Инструкция . Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. Журнал для документов для служебного пользования

Журнал регистрации входящих документов для служебного пользования

Мы изготавливаем журналы в двух вариантах твердого переплета 7БЦ — швейное скрепление, и 7Б термоклеевое скрепление. Разница между этими видами скрепления заключается в том что при швейном скреплении блоки журнала дополнительно прошиваются нитками и наклеивается корешковый материал, что дает переплету дополнительную прочность. Цвет обложки: бумвинил синий Бумвинил Кожзам Бумага Логотип Вашей организации на обложке: ? Вы можете бесплатно разместить логотип Вашей организации на обложке журнала. Логотип будет размещен над названием журнала по центру. Размер файла не должен превышать 2 мб.Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png.Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр.Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.

Журнал учета документов для служебного пользования

• Мягкий переплет
• Твердый переплет

Подробнее о мягком переплете Мягкий переплет — один из наиболее недорогих и быстропроизводимых переплетов. Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать. После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине. Мягкий переплет из-за простоты исполнения и доступной цены является наиболее популярным и одним из самых доступных видов переплета.

Цвет обложки: белая Ламинировать обложку: ? Ламинирование — это покрытие полиграфической продукции пленкой. Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений.

Журнал учета документов с пометкой «для служебного пользования»

Внимание

Можно произвести тиснение: название организации , логотип, любые комбинациии букв, цифр и рисунков. Стоимость работ по тиснению составляет 80 руб. Если Вы загрузили логотип Вашей компании, то мы можем оттиснить его вместе с названием журнала Ручка на веревке: ? Шариковая ручка на веревке крепится к обложке журнала Эта опция подойдет для журналов которые заполняют разные люди, или журнал находится в общедоступном месте.

Например книга отзывов и предложений, журналы приема и сдачи, и т.д. Пронумеровать, прошнуровать, опломбировать: ? Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

1. общие положения

Мы выполняем односторонную и двухстороннюю ламинацию до формата А1 на специальных устройствах — ламинаторах. Основное назначение горячего ламинирования — защита изображения от различных внешних воздействий, к каковым могут относиться пролитый кофе, всевозможные попытки помять, соскоблить, исцарапать изображение, влажная уборка помещений, дождь, снег.

Но опытные пользователи знают и о другом ценном свойстве ламинации: оно может значительно улучшить качество изображения. При использовании глянцевых пленок изображение «проявляется» краски становятся более контрастными и сочными.

Важно

Благодаря эффекту «проявления» недорогая бумага с ламинированием приобретает вид роскошной фотобумаги. Подробнее о твердом переплете Твердый переплет — отличается высокими эксплуатационными характеристиками и выглядит наиболее эстетически привлекательным.

По Вашему желанию на обложке можно выполнить тиснение. G:d┼░о|rT╝EЩ;qуВЖнqd^ъ▀Poя▒t▐hХ▌m`лQ√┤к «ш┤47╖╫║{█╝▐уpE╫E,▀?&жi°P9-:IA┴gС[email protected]╧h⌠l7Jм╧Ц╪оя╟Х╠≥▌╞С╚Т=k)V└╘щKIЭХЯeю╣d┐ЕLЫeпS╡qкшQ╪╨║sйБ+UУYrлЦGычh┘ ия, 4~██яDг╕Zв┼x ?kv⌡░6╓■Ч9+Н&.╗?О #аHN╝⌡ё^ ╡E,[o1эЕ√NE─╖С@≈т8[ф ╧Сы{│Ж╓┼DЩ╕╟÷фMЬ⌠]╘╬S╗∙$Ы┤Nх18D°╗ЭХ4©─Шт}jэв░гЮё╚╦к├iUя╧▓1’∙╝─P╨@©⌡║уш+≈ШЙ░ Г╟~п8щ─pЖкК

Журнал регистрации входящих документов для служебного пользования

Q≤╥E$█ZS═н╖└ИИ▄Йц─Й Ы8≈≤ oчЦ─ ку2Х╒▀G∙ПЧж╫k-«бЛЪ╢иТ;р⌠йORЁ─*МПF╙~(Q⌠╙шE5:Рq┤╘ю.UБ0═{сЕUИщ╬ Ц\Ёо4█lёkc╩бэй┘7Р┌^║╙ы╒╨┬шk% 7дmА+╞л≤╧╛c╠дуY~дnе э∙╜zёq╦║D*q*Ю’ЁК═`·ззgЙю┬,sпцр╠≈СW~KЕ.▐▒╠уUdПG;1┘|╖Y╫╚o<7к─:п9Ч╦ЙмТ├анзэс⌠v╙ш╧⌠v╪╪[email protected][email protected]Зo╨@»╫ьш┬z ╪v[q:kыдХ&Р╜2▄Y%JбуJъCKФ╚уШPMИzжПv5`ц/ф!┘ЩIМ[email protected]ыВ⌡шйiДgЛо╕_еy╙⌡Nё▒$i%≤w┌╬з╥╓V╘u╢Чu<чх╗ Y╞╖ъ@s хQo[С&бM!X┌ПrэЦС▐ЯИ└_o╛J|`З╝PИ .~■ с▐dТбMHRH!с┌╫1[ш╗┌ ─C,q L┼i ■Кd┐Л▄Е≤┘9⌡з▄&w`╓В[[─╥┌╓e}╗eЪКG|wyпШЭЛА╓!ьтy║╪⌡Бэ0╬└zо9▓╘ ┐l»efK²%▀L.?╡;╛ЫC░╨╡4bPШ╗Н3(≤t╛N_≤рS┴сLc+°В|5╢ЬМ^,Ёxпv^Ь▒÷╘L^≤)дТТРХ VmШb²═\gkMС|≥ЮЖысп?=C{л’╖КT╣Я^╪OЗ∙@┴ь.╟ь╩╧=Е╢9╚n|&*f≥C1╢хg6щz°■≥шхT░{ГЙ╚┐Rt▒пД▓J<╩╧tуIГЗз▐╘МХ╟╕▄⌡╨)ScЭ<.BB_}hХьйюЖ╧UjM┐QZ@╩)|l■[╘(\и╖и°└e)╕║a█d═МMYb~ x≈j,aн√∙Ч╓Щ╧║-SрМ╬поA1?щюo┼)╛╟n -бG÷!Ш+Q$Н╬┤4┐@1kpi»╥зГмВo&tUу⌠∙Пt▒л÷Oщ]╢├iz6Z▒├щ▀MoИI^h╛HДе┌?O+ПЕGфШшЁ┴’Е8Дqц=÷$#▓A-╘|╛▐U▐rъ╡l$╨NR5TВк╧Г┐╝╙└═0N5IcЁ┐~┴тРpФрЦ╖└Кц!╖ЭрH+’W_14й&)■ye)╓ш<‘aуn9ыЁy┼АЛВL0J╗N╒Aу┐▄УQ%{o#щ╝ЙВ│.

Журнал регистрации входящих документов для служебного пользования образец

PRmз[email protected] E┤ФR╤@ E-ФR╤@ E-ФR╤@ I╢ЦК(едаУm:ТА (вА )hавЦКJ)hаевТА )i(i(вА (вА (вА )i(вК(hвК(деаТКZ(вКJ)i(вК(вК(вК(вК(вК(вК(вК(вКm:К)┤QE╞┌u6ШВТЦТА m:Ы@Ф┤ъZJZ(вКu┌u (вБЕ-%-HЕвК(Ул¤° )uїС■4P3VК(аAEPEPEPKEФ┤[email protected] E-%QE┤[email protected] EP╥QE-ФPEPEPEPEPEPKIER╥P╥[email protected]╤M╟═NаКJZ(двА (вА (еаК)(hдеаКJZ(вК(вК(вТАКJZ))i(i(вАК)(едеавК(hдвА Z(аКJ(hдвАК)(hвТАК(аТЦК(вТА ZJ(hвК(вТАК(аТЦТА (вА (вА (вА (вА (ж╨ивЫ@ж╤E0M▌CSiъuGNжиж╤Hибиж┤ъНi╘QE└[email protected]@ Lз╙h)i)h╘QEК(аANвКQE!Е-%-!EP#’W√ё■4Rъ ы#№hаfн[email protected]ВЦТКZJ(аКZJ)hдадедаК(аК(а▌KEQERnевА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (вА (д█@EPEPEPEPEPEЫhhвК(вК(д█[email protected]авК(вК(вКM┤┤QEQEQI╢АК)6╨╤I╢ЦА (вА )6╥╨EPEЫhhвК(вК(вК)i(аК(а╤╢ЭE7m:К(вК(вК(ж╙иаЫNвАE:Кmъ(┤Sиа╙ивАEVyо7№Ц█┐эж(єn┐ч╘▀▀■╡YZZпц▄╧╖■D ыS╖M < Є’ ZЛМЦКЛt▀є═?я┐■╡╛ Юi }їиЇS?}■╟ч ╓гў▀ь~┤─Кgя┐щПыF┘┐щПыHSi╗f ж?н&┘┐чв▀¤z`:ЦЩ╢o∙шЯў╟ ^Ы╢o∙шЯў╟ ^А’ва¤ў¤1¤iэЇ╟ дЪue4zЛ╦╠+ 4┼]Qхц√р╙bК╠█к╧═╖¤Ёi╗u∙¤З■¤їшVЦ▓№Ля∙¤ ╚_¤zСm.

Инфо

Швейное скрепление в процессе изготовления используются отпечатанные листы которые сгибаются, собираются тетрадками и сшиваются между собой нитками, что даёт блоку высокую прочность. Далее этот блок вставляется в переплетную крышку. (Используется одна переплетная крышка состоящая из картона плотностью 2,5 мм обтянутая бумвинилом).

Потом блок соединяется с крышкой с помощью форзаца — бумажного листа. На верхнюю и нижнюю часть корешка блока приклеивается каптал, для визуальной красоты и законченности изделия. Пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью: ? Вы получаете печатную продукцию пронумерованной, прошнурованной и подготовленной для скрепления печатью в соответствии с действующими нормативными документами:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
• ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения.

Количество: — + Цена: 25 P В корзину В корзине В наличии Как выбрать нужный журналX Артикул: 00820567 Год: 2018 Формат: А4 (210×290 мм) Способ скрепления: Скрепка Страниц: 10 (листов: 20) (Рекомендуется 60 страниц) Швейно-клеевое скрепление ? Швейное скрепление в процессе изготовления используются отпечатанные листы которые сгибаются, собираются тетрадками и сшиваются между собой нитками, что даёт блоку высокую прочность. Далее этот блок вставляется в переплетную крышку. (Используется одна переплетная крышка состоящая из картона плотностью 2,5 мм обтянутая бумвинилом).

Потом блок соединяется с крышкой с помощью форзаца — бумажного листа. На верхнюю и нижнюю часть корешка блока приклеивается каптал, для визуальной красоты и законченности изделия.

Пример расположения логотипа на вертикальной обложкеПример расположения логотипа на горизонтальной обложке Загрузить файл Очистить Образец журнала: ? Вы можете прикрепить файл с образцом нужного журнала Наши дизайнеры сверстают макет и вышлют его Вам по электронной почте для согласования. После утверждения Вами макета мы приступим к изготовлению журнала.

Загрузить файл Очистить Не нашли нужный журнал?! Cделаем его на заказ по Вашему образцу. Графы журнала учета документов для служебного пользования (ДСП):- № п/п- № документа и дата- Название документа и краткое содержание (откуда принят запрос)- № экземпляра и кол-во листов- Кому поручено и резолюция руководства- Роспись в получении- Движение документаКак и все журналы ДСП — журнал учета документов должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью.

Типы, размеры и технические требованияСтоимость работ по прошнуровке и скреплению составляет 39 руб. Пронумеровать страницы ? Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала.

Номера страниц расположены в нижних углах журнала. Отверстия для прошивки ? Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала. Прошнуровать страницы и скрепить печатью ? Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола. Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати. Сделать тиснение на обложке: ? Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная ).

• Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
• Договор передачи, отчуждения
• Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки, контрактации
• Договор проката: бытового, строительного
• Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
• Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
• Договор страхования, перестрахования
• Трудовой договор с работником
• Договор уступки прав и перевода долга
• Ученический договор с работником
• Учредительный договор, договор о совместной деятельности
• Договор хранения, материальной ответственности
• Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века Настанет время, когда наши потомки будут удивляться, что мы не знали таких очевидных вещей.

strahovanie58.ru

Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве воздушного транспорта и организациях, подведомственных Росавиации, Приказ Росавиации от 11 августа 2010 года №299

Об утверждении Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве воздушного транспорта и организациях, подведомственных Росавиации

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233 "Об утверждений Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти"приказываю:Утвердить прилагаемый Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве воздушного транспорта и организациях, подведомственных Росавиации.

РуководительА.В.Нерадько

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном агентстве воздушного транспорта и организациях, подведомственных Росавиации

УТВЕРЖДЕНприказомФедерального агентствавоздушного транспортаот 11 августа 2010 года N 299

1. Настоящий Порядок определяет методы, способы и процедуру работы с документами и другими материальными носителями* информации (далее -документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Федеральном агентстве воздушного транспорта и организациях, подведомственных Росавиации._______________* Требования настоящего Порядка распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).Порядок не распространяется на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. Руководитель Росавиации, заместители руководителя Росавиации, начальники управлений Росавиации и руководители организаций, подведомственных Росавиации, уполномочены относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

3. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

4. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате Росавиации осуществляется отделом делопроизводственного обеспечения и контроля Управления административно-хозяйственного обеспечения Росавиации и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Росавиации.

5. Ответственным за хранение и организацию работы с документами с пометкой "Для служебного пользования", поступившими и центральный аппарат Росавиации, до момента передачи их исполнителю, является начальник Управления административно-хозяйственного обеспечения Росавиации.

6. Ответственными за хранение и организацию работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" в управлениях Росавиации и организациях, подведомственных Росавиации, являются начальники управлений Росавиации и руководители организаций, подведомственных Росавиации.

7. Допуск работников Росавиации к документам с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется начальниками управлений Росавиации и руководителями организаций, подведомственных Росавиации. Начальники управлений Росавиации и руководители организаций, подведомственных Росавиации, обеспечивают доступ к документам с пометкой "Для служебного пользования" только тех лиц, которым она необходима для выполнения должностных обязанностей.

8. Обращение с документами с пометкой "Для служебного пользования":регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" ведется совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";учет документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется в специальном журнале по форме согласно приложению к настоящему Порядку;при разработке документа для служебного пользования на обороте последнего листа каждого экземпляра документа необходимо указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа;отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации лицу, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Росавиации и организациях, подведомственных Росавиации.Черновики и варианты уничтожаются этим работников с отражением факта уничтожения в журнале учета документов с пометкой "Для служебного пользования";документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются работникам управлений под расписку;документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;документы с пометкой "Для служебного пользования" размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения заместителя руководителя Росавиации, начальника управления Росавиации и руководителя организации, подведомственной Росавиации, подписавшего или утвердившего документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;документы с пометкой "Для служебного пользования" хранятся отдельно от других документов, в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

9. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником структурного подразделения, готовившего документ.

10. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

11. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В журнале учета документов служебного пользования об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

12. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения начальника структурного подразделения, ответственного за данный документ.

13. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя Росавиации, или руководителем организации, подведомственной Росавиации. В состав таких комиссий обязательно включаются работники отдела делопроизводственного обеспечения и контроля Управления административно-хозяйственного обеспечения. Результаты проверки оформляются актом.

14. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель подразделения, ответственный за утраченный документ, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Росавиации.На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в журнале учета документов с пометкой "Для служебного пользования". Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив.

15. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

16. В случае ликвидации Росавиации либо организации, подведомственной Росавиации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

Приложение к п.8 Порядка. Форма. Журнал учета документов с пометкой "Для служебного пользования"

Приложениек п.8 Порядка

Форма

Дата выдачи	Кому выдан, (подразделение, фамилия исполнителя)	Номера листов документа (дела), с которым ознакомился исполнитель	Расписка в получении или ознакомлении, дата	Расписка в обратном приеме, дата
1	2	3	4	5

Электронный текст документаподготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:рассылка

docs.cntd.ru

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ ___ регистрации и

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета пакетов Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № и дата сдаточного реестра, количество пакетов. Расписка фельдъегеря (курьера) доставившего корреспонден цию и дата вручения 1 Откуда поступил (адрес, название ф. и. о. ) Регистра №№ ционный документов, номер указанные на пакете 2 3 № Дата присвоенный регистрации пакету документа спецсвязью, фельдсвязью 4 5 Расписка в получении пакетов с проставлением их количества 6 За какими входящими номерами учтены документы 7 Примечание 8 9

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета внутренних документов ДСП Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № Дата п/п регистрации 1 Регистрацион ный номер Наименование или краткое содержание документа Количество экземпляров и листов экземпляра Структурное подразделение, Ф. И. О. работника, представившего документ для регистрации Ф. И. О. должностного лица, принявшего решение о присвоении документу категории ДСП Ф. И. О. должностного лица, принявшего решение о снятии с документа категории ДСП Дата, подпись, фамилия исполнителя, местонахож дение документа 3 4 5 6 7 8 9 2

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № п/п Входящий номер и дата регистрации 1 Отправитель (адрес, название, Ф. И. О. ) 2 Исходящий Гриф, номер пометка отправителя и дата 3 4 Наименован ие или краткое содержание документа 5 Количество экземпляро в, листов экземпляра (основного документа и приложени я) 6 Резолюция (поручение) должностного лица, дата, срок исполнения 7 Исполнитель (структурное подразделение), Ф. И. О. работника, подпись и дата получения документа 8 Расписка в получении документа от исполнителя и дата 9 Отметки об исполнении документа (исходящий номер, дата), номер дела в которое подшит документ. Номер и дата акта об уничтожении. 10 11

ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ ЖУРНАЛ №___ регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № п/п Исходящий номер и дата отправки 1 На входящий номер, дата 2 Получатель (адрес, название, Ф. И. О. ) 3 Наименование или краткое содержание документа 4 Количество экземпляров, листов экземпляра 5 Структурное подразделение, Ф. И. О. исполнителя, дата, подпись Вид отправки (связи), номер реестра (расписка) и дата 7 8 6

ЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ Д ЖУРНАЛ №___ регистрации, учета и прохождения документов ДСП в структурном подразделении ______________________________________ (название подразделения) Начат «_____» _____201_г. Окончен «_____» _____201_г. На _____ листах № п/п Дата поступления Откуда и номер поступил документа 1 2 Наименование или краткое содержание документа Ф. И. О. исполнителя, дата, подпись в получении документа 4 5 3 Кому передан, куда отправлен документ С согласия или по поручению должностного лица 6 Дата, подпись, фамилия исполнителя 7 8

present5.com

Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

2000

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».

4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел                                Заголовки дел

1-1                                                Приказы по основной

деятельности

1-1/ДСП                                       То же.

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

к п. 2.4.

Контроль	Гриф
Корреспондент	Адресат
Дата поступления и входящий номер	Дата и исходящий номер документа
Вид документа	Краткое содержание
Количество экземпляров и их номера	Количество листов документа
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа	Номер дела (по номенклатуре)

(Лицевая сторона)

Расписка в получении		Отметка о возврате
Проверка исполнения
Прочие отметки
Фонд №	Опись №		Дело №

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148´210) или А6 (105´148)

к п. 2.4.

Дата поступления и индекс документа	Дата и исходящий номер документа	Откуда поступил или куда направлен	Вид документа и краткое содержание	Количество листов		Количество и номера экземпляров
				документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7

Окончание

Резолюция или кому направлен на исполнение	Отметка о взятии на контроль и срок исполнения	Дата и расписка		Индекс (номер) дела, куда подшит документ	Отметка об уничтожении
		о получении	о возврате

* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

к п. 2.6.

№№ пп.	Наименование издания	Издано или поступило			Распределение			Возврат	Уничтожение
		откуда поступило и где отпечатано	входящий номер сопроводительного письма	количество экземпляров и №№ экз.	куда и кому направлено (или выдано)	№ исходящего документа (или расписка в получении) и дата	количество экземпляров и №№ экз.	дата, №№ экз.	дата, № акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

к п. 5.4.

Наименование дела или издания
№№ пп	Номер дела, №№ экземпляров, изданий и количество листов	Подразделение и фамилия сотрудника	Расписка		Примечание
			в получении и дата	о возврате и дата
1	2	3	4	5	6

к п. 6.2.

документальных материалов ___________________ хранения (постоянного, временного) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ (отдела, управления) за _________ год №№ п/п Индексы дел Заголовки единиц хранения (дел) Крайние даты Кол-во листов Срок хран. и № статьи перечня Примечание 1 2 3 4 5 6 7               Всего сдано __________________ дел. (цифрами и прописью) Начальник отдела                                        подпись              расшифровка подписи Сдал: наименование должности лица,                                  расшифровка подписи составившего опись                                    подпись Принял: заведующий архивом                   подпись              расшифровка подписи

Формат А4 (210´297 мм)

к п. 6.4.

Наименование ведомства Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя организации, его инициалы и фамилия) Подпись Дата

АКТ Дата _________ Индекс __________ _____________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов и дел Основание: приказ от ____________ № ____________ дата Составлен: экспертной комиссией Председатель комиссии: ___________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия) Члены комиссии: _________________________________________________________ (должность, инициалы, фамилии) Присутствовали:__________________________________________________________ (должность, инициалы, фамилии) Комиссия, руководствуясь перечнем ________________________________________ (название перечня) отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, следующие дела и документы. ___________________________________________________________________________ (наименование организации, в деятельности которой отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению) №№ пп Годы документов Заголовки дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по номенклатуре, описей Пояснения Количество дел (томов) Номера статей по перечню 1 2 3 4 5 6 ВСЕГО дел ______________________________________________________________ (цифрами и прописью) Председатель экспертной комиссии _________________________________________ (инициалы, фамилии) Подпись Члены:                                                      Подписи: ______________________________ Документы измельчены ___________________________________________________ (дата) Председатель экспертной комиссии _________________________________________ (фамилия, инициалы) Подпись Дата

СОДЕРЖАНИЕ

 

snipov.net

Инструкция о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯо порядке обращения с документированной служебнойинформацией ограниченного распространенияв организациях, учреждениях, предприятиях и т.д.

Москва

2000

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее - документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).

*Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности;

1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.

2. Порядок приема и учета документов и изданий

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) - по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».

4. Группировка исполненных документов в дела

4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел Заголовки дел

1-1 Приказы по основной деятельности

1-1/ДСП То же

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»

5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения - в государственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия

7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и изданий «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Приложение 1

к п. 2.4.

КАРТОЧКАрегистрации документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Контроль	Гриф
Корреспондент	Адресат
Дата поступления и входящий номер	Дата и исходящий номер документа
Вид документа	Краткое содержание
Количество экземпляров и их номера	Количество листов документа
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа	Номер дела (по номенклатуре)

(Лицевая сторона)

Расписка в получении		Отметка о возврате
Проверка исполнения
Прочие отметки
Фонд №	Опись №		Дело №

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148?210) или А6 (105?148)

Приложение 2

к п. 2.4.

ЖУРНАЛучета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»*

Дата поступления и индекс документа	Дата и исходящий номер документа	Откуда поступил или куда направлен	Вид документа и краткое содержание	Количество листов		Количество и номера экземпляров
				документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7

Окончание

Резолюция или кому направлен на исполнение	Отметка о взятии на контроль и срок исполнения	Дата и расписка		Индекс (номер) дела, куда подшит документ	Отметка об уничтожении
		о получении	о возврате

*Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования.

Приложение 3

к п. 2.6.

ЖУРНАЛучета и распределения изданий «Для служебного пользования»

№№ пп.	Наименование издания	Издано или поступило			Распределение			Возврат	Уничтожение
		откуда поступило и где отпечатано	входящий номер сопроводительного письма	количество экземпляров и №№ экз.	куда и кому направлено (или выдано)	№ исходящего документа (или расписка в получении) и дата	количество экземпляров и №№ экз.	дата, №№ экз.	дата, № акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 4

к п. 5.4.

КАРТОЧКА УЧЕТАвыдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Наименование дела или издания
№№ пп.	Номер дела, №№ экземпляров, изданий и количество листов	Подразделение и фамилия сотрудника	Расписка		Примечание
			в получении и дата	о возврате и дата
1	2	3	4	5	6

Приложение 5

к п. 6.2.

описьдокументальных материалов ___________________хранения (постоянного, временного) ____________________________________________________ (отдела, управления) ____________________________________________________ за _______ год №№ п/п Индексы дел Заголовки единиц хранения (дел) Крайние даты Кол-во листов Срок хран. и № статьи перечня Примечание 1 2 3 4 5 6 7 Всего сдано __________________________дел. (цифрами и прописью)
Начальник отдела	подпись	расшифровка подписи
Сдал: наименование должности лица, составившего опись	подпись	расшифровка подписи
Принял: заведующий архивом	подпись	расшифровка подписи

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 6

к п. 6.4.

Наименование ведомства Наименование организации	УТВЕРЖДАЮ ____________________________________
	(наименование должности руководителя организации, его инициалы и фамилия) Подпись Дата
АКТ Дата ______ Индекс ________ __________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов и дел
Основание: приказ от _____________ № _____________
дата
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии:_____________________________________________________
(должность, инициалы, фамилия)
Члены комиссии:___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Присутствовали:___________________________________________________________
(должность, инициалы, фамилии)
Комиссия, руководствуясь перечнем __________________________________________
(название перечня)
отобрала к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, следующие дела и документы:
___________________________________________________________________________
(наименование организации, в деятельности которой отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

№№ пп.	Годы документов	Заголовки дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по номенклатуре, описей	Пояснения	Количество дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Формат А4 (210?297)

ВСЕГО дел ________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Председатель экспертной комиссии ___________________________________________

(инициалы, фамилия)

Подпись

Члены: Подписи: ________________________________________

Документы измельчены _____________________________________________________

(дата)

Председатель экспертной комиссии ___________________________________________

(фамилия, инициалы)

Подпись

Дата

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения. 1 2. Порядок приема и учета документов и изданий. 2 3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий. 3 4. Группировка исполненных документов в дела. 4 5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования». 5 6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению.. 6 7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия. 7 Приложение 1. Карточка регистрации документов и изданий с грифом «Для служебного пользования». 7 Приложение 2. Журнал учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования». 8 Приложение 3. Журнал учета и распределения изданий «Для служебного пользования». 8 Приложение 4. Карточка учета выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования». 8 Приложение 5. Опись документальных материалов хранения. 9 Приложение 6. Акт о выделении к уничтожению документов и дел. 9

www.opengost.ru

Как передать документы под грифом "для служебного пользования"?

Здравствуйте Леля!

Вы пишите: 

Здравствуйте, как предать документы ( в соответствии с каким законом) под грифом " для служебного пользования"

ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ИНСТРУКЦИЯ 

О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ 

СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ 

ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 

В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И Т.Д.

Москва

2000

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации (далее — документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д. (далее организациях).

* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).

1.2. К документированной служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).

Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.

1.3. К документированной служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. Руководители структурных подразделений учреждений, организаций, предприятий и т.д., принявшие решение об отнесении документированной служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.3 настоящей Инструкции, а также за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и использование средств оргтехники при подготовке этих документов.

1.5. Документированная служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя организации или его заместителей не подлежит разглашению (распространению).

1.6. За разглашение документированной служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник организации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

1.7. Контроль за осуществлением учета, размножения, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» возлагается на канцелярии или другие подразделения, выполняющие такие функции (общие отделы, секретариаты и т.п.)*.

* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.

1.8. Сотрудники организаций, имеющие отношение к работе с документами, делами и изданиями «Для служебного пользования», должны быть в обязательном порядке ознакомлены с инструкцией, устанавливающей порядок работы с документированной информацией ограниченного распространения в организации.

Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.9. При работе с документами «Для служебного пользования», кроме настоящей Инструкции, ведомственной инструкции, отражающей специфику работы организаций, составленной и разработанной на основе настоящей Инструкции, следует также руководствоваться ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», регламентирующим требования к формам документов и правила их оформления.

2. Порядок приема и учета документов и изданий

2.1. Прием и учет (регистрация) документов и изданий «Для служебного пользования» осуществляется теми же структурными подразделениями организации, которым поручен учет несекретной документации.

2.2. Вся поступающая в организацию корреспонденция «Для служебного пользования» принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.

2.3. В нерабочее время документы и изданий «Для служебного пользования» принимаются дежурными по организации, которые, не вскрывая эту корреспонденцию, передают ее работникам службы документационного обеспечения.

Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.

2.4. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания «Для служебного пользования». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — по экземплярам.

Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».

Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».

Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1) или в журналах (приложение 2). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.

Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

2.5. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям «Для служебного пользования» проставляется штамп, в котором указываются наименование организации, регистрационный номер документа и дата его поступления.

2.6. Тираж издания «Для служебного пользования», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в «Журнале учета и распределения изданий» (приложение 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Размножение и рассылка (отправка) документов и изданий

3.1. Документы с грифом «ДСП»:

печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;

передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;

3.2. Отпечатанные и подписанные документы «Для служебного пользования» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации специалисту, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Дата. Подпись».

3.3. На исходящих документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих документированную служебную информацию ограниченного распространения, гриф «ДСП» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.

Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).

3.4. Размножение документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется только с письменного разрешения руководства организации и под контролем службы документационного обеспечения организации. Учет размноженных документов осуществляется по экземплярам.

Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

3.5. Отправляемые документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны быть помещены в конверты либо упакованы. Запрещается использовать конверты с прозрачными «окошками» для пересылки этих документов.

3.6. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки «ДСП», например:

ПОЛУЧАТЕЛЬ: 121010, Москва, К-10, Организация п/я У-087, № 378/ДСП, № 456/ДСП.

ОТПРАВИТЕЛЬ: 252898, г. Воронеж, ул. Кирова, д. 2.

Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».

4. Группировка исполненных документов в дела

4.1. Документы с грифом «Для служебного пользования» после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

4.2. Документы с грифом «Для служебного пользования» в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:

Индексы дел                                Заголовки дел

1-1                                                Приказы по основной

деятельности

1-1/ДСП                                       То же.

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

4.3. По окончании делопроизводственного года дело «Документы «Для служебного пользования» просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

4.4. Дела с документами «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

5. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа «Для служебного пользования»

5.1. К работе с делами «Для служебного пользования» допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, а к документам — согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей организаций (структурных подразделений).

Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).

5.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий «Для служебного пользования» для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать их на стендах и т.д.

5.3. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями «Для служебного пользования» с разрешения руководителей организаций (структурных подразделений), в ведении которых находятся эти материалы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.

5.4. Дела и издания «Для служебного пользования» выдаются исполнителям и принимаются от них под расписку в «Карточке учета выдаваемых дел и изданий» (приложение 4).

5.5. Снятие рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из документов и изданий «Для служебного пользования» сотрудниками данной организации производится с разрешения руководителя этой организации (структурного подразделения).

Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.

5.6. Дела постоянного и временного сроков хранения с грифом «Для служебного пользования» периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.

Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного срока хранения — в государственный архив.

5.7. На обложках дел гриф «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

5.8. При снятии грифа «ДСП» на документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6. Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

7. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия

7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Можете руководствоваться данным документом.

pravoved.ru

Журнал учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования": бланк, образец 2018

Документ относится к группе «Учет». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

Приложение N 7 к Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

ЖУРНАЛ учета подготовленных документов с пометкой "Для служебного пользования"

-------------------------------------------------------------------------------------- ¦Учетный ¦ Дата ¦ Вид и ¦Фамилия¦ Количество ¦Подпись за¦Отметка об ¦ ¦номер и ¦документа¦заголовок¦испол- +----------------------+получение ¦уничтожении¦ ¦гриф ¦ ¦документа¦нителя ¦экземпляров¦ листов в ¦черновика ¦ черновика ¦ ¦конфиден- ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦экземпляре¦и проекта ¦ ¦ ¦циальности¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа,¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дата ¦ ¦ +----------+---------+---------+-------+-----------+----------+----------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ -----------+---------+---------+-------+-----------+----------+----------+------------ --------------------------------------------------------------------------------------- ¦Отметка об ¦ Куда ¦Номера¦Наименование,¦Отметка о¦Номер дела,¦Инвентар-¦Примечание¦ ¦уничтожении¦отправлен¦экзем-¦номер и дата ¦возврате ¦ в которое ¦ный номер¦ ¦ ¦ проектов ¦документ ¦пляров¦сопроводи- ¦ ¦ подшит ¦документа¦ ¦ ¦или лишних ¦ ¦ ¦тельного ¦ ¦ документ, ¦ ¦ ¦ ¦экземпляров¦ ¦ ¦документа ¦ ¦ номера ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ листов ¦ ¦ ¦ +-----------+---------+------+-------------+---------+-----------+---------+----------+ ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ ------------+---------+------+-------------+---------+-----------+---------+-----------

Источник - Приказ Росстата от 31.01.2011 № 24

blank-obrazets.ru

---

• 
  Журнал вводного инструктажа для сторонних организаций
• 
  Журнал выполнения монтажных соединений на болтах
• 
  Электронный журнал сетевой город краснодарский край
• 
  Сетевой город электронный журнал краснодарский край
• 
  Электронный журнал 4 школа 4 класс
• 
  Журнал приказов по основной деятельности образец
• 
  За рулем журнал тест зимних шин
• 
  Журнал за рулем тест зимних шин
• 
  Тест зимних шин журнал за рулем
• 
  1543 гимназия официальный сайт электронный журнал
• 
  Мониторинг общественного мнения журнал официальный сайт