Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов. Журнал регистрации внутренних документов
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
К исходящим документам относятся: распорядительные документы предприятия, письма в адрес иных организаций и граждан, приказы, издаваемые предприятием в процессе осуществления своих полномочий. Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы. В графе "Примечание" могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий и номера документов, подлежащих утверждению. Регистрационный номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу или из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера.
| Дата | Получатель | Краткое содержание | Исполнитель | Отметка об исполнении | |
| 7-04/305 | 12.11.01 | ЗАО "НЭЛС" | О закупке мебели | Сидоров |
|
| 7-04/306 | 12.11.01 | АО "Техникс" | О пролонгации договора № 15/01 | Фролов |
|
| 7-04/307 | 13.11.01 | ООО "ТТТ" | Об аренде помещения | Сидоров |
|
Форма журнала регистрации приказов Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизии, договора и т. д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например приказ № 5, протокол № 3 и т. п. Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия. Приказы по предприятию могут регистрироваться в специальном журнале или как внутренние документы в журнале регистрации внутренних документов.
| № п/п Регистрационный номер | Дата | Кто подписал | Заголовок или краткое содержание | Ознакомлены | |
| 11 | 02.02.02 | Павлов В. В. | О приобретении ВТ | Стасова А. 0. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма журнала регистрации заключенных договоров. Журнал регистрации заключенных договоров необходим для формирования плана работ, контроля за выполнением договоров и за проведением выплат по договорам. Таблица заполняется для разных типов договоров: договоров на выполнение работ, на приобретение вычислительной техники, договоров на услуги, финансовых и кредитных договоров.
| № п/п | Номер договораТип договора | Дата заклю-чения | Название договора | Состояние | Заказчик | Исполнитель | Стоимость (руб) |
| 1 | 12/услуги | 05.02.01 | Комму-нальные услуги | Действующий | ЗАО "Север" | АОЗТ "Луч" Савин В. В. | 12500 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Номенклатура дел предприятия Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все дела структурных подразделений предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структур подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел. Наименование предприятия НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ АОЗТ "Север" УТВЕРЖДАЮ №11 Генеральный директор ЗАО "Север" на 2001 год Подпись Северов В. В. 03.12.2001
| Индекс деля | Заголовок дела (тома) | Кол-во дел (томов) | Срок хранения дела (тома) и статьи по перечню | Примечание |
| 1. Секретариат | ||||
| 1-1 | Устав предприятия | 1 | постоянно, ст. 13 |
|
| 1-2 | Штатное расписание | 1 | постоянно, ст. 1 3 |
|
|
|
|
|
|
|
В 2001 г. заведено дел. _________________________ (цифрами и прописью) Референт Подпись В. И. Иванов Зав. архивом Подпись И. О. Снегова Опись дел При передаче дел в архив на них составляется опись. Опись составляется, как правило, на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. Каждое дело в описи получает своей порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. В конце описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Опись подписывается составителем и председателем ЭК предприятия, согласовывается с руководителем предприятия и утверждается сотрудником архива. ОПИСЬ ДЕЛ № за _________ год
| №п/п | Индексы дел | Заголовки дел | Дата дела | Количество листов в деле | Примечание |
| 1 | 1/22 | Приказы | 01.02.01. | 1 |
|
| 2 | 3/протокол | Протокол собрания акционеров | 2 |
|
В опись включено ___ дел с №__________ (цифрами) Должность Подпись И.О. фамилия Итоговую запись к описи за _____________ года заверяю. Наименование должности лица, ответственного за работу с документами Подпись И.О. фамилия Председатель экспертной комиссии СОГЛАСОВАНО Подпись И.О. фамилия Наименование должности руководителя Подпись И.О. фамилия
advicecomp.ru
журналы регистрации документов
ЖУРНАЛ №1
Регистрации входящих документов
| Входящий № (Индекс документа) | Дата поступления | | Исходящий № | Краткое содержание (заголовок) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 6 |
| 171/1-3 | 18.12.98 | 18.12.98 | 1-2/87 | О сокращении Поставок ТНП |
| Исполнитель | Подпись исполнителя в получении | Срок исполнения | Примечание | |
| 7 | 8 | 9 | 10 | |
| Круглов И.И. | 27.12.95 | |||
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела, в которое подшивается документ, (1-3).
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа “Срок исполнения”. Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе “подпись исполнителя”.
Журнал ведется секретарем-референтом или службой делопроизводства.
ЖУРНАЛ №2
Регистрации исходящих документов
| № п/п, индекс | Дата документа | Адресат (кому) | Краткое содержание | Исполнитель | № дела | |
| | 2 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 171 | 10.12.98 | ЗАО “Гранд” Фролову В.А. | О предоплате по контракту № 18/97 | Разин А.В. | 4-7 | |
| 171/1-3 | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | |
| Ком подписан | Примечание | |||||
| 6 | 7 | |||||
| Симонов В.И. | ___”___ | |||||
| ___”___ | ___”___ | |||||
Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.
Регистрационные номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу (171) или из порядкового номера и номера дела (171/1-3), в котором храниться копия документа.
В графе примечание могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий документ.
ЖУРНАЛ №3
Регистрации внутренних документов
| № п/п, индекс | Дата документа | Кто подписал | Краткое содержание (заголовок) | Отметка об исполнении | |
| 1 | 2 | 2 | 3 | 4 | |
| 1 | 10.12.98 | Разин А.В. | О реорганизации отдела маркетинга | Исполнено 14.12.98 | |
| 171/1-3 | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | |
| № дела | Примечание | ||||
| 5 | 6 | ||||
| 4-7 | ___”___ | ||||
| ___”___ | ___”___ | ||||
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируются отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например; приказ №5, протокол №3 и т.п.
Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.
"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-Mail: [email protected]
studfiles.net
Журнал регистрации входящих внутренних документов
Поиск Лекций
Левая половина журнала
| № п/п | Дата поступления документа | Регистрационный номер | Исходящий номер и дата документа | Корреспондент |
Правая половина журнала
| Заголовок или краткое содержание | Ф.И.О. и подпись исполнителя | Срок исполнения | Отметка об исполнении | Примечание |
Форма журнала регистрации входящих внутренних документов
ПРИЛОЖЕНИЕ № 14
к Инструкции
Журнал регистрации исходящих внутренних документов
Левая половина журнала
| № п/п | Дата документа | Исходящий регистрационный номер | Регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ | Адресат |
Правая половина журнала
| Заголовок или краткое содержание | Исполнитель | Примечание |
Форма журнала регистрации исходящих внутренних документов
ПРИЛОЖЕНИЕ № 15
к Инструкции
Журнал учета входящих документов в структурном отделе
Левая половина
| № п/п | Входящий регистрационный номер учреждения | Дата поступления | Регистрационный номер корреспондента, дата документа | Корреспондент |
Правая половина
| Краткое содержание документа | Исполнитель | Отметка об исполнении и направлении в дело |
Форма журнала учета входящих документов в структурном отделе
ПРИЛОЖЕНИЕ № 16
к Инструкции
Журнал учета исходящих документов в структурном отделе
Левая половина журнала
| № п/п | Исходящий регистрационный номер документа | Дата документа | Куда и кому направлен документ |
Правая половина журнала
| Краткое содержание документа | Исполнитель (Ф.И.О) | Регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ | Примечание |
Форма журнала учета исходящих документов в структурном отделе
ПРИЛОЖЕНИЕ № 12
к Инструкции
УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТА
_______________________________________от ______________№ _________
(вид документа)
| Наименование адресата | № экз. (ДСП) | Подпись, дата | |
| Руководство Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике | |||
| Соковикова Л.Ю. - заместитель руководителя | |||
| Шишкин С.В. - заместитель руководителя | |||
| Шкуратов И.В. - заместитель руководителя | |||
| Ившин В.В. - помощник руководителя | |||
| Лебедева О.А. - помощник руководителя | |||
| Чернов А.С. - помощник руководителя | |||
| Структурные отделы Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Удмуртской Республике | |||
| Отдел общего обеспечения | |||
| Отдел государственной службы и кадров | |||
| Организационно-контрольный отдел | |||
| Отдел по защите государственной тайны и мобилизационной подготовки | |||
| Отдел правового обеспечения | |||
| Финансово-экономический отдел | |||
| Отдел материально-технического обеспечения | |||
| Отдел информационных технологий | |||
| Отдел по контролю и надзору в сфере саморегулируемых организаций | |||
| Отдел государственного земельного контроля, землеустройства и мониторинга земель | |||
| Отдел кадастрового учета и кадастровой оценки недвижимости | |||
| Отдел геодезии и картографии |
Всего экземпляров_________________________________
Исполнитель_________________________________________/___________/
Начальник структурного отдела ______________________/___________/
Образец оформления указателя рассылки
ПРИЛОЖЕНИЕ № 17
к Инструкции
Сведения
Об объеме документооборота в структурном отделе Управления
за ______мес. 20___ г.
(нарастающим итогом)
| Виды документов | Учетная форма, наименование нерегистрируемого документа | Кол-во документов |
| Входящие | журнал учета входящих документов | |
| Всего | ||
| Исходящие | журнал учета исходящих документов | |
| уведомления, сообщения (об исправлении тех. ошибки, приостановлении, отказе, наложении ареста и т.д.) | ||
| Всего | ||
| Внутренние исходящие | журнал регистрации исходящих внутренних документов | |
| Всего | ||
| Итого |
Форма сведений о документообороте
В структурном отделе
ПРИЛОЖЕНИЕ № 18
к Инструкции
Сведения
Об объеме документооборота в территориальном отделе
за ______ мес. 20____ г.
(нарастающим итогом)
| Виды документов | Учетная форма, наименование нерегистрируемого документа | Количество документов |
| Входящие | журнал регистрации входящей корреспонденции | |
| журнал регистрации обращений граждан | ||
| журнал учета тиражированных документов | ||
| книга учета выданной информации о зарегистрированных правах (поступающие запросы) | ||
| Всего | ||
| Исходящие | журнал регистрации исходящей корреспонденции | |
| книга учета выданной информации о зарегистрированных правах | ||
| уведомления, сообщения (о приостанов-лении, отказе, исправлении тех. ошибки, о наложении ареста и т.д.) | ||
| книга проверок соблюдения земельного законодательства (исходящие документы по государственному земельному контролю (определения, акты проверок и т.д.) | ||
| Всего | ||
| Внутренние исходящие | журнал регистрации исходящих внутренних документов | |
| Всего | ||
| Итого |
Форма сведений о документообороте в территориальном отделе
ПРИЛОЖЕНИЕ № 19
к Инструкции
Обобщенные сведения
poisk-ru.ru
журналы регистрации документов
ЖУРНАЛ №1
Регистрации входящих документов
| Входящий № (Индекс документа) | Дата поступления | Дата документа | Исходящий № | Краткое содержание (заголовок) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 6 |
| 171/1-3 | 18.12.98 | 18.12.98 | 1-2/87 | О сокращении Поставок ТНП |
| Исполнитель | Подпись исполнителя в получении | Срок исполнения | Примечание | |
| 7 | 8 | 9 | 10 | |
| Круглов И.И. | 27.12.95 | |||
Для регистрации входящих документов применяется специальный журнал, в котором регистрационный номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (171) и номера дела, в которое подшивается документ, (1-3).
Журнал необходим для обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.
Для контроля исполнения документов в журнале введена графа “Срок исполнения”. Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.
Исполнителю документ передается под расписку в графе “подпись исполнителя”.
Журнал ведется секретарем-референтом или службой делопроизводства.
ЖУРНАЛ №2
Регистрации исходящих документов
| № п/п, индекс | Дата документа | Адресат (кому) | Краткое содержание | Исполнитель | № дела | |
| 1 | 2 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 171 | 10.12.98 | ЗАО “Гранд” Фролову В.А. | О предоплате по контракту № 18/97 | Разин А.В. | 4-7 | |
| 171/1-3 | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | |
| Ком подписан | Примечание | |||||
| 6 | 7 | |||||
| Симонов В.И. | ___”___ | |||||
| ___”___ | ___”___ | |||||
Отправляемые предприятием (исходящие) документы регистрируются в журнале, в который заносятся сведения о документе для справочно-информационной работы.
Регистрационные номер исходящего документа может состоять: из порядкового номера по журналу (171) или из порядкового номера и номера дела (171/1-3), в котором храниться копия документа.
В графе примечание могут быть указаны номера документов-ответов на соответствующий исходящий документ.
ЖУРНАЛ №3
Регистрации внутренних документов
| № п/п, индекс | Дата документа | Кто подписал | Краткое содержание (заголовок) | Отметка об исполнении | |
| 1 | 2 | 2 | 3 | 4 | |
| 1 | 10.12.98 | Разин А.В. | О реорганизации отдела маркетинга | Исполнено 14.12.98 | |
| 171/1-3 | ___”___ | ___”___ | ___”___ | ___”___ | |
| № дела | Примечание | ||||
| 5 | 6 | ||||
| 4-7 | ___”___ | ||||
| ___”___ | ___”___ | ||||
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируются отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например; приказ №5, протокол №3 и т.п.
Журналы регистрации ведутся секретарем-референтом или службой делопроизводства предприятия.
"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-Mail: [email protected]
studfiles.net
Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами › Регистрация документов › Журнальная форма регистрации документов [страница - 36] | Самоучители по офисным пакетам
Журнальная форма регистрации документов
Журнал регистрации входящей корреспонденции
| Дата поступления и регистрационный номер | Корреспондент, дата и номер документа | Краткое содержание | Распределение и перераспределение | Ход исполнения, отметка о хранении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизиту 28 поступившего документа.
Сведения в графу 2 переносятся из бланка (06.09.10 реквизиты корреспондента).
В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.
В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.
Журнал регистрации исходящей корреспонденции
| Дата и регистрационный номер | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка о хранении |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.
Сведения в графу 2 переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации.
В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.
Журнал регистрации внутренних документов (примерная форма)
| Дата и регистрационный номер | Краткое содержание | Исполнители | Срок исполнения | Ход исполнения,отметка о хранении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи. Сведения графы 1 соответствуют реквизитам 09 и 10 документа.
В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
В графе 3 указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).
В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).
В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.
Заголовки граф иначе называются реквизитами регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы целесообразно использовать, если в течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.
Более удобной является карточная система регистрации, поскольку она позволяет преодолеть два принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения и хода исполнения документа и оптимизировать оперативный поиск документа или информации о нем.
samoychiteli.ru
