корочки при сшитии журнала) должен ли журнал операций прошнуровываться и пронумеровываться и скрепляться печатью учреждения за подписью директора дополнительно, помимо того, что в самом журнале операций предусмотрено проставлять кол-во листов в журнале-операций и подпись главного бухгалтера и подпись исполнителя?журнал операций любой хоть №1 или №2 и т.д. форма 050471

Ответ

сообщаем следующее: Оформляйте отдельно каждый журнал операций ежемесячно.

По общему правилу первичные (сводные) учетные документы, относящиеся к соответствующему журналу операций, по истечении отчетного периода (например, месяца), нужно подшить в папку (дело). Об этом сказано в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

На уровне нормативного акта установлена обязанность учреждений подшивать документы по окончании каждого отчетного периода.

При этом законодательством нет указания о том, что при брошюровке необходима дополнительная печать учреждения и подпись директора.

Обратите внимание, что периодичность подшивки (брошюровки) документов следует закрепить в учетной политике учреждения (возможно, с указанием продолжительности отчетного периода, по завершении которого производится подшивка, и периода, по окончании которого дела закрываются).

Обоснование

www.budgetnik.ru

Регистрация входящих документов | Делопроизводство

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

• адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
• не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
• если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

• Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка» Вх. №  0118 22.08.2014

 

• Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.

• Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.

• Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).

• Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 

 Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
• копии информационных документов и рекламные материалы,
• поздравительные письма,
• приглашения,
• прейскуранты,
• добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 182 комментария

Оставить комментарий

delo-ved.ru

---

• 
  Медицинские журналы по онкологии для врачей
• 
  Промо фото терминатор 2 в журнале
• 
  Класний журнал 5 11 класів скачати
• 
  Нижний новгород электронный журнал школа 185
• 
  Школа 185 нижний новгород электронный журнал
• 
  Windows 7 где посмотреть журнал ошибок
• 
  Журнал финансы учет аудит официальный сайт
• 
  Форма журнала входного контроля в строительстве
• 
  Рабочий журнал социального педагога образовательного учреждения
• 
  Лучшие журналы по шитью с выкройками
• 
  Классный журнал для детей официальный сайт