Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения. Правила учета журнала учета трудовых книжек
Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец
В соответствии с Трудовым Кодексом, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.
Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек и правила его ведения
Зачем существуют нормы заполнения документации, в том числе, учет трудовых книжек на предприятии? Как сказано выше, журналы, регистрирующие документы сотрудников, в полном виде хранятся 50 лет, в течение которых возможно восстановить, или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление). И уже это само по себе налагает строгие правила хранения книг учета.
Порядок ведения журнала учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.
При официальном заключении договора, если работник проработал на предприятии более пяти дней и это место работы для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку работника, которая передается на хранение работодателю. Естественно, что передача для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая книжка, должно сопровождаться определенной процедурой по обеспечению сохранности и учету движения документов.
Каждый работодатель, будь то организация, или индивидуальный предприниматель, должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых книжек. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.
В случае смены ответственного за ведение журнала учета, производится операция передачи документации с составлением акта приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся в делопроизводстве предприятия бланков трудовых книжек, вписанных в журнал учета трудовых книжек. После этой процедуры издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового ответственного.
Образец ведения журнала трудовых книжек
Журнал ведения трудовых книжек образецДля ведения учета используется типовой бланк журнала учета, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.
Желательно использовать книги учета в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго. В отличие от других форм регистрационного учета, журнал учета трудовых книжек ведется до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.
Страницы книги имеют нумерацию и сшиваются определенным образом: концы сшивающего шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки книги. На бумажной полосе, фиксирующей концы нитки, указывается числом и прописью количество пронумерованных и сшитых страниц. Информацию о количестве страниц нужно заверить подписью руководителя. Полную нумерацию страниц следует произвести сразу в момент заведения – именно факт количества страниц и заверяется сшиванием, оклеиванием бумажной полосой и пломбированием.
С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.
Учет трудовых книжек на предприятии — инструкция
Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.
- графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей, трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
- графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
- фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
- шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;
Здесь есть небольшие нюансы: бланки старого образца, до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 70-х годов, не имели серийного номера. Поэтому, при регистрации бланка такого образца в этой графе ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серийный номер, состоящий из римских цифр и двух букв и семизначный номер. Бланки трудовых книжек также имеют серию, обозначенную буквами ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) и номер из семи цифр.
Книга учета движения трудовых книжек образец- в графу 7 вносится запись о должности, согласно существующему штатному расписанию, на которую был принят сотрудник;
- в следующей, 8-й графе, указывается наименование отдела организации, или ее подразделения, в которое принят на работу сотрудник;
- 9-я графа содержит информацию об основании принятия работника на указанную должность: номер и дата приказа о зачислении в штат;
- в десятой графе расписывается ответственный сотрудник, принявший документ на регистрацию;
- в следующей, одиннадцатой, графе указывается сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый ему предприятием, в случае, если оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению бланков, в этой графе ставится прочерк. Помимо ведения журнала регистрации трудовых книжек, имеется журнал выдачи трудовых книжек. Это отдельная приходно-расходная книга, в которой вносится информация о приобретении чистых бланков книжек и вкладышей.
- последние две колонки – 12-я и 13-я, предназначены для внесения даты выдачи документа сотруднику при увольнении и его подписи, подтверждающей, что документ он получил.
Журнал регистрации трудовых книжек — исправление ошибок
Образец исправление ошибокПри ведении записей в журнале следует проявлять внимательность и аккуратность. Однако люди не машины – случаются ошибки или описки. Специальных рекомендаций относительно исправлений ошибок именно в журнале учета трудовых книжек нет. Здесь действуют общие правила, принятые для таких случаев в делопроизводстве.
Ошибку в записях можно исправить двумя способами, главное, не использовать при исправлении корректор, полностью закрывающий ошибочный текст:
- Зачеркивание неправильно произведенной записи. Ошибочная информация зачеркивается одной линией, напротив нее ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить». Произведенные исправления обязательно заверяются подписью лица, произведшего исправление и датой.
- «Запись не действительна». В этом случае зачеркивание неверной информации не производится. В графе, где требуется произвести исправления, пишется фраза: «запись не действительна» и следом пишется нужная информация. Такое исправление дополнительно не заверяется.
Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек
Для ведения журнала учета движения трудовых книжек назначается ответственное лицо. Если на предприятии имеется отдел кадров, то, как правило, таким ответственным лицом назначается начальник отдела кадров. В небольших организациях ответственность за ведение журнала движения трудовых книжек специальным приказом возлагается на любого сотрудника, например, секретаря или работника бухгалтерии.
ktovdele.ru
Книга учета движения трудовых книжек: образец заполнения
Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.
Какие движения нужно учитывать
Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):
- ООО;
- ПАО;
- ИП;
- общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.
Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:
- Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
- Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
- Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
- Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
- Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
- Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.
При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:
- регистрации;
- прием документа;
- выдача на руки сотруднику;
- отражение факта перемещения;
- отражение факта хранения.
Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.
Книга учета: внешний вид
Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину). Исполняется в большинстве случаев в мягком переплете в картонной оболочке, стилизованной под золотистый оттенок.
Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2017 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.
Как заполнить книгу: образец
В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:
- Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
- Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
- ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
- Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
- Должность сотрудника, на которого ведется документ.
- Наименование организации и отдела (при наличии).
- Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
- Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
- Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
- Дата выдачи (если работник увольняется).
- Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).
Если работник приходит с трудовой книжкой с вкладышем из другой фирмы, то регистрируется только его книжка. Таким образом, заводить отдельную строчку для вкладыша не предусмотрено.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.
Титульный лист
Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:
- В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич.
- Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
- Даты начала и окончания ведения.
- Общее количество внесенных записей.
- Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.
Последняя страница
Форма последней страницы также унифицирована:
- Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
- На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.
Требования к хранению и оформлению журнала
Как таковых правил оформления книги не разработано. Тем не менее, нужно придерживаться нескольких требований, соблюдение которых обычно контролируется трудовыми инспекторами и другими проверяющими сотрудниками:
- Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
- Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
- Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).
Подробнее о ведении и хранении документа:
Ответственность за нарушение требований
Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Концы веревки после шнурования выходят за пределы пломбы на 7-10 см. Это необязательное требование, хотя на практике принято делать именно так в силу удобства. Формальных претензий к подобному способу пломбирования инспектор предъявить не может, поскольку правила или иные регламенты, определяющие эту процедуру, отсутствуют.
Если пломба отсутствует или документ ведется некорректно, содержатся неточности, описки, не все операции отражены в книге, ответственность определяется статьей 5.27 Кодексом об административных правонарушениях (суммы штрафов представлены в рублях).
| сумма штрафа | минимальный размер | максимальный размер |
| на должностное лицо | 500 | 5 000 |
| на ИП или юридическое лицо | 30 000 | 50 000 |
Как поставить пломбу
Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2017 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.
При любой попытке сорвать пломбу она разрушается из-за того, что остается слой со словом «VOID», как показано на рисунке.
Последовательность работы следующая:
- Сначала нужно сделать отверстия для сшивания (в большинстве случаев книги поступают уже с готовыми отверстиями).
- Далее нужно сшить книгу и оставить свободные концы шнуры (каждый по 7-10 см).
- После этого достать пломбу из упаковки и осторожно снять с нее слой.
- Аккуратно расположить шнуры так, чтобы они были плоскими и не запутались. Также не следует складывать их слишком близко.
- Наклеить поверх них пломбу.
- Номер пломбы обязательно указать в соответствующем поле.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Именно отсутствие в книге учета пломбы является самым распространенным нарушением, которое обнаруживают инспекторы при контроле движения трудовых книжек. Поэтому подобное условие игнорировать недопустимо.
2ann.ru
Образец книги учета движения трудовых книжек 2018
Для чего нужна?
- Для порядка в работе с трудовыми книжками.
- Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.
Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Кто заполняет
Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.
Чаще всего в организации это:
- кадровик
- бухгалтер
- hr-менеджер
Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.
Пример заполнения книги учета трудовых книжек
На обложке:
- полное наименование организации;
- дата начала и окончания ведения.
Этих сведений достаточно.
Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.
Заполняем при приеме на работу
Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:
Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер
Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи
Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки
При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии)
Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется
Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу)
Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу
Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо
Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
Заполняем при увольнении
Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой. В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал. Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.
Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.
Как прошить книгу учета трудовых книжек
Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:
- Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
- Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
- В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
- Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.
Как опломбировать книгу учета трудовых книжек
Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.
- На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
- Заверяем пломбу оттиском печати организации.
Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:
- Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
- Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
- Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
Срок хранения и уничтожение
Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Где можно купить
Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.
Штрафы за отсутствие или нарушения учета
В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.
Бланк Книги учета движения трудовых книжек
Заполненный образец Книги учета движения трудовых книжек
clubtk.ru
Книга учета движения трудовых книжек (журнал)
Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.
Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения.
Что говорит закон?
Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее.
Нормативная база
Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Зачем нужна?
В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:
- переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
- открытых для сотрудника первого рабочего места;
- оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.
Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.
Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.
Обязательно ли вести?
Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.
В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.
На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.
Как заполнять журнал учета трудовых книжек?
Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.
Правила заполнения и ведения
Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.
На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.
Основные требования
Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.
Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.
Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.
Разделы
В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.
В составе информации разделов указываются:
- В графе 1 указывают номер записи в журнале.
- Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
- Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
- Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
- Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
- В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
- В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
- Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
- Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
- Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.
При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.
Образец заполнения:
Бланк:
Книга движения трудовых книжек
Дополнительные материалы
Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.
В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.
При внесении записи в колонке ставится прочерк.
Можно ли сделать самим?
Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.
При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.
Можно ли вести электронно?
Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.
Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.
Можно ли пропускать строчки?
Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.
Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.
Оформление титульного листа
Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке.
Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа. На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала.
При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.
Пример:
Внесение записей
Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.
В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.
Как сделать запись о дубликате?
Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.
Сведения о документе вносятся в журнал.
Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.
Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».
Пример:
Нумерация
Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.
Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.
Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы.
Ошибки и исправления
Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются.
Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:
- Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
- Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
- При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.
Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:
- Текст с № 15 зачеркивается.
- «Запись под № 15 недействительна».
- Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
- В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.
Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.
Как подписывать?
Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение.
Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.
Как прошить?
В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя.
Запись, сделанная на обороте, должна содержать:
- Название книги учета.
- Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
- Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
- Дата создания записи.
Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.
Опломбирование
После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа.
Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.
После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.
Про ведение трудовых книжек читайте на нашем сайте. Как составить заявление о приеме на работу переводом? Смотрите здесь.
Типовой бланк положения о приеме на работу можно скачать тут.
Если книга испорчена
Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.
Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных.
Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.
Если журнал закончился
Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.
Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.
Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:
- нового журнала — ведется с 1 номера;
- нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.
Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.
После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.
Сколько хранится документ в организации?
Срок хранения книги составляет 75 лет.
Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.
Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме. В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.
Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.
Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.
Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.
Ответственность работодателя
При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.
Штрафу могут подвергнуть:
- Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
- Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.
Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.
Статья 5.27 КоАП РФ
Как сделать выписку из книги учета?
Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.
Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.
Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.
На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями.
Среди сведений выписки указываются:
- Реквизиты предприятия.
- Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
- Документ составляется на фирменном бланке предприятия. Бумага регистрируется в журнале исходящих документов.
Бланк выписки можно скачать здесь:
Бланк выписки из журнала движения трудовых книжек
Учет трудовых книжек ведется в журнале, записи которого позволяют определить факт и дату сдачи документа на хранение в кадровую службу предприятия и выдачи при увольнении сотрудника.
kadriruem.ru
Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения
Книга учета движения трудовых книжек — обязательный документ, который должен присутствовать в организации. Узнайте правила заполнения журнала, изучив материал статьи.
Из статьи вы узнаете:
Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек
Работодатель принимает трудовые на хранение на весь срок работы сотрудников, поэтому несет ответственность за их целостность. Заведите журнал регистрации трудовых книжек, чтобы фиксировать все сведения, касающиеся документов. При необходимости удастся отследить, поступала ли трудовая на хранение или нет, если работник начнет предъявлять претензии по поводу утери.
Обратите внимание: выдавайте документы только по письменному заявлению сотрудника. Если он их потеряет, испортит, вы не понесете ответственность. В противном случае организация обязана восстанавливать ранее сделанные записи.
Скачать докуметы по теме:
Обязательную регистрацию в журнале предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее — Правила. Нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Согласно требованиям, работодатели обязаны вести и приходно-расходные журналы для учета приобретаемых у распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Образец журнала учета трудовых книжек
Поручайте ведение журнала кадровой службе, специалисты которой осуществляют заполнение и выдачу бланков книжек, а также вкладышей в них. В небольших компаниях, в которых обязанности кадровиков возложены на руководителя, заполнением журнала занимается непосредственно он или бухгалтерия.
Читайте по теме в электронном журнале
Какие операции отражать в журнале учета движения трудовых книжек
Исчерпывающего списка, в котором отражены все операции с трудовыми книжками, нет. Исходя из практики кадровой работы, перечень включает в себя:
- прием документа от сотрудника, поступающего на работу;
- открытие новой книги на имя работника, для которого это место является первым в профессиональной деятельности, внесение записи о его приеме;
- внесение записей о деятельности сотрудника, его перемещениях или переводах, поощрениях и награждениях, а также наказаниях;
- отражение случаев временной выдачи книжек на руки;
- внесение записей об увольнении;
- выдача трудовых увольняющимся сотрудникам, снятие документов с учета.
Книга учета трудовых книжек: образец
В журнале регистрации трудовых книжек, образец которого не установлен на законодательном уровне, выполняйте регистрацию полученных и выданных документов; отражайте факт того, что книжка временно или постоянно выдана на руки владельцу. Контролируйте, чтобы к месту хранения документов не имели доступ посторонние лица.
Книга учета трудовых книжек: образец заполнения
Требования к журналу регистрации трудовых книжек
Выбирайте журнал с твердой обложкой, который напечатан на плотных листах бумаги. Страницы должны быть пронумерованы, качественно прошнурованы, опломбированы в установленном порядке. Проверьте, указано ли на заверительной записи пломбы цифрами и прописью количество листов.
Документ имеет несколько разделов. Вводная часть содержит краткую информацию о регламентах, служащих основанием для заполнения. В некоторых изданиях предусмотрено наличие примера заполнения. Если его нет, вы можете опираться на другой образец журнала учета трудовых книжек.
Справка
В книге должен быть отдельный лист, необходимый для внесения сведений о лицах, назначенных ответственными за ведение. Чтобы избежать ошибок, только они вносят записи в нее.
Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек, а именно ее образец может разрабатываться индивидуально. Включайте в него обязательные для заполнения графы, в которых фиксируется основная информация. Дополните документ необходимыми разделами, если стандартных недостаточно.
Вопрос из практики
Как регистрировать кадровые документы и события
Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»
Отвечает Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп» (Москва)
Вы ежедневно регистрируете документы в книгах, списках, журналах. Некоторые из них обязательны, а другие — нет. Не все кадровики знают, что большинство журналов можно оформлять в электронном виде. Только обязательные журналы ведут на бумаге по всем требованиям закона. Статья поможет оптимизировать работу, перевести часть записей в электронный вид, избавиться от лишних реестров, а обязательные журналы оформлять безупречно…
Читать полностьюЖурнал включает следующие графы:
- 1 — порядковый регистрационный номер книги;
- 2, 3 и 4 — дата регистрации арабскими цифрами, которая может соответствовать времени приема сотрудника;
- 5 — фамилия, имя, отчество полностью;
- 6 — сведения о серии, номере книги или вкладыша в нее, который оформляется кадровой службой организации;
- 7 — должность, профессия и специальность сотрудника в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
- 8 — наименование структурного подразделения, в котором числится сотрудник;
- 9 — сведения о приказе, на основании которого выполняется регистрация документа;
- 10 — подпись лица, назначенного ответственным за прием и внесение записей;
- 11 — стоимость бланка или вкладыша;
- 12 — дата, когда книга выдана на руки увольняющемуся сотруднику;
- 13 — роспись уволенного работника, заверяющая факт получения документа.
Обратите внимание: если новый работник передает на хранение трудовую с вкладышем, который выдан предыдущим работодателем, вносите в журнал сведения только об основном документе.
Нюансы заполнения журнала учета трудовых книжек
Поскольку заполнение бланков книжки учета трудовых книжек производится вручную, нельзя исключить возможность ошибок, некорректных записей. Внесение исправлений допускается, но делать это нужно аккуратно. Нельзя штриховать записи, скрывать их с помощью корректирующих средств.
Совет от редакции: Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика. После прохождения курса по направлению «Прием, увольнение, отпуск, проверки» вы получите официальное удостоверение о повышении квалификации.
В ТК РФ и в Правилах нет указания на то, как вносить исправления. Поэтому целесообразно использовать вариант, который применяется для корректировок документов. Под записью, которая была сделана наверно, напишите «Запись за №__ считать недействительной». Под следующим порядковым номером внесите корректную информацию. Внесенное исправление заверяется собственноручной подписью ответственного лица.
Нарушение правил внесения записей в журнал или его отсутствие в организации расценивается надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ, руководитель организации может быть оштрафован. Чтобы избежать проблем, контролируйте процесс ведения документа, а также способ его хранения.
Вывод
Несмотря на обязательное ведение журнала, вы можете использовать любой бланк книжки учета трудовых. Если решено распечатывать страницы, прошивайте их, после чего заключайте в твердый переплет. Проверьте нумерацию листов, их количество. Полностью заполненные журналы храните в архиве организации.
www.kdelo.ru
Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.
Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.
В данную книгу записывают:
- трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
- книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
- вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.
Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
Эти две даты редко совпадают, поскольку:
- согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
- согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.
В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.
В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.
Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.
Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.
Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
- дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
- дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.
Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.
Требования, предъявляемые к книге учета
Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.
Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.
Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.
Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.
hr-portal.ru
Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2017-2018
Журнал учета трудовых книжек - правила сшивания 2017-2018 годов регулируются постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 года № 225 и несколько отличаются от порядка ведения остальных журналов учета, используемых в кадровом делопроизводстве. Об особенностях процедуры сшивания журнала учета трудовых книжек и пойдет речь в нашем материале.
Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)
Как прошить журнал учета
Опломбирование журнала учета
Как опечатать журнал учета сургучом
Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен!
Подписаться на каналНюансы оформления журнала учета трудовых книжек
Требования к ведению журнала учета трудовых книжек (законодательная база)
Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:
- журнал приходно-расходный по учету бланков трудовой книжки и приложений к ним;
- журнал учета движения книжек сотрудников.
Приходно-расходная книга, согласно п. 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации. Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.
Как прошить журнал учета
Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69. Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п. 41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.
Для того чтобы прошить книгу учета, потребуются:
- шило;
- иголка;
- крепкие нитки;
- клей;
- лист бумаги.
При сшивании журнала следует руководствоваться рекомендациями приказа Росархива от 23 декабря 2009 года № 76 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Несмотря на то что порядок прошивки документов является рекомендательным, его выполнение позволяет оформить журналы оптимально с точки зрения кадрового делопроизводства.
При оформлении в соответствии с приложением № 24 приказа № 76 заранее пронумерованные листы прокалываются шилом насквозь по одной линии в трех местах со стороны переплета. Нитки протягиваются в образовавшиеся отверстия и завязываются на узел. Концы нитки подклеиваются к последнему листу книги учета при помощи стикера, на котором должно быть уведомление о том, что сшито, пронумеровано и заверено печатью столько-то (указывается общее число листов в подшивке) листов. Руководитель компании ставит свою подпись на сшивке. Принципиальным отличием требований к сшивке журнала учета трудовых книжек от правил сшивания большинства журналов учета в кадровом делопроизводстве является необходимость скрепления места прошивки журнала сургучной печатью или пломбой.
Опломбирование журнала учета
Пломба — это металлическая пластинка или небольшой кусочек иного пластичного состава. Опломбирование журналов учета позволяет избежать подмены листов книги или их фальсификации.
Законодательных требований к пломбе, которой надлежит скреплять журнал учета, не определено. Вместе с тем существует межгосударственный стандарт ГОСТ 31282-2004, устанавливающий ряд требований, которым должны отвечать пломбы:
- возможность индивидуальной идентификации;
- разовое действие;
- защита от неразрешенного доступа;
- индикация вскрытия.
Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004. Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб. В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.
Как опечатать журнал учета сургучом
Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение. Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания. Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено.
Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства. Процесс изготовления печати под сургуч должен сопровождаться изданием двух приказов по организации. Первым приказом утверждается макет будущей печати и назначается ответственный за ее изготовление сотрудник. Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом.
Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:
- Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке. Важно сургуч расплавить до жидкого состояния, но не перегреть, так как при перегреве он начинает выгорать и выкипать.
- Расплавленный сургуч вылить или переложить ложкой на подлежащую опечатыванию поверхность.
- Дать сургучу немного остыть до вязкого состояния (чтобы оттиск печати был четким).
- Приложить печать к сургучу, резко с усилием нажать и убрать.
Лицо, ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек
Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников. Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия. В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.
Прежде чем приступить к выполнению своих должностных обязанностей, ответственный за ведение журнала учета трудовых книжек должен:
- принять по акту имеющиеся на предприятии трудовые книжки сотрудников;
- принять по акту бланки трудовых книжек и приложения к ним;
- удостовериться в правильности ведения журнала учета.
Нюансы оформления журнала учета трудовых книжек
Самые частые сомнения при оформлении журнала учета трудовых книжек самостоятельно возникают у работодателей по поводу того, можно ли заменить сургучную печать или пломбу бумажной этикеткой с печатью предприятия. Несмотря на то что в постановлении № 225 упоминаний о бумажных наклейках нет, такой способ опломбирования до сих пор используют некоторые организации. Связано это с тем, что действовавший ранее ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры» (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28 апреля 1973 года № 1115) среди прочих предусматривал и пломбы из бумаги. Однако в настоящее время этот ГОСТ уже не действует, поэтому использования бумажной наклейки при оформлении журнала учета будет недостаточно. Книгу все равно необходимо будет либо опломбировать, либо опечатать сургучом.
Другим актуальным вопросом, касающимся правил оформления журнала учета трудовых книжек, является мера ответственности организации, нарушившей указанные правила. Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за неисполнение норм трудового законодательства предусмотрен штраф:
- для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.;
- для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и иных лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без организации юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.
nsovetnik.ru
