Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы. Опломбированный журнал учета трудовых книжек

Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек

Если в вашей компании порядок индексации не регламентирован, исправьте это. Основным показателем индексации советуем выбрать индекс потребительских цен на товары и услуги по данным Росстата. А вторичным — показатель инфляции в процентах и коэффициенты индексации прожиточного минимума. Периодичность индексации советуем установить раз в год. Дополните трудовые договоры недостающими условиями После локальных актов инспектор изучит трудовые договоры с работниками. При плановых проверках инспекторы не всегда запрашивают копии трудовых договоров на всех работников. Обычно это происходит, когда в компании трудятся несколько тысяч сотрудников. В таком случае инспекторы запрашивают трудовые договоры выборочно. Например, договоры на 100 работников. А если в вашей компании трудятся несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы или иные категории работников, то договоры и на них.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Важно

Шпагат хорош для прошивки толстых пачек документов, которые практически не используются. Но в журнале, которым будете пользоваться, узлы шпагата «встанут колом», что будет создавать помехи при внесении записей и, вполне возможно, приведёт к помаркам в записях и к сделанным, в связи с этим, замечаниям.

Нитки будут слишком тонкими. Они могут рваться сами, а также разрывать листы бумаги в местах скрепления их нитью. Естественно, такой журнал истреплется, не успев закончиться, что также чревато серьёзными проблемами.

При использовании ниток десятого номера вам придётся воспользоваться иглой. В некоторых случаях продёрнуть нить поможет вязальный крючок, которым скрученную нить легко можно поддеть с другой стороны журнала за её краешек, загнутый в виде петельки. Можно использовать канцелярский клей или лак для ногтей, смазав кончики нити для большей жёсткости.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге (на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги), указываются следующие сведения: Пример 1 Заверительная надпись на опломбированной книге учета СвернутьПоказать Пример 2 Заверительная надпись на опломбированной книге учета СвернутьПоказать То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие – оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?

Инфо

Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги. Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным.

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004. Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг.

Внимание

Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки.

По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Действительно, постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в соответствии с которой приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (ведется бухгалтерией) должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Такие же требования на практике применяются и по отношению к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, за ведение которой отвечает кадровая служба (специально назначенный приказом руководителя сотрудник, обычно из отдела кадров). Данные книги учета наилучшим образом обеспечивают функцию охраны документов / бланков, сведения о которых вносятся в книги, защищают от фальсификации записей, подмены или потери листов.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Также инспекторы запросят копии трудовых договоров с руководителем компании, его заместителями, главным бухгалтером, начальником отдела кадров и начальником отдела по охране труда. Обратите внимание: распределите копии документов по группам.

Например, трудовые договоры с трудовыми договорами, локальные акты с локальными актами. Затем прошейте и заверьте каждую группу документов. Во-первых, вам не придется заверять каждый документ по отдельности.

Во-вторых, вам и инспектору будет проще разобраться в документах. Проверьте, закрепили ли вы в трудовых договорах необходимые сведения и условия.

А именно: место работы, ИНН работодателя, условия оплаты труда и проч. Полный перечень вы найдете в ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ.

Если не хватает сведений, впишите их в трудовые договоры. Недостающие условия укажите в допсоглашениях к ним.

Как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек

Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид. Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы. Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении. Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:

1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить.

Как правильно опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Учет трудовых книжек обязан вести каждый работодатель, который использует наемный труд других людей. Для этого следует завести соответствующие книги учета. Они должны отвечать определенным требованиям, которые описаны в п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правила). Одним из таких требований является наличие опломбировки данных учетных книг. Многие специалисты, на которых возложена ответственность за ведение этих книг задаются вопросом: как правильно опломбировать книгу учета трудовых книжек? Для того, чтобы проводить учет трудовых книжек на предприятии, работодателю необходимо будет завести две учетные книги:

1. Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все страницы в обеих книгах должны быть пронумерованы, затем их надо прошнуровать.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно! Оглавление:

• Прошивка
• Опломбирование
• Заключение.

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом. При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

Прошивка В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка. Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

• пронумерован;
• прошит;
• подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек» После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

redtailer.ru

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей?

Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Законодательство

В российском законодательстве ведение и учет такого типа документации описан бегло, тем не менее, существует ряд нормативно-правовых актов, которые регулируют данный вопрос.

Первостепенно нужно обратиться к шестьдесят шестой статье Трудового кодекса Российской Федерации, где речь идет о трудовых книжках в целом, а также об их учете.

Сам учет регулируется Постановлением правительства РФ под номером 225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», а также в утвержденном Постановлении Министерства труда и социальной защиты РФ под номером шестьдесят девять от 10 октября 2013 года, где подана инструкция заполнения трудовых книжек.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение.

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы,

заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Инструкция по прошивке

1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях. Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.
2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.
3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью

Напоминаем вам, что такой лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

• Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
• На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
• В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Опломбирование книги учета

Опломбирование книги учета производиться для увеличения защиты книги от произвольного вмешательства в прошивку или несанкционированного вскрытия книги.

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

Допустимо по индивидуальному заказу размещать на пленочной пломбе графы для даты и подписи и других данных, а также логотип и название самой организации.

1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

• Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
• На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
• На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
• Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

При смене ответственных за ведение документации происходит оформление акта-передачи документации, это также касается и прошивки и опломбирования книг учета.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 350-80-59, Санкт-Петербург +7 (812) 309-94-01 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

zakonguru.com

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными. А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу. И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение. 

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек 

Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению. Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде. Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию. 

Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета. 

Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами. 

Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги

Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их. 

1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.

2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни. 

3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий. Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати. Однако трудно поспорить с постановлением правительства! 

К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать. 

В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец. Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет. Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.

Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать

Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г. 

Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения. Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью. Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта. 

Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.

Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно. Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя. На одно из сторон носителя наносится клеевой слой. 

Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии. 

Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.

Вывод

Поскольку Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе для опечатывания книги учета трудовых книжек, у работодателя есть возможность самостоятельного выбора типа пломбы. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ и обладала необходимыми для выполнения своих задач свойствами.

hr-portal.ru

Как правильно опломбировать книгу учета движения трудовых книжек образец

Такие выводы озвучены в апелляционных определениях Московского городского суда от 20.06.2012 № 11-10960/2012, ВС Республики Татарстан от 24.09.2012 по делу № 33-9875/2012. Поэтому если вы указали дни выплаты заработной платы только в одном из документов, обратите внимание инспектора на судебную практику по этому вопросу. Если инспектор все же оштрафует вас, идите в суд. Победа у вас в кармане! Ошибка № 6: в компании не разработан порядок индексации зарплат. Все работодатели должны индексировать заработные платы работников (ст. 134 ТК РФ). Порядок индексации для бюджетных компаний устанавливает закон. Коммерческие компании сами разрабатывают порядок индексации заработных плат. Его закрепляют в коллективном договоре, соглашении или локальном акте. На практике компании прописывают порядок индексации зарплат в положении об оплате труда.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено. Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Внимание

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210.

Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе (в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении) и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет (ст. 695 в) Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Разберем две типичные ошибки, характерные для всех локальных актов. Полезно знать: вам нужно предоставить инспектору только те документы, которые относятся к предмету проверки (ст. ст. 11, 12 и 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; далее — Закон № 294-ФЗ). Предмет проверки ГИТ — соблюдение работодателем трудового законодательства (ст. 360 ТК РФ). Поэтому не передавайте инспектору документы по страховым взносам или налогам. Ошибка № 1: локальные акты не согласованы с профсоюзом. Сначала инспектор проверит, учитывали ли вы мнение профсоюза, когда принимали локальные акты (ч. 1 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что если профсоюз объединяет менее половины работников компании, его мнение учитывать не нужно (ст. 37 ТК РФ). Кроме того, учитывать мнение профсоюза по конкретному локальному акту вы обязаны, если закон это оговаривает.

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?

Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид. Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда. Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы. Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении. Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:

1. Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Ошибка № 18: форма расчетного листка не утверждена. Во время проверки инспектор спросит, выдаете ли вы работникам расчетные листки (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Закон не требует выдавать листки под роспись. Поэтому подготовьте письменные пояснения, что листки вы выдаете работникам на руки. Инспекторы принимают такие ответы. Также инспектор попросит приказ об утверждении формы расчетного листка (ч.

2 ст. 136

ТК РФ). Если такого приказа нет, издайте его тем числом, когда начали использовать последнюю форму расчетного листка. Иначе вам грозит штраф за использование неутвержденной формы (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). Если у вас действует профсоюз, учтите его мнение при разработке формы листка (ч.

2 ст. 136, ст. 372 ТК РФ). Ошибка № 19: в приказах нет нужной информации.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Важно Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно! Оглавление:

• Прошивка
• Опломбирование
• Заключение.

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа, его необходимо прошить и опломбировать определённым образом. При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции. Прошивка В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид. После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Надо изготовить специальную металлическую (латунную) печать для сургуча. Согласитесь, все это достаточно трудоемко. Неудобство 3. Нельзя не отметить и то, что сургучная печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно; более того, сургуч легко повредить, и в итоге со временем печать рассыпается.

Инфо

По мнению большинства кадровиков, и с этим нельзя не согласиться, вполне бы хватило просто поставить оттиск печати, но что поделать — с постановлением Правительства РФ не поспоришь! И все же решение проблемы есть. В Правилах написано, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть «скреплена сургучной печатью или опломбирована». Что же такое «пломба»? Согласно словарю С.И. Ожегова пломба — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.

Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г., до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ. Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением — отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка СКР®2+.

Дело сделано: инспектору — выявленное нарушение, а вам — штраф! Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона… Но сначала придется в них разобраться.

Как правильно опломбировать книгу учета движения трудовых книжек образец

Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. Все о том, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать (абз. 4 п. 41

Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Пломба может быть изготовлена следующим образом. Концы скрепляющей нити, которой прошит журнал, выводятся к внутренней стороне его задней обложки. Они помещаются между двумя квадратиками белой бумаги и склеиваются.

Пломба прикрепляется к внутренней стороне обложки и на нее ставится обычную круглую печать организации или кадровой службы так, чтобы часть оттиска заходила на обложку. Далее делается надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью.Если не хватает информации, впишите ее. А если нет подписей работников, попросите их расписаться. Если кто-то из работников уже уволился, отправьте к ним курьера или кадровика с приказом. Ошибка № 20: в личных карточках нет подписей работников.

Обычно кадровики вносят в личные карточки работников всю необходимую информацию. Но не всегда они знакомят работников под роспись там, где это нужно сделать. Наиболее проблемный момент — в разд. III карточек нет подписей работников о том, что они ознакомлены с записями в трудовых книжках о приеме на работу и переводах.

А в разд. XI нет подписи об ознакомлении с записью об увольнении. Если в личных карточках ваших работников нет подписей, попросите работников расписаться. К уволенным работникам направьте курьера или кадровика. Обратите внимание на другую типичную ошибку. На практике кадровики иногда не вносят в разд.

Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы. После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений. При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции.

Заключение. По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.

dolgoteh.ru

Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек

Скачать форму трудовой книжки При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел. Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов. Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке. Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой. Опломбирование журнала учета Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Правил №225), однако он вправе распределить обязанности на других ответственных лиц (или уполномоченное лицо), посредством издания приказа в произвольной форме. Относительно ответственного лица – задачи, возложенные на него, прописываются в должностной инструкции или трудовом договоре с ним (согласно ст. 60 ТК РФ). Второй шаг – оформление с соответствующим примером При оформлении Книги учёта трудовых книжек важно знать, что её можно не только купить, но и оформить самостоятельно по соответствующей форме, утверждённой приложением №3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 №69.

После того как прошнуровали, пронумеровали и опломбировали или скрепили сургучной печатью Журнал учёта трудовых книжек, можно приступать к внесению в него записей. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек». Пример 1.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Внимание

При увольнении работника ему выдается трудовая книжка и регистрируется дата выдачи документа с подтверждением подписью увольняющегося. Если в организации большое количество сотрудников или постоянная текучка кадров, специалисту придется делать много записей, книга учета может закончиться. Тогда необходимо завести новый журнал, совершив обязательную нумерацию страниц, прошивку и опломбирование в соответствии с требованием законодательства.

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого предпринимателя, если заключен даже один договор с наемным сотрудником. Отсутствие или неправильное оформление, неверная прошивка грозят санкциями в отношении работодателя.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Важно Они опираются на Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года за № 225, которые в пунктах 40-41 указывают, что журнал учёта должен быть:

• пронумерован;
• прошит;
• подписанным руководителем организации.

Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек» После надлежащей подготовки, журнал нужно скрепить сургучной печатью или опломбировать. В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них (сургуч) утратил свою популярность. Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств.

Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Инфо

Любые документы требуют порядка в оформлении и хранении. Особые требования предъявляются к бланкам отчетности, книгам, ведущим учет движения той или иной документации хозяйственной деятельности. Сегодня обратим внимание на кадровую службу и дадим рекомендации, как прошить книгу учета движения трудовых книжек.

Это важный документ, который хранится у работодателя весь период работы гражданина в конкретном учреждении. С момента зачисления человека в штат вся ответственность за трудовую книжку переходит на организацию в лице кадрового специалиста. Требования к кадровой службе Трудовая книжка должна храниться в специальном шкафу/сейфе, в который имеет доступ только ответственный сотрудник. Перед отправкой на хранение документ работника нужно внести в особый реестр, который принято называть «Книга учета и движения трудовых книжек». Это быстро и бесплатно! Оглавление:

• Основные требования
• Пошаговая инструкция: как прошить журнал?
• Как правильно оформить лист для закрепления ниток
• Правила опломбировки и выбор пломбы
• Что потребуется?
• Установленные критерии законодательством
• Критерии выбора
• Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?
• Заключение

Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.

Чем опечатать журнал учета движения трудовых книжек

Да, вынуждены признать: несмотря на то что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них введена в оборот еще в 2011 г., до сих пор очень распространенной является проблема ее правильного оформления. И, поверьте, это настоящая «находка» для инспектора ГИТ. Случается, что для выполнения «плана» инспектор идет по пути наименьшего сопротивления и просит представить в первую очередь именно этот документ, а в нем все замечательно за маленьким исключением — отсутствует сургучная печать либо пломба-наклейка СКР®2+. Дело сделано: инспектору — выявленное нарушение, а вам — штраф! Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона… Но сначала придется в них разобраться.

Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации. Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:

• возможность индивидуальной идентификации;
• разовое действие;
• защита от неразрешенного доступа;
• индикация вскрытия.

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004.

Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб. В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты. Скачать Правила опломбирования ГОСТ 31282-2004 Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие (наличие) вторжения. Они достаточно удобны и имеют вид плоской многослойной плёнки, достаточно плотной и выполненной в форме небольшого круга или другой фигуры. Желательно, чтобы она напоминала печать не только по форме, но и по свойствам.Оформление данного журнала происходит точно также, как и при шаге два, однако нумерация может происходить одним из двух способов:

1. Нумерация с самого начала – преимущество в том, что нет необходимости считать общее количество страниц при опломбировании;
2. Продолжение нумерации, которая велась в предыдущем Журнале учёта – преимущество в уникальности номера трудовой книжки каждого работника.

Нормативная база, которая помогает понять, как вести журнал учёта трудовых книжек приведена в таблице 1. Нормативный документ Важная информация Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Поможет найти форму книги учёта движения трудовых и вкладышей к ним Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

yurburo61.ru

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек пломбиром

Слово «пломба» происходит от латинского «plumbum» — свинец. Означает ли это, что пломба обязательно должна быть свинцовой? Спешим вас обрадовать -вовсе нет. Время диктует свои условия, и современные пломбы могут изготавливаться из разных материалов. Главная задача пломбы – защита от несанкционированного вскрытия. С 1 января 2006 г. для применения в нашей стране в качестве национального стандарта РФ введен в действие ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004). Данный стандарт, как легко догадаться, распространяется на пломбировочные устройства и устанавливает их классификацию. Согласно ГОСТ 31282-2004 пломбировочные устройства — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

В графе 10 — причины переноса отпуска. Сравните ваш график с приказами о переносе отпусков. Если потребуется, внесите в график изменения. Кроме того, проверьте, уведомляли ли вы работников за 2 недели о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если нет, подготовьте уведомления и попросите работников расписаться в них. Комментарий эксперта «Вилки» окладов не противоречат закону, если вы можете их обосновать Владимир Васильев, юрист, заместитель директора (по безопасности) МОУ «Детгородковская средняя общеобразовательная школа» Владимир Васильев, юрист, заместитель директора (по безопасности) МОУ «Детгородковская средняя общеобразовательная школа» Трудовые инспекторы считают незаконными «вилки» окладов в штатном расписании. Вы сможете переубедить инспектора, если обоснуете разницу в окладах работников. Например, у одного работника выше квалификация.

Как правильно пломбировать книгу учета трудовых книжек?

Важно

Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения, поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что: 1) для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов и пожаров; 2) печать должна быть металлической (латунной) с высокой ручкой; 3) печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно. Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг.

Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю, например: — наименование работодателя; — ИНН, ОГРН; — словесный или изобразительный товарный знак работодателя (ст.

Опломбирование кадровых документов

Внимание

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ Правила предусматривают обязанность работодателя по ведению и устанавливают требования к оформлению еще одной учетной формы — приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (пп. 40 и 41 Правил). Эта книга тоже должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована. А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры! Откровенно говоря, мы вполне понимаем таких «нарушителей»: данное требование Правил не очень оправданно, особенно если вести речь о проставлении сургучной печати.

Неудобство 1. Надо сначала раздобыть сургуч. Это, в общем-то, не проблема, его можно приобрести в магазинах, продающих канцелярские товары, или на почте попросить. Сложнее определить, каким образом и где растопить этот сургуч, при этом умудриться не обжечься самому и не устроить пожар. Неудобство 2.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов. Она имеет обычную стандартную обложку и обычные листы, которые должны иметь лишь соответствующие требованиям графы для внесения записей. В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.

В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:

1. Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
2. Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
3. Книгу необходимо прошить и опломбировать.

Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.

Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?

Печать организации проставляется так, чтобы она находила на бумажную пломбу, на подпись руководителя и на свободные концы ниток, расположенные на последней странице данной учетной книги. Однако метод опломбировки учетных книг полоской бумаги является в корне неверным. Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004.

Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг. Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство. На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки.

По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты.

Основные требования Все предъявляемые требования опираются на законодательную нормативную основу, которая отражена в Правилах, утверждённых на самом высоком правительственном уровне. В первую очередь к ним относятся Правила, утверждённые Правительством РФ от 16.04.2003 года, за № 225. Этот документ практически полностью регламентирует установленные формы организации работы с журналом, согласовывая требования с Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 за № 132, а также — от 25.03.2013 за № 257.

Определённые положения Правил обозначены в 4 части, пункта 40, где обусловлено, что по требуемому регламенту, форма журнала должна соответствовать стандарту, установленному Министерством труда и социальной защиты РФ. Книга имеет формат А-4, объём по количеству листов должен быть рассчитан на её ведение в течение нескольких лет.Ведь если на определённом этапе обнаружится недостаток страниц или иной сбой в нумерации – у работодателя будут проблемы, как минимум – в виде штрафов. Поэтому, если вы или работодатель при проверке бланка перед подписью, обнаружили ошибку в нумерации, бланк придётся заменить. Из этих же соображений рекомендуется вначале заполнять титульную страницу и проводить нумерацию, а затем прошивать и опломбировать журнал, чтобы не выполнять сложную работу напрасно.

Инфо После подготовки журнала, готовим материалы и инструменты для процедуры прошивания журнала. К ним относятся:

• шило;
• нитки;
• некоторые применяют иглу или вязальный крючок.

Качество этих предметов, в соответствии с целями применения и имеющимися вариантами, нужно рассмотреть отдельно. Некоторые опытные кадровики вместо шила пользуются особо прочным дыроколом.

При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.

• Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются. t» src=»http://lawyer-consult.ru/ads2.js»
• Пломба-скотч, элементарно наклеивается по технологии наклеивания скотча. При попытке вскрытия, верхний слой приходит в негодность.
• Если вы любите мастерить своими руками различные эксклюзивные вещи или просто можете бесплатно из подручного материала сделать пломбу — закрепите её на кончике двух, сложенных вместе нитей. Поставьте номер. По завершении пломбировки нужно собрать комиссию не менее трёх человек для составления акта. Составив акт, вложите его в папку с локальными номенклатурными документами.

Способ первый — компания ведет журнал, в котором работники расписываются об ознакомлении с локальными актами. Способ второй — к каждому локальному акту компании подшивают ознакомительный лист. В нем работники расписываются о том, что ознакомились с конкретным локальным актом. Этот способ удобен тем, что позволяет оперативно проверить, кто из работников ознакомлен с локальными актами, а кто нет. Третий способ заключается в том, что работник в конце трудового договора расписывается об ознакомлении под списком локальных актов. Минус этого способа в том, что инспектор вправе будет затребовать у вас копии всех трудовых договоров. Иначе вы не сможете подтвердить, что ознакомили работников с локальными актами. Если вы не ознакомили всех или часть работников с локальными актами, исправьте это.

law-uradres.ru

Пломбирование журналов учета трудовых книжек

Как опломбировать журнал учета трудовых книжек. Пошаговая инструкция по опломбированию

Любая компания, использующая труд наёмных работников обязана вести учёт трудовых книжек. Данный учёт ведётся в специальных книгах-журналах учёта по соответствующим правилам (они описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (№225), пункт 41). Нарушение Правил влечёт за собой штрафные санкции в отношении организации. Кстати, именно порядок ведения Журнала учёта трудовых книжек в первую очередь привлекает внимание аудиторов и других проверяющих. В статье расскажем, как опломбировать журнал учета трудовых книжек, дадим пошаговую инструкцию.

Зачем нужен журнал учёта трудовых книжек

Согласно Трудовому кодексу РФ срок хранения данной Книги равен 75 годам, такой длительный срок предусматривается особенностями информации, содержащейся в ней. В Книге можно узнать о поступлении и выдаче трудовых книжек, информации о должности их владельцев, отделе в котором проходила(проходит) их работа, дата приёма на работу работника и дата его увольнения, и прочее.

Согласно одному из основных требований, указанных в Правилах, данная Книга учёта трудовых книжек должна быть опломбирована. Некоторые ответственные за это специалисты не знают, как это правильно сделать, — об этом и пойдёт речь в данной статье, а также об алгоритме заполнения, штрафах, нормативной базе и ответственных лицах.

Алгоритм (инструкция) ведения журнала учёта трудовых книжек

Первый шаг — шнуровка и нумерование

Самое первое, что следует сделать перед внесением записей в Книгу учёта – это прошнуровать её и пронумеровать все листы. Затем количество листов заверяется подписью руководителя организации, ставится плёночная или ленточная пломба, либо сургучная печать (согласно абзацу 4 пункта 41 Правил №225). Итак, правильное оформление возможно при последовательном соблюдении семи шагов:

1. Определить ответственное лицо за учёт трудовых книжек,
2. Оформить Книгу учёта, соответствующую всем требованиям,
3. Внести сведения в книгу учёта и движения трудовых книжек,
4. Отметить в Книге учёта выдачу вкладыша или дубликата трудовой книжки,
5. Отметить изменение информации в книге учёта трудовых книжек,
6. Сделать исправления в книге учёта трудовых книжек,
7. Завести новую книгу учёта при достижении конца предыдущей книги учёта.

Первый шаг – определение ответственного: изначально организационная деятельность при осуществлении хранения, учёта и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя организации (согласно п. 45 Правил №225), однако он вправе распределить обязанности на других ответственных лиц (или уполномоченное лицо), посредством издания приказа в произвольной форме.

Относительно ответственного лица – задачи, возложенные на него, прописываются в должностной инструкции или трудовом договоре с ним (согласно ст. 60 ТК РФ).

Второй шаг – оформление с соответствующим примером

При оформлении Книги учёта трудовых книжек важно знать, что её можно не только купить, но и оформить самостоятельно по соответствующей форме, утверждённой приложением №3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 №69. После того как прошнуровали, пронумеровали и опломбировали или скрепили сургучной печатью Журнал учёта трудовых книжек, можно приступать к внесению в него записей. Читайте также статью: → «Книга учета трудовых книжек».

Пример 1. Руководитель организации ООО «Олимп» (организация новая) назначил приказом кадровика Надежду Григорьевну ответственной за организацию хранения, учёта и выдачи трудовых книжек. Надежда Григорьевна в первую очередь приобрела Журнал учёта трудовых книжек в готовом виде, где уже были пронумерованы все страницы, их оставалось только прошнуровать. Она пошила все листы шпагатом (также можно использовать любую прочную нить).

Концы шпагата были выведены на заднюю сторону обложки и заклеены прямоугольной полоской бумаги, на которой было написано: «Прошнуровано и пронумеровано 45 (сорок пять) листов». Затем руководитель поставил свою подпись и печать на месте, где были указаны его должность, инициалы, место для печати и текущая дата, (согласно ГОСТу № 6.30-2003). В самом конце оформления Журнала Надежда опломбировала индикаторной пломбой выступающие концы шпагата. На обложке она казала дату начала ведения Журнала учёта трудовых книжек.

Третий шаг – внесение сведений в Журнал

Заполнение Журнала учёта трудовых книжек происходит следующим образом:

• Регистрируются новые трудовые книжки и вкладыши;
• Регистрируются принятые от сотрудников трудовые книжки;
• Хронология соблюдается – раньше всех указывают сведения работника, первого принятого на работу;
• Каждая запись имеет свой порядковый номер;
• В журнале учёта указывается следующая информация: Ф.И.О. работника, серия и номер трудовой книжки (вкладыша в неё), должность, реквизиты документа, служащего основанием для оформления сотрудника и т.д.;
• Если сотрудник увольняется (или его увольняют), он расписывается в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек – это служит подтверждением факта получения сотрудником своей трудовой книжки, согласно п. 41 Правил №225. Также трудовую книжку могут отправить по почте, о чём, соответственно, длается запись в журнале учёта.

Важно: согласно части IV статьи 84.1 ТК РФ, выдача трудовой книжки происходит в последний день работы сотрудника, если это правило нарушается, то к работодателю предъявляется административный штраф, согласно статьи 234 ТК РФ и части I статьи 5.27 КоАП РФ.

Шаги – с четвёртого по шестой: от регистрации до отражения изменений

Четвёртый шаг: факты выдачи сотруднику дубликата трудовой или вкладыша должны регистрироваться в журнале учёта трудовых книжек, причём отдельными строками. Согласно пункту 47 Правил №225, в книге учёта также важно отмечать сумму, уплаченную сотрудником за получение дубликата или вкладыша (если данные документы получены безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк). Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку в 2018?».

Пятый шаг: ниже перечислены изменения, происходящие с работником, которые важно отображать в журнале учёта трудовых книжек:

• Смена имени, фамилии или отчества (важно отмечать актуальные данные), согласно пункту 41 Правил 225, изменяются данные в журнале учёта и в трудовой книжке одинаково – путём зачёркивания одной чертой старой фамилии и написания новой над старой или в свободном месте рядом, также указываются реквизиты документа-основания (например, свидетельства из ЗАГСа или паспорта),
• Смена должности или отдела – эти данные не отображаются в книге учёта трудовых книжек, важны эти данные только на момент приёма на работу, изменения не важны,
• Смена организацией организационно-правовой формы или наименования: исправления вносятся на обложку Журнала, но без соблюдения особых правил, так как их нет, поэтому принцип тот же, что и в п.1. Данные исправления подтверждаются записью «Исправленному верить» и подписью ответственных лиц и даты изменения, а также реквизитов документа-основания (например, свидетельства ЕГРЮЛ).

Шестой шаг: особых правил исправления ошибок в Журнале нет, поэтому применяются правила, характерные для исправления в первичных документах: ошибка зачёркивается одной сплошной линией, над зачёркнутым вносится правильный вариант текста, запись «Исправленному верить», подпись ответственного лица и дата изменения. Читайте также статью: → «Исправления в трудовой книжке в 2018: алгоритм исправлений, пример».

Новый Журнал учёта и нормативная база, связанная с Журналом учёта

Заведение нового Журнала учёта трудовых книжек может быть обосновано только завершением прежнего. Оформление данного журнала происходит точно также, как и при шаге два, однако нумерация может происходить одним из двух способов:

1. Нумерация с самого начала – преимущество в том, что нет необходимости считать общее количество страниц при опломбировании;
2. Продолжение нумерации, которая велась в предыдущем Журнале учёта – преимущество в уникальности номера трудовой книжки каждого работника.

Нормативная база, которая помогает понять, как вести журнал учёта трудовых книжек приведена в таблице 1.

Нормативный документ Важная информация Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Поможет найти форму книги учёта движения трудовых и вкладышей к ним Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Поможет определить список регистров и журналов, необходимых кадровой службе для оптимальной и правильной работы, а также сроки их хранения. Статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 Поможет соблюдать срок хранения Журнала учёта Пункт 41 Правил №225 Указывает на обязательность скрепления Журнала учёта сургучной печатью или специальной пломбой, иначе может быть штраф в отношении организации или ответственного лица

Ответы на распространённые вопросы

Вопрос №1. Можно ли сделать Журнал учёта трудовых книжек самостоятельно?

Да, можно, скачав образец с сервисов кадровой специализации, но обложка должна быть твёрдой (из плотной бумаги или картона).

Вопрос №2. Возможно ли электронное ведения Журнала?

Электронное ведение Журнала неправомерно, хотя и нет прямого запрета. Неправомерность подтверждается невозможностью оригинальных подписей руководителя, ответственного лица и работников организации.

Вопрос №3. Можно ли пропускать строчки в Журнале?

Пропуски не являются нарушением, важно лишь соблюдение хронологии внесения трудовых книжек и порядка сквозной нумерации.

Вопрос №4. Обязательно ли оформление титульного листа Журнала?

Да, обязательно, так как на нём фиксируются такая важная информация как наименование документа «Журнал учёта…», наименование организации (ИП), дата начала и окончания ведения Журнала.

Вопрос №5. Каким должно быть оформление записей и возможны ли сокращения?

Текст оформляется тёмными чернилами, сокращения в написании имён, должностей и места работы специалиста не допускается.

Вопрос №6. Каков штраф за нарушение требования наличия сургучной печати или пломбы и к кому он предъявляется?

Должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1 до 5 тыс. руб., а организация – от 30 до 50 тыс. руб., согласно статьи 5.27 КоАП РФ. Если нарушение повторяется, то происходит дисквалификация работодателя до 3 лет.

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓ Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 703-47-98

Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Звонок в один клик

khan-yurta.ru

---

Смотрите также

• 
  Работа в глянцевом журнале в
• Журнал железная дорога в миниатюре
• 
  Железная дорога в миниатюре журнал
• 
  В журнале кассира операциониста исправления
• 
  Срочная публикация в журнале вак
• 
  Электронный журнал 22 школа птпл
• 
  Ольга бузова в журнале плейбой
• 
  Обложка своими руками для журнала
• 
  Обложка для журнала своими руками
• 
  Размер буфера журнала на андроид
• 
  Размер буфера журнала на андроид