Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Секретарское дело журнал
Журнал «Секретарское дело»
Название статьи
Автор
Номер журнала, страница
Рубрика «Деловые бумаги»
Докладные и объяснительные записки об оформлении дисциплинарных взысканий
Нина Капмоле
№1, с.12
Трафаретизация документов
Наталия Андрухова
№1, с. 18
Рубрика «Архивариус поможет»
Путеводитель по архивам Беларуси. Государственные архивы Гродненской области
Галина Кудрякова
№1, с. 20
Составление сводной описи дел постоянного хранения
Галина Кудрякова
№1, с. 22
Рубрика «Архивы и делопроизводство»
О примерной номенклатуре дел поселковых и сельских Советов депутатов и исполнительных комитетов
Наталья Дятлова
№2, с. 14
Составление сводной описи дел по личному составу
Галина Кудрякова
№2, с. 17
Вы спрашивали
Андрей Сукач
№2, с. 20
Документ как источник и носитель информации
Денис Лаевский
№3, с. 10,4, с. 13
Анализ Закона «Об информации, информатизации и защите информации»
Сергей Зикрацкий
№3, с. 12
За семью печатями. Гриф ограничения доступа
Елена Карканица
№3, с. 17
Составление акта о выделении к уничтожению документов
Галина Кудрякова
№3, с. 20
Путеводитель по архивам Беларуси. Государственные архивы Могилевской области
Галина Кудрякова
№4, с. 10
Регистрационный индекс документа
Галина Краснокуцкая
№4, с. 16
Особенности делопроизводства в высших учебных заведениях
Елена Карканица
№4, с. 18
Как правильно сократить
Екатерина Михайловская
№4, с. 22
Комментарий к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Андрей Рыбаков
№5, с. 10
Путеводитель по архивам Беларуси. Государственные архивы Минской области
Галина Кудрякова
№5, с. 18, №6, с. 20, №7, с. 13
Нормы времени на делопроизводственные работы
Татьяна Саматыя
№5, с. 20
Создание экспертной комиссии
Галина Кудрякова
№5, с. 25
Административным процедурам — особый порядок делопроизводства
Никита Молчанов
№6, с. 10
Как составить должностную инструкцию
Галина Кудрякова
№6, с. 14
И как вас теперь прикажете называть?
Елизавета Быстрова
№6, с. 17
Будьте так любезны, или Этические аспекты письменных коммуникаций
Валентин Паневчик
№6, с. 23
9 июня — Международный день архивов
Андрей Сукач
№6, с. 24
Первый блин — не комом, или Кухня секретаряпрофессионала
Вероника Троянова
№7, с. 10
Книга замечаний и предложений. Порядок получения и оформления
Андрей Рыбаков
№7, с. 16
Книга замечаний и предложений. Порядок, сроки рассмотрения и исполнения замечаний и предложений, оформление результатов
Андрей Рыбаков
№8, с. 10
Все познается в сравнении
Анна Решетникова
№8, с. 18
Путеводитель по архивам Беларуси. Республиканские государственные архивы
Галина Кудрякова
№8, с. 23, №9, с. 17, №10, с. 31
Книга замечаний и предложений. Оформление и регистрация ответов. Контроль исполнения замечаний и предложений
Андрей Рыбаков
№9, с. 10
Книга замечаний и предложений. Срочно в номер!
Наталия Андрухова
№9, с. 15
Списки организаций
Галина Кудрякова
№9, с. 19
Книга замечаний и предложений. Формирование в дела ответов и документов, связанных с рассмотрением замечаний и предложений. Сроки хранения книги и документов об исполнении замечаний и предложений. Порядок передачи книги в архив
Андрей Рыбаков
№10, с. 10
Проверка документационного обеспечения управления организации
Елена Карканица
№10, с. 15
Восстановление документов
Артем Назаренко
№10, с. 19, №11, с. 10, №12, с. 12
Ликвидация организации
Вадим Пашкевич, Наталия Андрухова
№10, с. 24
Учет объема документооборота организации
Наталья Кондакова
№11, с. 15
Бланки документов
Нина Капмоле
№11, с. 19, №12, с. 26
Порядок прохождения исходящих и внутренних документов
Наталья Кондакова
№12, с. 16
Составляем номенклатуру дел организации
Галина Кудрякова
№12, с. 18
Методические рекомендации по составлению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур
Андрей Сукач
№12, с. 30
Рубрика «Учимся вместе»
Документирование деятельности коллегиальных органов. Оформление акта
Галина Краснокуцкая
№1, с. 28
Искусство служебной переписки
Галина Краснокуцкая
№2, с. 22
Справка
Галина Краснокуцкая
№4, с. 46
Организация документооборота
Галина Краснокуцкая
№5, с. 44
Экзамен
Галина Краснокуцкая
№6, с. 84
Экзамен. Ответы
Галина Краснокуцкая
№7, с. 44
Рубрика «Есть вопрос»
Прямая линия «Номенклатура дел»
№1, с. 34
Прямая линия «Электронный документооборот»
№2, с. 47
Прямая линия «Документы коллегиальных органов. Протоколы (выписки из протоколов) и акты»
№3, с. 62
Прямая линия «Изменения в организации ведения делопроизводства в свете требований новой Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»
№4, с. 42
Вопрос читателя — ответ специалиста
№1, с. 37, №2, с. 44, №3, с. 64, №6, с. 88, №7, с. 88, №8, с. 58, №9, с. 76, №11, с. 66, №12, с. 72
Рубрика «Актуальный разговор»
На все руки секретарь
Ольга Градинар
№1, с. 42
Хранить вечно! Ну ладно, всего лишь лет пятнадцать…
Александр Ганаго
№3, с. 59
Документовед — это творческая профессия
Денис Лаевский
№4, с. 66
Главное — правильно расставить приоритеты
Ольга Градинар
№4, с. 70
Рельсырельсы, шпалышпалы…
Ольга Градинар
№7, с. 76
Рубрика «Перерыв на обед»
Георгий Колдун: «Удача — это постоянная работа над самим собой»
Оксана Ванчук
№1, с. 50
Внимание! K.I.N.O.!
Сергей Колосовский
№1, с. 52
Духи как визитная карточка
Татьяна Саматыя
№1, с. 55
Сонное царство
Ядвига Монич
№1, с. 58
Авто любите ли?
Екатерина Михайловская
№1, с. 62
Арташес Антонян: «Игра превращает мужчину в охотника»
Оксана Ванчук
№2, с. 50
Поселилась в душу мне ревность серая, или Чувства, которые нас разрушают
Виктория Губанова
№2, с. 53
Секрет — один на двоих, или Еще раз о любви
Екатерина Иванцова
№2, с. 57
Мал камешек, да дорог
Влада Соболева
№2, с. 59
Страшный День Валентина
Ольга Градинар
№2, с. 63
Внимание! Розыгрыш
Диана Галех
№4, с. 50
Наташа и медведи
Яра Горская
№4, с. 52
LeviSтраус. Человек и джинсы
Светлана Денисова
№4, с. 55
Смеяться, право, не грешно, или О юморе женском замолвите слово
Виктория Губанова
№4, с. 58
Засленгуемся?
Диана Галех
№4, с. 61
Не кризисом единым…
Ядвига Монич
№4, с. 63
Вместо заграницы, или Как отдохнуть в Беларуси?
Яра Горская
№5, с. 50
Как не получить нож в спину, или Рабочее место по фэншуй
Оксана Ванчук
№5, с. 53
Незаменимая мелочь, или Я милую узнаю по колготкам
Влада Соболева
№5, с. 56
Побалуйте свою половину, или По странам и континентам, не выходя из дома
Екатерина Иванцова
№5, с. 61, №6, с. 57
Любовь.ру, или Как найти принца в Интернете
Оксана Ванчук
№6, с. 50
По другую сторону монитора, или Не верь улыбкам онлайн
Лиа Чквиани
№6, с. 53
Неженские забавы
Наталия Андрухова
№6, с. 61
Ни шагу без тебя
Ирина Шорец
№6, с. 64
Культурно о Турции
Влада Соболева
№7, с. 50
Египет — дело тонкое, или Что следует знать начинающему туристу
Яра Горская
№7, с. 55
Курортный роман: быть или не быть?
Виктория Губанова
№7, с. 59
Чемоданное настроение, или Что взять с собой на курорт
Екатерина Иванцова
№7, с. 62
Верхом сквозь время
Яра Горская
№8, с. 42
Но где ж ты, принц мой заграничный, или Мне б замуж за рубеж
Виктория Губанова
№8, с. 46
Моя Браславская сказка
Екатерина Михайловская
№8, с. 50
В Свислочь смотрится Минск — мой любимый город…
Лиа Чквиани
№8, с. 54
Растения в офисе
Татьяна Саматыя
№9, с. 50
Мой ласковый и грозный босс, или Призрачное счастье служебного романа
Виктория Губанова
№9, с. 53
Наше дело левое
Влада Соболева
№9, с. 56
Роль дизайна в вашем интерьере
Татьяна Саматыя
№9, с. 61
Виртуальный секретарь. Современная офисная сказка
Лиа Чквиани
№9, с. 62
Роковые ошибки, которых могло не быть
Влада Соболева
№10, с. 50
Моя дорогая картошка в мундире, или Как прекрасен этот мир без диет
Виктория Губанова
№10, с. 53
Как карты лягут
Ядвига Монич
№10, с. 57
Один день из жизни офисной феи
Анастасия Тасевич
№10, с. 59
Чего изволите?
Диана Галех
№10, с. 61
Часто ли вы опаздываете?
Диана Касило
№10, с. 63
«Модный» репортаж
Анастасия Савицкая
№10, с. 64
Увлечение — не только развлечение
Екатерина Забрудская
№11, с. 50
А на душе должен быть позитив и мажор, или Как общаться с негативными людьми
Виктория Губанова
№11, с. 53
9 признаков «ядовитой» дружбы
Влада Соболева
№11, с.57
Баюбаюшкибаю…
Оксана Ванчук
№11, с. 61
Как проснуться красивой?
Даша Астафьева
№11, с. 62
Как выбирать украшения
Марина Михновец
№12, с. 50
Как провести праздник, чтобы наутро не было мучительно больно
Алла Горшенева
№12, с. 53
Встречаем Новый год во всеоружии: как украсить офис к празднику
Даша Астафьева
№ 12, с. 56
Учимся экономить, или Как планировать семейный бюджет
Татьяна Саматыя
№ 12, с. 58
Подкрался тигр на бархатистых лапах. Встречаем 2010 год
Лиа Чквиани
№12, с. 61
Время — с пользой!
Анастисия Мигно
№12, с. 63
Рубрика «Секреты профессии»
Секретарь и PR
Юлия Лущик
№1, с. 66
Скажите, пожалуйста… Организация прессконференций
Оксана Ванчук
№1, с. 68
Как делают новости? Подготовка прессрелиза
Оксана Ванчук
№1, с. 71
Антикризисное регулирование
Ольга Градинар
№1, с. 74
Скорбный этикет
Георгий Михалькевич
№2, с. 32
Ищите мотив!
Татьяна Саматыя
№2, с. 37
Да не оскудеет рука дающего…
Ольга Максимова
№2, с. 40
О чем должен молчать профессионал
Влада Соболева
№3, с. 26
Перед прочтением — сжечь
Никита Молчанов
№3, с. 29
Информирование руководителя — составляющая работы секретаря
Татьяна Саматыя
№3, с. 33
Обязуюсь молчать… Как рыба!
Антон Скороход
№3, с. 36
Секретари в международном формате
Марина Крупенько
№4, с. 24
Пора по парам, или Два секретаря в одной приемной
Мария Павлючкова
№6, с. 26
Как забронировать гостиницу для шефа
Татьяна Чудак
№6, с. 29
Лиха беда начало
Лиа Чквиани
№6, с. 31
Ты сумейка мне добыть то, чего не может быть!
Влада Соболева
№6, с. 39
Третий закон Ньютона в действии, или Как не дать преодолеть «секретарский барьер»
Ольга Градинар
№6, с. 42
Отправляясь в дальний путь, про манеры не забудь
Лиа Чквиани
№7, с. 24
Требуется директор, или Каким хотят видеть руководителя?
Татьяна Саматыя
№7, с. 28
Скажи мне, кто твой шеф, и я скажу, кто ты
Анастасия Максимова
№7, с. 30
Работа на публику
Дмитрий Скуратович
№7, с. 35
По городам и весям: что показать иностранным партнерам в Беларуси
Влада Соболева
№8, с. 26
Гостям носили блюда по чинам…
Лиза Коваленко
№8, с. 30
Беларусь — страна чистых улиц, милиционеров и хороших детей
Влада Соболева, Екатерина Забрудская
№8, с. 32
Специфика делового общения с иностранными партнерами
Мария Рыжкова
№8, с. 34
Без чего вы не представляете себе современный офис?
Оксана Ванчук
№9, с. 22
Негласный офисный этикет: правила, которых нет
Влада Соболева
№9, с. 24
Что такое заменимые люди?
Мария Павлючкова
№9, с. 29
Что подарить боссу?
Михаил Скуридин
№9, с. 30
Фирменная продукция компании
Марина Крупенько
№9, с. 34
Внутренние и внешние каналы коммуникации компании
Анастасия Максимова
№9, с. 39
«Поменьше себя на работе и побольше беспристрастности». Как секретарю выстроить отношения внутри компании
Галина Липатова
№9, с. 42
Выбираем бумагу
Валентин Паневчик
№9, с. 46
Подготовка и проведение прессконференции
Георгий Михалькевич
№10, с. 34
Спокойствие, только спокойствие
Екатерина Забрудская
№10, с. 39
Общение, не ограниченное возможностями
Лиа Чквиани
№10, с. 41
Секретарь по прицелом… законодательства
Никита Молчанов
№10, с. 44, №11, с. 33
Организационнопротокольное обеспечение работы органов коллегиального управления
Георгий Михалькевич
№11, с. 28
Мобильный офис — новый уровень свободы
Валентин Паневчик
№11, с. 39
«Аксессуары» секретаря: что должно быть в каждом офисе
Ольга Градинар
№11, с. 42
Большое человеческое спасибо
Лиа Чквиани
№11, с. 44
Этикет: почему именно так
Марина Михновец
№12, с. 32
История развития секретарской професии
Валентин Паневчик
№12, с. 35
На чем теряется рабочее время
Марина Михновец
№12, с. 39
Корпоратив: позитив и негатив
Лиа Чквиани
№12, с. 41
Как работать с праздничным настроением? 5 советов по выживанию в Новый год
Влада Соболева
№12, с. 43
Рубрика «Секретарь Плюс»
Это вам не просто «посылка», тут документы нужны…
Елена Петрошевич
№1, с. 76
Заполняем CMR. Правила оформления международной товарнотранспортной накладной
Влада Соболева
№2, с. 88
Если секретарь становится переводчиком: инструкция по выживанию
Влада Соболева
№4, с. 72
Профессия«матрешка», или Секретарь и фриланс
Влада Соболева
№5, с. 66
Как принять иностранных гостей и не испортить отношения с бухгалтерией
Александр Ганаго
№5, с. 69
«Пирожки горячие, пиво холодное!», или Чего хотят маркетологи?
Ольга Максимова
№5, с. 82
Предоставить отпуска в соответствии с ТК
Виктория Ладыгина
№7, с. 84
«Заморская грамота», или Как должен выглядеть контракт на английском языке
Влада Соболева
№8, с. 76
Лицо фирмы своими руками
Елизавета Земцова
№8, с. 85
Увольнение работника в связи со смертью
Елена Соловей
№10, с. 86
Как выразить соболезнование на английском?
Влада Соболева
№10, с. 90
Что такое Инкотермс?
Влада Соболева
№11, с. 76
Приглашение на английском языке
Влада Соболева
№11, с. 80
Устойчивые языковые конструкции в деловой переписке на английском языке
Влада Соболева
№12, с. 80
Рубрика «Практическаяп сихология»
Язык тела, или Секреты невербального общения
Вячеслав Петров
№1, с. 82
Поздравляю вас, гражданин, соврамши!
Алиса Клевер
№2, с. 72
Жесты, выдающие обман
Вячеслав Петров
№2, с. 78
Информационная гигиена
Ядвига Монич
№3, с. 68
Туктук, я — твой друг
Ольга Максимова
№3, с. 71
Самая обаятельная и привлекательная
Ядвига Монич
№4, с. 78
Азбука невербального общения
Вячеслав Петров
№5, с. 34
Я не такая!
Лиа Чквиани
№5, с. 38
Депрессия: кто виноват и что делать?
Виктория Губанова
№6, с. 80
Роли, которые мы играем, и маски, которые мы надеваем
Ядвига Монич
№7, с. 80
Ваше здоровье — в ваших руках
Ядвига Монич
№8, с. 70
Вещественное окружение
Вячеслав Петров
№9, с. 82
Какие бывают коллеги и как с ними бороться
Ядвига Монич
№9, с. 84
В чужой монастырь со своим уставом
Ядвига Монич
№10, с. 74
Нет, нет и еще раз нет!
Лиа Чквиани
№10, с. 77
Как улучшить свое настроение. Практические советы
Ядвига Монич
№12, с. 76
Рубрика «Грамотный секретарь»
Культура делового общения секретаря. Точность речи
Ольга Наталевич
№1, с. 86
Культура делового общения секретаря. Уместность речи
Ольга Наталевич
№2, с. 66
Подскажите, где роспись ставить…
Валентин Паневчик
№2, с. 70
Латынь: живой язык
Влада Соболева
№4, с. 82
Топ 10. В десяточку!
Диана Галех
№5, с. 40
Культура делового общения секретаря: доступность речи
Ольга Наталевич
№8, с. 66
До свидания, друг мой, до свидания…
Марина Крупенько
№9, с. 86
Практикум
Ольга Наталевич
№9, с. 90
Культура делового общения секретаря. Выразительность речи
Ольга Наталевич
№11, с. 86
Рубрика «Ступеньки твоей карьеры»
Здравствуйте! Я — ваш хэдхантер!
Ольга Максимова
№2, с. 82
Пора выйти из сумрака
Дмитрий Скуратович,
Ольга Градинар
№2, с. 84
С точностью до наоборот, или Как успешно провалить собеседование
Ольга Максимова
№4, с. 88
Равнение на секретарей!
Ольга Градинар
№4, с. 91
Критика на работе: как реагировать?
Татьяна Саматыя
№10, с. 80
Коней на переправе не меняют?
Дмитрий Скуратович
№10, с. 82
Путь по вертикали
Татьяна Саматыя
№11, с. 82
Рубрика «Прирученный компьютер»
О роли пароля
Наталья Лодысева
№3, с. 74
Не спать! Спам!
Оксана Ванчук
№3, с. 79
Найти… у себя!
Андрей Сукач
№3, с. 81
Заблудившимся в Сети
Оксана Ванчук
№3, с. 86
Что в имени тебе моем?
Ольга Градинар
№3, с. 90
Аудиокнига — библиотека в кармане
Оксана Ванчук
№4, с. 28
Движение «вслепую», или Программытренажеры для быстрого набора текста
Оксана Ванчук
№4, с. 30
«СД» online
Ольга Градинар
№4, с. 32
Коечто об архиваторах
Наталья Лодысева
№5, с. 84
Тонкости нетикета, или Модер, ИМХО, ламер
Оксана Ванчук
№6, с. 66
Общение в Сети: что такое мессенджеры и какими они бывают
Влада Соболева
№6, с. 69
Отпуска и ПК
Оксана Ванчук
№7, с. 40
Электронная визитная карточка
Оксана Ванчук
№8, с. 38
За 80 минут вокруг света
Ольга Градинар
№8, с. 40
ITхаррасмент
Екатерина Забрудская
№9, с. 66
Шоппинг не вставая со стула
Оксана Ванчук
№9, с. 69
Редактирование и форматирование диаграмм
Наталья Лодысева
№9, с. 71
Бэкап — шаг назад
Оксана Ванчук
№10, с. 66
«Маньяки» в офисе
Влада Соболева
№10, с. 68
10 заповедей интернетпользователя
Марина Крупенько
№10, с. 72
Электронные органайзеры
Оксана Ванчук
№11, с. 70
Что такое CTRHTNFHM?
Лиа Чквиани
№11, с. 74
Виртуальные открытки к Новому году
Оксана Ванчук
№12, с. 66
Все, что вы хотели знать о форматах
Оксана Ванчук
№12, с. 67
Рубрика «Дискуссионный клуб»
Коллектив как единая команда
Татьяна Саматыя
№4, с. 35
Корпоративный дух «с душком»
Ольга Максимова
№4, с. 38
И все же: командировать или убываю?
Андрей Сукач, Юлия Лущик, Александр Горбач
№7, с. 66
Корпоративный туризм: сделать самому или поручить профессионалу
Ирина Шпаковская, Влада Соболева
№7, с. 70
Рубрика «Электронный документооборот»
Электронный почт@льон»
Андрей Сукач
№5, с. 30
Современная интернетприемная
Наталья Храмцовская
№6, с. 74
Открытые офисные форматы для передачи документов в электронном виде
Наталья Дятлова
№11, с. 46
Международное делопроизводство: на шаг впереди?
Влада Соболева, Екатерина Забрудская
№12, с. 46
Рубрика «Профессионал года»
Финишная прямая
№1, с. 6
Добро пожаловать в финал
Ольга Градинар
№2, с. 7
Официально
№3, с. 42
Финальный аккорд
№3, с. 43
Впечатления членов жюри
№3, с. 45
Победители Первого республиканского конкурса «Профессионал года. Секретарь»
№3, с. 49
Скованные одной цепью
№3, с. 54
Победители в номинации «Профессионал года. Кадровик»
№3, с. 55
Победители в номинации «Профессионал года. Юрист»
№3, с. 56
www.profmedia.by
Журнал «Секретарское дело»
Юлия КлименковаВысокий профессионализм — обращенное в профессию творчество.
Л. Гинзбург
Секретарь должен быть профессионалом — это аксиома. А еще инициативным и рассудительным помощником шефа, обладающим широким кругом профессиональных навыков, принимающим решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущим на себя управление.
Не менее важно быть адекватным своим целям и мечтам. Многие мечтают, но не имеют способностей, а зачастую просто желания для претворения мечтаний в жизнь, считая, что эта самая жизнь должна преподнести им все сама, да еще на блюдечке с голубой каемочкой. Но так, к сожалению, не бывает.
Чтобы получить место секретаря, необходим минимальный набор знаний основ делопроизводства, компьютера, иногда иностранного языка. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Безусловно, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь — это помощник руководителя, лицо фирмы. Это первый сотрудник, с которым имеет дело посетитель. И от того, как его встретят, зависит впечатление об организации в целом. Многие дальше приемной и не бывают — грамотный секретарь ответит на все вопросы.
Порой бывает трудно сохранить невозмутимость, когда офис в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и зачастую агрессивно настроенных. Но секретарю это просто необходимо. Ведь выдержка — одно из основных качеств профессионала.
Кроме всего прочего секретарь сталкивается с большим разнообразием решаемых задач, выполнением нескольких дел одновременно. Порой промахи в работе являются следствием его нихких профессиональных и личностных качеств, которые при выполнении той или иной задачи проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.
При оценке труда секретарей принято выделять следующие качества.
Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой.
Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководством, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно составить и оформить документ, расшифровать стенограмму или диктограмму, организовать прием посетителей, оповестить участников совещаний т.п. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также могущую нанести ущерб организации или отдельным лицам.
Организованность. Данное качество включает умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.
Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности предприятия, быть в курсе происходящих событий.
Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний сверху. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.
Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию — необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.
Трудолюбие. Необходимо приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно и качественно.
Добросовестность. Секретарь своевременно и качественно должен выполнять работу, которую обещал: отпечатать документ, решить вопрос, навести справку. Специфика секретарской профессии требует готовности оказать помощь другим, особенно в сложных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п. У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности, с тем чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественную работу.
Аккуратность. Никогда не забывайте, что вы — лицо организации. А вашим «лицом» являются качество выполняемой работы, культура рабочего места и внешний вид.
Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть только по объективным причинам.
По роду своей должности секретарь владеет большим объемом информации и наделен значительными полномочиями, поскольку является первым помощником руководителя и в определенных ситуациях действует от его имени. Недоброжелательность и нескромность могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.
В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, он должен изложить ее как можно более деликатно.
Среди других качеств, без которых не стать идеальным секретарем, можно отметить умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительность, которая поможет наладить взаимоотношения с посетителями и коллегами, артистизм и чувство юмора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное положение, состояние здоровья, моральная устойчивость.
Профессия секретаря требует дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и дисциплинированности. Нужно всегда отлично выглядеть, быть в хорошем расположении духа и настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних.
Идеальный секретарь должен быть общительным, но не пустомелей и сплетником; уравновешенным, но активным и работоспособным; чутким и внимательным, но не обидчивым и слезливым; вежливым и доброжелательным и при этом деловым и строгим. Такие противоречия приводят к главному заключению: секретарь, как и хороший руководитель, должен быть РАЗНЫМ — в зависимости от обстоятельств и людей, его окружающих. Его поведение должно быть не раз и навсегда заученным, а гибким и творческим.
А теперь подведем итоги: перечисленные деловые и личностные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен ежедневный труд над собой и серьезная подготовка к работе на этой престижной должности.
www.profmedia.by
Журнал «Секретарское дело»
Наталия Шелест
Лояльность
Не каждый соискатель на должность секретаря упоминает в своем резюме это качество. Однако именно оно особо ценится работодателями и зачастую становится решающим при выборе кандидата на открытую вакансию. А все потому что лояльность работника подразумевает желание работать лучшим образом, стремление соответствовать принципам и идеалам компании, способность принимать как должное какие-то новые требования, даже если они кажутся неразумными и нелепыми. В более широком смысле это готовность не наносить ущерб (даже если он кажется совсем мизерным — подумаешь, фильм скачала) организации своими действиями или бездействием. Так, если вы ратуете за общее дело, с головой отдаетесь работе, не пользуетесь корпоративным мобильным телефоном и Интернетом в личных целях, не ругаете в кулуарах руководство, которое вот уже который месяц не повышает зарплату, вы лояльный сотрудник.
Сохранность секретной информации, соблюдение дисциплины, готовность к обучению и развитию, проявление инициативы, инновационные предложения — это все то, чем характеризуется идеальный секретарь. И все то, что свойственно лояльному работнику. Именно по этой причине при написании резюме не стоит забывать про данное качество. Разумеется, если оно вам присуще на самом деле. Будьте уверены: грамотный руководитель обязательно его отметит и пригласит на собеседование именно вас.
Микроклимат
В какой компании вы бы хотели работать? В такой, где каждый сам по себе, куда люди приходят исключительно чтобы отбыть положенные 9 часов? Или в такой, где работа приносит радость? Да, вы можете возразить, мол, создать себе позитивный настрой совсем не сложно. К тому же работать в организации, которая напоминает каторгу, вряд ли кто будет. Собственно, поэтому вопрос не совсем корректный. Но тем не менее, всякое в жизни случается.
Но мы сейчас не обсуждаем, кто во что горазд и как поднять себе настроение, если все вокруг не в духе. Бесспорно, работать в организации, где все настроены дружелюбно, помогают друг другу, поддерживают, не плетут интриг и не выживают неугодных коллег, в разы приятнее, чем в фирме — полной противоположности.
А теперь можно задаться вопросом: кто в коллективе создает доброжелательную атмосферу, которая являете залогом успешной работы всех, начиная руководством и заканчивая уборщицей тетей Феней? Душа компании, тот, кто, как правило, больше всех знает (по долгу службы, разумеется), является лицом фирмы, всегда, даже если на душе прегадко, в отличном расположении духа, всем улыбается, приветлив и открыт для общения. Разумеется, это секретарь, настроение и поведение которого передается всем, с кем ему приходится общаться.
Впрочем, приветливости и улыбчивости, как правило, бывает маловато для создания благоприятного микроклимата в офисе. Начните менять атмосферу с небольших нововведений, например, возьмите за правило поздравлять коллег с днями рождения: составьте календарь, подготовьте небольшие сувениры или просто открытки. Встречая сотрудников в приемной, как бы вы ни были заняты, уделите им внимание. Проявляйте к людям искренний интерес: улыбнитесь, отметьте новую кофточку главного бухгалтера или миленький шарфик кадровика. Помните, что одобрение, похвала, приятное уху слово — эффективные средства установления с человеком деловых и дружеских контактов.
Относитесь к людям так, как хотелось бы, чтобы они относились к вам. Данное непреложное правило действует всегда и везде. Если ваши коллеги будут видеть в вас друга, то и атмосфера будет доброжелательной. Подавая пример, вы в итоге добьетесь желаемого: постепенно микроклимат станет идеальным во всей организации, а это, как доказано специалистами, напрямую влияет на финансовые успехи организации.
Номенклатура дел
Некоторые из тех, чье становление как личности проходило еще в советские времена, услышав слово «номенклатура», наверняка проведут параллели с советской номенклатурой — высшим слоем партийного, хозяйственного и военного руководства в СССР. В настоящее время в данном значении это понятие не используется. Зато тем, кто встал на секретарскую стезю, отлично знакомо слово «номенклатура» в сочетании со словом «дел».
Итак, номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Данный документ составляется в каждой организации независимо от того, государственная это структура или частная, для сохранности документов, упорядочения работы с ними и грамотной организации документооборота.
Во вновь созданной организации номенклатура дел составляется как только начинается деятельность фирмы; впоследствии ежегодно, в IV квартале она пересматривается, уточняется и перепечатывается. Ее составлением в крупных компаниях занимается служба документационного обеспечения управления, в небольших, как правило, человек, назначенный на должность ответственного за архив, либо же секретарь.
Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
www.profmedia.by
Журнал «Секретарское дело»
Анастасия ТАСЕВИЧ Статья публикуется в рамках совместного проекта с журналом «Секретарское дело» (РФ)
8 утра. Я прихожу в офис первой, еще никого из сотрудников нет. Мне предстоит подготовить помещение к приходу остальных — разложить бумагу в принтеры и факсы, проверить телефоны, включить шредер… В эти минуты я чувствую себя офисной феей. Вряд ли кто-то задумывается, почему все работает исправно, техника не ломается, а на столе обязательно имеются канцтовары. Для всех это происходит словно по мановению волшебной палочки. Я стараюсь все сделать быстро, мне нравится, что никто не видит, как просыпается офис. Когда в дверь войдет первый мой коллега, я уже буду на своем рабочем месте, словно и не кружила еще пять минут назад по кабинетам, создавая повсюду особый уют, атмосферу, в которой легко и приятно работать.
Я почти не замечаю, как стрелка часов перешагивает на 8.30. Один за другим на работу приходят наши сотрудники. Через несколько минут начнутся звонки с внутренних телефонов: «Насть, а мне не приходил факс?», «Насть, а вчера директор подписал договор?» Ответы на все вопросы уже готовы. За то время, что загружались компьютеры в кабинетах, я разложила факсы и документы — можно приходить и забирать: в течение получаса все бумаги окажутся у тех, кому они адресованы. К девяти часам, как правило, просыпаются телефоны и начинаются звонки от клиентов. Когда я только пришла на работу, казалось, что звонки не прекращаются. Теперь же я почти их не замечаю, с легкостью распределяя по внутренним номерам.
Мой непосредственный руководитель придет в 10.00. У меня есть час, чтобы напечатать что-то из документов, отправить несколько факсов, разместить информацию в Интернете. И снова время летит незаметно, словно кто-то подговорил часы, упросил стрелки бежать быстрее. Дописываю адрес на последнем конверте, запечатываю его, наклеиваю марки, и в офис входит Антон Анатольевич. Он здоровается, проходит к себе и — я знаю совершенно точно — через 10 минут позвонит. «Анастасия, зайдите, пожалуйста». Каждое утро мы встречаемся у него в кабинете, он внимательно выслушивает отчет по выполненным поручениям — тем, которые он дал вчера или раньше. Потом — обсуждение текущих заданий, тех, которые близки к завершению или же только начаты, пояснения, комментарии. Почти каждый день он поручает мне что-то новое, порой сверхсложное, впрочем, не бывает легких дел. Но тем интереснее их выполнять — находить что-то очень редкое или же очень ценное, договариваться с людьми, с которыми почти невозможно договориться. У меня обязательно получится, ведь добиваться успехов в своей работе мне нравится больше всего!
В течение дня поступают просьбы от других сотрудников: для кого-то нужно вызвать курьера, кому-то отправить экспресс-почту, помочь отсканировать или напечатать документы, а у кого-то опять не получается отправить факс. Но я знаю, как решить любую проблему.
Вот уже 12 часов дня, самое шумное время. Сейчас в офисе больше всего посетителей, да и менеджеры заходят чаще, чем в начале дня или после обеда. Нужно успеть всех встретить-проводить, уделить каждому внимание. «Ко мне сейчас придет клиент, можно его посадить в переговорную комнату?», «Пожалуйста, срочно поставь печать в бухгалтерии!», «Насть, к нам соискатель! Пожалуйста, удели ему особое внимание! Если он согласится остаться у нас работать, хотелось бы, чтобы ему с самой первой встречи все понравилось!» Мне по душе все успевать, помогать тем, кому это нужно. Кажется, теперь стрелки вертятся еще быстрее. И стремительно наступает час дня — обеденный перерыв в компании. И снова сотрудники один за другим проходят мимо, за несколько минут в офисе наступает тишина. Я задерживаюсь на пять минут, чтобы еще раз проверить бумагу в лотках, убедиться, что все работает так, как должно.
Вернуться с обеда я стараюсь немного раньше. Теперь часа два все будут работать на своих местах, лишь изредка обращаясь ко мне. Я же потрачу это время на то, чтобы доделать какие-то из поручений и назначить необходимые встречи. Кажется, во всех компаниях это время для секретарей наиболее спокойное. А также очень удобное для налаживания контактов — я неоднократно в этом убеждалась. Контрагенты охотнее вникают в суть моих вопросов и понимают, зачем я пытаюсь назначить встречу своего руководителя с руководителем их фирмы. С некоторыми из них у нас даже складываются «телефонно-приятельские» отношения. Если наши компании сотрудничают в течение продолжительного времени, мы уже узнаем друг друга по голосам, интересуемся, как проходит день, иногда даже помогаем друг другу дельными советами. Ведь у каждого из нас есть бесценный опыт, которым очень полезно поделиться.
В 16 часов я снова появлюсь у своего руководителя. Все, что мне удалось выполнить за день по его поручению, я свожу в отчет. Несмотря на то, что за день нередко отправляю ему какие-то ссылки или документы, которые стоит передать, как только они найдены, в 16.00 будет готова общая картина и продуманы дальнейшие действия. Мне очень нравится, когда к этому времени я могу сказать: «Ваше поручение выполнено!» Но, к сожалению, далеко не все его идеи можно реализовать за один день. Тогда мы вместе обсуждаем, что еще только предстоит осуществить и как сделать это быстрее. Завтра я обязательно успею еще больше, чем сегодня. Возможно, как раз завтра будет один из тех дней, которые я особенно люблю — когда завершено несколько значительных и целая россыпь мимолетных заданий. Думаю, любой секретарь знает, насколько приятно отчитываться о множестве удачно выполненных дел.
Когда я возвращаюсь на свое место, часы уже показывают половину пятого — до конца рабочего дня остается совсем немного времени. Теперь мне еще предстоят «минуточки», как я их называю, — множество крохотных дел: проверить, сколько питьевой воды осталось в офисе, не забыты ли в переговорной комнате ручки и бумага, отнести документы на подпись. Каждое из них занимает чуть больше минуты, но все вместе укладывается как раз в полчаса. Наконец, когда все доделано, я выключаю свой компьютер. Рабочий день пролетел, словно и не было его…
Конечно, не каждый день проходит так ровно и гладко. Иногда случается форс-мажор, что-то идет не по намеченному плану, назначенные встречи срываются или никак не удается дозвониться до человека, который очень нужен. Кто-то из менеджеров приходит в плохом настроении или же сама чувствуешь себя неважно, все валится из рук или получается совсем иначе, чем хотелось бы… Но все же новый день начинается для меня с улыбки, хорошего настроения, встречи с коллегами и друзьями по работе. Все трудности проходят, и я совершенно точно знаю: каждый новый день всегда будет лучше, чем предыдущий.
www.profmedia.by
