Журнал выдачи больничных листов. Как вносят запись в журнал учета листов нетрудоспособности?

Для своего удобства каждый работодатель может вести книгу бюллетени в свободном формате. Наличие такой учетной книги в будущем, может помочь при определении общего количества дней конкретного работника либо быстро найти необходимый лист нетрудоспособности по требованию проверяющих органов или ФСС.

Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?

Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно.

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Правила ведения журнала учета больничных листов

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:

В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:

Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.

Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов

Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.

Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.

То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.

Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.

Журнал учета больничных листов — образец

Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.

На нашем сайте мы предлагаем, совершенно бесплатно, скачать один из вариантов готовых шаблонов:

Приказ о назначении ответственного за журнал учета больничных листов

Сотрудники, на которых возлагается ответственность за ведение книги регистрации (чаще всего это бухгалтер и сотрудник отдела кадров), назначаются соответствующим приказом.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Учет листков нетрудоспособности в 2018: проводки, инструкция, форма

Медицинские организации выдают заболевшим людям листки нетрудоспособности, в которых содержатся сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения (амбулаторно или стационарно). Учет листков нетрудоспособности необходим для строгой отчетности, а потому они подлежат правильному учету в бухгалтерском учете. Бланки должны храниться в местах, недоступных для посторонних лиц.

Основная информация о листках нетрудоспособности

Необходимость учета листков нетрудоспособности обусловлена характером их оборота, а именно тем, что их выдает Фонд социального страхования РФ различным медицинским организациям, имеющим право оформлять указанные документы в соответствии с выданной лицензией на осуществление деятельности. Листки нетрудоспособности выступают в роли бланков строгой отчетности, изготавливаемых ФСС РФ. Они являются официально утвержденными документами, подлежащими особому учету и сохранению в медицинских организациях. Читайте также статью: → «Пример заполнения больничного листа 2018».

Порядок учета, хранения и обеспечения ими лечебных организаций закреплен в Инструкции ФСС РФ и Минздрава РФ «О порядке обеспечения листками нетрудоспособности, их учета и хранения» № 18/23 от 29.01.2004 г. При этом поступление в организацию листков от ФСС РФ оформляется накладной в двух экземплярах: первый остается в ФСС, а второй — в лечебном учреждении.

За поступление, выдачу и хранение листков в организации отвечает один сотрудник, который несет полную ответственность за поступающие документы данного рода.

Организация получает необходимый объем листков нетрудоспособности в том объеме, который указывается в отчете-заявке. При этом он не может превышать количества документов, необходимых на один квартал. При этом данные для расчета потребности могут браться из предыдущего аналогичного периода либо рассчитываться арифметически путем исчисления среднего значения по предыдущим четырем кварталам.

Порядок и механизм учета листков

При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:

Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.

Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат. В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом. Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.

По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.

К книге дополнительно необходимо составлять опись испорченных бланков с указанием их номеров и серий, ФИО врача и даты передачи на учет. Сохранность испорченных листков исполняется в течение трех лет. По истечении указанного срока учреждение имеет право на их уничтожение, составив при этом акт об уничтожении.

Подводя итог, следует выделить такие важные моменты учета больничных листков, как:

Порядок хранения отчетных бланков

В соответствии с указанной ранее Инструкцией листки временной нетрудоспособности должны храниться в лечебных организациях в несгораемых шкафах, закрывающихся на ключ. Помещения, в которых они находятся, должны надежно закрываться и опечатываться.

Запрещен доступ к больничным листам со стороны третьих лиц в целях обеспечения безопасности сохранности денежных средств государства, поскольку с листками нетрудоспособности могут осуществляться мошеннические действия. Кроме того, испорченные больничные листки, а также корешки от выданных ранее документов, подлежат обязательному хранению в течение трех лет. По прошествии данного срока они могут быть уничтожены. Читайте также статью: → «Исправление больничного листа: процедура исправления».

Отчетность по листкам нетрудоспособности

По всем операциям с листками временной нетрудоспособности, а также по их корешкам лечебные учреждения обязаны отчитываться перед ФСС. При этом они должны составлять и представлять установленные законодательством формы отчетности.

Во-первых, для получения новых документов лечебные учреждение представляют в государственные органы отчет-заявку не позднее 5-го числа месяца, являющегося последующим после отчетного квартала. С помощью такого отчета-заявки организации отчитываются за бланки, имеющиеся у них в наличии, а также заказывают новые.

Составление отчета данного типа является обязательным по истечении любого квартала вне зависимости от того, нуждается ли учреждение в новых бланках или нет.

Второй формой отчетности является отчет-заявка на следующий календарный год, в котором указывается, какое количество бланков планируется получить от ФСС на следующий год. Этот отчет представляется не позднее 1 февраля текущего года, и, как правило, такие данные будут браться во внимание при выдаче листков в следующем году.

Оба вида отчетов-заявок должны быть оформлены по установленному законодательством образцу, а также подписаны руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером, а также заверены печатью.

Бухгалтерские проводки по учету

Учет листков осуществляется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности», не предусматривающем принципа двойной записи. Однако для удобства понимания и учета можно воспользоваться данным принципом. При учете листков по временной нетрудоспособности оформляются следующие типовые проводки по забалансовому счету 03 в разрезе аналитических субсчетов:

Основные ошибки при учете

Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:

Конкретный пример учета листков нетрудоспособности

Лечебное учреждение АО «Строитель» на основании имеющейся лицензии имеет право выдавать листки нетрудоспособности. В 2015 году оно получило от ФСС РФ бланки листков в количестве 500 шт. В течение года оно выдало 312 листков нетрудоспособности пролечившимся людям.

Врачи сдали 3 испорченных листка нетрудоспособности дополнительно к имеющимся 5 листкам. Всего за год было уничтожено 2 листка в связи с истечением срока их хранения. Кроме того, от врачей поступило 412 корешков листков нетрудоспособности. Изначально хранилось 214, а было уничтожено в течение года 13. В организации на начало года было в наличии 15 листков.

Проводки сформируем в разрезе аналитики, и итоги будут выглядеть следующим образом:

5 ответов на вопросы по учету листков нетрудоспособности

Вопрос №1. Какие государственные органы имеют право контролировать обращение листков нетрудоспособности в медицинском учреждении.

Естественно, в первую очередь — это ФСС РФ, поскольку именно этот государственный орган является ответственным за выдачу листков в медицинские организации. На основе полученной информации фонд принимает решение о том, целесообразно ли расходуются государственные средства и не имеется ли факта мошеннических действий с листками нетрудоспособности.

Во-вторых, это государственное учреждение здравоохранения, поскольку листки нетрудоспособности относятся и к его сфере деятельности. Хотя в большей степени они проверяют правильность оформления бланков, достоверность указанных в них сведений и правомерность оформления листка нетрудоспособности на конкретного человека. Читайте также статью: → «Оформление больничного листа».

Вопрос №2. Какие документы могут быть запрошены у организации при проверке правильности использования листков нетрудоспособности?

При проверке могут запрашиваться стандартные документы: книги учета поступления и распределения бланков, книга уничтожения испорченных бланков или корешков, отчеты-заявки и отчеты по испорченным бланкам. Кроме того, проверяющие органы могут запросить доверенность и приказ на сотрудника, который является ответственным за учет и хранение бланков.

Вопрос №3. Нужно ли вести учет листков, которые выдаются заболевшим людям?

Да, такой журнал также необходимо вести в медицинском учреждении. При этом в журнале проставляются записи о том, какой именно врач выписал больничный лист, указываются ФИО обратившихся за медицинской помощью людей, даты выдачи, номера и серии больничных листов, периоды, на которые они выдаются, а также информация о том, что выданы листки продолжения или же больной человек переведен в другое медицинское учреждение.

Вопрос №4. Достаточно ли вести учет на бумажном носителе?

Современное развитие автоматизации учета предполагает учет листков нетрудоспособности, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом ФСС требует установки специально разработанной программы, которая имеет зашифрованные каналы передачи информации. Кроме того, и на бумажных носителях информацию необходимо фиксировать, поскольку она утверждается и подписывается руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером.

Вопрос №5. Кто должен осуществлять уничтожение испорченных бланков больничных листов или корешков?

Для этих целей создается специальная комиссия, в обязанности которой входит не только полное уничтожение указанных документов, но также и формирование записи в книге уничтожения о проведенном мероприятии. При этом комиссия должна уничтожать листки только в присутствии сотрудника, ответственного за получение, выдачу и хранение больничных листков.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Звонок в один кликСанкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Журнал регистрации больничных листов (образец)

Листки нетрудоспособности (больничные листы) – первичный кадровый и учётный документ. Поступление его в организацию фиксирует журнал регистрации больничных листов, образец заполнения его граф есть в интернете. Регистрация и учёт в названии журнала взаимозаменяемы, играют роль полных синонимов. Процесс является одним из этапов документооборота больничных.

Инстанции прохождения больничных листов

Бланк листка временной нетрудоспособности разработан в ФСС и распечатывается на фабриках Гознака. Он имеет достаточно высокую степень защиты и подлежит строгой отчётности. Получение пустых бланков медучреждением отмечается в соответствующем журнале. Бланк начинает заполняться лечащим врачом. На руки больному он может быть выдан как в день начала его действия, так и во время выписки. Затем пациент должен поставить в больничный лист печати в регистратуре и отнести на работу. В фирме пациента больничный лист (БЛ) передаётся в отдел кадров, в бухгалтерию, начальству цеха или офис-менеджеру. Это зависит от того, кто занимается кадрами. Ответственное должностное лицо заполняет БЛ до конца и отправляет в ФСС. Сотрудник Фонда после обработки возвращает БЛ на предприятие, где он и должен храниться отведённое время. Пациент-работник в этом документообороте не участвует – ФСС не примет от него документы, если предприятие действует.

Учёт больничных листов в журнале

Движение и хранение листков нетрудоспособности на предприятии не регулируются в нормативно-методических актах. Специалисты по кадровому делу рекомендуют придерживаться общих принципов делопроизводства: входящий документ надо зарегистрировать, желательно каждый вид в отдельном журнале.

При предоставлении больничного листа работником кадровику стоит вписать в журнал регистрации порядковый номер, фамилию сотрудника, серию БЛ, причину выдачи (можно кодом), количество дней и период нетрудоспособности. На самом БЛ никаких отметок ставить нельзя. Для отслеживания сроков в журнале учёта больничных листов стоит указать сроки поступления БЛ в организацию, отправки БЛ в ФСС и возврата оттуда. После получения документа из ФСС разумно учесть размер страховой выплаты от предприятия и от Фонда, т.е. придётся заглядывать в журнал второй раз. Исходя из требований ФЗ «О страховых взносах» больничные листы следует хранить не меньше 6 лет после окончания расчётного периода. Иначе говоря, если пособие было выплачено 20.12.2015 г., то хранить БЛ надо до 31.12.2021 г. Логично хранить столько же и журнал регистрации БЛ, хотя это не регламентируется в законах.

Разработка формы журнала регистрации больничных

Нормативных шаблонов журнала учёта листков нетрудоспособности нет. Разработкой формы нужно заниматься:

Можно создать как бумажный, так и электронный журнал регистрации больничных листов, образец последнего есть в интернете. Однако не все варианты удобны: иногда отсутствуют полезные графы и присутствуют лишние. Электронную таблицу можно составить в программах типа 1С или взять за основу образец реестра от ФСС (он был изначально разработан для пилотного проекта).

Как вносят запись в журнал учета листов нетрудоспособности?

Журнал учета листов нетрудоспособности - необходимая ли мера для предприятия? Женщина показывает

Больничный лист – это ценный документ для сотрудника любой компании, неважно какой статус, какую должность он занимает. Он освобождает от работы и можно спокойно и основательно лечить организм от болезни. А также документ дает возможность получить пособие по больничному листу. Беременные женщины могут, при помощи бумаги, получить необходимые финансовые средства во время отпуска по беременности и родам.

Медицинская организация, имеющая лицензию и право на выдачу листов, может предоставить человеку возможность провести лечение в их стенах. Больничный лист выдают при предъявлении документа удостоверяющего личность, поскольку данные в бумагу необходимо заносить, опираясь именно на данные паспорта. Продлить лист может врач после осмотра и самолично продлевать только до 15 дней. После, только специальная комиссия имеет право разрешать или не разрешать выдавать листок. Если врач самовольно выдал документ на 30 дней, то больничная бумага будет считаться нелегальной и не будет оплачена фондом.

Принимать решение, вести или не вести журнал учета больничных листов может руководитель предприятия. Законодательство не обязует вести эту книгу, но для самой компании она будет необходима, облегчит некоторые передвижения листов.

В отличие от книги учета трудовых книжек, журнал учета больничных не имеет строгой формы. Предприятие может самостоятельно выбрать образ книге и разлиновать по своему усмотрению. Скреплять журнал сургучной печатью не надо, как собственно и переплетать суровой ниткой.

Зачем необходим такой журнал? В первую очередь для того, чтобы было все зафиксировано: когда работник сдал листок нетрудоспособности, когда его перевели в Фонд социального страхования. Прикрепляется лист к определенной дате, предприятию она важна.

Что писать на титульном листе? Название компании, а также начало ведения журнала. Пишут число, месяц и год. Когда журнал закончен, страниц больше нет, ставят в конце дату окончания ведения, а также ставят окончание ведения журнала и на титульном листе.

Если внесенная запись неверна, то ее нельзя исправлять методом стирания. Если имеется опечатка не надо стирать букву и писать новую. Зачеркните слово или букву, напишите новые данные. Все записи, сделанные в журнале должны иметь читабельный вид.

Хранить журнал учета листов нетрудоспособности необходимо непосредственно у кадрового работника. Руководитель должен назначить главного по ведению, как в случае с трудовыми книжками.

Также в журнале должны быть пронумерованы страницы. Книга обязательно нумеруется, то есть №1 или 2 и так далее. Далее пишут в первой графе номер записи, ФИО сотрудника, затем номерные знаки листка. Далее больница, наименование медицинской организации.

Поликлиника, ее название. Название больницы;

Оформление больничных листов

Оформление больничных листов, а также их выдача осуществляются с применением бланка больничного листа, утвержденного приказом Минздравсоцразвития №347н, и с учетом Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н. оформление больничного листа

Легальный больничный лист может выдать не любая организация, а лишь та, которая имеет лицензию на медицинскую деятельность. Многие заблуждаются, полагая, что врачи скорой помощи тоже могут выписать больничный. Однако они не вправе этого делать, также как и работники станций переливания крови, приёмных отделений больниц – это запрещено Порядком выдачи листков нетрудоспособности.

Для получения больничного листа нужно предъявить только паспорт, другие документы, в том числе страховой полис, не потребуются

Оформление больничного листа осуществляется по желанию пациента либо в день обращения к врачу, либо в день закрытия больничного. В строке "Дата выдачи" указывается дата оформления листка нетрудоспособности. Если вы обратились к врачу после работы, советуем попросить его выписать больничный лист со следующего дня. Иначе может возникнуть ситуация, когда человек, отработав целый день, этим же днём открывает больничный, в то же время работодатель не вправе выплатить ему одновременно и заработную плату, и пособие по временной нетрудоспособности.

Оформить больничный лист "задним числом" нельзя

Если вы заболели, находясь за границей, и получили там соответствующие документы, то можете претендовать на получение пособия в России, если легализуете эти документы. После легализации документы, подтверждающие нетрудоспособность, необходимо представить в российское медучреждение. Решение о замене иностранного документа на больничный лист российского образца принимает врачебная комиссия.

Заболев во время оплачиваемого отпуска, вы вправе продлить его на количество дней болезни или перенести неиспользованные дни отпуска на другой период по согласованию с руководством. При этом оформление больничного листа производится в общем порядке. Отпуск за свой счет подобным образом не продлевается, и больничный вам откроют лишь по окончании этого отпуска (если в этом не отпадёт необходимость).

Сроков болезни, разумеется, никто предугадать или ограничить не может, но помните, что лечащий врач вправе выдать больничный лист на максимальный срок до 15 календарных дней, зубной врач и фельдшер – до 10 календарных дней. Если нетрудоспособность превысила эти сроки, то больничный продлевается врачебной комиссией максимум на 15 календарных дней единовременно.

Закрытый больничный лист не позднее шести месяцев со дня выписки нужно отдать в бухгалтерию. Однако медлить не стоит, ведь листок нетрудоспособности подтверждает ваше легальное отсутствие на работе. Не получив его, работодатель может поставить вопрос о прогуле.

Бухгалтерия заполнит больничный лист в своей части и начислит пособие по временной нетрудоспособности. Оно будет выплачено вместе с авансом или зарплатой.

Документы по теме "Оформление больничного листа"

Заполнение листков нетрудоспособности: важные детали

Работодателю необходимо заполнить только заключительный раздел листка нетрудоспособности, однако именно в этой части чаще всего допускают ошибки.

Из статьи вы узнаете:

Листок нетрудоспособности

Больничный листок, который также называют листком нетрудоспособности, представляет собой бланк установленной формы, на котором фиксируются сведения о временной неспособности работника выполнять свои трудовые обязанности в связи с заболеванием, травмой или иной причиной медицинского характера. Данный документ формируется по строго определенному образцу, который зафиксирован в Приказе Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 N 347н. С формой этого документа вы можете ознакомиться в нашем материале.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Что делать, если сотрудник принес больничный с ошибками.

Больничный листок (фрагмент). Заболел ребенок

Важность правильного заполнения больничных листков

Столь значительное внимание к выдаче и заполнению больничных листков обусловлено сразу несколькими причинами. Первая из них заключается в том, что работник, заболевший в процессе труда у данного работодателя, имеет право на материальную компенсацию пропущенного на работе времени в виде пособия по временной нетрудоспособности. При этом ответственность за его выплату — правда, в неодинаковых долях — возлагается на двух основных субъектов: работодателя и Фонд социального страхования. Поэтому одной из задач этого бланка является обеспечение эффективного взаимодействия между субъектами данного процесса.

Подробнее о заполнении листков нетрудоспособности читайте в статьях:

Помимо этого, необходимо принимать во внимание, что именно в целях повышения эффективности взаимодействия в ФСС обработка больничных листков осуществляется, в том числе, с применением автоматического оборудования. Поэтому вся информация в этом документе должна обеспечивать возможность машинного прочтения. Это — еще один фактор, который делает таким важным вопрос, связанный с порядком заполнения листка нетрудоспособности. Какие еще причины влияют на наличие таких строгих требований к внесению информации в больничный, мы рассказываем в этом материале.

Порядок заполнения листка нетрудоспособности в бумажной форме

Действительно, электронный больничный уже приобрел полностью официальный статус и, по мнению специалистов, которые успели поработать с такой формой, является весьма удобным способом предоставить в ФСС сведения о нетрудоспособности работника. Однако по статистике пока большинство компаний все еще предпочитает традиционную форму этого документа. Поэтому правила заполнения листков нетрудоспособности остаются актуальным вопросом для многих кадровиков.

В этой связи важно учитывать, что процесс заполнения листка нетрудоспособности требует участия двух сторон. Одной из них выступает медицинское учреждение, которое выдало этот документ.

Стоит иметь в виду, что далеко не каждый медик имеет право выдавать больничные: этот важный аспект мы уточняем в нашем материале.

Соответственно, второй стороной этого процесса является работодатель, который вносит в больничный информацию, необходимую для выплаты пособия из ФСС. Но если в части содержания этих разделов каждая из сторон должна руководствоваться специальными правилами, то в плане порядка заполнения листка нетрудоспособности, требования к ним большей частью схожи.

Общие требования к заполнению больничного листка

Общие требования к оформлению листка нетрудоспособности распространяются преимущественно на его бумажную форму, поскольку именно в этом варианте обеспечение возможности машинного прочтения сведений в нем представляет определенную проблему. Таким образом, по большому счету, все описываемые правила в основном направлены на ее устранение, тогда как в электронном больничном она устранена автоматически.

Итак, во-первых, документ необходимо заполнять черной гелевой ручкой: шариковая ручка или ручка другого цвета недопустимы. Кстати, в Приказе Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н, который содержит ряд ценных указаний по заполнению листка нетрудоспособности, отмечается, что для этих целей также можно использовать капиллярную или перьевую ручку — тоже черного цвета.

Во-вторых, буквы в соответствующих графах должны быть прописаны разборчиво — с этой целью рекомендуется использовать печатное начертание, а еще лучше — использовать их в заглавном (прописном) виде.

В-третьих, буквы при этом должны находиться строго в пределах ячеек.

Серьезное внимание необходимо уделить компоновке вносимой информации. С одной стороны, необходимо соблюсти требование о том, чтобы заполнение всех граф производилось начиная с первой ячейки. С другой стороны, на бланке потребуется проставить печати нескольких организаций: нужно, чтобы они не перекрывали друг друга и данные, внесенные в бланк, так как это может затруднить их машинное прочтение. Полезные советы о том, как соблюсти все эти требования одновременно, содержатся в нашем материале.

Заполнение больничного медицинским учреждением

Согласно приказу Минздрава № 624 медицинским организациям разрешается оформлять больничный листок одним из двух следующих способов:

В последнем случае работник сразу получает на руки медицинский документ, который он должен предоставить своему работодателю в качестве официального объяснения причины отсутствия на рабочем месте. Если же больной получил листок нетрудоспособности непосредственно в день обращения, при закрытии его снова потребуется предъявить сотрудникам медицинского учреждения, чтобы внести в документ недостающую информацию. Кстати, о том, как правильно отразить продление больничного, читайте в нашем материале.

Обратите внимание! В обоих случаях в разделе «Дата выдачи» фиксируется день обращения работника за медицинской помощью.

Использование кодов для внесения информации

Часть информации вносится медицинским учреждением в больничный листок при помощи специальных кодов. В частности, это касается причин нетрудоспособности работника. Для этих целей в приказе Минздрава № 347н зафиксировано 15 кодовых обозначений. На практике наиболее широко среди них используются следующие:

Основные коды, применяющиеся для заполнения листка нетрудоспособности, имеют сплошную нумерацию от 01 до 15. Кроме того, упомянутый приказ вводит в действие пять дополнительных кодов с номерами от 17 до 21. Они предназначены для уточнения причин нетрудоспособности по ряду оснований, включая отпуск по беременности и родам, прохождение дополнительного лечения в стационарном или ином медицинском учреждении и получение травмы.

Кстати, простановка специальных кодов 14 и 15 требует особых навыков со стороны работников медицинского учреждения: узнайте, в каких случаях их применение будет неправомерным.

Специальные разъяснения по заполнению больничного медучреждением

Медицинское учреждение заполняет большую часть листка нетрудоспособности, который представляет собой достаточно сложный бланк, требующий учета множества нюансов при внесении информации. На практике это нередко выливается в то, что сотрудники таких организаций допускают серьезные ошибки при заполнении листка нетрудоспособности, в результате которых работодатели не могут получить возмещение от ФСС. Однако бывают и обратные ситуации: из-за незначительных недочетов, которые ФСС не принимает во внимание, медучреждения переоформляют бланки больничных, тем самым затягивая сроки получения возмещения.

Во избежание этих неприятных ситуаций центральный аппарат ведомства опубликовал специальное Письмо ФСС РФ от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, в котором разъяснил некоторые спорные моменты, которые наиболее часто вызывают вопросы при заполнении листков нетрудоспособности. Так, в этом документе уточнены правила внесения информации о наименовании компании, сведений о лечащем враче, простановки печати медицинской организации, а также открытия и закрытия больничного. Узнать, какой позиции придерживается ФСС по всем этим вопросам, вы сможете из нашего материала.

Заполнение больничного листка работодателем

Работодателю отводится своя роль при внесении информации в листок нетрудоспособности. При этом важно, что вносимая им информация фиксируется в больничном уже после того, как нужные сведения были зафиксированы медицинской организацией. Поэтому его функция заключается не только во внесении необходимых сведений, но и в проверке уже внесенных данных. В частности, целесообразно убедиться в том, что медрегистраторы верно написали название и организационно-правовую форму компании — в этом разделе достаточно часто допускают ошибки, а они, в свою очередь, могут повлечь за собой проблемы во взаимодействии с ФСС.

Что касается информации, вносимой непосредственно работодателем, то она большей частью относится к сведениям о доходах работника и используется в целях начисления ему пособия по временной нетрудоспособности. Поэтому ему, в свою очередь, необходимо обеспечить корректность этих данных, проверив их на соответствие реальным показателям. И, разумеется, все эти сведения должны быть внесены в соответствии с общими правилами заполнения больничных. В случае, если у вас возникли вопросы по заполнению той или иной конкретной строки, рекомендуем вам обратиться к нашему материалу: здесь наши эксперты пошагово прокомментировали процедуру заполнения листка нетрудоспособности.

При этом небольшие технические недочеты, допущенные работодателем при заполнении листка нетрудоспособности, не должны становиться причиной отказа от выплаты возмещения. Такая позиция прямо указана в Письме ФСС РФ от 28.10.2011 №14-03-18/15-12956. Какие именно погрешности при заполнении считаются «техническими», мы рассказываем в этой статье.

Подразделение, ответственное за заполнение больничных листков

Обязанность заполнения раздела «Заполняется работодателем» больничного листка возложена на работодателя (п. 64 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься их заполнением. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) либо Положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут заполнять больничные листки.

Таким образом, обязанности по заполнению больничного листка могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например, секретаря административного отдела. О том, как выбрать наиболее эффективный вариант в конкретной ситуации, читайте в нашем материале.

Журнал учета больничных листков

Действующее законодательство не обязывает работодателя вести журнал учета больничных листков. Вместе с тем, такой журнал отнесен к типовым архивным документам, которые образуются в процессе деятельности организаций (ст. 897 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Наличие такого журнала может существенно облегчить труд сотрудников кадровой службы.

Во-первых, журнал позволяет систематизировать информацию о больничных листках, которые поступили от сотрудников, и упростить дальнейшую работу с ними.

Во-вторых, он полезен для аналитической работы. Например, на основе его данных работодатель может принять решение о необходимости проведения прививок или вакцинаций в организации.

При этом если в компании ведется такой журнал, необходимо соблюдать нормативные сроки его хранения.

Электронные больничные листки

Бумажные листки нетрудоспособности являются традиционной формой фиксации факта болезни работника. Однако с 1 июля 2017 года наравне с бумажными, в Российской Федерации действуют электронные больничные. Возможность выдачи таких больничных имеют медицинские учреждения, у которых есть электронная цифровая подпись.

Тем не менее, тот факт, что работник обратился с проблемой в медорганизацию, которая имеет право выдавать электронные листки нетрудоспособности, еще не означает, что он сможет воспользоваться этой удобной формой. Дело в том, чтоб для обеспечения электронного документооборота в связи с болезнью или иной патологией у сотрудника необходимо, чтобы работодатель имел личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. Наконец, третьим обязательным условием является регистрация самого сотрудника на портале госуслуг. О том, как работает эта система, мы подробно рассказываем в нашей статье.

Заполнение электронных больничных листков

Опытные сотрудники кадровых служб подчеркивают, что оформление электронных больничных существенно проще и удобнее. Такая форма снимает проблемы, связанные с выбором чернил для заполнения, расположением букв внутри отведенных для них полей, необходимостью исправления ошибок и проч. Кроме того, электронный больничный невозможно подделать — а это важный вопрос для организаций, чьи работники не вполне добросовестно относятся к выполнению своих служебных обязанностей.

Однако в первый раз правильно оформить электронный больничный может быть непросто. Чтобы облегчить эту задачу, мы подготовили подробную пошаговую инструкцию для такой ситуации, снабдив ее наглядными скриншотами, показывающими последовательность конкретных действий.

Исправление ошибок

Несмотря на наличие большого количества разъяснительных материалов по вопросу заполнения листков нетрудоспособности, на практике ошибки при внесении информации в больничный все же нередки. Наиболее часто это встречается в небольших организациях, в которых кадровые работники не каждый день сталкиваются с такой задачей. Однако и в самих медучреждениях регистраторы, оформляющие десятки больничных в день, могут допустить ошибку просто из-за спешки или перепутав информацию. Мы расскажем, как спасти ситуацию.

Так, если речь идет об ошибке, допущенной медицинским учреждением в процессе заполнения больничного, которая была обнаружена сразу, следует помнить, что исправлять ее не разрешается. Следует оформить пациенту новый бланк, имеющий отметку о том, что он является дубликатом. Если же ошибку обнаружили уже после того, как работник отнес больничный в свою организацию, процедура станет несколько сложнее: ему потребуется отнести неверно оформленный больничный в медучреждение, чтобы там ему выдали дубликат с правильной информацией. Например, это нередко происходит в случае ошибок в написании названия компании.

Обратите внимание! Работодатель не вправе самостоятельно исправлять ошибки, допущенные медучреждением при заполнении своей части больничного.

Для работодателей в этом отношении сделаны некоторые послабления. Если неверную запись внес работник кадровой службы, ему необходимо аккуратно зачеркнуть ее одной чертой. Подробно о внесении исправлений в больничный лист, — читайте в нашем материале.

Подача больничных листков с исправлениями в ФСС

Чтобы заполненный с ошибками больничный листок не остался без оплаты, действуйте следующим образом.

Прежде всего, постарайтесь подкорректировать его до окончания проверки. Если же это не удастся (например, если в ошибке виновато лечебное учреждение, которое находится в другом городе), пытайтесь устранить недочеты, пока проверяющие из ФСС России не вынесли решение о незачете расходов. Ну и наконец, отразите свои возражения в акте по результатам выездной проверки, который составляется по ее итогам.

Для этого перед подписанием акта сделайте оговорку о том, что у вас есть возражения или замечания (п. 20 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Их нужно представить в письменном виде в течение 15 рабочих дней со дня получения акта проверки (п. 23 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81). Мотивировать возражения можно, например, тем, что:

больничные листки в настоящее время находятся на исправлении (либо уже исправлены), так как обнаруженные в них нарушения носят устранимый характер;

вносить исправления в больничные листки законодательство не запрещает;

сроки внесения исправлений в больничные листки законодательством не установлены.

Исправленные больничные листки можно подать вместе с возражениями либо принести их в день пересмотра результатов проверки. Время и место этого мероприятия назначает сам Фонд. Вынести решение, принимать или не принимать спорные расходы к зачету, руководитель отделения ФСС России должен в течение 10 дней после окончания срока для подачи возражений (п. 24 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81).

Если организация не укажет в акте, что у нее есть возражения, будет считаться, что с незачетом расходов она согласна. Можно ли добиться возмещения расходов в этом случае — читайте в нашем материале.

Изменения в порядке выдачи больничных листов

Главная → Бухгалтерские консультации → Больничные

28.11.2017 Приказом Минздрава № 953н в Порядок выдачи листков нетрудоспособности (утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н) были внесены изменения, которые вступили в силу с 10.04.2018. Подробнее об этих изменениях расскажем в нашей консультации.

Порядок выдачи больничных листов: что изменилось?

Во-первых, Приказом Минздрава от 28.11.2017 № 953н отменены ограничения сроков выдачи больничных листов по уходу за малолетними детьми, детьми-инвалидами, а также тяжелобольными детьми:

Обращаем внимание, что внесенные изменения предусматривают лишь увеличение периода, на который больничный лист выдается, т. е. дают работнику законное право дольше отсутствовать на работе в случае болезни ребенка. Но количество оплачиваемых дней больничных при этом не меняется. Например, пособие по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет за период лечения ребенка в амбулаторных условиях или совместного пребывания с ребенком в медицинской организации при оказании ему медицинской помощи в стационарных условиях все также выплачивается за период не более 60 календарных дней в календарном году по всем случаям ухода за этим ребенком (п. 1 ч. 5 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Во-вторых, увеличен возраст ребенка (с 15 до 18 лет), по уходу за которыми выдается больничный, в случае, когда:

В-третьих, изменения в порядке выдачи больничных листов предусматривают, что больничные листы могут выдаваться также иностранным гражданам и лицам без гражданства, временно пребывающим в РФ (кроме высококвалифицированных специалистов).

Документ	Описание
Книга получения бланков л/н	В ней формируются записи при приеме бланков в организацию от ФСС
Книга распределения бланков л/н	В ней формируются записи, когда полученные листки распределяются между врачами, имеющими право выписывать документы заболевшим людям

Проводка	Описание
03/1	Получены от ФСС листки временной нетрудоспособности
03/2	Получены корешки больничных листов от врачей
03/3	Получены испорченные больничные листы от врачей
03/1	Выданы листки временной нетрудоспособности лечащим врачам
03/2	Уничтожены корешки больничных листов
03/3	Уничтожены испорченные больничные листы

Дебет		Кредит
Кол-во, шт.	Описание	Кол-во, шт.	Описание
Счет 03/1
500	Поступило в организацию	312	Выдано врачам
Осталось — 15 + 500 — 312 = 203
Счет 03/2
412	Поступило корешков от врачей	13	Уничтожено корешков
Осталось — 214 + 412 — 13 = 613
Счет 03/3
3		2
Осталось — 5 +3 — 2 = 6

ребенком в возрасте до 7 лет за весь период лечения ребенка в амбулаторных условиях или совместного пребывания с ребенком в медицинской организации при оказании ему медицинской помощи в стационарных условиях	60 календарных дней	без ограничений
ребенком в возрасте до 7 лет в случае заболевания, включенного в перечень, утвержденный приказом Минздравсоцразвития от 20.02.2008 № 84н	90 календарных дней
ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет (ранее – до 15 лет) за весь период лечения ребенка в амбулаторных условиях или совместного пребывания с ребенком в медицинской организации при оказании ему медицинской помощи в стационарных условиях	120 календарных дней

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Заполнение листков нетрудоспособности: важные детали. Журнал выдачи больничных листов

Журнал учета больничных листов образец заполнения