Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу. Нужно ли вести журнал регистрации приказов
Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу
Ответ:
Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде. При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.
Обоснование:
Согласно
п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 "Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации - их ведение для организаций в бумажном виде обязательно:
форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.
Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена. Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации - автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.
Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.
Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Е.А.ЧершинцеваНациональный исследовательскийуниверситет "Высшая школа экономики"
Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу
Для юридических лиц законодательством не предусмотрена обязанность вести журнал регистрации кадровых приказов.
Однако обязанность ведения такого журнала может быть предусмотрена отдельными приказами о ведении делопроизводства федеральных и иных служб финансируемых из бюджета (государственных).
Обязательные документы для ведения кадрового учета:
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ)
Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ)
График отпусков (ст. 123 ТК РФ)
Документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»)
Трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ)
Трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69)
Табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ)
Личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)
Приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225)
Основания к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ)
Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении
Утвержденная форма расчетного листка
Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141)
pravoved.ru
Журнал регистрации приказов: пример и образец заполнения
Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.
Мнение эксперта
Озерова Марина
Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные дела
Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.9 видов приказов, которые отражаются в журнале
Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:
- О назначении директора.
- Об образовании подразделения компании.
- О введении в действие разработанного штатного расписания.
- О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
- Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
- Об учреждении правил трудового распорядка.
- О сокращении 1 или нескольких работников.
- О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
- Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.
Мнение эксперта
Озерова Марина
Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные дела
Полный список приказов по основным видам деятельности смотрите тут.Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.
Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.
Образец записи в журнале: инструкция по заполнению
Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.
Титульный лист
- Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
- Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
- Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
- Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
- В графе «срок хранения» указывают «постоянно».
Записи о приказах
Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:
- Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
- Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
- Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
- Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
- В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
- В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.
По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.
Последняя страница
После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).
Способы ведения и ответственный
Журнал регистрации можно вести двумя способами:
- Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
- В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.
Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:
- секретарь;
- секретарь-референт;
- другие работники, назначенные по указанию директора.
Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.
Как выглядит журнал для регистрации
Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.
Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.
2ann.ru
Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения
Юридическая консультация > Трудовое право > Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятияКадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.
Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.
Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования
Юридическая сторона
Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.
Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.
Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.
Порядок регуляции
Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.
Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.
Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.
Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.
Есть ли необходимость в ведении?
Журналы хранятся 5 или 75 лет
Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.
Письменно или в электронном виде?
Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.
В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.
Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:
- о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
- о командировании работников;
- журналы отпусков;
- о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.
Порядок работы с журналом
Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде
Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:
- грамотное построение делопроизводства;
- ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
- надежное сохранение документов предприятия.
В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.
Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.
Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.
В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.
Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:
- инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
- номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).
Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.
Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.
Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).
Кто несет ответственность?
Ответственность за ведение журнала несет определенный работник
Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.
Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.
Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:
- Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
- Приказы по работе администрации.
- Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
- Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.
Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.
Необходимые пункты
Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение
Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:
- порядковый номер,
- дата приказа,
- номер распоряжения,
- основное содержание приказа,
- сотрудник,
- табельный номер,
- основание распоряжения.
Примерные резервные колонки:
- кто подписал приказ,
- кто исполняет приказ,
- куда передали приказ,
- расписка о получении, дата,
- отметка о направлении в дело, и так далее.
Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
| № п/п | Дата | Номер приказа | Разновидность приказа | Сотрудник | Табельный номер приказа | Основание |
| 100 | 3.05.2014 | 20-лс | Перевод на другую должность | Иванов Иван Иванович | 28394 | Дополнительное соглашение № 5 от 29.04.2014к трудовому договору № 74от 1.01.2012 |
| 101 | 3.05.2014 | 21-лс | Прием на работу | Орлова Ольга Павловна | 30492 | Заявление |
| 102 | 3.05.2014 | 22-лс | Прием на работу | Антонов Петр Николаевич | 67540 | Заявление |
Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:
- о приеме на работу;
- об оплате труда;
- о совмещении профессий;
- о повышении квалификации;
- о смене фамилии сотрудника;
- о длительных командировках.
- о поощрении персонала;
- об отпусках
- о дежурстве;
- о переводе;
- об увольнении работника
В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:
- о дежурствах,
- об учебных и очередных отпусках,
- о непродолжительных командировках,
- о дисциплинарных взысканиях
Как регистрировать приказы задним числом
Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства
Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.
Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
- Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
- Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.
Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.
Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.
С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:
Поделиться
ВКонтакте
Класс
Telegram
juristpomog.com
форма, ведение и хранение в 2018 году
Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году.
Из статьи вы узнаете:
Назначение журнала регистрации приказов
Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.
Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.
В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.
Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне - от 5 лет до 75.
В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.
В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
Во втором журнале, срок хранения которого равно 5 годам, будут фиксироваться приказы: о дисциплинарных взысканиях; о ежегодно оплачиваемых отпусках; об отпусках в связи с обучением; о дежурствах; о краткосрочных командировках.
В организациях, где объем документооборота велик, принято диверсифицировать приказы еще более дробно. В таких организациях распространена практика ведения нескольких журналов учета приказов, каждый из которых соответствует своем определенному сроку хранения.
Читайте также:
Как правильно оформляется и ведется книга приказов
Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.
В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.
Читайте по теме в электронном журнале
Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант - это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.
Второй вариант - это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.
Третий вариант - данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:
Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.
Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:
Защита журнала обеспечивается двумя способами - нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.
Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье по ссылке.Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.
Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):
Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале.
Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.
Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения - это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу "Примечания" необходимо сразу внести в проект журнала ,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:
"Документация внутреннего пользования" - так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?
Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.
Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.
Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.
Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье по ссылке.
Порядок регистрации приказов
Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:
Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации. Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.
Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д.
Вносим название документа в графу 2.
Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.
Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)
Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.
Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.
Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
| Наименование журнала (кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) | Обязательность ведения | Форма | Назначение | Срок хранения |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении | 75 лет |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации | 75 лет |
| Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ | 5 лет |
| Журнал регистрации трудовых договоров | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах | 75 лет |
| Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля | Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ | Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 | Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц | 5 лет |
| Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов по личному составу | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации | 75 лет |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 | Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73 | Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов на отпуск | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков | 5 лет |
| Журнал учета поощрений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации | 75 лет |
| Журнал учета дисциплинарных взысканий работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению | 75 лет |
| Журнал регистрации приказов об увольнении | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников | 75 лет |
| Журнал регистрации листков нетрудоспособности | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих | 5 лет |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Не предусмотрена |
Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения | 5 лет |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Не предусмотрена |
Произвольная. Популярные вопросыМожно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания | 5 лет |
| Журнал учета переводов | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения видов и сроков переводов работников | 75 лет |
| Журнал учета совместителей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета совместителей и характера совместительства | 75 лет |
| Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации | 75 лет |
| Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов | 75 лет |
| Журнал регистрации должностных инструкций | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения | 75 лет |
| Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников | 5 лет |
| Журнал регистрации вводного инструктажа | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников | Постоянно |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки | Постоянно |
| Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности | Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников | Постоянно |
| Журнал учета входящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации входящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал учета исходящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации исходящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал регистрации заявлений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи | 75 лет |
| Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания | 75 лет |
| Журнал регистрации иностранных работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов | 5 лет |
| Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия | 75 лет |
| Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы | 75 лет |
| Журнал учета личных дел | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения и учета личных дел работников | 75 лет |
| Журнал регистрации договоров о материальной ответственности | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены | 75 лет |
| Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей | Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей | Постоянно |
| Журнал учета выданных доверенностей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи | Постоянно |
| Журнал учета исполнительных листов | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях | 5 лет |
www.kdelo.ru
Журнал регистрации приказов обязательный документ
Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников Постоянно Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда.
Как оформить и как вести журнал регистрации приказов
ИнфоНа данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв.
Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.
Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена.
Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу
Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.
Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.
Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:
Является ли журнал регистрации приказов по личному составу обязательным?
Обычно используются формы такого типа – Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а и т. п. Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.
Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1). Кто заполняет бланк Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы.
Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять. Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.
Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.
Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия
Важно До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования Содержание:- 1 Юридическая сторона
- 2 Порядок регуляции
- 3 Есть ли необходимость в ведении?
- 4 Письменно или в электронном виде?
- 5 Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
- 6 Порядок работы с журналом
- 7 Кто несет ответственность?
- 8 Необходимые пункты
- 9 Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
- 10 Как регистрировать приказы задним числом
Юридическая сторона Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации.
А в другом содержатся только приказы о кадрах.Журнал регистрации приказов
Более подробно схему документооборота целесообразно описать в инструкции по делопроизводству организации. В указанном документе можно определить, какие документы организации надлежит прошивать. При этом Вы можете руководствоваться разделом 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (с текстом указанного документа Вы можете ознакомиться, перейдя по ссылке: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#;/document/99/901730479/ZAP1UFA3BL/?step=12 В частности пунктом 3.4.2.1 данного документа предусмотрено, что дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. В связи с этим можно сделать вывод, что дела, подлежащие более длительному хранению (более 10 лет) следует подшивать.
- о приеме на работу;
- об оплате труда;
- о совмещении профессий;
- о повышении квалификации;
- о смене фамилии сотрудника;
- о длительных командировках.
- о поощрении персонала;
- об отпусках
- о дежурстве;
- о переводе;
- об увольнении работника
В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:
- о дежурствах,
- об учебных и очередных отпусках,
- о непродолжительных командировках,
- о дисциплинарных взысканиях
Как регистрировать приказы задним числом Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью.
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?
ВниманиеПодробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. таблицу. Валентина Андреева, к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия 2.
Справочник:Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.dipna5.ru
