Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Журнал реєстрації вхідних документів: ефективне діловодство. Журнал вхідної і вихідної документації зразок
Журнал реєстрації вхідних документів: ефективне діловодство
Журнал реєстрації вхідних документів: ефективне діловодство
Журнал реєстрації вхідних документів обов’язково ведеться в кожній організації. Це необхідний елемент повноцінного управління.
Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему – звертайтеся в форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте +7 (499) 703-47-72. Це швидко і безкоштовно!
- враховувати, систематизувати, обробляти кореспонденцію, що надходить; своєчасно виконувати рішення керівництва; контролювати діяльність співробітників по внутрішніх і зовнішніх питань; проводити продуктивну довідкову роботу по документах.
Заповнює журнал секретар, референт, діловод або офіс-менеджер. У разі відсутності відповідального за реєстрацію вхідних документів співробітника його функції виконує призначена керівництвом обличчя.
У законодавстві РФ відсутній затверджений шаблон журналу.
Керівництво визначає самостійно:
- в якій формі буде проходити реєстрація вхідних документів: паперовій або електронній якісь графи (з урахуванням обов’язкових) включити в журнал.
Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів
Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів – виготовлена??друкарським способом книга формату А 4.
Сторінки зроблені у формі таблиці. Зазвичай передбачена можливість вписувати необхідні конкретному роботодавцю графи.
Інформація про вхідному документі записується як з лівого боку розвороту книги, так і з правого. Використовують ручку з блакитними, синіми, фіолетовими або чорним чорнилом. Для збереження записів предпочтительней кулькова ручка.
Електронна форма журналу
Електронний журнал ведеться у звичному файлі на комп’ютері відповідального за діловодства особи. Використовуються формати xls, doc, docx. Журнал зазвичай не дублюється на папері.
Тут легше, ніж в паперовому журналі, знаходити цікавить документ. Однак існує можливість простого спотворення інформації про дату надходження листа, виконавця, резолюції. Тому паперова форма журналу предпочтительней.
Система електронного документообігу
Сучасний спосіб реєстрації вхідної кореспонденції – система електронного документообігу.
Для кожного документа створюється картка. Існує можливість контролю виконання резолюції.
У СЕД підстерігає небезпека доступу до документів осіб, які не мають до конкретного питання ніякого відношення. Хоча у співробітників є окремі сторінки з паролями, зловмисники в змозі їх зламати.
Для зниження ймовірності ознайомлення з документами обмеженого доступу великі організації знайшли вихід. У всіх структурних підрозділах ведуться паперові журнали реєстрації вхідної кореспонденції. СЕД використовується тільки для розпорядчих документів: розпоряджень, наказів керівництва.
Основні графи журналу реєстрації вхідних документів
Існують основні графи журналу:
- реєстраційний номер дата документа вид документа кореспондент зміст виконавець.
Реєстраційний номер – унікальний набір цифр (букв і цифр), який присвоюється вхідному документу.
Рекомендуються використовувати трехчастную структуру:
- перша цифра – код структурного підрозділу (за штатним розкладом) друга цифра – код журналу реєстрації вхідної кореспонденції (за номенклатурою справ організації або структурного підрозділу) третя цифра – порядковий номер документа.
Цифри в реєстраційному номері розділяються тире або косою рискою. Простий приклад. Код структурного підрозділу – 100. У номенклатурі журнал реєстрації стоїть під номером 25.
Реєстраційні номери вхідних документів цього підрозділу будуть виглядати:
- 100-25 / 01 (варіант – 100-25-01) 100-25 / 02 100-25 / 03 і т. д.
Дата документа – день, місяць, рік його надходження в організацію (підрозділ). Після занесення всіх необхідних даних в журнал на самому документі ставлять у правому нижньому кутку реєстраційний номер і дату. Приклад: Вх. № 100-25 / 01 від 15.01.2014.
У статті (тут) порядок зміни юридичної адреси ТОВ.
Вхідна кореспонденція може бути внутрішньої і зовнішньої. Основні види документів :
- листи телеграми заяви службові записки пояснювальні записки розпорядження довідки.
Кореспондент – автор документа. Вказуються прізвище, ініціали, назва організації.
Виконавець – призначений керівником співробітник для вирішення зазначеного в документі питання.
Додаткові графи журналу реєстрації вхідних документів
Для повного контролю виконання проблемного питання в журнал рекомендується включати додаткові графи:
- резолюція позначка про виконання.
Після розгляду вхідного документа керівник пише на ньому резолюцію.
Цей напис – спосіб адміністративного впливу – включає не тільки прізвище виконавця, а й конкретне доручення: що необхідно зробити.
Резолюція переписується повністю в журнал реєстрації. Інформація допомагає відслідковувати правильність виконання доручення керівника. Можливі варіанти резолюції, які подразумевают різні дії виконавця:
- Іванову П. П. Для ознайомлення Іванову П. П. Зібрати інформацію Іванову П. П. Зібрати інформацію, підготувати чорновий варіант відповіді Іванову П. П. Зібрати інформацію, підготувати відповідь, відправити до 01.02.2014.
Відмітка про виконання – це підсумковий результат роботи з конкретним входять документом. Часто тут пишуть тільки слово «Виконано». Робити так не рекомендується. Детальна інформація допоможе в майбутньому уникнути неприємних ситуацій.
Корисно включити в журнал реєстрації графу « Дата резолюції ». Інформація покаже, коли керівник розглянув вхідний документ. Характерний приклад. Секретар зареєстрував лист в день його надходження – 27.01.2014. У керівника з’явився час прочитати його тільки 30.01.2014.
Рішення позначеної в листі проблеми затягується. Але винен не виконавець, що не секретар, а керівник, який не зміг розглянути документ в день його реєстрації. Побачити подібну ситуацію допоможе графа «Дата резолюції».
Для відображення в журналі повної інформації про кореспондента рекомендується включити графу « Вихідний номер, дата документа ». За цими даними можна швидко знайти необхідне лист. Коли у вхідному документі вихідний номер відсутній, пишуть «б / н» (без номера).
У журнал також допускається включення граф
- у справу № примітка спосіб доставки документа кількість аркушів документа.
У зразку журналу реєстрації вхідних документів наводяться приклади правильного заповнення його граф.
Основні правила заповнення журналу
До початку роботи з журналом на титульній сторінці слід написати назву організації та дату.
Коли певна книга реєстрації вхідної кореспонденції повністю заповнюється, записують дату закінчення журналу.
На другий, третій сторінках журналу зазвичай знаходиться інформація про осіб, відповідальних за реєстрацію вхідної кореспонденції. Тут наведені дані:
- П. І.Б. посаду документ про покладання обов’язку вести журнал (наказ, розпорядження) період роботи підпис.
В новини (посилання) про те, як розрахувати продуктивність праці одного працівника.
З четвертої сторінки журналу починається власне реєстрація документів. До початку роботи книгу повністю нумерують. Висмикувати сторінки з неї забороняється. Термін зберігання – 5 років. Журнал – це не документ суворої звітності: прошивати його необов’язково.
Реєстрація вхідної кореспонденції ведеться на принципах:
- Своєчасності. Вхідний документ повинен бути зареєстрований у день надходження в організацію (структурний підрозділ). Іноді наказом термін реєстрації збільшують до 3 днів одноразово. Документ реєструють 1 раз, привласнюючи унікальний номер Повноти інформації. Наприклад, правильне заповнення графи «Зміст»: про зменшення врожаю картоплі в 2012 р у зв’язку з використанням застарілого обладнання. Якщо написати тут коротко «про картоплю», сенс вхідного документа буде загублений Наскрізний нумерації в межах одного календарного року.
Список нерегистрируемой кореспонденції прописується в інструкції з діловодства, затверджується наказом. Зазвичай в нього входять вітальні телеграми, листи, рекламні буклети, друковані видання (книги, газети, журнали).
Схоже:
- журнал кореспонденції
- строк зберігання журналу реєстраціі вхідних документів
- зразокжурнал реєстрації вхідних документів
- заповнення журналу з реєстрації документів
- журнал реєстраційних вихідних документів
- журнал реєстрації вхідних документів заповненняк
- журнал реєстрації вхідних документів
- журнал реєстраціі
- журнал вхідного контролю зразок заповнення
- вхідний доеумент приклад
tips.in.ua
| Назва виду документа | Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється |
| Автор (кореспон- дент) | Під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) — автора документа. Під час реєстрації документа, що Відправляється, записується найменування установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
| Дата документа | Дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік) |
| Індекс документа | Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
| Індекс документа 1 | Індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється |
| Дата надходження | Дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр |
| Індекс надходження | Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
| Заголовок документа або короткий зміст | Переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка він формулюється відповідно до правил |
| Резолюція | Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора й дата резолюції |
| Відповідальний виконавець | Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону |
| Термін виконання | Проставляється число, місяць, рік — трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді |
| Відмітка про виконання | Короткий запис вирішення питання по суті або дата та індекс документа-відповіді |
studfiles.net
Документообіг вхідної та вихідної кореспонденції
На малюнку нижче розглянута можлива схема документообігу для вхідних/вихідних листів:
Схема документообігу для вхідного листа зі створенням листа-відповіді на базі проектуДана схема охоплює найдовший з можливих маршрутів кореспонденції, який включає створення листа-відповіді на базі його проекту.
Якщо на вхідний лист не потрібно створювати вихідний, то розглянутий маршрут закінчується накладанням резолюції, і виконанням доручень по даній резолюції.
Створення вхідного листа і його реєстрація
Вхідний лист може бути створено на базі звичайного листа, який надійшов до канцелярії на паперовому носії або в будь-якому іншому вигляді. Створювати вхідний лист може користувач з групи реєстраторів документів. Тобто якщо користувач введений в Систему з роллю "Співробітник канцелярії", він зможе створювати вхідні листи.
Для створення нового документа "Вхідний лист" виконайте наступні дії:
- Виберіть папку "Вхідні".
- Натисніть Створити на панелі інструментів, в результаті з'явиться картка нового документа "Вхідний лист":
- Заповніть обов'язкові поля "Кореспондент", "Індекс документа", "Дата створення" відповідно до оригіналу вхідного листа. Якщо Ви введете дані в поле "на №", Система спробує знайти документ "Вихідні лист", яка була зареєстрована під цим номером. Якщо такий документ буде знайдений, автоматично буде створена посилання на нього в закладці "Зв'язані документи".
- Збережіть зміни.
Якщо вхідний лист прийшов до Вас в електронному вигляді, Система дозволяє створити новий документ "Вхідний лист" за допомогою простого перетягування електронного листа з поштової папки "Вхідні" в папку "На реєстрацію". Система автоматично створить новий вхідний лист. Текст листа приєднається до створеного документу у вигляді вкладеного текстового файлу.
Якщо Ваша Система дозволяє обробляти листи НБУ (опція для банків), електронні листи від НБУ конвертуються в документи виду "Вхідний лист" за певними правилами, далі вони автоматично потрапляють в папку "На реєстрацію".
Якщо входідна електронна пошта містить вкладений XML-файл, який був створений під час відправлення вихідного листа іншим сервером FossDoc, то в нові вхідні листі автоматично буде заповнено поле "Кореспондент", "Дата надходження", а також можливо і деякі інші поля, яке було заповнені в оригінальному вихідному листі. Зайдіть в папку "На реєстрацію" і відкрийте новий лист, який надійшов в неї. Для реєстрації натисніть кнопку Зберегти. При цьому буде автоматично заповнено поле "Індекс надходження" (якщо налаштована автонумерация документів в підрозділі).
Створення вихідного листа-відповіді
Вихідний лист може бути створений двома способами:
- з проекту;
- безпосередньо в папці "Вихідні" документообігу.
Створення вихідного листа з його проекту
Якщо Вам прийшло доручення (по резолюції), де пропонується створити лист-відповідь на Вхідний лист, Ви можете створити на базі цього Вхідного листа проект Вихідного листа, натиснувши можна просто створити проект вихідного листа.
Далі, при необхідності, виконайте узгодження цього проекту і відправте його на підпис, після підписання - на реєстрацію.
Безпосереднє створення вихідного листа
Якщо у Вашого користувача роль співробітника канцелярії, Ви зможете створити Вихідні лист-відповідь безпосередньо, не створюючи проект документа. Виконайте для цього такі дії:
- Виберіть папку "Вихідні".
- Натисніть Створити на панелі інструментів, в результаті з'явиться картка нового документа "Вихідний лист".
- Заповніть в цьому документі всі необхідні поля. Зверніть увагу, що при заповненні поля "на №", Система автоматично виконає пошук в сховище документів, щоб знайти документ "Вхідний лист", значення поля "Індекс документа" якого, збігається з введених номером. Якщо такий документ буде знайдений, автоматично буде створена посилання на нього в закладці "Зв'язані документи". В поле "Кореспонденти" виберіть адресата (-ів) листи (з відповідного довідника), якщо адресат - юридична особа. Якщо адресат - фізична особа, виберіть його в полі "Кореспонденти (фізичні особи)".
Далі Вам необхідно зареєструвати документ.
Надсилання вихідного листа адресату
Ви зможете відправити адресату лист по електронній пошті прямо з картки Вихідного листа. Для цього необхідно перейти на закладку "Листування" і натиснути Написати листа:
Закладка "Листування". Кнопка "Написати листа"Система автоматично створить стандартне поштове повідомлення, в яке будуть додані вкладені файли з документа "Вихідний лист" (якщо вони є).
До поштового повідомлення також буде вкладено спеціального виду XML-файл, який містить інформацію про значення полів документа "Вихідний лист". Якщо адресат також використовує Систему електронного документообігу FossDoc, то дані з цього XML-файла будуть використані при автоматичному створенні нового документа "Вхідний лист" на стороні адресата. Якщо в Системі є дані про E-Mail Контрагента, якому адресовано вихідного листа, то Система автоматично підставить їх:
Форма повідомлення електронної поштиВам залишається відредагувати текст повідомлення і відправити його. Сам електронний лист буде приєднано до документа:
Закладка "Листування" з приєднаним листомОсобливості роботи з листами НБУ
Якщо Система електронного документообігу використовується спільно з електронною поштою FossMail у Вас є можливість обробляти пошту НБУ (опція для банків).
Система FossDoc автоматично розпізнає електронні листи НБУ і конвертує їх в документи "Вхідний лист". Дані документи надсилаються до канцелярії на реєстрацію для подальшої роботи.
Обробляються листи НБУ за такими правилами:
- Вкладені файли поштового повідомлення приєднуються як додаток до документа "Вхідний лист".
- Якщо поштове повідомлення НБУ містило архів, він буде розпакований. Розпаковані файли приєднаються до документа "Вхідний лист" як вкладені файли.
- Якщо поштове повідомлення НБУ містить текстовий файл в DOS-кодуванні, його буде перекодовано в UTF-8.
- Зміст повідомлення НБУ або вкладеного в повідомлення текстового файлу потрапить в поле "Зміст" документа "Вхідний лист".
- Якщо повідомлення містить дані про № і дату документа відповідного листа НБУ, Система спробує автоматично їх розпізнати і заповнити значення полів "Індекс документа" і "Дата створення" в документі "Вхідний лист".
Для того щоб канцелярія Вашого підрозділу могла отримувати документи "Вхідний лист", створені з поштових повідомлень НБУ, адміністратору потрібно відповідним чином налаштувати Систему.
fossdoc.com
Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів
Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи.
Під час реєстрації вхідних документів на їх першій сторінці у правому нижньому кутку ставлять штамп, який містить індекс кореспондента, підрозділу та порядковий номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів. Також вказують дату надходження документа. Наприклад, 125-05-850 12.05.99., де 125 - індекс кореспондента; 05 - індекс структурного підрозділу, в якому зареєстровано документ; 850 - порядковий номер документа за картотекою від початку календарного року.
Для зручності реєстрації і пошуку документів структурним підрозділам і групам кореспондентів присвоюють індекси.
Порядок реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюють за "Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.
Вихідну документацію реєструють у загальному відділі (канцелярії) та структурних підрозділах.
У загальному відділі (канцелярії) реєструють:
Ø листи, адресовані до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
Ø листи, адресовані в республіканські установи, підвідомчі та інші організації, які підписані керівником установи та його заступниками.
У структурних підрозділах реєструють листи, підписані керівниками підрозділів та їх заступниками.
При реєстрації листа-відповіді його вихідним номером є вихідний номер листа-запиту.
Якщо вихідний документ є ініціативним, то його реєструють на картку, яку зберігають в картотеці ініціативної кореспонденції, а його номер складають з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігають копію документа, написаного через дріб. Наприклад, 125-08-850/10.
Принципи індексації і побудови карток такі ж, як і для вхідної кореспонденції.
Вихідні телеграми, факси мають порядкову нумерацію в межах року. Їх реєструють в окремих облікових формах (журналах, реєстрах) в тому ж порядку, що й всю іншу кореспонденцію.
У загальному відділі (канцелярії) реєструють такі внутрішні документи: накази з основної діяльності, накази із особового складу, накази із оперативних питань, накази із особового складу підпорядкованих організацій, розпорядження. Інші види внутрішніх документів реєструють в структурних підрозділах.
Форми реєстрації документів
Дня реєстрації документів застосовують карткову і журнальну форми.
Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
| Дата надходження та індекс документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Резолюція або кому направлений документ | Позначка про виконання документа |
ЖУРНАЛ
реєстрації створюваних установою документів
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про виконання документа |
При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК. Реєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки.
Реєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.
Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання.
infopedia.su
Журнал реєстрації вхідних документів зразок, структура і порядок заповнення на предріятія
У кожній організації ведуть журнал реєстрації вхідних документів. Без нього повноцінне керування на підприємстві стає неможливим. Це необхідно для того, щоб грамотно стежити за надходить кореспонденцією. При цьому керівництво саме може вибирати, в якій формі вести такі журнали.
Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.
Для вирішення яких завдань заводять журнал реєстрації вхідних документів?
- Проведення продуктивної довідкової роботи з важливими паперами.
- Контроль зовнішньої і внутрішньої роботи співробітників
- Приведення в дію рішень керівництва в зазначений час.
- Облік, систематизація та грамотна обробка кореспонденцію, що надходить.
Заповнення журналу реєстрації вхідних документів - робота, виконувана офіс-менеджером, справа-виробником або референтом, секретаря. Якщо такі співробітники відсутні на підприємстві, керівник може сам призначити людину, яка відповідає за заповнення таких паперів.
Самостійно керівництво займається вирішенням питань по:
- Кількості граф в журналах.
- Реєстраційних форм вхідної документації. Вона паперова або електронна.
Реєстрація вхідних документів у паперовій формі
Це книга, яка виготовляється на підприємствах друкарським способом. Вона виконується у форматі А4. На кожній сторінці таблиця. Роботодавець самостійно вибирає, які графи, в якій кількості вписувати.
У журналі інформація про вхідні документах вписується з лівого і правого боку. Пишеться все ручкою, допускається застосування чорнила чорного або фіолетового, синього або блакитного кольору. Рекомендується використовувати кулькові ручки, вони сприяють збереженню інформації на більший термін.
Дізнатися, як скласти довіреність на право підпису документів і завантажити її зразок, ви можете тут.
Реєстрація вхідних документів в електронній формі
Для цього теж призначається відповідальна особа. Воно використовує звичний файл для внесення змін. Підтримка проводиться для наступних форматів: docx, doc, xls. На папері журнали не дублюють.
Пошук цікавлять паперів спрощується завдяки електронним формам, в порівнянні з іншими варіантами ведення. Єдині спотворення виникають в даних по резолюціям і виконавцям, датами надходження листів. Тому паперові варіанти вважаються кращим варіантом.
Електронний документооберт
Система електронного документообігу - це спосіб, який полегшує реєстрацію вхідної документації.
Окрему картку створюють для кожного документа. Виконання резолюції чітко контролюється обома сторонами.
Єдина небезпека такого документообігу - в тому, що до документів іноді отримують доступ особи, що не мають відношення до конкретного запиту. Зловмисники з більшою ймовірністю зламають базу, навіть якщо у кожного співробітника буде окрема сторінка з паролем.
Великі організації знайшли вихід для обмеження доступу до важливої інформації для сторонніх осіб. Паперові журнали для реєстрації вхідної документації ведуться в кожному із структурних підрозділів. А в електронній формі зберігаються розпорядження чи накази від керівництва.
Про графах журналу реєстрації
У журналі реєстрації вхідних документів основними стануть графи:
- Із зазначенням на виконавця.
- змістовної частини
- кореспондентських даних
- Різновиди ділових паперів
- дати
- Реєстраційного номера.
Реєстрація вимагає присвоєння номерів для всіх вхідних паперів. Це напис з цифр і букв.
Трьохприватна структура краща при заповненні:
- Цифра з кодом структурних підрозділів за штатним розкладом йде спочатку.
- Другий символ зображує номер самого журналу.
- Останнім варто порядковий номер по документу.
Для поділу цифр використовують косу риску або тире.
У датою пишуть день, місяць і рік, коли ділова папір надійшла в організацію. Дата і реєстраційні номери прописуються справа, в нижній частині.
Кореспонденція входить виду буває зовнішньої або внутрішньої.
До основних типів паперів відносять:
- Текст довідок і розпоряджень.
- Записки з поясненнями.
- Записки службового виду
- Заяви, телеграми
- листи
Укладачів документації називають кореспондентами. Не обійтися без вказівки повного найменування організації, ініціалів і прізвищ. Виконавці - це ті, кого керівники призначають для вирішення питання, зазначеного в тексті.
Що на рахунок додаткових граф?
- Виконавчої позначки.
- резолюції
Внесення двох цих пунктів допоможе контролювати рішення значущих питань, позначених в тексті. Такі написи відносять до способів адміністративного впливу. З їх допомогою вказують прізвища виконавців, конкретні доручення.
У журналі реєстрації резолюцію прописують повністю. Завдяки цій інформації легше відстежити, як виконуються доручення. За підсумками ознайомлення з документом і певних дій ставлять позначку. Не рекомендується ставити слова «виконано». В майбутньому через це виникають неприємні ситуації.
Дата резолюції - ще одне необхідне доповнення. Це допомагає дізнатися, в який саме день керівник займався розглядом документа. І ця дата може не збігатися з датою реєстрації паперу.
Це актуально в ситуаціях, коли з якоїсь причини рішення проблеми затягується. І вина за це лежить на керівнику, який вчасно не зайнявся розглядом.
Є ще графи, які включаються за бажанням керівників:
- Скільки листів входить в документ?
- Яким способом ділова папір була доставлена?
- Що можна сказати в примітках?
- В якому за номером справі описаний документ і його питання?
Зразок журналу реєстрації вхідних документів:
Журнал реєстрації вхідної кореспонденції по підприємству. 
Зразок журналу реєстрації вхідних документів ВАТ Афіша. Заповнення журналу: за якими правилами це робиться?
Організація вказує назву та дату на титулі перед тим, як приступити до роботи. Дата закінчення пишеться в той же самий момент, коли та чи інша книга заповнюється повністю.
Друга і третя сторінка в журналі повинні містити відомості про осіб, на яких лежить відповідальність за заповнення. Пишуться періоди роботи, прізвища і імена, ставляться особисті підписи.
Реєстрація документів починається з четвертої сторінки. Книга нумерується до початку роботи. Заборонено висмикувати навіть одну сторінку. Зберігається документ протягом 5 років. Прошивка не обов'язкова, оскільки до документів повної звітності журнали не відносяться.
Основні принципи реєстрації вхідної кореспонденції
- В межах одного року нумерація ставиться тільки наскрізна.
- Інформація допускається тільки повна. Сенс документа втрачається, якщо дані наводяться лише скорочено.
- Однократность. Через реєстрацію проходять лише один раз. У цей момент документам присвоюються унікальні номери.
- Дотримання термінів. Реєстрація проводиться в той же день, коли ділова папір надходить в організацію. Термін збільшується до 3 днів, але тільки у виняткових випадках.
Не знаєте, як заповнити журнал реєстрації вхідних документів - завантажити зразок ви можете за наступним посиланням.
форми реєстрації
Документація, для якої реєстрація не обов'язкова:
В який термін необхідно зареєструвати ТОВ в податковій і які наслідки недотримання термінів реєстрації, ви можете прочитати, перейшовши за посиланням.
Про журнальної формі
Застосовується, якщо першорядне значення у обліку. Тоді реєстрація проводиться для документів з найбільшою цінністю. У кожної організації свої цінні папери, що вимагають цієї процедури. Журнальні системи актуальні для роботи з документами обмеженого дії.
Це стосується конфіденційних даних. Форму журналів розробляють для кожного виду ділових паперів. Дробность відомостей про документ має різну ступінь.
При незначному документообіг вибирають журнальні форми. Якщо обсяги збільшуються - така система обростає низку недоліків. Одночасне ведення всіх документів є тільки одній людині. Процес реєстрації забирає надто багато часу, коли інформації стає занадто багато.
Неможливо організувати контроль за виконанням важливих рішень.
Журнальна форма реєстрації вхідної документації. Автоматизована і карткова форми
За допомогою карткової системи легко долається ряд недоліків, зазначених раніше. У картотеках відомості розташовуються в будь-якій зручній послідовності. Кілька людей займаються роботою одночасно. У самому закладі окремо встановлюють форми, за якими проводиться заповнення карток.
Автоматизовані процеси реєстрації на комп'ютері стають найбільш затребуваним рішенням для сучасних підприємств. Реєстрація ведеться на різних робочих місцях. Відомості про документи вносяться в єдину базу даних.
Підприємства та номенклатура справ
Номенклатура справ - це перелік у справах, які заводяться в організації. Вказуються терміни зберігання. Оформлення проводиться тільки в порядку, встановленому законодавчо.
Сюди входять справи щодо структурних підрозділів. Те ж стосується журналів реєстрації. Тільки друковані видання та науково-технічні документи - не одна з частин номенклатури.
Секретар-референт відповідальний за її складання. Ця ж функція покладається на архівіста підприємства, відповідального за роботу з усіма документами. Найменування структур підрозділу служать розділами. Якщо їх немає - використовують позначення напрямків діяльності, посад керівників або фахівців.
додаткові правила
Телеграми на підприємстві приймаються під розписку. Це стосується і входить, і вихідної документації. Правила реєстрації залишаються такими ж, що і у всіх листів.
Керівництво компанії розглядає телеграми, при необхідності - вирішує зазначені в них питання. Одержувач застосовує бланк або журнал для перенесення тексту телеграми.
При надходженні листів в електронній формі вони відразу заносяться в систему. Окрема картка з реєстраційними даними заводиться для кожного листа. З супровідним листом до файлу надсилаються оригінали.
Допускається застосування спеціального програмного забезпечення для спрощення реєстраційних процедур. Легко ставиться на персональних комп'ютерах. У базі даних зберігаються всі картки, в них і вносяться відомості в разі потреби.
Форми реєстрації в електронному вигляді при бажанні легко роздрукувати на папері. Автоматизовані системи в експлуатації зручніше, але ніхто не змушує відмовлятися від паперової форми ведення документів. Правила по оформленню документів рекомендується закріплювати в локальних нормативних актах.
Схожі статті
jak.magey.com.ua
Реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції
Реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденціїРеєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції - це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.
Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.
Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні - в день підписання.
Обов'язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.
Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.
Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.
Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.
У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.
Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.
Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.
У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.
У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, - куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім'я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.
Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.
У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.
У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.
Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.
На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.
Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.
Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.
Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів - вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього - в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа - в журналі реєстрації наказів.
Реферат на тему: Реєстрація вхідної чи вихідної кореспонденції
www.br.com.ua
