Книга учета трудовых договоров и допсоглашений. Журнал договоров

Журнал договоров | Бессрочная программа

Программа регистрации договоров IT Audit

В журнал регистрации договоры могут быть внесены любые виды договоров (например, договор поставки, договор подряда, трудовые договоры и т.д.).

Журнал регистрации договоров (образец)

Колонки таблицы журнала договоров настраиваются под индивидуальные потребности каждого пользователя.

Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit

Идет отправка данных...

Покажем работу программы, предоставим демо-версию, ответим на вопросы

Порядок внесения в программу договоров

• В программу вносятся необходимые рубрики документов и договоров.
• Открывается журнал документов и добавляется новый договор.
• Выбирается организация, от имени которой будет создаваться договор, и контрагент.
• Будет создан документ и открыта карточка документа для дальнейшего заполнения.
• На вкладке Файлы карточки документа создайте файл документа по настроенному в справочнике шаблону или прикрепите файлы по договору. Документ можно отсканировать и файл документа автоматически появится в программе IT Audit.
• По договору вносится срок действия. Пользователю заблаговременно будет направлено уведомление об окончании действия договора.
• При необходимости по договору могут быть внесены этапы - договорные обязательства. Если обязательство будет просрочено - пользователь получит уведомление в программе и на электронную почту.

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit Позвоним и договоримся о времени или проведем online-презентацию через TeamViewer прямо сейчас

Идет отправка данных...

Порой достаточно 5 мин., чтобы показать "изюминки" программы

Поиск в журнале регистрации договоров

По зарегистрированным в программе договорам может производиться поиск по следующим критериям:

• вид договора
• дата заключения, регистрации договора
• содержание предмета договора
• наименование контрагента, с которым заключен договор
• договоры, имеющие просрочку исполнения (программа IT Audit: Управление документами)
• ответственный исполнитель по договору (куратор)
• окончание срока действия договора
• сотрудники, участвующие в подписании договора
• стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)

Внести в программу договоры, файлы договоров и встроить собственные шаблоны договоров

Идет отправка данных...

Юристам компании чаще требуется найти договор по наименованию контрагента, виду договора, окончанию срока действия договора. В журнале договоров очень удобно отбирать договоры, находящиеся на определенной стадии (например, визирования (согласования) документа). Достаточно в поле "стадия" панели поиска установить фильтр по значению визирование.

Сотрудникам бухгалтерии при отражении операции с контрагентами зачастую требуется посмотреть условия договора в части согласования стоимости, условий перехода права собственности, условий оплаты транспортных расходов и т.д.. Для этого достаточно ввести искомую формулировку в панель поиска.

Видеоролик. Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Введите сообщение

Консультанты не в сети. Сообщение не будет отправлено.

regcontract.ru

Журнал регистрации трудовых договоров и соглашений

Учет трудовых договоров, заключенных с сотрудниками должен проводится всегда. Хотя его относят к внутреннему учету, но при проверке организации инспекцией по трудовым отношениям между работодателем и сотрудникам, у нее могут возникнуть злободневные требования к его ведению, а главное – к наличию этого учета.

Все входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в отдельных книгах, также все трудовые договоры, а порой и дополнительные соглашения с сотрудником к основному договору должны быть зафиксированы в журнале.

Журнал регистрации трудовых договоров и доп.соглашений

Заключенные с сотрудником трудовые договоры и дополнительные соглашения на выполнение отдельной работы должны где-то фиксироваться, как раз для этих целей и нужно вести  журнал регистрации.

Трудовые законодательные акты не регламентируют ведение журнала регистрации, но это большое подспорье для любой малой или большой организации: всегда можно  отследить дату заключения договора или его окончание, какие дополнительные соглашения были заключены с работником предприятия.

Учет и регистрация трудовых отношений в любой форме будут способствовать защите прав и законных интересов, как самого сотрудника, так и его работодателя.

Если трудовой договор или дополнительное соглашение зарегистрировано в журнале, то у этих документов уже есть юридические основания для установления даты заключения договора, и срок его окончания.

Не допускается подтасовка любых данных, в том числе и изменять даты.

Журнал для регистрации трудовых договоров и доп.соглашений:

1. Позволяет отслеживать любые трудовые отношения между работодателем и сотрудником, в том числе и заключенные соглашения на работу по совместительству или совмещению;
2. Позволяет составляет статистические отчеты;
3. Облегчает поиск необходимой информации о начале или окончании трудовых отношений;
4. Позволяет установить причину окончания трудовых отношений, исходя из приказов руководителя предприятия.
5. Также в нем отображена информация  о выдаче договора сотруднику на руки, либо об окончании трудовых отношений с сотрудником.

Поскольку журнал относят к юридическим документам, то у него существует определенный срок хранения – всего 75 лет. Нормы ведения журнала регистрации определены в «Перечне типовых документов», и определены общими требованиями по ведению делопроизводства.

В журнале регистрируются все издаваемые руководством предприятия приказы в отношении трудовых договоров, например:

• Приказ о зачислении на работу или увольнении сотрудника;
• Переводе на другую должность или в филиал компании;
• Приказы о наложенных взысканиях или поощрениях сотрудника;
• Уход в очередной, учебный или декретный отпуск и др.

Если компания небольшая, то все данные можно регистрировать в одной книге, но а для больших организаций лучше завести отдельные  регистрационные журналы о приеме и увольнении, об уходе в отпуск или о заключенных дополнительных соглашений с сотрудником на исполнение работ по совместительству или совмещению.

Зачем нужен журнал регистрации?

Все записи, которые проведены в журнале регистрации, приобретают юридическое значение, поскольку в нем проставлены дата  оформления трудовых отношений между сотрудником и работодателем. Также в журнале проставляются подписи кадрового агента и самого сотрудника.

Любые конфликты, которые могут возникнуть на предприятии,  с разбирательством в судебных инстанциях, не могут быть разрешены без этого документа.

Суд встанет на строну сотрудника, если он решил разрешить свои претензии к работодателю в суде, если руководитель или сотрудник кадрового отдела не сможет предъявить для разбирательства журнал регистрации трудовых договоров: это юридическое действие, и без этого обоснования работодатель может быть признан виновным  по существу предъявленного иска, и суд обяжет его уплатить неустойку за вынужденный прогул сотрудника.

Хотя журнал регистрации и не обязательный документ в делопроизводстве, но он может сыграть важную роль  в разрешении любых споров между сторонами в трудовых отношениях.

Многие предприниматели предъявляют требования к сотруднику при приеме на работу: предъявить справку с прежнего места работы, и если такой журнал  не ведется на старом рабочем месте, то и получить вожделенную справку будет очень проблематично.

Все возникшие трудовые отношения регистрируются в журнале трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудником, и если нет записи о регистрации приказа на трудовое соглашение, то и невозможно будет впоследствии доказать, что сотрудник работал дополнительно по окончании основного рабочего времени или совмещал и другую работу.

Обязательно ли вести журнал?

Нет строгих ограничений по его ведению, некоторые небольшие компании не хотят нанимать дополнительного сотрудника для оформления журнала.

Но как показывает практика, этот документ может помочь в разных спорных моментах, которые могут возникнуть между сотрудником и работодателем, к тому же в нем есть данные и выходе приказа о зачислении на работу, дата заключения договора, что немаловажно в разных сложных ситуациях.

Если компания хочет обезопасить себя от возникновения разного рода трудовых конфликтов, то лучше вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудником.

Правила заполнения журнала

На самом деле нет унифицированной формы журнала, но есть некоторые требования к графам.

В журнале регистрации трудовых договоров и доп.соглашений обязательно должно быть:

1. Строки порядковых номеров регистрации. В этой графе также указываются дата проводимой регистрации договора;
2. В следующей графе заполняют данные трудового договора: порядковый номер дату заключения. Кроме основных данных в ней можно указать сведения о дополнительных трудовых соглашениях с сотрудником.  Но можно эту запись сделать в отдельно расположенной графе;
3. Затем указывается в отдельной графе фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым заключен трудовой договор, его должность и номер приказа, по которому его зачислили в штат сотрудников;
4. В следующей графе указывают ФИО сотрудника, который провел регистрацию договора;
5. Также можно выделить отдельную строку для примечаний, в ней прописываются сведения о сотруднике и его занимаемой должности по основному или дополнительному договору;
6. Если сотрудник будет работать по срочному или долгосрочному контракту, то для этих целей оставляют еще одну графу.

Поскольку журналы должны храниться длительное время, то к ним предъявляются и другие требования:

• К обложке. Она должна быть из жесткой бумаги или картона;
• К бумаге: листы должны быть плотными;
• На титульном листе регистрационного журнала прописывается полностью наименование организации, и проставляется начальная дата заполнения. По его окончании также проставляют соответствующую дату;
• Страницы регистрационного журнала заранее пронумеровывают;
• На первой странице можно привести пример заполнения всех граф документа;
• На 2 странице указываем ответственных за заполнения журнала лиц;
• В последней странице журнала прописывают, что журнал закрыт такого-то числа, в нем содержится столько-то страниц, и что его сдали на архивное хранение.

Кто должен заниматься ведением журнала?

Поскольку делами кадров на производстве занимается кадровая служба, то и ведение регистрации всех приказов, касающихся работы сотрудников, занимается отдел кадров на крупном производстве или отдельный сотрудник  в небольшой компании.

Регистрация трудовых договоров будет означать, что ему присвоен определенный порядковый номер и данные договора занесены в регистрационный журнал. И только после внесения регистрационных данных  трудовой договор приобретает юридическое значение, то есть после прохождения регистрации приказа о заключении трудового соглашения, оно вступает в силу.

Любая проверка контролирующих органов может испросить этот журнал для проверки: ведь многие руководители фирм могут и не оформлять трудовые соглашения со своими сотрудниками. Наличие соответствия с числом сотрудников и заключенных соглашений значительно снижает штрафные санкции в отношении руководителей предприятий по условиям предоставления рабочего места.

Внесение изменений в журнал

При заполнении регистрационного журнала не допускаются изменения записей.

Если такое случилось, то следует действовать по следующему алгоритму:

1. Журнал следует закончить, и начинать записи уже в новой книге.
2. На последней странице книги, где были внесены неверные сведения, делают отметку о причине закрытия, а новом регистрационном документе вписывают уже верные данные.

Одной из основных ошибок регистрации – это запись в первой графе не порядкового номера, а номера приказов о зачислении сотрудника на работу.

Электронная форма журнала регистрации

Внедрение электронного документооборота – последнее слово в организации учета. Предлагаем вашему вниманию обзоры нескольких программных продуктов и сервисов для организации регистрации трудовых договоров в режиме реального времени:

Программа «Договор Партнер»

Удобный и понятный интерфейс позволяет без особых трудностей создать реестр всех трудовых договоров. Здесь предусмотрен ввод всей нужной информации о документе: номера регистрации, даты заключения  трудового соглашения и других важных параметров. Созданный электронный документ позволит легко проводить навигацию и за короткое время найти нужный договор.

Программа предоставляется в 2-х вариантах: платном и бесплатном. Разумеется, в бесплатном варианте урезаны некоторые функции и работоспособность, что нельзя сказать о платной, полной версии.

Кадровые сотрудники смогут значительно уменьшить рабочее время, использую программное обеспечение, на регистрацию трудовых отношений и высвободить время для другой работы.

Сам пользователь может задать программе нужные параметры для регистрации договоров, ее можно настроить так, что будет выдаваться сообщение об окончании заключенного договора за несколько дней до окончательной даты.

Все нужные документы легко можно отправить на печать или конвертировать в офисные документы:

Также имеется возможность просмотреть журнал на экране. Программа не позволит внести изменения в уже зарегистрированный документ, в ней установлена защитная функция от исправлений.

Запустить работу программы можно от имени администратора, пользователя с разным функционалом: для ввода нужной информации или только для просмотра и согласования.

Облачный сервис формирования и управления документооборотом DirectumRX

Этот сервис позволяет создавать регистрационные документы и сразу архивировать их, что достигается автоматизацией документооборота в компании.

Можно воспользоваться уже готовыми шаблонами, которые предлагает сервис, а можно загрузить свои образцы через специальную форму. Для удобства использования сервиса документы можно связать между собой, например, к основному трудовому договору добавляются приказы на предоставления отпуска или о дополнительном соглашении.

Работать с сервисом можно по договору, предоставленному разработчиками сервиса и пользователями, они же установят необходимые модули для работы с многоуровневым сервисом.

Пример заполнения журнала

 

Образец журнала

Образец журнала регистрации трудовых договоров Вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас

advice-lawyer.ru

Журнал договоров | программа

В программе IT Audit договоры и другие документы систематизируются в удобном журнале договоров.

Журнал договоров (образец)

Договоры в журнал договоров вносятся несколькими способами:

• создание договора на основе шаблона с автоматическим заполнением реквизитов сторон
• прикрепление файла договора, в том числе и отсканированного договора, поступившего от партнера в бумажном виде

Удобное создание договора в программе Журнал договоров

Шаблоны договоров создаются по необходимым видам договоров (договор купли-продажи, поставки ...). При создании договора на основании шаблона, текст договора автоматически заполняется следующми данными:

• реквизитами сторон договора: ИНН, ОГРН, наименование организации, банковские реквизиты, телефоны, электронная почта и т.д.
• номер и дата договора
• информация о руководителях сторон договора в родительном падеже
• выбранные из справочника формулировки договора

В шаблоне договора можно предусмотреть несколько вариантов условий договора. Например, по договору поставки можно предусмотреть следующие условия:

• порядок оплаты товаров и т.д.
• условия перехода права собственности

При подготовке договора менеджеру будет достаточно выбрать необходимое условие, которые и будет вставлено в текст договора.

Видеоролик. Создание договора по шаблону, регистрация договоров

По договору в наглядной карточке договора хранится только самая востребованная информация:

• дата и номер договора, сумма договора
• предмет договора
• файлы договора
• замечания согласующих лиц по договору, история согласования договора
• куратор договора
• окончание срока действия договора
• выданные в рамках выполнения договора задачи сотрудникам
• стадия договора (подготовка, согласование, исполнение и т.д.)
• информация о наличии оригинала договора

Настройка зависимости между документами | Журнал документов

В журнале документов приводится зависимость между документами.

Поиск договоров в журнале договоров

Поиск необходимого договора производится в Журнале договоров по многочисленным параметрам.

Поиск по основным данным договора

• наименование контрагента, с которым заключен договор
• предмет договора
• вид и группа договора
• стадия договора (подготовка, согласование, подписание и т.д.)
• договоры, имеющие просрочку исполнения
• окончание срока действия договора

Поиск по регистрационным данным в журнале договоров

• дата создания и регистрация договора
• регистрационный номер договора
• сумма договора
• участник рабочей группы по договору
• экземпляр договора: отсутствует, оригинал, копия документа
• сотрудники, участвующие в подписании договора

Удобное согласование договоров в программе Журнал договоров

После подготовки договора участникам согласования автоматически направляется сообщение в программе и на электронную почту.

Каждый из согласующих лиц может оставить свои замечания и предложения по договору. Их можно распечатать и передать руководителю для ознакомления.

xn----7sbhadfl5bqobbark0b.xn--p1ai

Журнал регистрации трудовых договоров

Обязательно ли его наличие?

Сотрудники кадровой службы часто интересуются, обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров? В ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы от 06.09.2000 г. указан перечень внутренних документов организации, учет которых необходим, но правила ведения учета четко не оговорены. В этот перечень также входят контракты и соглашения. Это говорит о том, что их регистрацию можно вести произвольно. Журнал помогает упорядочить документы и быстро найти нужную информацию. Сколько хранится журнал регистрации трудовых договоров? Как и трудовая книжка, -  в течение 75 лет.  

Каковы правила заполнения?

Его можно вести:

Подготовить и распечатать форму можно самостоятельно. Или приобрести бланк в магазине канцелярских товаров. Его нужно оформить в соответствии с правилами документооборота. На титульном листе следует указать:

• наименование компании;

• период, за который вносятся сведения;

• ФИО сотрудника, ответственного за его ведение.

Внесение записей происходит следующим образом:

1. Номер записи по порядку

2. Дата заключения контракта

3. Номер контракта или доп.соглашения

4. ФИО работника полностью

5. Должность, на которую принят гражданин

6. Дата

Далее могут быть указаны различные данные, в зависимости от потребностей организации:

7. название структурного подразделения

8. указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству

9. дата получения работником экземпляра документа;

10. реквизиты приказа о приеме на работу;

11. реквизиты доп.соглашения и т.д.

Затем следует свободное место для примечаний.

Последняя графа нужна для подписи работника.

Журнал регистрации трудовых договоров образец  

скачать

Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах?

Регистрировать договора желательно, так как:  

• наличие журнала может помочь в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах. С его помощью можно подтвердить надлежащее оформление трудовых отношений с работником;

• с его помощью можно быстро найти нужную информацию о рабочей деятельности человека. Это удобно, если необходимо выдать справку о занятости работника;

• он удобен для внутреннего пользования, заменяет архив документов. В графе “примечания”  можно записать информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, а также результаты его труда.

Как исправить допущенную ошибку?

Частый вопрос: можно ли делать исправления в журнале регистрации трудовых договоров? Самая частая ошибка: в графу «№ п/п» вносятся номера контрактов, а не учетных номеров документов в хронологическом порядке. Что делать кадровику, если такая ошибка обнаружена? Следует досрочно закрыть документ и начать новый. На последней странице сделать пометку: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением».

clubtk.ru

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Обновление: 19 апреля 2017 г.

На практике организации зачастую ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива, отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками, ведь если упустить нужный момент, то срочный трудовой договор может быть трансформирован в бессрочный (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров будет приведен в конце материала.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести документ, необходимо обозначить его цель:

• если цель сугубо информационная (электронный архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
• если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров

Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров

glavkniga.ru

Журнал (книга) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2018

Учет кадровой документации оформляемой на предприятии является важной составляющей трудовой деятельности, позволяющей упорядочить процесс документооброта и проконтролировать исполнение норм ТК РФ.

Именно для этих целей в компаниях и ведется журнал учета трудовых соглашений, процесс создания которого имеет свои особенности.

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

В каких случаях требуется?

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

• учета движение штата;
• составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
• для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
• для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
• для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Кто заполняет?

Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.

Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2018

Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.

Содержание

Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.

Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:

• номер по порядку;
• дату заключения договора;
• номер договора;
• вид договора (срочный, бессрочный)
• характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
• Ф.И.О. работника;
• должность;
• структурное подразделение;
• роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
• дата заключения допсоглашения;
• примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.

Форма

Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.

Электронная

Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.

Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.

Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.

Бумажная

Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.

Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.

Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.

 

Правила регистрации, нумерации и ведения

Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.

Титул должен содержать:

• наименование компании;
• название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
• дата оформления;
• отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.

Пример оформления титула:

На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.

Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.

На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.

Пример журнала:

Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.

Пример бланка (образец 2018)

Примерный образец, разработанный для стандартного предприятия, можно скачать на нашем сайте в формате, который удобен для последующих изменений уже с учетом специфики компании.

Журнал регистрации ТД примерный бланк

Основные ошибки кадровиков

Учитывая простоту ведения журнала и минимум вносимых данных, совершить ошибку при его ведении очень непросто, однако такие случаи все-таки бывают.

В частности, наиболее распространенными являются:

• технические ошибки или описки;
• внесение данных не в ту графу;
• указание номера договора вместо порядкового номера, что в корне неверно, учитывая, что порядковый номер может отличаться.

Порядок внесения изменений

Законом не предусмотрена возможность зачеркивания неправильных данных в журнале, учитывая, что его можно легко заменить.

То есть если уполномоченный сотрудник заметил ошибку либо внес данные не в ту графу, журнал досрочно закрывается, о чем на последней странице делается запись с указанием причины.

Естественно после закрытия журнала его сдают в архив предприятия и взамен него уже оформляют новый в соответствии с вышеприведенными правилами.

Сроки хранения

Несмотря на то, что ведение журнала ТК РФ не регламентировано, в Приказе №558, утверждающим сроки хранения кадровой документации, он упомянут.

Так, в силу п.695 журнал учета трудовых соглашений хранится не менее 75 лет в архиве компании либо же в трудовом архиве города.

Трудовой договор

Поделиться

buhdzen.ru

Реестр договоров, контроль договоров, учет и ведение договоров. Программа Договор Партнер. РП-интеграция

Ведение журнала учёта и регистрации договоров

Журнал учёта и регистрации договоров - это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является инструментом их внутреннего делопроизводства.

С ростом количества договоров в организации возникает необходимость систематизировать и вести их учет. Навести порядок в договорах помогает специальный журнал учета и регистрации договоров.

На практике применяют два способа ведения журнала учёта и регистрации договоров: классический и прогрессивный (подробнее на рис.1).

Рис.1. На практике применяют два способа ведения журнала учёта и регистрации договоров.

Наглядно классический способ можно представить следующим образом:

Рис.2 Классический метод ведения журнала учёта и регистрации договров

В данном случае создаётся множество папок и файлов (Word/Excel) по договорам. Формирование нужного журнала договоров и отчётов происходит путём ручной обработки нескольких файлов из разных папок.

Для поиска информации по договорам также перебираются различные файлы и папки.

Данный метод не позволяет получать уведомления о запланированных действиях по договорам (например: очередной платёж по договору, согласование, исполнение).

Наглядно прогрессивный способ можно представить следующим образом:

Рис.3 Прогрессивный метод ведения журнала учёта и регистрации договров

В данном случае используется отдельная программа для учёта договоров, которая позволяет объединить в одном месте все действия. Подробнее:

• Хранение файлов в word/excel
• Формирование журнала договоров и отчётов
• Поиск информации по договорам
• Уведомления и напоминания
• Совместная работа

Результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров:

Как показали результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров, за два года наблюдается рост числа специалистов, предпочитающих «прогрессивный» метод к ведению журнала по учёту и регистрации договоров.

Рис.4. Результаты опроса, проведённого среди специалистов по учёту договоров.

Следующим этапом опроса стало выявление причин перехода от классического метода к прогрессивному. Среди них специалисты подчеркнули следующие недостатки классического метода(подробнее на рис.5)

Рис.5.Причины использования специальных программдля ведения журнала учёта и регистрации договоров

В зависимости от целей (подробнее на рис.6) формируются журналы учёта и регистрации договоров с различными столбцами, отражающие определённые параметры.

Например: номер договора по порядку; номер и дата подписания договора; полное наименование контрагента; предмет соглашения; период действия документа; общая сумма соглашения.

Рис.6. Основные цели ведения журнала учёта и регистрации договоров

А как в Вашей организации сейчас ведётся журнал договоров?

Попробуйте новый способ формирования журнала договоров.

Программа позволяет сформировать структурированный журнал учёта и регистрации договоров со всей необходимой информацией: номер, дата заключения, контрагенты, исполнители, согласователи, графики платежей, предмет договоров и другие параметры; связать с каждым договором неограниченное число файлов различных форматов, например текст договора в формате DOC или отсканированные копии платежных документов.

dogovorpartner.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнала описание
• 
  Seasons журналы
• 
  Журнал пустой
• 
  Амбулаторный журнал
• 
  Журнал технический
• 
  Итальянские журналы
• 
  Журнал авн
• 
  Журнал неврологии
• 
  Журнал полезный
• 
  Nargis журнал
• 
  Журнал politbook