Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу. Журнал регистрации по личному составу образец
Журнал регистрации приказов по личному составу: образец, бланк, заполнение
Журнал регистрации приказов по личному составу существует для систематизации кадровых приказов по принципу хронологического каталога. Непосредственно приказы по кадрам подшиваются в личные дела сотрудников.
Несмотря на то, что нормативно требование и форма ведение журнала регистрации приказов по кадрам не закреплены, некоторые задачи, которые ставятся перед кадровой или делопроизводственной службой не могут быть решены без систематического ведения учета приказов. Без журнала регистрации найти, например, приказы за определенное число не представляется возможным.
Форма журнала регистрации по личному составу
Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.
- В первом столбце указывается порядковый номер фиксируемого приказа.
- Во втором столбце заносится дата приказа.
- В третьем столбце указывается номер приказа.
- В четвертом столбце обозначается вид приказа: прием на работу, увольнение, перевод и т.д.
- В пятый столбец заносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
- В шестом столбце фиксируется табельный номер сотрудника, в отношении которого подписан приказ.
- В седьмом столбце вносится основание подписания приказа: заявление сотрудника, трудовой договор, дополнительное соглашение и т.д. с номером и датой регистрации.
- В журнале может быть предусмотрен дополнительный столбец для внесения примечаний по записи.
Форма журнала может незначительно меняться в каждой организации. Например, в некоторых организациях в журнале регистрации приказов по личному составу предусматривается запись о должности сотрудника и кратном содержании регистрируемого приказа.
В целом порядок оформления журнала определяется локальным нормативным актом.
Что подлежит регистрации
- Директора и руководители.
- Главный бухгалтер.
Приказы по ним относятся к основной деятельности и регистрируются в соответствующем журнале.
Если говорить о содержании, то следует исходить из сроков хранения журнала регистрации распорядительной документации по личному составу, которые регламентируются специальным перечнем типовых документов Архивной службы. В соответствии с перечнем установлены 2 вида срока хранения журналов фиксации распорядительной документации:
- Длительный – 75 лет.
- Краткосрочный – 5 лет.
Исходя из этого, процесс регистрации целесообразно дифференцировать и проводить одновременно в двух журналах. В первом, предназначенном для длительного хранения, регистрируются приказы следующего содержания:
- Прием/перевод/увольнение/перемещение с/на работу.
- Аттестация, вопросы квалификации, присвоения разрядов, чинов и т.п.
- Оплата труда и премирование.
- Поощрения, награждения.
- Отпуска: без содержания, по уходу за ребенком, с тяжелыми (вредными/опасными) условиями производства.
- Длительные командировки.
- Дежурства, связанные с основной деятельностью.
Во втором журнале регистрируются приказы кратковременного срока хранения, имеющие следующее содержание:
- Отпуска: положенные ежегодные и в связи с обучением.
- Дисциплинарные взыскания.
- Краткосрочные командировки.
- Дежурства.
Требования к журналу регистрации приказов
К журналу предъявляются следующие требования:
- Журнал должен иметь титульный лист с указанием наименования организации, наименования отдела (в данном случае это – отдел кадров), название журнала, дата начала заполнения журнала и дата окончания журнала, заполняемая, соответственно, перед сдачей журнала в архив.
- Задача ведения журнала регистрации приказов по личному составу возлагается на одного человека, должность, фамилия, имя и отчество которого указывается на обороте титульной страницы в качестве лица, ответственного за ведение журнала.
- Нумерация записей в журнале ведется последовательно: 1, 2, 3 … 128, 129 и т.д.
- Приказы в журнал должны заноситься в хронологическом порядке: каждый последующий должен иметь дату более позднюю, чем предыдущий.
- Фамилия, имя и отчество сотрудника, в отношении которого был подписан приказ, должны быть заполнены полностью, без сокращения инициалов.
- Вся вносимая в журнал информация должна соответствовать содержанию приказов.
Защита от внесения неправомерных изменений
Общим требованиям для всех делопроизводственных и иных журналов в организациях является их защита от изъятия листов, от вложения листов, а также от неправомерных исправлений и корректировок.
Защита от изъятия и вложения осуществляется путем:
- Нумерации страниц.
- Прошнуровки всего журнала насквозь.
- Фиксации концов шнура на последнем листе журнала при помощи сургучной печати или наклеивания специального стикера с печатью организации.
- Записи на последней странице о количестве листов в журнале, которая визируется начальником отдела и печатью учреждения.
На сегодняшний день в продаже имеются типографские журналы регистрации приказов по личному составу, прошитые, пронумерованные и даже опломбированные. Так называемая «пломба» представляет собой голографический стикер, который фиксирует концы прошивающего шнура на последней странице журнала и выполняет функции стикера с печатью организации (или сургучной печати).
На пломбе присутствует голографическая надпись «ОПЛОМБИРОВАНО», которая при вскрытии меняется на надпись «ВСКРЫТО». Так полезное технологическое нововведение приходит в работу кадровых и делопроизводственных служб.
Защита от неправомерных исправлений и корректировок записей журнала осуществляется установлением правила исправлений в журнале.
Вынужденная корректировка ошибочно сделанной записи должна осуществляться путем зачеркивания одной линией, внесения новой записи и удостоверяющей записи об исправлении с датой и подписью ответственного лица.
Пользоваться корректирующими средствами, физически устранять запись при помощи ластика или острого предмета, а также сплошное зачеркивание без возможности прочтения зачеркнутого текста не позволяется.
ru-act.com
Журнал регистрации приказов по личному составу образец excel
Регистрационный журнал — это документ, который обобщает информацию о каких-либо документах, однородных по своему содержанию. Организация для учета входящих, исходящих и внутренних документов используется различные журналы. Некоторые из них являются обязательными к ведению, для некоторых разработаны даже типовые формы.
Например, трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета трудовых книжек, образец которой можно скачать здесь.
Платежные ведомости регистрируется в журнале форма Т-53а.
Может быть предусмотрен отдельный журнал для исходящих документов и отдельный — для входящих. Также, как правило, заводится отдельный журнал для распорядительных документов организации — приказов, распоряжений. Если кадровый состав организации широкий, то приказы по личному составу могут регистрироваться в отдельном журнале. Образец такого регистрационного журнала предлагаем скачать по ссылке внизу статьи.
Для приказов по основной деятельности можно использовать журнал, приведенный для скачивания здесь.
Как правильно оформить?
Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.
Каждый утверждаемый приказ должен быть зарегистрирован в данной журнале. В момент внесения регистрационной записи в журнал приказ получает индивидуальный номер, который прописывается на самом приказе. Нумерация у каждой организации может быть своя, для упрощения могут быть использованы, помимо цифр, также и буквенные обозначения.
Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.
Типовой формы журнала, единой для всех организаций, не существует, поэтому каждое предприятие разрабатывает свой удобный бланк.
Как правило, в журнал включают следующие графы:
- номер по порядку;
- регистрационный номер приказа по личному составу;
- дата формирования документа;
- содержание документа — о чем приказ;
- лицо, которое подписало приказ;
- сведения об исполнителе;
- сведения о сотрудниках, которые должны быть под роспись ознакомлены с приказом;
- отметка о направлении в дело.
Журнал может иметь и другие графы, его примерный образец можно скачать ниже в формате excel бесплатно. Журнал регистрации можно вести как в электронном, так и в рукописном виде. Он не является обязательным к заполнению, скорее является удобным инструментов для организации документооборота компании.
Скачать образец журнала
Журнал регистрации приказов по личному составу образец — скачать.
1000form.ru
Составление и заполнение журнала регистрации приказов по личному составу
Таким образом, приказы по личному составу формально отражают трудовой путь сотрудников организации. В судебных разбирательствах по поводу трудовых споров они имеют юридическую силу, подтверждающую ту или иную версию спора.
Содержание статьи
Виды приказов по движению кадров
К приказам по личному составу, имеющим постоянный срок хранения, относятся следующие:
- О приеме на работу по основному месту, совместительству, на неполный рабочий день, вахтовым методом и т.д.
- О перемещении работников, то есть повышении их в должности, переводе в другой отдел или на работу в другую местность, изменении оплаты за труд и т.д.
- О премировании сотрудников за высокие показатели в работе или хорошее исполнение трудовых обязанностей, по случаю профессионального праздника.
- Об увольнении или расторжении трудового договора по соглашению сторон или по собственному желанию работника, или по другим основаниям.
- О направлении в длительную зарубежную командировку.
- О предоставлении отпуска по уходу за ребенком.
- О командировках или отпуске, связанными с вредными, опасными условиями труда.
В отдельную группу можно выделить кадровые распоряжения, которые имеют срок хранения до пяти лет:
- о ежегодных оплачиваемых отпусках;
- о краткосрочных командировках;
- о дисциплинарных взысканиях;
- о праздничных днях и т.д.
Таким образом, в организации накапливается большой массив документов ежедневного пользования. К ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику. Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.
Для чего нужен этот журнал?
Если в организации регистрируется документ, значит признается его законность, его производственная сила. Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера. Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.
Для того чтобы журнал выполнял свою функцию, его необходимо пронумеровать и прошнуровать. В журнале по порядку должны фиксироваться утвержденные руководителем организации документы.
Его страницы нельзя изымать или добавлять, или подменять, или уничтожать каким-либо образом. С этой целью журнал перед его заполнением необходимо прошнуровать, пронумеровав перед этим каждую страницу.
Шнуровка закрепляется специальным бланком, в котором указывается количество страниц в числовом и буквенном обозначении, проставляется подпись ответственного лица — чаще всего, руководителя компании и печать соответствующего уровня. То есть, подпись ответственного лица закрепляется печатью для документов, подпись генерального директора или руководителя организации – гербовой печатью.
Когда журнал составляется и запускается в производственный процесс?
Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа, поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».
Есть требования по ведению самих приказов по личному составу, но формат журнала их регистрации может разрабатываться специалистами предприятия самостоятельно.
С другой стороны, можно купить готовый к применению журнал в интернет- или книжных магазинах. Кадровики-консультанты на основе собственного опыта разработали удобный формат этого управленческого документа и распространяют разными способами. Все зависит от потребностей и возможностей компании.
Можно купить готовый журнал:
- прошнурованный;
- пронумерованный;
- опломбированный;
Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации.
Кто должен вести этот журнал?
Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.
Если кадровик, который ведет журнал по учету кадровых документов в соответствии с функциональными обязанностями, уходит в длительный отпуск по любому основанию, необходимо возложить исполнение данной рабочей функции на другого работника при помощи соответствующего приказа.
Требования к оформлению
Как было отмечено выше, нет единых законодательно закрепленных требований к оформлению журнала по учету кадровых документов, но необходимо опираться на общие правила оформления журналов по регистрации различных документов.
Титульный лист содержит реквизиты организации, даты начала и окончания ведения журнала, номер документа в соответствии с номенклатурой дел в компании, сведения о работнике, ответственном за ведение журнала и срок хранения (75 или 5 лет). Также необходимо указать литеры, которые присвоены приказам, подлежащим учету в данном журнале:
- это ЛС для документов, которые хранятся 75 лет;
- К – для остальных кадровых документов, если они регистрируются в одной книге.
Сам журнал оформляется следующими графами:
- Номер по порядку. Каждой отдельной записи присваивается свой номер.
- Дата издания приказа.
- Номер приказа по личному составу.
- Вид приказа (прием, увольнение, перемещение и т.д.). Краткое содержание приказа (срок направления в командировку, пункт назначения и т.д.).
- ФИО работника или работников, на которых издан приказ.
- Основание (№ трудового договора или письма, или дополнительного соглашения и т.д.).
На каждой странице может также стоять подпись ответственного лица, заполнившего ее. Изымать листы из журнала нельзя, если необходимо внести какое-то исправление, то оно вносится под следующим по порядку номером и указывается основание, почему оно внесено.
Электронная форма журнала
При большом документообороте в компании и при высокой текучести кадров очень сложно отследить их движение при помощи такого журнала в бумажном варианте.
Поэтому желательно иметь электронную форму данного документа, которая ускоряет процесс поиска необходимой информации по каждому отдельному работнику: сколько дней отпуска он отгулял, в какие дни он был в командировке, когда брал отпуск без оплаты труда и т.п.
С помощью электронной формы документа собрать эту информацию будет достаточно просто. Бумажный вариант придется долго и очень внимательно просматривать, а если изучается деятельность работника, например, за три года, этот процесс займет очень много времени.
Если в организации управленческий документооборот ведется с помощью программы 1С, то в ней автоматически регистрируются все приказы. Также можно создать электронную версию в Excel для внутреннего пользования. Если в организации журнал первоначально ведется в электронной форме, которая потом распечатывается, то все распечатанные листы нумеруются, прошиваются и опечатываются для сдачи в архив.
znaydelo.ru
Журнал регистрации приказов по личному составу
Для чего предназначается журнал по личному составу
Кадровые сотрудники обязаны вести журнал по личному составу, где должны отображаться любые изданные руководством предприятия приказы по отдельному сотруднику.
Единой установленной формы журнала нет, и организация вправе сама разработать свою форму. К обязательной регистрации приказов относят:
- Приказ о зачислении в штат сотрудников.
- О совмещении сотрудником другой работы во время основной.
- О переводе на другую должность на основании приказа: с повышением в должности или с понижением.
- О наложенных на сотрудника взысканиях, поощрениях, награждениях.
- О повышении квалификации сотрудника на основании успешного прохождения курса повышения.
- В случае изменения личных данных издается приказ о смене фамилии с указанием оснований.
- О выплате премиальных или поощрительной суммы, не относящихся к основным заработанным средствам.
- О выходе в отпуск с содержанием или без содержания, например, в учебный отпуск.
- Приказ о командировке сотрудника.
- И другие важные приказы, относящиеся к трудовой деятельности сотрудника.
Законодательная база
Записи в журнале ведутся на основании ряда Законов и подзаконных актов:
- Ст. 86 ТК РФ определяет позицию по внесению персональных данных сотрудника.
- В соответствии раздела VI ТК РФ определены положения о заработной плате, которые указываются в приказе о приеме на работу.
- Статьей 123 ТК РФ регулируется трудовой отпуск.
- Статьи 15, 56, 67 ТК РФ регулируют заключение трудового договора, на основании которого издается приказ о зачислении на работу.
- Ст. 68 ТК РФ определяет порядок издания приказа о зачислении.
- Статья 128 ТК РФ регулирует предоставление отпуска без сохранения содержания при учебном отпуске сотрудника.
- Ст. 358 Приказа Росархива определяет порядок ведения журнала регистрации приказов по личному составу.
Сроки хранения
Сроки хранения журнала регистрации регулируются положениями «Основных правил работой с архивацией документов» и зависят от установленных сроков.
Все приказы можно группировать по этому показателю и формировать в отдельные дела.
- Сроком хранения в архиве до 75 лет относят изданные приказы о зачислении в штат сотрудников, увольнении, переводе в другое подразделение компании, оформлении премии и поощрении. Также подлежат хранению 75 лет приказы о получении повышения, присвоения квалификации и высокого рабочего разряда.
- До 5 лет хранят приказы об отпусках, о наложении взысканий, командировках и дежурствах на предприятии. К этой категории относят приказы о работе во внеурочное время, о денежных компенсациях по переработке сверх установленного времени.
Требования
Можно использовать специально разработанную Минфином специализированную форму, а можно использовать и свою, это также допускается.
Самое главное требование – вести журнал нужно по правилам делопроизводства:
- Титульный лист должен содержать название компании и обозначение журнала. Журнал регистрации приказов будет содержать атрибуты приказов по личному составу компании.
- Необходимо указать порядковый номер тома, дату создания. По окончании журнала на титульном листе указывают дату завершения записей. Поскольку такой журнал подлежит хранению до 75 лет, на титуле указывают срок хранения.
- Вести журнал должен назначенный сотрудник кадровой службы, он назначается отдельным приказом руководства компании. На первой странице указывают ответственное лицо и дату назначения. Также необходимо прописать данные о лице, ответственном за его заполнение: штатная должность, номер приказа о назначении и роспись отвечающего сотрудника. Если произошла смена ответственного, то подобным образом вносятся сведения о нем.
- Листы журнала предназначены для фиксации распоряжений и приказов по личному составу, в каждой графе проставляют порядковые номера распорядительного документа. Также указывают вид приказа: о приеме на работу сотрудника или его увольнении. Прописывают ФИО, должность, по срочному или бессрочному договору был принят сотрудник, и проставляют дату и номер распорядительного документа. Если были допущены ошибки, то исправленную информацию подтверждают подписью ответственного лица.
- Листы журнала должны быть пронумерованы, это действие предотвратит подмену информации. Также журнал прошнуровывают и скрепляют печатью.
Регистрация приказов
Кадровые сотрудники регистрируют изданные приказы по личному составу в отдельно отведенном журнале в день его издания, причем регистрации подлежат любое распоряжение руководства относительно сотрудников.
Зарегистрированный приказ обладает юридической значимостью, и если этого не сделать, то приказ утрачивает свою силу. Ведется журнал за текущий год, нумерация производится сначала. Подобные приказы оформляют в соответствии с требованиями ТК РФ и они выступают как веские основания для внесения записи в трудовую книжку сотрудника.
Как видно из приведенного примера, в журнале присутствуют:
- Порядковый номер проведенной записи.
- Номер приказа, на основании которого делается регистрация.
- ФИО сотрудника.
- Подразделение, где будет работать сотрудник.
- Его штатная должность.
- Присвоенный табельный номер сотрудника.
- Сведения о трудовом договоре: номер и дата заключения.
- Дополнительная информация.
Опытные кадровые сотрудники подразделяют приказы по личному составу по их значимости, и регистрируют отдельно долгосрочные и срочные приказы.
Кроме основополагающих для сотрудника приказов, также подлежат регистрации и дополнительные трудовые соглашения, и приказы на отпуск, и дисциплинарные взыскания и поощрения сотрудника.
Каждый приказ может иметь свой уникальный код, по которому затем будет легче отыскать нужную информацию, например, кодируются приказы на отпуск буквой «О», для взысканий – «В», для командировок сотрудников – « КМ».
Правила заполнения
Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.
Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.
Дата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»
Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск. Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.
Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль. Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту. В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.
Ведение журнала
Кадровая политика на каждом предприятии своя, но есть и общие правила регистрации кадровых приказов, сроком хранения до 5 лет, к ним относят краткосрочные приказы, например о командировке работника, отправлении на учебные курсы повышения квалификации, ухода в отпуск.
Под регистрацией понимают занесение сведений о приказе в особую книгу, что придает ему юридическую значимость.
Все кадровые приказы относят к внутренней документации, и форма регистрационного журнала не установлена в жестких рамках. Срок хранения начинается с даты последней регистрационной даты.Журнал может содержать и дополнительную информацию, например, основания для издания приказа. На титульном листе можно указать индекс приказов, например приказы по отпускам или по больничным листам. Хотя нет требований по индексированию журналов, но для работы кадровой службы это намного удобнее.
В журнале присутствуют 9 граф:
- Порядковая нумерация приказа.
- Дата выхода.
- Нумерация приказа.
- Описывается вид: о приеме, увольнении. Регистрируют полностью, без сокращений.
- Данные сотрудника.
- Причина издания приказа: на основании заявления, трудового договора, по соглашению сторон.
- Графа для подписи сотрудника об уведомлении о выходе приказа, например, об увольнении. Если он не желает ставить свою подпись, то указывают это в отдельной строке.
- Указывается должность сотрудника, который регистрирует приказ.
- Подпись ответственного исполнителя.
Оформление
Особое внимание следует обратить на нумерацию листов, именно листов, а не страниц журнала. В конце указывают количество пронумерованных страниц.
Прошивать журнал следует прочной нитью, поскольку его хранение будет длительным, и нити могут испортиться от времени.
Прошивать следует 2 раза для прочности. Концы нити оставляют на фронтальной стороне журнала, их связывают узлом. На нитях крепят бумажную наклейку, в которой указываются дата окончания журнала, № приказа об его окончании, а на листе ставит подпись ответственный за его ведение лицо.
Требования к подписи жесткие: она должна быть разборчивой. Затем нужно проставить печать компании так, чтобы она покрывала подпись ответственного и на узлах нитей. Нити следует залить клеящим веществом для того, чтобы не была нарушена книга.
Скачать образец журнала регистрации приказов по личному составу в формате MS Word.consultwork.ru
Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения
Юридическая консультация > Предпринимательная деятельность > Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполненияВесь трудовой путь любого работника, начиная с момента приема для исполнения своих обязанностей до последующего увольнения, отражается документально отделом кадров с помощью составления приказов по личному составу. Они помогают работе различных подразделений, а тем более важны для бухгалтерии.
Так, нам начисляются премии, заработная плата, устанавливается оклад и выписывается очередной отпуск. К тому же, необходимость решать спорные дела в суде, доказать принадлежность к организации и даже взять кредит тоже потребует наличия таких приказов.
Приказы по движению кадров
Журнал регистрации приказов по личному составу заполняется работниками отдела кадров
Они могут быть различного вида, сроков хранения и параметров составления. Среди них выделяют следующие приказы:
- Прием на работу. Здесь возможны различные варианты, учитывающие основное место, вахтовый метод, совместительство и т.д;
- Перемещение работника. Такой документ свидетельствует о продвижении по службе, работу в новом отделе, смене территории закрепления или размера оплаты труда;
- Премирование. Выплата дополнительных денежных средств за хорошее выполнение своих трудовых обязанностей, по поводу праздничных мероприятий и т.д.;
- Увольнение. Расторжение договора или решение уйти по собственному желанию;
- Командировка. Направление на определенный срок для исполнения трудовых обязанностей;
- Отпуск по уходу за ребенком. Рождение малыша и последующее его воспитание;
- Вредные условия труда. Назначение командировки или специального отпуска
На протяжении всего срока работы кадровой службы в организации составляется огромное количество документов, которые необходимо постоянно систематизировать и правильно хранить. Именно поэтому заводятся специальные журналы, где регистрируются все необходимые данные. Они учитывают весь личный состав, давая возможность быстрого поиска интересующей информации.
Назначение журнала регистрации приказов
Любой созданный документ, проверенный руководителем и согласованный им же получает статус официального и подлежит обязательной регистрации. Это подтверждает его законность и при присвоении уникального номера максимально снижает риск создания дубликата или вредоносных действий по оформлению бумаг задним числом.
Сам журнал подлежит обязательной нумерации. Его впоследствии шнуруют, описывая количество листов и дату начала использования. Все приказа и распоряжения вносятся поочередно не нарушая строгой отчетности.
После того, как произведены основные действия с журналом, его нельзя разрывать, изымая неверно заполненный лист, добавлять какие-либо странички, вклеивать или вшивать их.
После того, как проведена порядковая нумерация, плотно продевается шнуровка, и выведенные ее концы с обратной стороны проклеиваются специальным маленьким бланком. На нем отмечается количество страниц, сначала числом, а потом прописными буквами, проставляется подпись ответственного лица и поверх нее официальная печать. Чаще всего такой журнал подписывает сам руководитель.
Когда заводится журнал?
Журнал регистрации приказов по личному составу: образец заполнения
На законодательном уровне нашего государства не существует определенных правил и параметров начала ведения такого журнала. Подобные решения принимаются локально внутри самой организации и чаще всего остаются на усмотрение отдела кадров. Так, начиная с первого дня работы, как самого предприятия, так и его сотрудников, необходимо составлять приказы. Именно поэтому, первым делом стоит создать журнал, утверждая его в «Положении о делопроизводстве компании».
Конечно, если сам приказ, касающийся личного состава, имеет определенный параметры для своего составления, то структуру заводимого журнала, его графы, колонки, формат, можно разрабатывать самостоятельно или отдать этот вопрос для решения специалистам предприятия. Возможно, такой способ покажется трудоемким, и потребует определенных усилий. Есть другая возможность выхода из подобной ситуации.
Сейчас на полках книжных магазинов можно встретить уже разлинованный вариант, а его дубликат прекрасно представлен различными сайтами интернета. Кстати сказать, данное решение станет наиболее приемлемым именно, потому, что разработано кадровиками, имеющими огромный опыт в своем деле. Учитывая все необходимые нюансы, были соблюдены нужные графы и порядок заполнения.
Приобретая уже готовый журнал, вы избавите себя от необходимости шнуровать, нумеровать и пломбировать его. Останется только заверить печатью и внести данные организации.
Иногда случается так, что бюджет предприятия не позволяет осуществить дополнительные траты и запланировать эту покупку будет не возможно, ведь начало журнала должно соответствовать старту вашей деятельности. И на этот случай имеется приемлемое решение. Внимательно изучите сайты по делопроизводству, скачайте несколько образцов такого журнала к себе на компьютер и выберете тот, который наиболее полно соответствует направлению работы. Создайте нужные столбцы, линии, повторяя скаченный макет, а дальше приступайте к заполнению.
Ответственность за журнал регистрации приказов
Так как этот документ является архивным, очень важно назначить одного человека, который будет нести полную ответственность и полностью контролировать каждую запись. Это важно еще и потому, что любые помарки и пометки не допустимы. Если в вашей организации имеется специальная кадровая служба, то поручите ей эту обязанность.
Можно даже составить специальный приказ по основной деятельности, через который назначить работника, возложив на него все необходимые функции. Если сотрудник отдела кадров по сложившимся обстоятельствам временно покинет свое рабочее место, то возложить дальнейшие обязанности, связанные с журналом можно на иного человека, составив на него приказ.
Основные параметры оформления
Журнал регистрации приказов по личному составу содержит большой объем информации
Конечно законодатель для нас не закрепил четких и жестких требований к оформлению журнала, но для того, чтобы его форма стала наиболее правильной и помогала вам вести делопроизводство постарайтесь придерживаться ряда правил.
- Титульный лист. Обязательно напишите реквизиты своего предприятия, его наименование, юридический статус, а также дату начала ведения журнала и пустую строчку для последующего указания окончательного периода. Кстати, по номенклатуре дел, проводимой внутри самой компании, ему присваивается порядковый номер, который тоже необходимо отметить. Чуть ниже пропишите Ф.И.О. работника, который будет нести ответственность за журнал и срок его хранения. Стоит понимать, что информация, вносимая в него, может быть рассчитана как на 5 лет, так и на 75 лет. Поэтому, укажите литеры, присваиваемые приказам. Если это «ЛС», то документы подлежат архивному хранению в 75 лет, а если «К», то это обычные кадровые записи.
- Порядковый номер. Каждая новая запись должна иметь свой уникальный номер, увеличивающийся с каждым разом.
- Дата. Здесь прописывается именно та дата, которой был создан приказ. Желательно регистрировать его своевременно.
- Номер приказа. Такая цифра имеет отношение только к приказам по личному составу.
- Вид приказа. Постарайтесь кратко, но очень емко описать суть самого приказа. Возможно это увольнение или прием на работу, перевод с одной должности на другую, отправление в командировку или поощрение сотрудника. Делая такую запись, необходимо понимать, что именно она станет основой вашего дальнейшего поиска.
- Ф.И.О. работника. Здесь обязательно указать инициалы и личные данные того человека, на которого создан приказ.
- Основание. Вносится наименование документа, которое послужило созданию данного приказа. Это может быть № трудового договора, соответствующее письмо или соглашение
Если такое решение вам будет удобно, то в конце каждой странички проставляйте подпись, чтобы видеть, кто и когда заполнял ее. Если вдруг обнаружилась случайная ошибка, то править ее нельзя, а тем более вырывать листы.
Таким образом собьется нумерация и нарушится шнуровка. Самым оптимальным выходом для этой ситуации считается заполнение последующей строчки с обязательным уточнением в столбце «Основание», почему было сделано исправление.
Электронная форма журнала регистрации приказов
На смену бумажным журналам приходят электронные версии
Современные технологии не стоят на месте и на смену обычным бумажным носителям приходят электронные версии. Они разработаны с учетом вех необходимых потребностей и наиболее удобны в своем использовании.
При помощи обычных клавиш клавиатуры можно легко и быстро найти нужную информацию, по каждому сотруднику даже самой огромной организации. Так, можно быстро просмотреть наличие отпусков и даты их проведения, назначение командировок, выходы в декрет и т.д.
Так, например, если нужна информация за последние 3 года по какому либо одному работнику, то перелистывание журнальной формы создаст особые неудобства и большую потерю времени, к тому же различные отвлекающие факторы способны сбить с проведенных подсчетов.
Если организация пользуется учетом по форме 1С, то в этой программе изначально заложена возможность ведения электронного журнала регистрации приказов.
Его удобно выгружать в программу Excel, просматривая более наглядно каждую строчку, а по истечении отчетного года, можно распечатать всю информацию, создав бумажную версию. Далее журнал просто шнуруется, нумеруется и пломбируется, отправляясь при необходимости в архив.
С заполнением журнала регистрации приказов по личному составу вас ознакомит видеоматериал:
Поделиться
ВКонтакте
Класс
Telegram
juristpomog.com
Журнал регистрации приказов по личному составу образец
Главная » Кадровые документы » Журнал регистрации приказов по личному составу
Правильно организация документооборота в компании заключается не только в корректном оформлении документов, но и в грамотном их учете. Для этих целей применяются специальные регистрационные формы. В частности отдельный журнал регистрации может быть предусмотрен для приказов по личному составу.
Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:
+7 (812) 426-14-07 доб.394 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ Задайте вопрос бесплатно здесь - если вы проживаете в другом регионе. Это быстро и бесплатно! |
+7 (499) 653-60-72 доб.445 - Москва - ПОЗВОНИТЬОбразец журнала учета приказов по личному составу можно скачать бесплатно внизу статьи. Форму можно менять на свое усмотрение, типовой бланк для целей учета составляемых распорядительных кадровых документов не предусмотрен.
Как правило, однородные документы подлежат регистрации в одном сводном документе. Например, документы распорядительного характера могут регистрироваться в одном журнале регистрации. Более того, приказы могут разбиваться по личному составу и по основной деятельности. Данное разбиение уместно для большей компании с большим штатом сотрудником и значительным документооборотом.
Что относится к приказам по личному составу?
К ним можно отнести распоряжения и приказы руководителя, касающиеся персонала — о предоставлении отпуска, о приеме на работу и увольнении, о дисциплинарных наказаниях и поощрениях, о переводе и прочие.
Подобный распорядительные бумаги могут составляться как с использованием унифицированных бланков Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 и т.д., так и без применения. Во втором случае формируются приказы в свободной форме. Как правило, если типовой бланк есть, то он и используется для оформления. Это связано с удобством использования унифицированных форм, они содержат необходимые реквизиты, не получится ошибиться в составлении документа, что так важно в отношении трудовых взаимоотношений с персоналом. Если приказ по личному составу составляется в свободной форме, то в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты.
Любой составленный распорядительный документ по личному составу должен быть зарегистрирован. Процедура регистрации производится с применением специального журнала. В свою очередь, для составления приказа требуется документальное обоснование, если речь идет о документах по личному составу, то это может быть заявление от работника, докладная или служебная записка, письмо, трудовое соглашение или иной документ.
Процесс оформления и регистрации, как правило, возлагается на сотрудника кадровой службы с привлечением руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, в отношении которого составляется приказ. Каждый изданный распорядительный документ должен быть занесен в журнал или книгу учета распоряжений по личному составу.
Регистрации подлежат не только приказы, но и другие документы. Например, для трудовых книжек предусмотрена книга учета, образец которой можно скачать здесь. Все платежные ведомости регистрируются в форме Т-53а. Трудовые договора могут регистрироваться в таком журнале.
Вопрос: Обязательно ли вести журнал учета для приказов по кадрам?
Ответ: Нет, журнал не обязателен, можно его не вести. Однако с ним удобнее обобщать и систематизировать информацию, проще проводить нумерацию, следить за исполнением, быстрее осуществлять поиск нужного документа.
Ведение журнала особенно актуально в крупных организациях с большим штатом сотрудников, где издается большое число приказов по кадрам.
Вопрос: Можно ли вести журнал в электронном виде?
Ответ: Да, можно. Документ не относится к обязательным, а потому в каждой организации самостоятельно решается вопрос о форме ведения. Распечатывать в конце года журнал не нужно.
Образец заполнения журнала регистрации кадровых приказов
Требования к оформлению регистрационного документа:
- может вестись на бумаге или электронно;
- листы должны иметь порядковую нумерацию при бумажной форме;
- листы скрепляются шнуровкой в бумажной книге;
- на журнале должна стоять подпись директор компании, а также ее печать;
- заполнение производится ответственным сотрудником, обычно из отдел кадров;
- записи в журнал учета вносятся четко в соответствии с формулировками приказа по кадрам.
Как правильно заполнить
Бланк журнала состоит из обложки (титульного листа) и табличной части. На обложке приводятся основные сведения об организации и ответственном лице. В табличной части регистрируются утверждаемые приказы по личному составу.
При регистрации документ получает индивидуальный номер, который проставляется на самом бланке приказа. Номер может состоять из букв и цифр. Основное назначение букв — это определить тип данного бланка. Например, номер вида 123/О может означать, что это приказ о предоставлении отпуска за номером 123. Как правило, цифровая нумерация производится последовательно с начала года. Нумерацию удобно отслеживать, если все приказы по личному составу регистрируются в журнале учета.
Дата записи о регистрации также должна совпадать с датой, отраженной на распорядительном бланке.
В табличную часть также могут быть включены следующие графы:
- содержание документа;
- лицо, подписавшее приказ;
- ФИО и должность исполнителя;
- ФИО и должности лиц, которые должны ознакомиться с приказом;
- подразделение, куда передается приказ;
- ФИО, должность и подпись лица, принявшего документ;
- отметка об исполнении.
При необходимости графы могут добавляться, типовой формы данного журнала не разработано, поэтому организация может самостоятельно подобрать подходящий вариант оформления.
Примеры заполнения журнала регистрации:
В качестве примера рассмотрим ситуацию, когда работодатель в течение 2017 года последовательно оформляет следующие приказы:
- 20.02.2017 — о принятии на работу Иванова Ивана Ивановича специалистом в отдел коммерции;
- 28.02.2017 — о переводе Петрова Петра Петровича со склада в цех с должности кладовщик на оператора производственной линии;
- 10.03.2017 — об увольнении бухгалтера Назарова Назара Назаровича по собственному желанию.
Указанные три приказа являются по личному составу и подлежат регистрации в журнале, при этом сводный учетный документ может выглядеть так:
Как заполнить журнал при отмене приказа
Иногда требуется отменить ранее изданный распорядительный бланк. Например, работник увольняется на основании приказа об увольнении, после чего меняется решение и расторжение трудового договора отменяется. Как зарегистрировать этот факт в журнале учета?
Факт отмены должен производиться на основании приказа об отмене, который также должен быть зарегистрирован в сводном журнале. Поэтому в случае отмены необходимо после издания соответствующего распоряжения зарегистрировать новой строкой созданный отменяющий документ.
Образец заполнения журнала регистрации в этом случае выглядит так:
Пример оформления
Образец журнала регистрации приказов по личному составу в excel — скачать.
Образец журнала учета в word — скачать.
Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос? Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:
+7 (812) 426-14-07 доб.394 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ Задайте вопрос бесплатно здесь - если вы проживаете в другом регионе. Это быстро и бесплатно! |
rabotniks.ru
Журнал регистрации приказов по личному составу
Приказы по личному составу – документы, которые необходимы для деятельности любого предприятия. Благодаря таким приказам начисляется заработок, оформляются отпуска, изменения в трудовом графике и т.д. При этом все приказы нужно регистрировать в специальном журнале, об оформлении которого мы сегодня более подробно и поговорим.
Какие виды приказов могут быть?
Существует несколько вариантов приказов по личным кадрам, которые могут храниться в организации. К ним относят следующие:
- Документы о приеме на работу (и по основному месту, и по совместительству, вахтовые методы и т.д.)
- О перемещении работников компании. Например, перевод в другой отдел или повышение должности сотрудников, любые изменения, связанные с оплатой труда.
- О премировании работников за исполнение обязанностей, по праздникам, за показатели в работе и т.д.
- О расторжении договора (по желанию работодателя, по желанию сотрудника, иным основаниям).
- О направлении сотрудников в командировку.
- О предоставлении отпуска, в том числе по уходу за ребенком.
Приказ о приеме на работу
Кроме того, в отдельную группу выделяют распоряжения, имеющие 5-ти летний срок хранения в организации: об отпусках, краткосрочных командировках, о взысканиях и т.д.
В результате этого в компании накапливается большой объем информации, которой пользуются постоянно. Этими документами пользуются при проверках, аудите, для предоставления справок работникам. А чтобы оптимизировать работу с документами, в компании нужно создать и вести журнал регистрации приказов по личному составу.
Зачем нужно заводить журнал – рассмотрим все варианты
Если в компании заводят документ, это говорит о признании его законности и производственной силы. Регистрацию документов производят путем присвоения приказу уникального номера, который будет служить идентификатором. С помощью журнала можно упорядочить ведение документов, защитить деятельность организации от поделки документации, издания документов задним числом и т.д.
Перед заполнением журнал нужно прошнуровать и пронумеровать все странички. Шнуровку закрепляют специальным бланком, где нужно прописать количество страниц (цифрами и буквами), поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение документа. Также на бланке ставят печать компании.
Причем, прежде чем регистрировать в журнале какой-либо приказ, нужно убедиться, что документ составлен по всем правилам. В нем обязательно должны быть такие пункты, как:
- Ссылка на документ, который является основанием для оформления приказа. Например, ссылки на НПА, трудовой договор и т.д.
- Наличие в документе даты, его номера, заголовка.
- Правильно оформленный текст приказа без ошибок.
- Наличие печати и подписи ответственного лица.
Когда составляют журнал и отправляют его в производство?
Поскольку любые приказы в деятельности компании оформляются с первого рабочего дня, их нужно сразу же верно регистрировать, чтобы не возникало путаниц и проблем с проверяющими органами. На сегодняшний день государство не утвердило единой унифицированной формы ведения такого документа, потому рациональнее всего издать нормативный акт компании, назвав его, например, «Положении о делопроизводстве компании».
И если требования по ведению приказов о личном составе мф перечислили выше, то правила ведения журнала разрабатываются специалистами компании, но чтобы не тратить время, можно приобрести готовый журнал регистрации приказов по личному составу, при этом они могут быть нескольких вариантов:
- Сразу пронумерованные.
- Прошнурованные.
- Журналы с пломбировкой.
Если речь идет о начинающих кадровиках, то такой вариант считается самым приемлемым, поскольку единственное что нужно – заполнить лицевую сторону документа и можно приступать к работе. Главное правило – оформить журнал в начале деятельности компании.
Поскольку данный документ является основным из архивных документов, то в организации обязательно должен быть сотрудник, являющийся ответственным за его ведение и хранение.
Лучше назначить его отдельным приказом, расписав в документе все обязанности – чаще всего такое происходит в случае работы маленькой организации. На крупных компаниях все обязанности обычно возлагаются от специалиста отдела кадров – нужно просто прописать все нюансы в его должностной инструкции.
Если кадровик уйдут в отпуск, нужно оформить приказ о временном замещении другого специалиста.
Правила оформления журнала – несколько советов
Как мы уже сказали, на данный момент не существует единого шаблона ведения данного документа, но ответственным за это лицам все же стоит придерживаться правил заполнения журналов по регистрации документов.
На титульном листе должны быть прописаны реквизиты фирмы, дата начала ведения журнала, его номер, сведения на работника, который занимается оформлением документы, его срок хранения. Также стоит позаботиться об оформлении литер, присвоенных журналу:
- ЛС – хранящиеся в течение 75 лет документы.
- К – документы, которые хранятся 5 лет в архиве компании.
Сам журнал нужно оформить следующими графами:
- Порядковый номе – у каждой записи должен быть свой уникальный номер.
- Дата издания приказа, его номер.
- Вид приказа, краткое содержание.
- ФИО работника, на которого издан приказ.
- Основание (например, положение, ссылка на трудовой договор и т.д.).
На каждой странице также желательно проставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. Вырывать листы или изымать их нельзя – в случае появления ошибки нужно внести новую информацию в следующей строке и прописать основание.
Нюансы хранения – о чем стоит помнить?
Один из самых важных вопросов, которые волнуют кадровиков и ответственных лиц – как хранить журнал регистрации приказов по личному составу. Сроки определены законами РФ. Так, до 2016 года он составляет 75 лет, после этого сроки были сокращены – 50 лет хранения это максимум. И если речь идет о приказах для «временного хранения», то есть не более пяти лет, то к ним обычно относят те, что касаются отпуска, командировок и т.д.
Ведение журнала в электронном формате
Также стоит помнить, что любые приказы на сотрудника должны группироваться по признакам. Например, нельзя хранить вместе документы с разным сроком хранения. А в случае объединения всех документов в одно дело их нужно нумеровать в хронологическом порядке.
В нашей статье мы разберем вопросы заполнения журнала регистрации инструкажей по пожарной безопасности.
Здесь вы сможете изучить образец заполнения заявлени на омтну судебного приказа.
Для чего нужна выписка из приказа, где ее взять и как сделать? Читайте тут.
Правила ведения электронной формы журнала
Если компания крупная, где ведется большой документооборот, рациональнее оформить журнал дополнительно и в электронном виде – это сэкономит массу времени и позволит защитить его от утери. Кроме того, в таком виде намного быстрее искать нужную информацию по приказам, по отдельным работникам, если нужно найти данные по отпуску, выходным дням, премиям и т.д.
Ведь находить информацию, давность которой составляет несколько лет, очень сложно, ели речь идет о бумажном варианте. А вот если вы используете программу 1С, то в ней все выданные приказы формируются автоматически.
Многие создают журнал в Excel, используя его для внутреннего пользования. А вот если в компании с самого начала было решено вести документ только в электронной форме, то его нужно обязательно распечатать, все листы пронумеровать и прошить.
Заключение
Журнал регистрации приказов по личному составу – необходимый документ, который не только легитимирует и источники, но и позволяет повысить эффективность ведения документов на предприятии. При этом он обязательно должен вестись ответственным за это сотрудником компании.
Вконтакте
Одноклассники
Google+
vesbiz.ru
