Это интересно

  • ОКД
  • ЗКС
  • ИПО
  • КНПВ
  • Мондиоринг
  • Большой ринг
  • Французский ринг
  • Аджилити
  • Фризби

Опрос

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?
 

Полезные ссылки

РКФ

 

Все о дрессировке собак


Стрижка собак в Коломне

Поиск по сайту

Основы секретарского дела. Журнал секретарское дело читать онлайн бесплатно


Журнал «Секретарское дело»

№ 07/2018Темы номера:
  • Общение как форма коммуникации;
  • Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела;
  • Служебное совещание как форма делового общения;
  • Как пережить ошибки и провалы.
 
№ 06/2018Темы номера:
  • Делопроизводство и архив организации: что проверяют?
  • Что нужно знать о проверках в организации?
  • К вам пришла проверка: сохраняйте спокойствие!
 
№ 05/2018Темы номера:
  • Готовимся к отпуску;
  • Документальное оформление трудовых отпусков;
  • Документы о предоставлении отпусков: архивное хранение;
  • Трудовые отпуска: основные вопросы.
 
№ 04/2018Темы номера:
  • День секретаря;
  • Внутренние документы: виды, регистрация, исполнение;
  • Передаём дела на хранение в архив организации: переплёт и оформление;
  • Принципы делового этикета секретаря.
 
№ 03/2018Темы номера:
  • Докладная записка: составляем и оформляем правильно;
  • Труд женщин: основные вопросы;
  • Ничего не потерять: для чего нужно резервное копирование.
 
№ 02/2018Темы номера:
  • Разработка документов при создании архива организации
  • Подготовка документов к передаче на архивное хранение
  • Беседа творческая и организационная: начало разговора
 
№ 01/2018Темы номера:
  • Требования к текстам документов: структура и язык
  • Особенности экспертизы ценности документов в электронном виде
  • Правила делового телефонного этикета
 
 
№ 12/2017Тема номера:
  • Декабрь - горячая пора!
 
№ 11/2017Темы номера:
  • Сводная номенклатура дел организации;
  • Избегаем ошибок при составлении номенклатуры дел организации;
  • Секретарь-секьюрити, или "Посторонним вход воспрещён!"
 
№ 10/2017Темы номера:
  • Реквизит "Адресат";
  • Адреса корпоративной электронной почты: называем правильно;
  • Юридический адрес.
 
№ 09/2017Темы номера:
  • Встречаем пополнение в коллективе;
  • Инструкция по делопроизводству: внесены дополнения и изменения;
  • Основные вопросы оформления приема на работу молодого специалиста;
  • Молодой специалист: удачный старт.
 
№ 08/2017Темы номера:
  • Ваш любимый шеф;
  • Новый руководитель в офисе;
  • Алгоритм создания организационно-распорядительных документов;
  • Заказываем визитку для шефа.
 
№ 07/2017Темы номера:
  • Пора отпусков;
  • Организация работы руководителя с документами;
  • Предоставление трудового отпуска: оформляем без ошибок;
  • Резолюции на заявлениях: что должен знать руководитель?
 
№ 06/2017Темы номера:
  • Локальные правовые нормативные акты организации;
  • Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016;
  • Разработка инструкции по делопроизводству в организации;
  • Как быстро и качественно найти и подготовить информацию.
 
№ 05/2017Темы номера:
  • Счастливая и успешная;
  • Типичные ошибки в делопроизводстве и способы их устранения;
  • Организация приема посетителей в приемной руководителя;
  • Как совмещать карьеру и личную жизнь?
 
№ 04/2017Темы номера:
  • Все нюансы офисной жизни;
  • Подготовка и документальное сопровождение совещания;
  • Учет документов в архиве организации;
  • Как научиться принимать свои ошибки и делать конструктивные выводы;
 
№ 03/2017Темы номера:
  • Организация делопроизводства по обращениям граждан;
  • Образцы документов по обращениям граждан;
  • Порядок ведения книги замечаний и предложений;
  • Организация хранения документов в электронном виде.
 
№ 02/2017Темы номера:
  • Документальное оформление служебных командировок
  • Чтобы командировка была комфортной
  • Классификация документов в архиве организации
 
№ 01/2017Темы номера:
  • Юридическая сила документа
  • Первые шаги к созданию службы ДОУ в организации
  • Презентуем результаты своей работы
 

profmedia.by

Журнал «Секретарское дело»

ЖУРНАЛ "СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО" № 07/2018
Темы номера:
  • Общение как форма коммуникации;
  • Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела;
  • Служебное совещание как форма делового общения;
  • Как пережить ошибки и провалы.
ПОДПИСКА НА ЖУРНАЛ (Только для юридических лиц и ИП)

Для подписки выберите печатную или электронную версию журнала, скачайте и оплатите счет-фактуру.

Обязательно укажите адрес доставки и контактный телефон. Доставка печатных журналов осуществляется через РУП "Белпочта".

Таблица изменений 2018 года в Перечень типовых документов в электронном виде на 72-х стр.
  В книге приведен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, с учетом множественных изменений и дополнений, вступивших в силу 22 марта 2018 года, а также подробные разъяснения по его применению на практике.
Скачать "Таблицу изменений 2018 года в Перечень типовых документов"
Описание новой книги
Скачать счёт на новую книгу
В помощь секретарю, офис-менеджеру, администратору, работнику канцелярии

Наше издание в первую очередь предназначено для секретарей, офис-менеджеров, администраторов, помощников руководителя, работников канцелярии. Но мы уверены: что-то интересное для себя в нем найдет любой офисный работник.

В каждом номере журнала мы рассказываем о нюансах ведения делопроизводства, организации документооборота, а также создании, регистрации, поиске и хранении документов, контроле за их исполнением. Мы стараемся осветить любые изменения, касающиеся требований оформления деловых бумаг.

На наших страницах компетентные авторы знакомят читателей с тонкостями организации и ведения архива, применения компьютерной и оргтехники, а также автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ). В журнале вы найдете консультации психологов, рекомендации по обустройству офиса, стилю и деловому этикету.

Наверняка вами будет оценен прикладной характер материалов по проведению совещаний, презентаций, деловых переговоров и корпоративных мероприятий, по оптимизации работы офиса, повышению личной эффективности и управлению временем.

В рубрике «Секретарь Плюс» мы стараемся освещать некоторые вопросы, касающиеся деятельности кадровых работников, юрисконсультов, бухгалтеров. Все это может пригодиться «правой руке» руководителя, ведь зачастую секретарю приходится совмещать обязанности.

Кроме того, в журнале вы найдете информацию по:

— ведению деловой переписки — составлению номенклатуры дел — сдаче документов в архив — организации встречи клиентов и партнеров в офисе — предупреждению конфликтных ситуаций — повышению личной эффективности — и многим-многим другим темам.

А.Е. Рыбаков, директор БелНИИДАД; А.Н. Сукач, заведущий отделом документоведения БелНИИДАД; Н.А. Капмоле — старший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД; Н.Н. Новик, научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД.

А также:

Г.А. Кудрякова, главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь; Т.В. Рахубо, юрист; Я.В. Монич, практикующий психолог.

Периодичность выхода — 1 раз в месяц.

Объем журнала — 80 стр.

Связаться с редакцией: [email protected]

profmedia.by

Секретарь-референт — профессиональный журнал для секретарей и управленческих работников. :: Profiz.ru

О журнале

Профессиональный журнал для секретарей и офис-менеджеров

С помощью нашего издания вы сможете повысить профессиональную квалификацию и выйти на новые карьерные высоты, выстроить документооборот вашего предприятия, задать вопрос и получить ответ компетентного специалиста. Журнал для секретарей – верный помощник при решении проблем, возникающих при работе в офисе. Каждый номер журнала посвящен актуальным темам делопроизводства и документооборота, кадровой работы и архивного дела, административно-управленческой деятельности.

Мы учли все аспекты деятельности секретаря, поэтому в нашем журнале даем все новости в сфере ДОУ и архивов, комментируем ГОСТы и другие нормативные документы, рассказываем о реквизитах, приводим шаблоны оформления документов, уделяем место кадровой работе, даем тонкости работы на ПК с офисными программами. В каждом номере рассматриваются нормы делового этикета (от организации совещаний и переговоров до подготовки приемов и корпоративных праздников), обсуждается выбор офисной мебели и техники, канцелярии.

С нашим журналом вы можете не только расти как специалист, но и развиваться как личность: ежемесячно на цветных страницах – советы стилистов, косметологов, медиков, обзоры шедевров мировой культуры.

Ежемесячный журнал объемом 104 страницы, распространяется по подписке. Оформить подписку на журнал вы можете на нашем сайте, в почтовом отделении либо по телефону (495) 258-08-15.

Мы делаем подписчикам подарки!

Анонс

Читайте в августовском номере

Инструкция по делопроизводству: разделы, секреты разработки и адаптации

1 июля вступил в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт по оформлению документов и внести в него новые правила оформления реквизитов, ведь действовать эти правила, скорее всего, будут в течение ближайших нескольких лет.

Инструкция по делопроизводству – ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации, но практическую его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем во всем, и в деловых коммуникациях тоже. В статье рассмотрим основные разделы инструкции по делопроизводству, источники информации для нее и секреты разработки и адаптации.

Первый рабочий день в компании: как достойно выдержать первый бой

По-прежнему мало где готовят сносную программу адаптации и процедуру введения в должность для секретарей и помощников, чаще всего предпочитают бросать новеньких, как котят в пруд: выплывут – хорошо, утонут – не страшно, наймем других. Поэтому о своем спасении «утопающие» должны заботиться сами. Поговорим, как пережить первые рабочие дни в компании:

• где отсутствует делопроизводство;

• где придется совмещать должность единственного секретаря и личного помощника руководителя.

Расскажем, как достойно выдержать «первый бой» в новой должности.

Аптечки для оказания первой помощи: выполняем требования законодательства

Статья 223 Трудового Кодекса РФ обязывает всех работодателей, независимо от вида деятельности и условий труда, организовать медицинское обеспечение работников. Для этого могут быть оборудованы помещения для оказания медпомощи, а также организованы посты медпомощи, которые комплектуются аптечками для оказания первой помощи. Кроме того, требование к наличию аптечек первой помощи, содержатся в правилах по охране труда, санитарных правилах и нормах и других нормативных документах.

Из статьи вы узнаете:             

• как организовать и чем комплектовать посты по оказанию первой помощи;

• как комплектовать аптечки по оказанию первой помощи;

• как зафиксировать ответственность за хранение и комплектацию аптечек в ЛНА по охране труда, а также в должностных инструкциях назначенных лиц;

• что такое «неофициальная аптечка» и почему надо крайне осторожно подходить к ее созданию.

www.profiz.ru

Основы секретарского дела

Хороший секретарь - это не бедная Золушка, а фея-хранительница служебного "очага": она может погасить разгорающийся конфликт в коллективе, создать уют в офисе и многое другое...

Авторы

Глава I. Значение секретарской службы

В современных условиях значение секретарской службы особенно велико, возможно, более велико, чем когда бы то ни было в прошлом. XXI столетие - эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и связей, требующих соответствующего документационного, правового и организационного обеспечения. Развитие рыночной экономики, становление гражданского общества в России (это когда граждане знают, что они могут потребовать от властей каких-то действий, и власти обязаны принять их требования во внимание), совершенствование многообразных отношений между частными и юридическими лицами, разнообразными организациями, различными государственными структурами и международными фирмами, группами и сообществами - все это в огромной степени повышает требования к обеспечению организации и управления.

Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества и т.д. становится особенно значимой.

В настоящее время практически ни одна уважающая себя фирма или организация не может обойтись без секретаря, который является своего рода диспетчером, распределяющим информационные потоки* и регулирующим контакты между посетителями и руководством фирмы (организации) или ее служащими. Его обязанности могут быть очень разнообразными и весьма обширными. Их объем и направленность зависят от целого ряда обстоятельств: размера фирмы (организации) и направленности ее деятельности, специфики деловых отношений внутри фирмы (предприятия), конкретных условий делооборота и отношений между людьми.

В условиях работы малых предприятий, насчитывающих десяток или около того служащих, работа секретаря менее многообразна и вариативна. Иногда все в основном сводится к обязанностям по обслуживанию телефонных звонков и приему посетителей. В средних по масштабу деятельности фирмах работа секретаря уже сложнее. Ему приходится выполнять разнообразные поручения, следить за прохождением документов (их регистрация, хранение, рассылка и т.д.), организовывать различные встречи, приемы и тому подобное. Еще более сложной и насыщенной может быть работа секретаря в крупной фирме, влиятельном банке или корпорации. Обычно в многолюдных учреждениях и организациях создаются канцелярии, секретариаты, экспедиции, архивы и т.д. Работу группы секретарей (среди которых могут быть старшие и младшие секретари) возглавляет и направляет начальник секретариата (заведующий, старший распределитель, а иногда помощник или заместитель директора по кадрам).

Существуют и такие должности, как секретарь-оператор электронно-вычислительных машин (ЭВМ), секретарь-стенографистка, секретарь-референт, секретарь-инструктор (специалист по практическому обучению более молодых и неопытных коллег), секретарь на домашнем телефоне и т.д. Конкретные должности определяются спецификой потребностей, существующих в условиях той или иной организации.

Как правило, работа секретаря складывается из двух составляющих:

- основных или базовых обязанностей;

- ряда дополнительных поручений, обусловленных текущими ежедневными потребностями.

К первому ряду могут быть отнесены следующие действия: телефонные переговоры, прием посетителей, рассылка телефонограмм, работа со служебными документами, в том числе тиражирование отдельных из них на ксероксе или принтере, отправка факсов, контроль за выполнением решений, принятых руководителем, подготовка соответствующих материалов к совещанию или конференции, оповещение участников собраний, передача пожеланий руководства, ведомственных наставлений и инструкций служащим фирмы, их оповещение об особых заданиях или мероприятиях и т.д.

Ко второму ряду следует отнести различного рода вспомогательные обязанности: поиск необходимых сведений в словарях и справочниках, в энциклопедических изданиях, определение очередности при приеме нескольких посетителей, просмотр подшивок газет с целью нахождения нужных статей, заказ необходимой литературы в библиотеках и др. Иногда секретари выполняют роль курьеров (особенно это практикуется в малых фирмах) и доставляют срочную корреспонденцию по требуемому адресу в пределах города. Безусловно, данный перечень может быть продолжен. К примеру, в большинстве фирм и организаций секретари готовят для ожидаемых визитеров чай (кофе) или организуют столик с напитками и легкой закуской.

Секретарские обязанности могут быть самыми разнообразными. Они эффективны тогда, когда не зависят от капризов руководителя и направлены на наиболее качественное обеспечение основных производственных требований данной фирмы или организации.

В небольших предприятиях (фирмах, конторах) во время отсутствия первого лица, которым является директор либо управляющий или руководитель подразделения, секретарь в ряде случаев выполняет некоторые его функции, доводя до служащих и рабочих указания директора и проверяя исполнение тех или иных требований. Именно секретарь обычно контролирует входящую и исходящую корреспонденцию фирмы, отвечает за делопроизводство, добиваясь правильной и своевременной отчетности, участвуя в соответствующей обработке поступающей информации и организации хранения нужных документов и материалов.

В современных условиях процессы получения и передачи информации связаны с разнообразными техническими средствами: телетайпы, факсы, мобильные телефоны, глобальная компьютерная сеть Интернет, другие современные средства связи. Неуклонное развитие технических средств требует от секретаря определенных технологических знаний и навыков. Если в прошлом для него достаточным было умение сносно печатать на обычной пишущей машинке, то в настоящее время хорошо подготовленный секретарь должен уметь пользоваться диктофоном, персональной ЭВМ, факсом, принтером, сканером, различной множительной техникой и т.д. Весьма полезными могут оказаться навыки стенографирования, хотя в современных условиях стенография менее распространена, чем ранее.

В целом можно без преувеличения сказать, что работа секретаря во многих случаях имеет важное или даже исключительно важное значение для обеспечения нормальной производственной деятельности фирмы, банка, производственного предприятия, научного центра, торгового объединения, акционерного общества и т.д. Зачастую именно от него зависит то, в какой форме и в какое время поступит к руководству необходимая информация или насколько благоприятно начнутся деловые переговоры (а хорошее начало, как известно, - половина успеха). Приветливый, деликатный, обходительный и в то же время осмотрительный секретарь может с самого начала расположить к себе потенциальных деловых партнеров и настроить их на доброжелательное отношение к собеседникам и, соответственно, к предмету переговоров. У такого секретаря к тому же и служащие фирмы или предприятия всегда могут получить требуемую информацию, и при этом отпадает необходимость обращаться непосредственно к руководителю.

Таким образом, слагаемые успеха секретаря - это профессионализм, трудолюбие (исполнительность), стремление к самообразованию, сервис (высокое качество обслуживания клиентов), лояльность фирме.

В большом спорте родилось выражение: порядок бьет класс. И действительно, нередко случалось, когда более слабая по подбору игроков команда побеждала высококлассную за счет лучшей организации игры, когда каждый игрок строго придерживается указаний тренера, не чураясь при этой элементов импровизации. Должный или соответствующий порядок сберегает время и силы, освобождает, а вовсе не сковывает мысль.

С древних времен также существует поговорка: "Порядок - душа вещей!" Это как раз и означает, что любая вещь будет исправно служить человеку тогда, когда она постоянно находится в определенном месте.

Если по каким-либо причинам у секретаря нет возможности существенным образом изменить внутреннее содержание приемной, то обустроить свое рабочее место наилучшим образом ему доступно и крайне желательно. Следует всегда помнить, что порядок на рабочем месте является обязательным условием эффективности труда секретаря (о чем будет еще не раз сказано в дальнейшем изложении этого пособия). Следование порядку не только облегчает работу, делает многие операции автоматическими, экономит драгоценное время, но и препятствует "пропаже" документов, которые иной раз почему-то у нерадивых секретарей попадают в папки с другими материалами, а то и "благополучно" перекочевывают... в архив. Как говорится, семь потов сойдет с секретаря, прежде чем такие документы найдутся, да и найдутся ли вообще - вот вопрос?

Под рукой секретаря должны лежать только те документы, справочники, которые необходимы в данное время. "Столпотворение бумаг" не столько уменьшает рабочую площадь стола, сколько отвлекает от решения служебных вопросов. Нужно смелее избавляться от макулатуры и невостребованных вещей.

Технические средства, используемые секретарем, о которых подробно говорится ниже, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться на близком расстоянии. Кроме того, механизмы эти должны располагаться таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования другими работниками и находились под контролем секретаря.

Если же секретарь в течение своего рабочего дня то и дело что-нибудь ищет (ластик, большую скрепку, клей, скотч, ручку с красной пастой, календарик и т.п.), то, естественно, у него не будет хватать времени для выполнения своих прямых обязанностей.

То же в отношениях с руководством. Представьте себе ситуацию, когда шеф (директор, заместитель директора, начальник отдела, словом, любой администратор предприятия) просит секретаря подготовить все необходимое для отправки важного заказного письма, а в ответ слышит:

- Не помню, куда это я положила хорошую бумагу. Тетрадь с перечнем адресов наших филиалов? Да, да, сейчас поищу. Наверное, в каком-нибудь ящике.

И поиск может продолжаться и 10, и 20 минут. И вот тетрадь найдена, но выясняется, что под рукой нет чистых конвертов. Очевидно, что, если такая практика продолжится в следующий раз, то вряд ли это начальству понравится.

Девушка-секретарша может быть привлекательной и обаятельной, уметь хорошо и быстро входить в контакт с людьми, быть отзывчивой, мгновенно и с готовностью приниматься за любое порученное дело, но если она неорганизованна, если ей постоянно приходится что-то искать, если она систематически забывает о каких-то важных вещах, то по ее адресу будут неизбежно звучать неодобрительные замечания или нарекания, а это, конечно же, неприятно и обидно.

Порядок, как сказано выше, важен в любых делах, но для секретаря он имеет особое значение. Сама суть профессии, связанной с организацией делового процесса, заключается в поддержании надлежащей упорядоченности. Существуют общие правила, единые профессиональные требования. Однако, кроме того, каждое предприятие или учреждение имеет свои специфические черты и особенности, свои установки и требования. Секретарь должен скрупулезно разобраться в этой специфике, чтобы уметь быстро и качественно выполнять свою работу. Поэтому, начиная службу на новом месте, следует сразу же обратить внимание на особенности делового процесса именно в этом учреждении. Не надо стесняться спрашивать о том, что вам непонятно. Обратитесь с просьбой к коллегам или даже руководителю, и они обязательно вам помогут. Иной раз подобная помощь может сопровождаться шутками-прибаутками. Ничего страшного, наоборот, это естественно, а порой и хорошо, особенно для разрядки обстановки (чего на работе не бывает!). Они ведь работают уже в течение определенного (иногда весьма продолжительного) времени, и им некоторые вопросы новичка могут казаться наивными и простодушными. Тем не менее, лучше все-таки выяснить такие вопросы побыстрее с начала работы на новом месте (в течение недели, ну, месяца), чем через полгода или даже год "наступать на те же грабли". В этом случае запоздалое "любопытство" секретаря будет расценено негативно: пора бы уж и знать, милочка!

Организованность - одно из важнейших качеств секретаря. Он должен уметь четко контролировать свои действия по времени, хорошо ориентироваться в текущих делах, уметь быстро найти нужные документы и навести необходимые справки, вежливо и корректно вести телефонные переговоры и знать меру в больших и малых делах.

Вместе с тем, естественно, секретарь не должен превращаться в некое "ходячее расписание", становиться похожим на запрограммированного робота. Секретарь - живой человек. Случаются и истерики. От них, обусловленных окружающей средой, мы не можем оградить даже своих родных, что же говорить о коллегах. И тут важно для секретаря "сохранить лицо", чтобы потом не было стыдно смотреть людям в глаза.

Конечно, секретарь должен активно участвовать в общественной жизни коллектива. От него в значительной степени зависит моральная атмосфера на предприятии: сухая или унылая, напряженная или нервная, распространения подозрительности или недоверия либо дружеского участия, открытости и симпатий.

studfiles.net

2.2. Работа с входящими документами. Секретарское дело

2.2. Работа с входящими документами

Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной цепочки.

Помните!

• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

• Заказные письма принимаются под расписку.

• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Примерные формы для работы с входящими документами

Форма журнала учета входящих документов

Форма журнала учета резолюций

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

econ.wikireading.ru

Журнал «Секретарское дело»

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Разумеется, вы хотите стать идеальным секретарем. Ведь именно поэтому у вас в руках наш журнал. Но для того, чтобы желание стало реальностью, нужно научиться профессионально решать множество проблем и задач. Бесспорно, каждая из вас умна, привлекательна и опытна. Но в битве за звание «Самого Лучшего Секретаря» победит именно та девушка, которая знает немного больше, выглядит немного лучше и имеет немного больше опыта.

Изучение секретарского дела имеет образовательное и воспитательное значение. Основной задачей наших занятий является обучение квалификационному выполнению функций секретаря по организационному, информационному и документационному обслуживанию руководителя, ознакомление с работой делового учреждения, получение представления о работе современного офиса.

Наши материалы составлены на основе требований квалификационных характеристик по профессии секретарь, изложенных в Квалификационном справочнике должностей служащих, действующих нормативно-методических документах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности в Республике Беларусь.

Изучая литературу по секретарскому делу и делопроизводству ведущих специалистов в области документоведения нашей страны, а также опыт зарубежных авторов, исходя из своего опыта преподавания, мы стараемся каждую тему представлять таким образом, чтобы вызвать интерес читателей, побудить их к самостоятельным занятиям с привлечением дополнительной литературы, научить проявлять инициативу и самим находить ответы на многие вопросы.

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение жизни приходилось составлять документы. Работающие же в управленческом аппарате постоянно имеют с ними дело: составляют, оформляют, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу на предприятии выполняют специальные подразделения (службы ДОУ), а в небольших организациях и фирмах — секретари.

В прошлом году в рамках «Школы секретаря» мы изучили, с какими документами работает секретарь, как правильно их составлять и оформлять. В нынешнем мы продолжим постижение тонкостей профессии и секретов мастерства, шаг за шагом будем двигаться к вершинам секретарского дела и рассмотрим такой важный и сложный вопрос, как организация документооборота.

Совокупность ряда работ с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хранение в архив или выделения к уничтожению, определяется понятием «документооборот». Более подробно документооборот, а также на какие группы разделяется документопоток организации, как учитывается объем документооборота, мы рассмотрим в одной из последующих статей. Кроме того, мы узнаем о правилах организации документооборота, этапах технологической обработки и движения документов, путях совершенствования документооборота и сокращения сроков прохождения документов внутри организации.

Справиться с потоком документов, быстро найти требуемый и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность можно только при правильной постановке делопроизводства в учреждении. Все эти вопросы также будут рассмотрены на страницах журнала в статьях, посвященных созданию справочного аппарата, организации контроля исполнения документов и поручений руководителя. Мы поговорим о журнальной, карточной и электронной формах регистрации документов, когда целесообразно их применять, формировании контрольной картотеки, правилах постановки на контроль документов и поручений руководителя, типовых и индивидуальных сроках исполнения документов.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности, будь то бизнес, политика, наука и др., зависит от множества факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ, представить его руководителю, передать исполнителю и т.д. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любым учреждением при работе с документами. В ежедневной же практике работникам службы ДОУ приходится решать огромное количество вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. Этим вопросам также будет посвящен ряд публикаций.

Одно из занятий мы посвятим основным требованиям к работе секретаря по оперативному хранению документов. Мы поговорим о принципах формирования дел, их оформлении, о том, где и как они хранятся до передачи в архив, рассмотрим особенности оперативного хранения документов в электронном виде.

Наша школа окажет неоценимую помощь как начинающему специалисту, так и опытному секретарю. Надеюсь, читая журнал, вы поймете, что секретарь — это яркая, неординарная личность, владеющая профессиональным мастерством, умеющая быстро находить выход из различных нестандартных ситуаций, обладающая определенным складом характера.

Сегодня наступило время для профессионалов. Поэтому приглашаем вас в «Школу секретаря»!

profmedia.by


KDC-Toru | Все права защищены © 2018 | Карта сайта