Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Обязателен ли журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров — это сводный документ, реестр, в котором необходимо фиксировать все соглашения с работниками. Это важный документ кадрового учета, он рекомендован для работы отдела кадров любой компании.

Обязателен ли учет трудовых договоров?

Нет, такую обязанность законодательство жестко не предусматривает. И санкций за отсутствие журнала, в котором содержатся данные по всем договорам с работниками, последовать со стороны контролирующих органов не может.

Зачем нужен такой журнал?

По сути, это один из элементов кадрового учета, пусть и недостаточно формализованный на правовом уровне. Однако, журнал трудовых договоров — это удобный инструмент в работе кадрового специалиста. В нем можно (и нужно) фиксировать сведения обо всех заключаемых трудовых контрактах. Это позволяет:

• следить за сроками действия договоров (если они срочные) и вовремя пролонгировать или не пролонгировать их;
• систематизировать информацию обо всех договорах, чтобы при необходимости быстро найти нужный;
• оперативно предоставлять сведения о договорных отношениях с работниками в случае соответствующего запроса со стороны контролирующих органов, руководителя или самого работника.

В спорных случаях или конфликтных ситуациях (например, в суде или в разбирательствах с Трудовой инспекцией) такой журнал может стать аргументом в пользу работодателя. И информацию из него можно быстро предоставить, и сам факт его наличия будет свидетельствовать о том, что в компании корректно налажен кадровый учет. Это немаловажно.

Форма журнала учета договоров

С 2013 года журнал учета трудовых договоров подобно всем остальным первичным учетным документам может составляться в произвольном виде. Обязательной формы такого документа нет и быть не может — со вступлением в силу нового закона о бухгалтерском учета российским компаниям дано право самостоятельно составлять формы «первички».

Есть некоторые рекомендованные варианты документов — как правило, они разработаны отраслевыми ведомствами. Их удобно использовать, если содержание этих форм полностью отвечает требованиям учета в конкретной организации. Если же это не так, и в рекомендованном документе чего-то не хватает, то стоит доработать его самостоятельно. Это правомерно.

Как правило, журнал учета договоров состоит из обложки и внутренних листов с таблицами. Его формат - «книжный» или «альбомный» (то есть горизонтальная или вертикальная ориентация страниц) остается на усмотрение ответственного лица. Обычно формат диктуется необходимой шириной таблицы на внутренних листах.

На обложке должны быть указаны:

• название предприятия,
• название документа,
• дата начала его ведения (дата открытия журнала),
• фамилия и имя ответственного сотрудника, в ведении которого журнал находится.

Внутренние листы журнала удобно оформлять таблицей. В нее рекомендуется включать следующие столбцы:

• номер по порядку;
• фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым заключен договор;
• должность сотрудника согласно штатному расписанию;
• номер и дата заключения договора с сотрудником;
• отметка о выдаче сотруднику его копии договора;
• подпись работника о получении этой копии.

Также рекомендуем последний столбец таблицы оставлять под примечания.

Как вести журнал учета трудовых договоров?

К ведению этого журнала применяются общие принципы оформления книг первичных документов в компании:

1. Страницы должны быть пронумерованы, дальнейшие вставки в него не разрешаются.
2. Журнал нужно прошить и заверить подписью руководителя и печатью организации.
3. Записи нужно вносить вручную, синими или черными чернилами — в случае, если журнал ведется на бумаге. Его также можно вести в электронном виде или в специальной программе для кадрового учета и документооборота.
4. Исправления и корректировки с помощью специальных канцелярских средств не допускаются. Если в запись вкралась ошибка или неточность, пометку об этом стоит сделать в графе «примечание», либо провести корректировку записи аналогично правилам внесения исправлений в трудовую книжку.

Срок хранения журнала учета трудовых договоров определен в 75 лет.

Также его ещё называют Журналом регистрации трудовых договоров

ppt.ru

Обязательна ли подпись в получении трудового договора журнале учета

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса). Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен», затем ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора. Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является. Сомнительная экономия На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Инфо

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор.

Внимание Выручает журнал регистрации. Содержание

• 1 Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
• 2 Кто и как заполняет журнал учёта
• 3 Срок хранения

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации.

В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98.

Как вести журнал учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений

Важно

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Учет в электронной форме Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Журнал учета трудовых договоров

• Должность, место работы, контактный телефон.
• Вид работы, (основная, по совместительству).
• Срок трудового договора.*
• Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
• Дата и номер приказа о приеме на работу.
• Даты и номера изменений к трудовому договору.
• Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания. При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день. К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная). Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала. Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Журнал регистрации трудовых договоров

Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика. Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.

Menu

Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина. В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа. Датирование трудового договора Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации. Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя.

Даешь каждому работнику экземпляр трудового договора в руки!

Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа: Трудовой договор № 00. Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации. Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника. А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться. Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ. Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:

• Дата и номер трудового договора Ф.И.О.

Поскольку ответственный сотрудник может сменяться на протяжении ведения журнала, то таблица более наглядно поможет установить данные ответственного лица, его штатную должность, период его деятельности, основание для назначения и наличие подписи;

• графу о дате/окончании действия договора целесообразнее разбить на две соответственно, поскольку в некоторых случаях договор может быть продлен или расторгнут досрочно;
• желательно вести отдельную графу для договоров и отдельную – для соглашений, поскольку количество соглашений к одному договору не ограничено.

Внесение изменений При ошибочном ведении журнал требует досрочного закрытия. При этом данное действие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

Обязательна ли подпись в получении трудового договора журнале учета

• порядковый номер внесения регистрационной записи;
• непосредственная дата принятия конкретного документа;
• номер заключенного трудового договора. Можно здесь же добавлять сведения о принимаемых дополнительных соглашениях, но разрешается для фиксации вносимых изменений использовать отдельную колонку;
• фамилия, имя и отчество работника, с которым договор или соглашение оформлены;
• должность сотрудника, согласно заверяющему приказу;
• подпись сотрудника, ответственного за ведение журнала и внесшего запись;
• комментарии, здесь могут записываться любые сведения, представляющие важность касательно трудовой деятельности работника.

Весьма часто встречается такое явление, когда неопытный кадровый сотрудник в первую графу вносит номера трудовых договоров, а не учетный номер, отображающий последовательность регистрации.

Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица. Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа — трудовой договор.

Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67). Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму.

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации. Обязательно ли его вести? Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

• это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
• книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
• с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

aval48.ru

обязательно ли вести, как заполнять, срок хранения, образец

Многие работодатели имеют журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, куда вносятся все необходимые пометки касательно этих документов. Как его правильно вести и заполнять? Есть ли какие-то нюансы? Как выглядит образец заполнения этого документа?

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: обязательно ли его вести

В журнале фиксируется факт составления всех трудовых договоров и дополнительных соглашений, которые были подписаны между работодателем и его работниками. Законодательством нашей страны не предусмотрена обязательность ведения этого журнала. Однако он может быть полезен для организации по нескольким причинам. Основная из них заключается в том, что в случае тех или иных проверок фирма всегда сможет показать все свои шаги в плане регистрации договоров с работниками и их последующих изменений. Кроме этого, журнал:

• позволяет отслеживать любые трудовые отношения между работодателем и сотрудником, в том числе и заключённые соглашения на работу по совместительству или совмещению;
• позволяет составлять статистические отчёты;
• облегчает поиск необходимой информации о начале или окончании трудовых отношений;
• позволяет установить факт, дату и причину окончания трудовых отношений;
• отображает информацию о выдаче договора сотруднику на руки.

Лицевая страница журнала датируется и подписывается

Как заполнять книгу учёта

Заполнять журнал или книгу должен непосредственно работодатель, то есть ответственное лицо вашей компании. Как правило, эта задача отдаётся в распоряжение отдела кадров, который существует практически в любой крупной организации. Если речь идёт о маленькой фирме, то начальство вправе назначить следить за этим журналом отдельного работника.

Образец заполнения

Примерная последовательность строк журнала:

• порядковый номер и дата регистрации;
• данные трудового договора: порядковый номер, дата заключения. Кроме основных данных, в ней можно указать сведения о дополнительных соглашениях с сотрудником. Но можно эту запись сделать в отдельно расположенной графе;
• фамилия, имя и отчество человека, с которым заключён трудовой договор, его должность и номер приказа о его зачислили в штат;
• ФИО сотрудника, который провёл регистрацию договора;
• строка для примечаний, в ней прописываются сведения о сотруднике и занимаемой им должности по основному или дополнительному договору;
• дата окончания трудового договора;
• место для подписи сотрудника.

Если человек будет работать по срочному или долгосрочному контракту, то для этих целей оставляют ещё одну графу.

Форма заполнения журнала не регламентируется законом, но учитывает опыт ведущих учёт трудовых договоров

Срок хранения

Журнал ведётся в течение года, после чего заводится новый, а старый отправляется в архив. Срок архивного хранения отдельно взятого журнала, как и многих других документов, равняется семидесяти пяти годам.

Как показывает практика, несмотря на отсутствие обязательности иметь журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений со стороны нашего законодательства, ведение этого документа является довольно полезным для многих предпринимателей. Это позволяет минимизировать вероятность возникновения конфликтных ситуаций в случае проверки. Ведением этого документа должен заниматься конкретный сотрудник или же отдел кадров.

Здравствуйте! Меня зовут Вероника. Я специалист в спортивной области и в области бизнеса. Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

dela.biz

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету. Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов. О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Обязательна ли нумерация трудовых договоров?

Ни один закон не регламентирует положения относительно того, должна ли осуществляться нумерация заключенных трудовых договоров на предприятиях и фирмах. Работодателю по этому поводу предоставляется свобода выбора: регистрировать договоры и соглашения к ним или не регистрировать. Тем не менее, ответ на этот вопрос дает письмо Роструда № 3045-6-0 от 2007 г., устанавливая рекомендации о проставлении нумерации на оформленных с работниками трудовых договорах.

Таким образом, закон работодателей производить нумерацию не обязывает, а только содержит положения рекомендательного характера на этот счет. Регистрировать договоры все же нужно, так как при проверке трудовыми инспекциями такой журнал всегда запрашивают.

Нумерация трудовых договоров с нового года новая или нет?

Чаще всего, нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново, как и приказов. Не запрещено также продолжать учет с началом нового года. В организациях, где работники принимаются большими потоками, в день по несколько человек, удобнее регистрацию начинать каждый год заново. На предприятиях же с небольшой текучестью кадров нет необходимости начинать ежегодно новую регистрацию.

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

• номер по порядку начиная с первого;
• дата заключения контракта;
• Ф.И.О. принятого работника;
• его должность;
• вид работы;
• подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
• примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

Нумерация доп соглашений к трудовому договору по сотруднику или общая?

При изменении условий труда, оклада составляется соглашение с работником об этом. Единого порядка учета доп. соглашений для всех организаций не существует. Регистрацию соглашений можно произвести тремя способами:

• в отдельном журнале, заведенном специально для учета доп.соглашений;
• в том же журнале, где ведутся контракты;
• путем проставления отметки в графе «Примечания» того же журнала.

Выбор осуществляется кадровиком с учетом удобства. Регистрировать соглашения также необходимо, чтобы воспроизвести информацию по прошествии определенного времени.

Нумерация трудовых договоров – образец

Чаще всего ставится номер по порядку. Классической формой является проставление месяца, года приема, а затем через дробь или тире – номера по порядку. Если работник, к примеру, принят первым в день 20 февраля 2018 года, то регистрация контракта будет выглядеть следующим образом: «02/2018-1».

Единого образца для всех не предусмотрено, в каждой организации разрабатывается и согласовывается своя форма присвоения номера.

Скачать образец

Нумерация срочных трудовых договоров

Контракты со сроком действия могут фиксироваться в том же общем журнале. Если на предприятии практикуется частое оформление людей на определенный срок, то лучше завести для регистрации специальную книгу.

В любом случае, выбор остается за кадровиком, он поступает так, как ему удобнее в организации учета документов.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Соглашения регистрируются по тому же принципу, что и контракты. Чаще всего, имеют номер по порядку. За получение экземпляра соглашения на руки преимущественно также нужно проставить подпись от трудящегося.

Таким образом, в целях упорядочения документов и быстрого поиска нужной информации о времени и условиях приема трудящихся на работу кадровому специалисту необходимо вести письменный учет заключенных контрактов и соглашений к ним.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

www.samso.ru

---

• 
  Как очистить журнал поиска в яндексе
• 
  Как написать медицинскую статью в журнал
• 
  Журнал учета спирта форма в лпу
• 
  Журнал учета спирта в лпу форма
• 
  Журнал учета выдачи топливных карт образец
• 
  Журнал входного контроля материалов в рб
• 
  Прочитай текст из журнала охотничьи животные
• 
  Мероприятия по детским журналам в библиотеке
• 
  Журнал с куклами в национальных костюмах
• 
  Что можно сделать из журналов глянцевых
• 
  Как открыть в яндексе журнал посещений