Главная
О нас
Наши собаки
- Репортаж
- Фотоальбом
- Видео
Информация
- Новости
- Статьи
- Ветеринария
- Разное
Юмор
Форум
Контакты

Это интересно

ОКД
ЗКС
ИПО
КНПВ
Мондиоринг
Большой ринг
Французский ринг
Аджилити
Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?

	Элементарное послушание в быту
	Чёткое выполнение команд
	Спорт и соревнования

Полезные ссылки

РКФ

Все о дрессировке собак

Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

Учет библиотечной работы. Журнал регистрации карточек учетного каталога библиотеки

Учет библиотечной работы | Муниципальное бюджетное учреждение культуры “Новозыбковская городская централизованная библиотечная система” Центральная библиотека.

ТЕМА 1. УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ

План занятия:

1. Виды учета в библиотечной деятельности.

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой

работы.

3. Учет справочно-библиографической и информационной работы.

4. Учет книжного фонда.

1.Виды учета в библиотечной деятельности

Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.

Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический. Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.

Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).

Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.

Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.

На основе данных первичного учета ведется отчетность, т. е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определенный период времени (месяц, квартал, год).

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.

Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:

а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.

Учет читателей. Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя. Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).Выданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.

Посещаемость - один из важнейших показателей, характеризующих не только объем работы библиотеки, но и читательскую активность. Единицей учета посещений является факт прихода читателя в библиотеку, зарегистрированный в формуляре читателя, контрольном листке.Учет числа посещений ведут все подразделения ЦБС, которые посетил читатель, для обмена изданий, возврата или продления срока пользования ими, чтения литературы в библиотеке для получения библиографической справки, ознакомления с новыми поступлениями и выставками, а также для участия в массовых мероприятиях, проводимых в библиотеке.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1. Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Данные в столбце N 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.
Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
Данные графы «Итого с начала года» — это сумма граф «Состоит к началу месяца». и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Столбцы N 11- 16 обозначаются самостоятельно.

Часть 3. Учет массовой работы

Рекомендуем в этой части дневника раздельно учитывать книжные выставки, библиотечные уроки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки. Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.

Раздел «Книжные выставки»

Описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.Раздел «Массовые мероприятия»
Кроме названия, темы и формы мероприятия коротко описывается его содержание. Можно дать и оценку эффективности.

Часть 4. Учет работы с передвижниками и передвижек

Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.

Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.

3.Учет библиографических справок.

Все структурные подразделения осуществляют учет справок по единой форме в «Тетради учета библиографических справок». «Тетрадь учета библиографических справок» является документом первичного учета и хранится до ликвидации библиотеки.

Приложение 1Тетрадь учета библиографических справок

№ п/п

Дата

От кого поступил запрос

Содержание и цель запроса

Тип справки*

Отрасль знания

Источник выполнения

Бибиографич. консультация

Отказы

Примечания

Ф.И.О.

катего-

рия читате-ля

Приоритетные темы (выделяются цветом, знаком и пр.):

• права потребителей

• проблемы наркомании

• краеведение

Типы справок:

• тематическая

• адресная

• уточняющая

• фактографи-ческая

Индекс или наименование ступени деления таблиц ББК

Элемент(ы) СБА, с помощью которых выполнен запрос.

АК,СК, СКС,ККС, справочные изд., ЭБД, Интернет

* Возможен вариант деления столбца на колонки

Указывается информация:

•о перенаправленных запросах

•о справках с отрицательным результатом

• об источнике фактографической информации, сам установленный факт и пр.

Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).

Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:

• запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;

• тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.

Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.

Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.

Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

Суммарный учет документов

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета:

- часть 1 – «Поступление в фонд»;

- часть 2 – «Выбытие из фонда»;

- часть 3 – «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Приложение 2.

Форма акта об исключении из фонда

утерянных читателями документов и приеме в фонд

документов, признанных равноценными

Рассмотрено на комиссии Утверждаю

по сохранности фондов

Протокол N ____________ (подпись лица, утвердившего акт)

от «__» _________ 19__ г. от «__» _________ 19__ г.

Акт N ______

«__» _________ 19__ Г.

Настоящий акт составлен __________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц,

__________________________________________________________________

участвующих в составлении акта)

__________________________________________________________________

об исключении из библиотечного фонда _____________________________

(наименование библиотеки или

ее подразделения)

__________ экз. книг (других документов) на сумму ________________

по причине утери читателями и приеме взамен их _________ экз. Книг

(других документов) на сумму _____________________________________

Список книг (других документов) прилагается.

Подписи:

Список изданий и других документов к акту N _______

Утеряны читателями				Заменены
Инв.N	Автор,заглавие,годизданиядокумента	Цена		Инв. N	Автор,заглавие,годизданиядокумента	Цена		Фамилиячитателя
		руб.	коп.			руб.	коп.

Рекомендательный список литературы:

1. ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 02-12-98 590 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА http://www.zakonprost.ru/content/base/part/279720

2. Организация работы ЦБС: инструкции и учетные формы [Текст] / Под ред. Р. З. Зотовой – 2-е изд. – М.: Книга, 1985.

3. Фрумин И. М. Библиотечное дело: организация и управление [Текст]: уч-к для библ. ф-тов ин-тов культуры и педвузов / И.М. Фрумин. – 2-е изд. – М.: Книга, 1980.

4.Школа обучения основам библиотечной профессии: Занятие 1: Учетные формы работы [Текст] / МУК МЦБ; МБО; сост. и отв. за вып. А. О. Кешешян. – Чалтырь, 2009 – 10 экз. http://www.chaltlib.ru/articles/Library/spetsialistu/ucheba/shkola_obuchenija_osnovam_bibliotechnojj_professii/

Полезные ссылки.

1.Библиотечная статистика: сборник нормативно-инструктивных и методических материалов/ Кемеровская обл.науч. б-ка http://www.kemrsl.ru/catalog/113.html

2.Инструкция «Порядок учета статистических показателей работы муниципальных библиотек Псковской области»: Режим доступа //http://pandia.ru/text/79/209/86598.php

3.Учет статистических показателей деятельности муниципальных библиотек г.Ижевска:инструктивно-методическое письмо : Режим доступа http://www.docme.ru/doc/899524/v-zapisnuyu-knizhku.-vyp.19.-uchet

nowbibl.ru

Учет библиотечного фонда: Индивидуальный учет изданий

Индивидуальный учет изданий, являющийся основной традиционной формой учета библиотечного фонда, ориентированной на обеспечение сохранности фонда, сегодня приобретает некоторые новые аспекты, что вызвано, с одной стороны, активизацией бухгалтерского учета библиотечного фонда и, с другой стороны, масштабным внедрением новых информационных технологий в библиотечную деятельность, в том числе, в сферу учета фонда. Именно индивидуальный учет изданий вызвал большее количество вопросов в настоящем блоге, поэтому мы решили объединить все поступившие вопросы и комментарии в одном посте для удобства представления последующих комментариев.Анонимный 17 октября 2012 г., 13:28 В п. 4.4.2 [проекта «Порядка учета документов…»] есть фраза «Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера….», а в п. 4.4.1 «Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах…» Т. е. на периодических изданиях и других изданиях временного хранения теперь нужно будет ставить инд.номера, как на книгах???? Раньше такого не было. Нина Хахалева 18 октября 2012 г., 3:451. Да, правила учета ужесточены в направлении полноты охвата документов, включаемых в библиотечный фонд, но система регистрации может быть самой простой. Анонимный 18 октября 2012 г., 6:42 1.Какие документы по новым правилам можно отнести к изданиям временного хранения?. На сегодня мы в эту категорию включаем брошюры, книги более 48 стр, но имеющие карманный формат и клееный переплет, не имеющие высокой художественной ценности (это только худож.лит.) и поступившие в библиотеку как пожертвования. 2. Нужно ли по новым правилам ставить на ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ учет издания временного хранения, с присвоением им индивидуальных номеров, или достаточно только суммарного учета? Нина Хахалева 21 октября 2012 г., 23:511.Документ, регламентирующий учет библиотечного фонда, не распространяется на регулирование сроков хранения документов. Этот аспект должен быть отражен в Профиле комплектования фонда, и каждая библиотека сама определяет, какие категории документов подлежат каким срокам хранения, исходя из статуса библиотеки и ее миссии, обозначенных в Уставе.2.Да, индивидуальному учету должны подлежать и документы временного хранения. Но этот учет может быть элементарно простым. Забродина Л., ЦДБ г. Мурманск 22 октября 2012 г., 11:36 Что предполагает «элементарно простой индивидуальный учет». На сегодня док.врем. хранения имеют инд. учет в соответствующем алфавитном каталоге, так же отражаются в ЭК, но при этом они не имеют никаких индивидуальных (инвентарных) номеров, как например книги. И на титульном листе и 17 стр. ставится только сигл «Изд.вр. хр." В бухгалтерии они ставятся на учет только суммарно, без указания стоимости изданий. Такой учет изд. временного хранения можно назвать элементарным? и можно ли его будет использовать по новому Порядку учета? Огромное спасибо за ответы!!! :) Нина Хахалева 23 октября 2012 г., 7:48А штамп библиотеки вы не ставите на изданиях временного хранения? Штамп обязателен, поскольку он свидетельствует о принадлежности издания фонду библиотеки. Что касается регистрационного номера, им может быть, например, системный номер, заложенный в БД электронного каталога.По поводу бухгалтерского учета — стоимость изданий всегда ставится суммарно, исключение составляют лишь издания стоимостью свыше 40000 руб. Забродина Л. 23 октября 2012 г., 9:40 Штамп ставится на абсолютно всех поступающих в библиотеку издания, это даже без комментариев. По вопросу бух учета, естественно, по стоимости они ставят на учет суммарно всю партию, но это в том случае, если это издания длительного или постоянного хранения. Издания временного хранения бухгалтерию не интересуют совсем. Мы даже акты на издания врем. хр. для бухгалтерии не делаем, только для себя. А с периодикой там своя система: 1 журнал — 1 рубль, ставят на учет в конце года всю периодику одновременно одной партией по нашему акту. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 24 октября 2012 г., 6:22По поводу бухгалтерского учета — оценка журналов временного хранения по 1 руб за номер абсолютно правильна, остальное требует уточнения. Информация для разъяснения передана в Министерство культуры РФ. Анонимный 21 ноября 2012 г., 2:09 Здравствуйте. После знакомства с проектом появились следующие вопросы: 1) В пункте 4.4.1 сказано, что «В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания)… Зачем нужно столь подробное библиографическое описание. Многие библиотеки до сих пор пользуются советскими инвентарными книгами, а там просто некуда вписывать подобную информацию. Вопрос снимается, если речь в пункте идет об алфавитном каталоге. 2) В пункте 5.3 опять говорится о кратком библиографическом описании, но уже в приложении к акту списания. Не слишком ли много лишних сведений. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 21 ноября 2012 г., 5:311. По первым двум вопросам — скажите, пожалуйста, а какова форма библиографической записи издания в учетных документах у вас сейчас? Анонимный 23 ноября 2012 г., 0:57 Спасибо за ответы. Извините, что долго не отвечала сама. К вопросу о кратком библиографическом описании: у нас главный регистрационный документ — инвентарные книги. В них указываем автора, название, год издания и отрасль знания. В актах списания-то же самое без года издания. Нина Хахалева, советник генерального директора РГБ 23 ноября 2012 г., 4:54Итак, в описании книг Вы опускаете только место издания. Это не критично, если для вашей библиотеки не важен аспект местной печати или краеведения. Что же касается описания многотомных или продолжающихся изданий, Вы же не сможете идентифицировать издание без указания тома, части, выпуска. А в актах списания без указания года издания как Вы проведете переоценку стоимости? Может, у Вас какой-то свой подход? Marina Presnova 27 ноября 2012 г., 3:01 Стоимость переоценивается не по году издания, а по году постановки документа на учёт.

Анонимный 28 ноября 2012 г., 23:47Простите, что так редко прихожу. Очень полезная дискуссия — позволяет расшевелить слежавшиеся формы работы и вспомнить о механизмах внутри этой работы.У нас в актах списания переоценка издания проводится по инвентарному номеру. Составили таблицу в стиле: «1998 год — № № 333333 — 444444, 1999 год — № 555555 -666666». При фонде в 100 тысяч это удобно. А краеведческие издания идентифицируем в актах списания через индекс ББК.

libraryfunds.blogspot.com

Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда - Памятка

приобрестиПамятка - Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фондаскачать (151 kb.)Доступные файлы (1):

n1.doc

Порядок учета движения фондов

При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.Фонд учебной литературы включает в себя:

Учебники
Учебные пособия
Сборники задач и упражнений
Хрестоматии
Рабочие тетради
Дидактические материалы
Атласы и контурные карты

Библиотечный фонд включает в себя:

Литература по различным отраслям знаний
Художественная литература
Литература энциклопедического и справочного характера
Методическая литература
Периодика
Нетрадиционные носители информации (аудио- и видео- кассеты, CD-rom, DVD, открытки, плакаты, карты, настольные игры, слайды, диафильмы и пр.)

Учет поступлений учебной литературы:Учетные формы:

Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета учебного фонда)
Журнал учета учебников
Картотека учебников
Журнал выдачи учебников

1 шаг — Книга учета библиотечного фонда школьных учебников

Отражает общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров и сумме поступивших изданий.

Примечания

Сумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом)

ВНИМАНИЕ!

Обязательны к заполнению Части 2, 3 «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников», отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.

2 шаг — Журнал учета учебников

Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования и номера записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников».

Пример записи в «Журнале учета учебников»

18.02.2005 г., накл. № 31155, ЭКСМУиК

№ 1 (№ записи в Книге учета библиотечного фонда школьных учебников)

ФИО автора	Название	Класс	Кол-во	Цена	Сумма
Бархударов	Русский язык	8 кл	10	36-63	366-30

Примечания

Цена одного экземпляра издания вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное наименование (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших изданий данного наименования.

Возможна замена данной учетной формы на подшивку накладных на поступившие учебники. В этом случае на накладной следует указать № записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников»

3 шаг — Картотека учебников

Отражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям.

Образец учетной карточки для картотеки учета учебников

Класс		Автор, название
Год издания	Кол-во	цена	сумма	№ записи в книге суммарного учета	Примечания	№ акта и дата выбытия

Примечания

При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.

Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий)

В графе «Примечания» может отражаться информация об адресности учебного пособия (для углубленного изучения, коррекционный вид и т.д.), о месте хранения учебников (на пример в предметном кабинете, запасном хранении, передаче во временное пользование в другое учреждение и пр.)

ВНИМАНИЕ!

При наличии компьютера вместо Книги учета библиотечного фонда школьных учебников, Журнала учета учебников и Картотеки учебников возможно ведение учета с применением Таблиц Excel. Данные таблицы позволяют объединить всю необходимую информацию о составе и движении фонда учебников, а также при необходимости делать выборки изданий по различным параметрам (год издания, цена, название и автор учебного пособия и пр.), обсчитывать суммы и т.д.

Учет поступлений библиотечного фонда

Учетные формы:

Книга суммарного учета библиотечного фонда
Инвентарная книга
Журнал безынвентарного учета
Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Картотека периодики

Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
Тетрадь учета подарочных изданий

1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фонда

В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» отражаются общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, кол-ве экз., сумме поступивших изданий и разбивке их по видам.

Примечания

В графе «Номер записи п/п» каждый год нумерация начинается с №1.

В графе «Источник поступления» указывается, откуда поступили издания. Помимо основных поставок из ЭКСМУиК, издания могут поступать в библиотеку из других источников (по раздаточным ведомостям, например из ОМЦ, по актам замены или дарения и пр.) В этом случае в графе «Номер или дата сопроводительного документа» указывается № акта по которому издания ставятся на учет или № сопроводительного документа.

В связи с тем, что вся поступившая литература ставится на учет централизованной бухгалтерией, в графе «Сумма» указывается общая сумма с НДС (выделенная жирным шрифтом в накладной) всех поступивших изданий.

В графе «Документы, принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Инвентарную книгу».

В графе «Документы не принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Книгу безынвентарного учета», в картотеку периодики.

В разделе «Поступило» рекомендуется разделить графу «Документы не принятые на баланс» на две части для учета изданий безынвентарного учета и периодики. В графе «АВД» записываются поступления нетрадиционных носителей информации.

В разделе «Из них по видам» АВД учитываются документы, подлежащие записи в «Журнал нетрадиционных носителей информации».

Пример изменений, сделанных в Части 1

Книги суммарного учета библиотечного фонда

Поступило
Дата записи	Номер записи п/п	Источник поступления	Номер или дата сопроводительного документа	Всего	В том числе (экз.)					Из них по видам
					Документы, принятые на баланс, занесенные в инвентарную книгу	На сумму		Документы, не принятые на баланс		АВД (нетрадиц. носители инф.)
						Руб	Коп
								Издания безынвентарного учета	периодика
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

На правой стороне Части №1 в разделе «Распределение по содержанию» необходимо указывать кол-во поступивших изданий с разбивкой по содержанию.

На свободном поле справа можно указывать инвентарные номера изданий, занесенных в Инвентарную книгу.

ВНИМАНИЕ!

Обязательны к заполнению Части 2, 3 Книги суммарного учета библиотечного фонда, отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.

2 шаг — Инвентарная книга

Содержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению.

Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице.

Примечания

Если в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших экземпляров данного комплекта.3 шаг — Журнал безынвентарного учета

Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы (коллективки), малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению.

Структура «Журнала безынвентарного учета» строится по образцу «Инвентарной книги». Следует добавить графы «Количество» и «Сумма».

Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. Таким образом, все издания одного наименования, поступившие в кол-ве более 1 экз., получают один номер. В этом случае на издании проставляется номер, присвоенный наименованию с указанием через дефис или косую черту номера данного экземпляра, к номеру добавляется пометка б, которая обозначает, что издание учтено в «Журнале безынвентарного учета» (например №3-1 б, №3-2 б, №3-3 б и т.д. или № 3/1 б, № 3/2 б, №4/3 б и т.д.)4 шаг — Журнал учета нетрадиционных носителей информации

В данном журнале учитываются документы на нетрадиционных носителях: аудио-, видео- кассеты, CD-rom, DVD, слайды, диафильмы, карты, настольные игры, открытки, плакаты и пр.

Структура Журнала учета нетрадиционных носителей информации строится по образцу Инвентарной книги. Помимо уже имеющихся, следует добавить графу «Вид носителя», в которой делается пометка: аудио-, видео- кассеты, CD-rom, DVD, открытки, плакаты, слайды, диафильмы и пр. Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. К номеру, проставляемому на издании (на пластиковые коробки наклеивается бумажный ярлык), добавляется пометка н, которая обозначает, что издание учтено в «Журнале учета нетрадиционных носителей информации» (например №3-1 н)5 шаг — Картотека периодики

На карточке указывается название периодического издания, год и номера поступивших экземпляров. Карточки расставляются в алфавитном порядке названий периодических изданий.

Образец Регистрационной карточки

Название

Периодичность

Кол-во экз.

Год

январь

февраль

март

апрель

май

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

ноябрь

декабрь

Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных

Взамен утерянных принимаются издания последних 5 лет выпуска. Это обусловлено необходимостью постановки изданий на баланс.

Учет изданий, принятых взамен утерянных производится так же, как учет обычных поступлений. В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» в разделе «Поступления в фонд», делается запись с указанием № и даты акта замены, количества и суммы поступивших изданий, принятых взамен утерянных, в графе «Откуда поступило» делается запись «по акту замены». В части 2 «Книги суммарного учета библиотечного фонда», в разделе «Выбытие из фонда» делается запись о выбытии с указанием кол-ва и суммы утерянных изданий.

Тетрадь учета подарочных изданий

Издания, принятые в дар, ставятся на учет по акту дарения. Учету подлежат издания последних 5-ти лет выпуска.

Издания, принятые в дар, но по году издания, не подлежащие постановке на учет, регистрируются в «Тетради учета подарочных изданий». Это необходимо в связи с тем, что в фонде библиотеки не должно быть незарегистрированных изданий (не отраженных в какой-либо форме учета).

Для того, чтобы было понятно, что данное издание не поставлено на учет, а записано в «Тетради учета подарочных изданий», рекомендуется присваивать этим изданиям регистрационный номер с пометкой д (дар)

Акты о проверке, списании и постановке на учет документов в библиотеке ОУ

Для проведения списания приказом по образовательному учреждению создается комиссия, в которую входят материально ответственные лица и независимые представители от данного учреждения.

Акты на списание составляются в 2-х экземплярах по определенной форме и утверждаются руководителем образовательного учреждения, методистом по учебным фондам и бухгалтером.

Правила составления актов, сопроводительных списков, коэффициенты переоценки следует узнавать у бухгалтера, отвечающего за учет материальных ценностей конкретного образовательного учреждения.

После утверждения акта о выбытии к нему прилагается квитанция о сдаче списанных изданий в макулатуру. Дата на квитанции не должна превышать 3-х дневного срока после утверждения Акта.

В «Книге суммарного учета библиотечного фонда», «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников» делается запись в части 2 о выбытии из фонда. Во всех остальных учетных формах («Инвентарная книга», «Журнал безынвентарного учета», «Журнал учета нетрадиционных носителей информации», Картотека учебников, Картотека периодики) делается отметка о выбытии списанных изданий (№ и дата Акта).

Спасание периодических изданий можно проводить по истечении 1 года хранения.

Списание учебной литературы проводится по истечении 5 лет использования, при наличии замены.

Акты на списание документов хранятся в библиотеке в течение 10 лет.

Ведение учета деятельности библиотеки ОУ

Учетные формы:

Дневник работы школьной библиотеки
Журнал учета библиотечно-библиографических справок
Журнал учета ведения уроков информационной грамотности
Журнал учета использования компьютерных ресурсов

Дневник работы школьной библиотеки

Сведения, отражающие читательскую активность учащихся образовательного учреждения: кол-во читателей, кол-во посещений, книговыдача, позволяют вычислить основные числовые показатели результативности деятельности школьной библиотеки: посещаемость и читаемость, необходимые для проведения грамотного анализа работы библиотекаря. Данные сведения можно получить только при регулярном ведении «Дневника работы библиотеки». Однако имеющаяся форма «Дневника» не позволяет учесть такие важные показатели, как количество читателей и книговыдачу по возрастным группам.

Учитывая потребность библиотеки в анализе читательской активности именно по возрастам (параллелям) предлагаем следующие рекомендации по ведению «Дневника работы библиотеки»:

Часть 1. Учет посещений и количества читателей

В графе «Всего читателей» указывается количество учащихся, пришедших в библиотеку в первый раз с начала нового учебного года. Для удобства ведения учета и анализа динамики состава читательских групп разных возрастов библиотекам средних школ следует разбить графу «Всего читателей» на три части для учета кол-ва читателей по классам (1-4, 5-9, 10-11)

В графах «Учащихся», «Учителей», «Родителей» указывается кол-во посещений библиотеки читателями данных категорий. В графе «Число посещений» указывается общее кол-во посещений всеми группами читателей.

Число месяца	Всего читателей			Учащихся											Учителей	Родителей	Число посещений
	1-4	5-9	10-11	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Состоит к началу месяца
1
2
3
4
…
Всего с начала месяца
Итого с начала года

Часть 2. Учет книговыдачи

В графе «Книговыдача» учитывается выдача печатных изданий (книги, периодика), нетрадиционных носителей информации на дом, для работы на уроке, для работы в читальном зале.

Для удобства ведения учета и анализа динамики книговыдачи читательским группам разных возрастов библиотекам средних школ следует выделить одну из неиспользуемых граф для учета книговыдачи по классам (1-4, 5-9, 10-11)

Примечания

Посещением библиотеки считается каждый фактический приход читателя в библиотеку для получения информации. Если читатель пришел в библиотеку несколько раз за день, и ему выдавались различные информационные носители, каждое посещение и книговыдача учитывается.

Выдача комплектов литературы (коллективки) учитывается как посещение и книговыдача по кол-ву экземпляров.ВНИМАНИЕ!

Выдача учебной литературы в посещениях и книговыдаче не учитывается.

Исключение составляют учебные пособия, выдаваемые сверх основного базового комплекта, для индивидуального пользования учащимися (подготовка к экзаменам, докладам, дополнительное изучение предмета и пр.)

Часть 3. Учет массовых мероприятий»

В третьей части «Дневника» учитывается проведенная информационная, индивидуальная и массовая работа библиотеки.

При учете разработанных выставок следует отмечать количество представленных на выставке источников информации, и книговыдач, сделанных с конкретной выставки.

При учете массовых мероприятий, следует указывать возрастную группу читателей, для которых проводилось мероприятие и количество участников.

Примечание:

В данной части возможен учет проведения уроков информационной грамотности. В этом случае следует выделить для этой информации отдельную страницу.

Журнал учета библиотечно-библиографических справок

Отражаются информационные запросы читателей, требующие поиска и выбора информации из различных источников.

Форма «Журнала» должна отражать дату, фамилию пользователя, читательскую группу (ученик, учитель, специалист, родитель), тему запроса и источники, по которым подбиралась информация.

Журнал учета ведения уроков информационной грамотности

Учитывается проведение мероприятий, связанных с обучением основам библиотечной грамотности: знакомство с библиотекой, структура книги, виды изданий, умение формулировать информационный запрос, навыки поиска и использования информации и т.д.

Форма учета проведения уроков информационной грамотности может быть произвольной, но должна наглядно отражать ознакомление учащихся с темами в соответствии с Программой.

Примечания

Учет проведения уроков информационной грамотности может отражаться в «Дневнике работы библиотеки» в части 3 «Учет массовых мероприятий».

Журнал учета использования компьютерных ресурсов

Учитывается работа учащихся и учителей с информацией с использованием компьютерных ресурсов: поиск информации по базам данных, в Интернет, работа с нетрадиционными носителями информации (CD, DVD и пр.)

Образец страницы «Журнала учета использования компьютерных ресурсов»

дата	Фамилия имя	Читательская группа (учащиеся, учителя, родители)	Тема	Вид ресурса	Время работы	Подпись

Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда

nashaucheba.ru

Учетные формы

Новая социально-экономическая реальность, в которой функционируют современные библиотеки, требуют особого внимания к вопросам регулирования библиотечного учета. Анализ деятельности показал, что во многих библиотеках имеют место случаи нарушения правил учета, зачастую отсутствуют инструктивные и регламентирующие документы. Предлагаемые методические рекомендации содержат перечень и форму нормативно-регламентирующих документов по организации учета показателей обслуживания пользователей в библиотеках городского округа город Выкса, которые должны быть в каждой библиотеке.КартотекиСистематическая картотека статей и другие картотеки библиотеки.Систематическая картотека статей (СКС)В справочно-библиографический аппарат библиотеки кроме каталогов входит система картотек. Она представлена:• систематической картотекой статей;• краеведческой картотекой;• тематическими картотеками.Если вам нужна оперативная информация, публикуемая на страницах журналов, газет, сборников, обращайтесь в систематическую картотеку статей. Она является дополнением к систематическому каталогу, в основу ее положена библиотечно-библиографическая классификация (ББК) предназначенная для библиотек. Расписывать статьи в картотеку необходимо из ВСЕХ, выписываемых вами журналов и газет по всем отраслям знаний, науки и техники. В СКС статьи разных авторов из разных периодических изданий, но по одной теме собраны в одном месте.Формирование СКСФормирование СКС осуществляется на основе заранее составленного паспорта и принимаемых в ходе комплектования методических решений, относящихся главным образом к систематизации материала. В паспорте отражаются тематика картотеки, виды изданий, материалы из которых расписываются, структура, внешнее ознакомление и другие характеристики.Паспорт систематической картотеки статей (СКС)1.Полное наименование картотеки.2.Картотека находится в ведении.3.Назначение картотеки.4.Тематика картотеки.5.Картотека ведется.6.Объем.7.Представлены карточки.8.Тип включенных карточек.9.В каталоге отражаются.10.Языковый состав.11.Структура картотеки.12.Группировка материала.13.Сведения, занесенные на лицевую и оборотную стороны карточек картотеки.14.Оформление картотеки.15.Ответственный за ведение картотеки.Образец карточки на статьи из журналаШоу, ИрвинБог был здесь, но он давно ушел [Текст ] : рассказ [амер. писателя]/ Ирвин Шоу; перевод с англ. М. Дронова; рис. А. Остроменцкого // Смена. — 1995. — № 8. — С. 12-29.Карточки за разделителями расставляются в обратно-хронологическом порядке, т.е. сразу за разделителем идут карточки за текущий год, а далее по убывающей. Все ящики в картотеке пронумерованы. Статьи из художественных журналов хранятся за 10 последних лет, из политических - 5 лет, из методических изданий хранятся постоянно.Группировка карточекКарточки в СКС располагаются в систематическом порядке по схеме классификации, принятой для систематического каталога (по ББК), а внутри каждого деления — в обратно хронологическом порядке. Такая группировка позволяет, с одной стороны, представить в самом начале раздела (подраздела) новейшие статьи, а с другой — облегчает работу по удалению устаревших материалов из картотеки.Структура СКС, как правило, отличается от структуры систематического каталога более дробной детализацией разделов и подразделов ввиду того, что по каждой теме статей публикуется больше, чем книжных изданий. За каждым разделителем должно стоять не более 40-50 карточек (принятая в практике библиотек норма).Сроки хранения карточек в СКС строго не регламентированы и устанавливаются в каждой библиотеке, исходя из общих рекомендаций и наблюдения за использованием СКС в самой библиотеке. Согласно общим рекомендациям, материалы по общественным наукам хранятся в картотеке 3-4 года, по естествознанию и техническим наукам — 4-5 лет, по литературоведению, искусствознанию — 7 и более лет.Для облегчения поиска создается алфавитно-предметный указатель (АПУ), как правило, единый к СКС и систематическому каталогу.Для поддержания СКС на уровне, отвечающем эксплуатационным требованиям, проводится как плановое, так и текущее редактирование рубрик и подрубрик, введение новых тематических делений, разукрупнение, а также удаление устаревших.Как и каталоги, СКС переводятся в электронную форму. При этом имеющаяся картотека в карточной форме консервируется, а ее компьютерная версия создается путем ввода новых публикаций.Преимущества СКС в электронной форме по сравнению с традиционной карточной несомненны, поскольку она позволяет вести многоаспектный поиск как по тематике, так и по ряду других признаков (по авторской принадлежности, наименованию журнала, году его издания и др.).Однако нельзя не отметить трудности создания СКС (как впрочем и электронного каталога каталога). Эти трудности связаны, прежде всего, с раскрытием содержания статей. Операция индексирования документов при вводе в автоматизированную систему (будь то каталог или СКС) затруднена. При ведении традиционной СКС содержание статей отражается, как правило, в одном разделе (подразделе), что не позволяет обеспечить полноту выдачи информации. Перевод на электронную технологию требует иного лингвистического обеспечения. Вместо информационно-поисковых языков (ББК.) обычно используются лексические единицы из текста статьи — ключевые слова. Примерное описание статьи из журнала и газеты

Эркаева Г.Д.

Библиотека позитивных перемен/ Г.Д.Эркаева//Современная библиотека.- 2014.- № 6. – С.16 – 19.

Лицевая сторона

Регистрационная карточка

абонента индивидуального информирования № ____

Фамилия, имя, отчество:
Место работы:
Должность:
Адрес:
Телефон:
Электронная почта:
Темы информирования:	1. 2.
Форма информирования:
Периодичность информирования:
Способ оповещения или доставки информации:

Оборотная сторона

№ п/п	Дата	Литература

Лицевая сторона Регистрационная карточка абонента группового информирования № ___

Наименование организации (предприятия, учреждения):
Фамилия, имя, отчество ответственного лица:
Контактный телефон:
Электронная почта:
Темы информирования:	1.2.
Форма информирования:
Периодичность информирования:
Способ оповещения или доставки информации:

_________________________________________________________________библиотекаПАСПОРТ мероприятия Название мероприятия ______________________________________________________________________________ Форма мероприятия __________________________________________________________________________________ Место проведения____________________________________________________________________________________

Ф.И.О. ответственного сотрудника _____________________________________________________________________Группы читателей____________________________________________________________________________________Цель________________________________________________________________________________________________Дата проведения______________________________________________________________________________________Количество присутствующих___________________________________________________________________________Количество представленной литературы__________________________________________________________________Количество выданной литературы________________________________________________________________________Содержание мероприятия____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Краткие выводы____________________________________________________________________________В условиях недостаточного комплектования возникает большое количество отказов. Учет отказов помогает вести работу по докомплектованию книжного фонда библиотеки.Учет отказов удобнее всего вести в специальной тетради.

ТЕТРАДЬ УЧЕТА ОТКАЗОВ

№	Дата	Автор	Заглавие	Отрасль знания	Кому отказано (№ читательского формуляра, читательская группа)	Приичина отказа	Примечание

ТЕТРАДЬ УЧЕТА СПРАВОК

№

п/п

Дата пос- тупления запроса

От кого поступил запрос

Формулировка запроса; цель запроса

Библиографические справки

Фактогра- фическая

Отрасль знания, по которой выполнена справка

Источник выполнения

Ис- пол- ни- тель

При- чина отка- за

При- ме- ча- ния

Темати- ческая

Уточня- ющая

Адресная

Информ. ресурсы библиотеки

Внешние информ. ресурсы (на коммерч. основе)

Учетной единицей является запрос и ответ на него – устная или письменная справка, содержащая сведения о документах по определенной теме (тематическая), или об одной уточненной библиографической записи ( уточняющая), или о местонахождении конкретного документа (адресно-библиографическая), или о выявленном факте ( фактографическая).

mbukcbs.ru