Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Как вести журналы регистрации приказов: в электронном виде или только бумажном? Обязательно ли вести журнал регистрации приказов
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журнал регистрации приказов по основной деятельности необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.
Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
Структура журнала регистрации приказов
Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Итоги
Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности
В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.
Приказы по основной деятельности могут регулировать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- вопросы планирования;
- порядок отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:
- о назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны.
Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).
Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.
Структура журнала регистрации приказов
Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:
- титульный лист;
- раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
- основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.
На титульном листе журнала может быть приведено:
- наименование фирмы;
- наименование документа;
- дата начала заполнения журнала;
- дата завершения заполнения журнала.
В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:
- Ф. И. О., должности ответственных лиц;
- ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
- подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
- даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.
В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:
- порядковые номера приказов;
- даты, номера, наименования приказов;
- количество листов в каждом приказе;
- Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.
Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.
Скачать образец журнала приказов по основной деятельности
Итоги
Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.
Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:
nalog-nalog.ru
| Наименование журнала (кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) | Обязательность ведения | Форма | Назначение | Срок хранения |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении | 75 лет |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации | 75 лет |
| Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ | 5 лет |
| Журнал регистрации трудовых договоров | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах | 75 лет |
| Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля | Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ | Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 | Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц | 5 лет |
| Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов по личному составу | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации | 75 лет |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 | Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73 | Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве | |
| Журнал регистрации приказов на отпуск | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков | 5 лет |
| Журнал учета поощрений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации | 75 лет |
| Журнал учета дисциплинарных взысканий работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению | 75 лет |
| Журнал регистрации приказов об увольнении | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников | 75 лет |
| Журнал регистрации листков нетрудоспособности | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих | 5 лет |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Не предусмотрена |
Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения | 5 лет |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Не предусмотрена |
Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания | 5 лет |
| Журнал учета переводов | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения видов и сроков переводов работников | 75 лет |
| Журнал учета совместителей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета совместителей и характера совместительства | 75 лет |
| Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации | 75 лет |
| Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов | 75 лет |
| Журнал регистрации должностных инструкций | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения | 75 лет |
| Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников | 5 лет |
| Журнал регистрации вводного инструктажа | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников | Постоянно |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки | Постоянно |
| Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности | Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников | Постоянно |
| Журнал учета входящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации входящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал учета исходящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации исходящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал регистрации заявлений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи | 75 лет |
| Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания | 75 лет |
| Журнал регистрации иностранных работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов | 5 лет |
| Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия | 75 лет |
| Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы | 75 лет |
| Журнал учета личных дел | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения и учета личных дел работников | 75 лет |
| Журнал регистрации договоров о материальной ответственности | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены | 75 лет |
| Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей | Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей | Постоянно |
| Журнал учета выданных доверенностей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи | Постоянно |
| Журнал учета исполнительных листов | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях | 5 лет |
www.kdelo.ru
Как вести журналы регистрации приказов: в электронном виде или только бумажном? | Вопросы подписчиков
Можно ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр. в электронном виде и периодически их распечатывать, либо они обязательно должны быть только в виде специальных бумажных журналов регистрации?
Ответ на вопрос:
Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журнал регистрации приказов по личному составу, об отпусках и т.д.
Следовательно, решение о необходимости ведения данных журналов, а также порядок их оформления, Вы можете определить самостоятельно, прописав в локальном документе организации (например, в Положении о кадровом делопроизводстве).
Таким образом, можно сказать, что данные журналы Вы можете вести как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Что касается журнала учета сотрудников, выбывающих (прибывающих) в служебные командировки.
В соответствии с Порядком, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, факт выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы нужно фиксировать в "Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации" и "Журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы".
Более подробно о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы вы можете узнать в статье.
Данные журналы учета необходимо хранить в течение пяти лет со дня его оформления.
Также, в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указано, что формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, то экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
При этом необходимо обратить внимание на то, что:
1. для организаций бюджетной сферы для использования обязательными остаются унифицированные документы;
2. для ведения первичных учетных документов в электронном виде нужна электронная цифровая подпись;
3. по требованию сторонних организаций все равно данный документ придется изготавливать на бумажном носителе.
Таким образом, можно сделать вывод, что журнал учета работников, прибывающих (выбывающих) в служебные командировки бюджетные организаций должны оформлять в печатном виде. В свою очередь, коммерческие организации могут вести их в электронном виде, но по требованию сторонних организаций (например, трудовой инспекции) все равно данный документ придется изготавливать на бумажном носителе.
Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Таким образом, можно сказать, что решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления пропишите в локальном документе организации, например, положении о кадровом делопроизводстве.
Подробности в материалах Системы:
Понятие регистрации
Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.
Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.
Необходимость в регистрации
Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:
Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.
Регистрационная форма
Регистрировать документы можно:
Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.
Ситуация:Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации
Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:
Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.
Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
<...>
Нина Ковязина заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Журнал учета командированных сотрудников
Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:
Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.
Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).
Эксперт делится важной информацией о Журнале учета командировок в материале по ссылке.
Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).
<...>
Сергей Разгулин заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
- Ответ:Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу
- обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
- облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
- обеспечить сохранность документов.
- в специальных регистрационных журналах;
- на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).
- регистрации приемов на работу;
- регистрации переводов сотрудников;
- регистрации увольнений с работы;
- учета личных дел;
- регистрации трудовых договоров;
- учета совместителей;
- регистрации справок и т. п.
- Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
- фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
- дата и номер командировочного удостоверения;
- наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.
- Правовая база:
Федеральный закон
от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
Статья 9. Первичные учетные документы
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Более подробно о журнале по охране труда вы можете узнать в статье.
3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
17.12.2014
С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,
эксперт Системы Кадры
www.kdelo.ru
Допустимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр. в электронном виде
"Кадровик. ру", 2014, N 2
Вопрос: Допустимо ли вести журналы регистрации приказов по личному составу, приказов об отпусках, командировках и пр. в электронном виде и периодически их распечатывать, либо они обязательно должны быть только в виде специальных бумажных журналов регистрации?
Ответ: Если в журнале регистрации предусмотрено обязательное наличие подписи работника, то журнал должен быть только на бумажном носителе (пример - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним). Считаем, что для других регистрационных форм, в которых не предусмотрена подпись работника (любого другого должностного лица), электронные журналы вести можно. Регистрация ведется в пределах календарного года; ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. п.) обнуляется. Следовательно, прошлогодний журнал необходимо распечатать для хранения.
Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи системы электронного документооборота. Также, чтобы процедура электронной регистрации документов была законной, нужно описать ее в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству и т. п.).
С. Ардатова
Эксперт
Национального союза кадровиков
Подписано в печать 10.02.2014
Рубрика:
Ключевые слова:
Опубликовано 2013-05-03 10:43 пользователем hrconsul
hr-portal.ru
| Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) | Обязательность ведения | Форма | Назначение | Срок хранения |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении | 75 лет |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации | 75 лет |
| Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ | 5 лет |
| Журнал регистрации трудовых договоров | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах | 75 лет |
| Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля | Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ | Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 | Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц | 5 лет |
| Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов по личному составу | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации | 75 лет |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 | Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73 | Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов на отпуск | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков | 5 лет |
| Журнал учета поощрений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации | 75 лет |
| Журнал учета дисциплинарных взысканий работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению | 75 лет |
| Журнал регистрации приказов об увольнении | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников | 75 лет |
| Журнал регистрации листков нетрудоспособности | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих | 5 лет |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения | 5 лет |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н | Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания | 5 лет |
| Журнал учета переводов | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения видов и сроков переводов работников | 75 лет |
| Журнал учета совместителей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета совместителей и характера совместительства | 75 лет |
| Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации | 75 лет |
| Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов | 75 лет |
| Журнал регистрации должностных инструкций | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения | 75 лет |
| Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников | 5 лет |
| Журнал регистрации вводного инструктажа | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников | Постоянно |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки | Постоянно |
| Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности | Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников | Постоянно |
| Журнал учета входящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации входящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал учета исходящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации исходящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал регистрации заявлений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи | 75 лет |
| Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания | 75 лет |
| Журнал регистрации иностранных работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов | 5 лет |
| Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия | 75 лет |
| Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы | 75 лет |
| Журнал учета личных дел | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения и учета личных дел работников | 75 лет |
| Журнал регистрации договоров о материальной ответственности | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены | 75 лет |
| Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей | Предусмотрена приказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г. № 555 | Установлена Инструкцией, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г. № 555 | Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей | Постоянно |
| Журнал учета выданных доверенностей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи | Постоянно |
| Журнал учета исполнительных листов | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях | 5 лет |
www.kdelo.ru
| Наименование журнала (кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) | Обязательность ведения | Форма | Назначение | Срок хранения |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении | 75 лет |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации | 75 лет |
| Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ | 5 лет |
| Журнал регистрации трудовых договоров | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах | 75 лет |
| Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля | Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ | Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 | Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц | 5 лет |
| Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов по личному составу | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации | 75 лет |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 | Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73 | Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов на отпуск | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков | 5 лет |
| Журнал учета поощрений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации | 75 лет |
| Журнал учета дисциплинарных взысканий работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению | 75 лет |
| Журнал регистрации приказов об увольнении | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников | 75 лет |
| Журнал регистрации листков нетрудоспособности | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих | 5 лет |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки | Не предусмотрена |
Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения | 5 лет |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Не предусмотрена |
Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания | 5 лет |
| Журнал учета переводов | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения видов и сроков переводов работников | 75 лет |
| Журнал учета совместителей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета совместителей и характера совместительства | 75 лет |
| Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации | 75 лет |
| Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов | 75 лет |
| Журнал регистрации должностных инструкций | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения | 75 лет |
| Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников | 5 лет |
| Журнал регистрации вводного инструктажа | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников | Постоянно |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки | Постоянно |
| Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности | Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников | Постоянно |
| Журнал учета входящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации входящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал учета исходящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации исходящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал регистрации заявлений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи | 75 лет |
| Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания | 75 лет |
| Журнал регистрации иностранных работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов | 5 лет |
| Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия | 75 лет |
| Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы | 75 лет |
| Журнал учета личных дел | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения и учета личных дел работников | 75 лет |
| Журнал регистрации договоров о материальной ответственности | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены | 75 лет |
| Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей | Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей | Постоянно |
| Журнал учета выданных доверенностей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи | Постоянно |
| Журнал учета исполнительных листов | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях | 5 лет |
www.kdelo.ru
Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец 2018 года
Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала регистрации приказов по основной деятельности .docСкачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности .doc
Обязанности
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Функционал
К приказам по основной деятельности имеют отношение:
- Документы о назначении руководителя на свою должность.
- Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
- Документы относительно формирования штатного расписания.
- Документы о трудовом распорядке.
- Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:
- Хозяйственной деятельности компании.
- Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
- Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.
Элементы
Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:
- Наименование документа.
- Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
- Если есть, то наименование структурного подразделения.
- Номер дела по номенклатуре и номер тома.
- Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
- Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Вложенные страницы содержат две таблицы.
- Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
- Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
Графы обеих следует заполнять. Они включают:
- Порядковые номера регистрируемых документов.
- Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
- Номера приказов по основной деятельности.
- Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
- Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
- ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.
Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.
Возможно ли вести электронный журнал
В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:
- Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
- Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.
Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.
Срок хранения
Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.
В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.
assistentus.ru
