Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? Журнал учета трудовых книжек как прошить
Как прошить журнал движения трудовых книжек
Затем поочерёдно или вместе проденьте сквозь центральное отверстие, вытянув с лицевой части обложки – в сторону задней стенки.
- Если нить не прочная, процесс повторите несколько раз, но не затягивайте нити туго, избегая разрывов бумаги при использовании журнала. Каждый раз проверяйте, чтобы нить выровнялась и имела ту же форму, как в предыдущем шве.
- Края нити завязываются по задней стенке узлом, обязательно захватив в завязываемый узел центральную нить, прихватив её при завязывании.
- После проведённой процедуры не вздумайте отрезать концы нити, которой прошивался журнал. Они должны оставаться относительно длинными (от 6 до 10 сантиметров) для проведения последующей процедуры.
Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
ИнфоЗатем руководитель организации заверил вышеуказанные сведения своей подписью, а Светлана указала его должность, фамилию и инициалы, наименование компании и текущую дату (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Опломбировала выступающие концы нити индикаторной пломбой. На обложке указала фактическую дату начала ведения книги.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?
Важно Сургуч имеет свойство со временем разрушаться.- Листы, расположенные под самой печатью, будут иметь неровную поверхность, что может привести к неаккуратности при заполнении журнала.
- Чаще всего используется опломбирование бумажной пломбой с использованием заверительной надписи руководства. Но этот способ тоже неверный, так как пломба должна соответствовать параметрам согласно ГОСТ 31282-2004. Самым удобным способом пломбирования будет использование пленочной пломбы.
Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы
Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы. После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений. При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции. Заключение. По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.
Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?
Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено. Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.
Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта.
Как прошить книги учета и хранения трудовых книжек?
Поэтому вначале попробуйте потренироваться на пустом листе. К тому же, сургучная печать может рассыпаться до завершения пользования журналом, что приведёт его в ненадлежащий вид. Современные пломбы – это высокопрочные изделия, закрепление которых не потребует от вас особого труда.
Для лиц, часто производящих пломбировку, целесообразно иметь в наличии пломбиратор, которым можно ставить любые пломбы. Для этого нужно взять этот инструмент, напоминающий щипцы, зажать в нём одновременно концы двух нитей и приложенный к комплекту материал, закрепить пломбу. Это устройство элементарно в применении. Самые бюджетные варианты пломб, которые можно использовать вместо сургучной печати:
- Пломбы-наклейки, которую нужно лишь наклеить по инструкции и разгладить.
Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?
ВниманиеКнига учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошнурована, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил № 225). Что будет, если… Если книга учета движения трудовых книжек не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, то при проверке инспектор ГИТ может оштрафовать лицо, ответственное за учет трудовых книжек, или организацию (п. 45 Правил № 225, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, решение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. по делу № 7-4890). Важные выводы 1. Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме сотрудника на работу, а также при оформлении новой трудовой книжки или вкладыша в нее.2.
Журнал учета трудовых книжек (образец)
Критерии выбора Диапазон изготовления пломб по ГОСТу сегодня может быть самым широким, с разнообразием форм, цветовой гаммы. Подобрать достойный вариант можно исходя из дополнительных критериев, которые опираются на предпочтение конкретной организации. Возможно, сделать пломбировочное устройство:
- С логотипом организации.
- В виде металлической печати.
- В виде металлического стержня с изображённым на нём уникальным номером.
- С цветовым индикатором, который сразу же укажет на попытку нарушения пломбы.
- С элементами электронной памяти.
Классические пломбы представляют собой:
- изделия из свинца;
- из пластика;
- металлический контролёр МК-1;
- металлические клипсы МК.
Все они обладают отличными защитными свойствами, что составляет основу и цель процесса опломбировки.
Как прошить журнал движения трудовых книжек
Заполнение титульного листа Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.
На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.
Как прошить журнал учета движения трудовых книжек
Он же отвечает за книгу учета их движения. Шаг 2. Оформляем книгу учета в соответствии с требованиями Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Приложение № 3). Вы можете изготовить эту книгу самостоятельно по установленной форме. Например, распечатать специальные бланки на листах А4 и скрепить их между собой или перерисовать графы в большую тетрадь. Либо приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на сайте Магазин.Кдело.рф. При опломбировании книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 (например, пленочную или ленточную пломбу). Перед тем как вносить записи, книгу учета следует подготовить к работе.Для прочности сшивания необходимо сделать это несколько раз.
- Концы нитки должны быть выведены на оборотную сторону книги и завязаны в узел. При этом необходимо оставить 6–7 см нитки.
- Можно ли исправлять записи в книге Поскольку нет специальных норм, регулирующих порядок внесения исправлений в книгу учета, при совершении указанных действий следует руководствоваться пп. 4.2, 4.3 положения «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.
buh-nds.ru
Видео как пронумеровать и прошнуровать книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей
А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать. Заключение Прошить и опломбировать журнал учета трудовых книжек необходимо. Однако при творческом подходе этот процесс может стать не только обязанностью, но и творческим процессом. Представив, что этот журнал – лицо предприятия, так как записи вносятся под роспись увольняющихся сотрудников, может возникнуть желание не только оформить его по всем правилам, но и внести элементы дизайна, что позволяет современный рынок, предлагающий многообразие вариантов пломб. А инспекторы ГИТ, которые любят начинать проверку с правильности оформления журнала, получат эмоциональное удовольствие, что также немаловажно.
Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы
ВниманиеКак пронумеровать страницы, прошить Все листы в книге должны быть пронумерованы по-порядку, начиная с первого. Книга учета должна быть прошита. Делается это для того, чтобы избежать замены листов при ее дальнейшем использовании.
Определенного порядка прошивания на законодательном уровне не закреплено, поэтому сотрудники кадровой службы при возникновении вопроса, как прошивается книга учета движения трудовых книжек, пользуются следующим алгоритмом:- На книге с левой стороны шилом или другим инструментом делаются проколы. Расстояние между проколами должно быть не меньше 3 см, и располагаться они должны строго по вертикали для того, чтобы не повредить читабельность книги при перелистывании.
- Капроновая нить либо иная другая, сложенная в несколько раз, продевается в отверстия.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?
Требования к ведению книги учета трудовых книжек Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.
- Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
- Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
- После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
- Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку.
Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?
ВажноИз этих же соображений рекомендуется вначале заполнять титульную страницу и проводить нумерацию, а затем прошивать и опломбировать журнал, чтобы не выполнять сложную работу напрасно. После подготовки журнала, готовим материалы и инструменты для процедуры прошивания журнала.
К ним относятся:- шило;
- нитки;
- некоторые применяют иглу или вязальный крючок.
Качество этих предметов, в соответствии с целями применения и имеющимися вариантами, нужно рассмотреть отдельно. Некоторые опытные кадровики вместо шила пользуются особо прочным дыроколом.
Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
При попытке вскрытия на ней появляется надпись, которая указывает факт вмешательства.
- Гарантийные этикетки, которые просто, в соответствии с инструкцией наклеиваются. При несанкционированном вскрытии они практически полностью рассыпаются. t» src=»http://lawyer-consult.ru/ads2.js»
-
Пломба-скотч, элементарно наклеивается по технологии наклеивания скотча. При попытке вскрытия, верхний слой приходит в негодность.
- Если вы любите мастерить своими руками различные эксклюзивные вещи или просто можете бесплатно из подручного материала сделать пломбу — закрепите её на кончике двух, сложенных вместе нитей.
Поставьте номер. По завершении пломбировки нужно собрать комиссию не менее трёх человек для составления акта. Составив акт, вложите его в папку с локальными номенклатурными документами.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек
Рядом в свободном месте желательно указать реквизиты подтверждающего документа, например, свидетельства о внесении новых сведений о работодателе в Единый государственный реестр юридических лиц. Шаг 6. Вносим исправления в книгу учета движения трудовых книжек Популярные вопросы Закон не уточняет, как исправить ошибки в книге учета движения трудовых книжек. На практике кадровики руководствуются правилами внесения исправлений в первичные учетные документы (п. 4.2, 4.3 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Этому есть логичное объяснение. Книга учета движения трудовых книжек отражает факт приема от сотрудника оригинала трудовой книжки на хранение на время работы, а в случае если трудовую книжку заполняют впервые – еще и размер средств, полученных за бланк.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?
Вносим сведения в книгу учета движения трудовых книжек В книге учета движения трудовых книжек регистрируют как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу (образец ниже). При этом соблюдают хронологический порядок, то есть первыми указывают сведения о трудовой книжке работника, который был принят раньше всех.
Очередную запись вносят следующим порядковым номером. В ней отражают сведения о дате приема, Ф.И.О. владельца трудовой книжки, серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее.
А также должность, место работы, реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника, и др. Трудовую книжку выдают сотруднику в последний день его работы (ч.
четвертая ст. 84.1 ТК РФ). За нарушение этого требования работодателю грозит материальная и административная ответственность (ст. 234 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Как пронумеровать страницы, прошить Можно ли исправлять записи в книге Как оформить опломбирование. Образец опломбировки Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина. Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета. В указанный журнал надлежит вносить информацию:
- о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
- оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.
На этом основании книгу учета признают аналогом первичного учетного документа о передаче на хранение товарно-материальных ценностей (форма № МХ-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66). А значит, исправлять ошибки в первичных учетных документах и в книге учета можно по одним правилам. Неверную информацию зачеркивают одной тонкой линией так, чтобы слова оставались читаемыми. Над зачеркнутым вносят правильный текст. Далее рядом с исправлением ответственный сотрудник кадровой службы делает пометку «Исправленному верить», ставит дату и подпись.
Шаг 7. Заводим новую книгу учета, если прежняя закончилась По истечении времени книга учета заканчивается, а значит, нужно подготовить к работе новую книгу так, как указано в шаге 2. Законодательство не регулирует порядок замены прежней книги учета на новую.
По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги (или пломбы –наклейки, если не проставляется сургучная печать) с последующим нанесением на него заверительной надписи. 2.Вопрос: Сколько проколов сделать? Обычно делают два или три прокола. Подробнее о прошивке документов мы писали здесь. 3.Вопрос: Как прикрепить пломбу-наклейку? В каком именно месте? Все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы; книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки; книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Кроме этого к ним применимы меры, определённым образом защищающие их от воздействия внешнего вмешательства с целью внесения изменений в имеющиеся записи. К таким документам относится и книга (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Про ведение, хранение и учет подробно мы рассказывали здесь. Предъявляемые к её хранению требования являются не голословными. Плановые проверки документа, проводимые инспекторами ГИТ, зачастую начинаются с поиска недостатков оформления и заполнения обозначенного документа. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-47-72.Это быстро и бесплатно! Оглавление:
- Основные требования
- Пошаговая инструкция: как прошить журнал?
- Как правильно оформить лист для закрепления ниток
- Правила опломбировки и выбор пломбы
- Что потребуется?
- Установленные критерии законодательством
- Критерии выбора
- Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?
- Заключение
Если вы опытный кадровик большого предприятия, то, скорее всего, досконально осведомлены с предъявляемыми к журналу требованиями, а также – с последствиями их невыполнения. Если же вы начинающий индивидуальный предприниматель – вам придётся ознакомиться со всеми тонкостями работы с книгой, во избежание штрафных санкций.
plusbuh.ru
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? | Вопросы подписчиков
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? В месте с обложкой! Сколько проколов сделать? Как прикрепить пломбу-наклейку? В каком именно месте? С какой страницы начинать нумерацию? С обложки?
Ответ на вопрос:
1.Вопрос: Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним? В месте с обложкой!
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.
Узнать все ответы
Возможны 2 варианта прошивки: прошивка только внутреннего блока с выводом концов прошивочной нити на внутреннюю сторону обложки или прошивка всей книги вместе с обложкой и наклейка пломбы уже на внешнюю сторону последнего листа обложки.
Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги (или пломбы –наклейки, если не проставляется сургучная печать) с последующим нанесением на него заверительной надписи.
2.Вопрос: Сколько проколов сделать?
Обычно делают два или три прокола.
Подробнее о прошивке документов мы писали здесь.
3.Вопрос: Как прикрепить пломбу-наклейку? В каком именно месте?
Все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы; книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки; книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. В зависимости от выбранной пломбы ее нужно проставить в соответствии с инструкцией по ее применению.
4.Вопрос: С какой страницы начинать нумерацию? С обложки?
Номер ставится на тех листах, которые прошиты. Если обложка журнала не прошита, то нумерацию начинайте с первого прошитого листа.
Подробности в материалах Системы Кадры:
1.Журнал «Кадровое дело» № 12, Декабрь 2015
Оформляем шаг за шагом
Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек
Татьяна ГРИЦИШЕНА, менеджер по кадровому администрированию ООО «Центр правовой защиты “Гражданин”» (г. Новосибирск)
В статье читайте:
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – один из обязательных документов, который должен быть у работодателя (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225)). При проверке инспектор труда непременно запросит книгу учета. Если она отсутствует или оформлена неверно, возможен штраф (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Рассмотрим, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек.
Шаг 1. Определяем ответственного за учет трудовых книжек
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе назначить специально уполномоченное лицо по работе с трудовыми книжками. Для этого руководитель организации издает приказ в произвольной письменной форме. В нем удобно сразу обозначить, кто исполняет обязанности ответственного сотрудника в случае его отсутствия. Соответствующие задачи специально уполномоченного лица нужно прописать в должностной инструкции или в трудовом договоре с ним (ст. 60 ТК РФ).
Как правило, обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них выполняет специалист кадровой службы. Он же отвечает за книгу учета их движения.
Шаг 2. Оформляем книгу учета в соответствии с требованиями
Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Приложение № 3). Вы можете изготовить эту книгу самостоятельно по установленной форме. Например, распечатать специальные бланки на листах А4 и скрепить их между собой или перерисовать графы в большую тетрадь. Либо приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на сайте Магазин.Кдело.рф.
При опломбировании книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 (например, пленочную или ленточную пломбу).
Перед тем как вносить записи, книгу учета следует подготовить к работе. Для этого пронумеровать, прошнуровать все листы; заверить их количество подписью руководителя организации; скрепить книгу сургучной печатью или опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил № 225).
Пример
Специалист по кадрам Светлана Ф. назначена приказом ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в новой организации ООО «Верес». Она приобрела готовую книгу учета движения трудовых книжек. Там уже были пронумерованы все страницы и в них были проделаны отверстия для брошюровки.
Кадровик прошила все листы прочной нитью, вывела концы нити внутри задней обложки, завязала узел. С внутренней стороны обложки на узел и хвостики нити приклеила квадратную полоску бумаги, на которой написала: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 (тридцать два) листа».
Затем руководитель организации заверил вышеуказанные сведения своей подписью, а Светлана указала его должность, фамилию и инициалы, наименование компании и текущую дату (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Опломбировала выступающие концы нити индикаторной пломбой. На обложке указала фактическую дату начала ведения книги.
Шаг 3. Вносим сведения в книгу учета движения трудовых книжек
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу (образец ниже). При этом соблюдают хронологический порядок, то есть первыми указывают сведения о трудовой книжке работника, который был принят раньше всех.
Очередную запись вносят следующим порядковым номером. В ней отражают сведения о дате приема, Ф.И.О. владельца трудовой книжки, серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее. А также должность, место работы, реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника, и др.
Трудовую книжку выдают сотруднику в последний день его работы (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ). За нарушение этого требования работодателю грозит материальная и административная ответственность (ст. 234 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При увольнении работник расписывается в личной карточке и книге учета в подтверждение того, что трудовую книжку он получил (п. 41 Правил № 225). Если трудовую книжку направляют сотруднику с его согласия по почте, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно сделать об этом отметку (п. 40, 41 Правил № 225). Как именно, законодатель не поясняет.
На практике в такой ситуации в графе 13 пишут, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указывают дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю) (образец ниже) (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ). Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, хранят вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Скачать и распечатать образец
Шаг 4. Указываем в книге учета выдачу вкладыша или дубликата трудовой книжки
Важная статья: «Выдача трудовой книжки работнику на время» (№ 1, 2015)
Если в период работы сотруднику заводят дубликат трудовой книжки или вкладыш, то эти факты регистрируют в книге учета отдельными строками. В графе 11 отражают сумму, полученную от сотрудника за новые бланки трудовой книжки или вкладыша (п. 47 Правил № 225). Если работодатель выдает сотрудникам бланки безвозмездно, то в графе 11 ставят прочерк.
Когда работник будет увольняться, ему придется расписаться сразу в двух строках книги учета – в том, что он забрал и трудовую книжку, и вкладыш в нее, если последний оформляли в период работы (п. 41 Правил № 225). Соответствующие строки могут располагаться на разных листах книги учета, ведь даты приема на работу и оформления вкладыша в трудовую книжку могут не совпадать.
Рассмотрим случай, когда за оформлением дубликата трудовой книжки обращается уволившийся сотрудник. Такое возможно, если расторжение трудовых отношений было признано незаконным в установленном порядке (п. 33 Правил № 225). В этой ситуации кадровик внесет в книгу учета сведения о дубликате трудовой книжки отдельной строкой. При этом графы 7 и 8 останутся пустыми (при условии, что уволившийся сотрудник не восстанавливается на работе), а в графе 9 будут указаны реквизиты приказа, на основании которого оформлен дубликат. После того как дубликат будет выдан сотруднику, тот поставит дату и роспись в графах 12 и 13.
Шаг 5. Отражаем изменение сведений в книге учета
Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме на работу, а также при оформлении книжки или вкладыша, то есть в графах книги указывают данные, актуальные на определенный момент (п. 41 Правил № 225). В течение работы сотрудник может сменить фамилию, должность, структурное подразделение, а организация, в которой он трудится, – наименование, организационно-правовую форму и др. Однако лишь некоторые изменения следует отражать в книге учета.
Владелец трудовой книжки сменил фамилию, имя или отчество. Нужно исправить сведения в графе 5 книги учета в таком же порядке, как это делают на титульном листе трудовой книжки (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Старую фамилию зачеркивают одной чертой, над ней вписывают новую и в свободном месте рядом или на поле книги указывают реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Далее уполномоченное лицо ставит дату и подпись.
Сотрудник перешел на другую должность или в иной отдел. Не требуется отражать эти факты в книге учета. Согласно форме, установленной Приложением № 3, информацию о должности и месте работы сотрудника указывают в графах 7 и 8 книги учета на момент приема и в дальнейшем изменения туда не вносят.
Компания изменила название и (или) организационно-правовую форму. Необходимо исправить сведения на обложке книги учета. Установленного порядка нет, поэтому работодатели вносят изменения тем же способом, что и в личную карточку работника и другие кадровые документы (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Прежнее наименование организации на обложке зачеркивают одной тонкой чертой, а сверху указывают новое с пометкой «Исправленному верить». Затем внесенные исправления заверяют подписью ответственного сотрудника кадровой службы и указывают дату корректировки. Рядом в свободном месте желательно указать реквизиты подтверждающего документа, например, свидетельства о внесении новых сведений о работодателе в Единый государственный реестр юридических лиц.
Шаг 6. Вносим исправления в книгу учета движения трудовых книжек
Популярные вопросы
Закон не уточняет, как исправить ошибки в книге учета движения трудовых книжек. На практике кадровики руководствуются правилами внесения исправлений в первичные учетные документы (п. 4.2, 4.3 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Этому есть логичное объяснение.
Книга учета движения трудовых книжек отражает факт приема от сотрудника оригинала трудовой книжки на хранение на время работы, а в случае если трудовую книжку заполняют впервые – еще и размер средств, полученных за бланк. На этом основании книгу учета признают аналогом первичного учетного документа о передаче на хранение товарно-материальных ценностей (форма № МХ-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66). А значит, исправлять ошибки в первичных учетных документах и в книге учета можно по одним правилам.
Неверную информацию зачеркивают одной тонкой линией так, чтобы слова оставались читаемыми. Над зачеркнутым вносят правильный текст. Далее рядом с исправлением ответственный сотрудник кадровой службы делает пометку «Исправленному верить», ставит дату и подпись.
Шаг 7. Заводим новую книгу учета, если прежняя закончилась
По истечении времени книга учета заканчивается, а значит, нужно подготовить к работе новую книгу так, как указано в шаге 2. Законодательство не регулирует порядок замены прежней книги учета на новую. Поэтому часто возникает вопрос, как нумеровать записи в новой книге учета. На практике используют один из двух способов.
Первый – вносят запись в новую книгу под номером 1, то есть начинают нумерацию заново. Второй – продолжают нумерацию, которая велась в прежней книге учета по аналогии с ведением вкладыша в трудовую книжку (п. 38 Правил № 225). Преимущество первого способа – проще указать общее количество страниц при опломбировании книги. Преимущество второго – уникальный порядковый номер для каждой трудовой книжки или вкладыша.
Нормативная база
| Документ | Поможет вам |
| Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Найти форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
| Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 | Уточнить список регистрационных книг и журналов, которые ведет кадровая служба организации, а также сроки их хранения |
| Статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 | Соблюсти срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Закон против практики
| На практике | В законе |
| Многие работодатели вместо сургучной печати или пломбы скрепляют листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них только бумажной наклейкой. | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошнурована, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил № 225). |
| Что будет, если… | |
| Если книга учета движения трудовых книжек не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, то при проверке инспектор ГИТ может оштрафовать лицо, ответственное за учет трудовых книжек, или организацию (п. 45 Правил № 225, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, решение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. по делу № 7-4890). | |
Важные выводы
1. Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме сотрудника на работу, а также при оформлении новой трудовой книжки или вкладыша в нее.2. Изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносят при смене фамилии, имени или отчества сотрудника. Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, это не нужно отражать в книге учета.3. Ошибки в книге учета движения трудовых книжек устраняют по правилам внесения исправлений в первичные учетные документы. Ответственный работник зачеркивает неверную информацию одной тонкой чертой, а сверху пишет правильный текст, ставит отметку «Исправленному верить», дату и подпись.
© Материал из КСС «Система Кадры» Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru Дата копирования: 09.08.2016
09.08.2016
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт Системы Кадры
www.kdelo.ru
Как прошить книги учета и хранения трудовых книжек? | Вопросы подписчиков
подскажите пожалуйста какие требования к прошиванию книги учета и хранения трудовых книжек. (поступила информация что якобы она должна быть прошита специальным способом...)
Ответ на вопрос:
По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Как заполнять книгу учета трудовых книжек: пошаговая инструкция.
Читать статью
Однако обязательных для соблюдения правил, каким образом должно быть произведено прошнурование книги не установлено. Поэтому никакого специального способа нет.
Применяющийся на практике способ Вы сможете найти в приложении к ответу ниже.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Журнал «Кадровое дело» № 12, Декабрь 2015
Оформляем шаг за шагом
Статья о Учете трудовых книжек поможет вам не допускать ошибок в работе.
Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек
В статье читайте:
- Какие сведения отражают в книге учета движения трудовых книжек
- Когда в книгу учета нужно внести изменения
- В каком порядке исправить ошибки в книге учета движения трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – один из обязательных документов, который должен быть у работодателя (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225)). При проверке инспектор труда непременно запросит книгу учета. Если она отсутствует или оформлена неверно, возможен штраф (ч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Рассмотрим, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек.
Шаг 1. Определяем ответственного за учет трудовых книжек
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе назначить специально уполномоченное лицо по работе с трудовыми книжками. Для этого руководитель организации издает приказ в произвольной письменной форме. В нем удобно сразу обозначить, кто исполняет обязанности ответственного сотрудника в случае его отсутствия. Соответствующие задачи специально уполномоченного лица нужно прописать в должностной инструкции или в трудовом договоре с ним (ст. 60 ТК РФ).
Читайте о прошивке документов еще больше по ссылке.
Как правило, обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них выполняет специалист кадровой службы. Он же отвечает за книгу учета их движения.
Шаг 2. Оформляем книгу учета в соответствии с требованиями
Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Приложение № 3). Вы можете изготовить эту книгу самостоятельно по установленной форме. Например, распечатать специальные бланки на листах А4 и скрепить их между собой или перерисовать графы в большую тетрадь. Либо приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на сайте Магазин.Кдело.рф.
При опломбировании книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 (например, пленочную или ленточную пломбу).
Перед тем как вносить записи, книгу учета следует подготовить к работе. Для этого пронумеровать, прошнуровать все листы; заверить их количество подписью руководителя организации; скрепить книгу сургучной печатью или опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил № 225).
Пример
Специалист по кадрам Светлана Ф. назначена приказом ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в новой организации ООО «Верес». Она приобрела готовую книгу учета движения трудовых книжек. Там уже были пронумерованы все страницы и в них были проделаны отверстия для брошюровки.
Кадровик прошила все листы прочной нитью, вывела концы нити внутри задней обложки, завязала узел. С внутренней стороны обложки на узел и хвостики нити приклеила квадратную полоску бумаги, на которой написала: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 (тридцать два) листа».
Затем руководитель организации заверил вышеуказанные сведения своей подписью, а Светлана указала его должность, фамилию и инициалы, наименование компании и текущую дату (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Опломбировала выступающие концы нити индикаторной пломбой. На обложке указала фактическую дату начала ведения книги.
Шаг 3. Вносим сведения в книгу учета движения трудовых книжек
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу (образец ниже). При этом соблюдают хронологический порядок, то есть первыми указывают сведения о трудовой книжке работника, который был принят раньше всех.
Очередную запись вносят следующим порядковым номером. В ней отражают сведения о дате приема, Ф.И.О. владельца трудовой книжки, серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее. А также должность, место работы, реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника, и др.
Трудовую книжку выдают сотруднику в последний день его работы (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ). За нарушение этого требования работодателю грозит материальная и административная ответственность (ст. 234 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
При увольнении работник расписывается в личной карточке и книге учета в подтверждение того, что трудовую книжку он получил (п. 41 Правил № 225). Если трудовую книжку направляют сотруднику с его согласия по почте, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно сделать об этом отметку (п. 40, 41 Правил № 225). Как именно, законодатель не поясняет.
На практике в такой ситуации в графе 13 пишут, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указывают дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю) (образец ниже) (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ). Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, хранят вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Скачать и распечатать образец
Шаг 4. Указываем в книге учета выдачу вкладыша или дубликата трудовой книжки
Важная статья: «Выдача трудовой книжки работнику на время» (№ 1, 2015)
Если в период работы сотруднику заводят дубликат трудовой книжки или вкладыш, то эти факты регистрируют в книге учета отдельными строками. В графе 11 отражают сумму, полученную от сотрудника за новые бланки трудовой книжки или вкладыша (п. 47 Правил № 225). Если работодатель выдает сотрудникам бланки безвозмездно, то в графе 11 ставят прочерк.
Когда работник будет увольняться, ему придется расписаться сразу в двух строках книги учета – в том, что он забрал и трудовую книжку, и вкладыш в нее, если последний оформляли в период работы (п. 41 Правил № 225). Соответствующие строки могут располагаться на разных листах книги учета, ведь даты приема на работу и оформления вкладыша в трудовую книжку могут не совпадать.
Рассмотрим случай, когда за оформлением дубликата трудовой книжки обращается уволившийся сотрудник. Такое возможно, если расторжение трудовых отношений было признано незаконным в установленном порядке (п. 33 Правил № 225). В этой ситуации кадровик внесет в книгу учета сведения о дубликате трудовой книжки отдельной строкой. При этом графы 7 и 8 останутся пустыми (при условии, что уволившийся сотрудник не восстанавливается на работе), а в графе 9 будут указаны реквизиты приказа, на основании которого оформлен дубликат. После того как дубликат будет выдан сотруднику, тот поставит дату и роспись в графах 12 и 13.
Шаг 5. Отражаем изменение сведений в книге учета
Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме на работу, а также при оформлении книжки или вкладыша, то есть в графах книги указывают данные, актуальные на определенный момент (п. 41 Правил № 225). В течение работы сотрудник может сменить фамилию, должность, структурное подразделение, а организация, в которой он трудится, – наименование, организационно-правовую форму и др. Однако лишь некоторые изменения следует отражать в книге учета.
Популярные вопросы
Владелец трудовой книжки сменил фамилию, имя или отчество. Нужно исправить сведения в графе 5 книги учета в таком же порядке, как это делают на титульном листе трудовой книжки (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Старую фамилию зачеркивают одной чертой, над ней вписывают новую и в свободном месте рядом или на поле книги указывают реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Далее уполномоченное лицо ставит дату и подпись.
Сотрудник перешел на другую должность или в иной отдел. Не требуется отражать эти факты в книге учета. Согласно форме, установленной Приложением № 3, информацию о должности и месте работы сотрудника указывают в графах 7 и 8 книги учета на момент приема и в дальнейшем изменения туда не вносят.
Компания изменила название и (или) организационно-правовую форму. Необходимо исправить сведения на обложке книги учета. Установленного порядка нет, поэтому работодатели вносят изменения тем же способом, что и в личную карточку работника и другие кадровые документы (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Прежнее наименование организации на обложке зачеркивают одной тонкой чертой, а сверху указывают новое с пометкой «Исправленному верить». Затем внесенные исправления заверяют подписью ответственного сотрудника кадровой службы и указывают дату корректировки. Рядом в свободном месте желательно указать реквизиты подтверждающего документа, например, свидетельства о внесении новых сведений о работодателе в Единый государственный реестр юридических лиц.
Шаг 6. Вносим исправления в книгу учета движения трудовых книжек
Закон не уточняет, как исправить ошибки в книге учета движения трудовых книжек. На практике кадровики руководствуются правилами внесения исправлений в первичные учетные документы (п. 4.2, 4.3 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Этому есть логичное объяснение.
Книга учета движения трудовых книжек отражает факт приема от сотрудника оригинала трудовой книжки на хранение на время работы, а в случае если трудовую книжку заполняют впервые – еще и размер средств, полученных за бланк. На этом основании книгу учета признают аналогом первичного учетного документа о передаче на хранение товарно-материальных ценностей (форма № МХ-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66). А значит, исправлять ошибки в первичных учетных документах и в книге учета можно по одним правилам.
Неверную информацию зачеркивают одной тонкой линией так, чтобы слова оставались читаемыми. Над зачеркнутым вносят правильный текст. Далее рядом с исправлением ответственный сотрудник кадровой службы делает пометку «Исправленному верить», ставит дату и подпись.
Шаг 7. Заводим новую книгу учета, если прежняя закончилась
По истечении времени книга учета заканчивается, а значит, нужно подготовить к работе новую книгу так, как указано в шаге 2. Законодательство не регулирует порядок замены прежней книги учета на новую. Поэтому часто возникает вопрос, как нумеровать записи в новой книге учета. На практике используют один из двух способов.
Первый – вносят запись в новую книгу под номером 1, то есть начинают нумерацию заново. Второй – продолжают нумерацию, которая велась в прежней книге учета по аналогии с ведением вкладыша в трудовую книжку (п. 38 Правил № 225). Преимущество первого способа – проще указать общее количество страниц при опломбировании книги. Преимущество второго – уникальный порядковый номер для каждой трудовой книжки или вкладыша.
Нормативная база
| Документ | Поможет вам |
| Приложение № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Найти форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
| Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 | Уточнить список регистрационных книг и журналов, которые ведет кадровая служба организации, а также сроки их хранения |
| Статья 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 | Соблюсти срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Закон против практики
| На практике | В законе |
| Многие работодатели вместо сургучной печати или пломбы скрепляют листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них только бумажной наклейкой. | Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошнурована, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил № 225). |
| Что будет, если… | |
| Если книга учета движения трудовых книжек не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, то при проверке инспектор ГИТ может оштрафовать лицо, ответственное за учет трудовых книжек, или организацию (п. 45 Правил № 225, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, решение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. по делу № 7-4890). | |
Важные выводы
1. Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме сотрудника на работу, а также при оформлении новой трудовой книжки или вкладыша в нее.2. Изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносят при смене фамилии, имени или отчества сотрудника. Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, это не нужно отражать в книге учета.3. Ошибки в книге учета движения трудовых книжек устраняют по правилам внесения исправлений в первичные учетные документы. Ответственный работник зачеркивает неверную информацию одной тонкой чертой, а сверху пишет правильный текст, ставит отметку «Исправленному верить», дату и подпись.
Татьяна ГРИЦИШЕНА, менеджер по кадровому администрированию ООО «Центр правовой защиты “Гражданин”» (г. Новосибирск)
21.07.2016
С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,
эксперт Системы Кадры
www.kdelo.ru
Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек
Заполнение книги учета движения трудовых книжек
Все листы книги учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Руководитель организации своей подписью заверяет количество листов в книге, после чего документ скрепляют сургучной печатью или пломбируют. Разрешается при опломбировании книги учета движения трудовых книжек и вкладышей использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004. При заполнении книги учета движения трудовых книжек необходимо соблюдать хронологический порядок, то есть первыми в списке должны указываться данные сотрудника, принятого на работу раньше всех.
Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- менеджеры по персоналу.
- сотрудники кадрового отдела;
- бухгалтеры;
Процедура назначения такого сотрудника предусматривает выдачу соответствующего приказа, на основании которого он приступает к выполнению своих обязательств. Полезно знать! Особых требований к оформлению приказа законодательством не предусмотрено, главное, чтобы он включал данные о личности ответственного сотрудника и детальный перечень его полномочий.
Как нумеровать книгу учета движения трудовых книжек
Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.
Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа. Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.
Журнал учета трудовых документов и правильная нумерация страниц
Все данные о документах работника помещаются в специальный журнал учета трудовых документов. Информация о вкладышах, которые были выданы, о бланках и так далее. Если на предприятии работнику вкладыш не выдавался, а он принес с собой свой, то данные о нем тоже заносятся в журнал учета книжек.
Как выглядит дневник для внесения записей о книжках?
Что должны сделать работники?
Для того чтобы журнал по учету трудовых документов был оформлен по всем правилам, вначале проводятся следующие процедуры:
Сургучной печатью.
Можно купить дневник учета книжек полностью готовый, то есть прошнурованный, опечатанный, но и самостоятельно создать тоже можно.
Нумеровать необходимо с титульного листа, но на самом титульном листе не должно быть цифрового символа.
Лист переворачивается , на следующей странице в правом нижнем углу ставится цифра два и так последующие номера.
Когда пронумерована последняя страница, книга прошнурована, необходимо отнести ее руководителю, чтобы он поставил подпись и печать. Руководитель заверяет документ на задней обложке. Так журнал по учету трудовых документов готов к использованию.
Когда он заканчивается, начинают вести следующий, но при этом, нумерация продолжается, то есть, если прошлый был закончен страницей 120, то следующий начинают со страницы 121, как вы понимаете, 121 страница, это титульный лист, а значит, страница для записей будет начинаться с номера 122.
Трудовая книга
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом: облачить журнал в жесткий переплет; пронумеровать по возрастающей; прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?
Книга учета должна быть прошита.
Делается это для того, чтобы избежать замены листов при ее дальнейшем использовании. Определенного порядка прошивания на законодательном уровне не закреплено, поэтому сотрудники кадровой службы при возникновении вопроса, как прошивается книга движения трудовых книжек, пользуются следующим алгоритмом: Можно ли исправлять записи в книге Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.
Как оформить опломбирование.
Иллюстрированный самоучитель по кадровому учету и делопроизводству
42 Правил №225, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 №105). Пунктом 44 Правил №225 установлена обязанность работодателя постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п.
vash-yurist102.ru
Как правильно прошнуровать журнал учета трудовых книжек фото
Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Как пронумеровать страницы, прошить Можно ли исправлять записи в книге Как оформить опломбирование. Образец опломбировки Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина. Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета. В указанный журнал надлежит вносить информацию:
- о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
- оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.
Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
Важно
Нормативные требования не обязывают работодателя к особым условиям, на основании которых пришлось бы бланк книги приобретать у соответствующих лицензированных продавцов. Она имеет обычную стандартную обложку и обычные листы, которые должны иметь лишь соответствующие требованиям графы для внесения записей. В соответствии с этим, на книгу устанавливаются другие защитные механизмы, которые обязан сформировать работодатель.
В соответствии с пунктом 41, части 4 Правил:- Книга должна быть подписана лично руководителем предприятия.
- Все имеющиеся в ней листы должны быть пронумерованы вручную кадровиком, уполномоченным лицом или работодателем.
- Книгу необходимо прошить и опломбировать.
Несоблюдение одного из перечисленных требований приведёт к штрафу работодателя, а ведение журнала будет признано ненадлежащим.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?
Для прочности сшивания необходимо сделать это несколько раз.
- Концы нитки должны быть выведены на оборотную сторону книги и завязаны в узел. При этом необходимо оставить 6–7 см нитки.
- Можно ли исправлять записи в книге Поскольку нет специальных норм, регулирующих порядок внесения исправлений в книгу учета, при совершении указанных действий следует руководствоваться пп. 4.2, 4.3 положения «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.
Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов. Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:
- Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
- Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
- Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
- Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
- Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад.
Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы
Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции. Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей.
После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.
Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?
Внимание
Выписка оформляется в специальном бланке и проходит регистрацию в качестве исходящей документации; содержит следующие сведения: - Выходные данные организации;
- Данные, которые непосредственно касаются трудовой книжки работника в виде таблицы.
Срок хранения Журнал после того, как увольняется последний работник (чьи сведения содержатся в законченном учетном документе), убирают в архив на 75 лет. В случае реорганизации предприятия книга переводится во вновь сформированное учреждение вместе с книжками и другими документами согласно с актом передачи. Ведение учетного журнала позволяет в случае необходимости восстановить доподлинно всю картину деятельности человека, в т.
ч., стаж.Как прошивать журнал учета?
Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
- Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.
- Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала. Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки. Опломбирование К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований. Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры.
Журнал (книга) учета и движения трудовых книжек и вкладышей
- За его сохранность отвечает тот же человек, который несет ответственность за оформление записей.
- Учет трудовых книжек производится в порядке их поступления.
Грозит ли наказание руководителю, в организации которого отсутствует книга учета либо на ней нет печати, пломбы?
- За нарушение требований к ведению документации должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, юридическое лицо – от 5000 до 50000 рублей (согласно статье 5.27 КоАП).
- Руководителю грозит дисквалификация сроком до трех лет в случае выявления повторного нарушения ведения делопроизводства.
Как заверить книгу учета движения трудовых книжек, расскажет это видео: Как заполнять Чтобы документ как можно дольше сохранил презентабельный внешний вид, нужно позаботиться о твердости обложки.
Инфо
Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии. Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста — не самое увлекательное занятие.
Нить для прошивки Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.sv-groups.ru
Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек
Именно отсутствие оттиска, который готовится специально для опечатывания, становится причиной непопулярности использования сургучной печати и предпочтения использования пломбы. После того как прошитая Книга учёта опломбирована или скреплена печатью, её можно использовать для внесения необходимых сведений. При отсутствии опломбирования, руководитель организации или частный предприниматель будет оштрафован комиссией из трудовой инспекции. Заключение. По положениям, указанным в Правилах (№ 25), а также в соответствии с требованиями Государственной трудовой инспекции, Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбируется или скрепляется сургучной печатью.
Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
Как опечатать журнал учета сургучом Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение. Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания. Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено. Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?
Инфо
В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка. - Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).
- Прошивка книги учета трудовых книжек Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения. Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов.
Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)
Важно
Пошаговая инструкция: как прошить журнал? Вначале необходимо переплести журнал, если переплёт тонкий. Дело в том, что журнал может ещё не закончиться, в нём останутся свободные страницы для ведения записей, а обложка истреплется.
Это нарушение исправить будет практически невозможно и инспектора при каждой проверке могут вам указывать на один и тот же недочёт и повторять своё замечание с вытекающими последствиями. После того как бланк журнала приведён в порядок, заполняем титульный лист по всем правилам и нумеруем страницы.Нумерация страниц должна быть сквозная – каждая следующая страница будет иметь номер на единицу больше, чем на предыдущей странице. После проведённой нумерации, проверьте все порядковые номера на страницах журнала. Их правильность очень важна.
Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы
Внимание
Если воспользуетесь лаком, срежьте его сразу же после завершения прошивки. После того как всё подготовлено надлежащим образом, можно прошивать журнал.
Делается это слева, на полях журнала, следующим образом:- Шилом пробиваются 3 отверстия на одинаковом друг от друга расстоянии, начиная от середины листа. Стандарта в расстоянии между швами не предусмотрено, наиболее удобно будет отступить по 5-7 сантиметров в стороны от центрального отверстия.
- Нить должна быть введена со стороны задней части обложки и вытягиваться наперёд через 2 крайних отверстия.
- Аккуратно вытянув концы нити наперёд, выровняйте и соедините их.
Как прошить книги учета и хранения трудовых книжек?
Требования к ведению книги учета трудовых книжек Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.
- Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
- Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
- После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
- Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку.
Как и для чего производится опломбировка журнала учёта трудовых книжек (тк)?
Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:
- журнал приходно-расходный по учету бланков трудовой книжки и приложений к ним;
- журнал учета движения книжек сотрудников.
Приходно-расходная книга, согласно п. 41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации. Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.
Как прошить журнал учета Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69.
Как правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек
А номер пломбы укажите на внутренней стороне журнала, пусть работодатель поставит подпись и печать. Заключение Прошить и опломбировать журнал учета трудовых книжек необходимо.
Однако при творческом подходе этот процесс может стать не только обязанностью, но и творческим процессом. Представив, что этот журнал – лицо предприятия, так как записи вносятся под роспись увольняющихся сотрудников, может возникнуть желание не только оформить его по всем правилам, но и внести элементы дизайна, что позволяет современный рынок, предлагающий многообразие вариантов пломб.
А инспекторы ГИТ, которые любят начинать проверку с правильности оформления журнала, получат эмоциональное удовольствие, что также немаловажно.
Как правильно сшить книгу учета движения трудовых книжек
Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком. Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.
В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:
- трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)}
- трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации}
- вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.
Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).
Как правильно пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек
А также должность, место работы, реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника, и др. Трудовую книжку выдают сотруднику в последний день его работы (ч.
четвертая ст. 84.1 ТК РФ). За нарушение этого требования работодателю грозит материальная и административная ответственность (ст. 234 ТК РФ, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). При увольнении работник расписывается в личной карточке и книге учета в подтверждение того, что трудовую книжку он получил (п. 41 Правил № 225). Если трудовую книжку направляют сотруднику с его согласия по почте, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно сделать об этом отметку (п. 40, 41 Правил № 225). Как именно, законодатель не поясняет.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек видео
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошнурована, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил № 225). Что будет, если… Если книга учета движения трудовых книжек не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, то при проверке инспектор ГИТ может оштрафовать лицо, ответственное за учет трудовых книжек, или организацию (п. 45 Правил № 225, ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, решение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. по делу № 7-4890). Важные выводы 1. Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме сотрудника на работу, а также при оформлении новой трудовой книжки или вкладыша в нее.2.
Изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносят при смене фамилии, имени или отчества сотрудника. Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, это не нужно отражать в книге учета.3.
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек фото
Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
- Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.
- Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала. Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки. Опломбирование К процессу прошивки и опломбирования не предъявляется специальных требований. Кадровые работники или бухгалтера, ведущие учёт записей, сами выбирают вариант проведения процедуры.
kodeks-alania.ru
