Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях? Можно ли все приказы регистрировать в одном журнале
Можно ли в одном журнале регистрировать приказы по личному составу (прием, увольнение, поощрение, перевод) и приказы на командировки работников? если регистрируется в одном журнале, то и храниться соответственно в одной папке. Является ли это нарушением?
Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Можно ли в одном журнале регистрировать приказы по личному составу (прием, увольнение, поощрение, перевод) и приказы на командировки работников? если регистрируется в одном журнале, то и храниться соответственно в одной папке. Является ли это нарушением?
Ответ
Ответ на вопрос:
Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов. При таком способе ведения сотрудник кадровой службы быстрее найдет необходимую информацию, кроме того, она дополнительно будет защищена от утраты.
Решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления нужно прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.
Таким образом, можно сказать, что приказы о нахождении работника в командировке можно регистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Ответ: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации
Н.З. Ковязина
Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:
Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.
Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
© Материал из КСС «Система Кадры» Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru Дата копирования: 19.07.2017
19.07.2017
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт Системы Кадры
www.kdelo.ru
Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях? | Вопросы подписчиков
Порядок регистрации приказов и их нумерации в организациях
Руководитель нашей компании требует внести корректировку в электронный документооборот в части регистрации ОРД, а именно: регистрацию производственных, административно-хозяйственных, кадровых и других приказов производить в одном журнале по порядковым номерам. То есть это будет выглядеть примерно так: 001-Пр, 002-Пр, 003-ПрК, 004-Пр, 005-Пр/ЛС, 006-Пр и т.д. Я давно работаю с делопроизводством, но с таким вопросом столкнулась только сейчас. Подскажите мне, пожалуйста, возможна ли такая регистрация или нет, на какие регламентирующие документы можно в этом случае сослаться, а также возникает вопрос, как хранить эти документы (номенклатура дел) и составлять опись при сдаче их в архив?
К сожалению, порядок регистрации приказов в организациях и их нумерации можно отнести, скорее, к обычаям делового оборота, чем к нормам, которые хоть как-то регламентируются. Судите сами: в настоящее время описание порядка регистрации приказов дано в документах, которые не являются нормативными и могут использоваться только как методические.
Интересная информация о системах делопроизводства размещена здесь.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33)
п. 3.2.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и от частных лиц.
3.2.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Статья о делопроизводстве поможет вам не допускать ошибок в работе.
Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
Мы рекомендуем почитать о журналах регистрации документов материал по этой ссылке.
* приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
* приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.
Для большинства руководителей ссылка на методические документы вряд ли станет существенным аргументом. С моей точки зрения, в первую очередь необходимо попытаться установить реальные причины желания вашего руководства регистрировать приказы именно таким образом, задав руководителю прямой вопрос о том, почему он хочет ввести общую регистрацию всех приказов организации. Если вам удастся установить причины требований руководителя, то, возможно, вы сможете ему предложить альтернативное решение, которое устроит и его, и вас.
Эксперт делится важной информацией об отличии форматов PDF от PDF/A в материале по ссылке.
Самым большим недостатком предложенного руководителем варианта, с моей точки зрения, является риск того, что контролирующие органы, привыкшие к раздельной нумерации приказов, могут в каких-то случаях заподозрить организацию в непредставлении запрошенных документов. Так что если вам все-таки придется
переходить на сплошную нумерацию приказов, рекомендую всегда держать под рукой нормативный документ, которым установлены эти правила, а также общий журнал регистрации, - с тем, чтобы при необходимости доказать, что все запрошенные приказы определенного вида были представлены.
www.sekretariat.ru
Можно ли все приказы регистрировать в одном журнале. uristrasskajet.ru
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь БЕСПЛАТНОЙ консультацией позвонив по телефонам:+7 499 577-00-25 доб. 143 (Москва и область)
+7 812 425-66-30 доб. 143 (Санкт-Петербург и обл.)
Можно ли все приказы регистрировать в одном журнале
форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.
ПРАВИЛЬНО ЗАПОЛНЯЕМ ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ ИНСТРУКТАЖЕЙ
Работа специалистов по охране труда связана с заполнением большого количества форм документов, таких как, например, журналы. Несмотря на многообразие нормативных правовых актов, регламентирующих наличие тех или иных журналов, можно выделить общие принципы ведения данных форм документов.
- При заполнении журнала пустых строчек не оставляем, исправлений не делаем.
- Определение формы журнала в нормативном документе как рекомендуемой означает, что мы можем вносить изменения в данную форму, например, добавлять столбцы.
- Необязательно приобретать отпечатанные в типографии журналы, вы можете распечатывать их у себя в организации самостоятельно.
- Срок хранения заполненных журналов составляет 10 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»), если иное не предусмотрено нормативными документами, регламентирующими ведение соответствующих журналов. Например, журнал регистрации несчастных случаев на производстве хранится 45 лет.
Можно ли регистрировать приказы по личному составу в одном журнале учета в течение нескольких лет либо с нового года нужно заводить новый журнал
Приказ поличному составу – это обязательный документ в сфере трудовых правоотношений.Приказ по личному составу издается работодателем (представителем работодателя)единолично, за исключением уполномоченных специалистов на разработку проектаприказа (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу).
Приказы поличному составу имеют самостоятельную порядковую нумерацию с января по декабрьв пределах календарного года с добавлением индекса «Л/С» (например, № 1–Л/С, № 2–Л/С) (п. 45Типовых правил документирования и управления документацией в государственных инегосударственных организациях, утвержденных постановлением ПравительстваРеспублики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570).
Как оформить и как вести журнал регистрации приказов
Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер. Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.
Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.
Правила ведения журнала регистрации отпусков пример журнала
Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь БЕСПЛАТНОЙ консультацией позвонив по телефонам:+7 (499) 577-00-25 доб. 143 (Москва и область)
+7 (812) 425-66-30 доб. 143 (Санкт-Петербург и обл.)
Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.
Можно ли все приказы регистрировать в одном журнале
Обязательной регистрации подлежат важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки, трудовые договора и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан (Постановление ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33, Рекомендации Росархива от 31.12.2003 «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации»).
Приказы по личному составу- это кадровые документы со сроком хранения от 5 до 75 лет, ОД — издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью, срок хранения от1 до 3-5 лет, а какие-то постоянно.
Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы
Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.
В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.
Согласование и регистрация приказов
- кто готовит приказ,
- кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
- юридической службы,
- службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,
- главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
- прочие заинтересованные – если необходимо.
База данных регистрации приказов по основной деятельности имеет постоянный срок хранения вне зависимости от выбранного названия. Выберите естественно что-то одно. Если регистрация ведется в электронной базе, то вовсе не обязательно (даже и не нужно) ее дублировать на бумаге.
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.
Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).
Можно ли оформить одним приказом предоставление нескольких периодов отпуска
Вместе с тем, нельзя не отметить, что выходные дни (еженедельный непрерывный отдых) и отпуск – это разные виды времени отдыха, и один из них не подменяет собой другой (ст. 106 , 107 ТК РФ). По факту оформление отпуска на выходные дни лишает сотрудника возможности использовать в полном объеме все виды времени отдыха, предусмотренные трудовым законодательством, и тем самым увеличивает фактическую продолжительность рабочего времени сотрудника в рабочем году ( абз. 12 ч. 1 ст. 21 , ч. 1 ст. 91 ТК РФ). В связи с этим регулярное предоставление отпуска в выходные дни может вызвать претензии со стороны проверяющих.
Например, можно оформить уведомление в произвольной форме или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске унифицированной формы ( форма № Т-6 ) и ознакомить с ним сотрудников. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.
uristrasskajet.ru
