Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии. Образец журнал регистрации по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу. Образец и бланк 2018 года

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала регистрации приказов по личному составу .docСкачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу .doc

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

• трудоустройстве,
• сокращении,
• отпуске,
• материальном поощрении,
• дисциплинарном взыскании,
• дежурствах,
• переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

• наименование предприятия;
• дата открытия журнала, дата его окончания;
• должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
• срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

• порядковый номер приказа, дату его выпуска;
• номер документа, его вид, содержание;
• ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
• основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

assistentus.ru

Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2018

Журнал регистрации приказов по личному составу

Он предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота компании и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

• регистрация изданных компанией кадровых документов;
• быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
• хранение и архивирование бумаг компании.

Согласно п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 N 558) ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Тем не менее, действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Таким образом, правила заполнения и форму журнала целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, также как и корпоративный образец приказа по личному составу.

Разберемся также с вопросом: «Приказы по личному составу — это какие приказы?». Ими являются все бумаги, которые регулируют трудовые правоотношения между сотрудником и компанией: прием, увольнение, перевод работника, дисциплинарные взыскания, всех виды отпусков, служебные командировких. Распространенные примеры приказов по личному составу мы приводили, например, в статьях о предоставлении отпуска и об оплате труда.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

1. Дата издания.
2. Уникальный номер регистрации в программе.
3. Краткое описание.
4. Исполнитель.

Образец заполнения журнал приказов по личному составу в электронной форме

Скачать

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ учета и виды журналов. Поскольку не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Скачать

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно о приеме на работу, отдельно о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках;
• об учебных отпусках;
• о дежурствах;
• о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы, в них перечисленные, как правило, — 75 лет. Либо 5 лет в том случае, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

gosuchetnik.ru

Образец журнала регистрации приказов по личному составу 2018

Какие документы нужно регистрировать

К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

С целью систематизации работы с указанными документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется согласно имеющейся номенклатуре дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

• работников компании, ответственных за хранение и ведение;
• замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
• периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.

Срок хранения журналов составляет 75 лет.

Указанные книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Подробно о том, как прошить и опломбировать книгу регистрации нормативных актов

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

Обязательно ли вести его в организации, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих книг в коммерческих организациях не существует. Однако редакция рекомендует вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

• о приеме на работу;
• о предоставлении отпусков;
• о поощрении;
• об увольнении.

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. При том что у кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов, когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Вести его можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадрам

Бланк журнала регистрации приказов по личному составу

Скачать

clubtk.ru

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец и бланк

 Журнал регистрации приказов по личному составу – это документация, в которую заносят приказы, относительно личного состава организации. Данный журнал не имеет законодательно утвержденной формы, поэтому фирма в праве разрабатывать её автономно в вольной форме. В нём не фиксируются следующие должностные лица:

• директор предприятия и его руководители
• главный бухгалтер предприятия

Срок хранения данного документа, согласно Приказу №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, … с указанием сроков хранения», (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010) составляет 5 и 75 лет. Исходя из вышеуказанного распоряжения рекомендуется вести в организации два журнала регистрации.

В журнале сроком хранения пять лет должны регистрироваться распоряжения следующего содержания:

1. Ежегодные оплачиваемые отпуска.
2. О краткосрочных внутренних и заграничных поездках.
3. Отпуска, связанные с обучением.
4. Распоряжения о дежурстве.
5. Про дисциплинарные штрафы.

В журнал, сроком хранения пять лет должны заноситься следующие виды приказов:

1. Распоряжение о принятии на работу.
2. Указ про перемещение.
3. Указ про совмещение.
4. Про перевод на другую работу.
5. Про окончание трудового договора.
6. Указ про переаттестацию, повышение квалификации, присвоения чинов (званий).
7. Про смену Ф.И.О. служащего.
8. Про поощрение, вознаграждение.
9. Про поощрение, жалованье, различные виды выплат.
10. Указ про все виды отпусков служащим с опасными условиями труда.
11. Указ об отпусках по уходу за ребенком.
12. Об отпусках, без сохранения заработной платы.
13. О дежурстве по профилю главной деятельности.
14. Указы по длительным заграничным и внутренним поездкам.
15. Указы о командировках служащим с опасными условиями труда.

Содержание статьи

Структура журнала

Формат журнала, о котором ведется речь, не имеет законодательного утверждения, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную форму данного документа. Составлять её нужно придерживаясь следующих негласных критериев:

1. Обязательно должен быть титульный лист. На титульном листе указывают: наименование организации, полностью, без сокращений, название документа, дату, когда была внесена первая запись, дату занесения последней записи.
2. Должен присутствовать раздел, в котором будет указан перечень служащих, ответственных за внесение изменений в журнал. В этом разделе указывают: ФИО служебных лиц, ответственных за внесение изменений в нём, информация о документах, на основании которых вышеуказанные сотрудники назначены ответственными, подписи ответственных работников, удостоверяющие ведение журнала в определенные периоды времени, информацию по соответственным периодам.
3. Обязателен основной раздел, в котором будут регистрироваться распоряжения по личному составу. Этот раздел предполагает следующие параметры: перечень номеров по порядку о регистрации указа, указываются даты, номера утверждения указов, необходимо указать конкретную разновидность указов, ФИО табельных номеров (групп) сотрудников, на которых распространяется исполнение распоряжения, также указываются документы, на основании которых издается определенный приказ.

Бланк и образец: требования к составлению

Журнал должен состоять из девяти граф:

ГРАФА 1. В ней Вы указываете учетный номер документа в порядке следования

ГРАФА 2. В данной графе указывается дата приказа. Её можно указывать в цифровом формате — дата. месяц. год.

ГРАФА 3. Здесь необходимо указать номер приказа по установленной форме, соответственный индексу личного состава

ГРАФА 4. Видов приказов всего три: принятие на работу, перевод и увольнение. Положено писать не сокращая, во избежание неразберихи в будущем

ГРАФА 5. Фамилию работника можно писать полностью, а вот инициалы сокращать до букв, за исключением случаев, когда на предприятии работают однофамильцы со схожей первой буквой в имени и отчестве (например, Иванченко Игорь Петрович и Иванченко Илья Павлович записываются следующим образом: «Иванов Иг. Петр.» и «Иванов Ил. Павл.»)

ГРАФА 6. Здесь надлежит указать основания «от сотрудника». Их несколько:

1. Заявление работника (Заявление).
2. Трудовой контракт (ТК).
3. Дополнительное соглашение (ДОП).

Информацию приказа по предприятию дублировать не нужно, так как она уже прописана в предыдущих графах

ГРАФА 7. Необходимость её заполнения обусловлена надёжностью в юридически подозрительных случаях. Если же увольняемый по статье работник отказывается подписываться – тогда нужно указывать данные акта об отказе, так же, как и в приказе про увольнение.

ГРАФА 8. В этой графе Вы указываете ФИО и должность работника службы кадров, который обработал данный приказ

ГРАФА 9. В этой графе оставляет подпись вышеуказанный служащий кадровой службы

Вносить данные в документ надлежит крайне аккуратно, разборчивым почерком, избегая помарок, зачеркиваний и исправлений. В некоторых случаях предусматривается графа «под роспись исполнителя», где оставляет свою подпись исполнительный сотрудник организации, которому адресован данный приказ.

Документы для скачивания (бесплатно)

Оформление и отправка в производство

Первостепенное требование к этому документы – ведение его надо начинать с момента начала деятельности предприятия.

Журнал регистрации на предприятии ведут в рукописной или электронной форме. Если же он ведется в электронном виде – дублировать его путем распечатки нет необходимости. Ну а если руководство предприятия требует ведение данного документа в «живом» формате – для журнала можно использовать как простые листы бумаги, так и бланки предприятия.

Журнал проштамповывают в том случае, если данная норма по подписанию подобных документов при помощи штемпельных изделий предусмотрена в локальных актах предприятия.

Этот документ имеет достаточно внушительные объемы, и в него входит не один десяток страниц. В таком случае листы документа нумеруются, скрепляются между собой крепкой нитью. На внешней стороне обязательно проставляется дата создания журнала и подпись ответственного лица.

Если предприятие имеет огромное количество подразделений и служб, то одним или двумя журналами не обойтись. Здесь их количество должно соответствовать количеству отделов и подразделений, включенных в процесс производства.

Не менее важно, чтобы приказные документы были опломбированы номерной пломбой. Если номер пломбировки не будет вписан в журнал – пломба считается недействительной.

Ведение электронной формы

Если на предприятии достаточно большой документооборот или слишком высокая текучесть персонала – затруднительно проследить их движение при помощи журнала регистрации указов в бумажном варианте. В таких случаях лучше иметь электронный вариант данного документа, дабы ускорить процесс поиска нужной информации по каждому работнику:

1. Сколько дней пребывал в отпуске.
2. В какие дни его командировали.
3. Когда брал отпуск за свой счёт.

При помощи электронного варианта, подобную информацию можно собрать достаточно быстро и просто. А если искать вышеперечисленные данные, например, за несколько лет в бумажном варианте – такой процесс займет слишком много времени. Если документооборот предприятия ведется при помощи программного обеспечения «1С» — то все указы данная программа регистрирует сама.

Есть и второй способ – ведение документации в Excel для внутреннего пользования. Если же изначально ведется электронная форма, которая распечатывается, то все листы обязательно должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны для сдачи в архив.

Ответственные лица

На предприятии должен быть работник, ответственный за его заполнение. Данного служащего можно назначить отдельным указом по основной деятельности, доверив ему обязанности по ведению журнала. Практика показывает, что данная функция возложена на специалиста – кадровика, с которой он обязан ознакомиться при приёме на работу.

Если же кадровый служащий, ответственный за ведение журнала учёта приказов уходит в длительный отпуск на любых основаниях – его функциональные обязанности нужно переложить на другого работника при помощи определенного указа.

Прошивка, нумерация, хранение

Данный документ прошивается, во избежание несанкционированного доступа к данным. «Пломба» представляет из себя голографический стикер, фиксирующий концы прошитого шнура на последнем листе журнала. На пломбе есть голографическая надпись: «Опломбировано», а если пломбу вскрывают – надпись меняется на «Вскрыто».

Последняя страница журнала должна включать в себя следующие данные:

• количество листов в журнале;
• подпись директора организации или начальника службы кадров;
• печать предприятия.

Порядок нумерации не имеет регламентированный характер. Отмечен лишь тот факт, что приказы должны нумероваться порядковой нумерацией в пределах одного года. Приказ по основной деятельности, по личному составу и распоряжения пронумеровываются отдельно.

Журнал хранится в кадровом отделе, в месте, куда не имеют доступ посторонние лица. Сроки хранения документа определяются законодательством, либо же нормативно-правовым документом организации.

Даже после того, как журнал приказов будет завершен и сдан в архив – его по-прежнему можно использовать в следующих целях:

1. Для быстрого поиска необходимой документации.
2. Для проведения разного рода статистических анализов.

Как только документ теряет свою актуальность – его следует уничтожить.

Какими должны быть журналы регистрации и как их нужно прошить? Подробная информация — в данной лекции.

znaybiz.ru

Журнал регистрации приказов по личному составу - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

• о дисциплинарных взысканиях;
• о ежегодно оплачиваемых отпусках;
• об отпусках в связи с обучением;
• о дежурствах;
• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

(наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ___________________________________ Начат «___»____________________20____г. Окончен «___»___________________20____г.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________                 __________________________                  должность                                       фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

или

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

 ______________________        _____________________                  (подпись)                       (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе  ____

__________________    ______________________        (подпись)              (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию. Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

naar.ru

Журнал регистрации приказов

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Оглавление статьи

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

• “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
• “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
• “КМ” – приказы по командировкам работников.
• “К” – кадровые.
• “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Требования к оформлению журнала

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

• Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
• Номер приказа и его дата издания.
• Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
• ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
• Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
• Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

Ведение журнала в электронном виде

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

Скачать бланк журнала регистрации издаваемых приказов по личному составу, Word.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Excel.

blankionline.ru

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу (далее – будем называть его по первому слову наименования) – это специальный документ, куда заносятся все факты по движению работников. Это все является основанием для оформления трудовых книжек работающих. Поэтому их фиксация имеет важность для обоих — руководителя, подчиненного, поскольку определяют степень служебного положения последнего, оплату его труда соответственно.

Так как этот сброшюрованный документ представляет определенную ценность по расчету трудового стажа работника, то хранится в учреждении 75 лет независимо от переименования места или его реорганизации.

Структура заполнения

Каждая страница имеет 7 столбцов, разных по ширине; каждый из них имеет свое название:

1. Номер. Это номер распоряжения, подлежащего регистрации.
2. Дата. Проставляется дата написания. Шаблон унифицированных приказных форм по труду предусматривает, что пара номер — дата неразделима, то есть они обычно стоят рядом.
3. Вид. Бывает три – о приеме, об увольнении, о переводе.
4. ФИО работника. Использовать именительный падеж, писать полностью, без сокращений.
5. Табельный номер. Присваивается служащему при приеме.
6. Основание. По действующему законодательству, это трудовой договор или дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашений может быть несколько, им также присваиваются номера.

Какие приказы подлежат регистрации в журнале

Как было уже указано выше, основные типы приказов определяют отношение работника к своему рабочему месту – либо он принят на должность, либо уволен, либо переведен на другое место.

Однако перечень обязательных документов может быть расширен.

Примеры приказов, подлежащих регистрации в Журнале:

• О премировании;
• О предоставлении основных, дополнительных, других отпусков с сохранением зарплаты или без;
• Об объявлении взыскания;
• О направлении на курсы повышения квалификации с отрывом от производства;
• Об изменении фамилии по вступлении в брак или вследствие развода;
• Об утверждении или изменении штатного расписания;
• О работе в праздничные дни.

Иными словами, сюда могут вноситься все приказы, касающиеся трудового статуса сотрудника. Фантазия работодателя также не ограничивается предложенным перечнем. Все эти, а также подобные им документы также «проходят» через бухгалтерию, соответственно содержат информацию, обрабатываемую и предоставляемую в ФСС, ПФР для начисления необходимых выплат.

Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.

Журнал также удобен тогда, когда даже через много лет по истечении своей трудовой деятельности работник оформляется на пенсию, то требует сведения для подтверждения своего трудового стажа.

Тогда кадровику очень легко прочитать давно сделанные записи и составить необходимую справку.

Журнал директора

В учреждении (организации) приказы четко делятся на приказы директора и главного бухгалтера. Соответственно, каждая из групп регистрируется отдельно.

Журнал главного бухгалтера

К ним относятся такие приказы, типа «О материальной ответственности», «О проведении инвентаризации» и многие другие согласно номенклатуре дел бухгалтерии.

Крупные предприятия (заводы, фабрики) имеют, конечно, свои собственные бухгалтерии). Бывают случаи, когда бухгалтерия обслуживает несколько одинаковых по типу учреждений (организаций), например, учреждения образования в пределах одного района города.

Поэтому целесообразнее вести журналы регистрации приказов директора и главного бухгалтера отдельно с разной нумерацией-датированием, независимо от того, в одном или разных зданиях работают эти две структуры

Основные виды журналов по срокам хранения

Подразделяются на:

1. Длительные;
2. Краткосрочные.

Выше было сказано, что приказы по личному составу должны храниться 75 лет. Напомним, что в них отражается информация именно по личностям сотрудникам, сведения об их должностях, история переводов.

Многие кадровики предпочитают дробить приказы по личному составу, выделяя некоторые из них в отдельный регистр.

Они условно называются менее важными, их можно обозначать приказами «по кадрам». Это могут быть приказы об отпусках. Также яркий пример таких приказов – об объявлении взыскания.

Дело в том, то срок действия замечаний и выговоров длится приблизительно 6 месяцев. Потом взыскание снимается и приказ, соответственно, теряет свою юридическую силу, значимость, перестает быть значимым для директора и сотрудника. Такие распоряжения можно не хранить 75 лет. Поэтому они называются краткосрочными.

Хотя целесообразнее все же вести одну папку долгосрочных приказов, а также соответственно записывать их в одном месте.

Требования к заполнению

1. Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации. Наименование указывается полностью и в краткой форме в соответствии с Уставом. Также указывается дата начала ведения журнала. Когда заканчивается последняя страница журнала, а записи уже негде фиксировать, то на титульнике фиксируется дата окончания ведения журнала. Потом начинается ведение нового журнала. «Исписанный» сдается архивариусу на хранение. На этой странице также может стоять ФИО лица, ответственного за его ведение.
2. Вести журнал может только одно лицо, уполномоченное на эти действия самим руководителем. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, специалист по кадрам, начальник отдела кадров, то есть лицо, непосредственно подчиненное начальнику учреждения. В случае отсутствия секретаря (болезнь, отпуск) директор может назначить ответственным за ведение журнала любое другое лицо, издав соответствующее письменное распоряжение. Почему удобно, когда журнал ведет один человек? – Чтобы не нарушать стиль записей. Так, заполнение граф получается более читабельным, аккуратным, ответственным. По логике, тот, кто вносил записи, должен впоследствии уметь работать с журналом, то есть уметь правильно вычитывать необходимую информацию из него. Также, руководителю легче «спросить» с конкретного подчиненного о причинах внесения некорректных записей в журнал.
3. Все записи нумеруются в последовательном порядке. Это удобно для поиска. Вносить сведения «постфактум» нельзя. Хотя, если они все же были сформулированы ошибочно, можно сделать соответствующие пояснения, указав «неправильную» позицию: «Запись за №417 считать недействительной. Делопроизводитель Самсонова С.И. (Роспись)». При этом запрещается категорически пользоваться корректирующей жидкостью, стирательной резинкой, производить грубое зачеркивание ручкой.
4. Факты вносятся согласно дате, то есть хронологически правильно. Например, не может быть внесена запись за определенным номером от 23.04.2014 г, если текущая – от 12.12.2015 г.
5. ФИО работника заносятся разборчиво, без сокращений, описок в соответствии с его паспортом.

Предложения должны соответствовать содержанию приказов. Пример: у некоторых нерадивых документоведов фиксируются номера и даты распоряжений, пишется их наименование. Однако если открыть сам приказ по указанным реквизитам, то можно увидеть разночтения. То есть указано, что приказ о приеме Козлова С.С. №12 от 30.11.2015 г. зафиксирован под №19, то сам приказ посвящен переводу Петрова А.Н. с должности учителя на должность воспитателя.

Особенности защиты от внесения неправомерных изменений

По каким-либо причинам может возникнуть потребность внесения недостоверных или пропущенных сведений в документ регистрации. Общими установленными требованиями к ведению делопроизводства это строжайше запрещено.

Защита от изъятия страниц производится за счет того, что они:

• нумеруются;
• прошнуровываются насквозь всего журнала;
• их количество фиксируется на специальном бланке о конфиденциальности информации;
• сведения скрепляются «синей» или даже сургучной печатью организации;
• постановка подписи руководителя или другого ответственного лица.

Для чего нужна контрольная пломба на журнале

Уточняем, что все это делается на специальной пустой странице перед обложкой. Пломба может быть изготовлена самостоятельно или продаваться в комплекте с бланком.

На вид — это прямоугольный листок бумаги с размерами приблизительно 3х6 сантиметров. На пломбе указывается количество страниц, прошнурованных, пронумерованных, скрепленных печатью. Пломба наклеивается на место фиксации прошивки. Поверх нее ставится печать учреждения таким образом, чтобы часть оттиска налагалась на пломбу, а другая ее часть – на страницу, свободную от пломбы.

Пломба может быть номерной, индикаторной, изготовленной специально на заказ или выполненной на компьютере, а потом напечатанной на обыкновенной бумаге (можно другого цвета).

Следовательно, эта пломба является индикатором того, пытался ли кто-то изменить порядок страниц официального документа, внести другие записи и т.д. Таким образом, она может использоваться разово.

На сегодняшний день типографские фирмы продают уже готовые журналы со шнуровкой, нумерацией, опломбированием, но можно провести шнуровку, а также все остальные процедуры самостоятельно, имея на руках чистый бланк журнала.

Если нет бланка, то можно скачать в интернете образец журнала, отредактировать его в текстовом редакторе «Word», распечатать и повторить манипуляции с опломбированием.

Если бланк журнала типографского производства, то пломба содержит голографическую надпись «Опломбировано». Если ее нечаянно повредить или намеренно вскрыть, то она поменяется на «Вскрыто».

Но такой бланк стоит сравнительно недешево, но уже сейчас некоторые кадровики его покупают и используют в своей практике.

Образец журнала регистрации по личному составу

№	Дата приказа	Номер приказа	Вид приказа	ФИО работника	Табельный номер	Основание
1	01.01.2015	1-лс (или 1-к)	Прием	Иванникова Светлана Игоревна	0001	Трудовой договор №1 от 0.01.2015 г.
2	…

Несколько практических советов:

1. Не торопитесь заполнять! Пусть пройдет хотя бы 3 дня после издания распоряжения. Есть опасность, что руководитель передумает писать приказ либо он станет менять тип документа, либо дату;
2. Если возникает необходимость вносить изменения, делайте это аккуратно, строго по памятке, читаемым почерком.
3. Почаще используйте интернет-порталы, где можно задать любой вопрос специалисту в блоге и получить квалифицированный ответ.

homeurist.com

---

• 
  Журнал контроля за состоянием охраны труда
• 
  Школа 20 электронный журнал киров школа
• 
  Детский сад все для воспитателя журнал
• 
  Образец журнала инструктажа по пожарной безопасности
• 
  Журнал по технике безопасности для учащихся
• 
  Журналы регистрации инструктажа по охране труда
• 
  Тест зимней резины журнал за рулем
• 
  Не могу войти в электронный журнал
• 
  Здоровье нации новая стратегия журнал сайт
• 
  Рубрика своими силами журнал за рулем
• 
  Журнал за рулем рубрика своими силами