Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Заводим личное дело сотрудника: образец оформления. Журнал регистрации личных дел работников образец
Оформление личного дела сотрудника
17 февраля 2016
Просмотров: 3553
В любой организации обязательно должно быть личное дело сотрудника, образец оформления которого и состав папки оговаривается в Трудовом кодексе РФ и Указе президента РФ №609 от 30 мая 2005 года. Это обязательный документ, который заводится на каждого работника и предоставляет полную информацию о его трудовой деятельности и учебе в вузе. Личное дело оформляется в начале трудовой карьеры человека, то есть при первом принятии его на работу, со временем туда вносятся необходимые сведения, которые отражают трудовые отношения сотрудника с его работодателями.
Основные требования закона
Для государственного предприятия личные дела работника оформляются в обязательном порядке, что указано в ч. 3 ст. 42 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» от 27.07.2004 года. Поэтому на каждого государственного служащего в день приема на работу заводится личное дело и заносится в базу данных.
При смене места работы новый работодатель с легкостью получит всю необходимую информацию о сотруднике.
Таким образом, единая база данных облегчает доступ к полной информации о платежных данных и формировании налоговых выплат, трудовом и общем стаже, возрасте и другой необходимой информации сотрудников.
Несколько по-другому обстоит дело с учетом работников на частном предприятии. Ни один закон или акт трудового законодательства не обязывает руководителя заводить личные дела своих сотрудников.
Постоянная текучка кадров или нехватка времени и средств усложняет этот процесс, в результате многие признают это непродуктивным занятием. С другой стороны, никто не запрещает оформить в организации такую систему учета.
Для этого нужно выдать определенный акт, приказ или распоряжение, в котором будут полно и доступно раскрыты все правила оформления, ведения и хранения документов. Обязательно надо указать должностное лицо, которое будет нести ответственность за ведение и оформление, а также хранение личного дела сотрудников.
Комплект документов
Оформление личного дела должно соответствовать определенным правилам. Личное дело состоит из целого списка необходимых документов, которые собираются в одну папку.
Там должно находиться заявление работника с просьбой принять его на работу, заполненная анкета с указанием всех важных событий в жизни работника (автобиография) и характеристики с предыдущего места работы, при наличии такового.
Также в папке сотрудника должны быть:
Фото 1. Образец внутренней описи.
- Ксерокопии документов об образовании (дипломы, сертификаты).
- Копия паспорта.
- Копия свидетельства о заключении брака (при наличии).
- Трудовое соглашение.
- Фотография.
- Документ, утверждающий работника в должности, разные выписки из протоколов или результаты тестирования.
- Заявление или приказ о переводе на определенную должность (при переходе на другое место работы).
Обязательно в общий комплект включаются должностные инструкции или регламент работы, при повышении квалификации аттестационные листы и отзывы, личный лист учета кадров с дополнениями, документы о награждении или о наложении взыскания.
Кроме того, в личном деле должны находиться справки о доходах и имуществе.
Последовательность наполнения папки
Фото 2. Лист-заверитель.
Заполняют папку документами в порядке хронологии. При появлении необходимых документов их следует внести в общий список или же снять копию и вложить в папку.
Если работник был уволен, его личное дело прекращает функционировать и через 3 года переходит в архив.
Для работников государственной службы дело должно пролежать в кадровом отделе 10 лет и только после этого перейти в архив.
Все бумаги, которые лежат в папке личного дела, должны быть описаны и пронумерованы. Образец внутренней описи можно увидеть на фото 1.
Отдельно должен быть заполнен лист-заверитель, в котором отмечают общее количество пронумерованных страниц (фото 2).
Иногда несколько личных дел группируют между собой в наряд за год. В таком случае общая папка группы должна состоять еще из одного листа с перечнем всех прошитых личных папок. Это делается для упрощения поисков необходимого документа конкретного сотрудника.
На каждого работника формируется только одно личное дело. Это требование государства.
Оформление дела начинается с обложки (фото 3), в которой записывается следующая информация:
Фото 3. Обложка дела.
- ФИО в именительном порядке;
- первая буква фамилии;
- дата поступления на работу;
- срок хранения;
- общее количество листов.
Итак, титульный лист (обложка) в верхней части (первая строчка) заполняется только государственным или муниципальным органом при переходе папки в архив (код архива или организации). Все требования подробно расписаны в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 г. Поэтому на обложке нужно предусмотреть место для этой записи или штампа.
Журнал регистрации
Лучше всего, если на предприятии будет заведен отдельный журнал для регистрации всех личных дел работников.
Строгих условий для его оформления нет, поэтому журнал делают самостоятельно или приобретают готовый. Ведение журнала заключается в записи информации обо всех оформленных делах сотрудников в хронологическом порядке. Расчертить страницу можно по таким параметрам:
- порядковый номер;
- номер личного дела;
- ФИО сотрудника;
- дата оформления папки;
- другая информация.
Если же дело передается в архив или сотрудник увольняется, в журнале необходимо сделать определенную пометку с указанием даты закрытия дела и причины.
Заполнение журнала, формирование и оформление личных дел должны проводиться специальным сотрудником службы кадров. Самостоятельно собирать документы личного дела работник не имеет права, также никто не может читать или разглашать персональные данные служащих. За разглашение важных данных человек несет ответственность. Причем каждый сотрудник обязан знать обо всех документах, которые находятся у него в личном деле и ежегодно ставить подпись об ознакомлении с ними.
Если у работника изменились данные (например, при замужестве сменилась фамилия), необходимо отразить это в личном деле. Допускается перечеркивание одной горизонтальной линией старой фамилии с последующим указанием над ней новой.
Такое действие кадровая служба вправе сделать только при наличии подтверждающего документа (в данном случае свидетельства о браке и паспорта).
Хранение и выдача
Все, что находится в личном деле, является строго конфиденциальным, хранение таких документов должно быть безопасным и продуманным. Следует исключить возможность проникновения посторонних лиц с целью ознакомления с важными документами любого сотрудника.
Поэтому чаще всего папки хранятся в сейфе. Будет правильно расположить дела корешками наружу, на которые для удобства можно наклеить порядковый номер или фамилию.
Личное дело работников предприятия на руки не выдается никогда. Лишь правоохранительные или контролирующие органы вправе затребовать эти документы.
Автор:
Иван Иванов
Поделись статьей:
Оцените статью:
Похожие статьи
vseobip.ru
образец бланка, оформление согласно ТК РФ, что в себя включает
Личное дело – пакет документов с информацией об определенном работнике для служебного пользования. Все действия, которые его касаются, производятся согласно законодательству, а также внутренним регламентам кадрового и общего делопроизводства.
Оно является инструментом менеджмента в части управления персоналом, позволяет упорядочить сведения о сотрудниках. Дело заводится на отдельного человека. Строгих требований к его оформлению, ведению и содержанию нет. Однако госслужащие попадают в особую категорию, для которой его наличие обязательно. Для предприятий частной формы собственности ведение такой документации – собственная инициатива руководства.
Какие документы включает?
Несмотря на отсутствие определенных правил, его принято формировать из следующих документов:
- Анкета.
- Автобиография.
- Дипломы, сертификаты об обучении, аттестаты.
- Рекомендации в письменном виде.
- Заявление о приеме, об увольнении (дополнительно – копия).
- Трудовой договор.
- Различные приказы (об увольнении, переводе).
- Документы о браке.
- Справки.
- Фотография.
- Паспортные данные.
Анкету можно заменить листом по учету кадров, рекомендации – характеристиками, а автобиографию – резюме. У каждого личного дела должна быть внутренняя опись.
В случае с государственной службой в этот список добавляются:
- Документальное свидетельство об успешном прохождении конкурса.
- Копии трудовой книжки, военного билета, актов гражданского состояния.
- Экземпляр контракта (о службе).
- Дополнительные соглашения.
- Сведения о воинском учете.
- Аттестационный и экзаменационный листы.
- Копии документов о награждении, присвоении чинов или классов, поощрениях.
- Сведения о проверках с контрольными листами.
- Допуски.
- Информация о доходах (имущественных правах).
- Копия страхового свидетельства (пенсионного), о постановке на налоговый учет, медицинского полиса.
- Справка о проверке доходов.
- Медицинское заключение.
Все подлинники и копии размещаются в хронологическом порядке. Служащие госструктур обязаны просмотреть и изучить дело не реже 1 раза в год. Копии утверждаются подписью. Допускается использовать факсимиле, если это разрешено на предприятии, и есть приказ.
О том, как оформить эту документацию, смотрите на следующем видео:
Кто и когда формирует и ведет?
Такую документацию ведет кадровый работник. Заводится дело при поступлении на работу, отправной точкой считается дата в соответствующем приказе. Изначально новый сотрудник заполняет анкету, предоставляет паспортные данные, передает работнику службы документы об образовании, браке, трудовую книжку и характеристики.
В дальнейшем кадровик складывает все в папку или другим удобным способом. Важно, чтобы пакет был в одном месте. По мере добавления поступившие документы складываются туда же и нумеруются. В описи указывают изменения. Создают специальный журнал, где указывают регистрационный номер дела, дату, его содержание, фамилию и инициалы человека.
Ведение происходит на протяжении всего времени работы конкретного сотрудника.
Нельзя допускать ошибки в записях, вносить исправления. Можно создавать разделы. Работнику необходимо передавать сведения и их официальные подтверждения в случае изменений. Оригиналы обычно возвращают владельцу после фиксирования информации в карточке.
Увольнение влечет за собой закрытие личного дела и его подготовку для сдачи в архив. Для государственных служащих действуют другие правила. Проверка производится каждый год, а ее результаты заносятся в акт установленной формы. Такая обязанность возлагается на службу по кадрам.
Оформление и хранение
Для каждого дела заводят опись, формируют обложку. На ней обозначают его номер согласно данным из журнала регистрации, даты начала и окончания ведения. Производство считают законченным после увольнения или перевода лица. Приложенные документы нумеруются и прошнуровываются.
Госслужба предполагает хранение персональных данных после увольнения в течение 10 лет. Далее дело передается в архив. Перевод на другую должность либо структурное подразделение не является причиной для сдачи на хранение.
В архиве личные дела остаются на протяжении 75 лет. Первый день хранения – дата увольнения.
Любая организация должна обеспечить конфиденциальность такого рода информации. Поэтому необходимо установить шкафы, в которые складываются данные дела. Для удобства пользования их распределяют по алфавиту, отталкиваясь от первой буквы фамилии на обложке, по отделам, филиалам.
В пользование его может брать лишь тот сотрудник, у которого есть на это полномочия. Например, инспектор по кадрам, руководитель предприятия или сам работник. Передача документации фиксируется в специальном журнале. Право на такое действие определяется либо приказом, либо указывается в должностных обязанностях.
znaydelo.ru
Журнал регистрации личных дел служащих
Открыть в формате Word 
| Форма журнала |
ЖУРНАЛ
регистрации личных дел служащих
Начат "_____" _______________ 200 __ г.
Окончен "_____" ______________ 200 __ г
| № п/п | Номер личного дела | Фамилия, имя, отчество | Табельный номер | Должность |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Вид документа:
Ключевые слова:
Рубрика:
Опубликовано 2008-12-21 20:58 пользователем HRPR2
hr-portal.ru
|
Картотека личных дел работников личные дела относятся к группе дел, которую подбирает в организации кадровая служба. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к инструкции. Обращаем внимание предпринимателей на тот факт, что ведение карточек по форме т-2 на своих работников является обязательной. Согласно статьи 54 трудового кодекса республики беларусь наниматель также обязан. Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников руководители (глава предприятия, его заместители, помощники) руководители структурных подразделений и их заместители главные (ведущие) специалисты работники, на которых возложена полная материальная ответственность работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия. Личному делу присваивается номер, записанный в последующем в журнале учета личных дел.
Интересное на сайте: |
Он может получить его под роспись в хоть какой денек, когда ему это будет нужно. тут представлены эталоны кадровых документов трудовые договоры и примерная форма журнальчикьчикьчикьчикьчик регистрации и учета личных дел. График работ (сменности) утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом, если такой имеется на предприятии. При приеме от работника трудовой книги лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в случайной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя. так как законодательно не определена учетная форма для журнальчикьчикьчикьчикьчика регистрации личных дел работников, делается данный журнальчикьчикьчикьчикьчик в свободной форме. Дата начала личного дела (дата приема работника на работу). необходимо ли сформировывать личное дело на совместителя? При нужености форму бланка можно модифицировать вводить дополнительные ячейки для данных либо убирать лишнюю информацию. разглядим порядок наполнения личной карточки принятого работника на базе предоставленных документов. 
kazanga.ru
