Выдача трудовой книжки на руки. Выдача трудовой книжки журнал

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом, содержащим юридически достоверную информацию о работе и стаже сотрудника. Мы рассмотрим важные вопросы, касающиеся разновидностей и вариантов их оформления, выдачи оригиналов и дубликатов, а также нюансов оформления при работе с иностранными гражданами.

В статье рассмотрены важные вопросы, касающиеся видов трудовых книжек и вариантов их оформления, выдачи оригиналов и дубликатов, а также нюансов оформления этого документа для иностранных граждан.

Из статьи вы узнаете:

Как принять трудовую книжку от принятого на работу сотрудника

Работодатель обязан принять и начать вести трудовую книжку  вновь поступившего на работу сотрудника в течение первых пяти дней после того, как тот начал свою деятельность в компании. Рассмотрим вопрос о том, как принять на хранение документ у работника, в каких случаях он может получить его на руки и что предпринять, если книжки нет.

У работника нет трудовой книжки

Соискатель на этапе приема на работу обязан предъявить трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). Принимая ее для последующего ведения и хранения, необходимо проверить, чтобы последней в ней была отметка об увольнении с предыдущего места работы. Ее отсутствие означает, что сотрудник еще трудится по трудовому договору у прежнего работодателя или же то, что работодатель просто не сделал соответствующую отметку.

В таких случаях специалист может быть оформлен по совместительству или же он должен попросить прежнего работодателя правильно оформить свое увольнение.

Пример 1

Если речь идет о совместительстве, бумаги о стаже должны храниться у работодателя по основному месту работы. Внести отметку о совместительстве также может основной работодатель после того, как работник предъявит подтверждающие совместительство бумаги.

Пример 2

В случае порчи или утери работником бумаг о стаже текущий работодатель вправе оформить ему новый. Для получения дубликата сотрудник должен обратиться за сведениями к предыдущему работодателю.

Пример 3

Для работника данное рабочее место – первое. В этом случае трудовую открывает и оформляет первый работодатель. Запрещается использовать бланки и вкладыши к ним, приобретенные с рук, поскольку есть вероятность, что они окажутся поддельными. Предприятие может использовать только бланки, приобретенные по договору непосредственно у объединения «Гознак» или у его официальных торговых представителей.

Работник, поступающий на работу впервые, должен написать на имя руководителя предприятия заявление с просьбой об оформлении положенных ему бумаг.

Очень важно, чтобы титульный лист вновь открываемого документа был заполнен правильно. И если ошибка все-таки была допущена, то исправления в титульный лист не вносятся – испорченный бланк списывается актом и уничтожается.

Как выдается трудовая книжка работнику

Титульный лист трудовой книжка работника

Скачать титульный лист трудовой книжки работника >>>

На руки сотрудник может получить свою трудовую только в двух случаях: при увольнении и для оформления выплат по обязательному социальному страхованию, в том числе для оформления пенсии. До 1 января 2015 года это было невозможно – работнику выдавалась только копия или установленным образом оформленная выписка. Кадровые работники некоторых предприятий сами привозили бумаги своих сотрудников в Пенсионный фонд.

Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки работника

Скачать акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки работника >>>

Сегодня для получения оригиналов бумаг со сведениями о стаже на руки работник может написать заявление в произвольной форме с объяснением причин. Вернуть их работодателю он обязан в течение трех рабочих дней после того, как бумаги вернет Пенсионный фонд (ч. четвертая ст. 62 ТК РФ).

Заявление о выдаче трудовой книжки работника

Скачать Заявление о выдаче трудовой книжки работника >>>

Для регистрации и учета бумаг, полученных сотрудниками предприятия на руки, должен быть отдельный журнал, форма его заполнения – произвольная. Использовать для этого унифицированную форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нельзя, поскольку в ней отсутствуют соответствующие графы. В данной книге предусмотрен только один вариант регистрации выдачи – при увольнении работника.

Журнал учета выдачи трудовых книжек

Скачать журнал учета выдачи трудовых книжек >>>

Если работник, получив бумаги, возвратит их позже установленного трехдневного срока, привлечь его к дисциплинарной ответственности нельзя, но, чтобы подстраховаться, в ПВТР можно оговорить срок возврата и вменить в обязанность работников сбор справок с предыдущих мест работы в случае его утери.

Копия трудовой книжки

Когда документ работнику требуется для иных целей, можно выдать ему копию. Работодатель обязан оформить ее по письменному заявлению работника в течение трех дней со дня обращения (ст. 62 ТК РФ). Скопировать нужно все страницы, на которых имеются записи. Каждую необходимо заверить надписью «Верно» или «Копия верна», указать должность лица, сделавшего копию, поставить его подпись с расшифровкой и датой заверения. Подпись может быть заверена печатью предприятия, предназначенной именно для таких целей.

Трудовые книжки по годам

Получив документ от работника, первым делом нужно проверить ее подлинность. Кроме выяснения, к какой серии относится документ, необходимо обратить внимание на ее внешние признаки. Рассмотрим, чем они отличаются, как их проверить и учесть.

Слухи о том, что в скором времени трудовые книжки будут отменены, идут не первый год. Кадровики волнуются, не очень понимая, как будет осуществляться делопроизводство в этом случае. Но, будучи в курсе того, как идет подготовка к этому событию, можно быть уверенным, что адаптация пройдет без особых проблем.

Порядок действий при приеме трудовой книжки

Проверить трудовую книжку на подлинность, исключить прием недействительных или поддельных документов.

Проверить соблюдение порядка закупки и учета бланков.

Собрать все документы, необходимые для подтверждения трудового стажа, проверить их на соответствие новым требованиям законодательства.

Проверить внесенные в трудовую книжку записи на соответствие установленным правилам ведения этого документа, при обнаружении ошибок внести корректировки в соответствии с данными правилами.

С одной стороны, теоретически, работа кадровиков с отменой книжек должна упроститься. Не потребуется закупать, регистрировать и учитывать бланки, организовывать хранение, архивирование и утилизацию. Но многие сомневаются, что отмена на практике приведет к упрощению документооборота, нет гарантии, что не потребуется введения в действие других документов для подтверждения трудового стажа.

Справка

Какие документы могут подтвердить трудовой стаж сотрудника

• Оригиналы трудовых договоров, заключенных с прежними работодателями.
• Официальные справки, оформленные надлежащим образом, выданные государственными организациями или прежними работодателями.
• Выписки из распоряжений и приказов, заверенные надлежащим образом.
• Лицевые счета и копии платежных ведомостей, подтверждающих начисление заработной платы.
• Документы, подтверждающие факт уплаты работником отчислений на социальное страхование.
• Другие документы, например военный билет и т. п.

С большой долей уверенности можно установить подлинность, зная номера этих документов, присваиваемые в разные годы и их основные атрибуты. В таблице, приведенной ниже, дан перечень нормативных актов, которые могут быть полезны работникам кадровой службы при проверке подлинности (раздел II Приказа № 91).

Как проверить трудовую книжку

Перед тем как будет начата проверка, нужно издать приказ. Унифицированной формы для него не существует, поэтому составить его можно в произвольном виде.

Приказ о проведении проверки трудовых книжек

Скачать приказ о проведении проверки трудовых книжек >>>

Сначала нужно определить, был ли использован действительный бланк. Приобретение бланков напрямую у «Гознака» или официальных распространителей (п. 3 Порядка, утвержденного Приказом № 117н) является обязанностью работодателя (ст. 65 ТК РФ), и зачастую покупка поручается малоопытным специалистам. Не имея необходимых знаний, они могут приобрести поддельные формы, но проверить их подлинность можно, имея представление о защитных элементах, характерных для разных периодов. Это не относится к серии от 1938 года, она защитных элементов не имеет.

Проверка производится в следующем порядке:

Проверить бланк на соответствие действующей на момент оформления форме.

Выяснить издателя бланка (только фабрика «Гознак»).

Проверить серию трудовой книжки, она должна соответствовать году оформления (см. таблицу ниже).

Проверить, чтобы на всех страницах документа были указаны одинаковые серия и номер; нумерация страниц должна быть последовательной.

Если проверка осуществляется силами нескольких человек, ее результат может быть оформлен не отчетом, а протоколом. В таблицах ниже представлены серии основных документов и вкладышей в них в соответствии с годом выпуска бланков.

Серия	Год выпуска	Серия	Год выпуска
АТ-I	1974–1976	АТ-VIII	1997–2000
АТ-II	1977–1979	АТ-IX	2001–2003
АТ-III	1980–1982	АТ-X	2003
АТ-IV	1984–1985	ТК	2004–2005
АТ-V	1986–1989	ТК-I	2006–2007
АТ-VI	1990–1992	TK-II	2008–2009
АТ-VII	1993–1997	TK-III	2010

Серия вкладыша к трудовой книжке	Год выпуска
АТ-I	1974–1980
АТ-II	1981–1987
АТ-III	1988–1994
АТ-IV	1995–2003
ВТ	2004

Существующие виды трудовых книжек

Трудовые книжки образца 1938 года

Кроме серии и номера свидетельствовать о подлинности может внешний вид документа. Так, у документов образца 1938 года, утвержденных Постановлением № 1320, имеется темно-фиолетовая внешняя оболочка из кожзаменителя. Такой документ выдавался рабочим и служащим и, несмотря на отсутствие защитных знаков, они практически не подделывались. Отличительной особенностью также являются двуязычные бланки (русский язык и язык одной из 14 союзных республик). Титульный лист имеет упрощенный вид – на нем отсутствует герб СССР (он стоит на обложке), нет номера и серии, не проставлялась печать работодателя. Дата рождения владельца содержит только год, а даты, указываемые в сведениях о трудоустройстве, вносились в формате год, месяц, число.

Скачать трудовую книжку образца 1928 года >>>

Трудовые книжки образца 1973 года

В 1973 году Постановлением № 656 был утвержден новый образец. Его обложка может быть выполнена из зеленого кожзаменителя или голубого картона. Последние нужно проверять особенно тщательно, среди них подделки встречаются наиболее часто. Кроме вида обложки, при проверке этой серии нужно обращать внимание на годы выпуска, особенно конца 1980-х годов. Эти документы оформлялись рабочим и служащим, из защитных знаков следует отметить извилистые линии, хорошо видные на просвет. Бланки этой серии были двуязычными, герб СССР стоял на обложке и титульном листе, количество станиц было увеличенным по сравнению с остальными видами книжек. На каждом развороте проставлены серия и номер, на титульном листе выделено три строки для внесения персональных данных. Отметка типографии «Гознак» проставлена на последней странице.

Образец трудовой книжки 1973 года

Скачать образец трудовой книжки 1973 года >>>

Разворот трудовой книжки "сведения о работе

Скачать разворот трудовой книжки "сведения о работе" >>>

Трудовая книжка колхозника образца 1975 года

Работникам колхозов выдавалась трудовая книжка колхозника образца 1975 года, утвержденная Постановлением № 310. Ее обложка выполнена из кожзаменителя зеленого цвета. В качестве элементов защиты также использовались извилистые линии, видимые на просвет. Двуязычные бланки, в которых членство в колхозе исчислялось трудоднями. Если такая книжка будет предъявлена сотрудником при поступлении на работу, продолжать использовать ее не следует – лучше оформить дубликат. Записи, сделанные на языке одной из союзных республик, нужно продублировать на русском.

Образец трудовой книжки колхозника 1975 года

Скачать образец трудовой книжки колхозника 1975 года >>>

Разворот трудовой книжки "членство в колхозе

Скачать разворот трудовой книжки "членство в колхозе" >>>

Трудовая книжка образца 2003 года

Действующая в настоящее время форма образца 2003 года утверждена Постановлением № 225. Ее обложка выполнена из кожзаменителя серого цвета. Оформляется при первичном поступлении на работу всем сотрудникам, подписывающим трудовые договоры с российскими организациями и предприятиями. Кроме того, работающие в России постоянные представительства иностранных компаний также оформляют своим сотрудникам трудовые книжки этой серии.

• надпись «Трудовая книжка», светящаяся в лучах ультрафиолета;
• шов, предотвращающий замену листов;
• водяные знаки в виде аббревиатуры ТК на каждой странице.

Каждый разворот имеет серию и номер, герб России стоит на обложке и титульном листе, отметка типографии «Гознак» стоит на последней странице.

Трудовая книжка образца 2003 года

Скачать трудовую книжку образца 2003 года >>>

Разворот трудовой книжки "сведения о работе

Скачать разворот трудовой книжки "сведения о работе" >>>

Если трудовая книжка оказалась недействительной

В случае, когда проверка показала, что у кого-то из сотрудников документ оказался поддельным или недействительным, необходимо поставить его в известность об этом факте. Работник должен написать заявление на имя руководителя предприятия (ч. пятая ст. 65 ТК РФ) с просьбой оформить ему новый документ. Дубликат в этом случае оформлять нельзя, поскольку исходный документ оформлен на поддельном бланке.

Как пишется заявление об оформлении новой трудовой книжки

Заявление об оформлени новой трудовой книжки

Скачать заявление об оформлени новой трудововй книжки >>>

Для описания причины, по которой необходимо оформить новые бумаги, лучше указать «бланк неустановленной формы». Для подтверждения предыдущего стажа работник может обратиться в суд или собрать подтверждающие документы у прежних работодателей.

Директор ООО «Актуальный менеджмент» Екатерина Шестакова акцентирует внимание кадровиков на том, что большая часть используемых в настоящее время бланков (за исключением серии 1938 года) имеют повышенный уровень защиты от подделки. Но нет четко установленных регламентов, по которым осуществляется идентификация фальшивок.

Эксперт журнала «Кадровое дело» юрист Евгения Симакова советует на практике идентифицировать подлинные бланки по таким признакам:

• изготовлены на фабрике «Гознак»;
• номер и серия соответствуют тем, которые присваивались на момент оформления документа, одинаковые на каждой странице;
• нумерация страниц последовательная.

Как вносятся сведения об образовании на титульный лист трудовой книжки

Как правильно внести сведения об образовании, если документ оформляется на студента пятого курса государственного высшего учебного заведения: «неполное высшее» или «незаконченное высшее»?

Если студент уже окончил три полных курса, в строку «Образование» вносится отметка «незаконченное высшее» (п. 2.1 Инструкции по заполнению, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, далее – Инструкция № 69).

Как внести исправления в отметку об образовании на титульном листе?

В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции № 69 записи об образовании исправлять нельзя, их можно только дописывать путем дополнения новых сведений, без зачеркивания внесенных ранее. Если, например, в строке «Образование» стояла надпись «среднее профессиональное», после нее нужно поставить запятую и написать «высшее профессиональное» (п. 2.1 Инструкции № 69). При этом заверять внесенные дополнения не нужно.

На работу оформляется сотрудник, у которого уже не осталось места для внесения новых записей в раздел «Сведения о работе». В документ вшит вкладыш, на этот момент у работника имеется среднее профессиональное образование (на титульном листе книжке стоит «среднее общее). Что написать на титульном листе вкладыша?

В титульный лист вкладыша вносятся сведения, актуальные на данный момент. Следует указывать то образование, которое имеется у сотрудника сейчас.

Каков порядок слов при внесении записи об увольнении

Как правильно сформулировать отметку об увольнении: «трудовой договор расторгнут по собственному желанию (инициативе работника)» или «уволен по собственному желанию (инициативе работника)»? Когда дается ссылка на статью Трудового кодекса – основание для увольнения, какова последовательность изложения формулировок? Если работник увольняется по собственному желанию, как правильно дать ссылку на ТК: «статья 77, часть первая, пункт 3» или «пункт 3 части первой статьи 77»?

При внесении записи об увольнении необходимо руководствоваться статьей 84 ТК РФ и давать ссылку на применяемую норму закона в такой последовательности: статья, часть статьи, пункт статьи полностью без сокращений.

Например: «статья 77, часть первая, пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации». Формулировка при этом может использоваться любая: и «расторгнут по инициативе работника», и «уволен по собственному желанию».

Как в трудовой книжке отражаются годы службы в армии

Как рассчитывается срок службы в армии? Как правильно нумеруются вносимые записи: 04 или 4?

Сроки службы в рядах вооруженных сил вносятся в соответствии с теми датами, которые указаны в военном билете. Нумеруются записи с порядковым номером от 1 до 9 без нулей: 1, 2, 3 и т. д.

Документы на сотрудника были оформлены в 2002 году. В них есть несколько записей, но отметка о службе по контракту в армии с 1998 по 2000 год отсутствует. Нужно ли отразить этот период?

Да, период службы по контракту в армии должен быть отражен, и отсутствие записи об этом является нарушением, допущенным кадровым работником, оформлявшим документ. При внесении записи проставьте порядковый номер, укажите текущую дату внесения, в графе 3 напишите: «С… по… проходил службу в Вооруженных Силах Российской Федерации». В графе 4 в качестве документа-основания укажите военный билет, его серию и номер.

После демобилизации сотрудник устроился на первое место работы, где ему была оформлена трудовая. После записи о приеме была сделана отметка о переводе в другое подразделение. Как исправить ситуацию и правильно внести отметку о службе в армии?

Такую отметку можно внести под следующим порядковым номером.

Как вносить корректировки, если персональные данные работника часто меняются

Сотрудница часто меняла фамилию в связи с замужеством. В результате свободного места не осталось ни на титульном листе, ни на внутренней стороне обложки, где указывается, на основании чего корректировались личные данные. Как в таком случае внести исправления в фамилию?

Все изменения в персональных данных должны в обязательном порядке отражаться на титульном листе. Для внесения исправлений можно использовать верхнее или нижнее поле титульного листа. Старые данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой, над ними пишутся новые (п. 2.3 Инструкции № 69). На внутренней стороне обложки делается заверительная надпись, подлинность которой подтверждается подписью работодателя и печатью предприятия. Если места на передней внутренней стороне обложки уже нет, записи можно делать на задней.

Как изменить наименование предприятия при его переименовании

Как правильно внести в бумаги сокращенное наименование организации? Нужно указывать его в скобках?

Отметка, содержащая наименование предприятия, не нумеруется. Наименование указывается так же, как написано в уставных документах. Если в них закреплено как полное, так и сокращенное наименование юридического лица, они оба должны быть указаны. Сокращенное наименование нужно написать ниже полного, при этом скобки и кавычки использовать нельзя.

Например: Общество с ограниченной ответственностью «Студия телевизионных систем» ООО СТВС.

Как отразить факт переименования компании?

Если в тот период, когда сотрудник работал в компании, она была переименована, в графе 3 в отдельной ненумеруемой строке делается надпись: «Организация “А…” с 12.05.2016 переименована (преобразована) в организацию “Б…”» (раздел 3.2 Инструкции № 69). Такая отметка должна быть внесена в документы всех сотрудников.

Если название организации, указанное при приеме на работу, за несколько лет неоднократно менялось, как его можно исправить?

Записи о смене наименования должны вноситься оперативно и своевременно. Но если этого сделано не было, внесите только текущее наименование. При этом учтите, что указываемое наименование предприятия должно совпадать с теми реквизитами, что отражаются на печати, заверяющей факт увольнения.

Как вносятся исправления в трудовую книжку

При внесении записи об увольнении дата приказа была указана с ошибкой. Как указать в книжке, что она недействительна?

Внесите новую запись под следующим порядковым номером. В графе 3 напишите: «Запись за №... недействительна» (п. 1.2 Инструкции № 69). Отступив на строку ниже, внесите правильную запись.

Ликвидированная на настоящий момент организация допустила ошибку в фамилии специалиста при первичном заполнении документа. Какие документы должны быть представлены для установления ее принадлежности?

В случае, когда фамилия сотрудника не изменялась и была допущена именно опечатка, исправлению она уже не подлежит. Сотруднику нужно оформить дубликат.

Как исправить неправильную нумерацию, например, если один номер продублирован два раза. Как поступить, если ошиблись и внесли запись о награждении не в трудовую книжку, а во вкладыш?

Дублирование номеров записей ошибкой не считается, оставьте все как есть. Ошибочно внесенную во вкладыш запись признайте недействительной и внесите корректную запись в раздел «Сведения о награждениях». Укажите в ней наименование предприятия, поставьте следующий порядковый номер и внесите сведения.

Соискатель предъявил документ, в его вкладыше нумерация записей начинается заново с № 1. Запись об увольнении, сделанная в ноябре 2003 года, содержит следующие сведения: «уволен по статье 31 КЗОТ (организация уже ликвидирована). Имеются и другие записи об увольнении по статье 80, а не в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 ТК РФ. Как следует поступить?

В данной ситуации у вас есть два варианта действий.

Первый: оставить внесенные ранее записи без изменений, надеясь на то, что ПФР не станет придираться и не сочтет ошибки принципиальными, поскольку в период 2003–2004 годов такие ошибки были обычным делом. Второй: погасить старый бланк, перечеркнув в ней все оставшиеся пустыми страницы и сделать отметку о выдаче дубликата. В дубликате указать общий суммарный стаж. Этот вариант кажется нам самым предпочтительным.

В наш холдинг входят предприятия, имеющие форму собственности ЗАО и ООО. Кадровый специалист, внося запись, сделал ошибку, указав, что работник уволен переводом из ООО в ЗАО. Но фактически он продолжает работать в ООО. Как поступить?

В соответствии с пунктом 1.2 Инструкции № 69, ошибочная запись может быть признана недействительной.

Поскольку в разделе «Сведения о работе» закончилось свободное место, и кадровик этого не заметил, запись о приеме была сделана в разделе «Сведения о награждении». Ошибка была обнаружена только через год. Как поступить в таком случае?

Оформите сотруднику вкладыш и внесите в него запись о приеме на работу. Запись, сделанную в разделе «Сведения о награждении» следует признать недействительной.

Оформляя увольнение сотрудника, я не заметила, что запись о переводе на другую должность отсутствует (менеджер был повышен до должности начальника отдела продаж). Была сделана запись об увольнении, поставлена заверяющая подпись и печать. Следующая запись содержала сведения о приеме в порядке перевода в дочернюю фирму (ее веду тоже я). В этот момент ошибка была обнаружена. Каким образом можно исправить ее?

Теперь исправить допущенную ошибку не представляется возможным. Единственный допустимый, на наш взгляд, выход – ждать того момента, когда трудовые отношения с этим сотрудником будут прекращены. Нужно внести запись об увольнении, после чего вновь открыть блок записей данного работодателя, к которому был переведен сотрудник. Укажите в заголовке его полное и сокращенное (если имеется) наименование. Поставьте следующий порядковый номер, укажите дату, когда работник был повышен в должности, и в графе 3 – сведения о переводе на другую должность, а в графе 4 – наименование и реквизиты документа-основания. Чтобы не забыть сделать это, вложите в трудовую памятку, она пригодится и в том случае, если последующие записи будет вносить другой кадровик.

Проводя плановую проверку, обнаружила следующую ошибку: работник был устроен слесарем, но фактически все это время работает токарем. Запись о переводе отсутствует. Как поступить в этом случае?

Сделайте запись под следующим порядковым номером текущей датой, в графе 3 сделайте надпись: «С такого-то числа переведен на работу токарем», укажите разряд. В графе 4 укажите наименование и реквизиты документа, по которому был сделан перевод на другую должность.

Как исправить ошибки, сделанные на титульном листе

На титульном листе указана неверная дата рождения. Как можно внести исправления, если первичное оформление производилось на нашем предприятии?

Оформляем прием нового сотрудника на работу. На титульном листе предъявленных бумаг указан только год рождения (без даты и месяца).

Кадровик, не обладающий достаточным опытом, внося исправления, также допустил ошибку. Неверная запись была им зачеркнута, внесены правильные данные. На внутренней стороне обложки им была сделана заверяющая надпись: «сведения о дате рождения изменены на основании паспорта...», поставлена печать предприятия. Как поступить в этом случае? При первичном оформлении были внесены некорректные сведения об образовании и специальности. Можно ли исправить эту ошибку?

На титульном листе запрещается делать какие-либо исправления, за исключением тех, которые касаются изменения персональных данных, например фамилии или имени. В данных случаях сотруднику нужно будет оформить дубликат, их выдача регламентируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление № 225).

Как отражается трудовой стаж в трудовой книжке

Сотрудница нашла свой документ, датированный 1998 годом, который считала утерянным. В нем содержатся записи о стаже, не учтенном в новом документе, выданном в 2001 году взамен утерянного. Сотрудница написала заявление с просьбой привести в соответствие информацию о стаже. Как это сделать правильно?

В новый документ ничего вносить не надо, вести его следует в обычном порядке. Первый документ должен быть погашен путем перечеркивания оставшихся незаполненными строк и передан на хранение сотруднице. При оформлении пенсии она должна будет предъявить в ПФР оба документа, и ее стаж будет учтен полностью.

Если профессия сотрудника дает право на досрочное пенсионное обеспечение, нужно ли писать ее наименование на титульном листе полностью?

Например, электромонтер по ремонту и монтажу кабельных линий, постоянно занятый на работах по спайке освинцованных кабелей и кабелей с полиэтиленовыми и полихлорвиниловыми оболочками (согласно списку № 2). В подобных случаях наименование профессии и специальности пишется полностью, в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции № 69. Если этого не сделать, при оформлении досрочной пенсии у работника могут быть проблемы в ПФР.

Как поступить, если на титульном листе книжки, выданной в 1991 году ликвидированным на настоящий момент предприятием, отсутствует печать?

Это может являться серьезной проблемой, поскольку при отсутствии печати предприятия, выдавшего трудовую книжку, она считается недействительной. Работник может сделать попытку найти предприятие – правопреемника ликвидированной организации. Текущий работодатель имеет право оформить сотруднику новый документ с момента приема его на работу – статья 65 ТК РФ такую возможность допускает. Естественно, что стаж по первой книжке работником будет утрачен.

У работника предыдущим работодателем была сначала сделана запись о приеме по совместительству, а затем о том, что он переведен на основное место работы. При этом отсутствует запись об увольнении. Предприятие было ликвидировано. Как правильно поступить в этой ситуации?

Есть надежда, что работодатель, ликвидируя предприятие, сдал на архивное хранение документов по личному составу. Пусть работник обратится в архив. Выданная архивом справка станет основанием для ПФР, чтобы зачесть стаж.

Как внести исправления в неправильно указанное наименование прежнего работодателя, если найти его не представляется возможным?

Тут уже ничего не исправишь – этот период не будет засчитан при начислении пенсии.

В 1970-х годах сотрудник работал в противоградовой экспедиции на территории Таджикской ССР. В документе нет отметки о том, что работал он в полевых условиях, поэтому был отказ в оформлении досрочной пенсии. Как такая проблема может быть решена?

Работник должен обратиться в ту организацию, от которой он был отправлен в экспедицию. Ему должны выдать справки, подтверждающие полевой стаж, с которые он представит в ПФР. В случае если эта организация была ликвидирована, можно направить соответствующий запрос в архив. Выданные архивами справки признаются и принимаются ПФР.

Как выдать дубликат трудовой книжки

Пусть работник обратится на последнее место работы с заявлением о выдаче дубликата установленного образца.

Сотрудник получил оригинальный документ на руки для предъявления в социальную службу. Он попал в руки маленькому ребенку, который порвал страницы, начиная с раздела 2 – «Сведения о награждениях». Необходимо ли в этом случае оформлять сотруднику дубликат или достаточно вшить вкладыш?

В этом случае необходимо оформить дубликат в порядке, предусмотренном Постановлением № 225.

Новый работник, устраиваясь к нам на предприятие, предъявил две книжки, образца 1973 и 2003 года. Из записей, сделанных в них, видно, что он устраивался по ним на работу поочередно. Что нам делать?

Необходимо оставить работнику только один документ. Какую из двух, зависит от того, когда он оформлялся на работу впервые и какой именно образец на тот период считался действующим. Если первичное оформление происходило до 2004 года, можно оставить документ образца 1973 года, если после начала 2004 года – то лучше оставить ту, на которой стоит герб РФ.

Другой документ необходимо погасить, перечеркнув в нем все пустые строки и чистые страницы. Работник должен получить ее на руки и хранить до тех пор, пока ему не потребуется оформлять трудовую пенсию. Нужно объяснить работнику, что в его интересах обратиться к прежним работодателям и собрать у них недостающие справки, на основании которых он сможет подтвердить свой стаж полностью.

Как оформить трудовую книжку иностранцу

У нас работают две сотрудницы – гражданки бывших союзных республик – Украины и Белоруссии. У украинки бланк украинского образца велся сначала на русском, а впоследствии – на украинском языке. У белоруски форма республиканского образца изначально оформлен на белорусском языке. Сотрудник отдела кадров, работавший до меня, счел нужным продолжать вести их и вносил в них соответствующие записи. Как нужно было сделать правильно?

Бланки установленных в бывших союзных республиках образцов на территории РФ недействительны. Согласно статье 66 ТК РФ, трудовые книжки работодатель должен вести на каждого работника, отработавшего более пяти дней, по той форме, которая установлена Правительством РФ. У всех работающих на предприятии иностранцев должны быть оформлены документы образца, утвержденного Постановлением № 225.

Можно ли вносить текущие записи в формы советского образца, владельцами которых являются граждане бывших республик СССР?

Формы, действовавшие в советский период, считаются действительными и обменивать их не требуется.

Справочные материалы:

Проверьте себя

1. Чьи подписи необходимо поставить на титульном листе трудовой книжки:

• a. кадровика и руководителя организации;
• b. кадровика и владельца книжки;
• c. только владельца книжки.

2. Если в трудовой книжке работника не осталось места для новой записи, необходимо:

• a. завести новую трудовую книжку;
• b. сделать запись на задней обложке трудовой книжки;
• c. оформить вкладыш в трудовую книжку.

3. В каком случае НЕ оформляется дубликат трудовой книжки:

• a. в оригинале документа есть исправления;
• b. в оригинале документа присутствует запись, которая признана недействительной;
• c. оригинал испорчен работником.

4. Где следует проставить печать организации при оформлении копии трудовой книжки:

• a. только на первой и последней страницах;
• b. на всех страницах копии;
• c. на всех страницах, где для печати есть достаточно свободного места.

5. Что отражается в разделе трудовой книжки «Сведения о награждениях»:

• a. денежные премии за успехи в работе;
• b. победы на корпоративных конкурсах;
• c. присвоение государственных наград и почетных званий.

Читайте в электронном журнале

www.kdelo.ru

Выдача трудовой книжки на руки | Статьи

Статьи по теме

Читайте в статье: что дает расписка в выдаче трудовой книжки на руки, нужно ли составлять заявление на выдачу трудовой книжки на руки в 2016 году, как выглядит образец расписки в выдаче трудовой книжки на руки, а также в каких случаях возможна выдача трудовой книжки на руки в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

• обязательно ли писать заявление на выдачу трудовой книжки на руки;
• для чего нужна расписка в выдаче трудовой книжки на руки;
• как оформить журнал выдачи трудовых книжек на руки в 2016 году.

Требования к оформлению, хранению и выдаче трудовых книжек всегда отличались особой строгостью: утеря оригинала столь важного документа, подтверждающего трудовой стаж, всегда чревата проблемами. Утерянную книжку придется восстанавливать, а должностное лицо, по вине которого случился неприятный инцидент — привлекать к административной ответственности. Поэтому вплоть до 2015 года выдача трудовой книжки на руки работнику допускалась только в двух случаях — в день увольнения и при выходе на пенсию.

Если возникала необходимость в передаче сведений, содержащихся в трудовой книжке, представителям каких-либо инстанций (в банк, Пенсионный фонд, социальную службу и т.д.), единственным законным выходом из ситуации считалось оформление заверенной копии документа (как вариант — оформление соответствующей справки). Некоторые организации напрямую коммуницировали с госорганами, а иногда представитель кадровой службы с оригиналом трудовой книжки сопровождал сотрудника во время визита в государственное учреждение. Такой сценарий практикуется и сегодня, но с 1 января 2015 года вступили в силу изменения законодательства, позволяющие работодателю выдавать оригинальный экземпляр трудовой книжки ее владельцу в целях оформления пенсии. Теперь работник, у которого в отделении Пенсионного фонда потребовали предоставить трудовую, может на время забрать ее у работодателя.

Однако в случае выдачи трудовой книжки на руки стоит быть максимально осторожным и оформить все документально. Прежде всего, работник должен подать соответствующее заявление. В заявлении работник должен указать причину подобной просьбы. Кадровику при этом обязательно нужно проверить ее – если трудовая книжка требуется не для пенсионного фонда, а для иных нужд, разумнее будет отказать в выдаче оригинала трудовой книжки на руки и сделать по всем правилам её копию.

Если сотрудник настаивает на выдаче оригинала, но не для пенсионного фонда, можно сопроводить его к месту назначения и проследить за сохранностью документа. Если же это указанный в законе случай с оформлением пенсии, всё равно не забудьте взять с сотрудника расписку в выдаче трудовой книжки на руки с обязательством вернуть.

Читайте по теме в электронном журнале

Журнал выдачи трудовых книжек на руки

Как только в законодательстве появилась новая норма о допустимости передачи трудовых книжек работникам по требованию Пенсионного фонда РФ, сразу же возник логичный вопрос: нужно ли как-то фиксировать факт выдачи документа работодателем, помимо получения расписки от его владельца? Эксперты в области кадрового делопроизводства рекомендуют каждому работодателю завести «Журнал выдачи трудовых книжек на руки» и делать в нем соответствующие отметки, заверяя каждую запись подписями работника, на время забирающего свою трудовую, и должностного лица, уполномоченного ее выдавать. Образец «Журнала выдачи трудовых книжек на руки»-2016 можно скачать в электронной форме, а затем распечатать и использовать по назначению. Также не возбраняется использовать для этой цели книгу учета движения трудовых книжек, в стандартном бланке которой имеется специальный раздел.

Для того, чтобы у вас не осталось никаких сомнений в своих действиях во время выдачи трудовой книжки, мы подобрали несколько полезных статей:

1. Утрата трудовых книжек при чрезвычайной ситуации: как подтвердить стаж;
2. Как поправить ошибочную запись в Книге учета движения трудовых книжек?
3. Сотруднику выдают только те документы, которые связаны с его работой.

www.kdelo.ru

Заполняем книгу учета движения трудовых книжек

Статьи по теме

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого работодателя. В статье мы рассмотрим правила, по которым мы заполняем книгу учета движения трудовых книжек, а также расскажем, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, как вносить записи в книгу учета трудовых книжек, а также как оформить запись при направлении трудовой книжки работнику по почте.

Из этой статьи вы узнаете:

• как оформить книгу учета движения трудовых книжек;
• как вносить записи в книгу учета трудовых книжек;
• как оформить запись при направлении трудовой книжки работнику по почте.

Ведение книги учета трудовых книжек

Каждый работодатель в целях учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек обязан вести:

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Читайте по теме в электронном журнале

Читайте об учете трудовых книжек больше информации в статье по ссылке.

В данной статье рассмотрим порядок ведения книги учета движения трудовых книжек.

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Эта форма содержит 13 граф, которые должен заполнять работник, ответственный за ведение этой книги.

Изготовить Книгу работодатель может самостоятельно. Возможно, например, использовать тетрадь и внести в нее все предусмотренные 13 граф. Можно распечатать книгу на специальных листах, а затем прошить их.

Обратите внимание! Все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225).

Инспекторы ГИТ при проведении проверок очень часто обращают внимание на порядок оформления Книги учета движения трудовых книжек и проверяют наличие сургучной печати или пломбы. Пломбу для скрепления Книги можно приобрести в канцелярском магазине, это может быть, например, голографическая пломба.

Книгу учета и движения трудовых книжек, как правило, ведет сотрудник кадровой службы. В данной форме надо зарегистрировать все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу. В этой книге также регистрируются трудовые книжки, которые работодатель самостоятельно оформляет при приеме на работу сотрудника.

Читайте в электронном журнале статью «Выдача трудовой книжки работнику на время».

Заполнение книги учета движения трудовых книжек

Работник, ответственный за ведение Книги учета движения трудовых книжек, после получения трудовой книжки от работника, должен внести соответствующие записи в Книгу учета.

Скачать книгу учета >>>

Подпись работника в книге учета трудовых книжек

При увольнении работнику выдается его трудовая книжка. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться в Книге учета трудовых книжек. Именно эта подпись работника и будет свидетельствовать о том, что трудовая книжка была выдана на руки сотруднику. Поэтому при увольнении и выдаче трудовой книжке не забывайте попросить работника поставить свою подпись в Книге учета трудовых книжек. В противном случае, работодателю доказать факт выдачи трудовой книжки будет весьма проблематично.

Отметим, что в том случае, если трудовая книжка выдается работнику на руки на время для оформления пенсии, запись в Книгу учета трудовых книжек не вносится.

Читайте в электронном журнале статью «Опломбируем кадровые документы».

Чаще всего вопросы возникают в том случае, когда трудовая книжка направляется работнику по почте. Напоминаем, что в том случае, если сотрудник в последний день работы не получил трудовую книжку работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку либо дать согласие на отправление ее по почте (ч.6 ст.84.1 ТК РФ). Получив согласие работника, работодатель может направить ему трудовую книжку по почте.

Совет. Просите работника предоставить согласие на отправление трудовой книжки по почте в письменной форме.

Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, храните вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

И если трудовую книжку направляется сотруднику с его согласия по почте, то в книге учета движения трудовых книжек надо сделать об этом отметку. Как именно сделать такую запись правила не устанавливают. Рекомендуем в такой ситуации в графе 13 написать, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указать дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю).

www.kdelo.ru

Срок выдачи трудовой книжки | Статьи

Статьи по теме

По поводу главного документа каждого работника, трудовой книжки, сказано уже немало. Несмотря на то, что это собственность каждого сотрудника, у него на руках книжка бывает не часто, и в основном ответственность за ее сохранность несет работодатель. Однако нельзя забывать и про передачу документа, поэтому разберемся со сроком выдачи трудовой книжки работнику.

Из это статьи вы узнаете:

• каков срок выдачи трудовой книжки работнику при увольнении;
• в какой ситуации еще положена выдача трудовой на руки;
• что бывает при нарушении срока выдачи трудовой книжки работнику.

Срок выдачи трудовой книжки при увольнении

Статья 84.1. ТК РФ «Общий порядок оформления прекращения трудового договора» предусматривает, что в день прекращения договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет (на основании ст. 140 ТК РФ).

В свою очередь, статья 140 ТК РФ «Сроки расчета при увольнении» определяет, что в день увольнения работника производится выплата всех причитающихся ему сумм. К сожалению, последнее время сложилась неблагоприятная практика, когда уволенного работника заставляют приходить за причитающимися ему выплатами.

При установлении дня увольнения, применяются правила определения сроков, в соответствии со ст. 14 ТК РФ. В таком случае, если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания является ближайший за ним рабочий день. В этот день с работником производится расчет. 

Эксперт разъясняет особенности заверения записей в трудовой книжке печатью

Срок выдачи трудовой книжки при запросе работника

До недавнего времени выдача трудовой книжки на руки работнику осуществлялась лишь в одном случае – при его увольнении. Однако законодательные изменения предусмотрели также возможность выдачи документу на руки сотруднику при оформлении пенсии в Пенсионный фонде с 1 января 2015 года. В таком случае работник обязан написать заявление на имя руководства организации с соответствующей просьбой. Срок выдачи трудовой книжки в таких условиях должен составить не более трех рабочих дней.

Читайте полезную статью из электронного журнала: «Выдача трудовой книжки работнику на время»

Читайте по теме в электронном журнале

Нарушение срока выдачи трудовой книжки при увольнении

В большинстве случаев, увольняющийся сотрудник получает книжку в день увольнения. Но могут быть причины, по которым в указанный день сотруднику выдать не представляется возможным. К таким причинам можно отнести следующее:

• утеря трудовой;
• отсутствие работника в связи с болезнью;
• задержка выдачи по вине работодателя.

В случае несвоевременной выдачи работодателем книжки, работник вправе просить возмещения ему ущерба за каждый день просрочки. Для того, чтобы снять с себя ответственность работодателю нужно направить уведомление работнику о необходимости явиться за книжкой (п. 36 Постановления № 225 от 16.04.2003г.).

Также читайте советы о том, как правильно заполнять книгу учета движения трудовых книжек

Статьей 234 ТК РФ определено, что работодатель обязан возместить работнику не полученный заработок, в случае лишения (незаконного) возможности трудиться. В случае, если в день увольнения работнику не выдана книжка, работодатель должен выплатить ему заработок за каждый день до дня получения трудовой. Ведь, как известно, ни одна организация или предприятие не заключит трудовой договор без наличия книжки.

Таким образом, при несвоевременной выдаче трудовой книжки при увольнении, в соответствии со ст. 237 ТК РФ будет положена компенсация морального вреда за счет средств работодателя. В связи с тем, что имеет факт задержки выдачи книжки по вине работодателя. 

В случае задержки, сотруднику кадрового подразделения нужно подготовить приказ о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи книжки. При этом. Ранее внесенная запись будет считаться недействительной.

Обратите внимание!

Факт несдачи каких либо материальных ценностей не будет служить основанием для задержки выдачи трудовой. Еще необходимо помнить, в соответствии с законодательством РФ трудовая книжка может выдаваться на руки работнику лишь в случае увольнения.

www.kdelo.ru

---

Смотрите также

• 
  Ведение общего журнала работ
• 
  Срок хранения журналов инструктажей
• 
  Ольга серябкина журнал фото
• 
  Психиатрия и неврология журнал
• 
  Человек и мир журнал
• 
  Журналы звезда и ленинград
• 
  Журнал руководитель здравоохранения рб
• 
  Читать онлайн журнал сержант
• 
  Журнал казарла официальный сайт
• 
  Круз андрей живой журнал
• 
  Журнал тмн официальный сайт