Журнал регистрации заявлений работников. Журнал регистрации заявлений

Журнал регистрации заявлений работников - форма бланка и образец заполнения, как вести?

Как заполнить журнал регистрации заявлений?

Нередко работники формируют разные обращения в письменном виде на имя руководителя компании. В них обычно содержатся намерения специалистов касательно будущих отношений с фирмой. Все эти заявления должны фиксироваться и сохраняться на предприятии. Для этого оптимальным считается формирование специального журнала учета.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 Это быстро и бесплатно!

Суть и особенности журнала регистрации заявлений

Каждое заявление, которое составляется работником на имя руководства, является официальным документом, обладающим юридической силой, поэтому может оказывать значимое влияние на всю работу кадровой отрасли фирмы.

Важно! В таких заявлениях граждане обычно прописывают просьбы, отказы или согласие в отношении тех или иных мер, а также просят об отпуске, увольнении, переводе или о других действиях.

Все нюансы учета обращений от работников содержатся в ТК. Чтобы любое заявление обладало юридической силой и подлежало учету, в нем должны содержаться сведения:

• наименование компании или ее филиала, в котором работает специалист;
• должность самого заявителя и его работодателя;
• ФИО заявителя и лица, на имя которого формируется обращение;
• дата создания заявления;
• подпись заявителя.

Важно! Каждое такое обращение непременно изучается руководителем, а также дается ответ в письменном виде.

После получения обращения, ему присваивается номер, а также устанавливается дата его передачи. Далее документ относится в приемную организации, где содержится журнал. В него вписываются основные сведения об обращении, а также подшивается его копия.

Как осуществляется регистрация в журнале заявления работника об увольнении по собственному желанию — смотрите тут:

Кто и когда ведет документ

Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение. К особенностям данного процесса относится:

• документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;
• отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;
• если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;
• если в компании работает достаточно много специалистов, то желательно оформлять отдельный журнал для всех обращений от них к руководству;
• занимается регистрацией всех поступающих заявлений секретарь, а также можно назначить ответственным за это какого-либо работника отдела кадров;
• исполнитель назначается специальным приказом, а также он должен ознакомиться со своими обязанностями в письменном виде и под роспись;
• требуется хранить личные дела всех трудоустроенных граждан в течение 5 лет, поэтому во время данного срока все копии приказов и сам журнал учета обращений должны находиться в архиве.

Составлением этой документации занимается назначенный для этого специалист, а записи вносятся по мере поступления обращений к руководителю фирмы.

Какие заявления регистрируются

Вносить в этот журнал надо все поступающие грамотно оформленные обращения. Они могут присылаться по почте, а в этом случае относятся к входящей корреспонденции. Также они могут передаваться секретарю лично.

Образец заполнения журнала регистрации.

Регистрации подлежат обращения:

Все данные об этих заявлениях и о датах их подачи должны содержаться в журнале.

Форма и структура журнала регистрации

Этот журнал не считается обязательным на предприятиях, поэтому отсутствует унифицированная форма, которая бы требовалась от государственных властей, поэтому каждая фирма имеет возможность самостоятельно разрабатывать внешний вид и особенности этого документа.

Важно! Обычно для оформления этого журнала используется стандартная таблица, причем в каждой строке содержатся данные об отдельно взятом обращении.

Во время заполнения вносятся сведения:

• номер обращения, который может быть порядковым или регистрационным;
• дата, когда оно было передано;
• ФИО и должность заявителя;
• резолюция, составленная руководством фирмы в отношении этого обращения, а также номер приказа, если он выпускался.

Все заявления оформляются в журнале одинаково, поэтому не должно быть расхождений в записях.

Тут вы узнаете, как правильно вести на предприятии журнал регистрации приказов по личному составу.

Журнал регистрации заявлений на отпуск.

Этапы заполнения журнала

Допускается вести записи произвольно, но наиболее актуально попользоваться документом, в котором имеется специальная таблица. Весь процесс занесения записей делится на этапы:

• подается какое-либо заявление работником;
• в журнал вносится его номер и дата получения;
• прописывается ФИО и должность работника, составившего обращение;
• кратко вносится суть поданного обращения;
• после того, как будет на него получен ответ от работодателя, записывается в журнал информация о резолюции, вынесенной руководством фирмы.

Важно! Вносить следует в документ исключительно те сведения, которые понадобятся компании в дальнейшей деятельности.

Как не допустить ошибок

Чтобы грамотно вести этот документ, следует учитывать некоторые правила:

• фиксации подлежат абсолютно все заявления, подаваемые работниками фирмы;
• передавать документы надо в двух экземплярах;
• особенно правильно заполняется в журнале строка о дате подачи обращения;
• допускается компанией создать собственный регламент, на основании которого будет вестись этот журнал, поэтому лицо, назначенное ответственным за этот процесс, должно четко следовать этим правилам.

Важно! Данный документ не проверяется ФНС или другими государственными учреждениями, поэтому наличие ошибок не считается значимым моментом, но все же желательно предусмотреть некоторые меры ответственности для лица, которое занимается ведением журнала, чтобы все записи вносились своевременно и правильно.

Как без ошибок заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — читайте в этой статье.

Пример заполнения регистрационного журнала.

Сколько надо хранить журнал

Этот документ относится к документации по личному составу, поэтому он должен храниться на протяжении 5 лет. По истечению данного времени можно уничтожать журнал или отправлять его в архив.

Хотя он не является обязательным и не проверяется работниками ФНС, он часто может понадобиться во время работы компании. Также сами граждане, трудоустроенные в организации, могут попросить выписку из этого документа.

Заключение

Таким образом, заявления к работодателю со стороны работников подаются достаточно часто. Важно хорошо разбираться в том, как правильно они регистрируются, а для этого учитывается внутренний регламент каждой компании.

Если в организации работает действительно много людей, то желательно все обращения регистрировать, для чего ведется специальный журнал. В него вносятся записи секретарем или специально назначенным для этого работником отдела кадров.

Желательно формировать его в форме таблицы и правильно заносить в него данные по каждому заявлению.

Как вести учет входящей и исходящей корреспонденции на предприятии вы узнаете в этом видео:

Позвоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru

Журнал регистрации заявлений работников

Статьи по теме

Сотрудники предприятия имеют возможность обратной связи с работодателем, которая осуществляется посредством подачи заявлений. В специальный журнал регистрации заявлений работников, если он входит в систему документооборота предприятия, вносятся все подобные обращения. Ведение журнала осуществляется ответственным лицом, назначенным по приказу руководителя.

Из статьи вы узнаете:

• зачем нужен журнал регистрации заявлений работников;
• как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников;
• каков срок хранения журнала регистрации заявлений работников.

Зачем нужен журнал регистрации заявлений работников

Трудовые взаимоотношения между работником и работодателем регулируются соответствующим образом оформленной двусторонней сделкой — трудовым договором. Этим документом, а также коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами устанавливается исчерпывающий регламент трудового процесса. Но в процессе взаимодействия и работодателю, и работнику необходимо каким-то образом доводить до сведения другой стороны свои пожелания и сообщать о необходимости реализации того или иного своего права, оговоренного законом.

Свое управляющее воздействие работодатель осуществляет в оперативном порядке, издавая и доводя до сведения работников приказы и распоряжения. Работники, со своей стороны, могут реализовать свои права и потребности, обратившись к работодателю в лице руководителя организации, написав заявление в письменном виде. Оформленное надлежащим образом письменное заявление является юридически значимым документом и подлежит регистрации в специальном журнале.

Читайте по теме в электронном журнале

Журнал регистрации заявлений работников не является обязательным документом, наличие которого установлено требованиями законодательства. Каждый работодатель вправе самостоятельно определять, необходимо ли включать такой журнал в систему документооборота предприятия. Решение данного вопроса зависит не столько от специфики производственной деятельности компании, сколько от количества штатных единиц. Даже если предприятие небольшое, журнал регистрации заявлений лишним документом не будет. Он необходим не только для того, чтобы заявления не ложились «под сукно» или не были просто потеряны, но и для того, чтобы, в случае трудового спора, стать подтверждением правоты одной из его сторон.

Подавляющая часть заявлений, которые составляют сотрудники, касается просьб о предоставлении отпусков или дней отдыха, а также увольнения. Регистрация заявлений и последующее внесение сведений о зарегистрированных обращениях в журнал регистрации заявлений работников позволяет отследить момент, с которого начинается исчисление сроков, установленных законом для реагирования на данное обращение.

Как производится заполнение журнала регистрации заявлений работников

Образец журнала регистрации заявлений работников не имеет унифицированной или типовой формы. Но почти на всех предприятиях, где такие журналы ведутся, их форма приблизительно одинакова, она сложилась в результате практики кадрового делопроизводства. Каждый работодатель волен вносить в этот журнал те графы, которые считает необходимыми, поэтому их количество и содержание догмой не являются.

В общем случае, в журнале регистрации заявлений работников данной организации должны фиксироваться все заявления, поданные работниками, независимо от тематики излагаемых в них просьб и обращений. Но, естественно, для этого необходимо, чтобы работники подавали их в установленном порядке — через лицо, назначенное приказом ответственным за регистрацию заявлений, или же через специализированную службу — канцелярию. При этом заявление должно быть подано в двух экземплярах, на каждом из которых проставляется входящий номер. После чего один экземпляр отдается на руки работнику, а второй остается у работодателя и информация о нем вносится в журнал регистрации заявлений.

Обратите внимание: Чтобы заявление имело юридический статус, необходимо обязательное заполнение такого реквизита, как «Дата подачи заявления». Достаточно, чтобы эта дата была проставлена под собственноручной подписью работника.

Если такой документ работодатель сочтет нужным включить в систему документооборота компании, целесообразно установить и порядок заполнения журнала регистрации заявлений работников. Этот порядок может регламентироваться одним из локальных нормативных актов, например, положением о кадровом делопроизводстве. В нем необходимо оговорить и то, каким образом должны вносится исправления и дополнения в данный журнал.

 

Примеры заполнения журнала регистрации заявлений работников

Журнал регистрации заявлений можно оформить самостоятельно, выделив для этих целей общую тетрадь, готовый журнал также можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах или через интернет.

Вы также можете скачать пустую форму журнала здесь.

Как и всякий подобный регистрационный документ, журнал регистрации заявлений работников должен иметь титульный лист. Образец титульного листа представлен ниже.

Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На его последнем развороте концы нити заклеиваются бумажной формой, на которую в подтверждении указанных на ней сведений ставится подпись ответственного за ведение журнала лица и печать канцелярии. Образец опломбирования представлен ниже.

Ниже представлен журнал регистрации заявлений работников. Образец может быть дополнен и изменен в соответствии с учетом потребностей конкретного предприятия.

Срок хранения журнала регистрации заявлений работников

Работодатель, в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ, обязан обеспечить сохранность документов по личному составу. Как и все остальные кадровые документы, журналы регистрации заявлений работников также подпадают под действие данного закона.

Сроки хранения таких документов различны. Но, согласно статье 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций» от 25.08.2010 г., срок хранения журнала регистрации заявлений работников составляет 5 лет. По прошествии этого срока документ уничтожается.

Возможно, вам будет интересно узнать:

Информационно-справочные документы: заявление

Cроки хранения документов

Восстановление документации: методика работы

www.sekretariat.ru

Журнал регистрации заявлений - образец РБ 2018. Белформа

Файл текстовой версии: 3,2 кб

Открыть документ в галерее:

Текст документа:

Утвержден постановлением Минэкономики от 10.12.2002 N 264

Форма ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ЗАЯВЛЕНИЙ --------------------------------------------------------------------------------------------- ¦ N ¦Дата ¦Форма¦Фамилия, имя, ¦Наименование,¦ Общее ¦Подпись пред-¦Подпись ¦Приме-¦ ¦п/п¦ре- ¦заяв-¦отчество, ¦номер, дата ¦ количество ¦ставившего ¦работника ¦чание ¦ ¦ ¦гист-¦ления¦данные, содер-¦документа, ¦прилагаемых к¦документы ¦Министер- ¦ ¦ ¦ ¦рации¦ ¦жащиеся в до- ¦удостоверяю- ¦ заявлению ¦уполномочен- ¦ства ¦ ¦ ¦ ¦заяв-¦ ¦кументах, ¦щего право +-------------+ного лица ¦экономики, ¦ ¦ ¦ ¦ления¦ ¦удостоверяющих¦уполномочен- ¦доку- ¦листов¦уполномочен- ¦зарегист- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦личность, те- ¦ного лица ¦ментов¦ ¦ного ¦рировавшего¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦лефон предста-¦уполномочен- ¦ ¦ ¦юридического ¦заявление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вившего доку- ¦ного ¦ ¦ ¦лица ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦менты уполно- ¦юридического ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦моченного лица¦лица ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦уполномоченно-¦представлять ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦го юридичес- ¦документы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кого лица ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----+-----+--------------+-------------+------+------+-------------+-----------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ +---+-----+-----+--------------+-------------+------+------+-------------+-----------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----+-----+--------------+-------------+------+------+-------------+-----------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----+-----+--------------+-------------+------+------+-------------+-----------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-----+-----+--------------+-------------+------+------+-------------+-----------+-------

Приложения к документу:

Какие документы есть еще:

Что еще скачать по теме «Журнал»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

belforma.net

---

Смотрите также

• 
  Журналы по экологии
• 
  Журнал нижний новгород
• 
  Журнал трудовых книжек
• 
  Виж журнал архив
• 
  Варламов живой журнал
• 
  Всякая всячина журнал
• 
  Сибирский онкологический журнал
• 
  Экспериментальная психология журнал
• 
  Журнал сделок трейдера
• 
  Журнал геодезических работ
• 
  Агропром удмуртии журнал