Расчетный лист по заработной плате. Журнал выдачи расчетных листков сотрудникам

Выдаем расчетный листок работнику | golden-mark.ru

Порядок и условия выдачи расчетных листков не ставятся в зависимость от способа выплаты заработной платы, они должны быть едины как для перечисления на банковские зарплатные карты, так и при выдаче наличными из кассы. При определении порядка выдачи расчетных листков следует помнить о том, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Последствия невыдачи расчетного листка Невыдача расчетного листка подпадает под нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). На должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а на организацию – от 30 000 до 50 000 рублей.

Условия выдачи расчетного листка по заработной плате

Об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных говорится в статье 90 ТК РФ. Расчетный листок в электронном виде Министерство труда и социальной защиты РФ в своем письме от 21 февраля 2017 г. N 14-1/ООГ-1560 «Об извещении работника о составных частях зарплаты (расчетном листке) посредством электронной почты» сообщает о возможности передачи расчетного листка в электронном виде на e-mail работника: … если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок, по нашему мнению, не нарушает положения статьи 136 ТК РФ.

Тайны расчетного листка

Расчетные листки на аванс и отпускные Расчетные листки отдельно на аванс или отпускные выплаты можно не выдавать, в этом случае эксперты ссылаются на Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1 «О порядке расчетов с работником в случае предоставления ему неиспользованного отпуска с последующим увольнением, а также об отсутствии оснований для выдачи работодателем специального расчетного листка работнику при выплате отпускных сумм», в части 3. которого сказано: В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Расчетные листки: правила оформления и выдачи

Другими словами – продумать наиболее оптимальный для него способ подтверждения и закрепить его в локальном нормативном акте. На практике работодатели используют следующие способы:

1. разрабатывая форму расчетного листка, предусматривают в нем отрывную часть (корешок), в которой работники при получении расчетного листка будут расписываться;
2. разрабатывают журнал выдачи расчетных листков, где работники ставят свою подпись в их получении;
3. вносят отдельный столбец в платежную ведомость (по ) или расчетно-платежную ведомость (по форме № Т-49) либо другую, самостоятельно разработанную и утвержденную в организации форму, в которой работники будут расписываться за получение расчетного листка;
4. составляют приказ, в котором прописывают сроки, порядок, условия, где и когда можно получить расчетные листки; с этим приказом под личную подпись ознакамливают всех работников.

Расчетный листок – документ, необходимый любому работодателю

ТК РФ). Такая информация представляется посредством выдачи так называемого расчетного листка. Рассмотрим связанные с ним вопросы. Содержание расчетного листка Расчетный листок должен включать в себя следующую информацию:

1. о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период.

   Например, оклад, ставка, количество часов, премии, надбавки, доплаты, коэффициенты и т.п.;

2. размерах оплаты отпуска, больничных, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3. размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы (ст.

Расчетные листки

В соответствии с нормами действующего российского законодательства, работодатели в обязательном порядке обязаны сообщать своим работникам о том, из чего складывается сумма их заработной платы. Несмотря на это, не все работодатели знают, как выдавать расчетные листки по зарплате сотрудникам в текущем году.

В этой статье мы расскажем о том, что такое расчетные листки по зарплате и для чего они необходимы. Кроме того, мы коснемся таких вопросов, как: выдача расчетных листков в 2017 году, правила хранения этого документа, и какая ответственность ждет работодателя за отсутствие листка, с учетом разъяснений Министерства труда (Письмо Минтруда № 14–1/ООГ-1560 от 21.02.2017).

Что такое расчетный лист по зарплате? Расчетный лист является документом, в котором работодатель информирует сотрудника о полученной зарплате, а также о произведенных удержаниях с нее.

Как выдавать расчетные листки по зарплате

При этом работнику подтвердить нарушение своих прав в суде можно будет и с помощью неутвержденного листа. Чтобы он не смог сделать этого, организации нужно доказать наличие другой используемой официальной документации. Для утверждения формы работодателем издается приказ. При его подготовке можно ориентироваться на приведенный ниже образец: Общество с ограниченной ответственностью «Стелс» ПРИКАЗ 12 февраля 2015 года №54-о На основании статьи 136 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить форму расчетного листа, имеющуюся в приложении №2.
2. Ввести в документооборот с 15 февраля 2015 года.
3. Ответственным за выдачу листов назначить главного бухгалтера Иванова Ю.С., который будет осуществлять выдачу в день заработной платы.

Генеральный директор Андрусенко И.В.

С приказом ознакомлен Иванов Ю.С.

Расчетный листок по заработной плате

КоАП).Если допущено повторное нарушение, то на должностное лицо может быть наложен штраф, который запрещает заниматься предпринимательской деятельностью сроком до трех лет. Работодатель имеет право не хранить расчетные листки.

Но вести журнал выдачи этого документа все же необходимо, ведь его могут потребовать сотрудники трудовой инспекции в случае проверки. Тоже может быть полезно:

• Приказ об утверждении штатного расписания
• Как оформить дубликат трудовой книжки
• Локальные нормативные акты с 2017 года

• Типовой трудовой договор с 2017 года
• Печати в трудовых книжках отменяются
• Новые сроки выплаты премий в 2017-2018 году

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Порядок выдачи расчетных листков

Важно

Поэтому доступа у других работников к бумагам не должно быть. Передача через каких-либо лиц не допускается. При нарушении закона о персональных данных работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Инфо

В этом случае накладывается штраф в размере: 300 – 500 рублей Административным лицам. 500 – 1 000 рублей Руководителям. 5 000 – 10 000 рублей Учреждениям. Рассылка электронных видов на основании Трудового кодекса РФ предусматривается только для удаленных работников.

Остальным должно выдаваться печатное подтверждение. Расчетный лист является важным документом как для сотрудника, так и для работодателя.

Расчетные листки по зарплате как правильно выдавать

Внимание В нем должны быть указаны все суммы, которые были начислены и удержаны с дохода работника.Дело в том, что если в документе не отразить все требуемые суммы, то это является нарушением Трудового кодекса. 4. Выдача расчетных листков может производиться:

• в электронном виде;
• на бумаге.

В ТК РФ нет норм, определяющих порядок выдачи извещения сотрудникам по заработной плате.

Именно поэтому допускаются обе формы документа. Расчетный листок на бумаге выдается работнику на руки, а в электронном виде листок можно направить на электронную почту сотрудника. 5. Расчетные листки не нужно заверять подписью или печатью. В ТК РФ нет требований об обязательной печати или подписи на этом документе. При этом по просьбе работника листок нужно будет заверить (например, если документ необходим для суда). 6. Следует документально подтвердить факт выдачи расчетного листа работнику.

golden-mark.ru

Выдача расчетных листов работникам

Работник, работающий в структурном подразделении в другом городе, написал заявление с просьбой отправлять ему расчетный листок на электронную почту. Можем ли мы отправлять такую информацию по электронной почте, ведь это не защищенный канал связи? Как выдавать расчетные листки работникам, работающим в другом городе?

Расчетные листки можно высылать на почту. Это может быть любая электронная почта. Важно, чтобы порядок был предусмотрен локальным документом.

Если порядок выдачи расчетных листов в электронном виде не предусмотрен договором (локальным актом), то направьте расчетные листы по почте заказным письмом с описью вложения.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры».

1. Ситуация: Какими способами можно выдавать сотрудникам расчетные листки

«Трудовое законодательство не регламентирует, в какой форме выдавать расчетные листки. Работодатель вправе самостоятельно выбрать удобный способ:

 на бумаге;

 в форме электронного документа*.

Если выбрали вариант выдавать расчетные листки электронно, то, как правило, при таком способе расчетные листки направляют сотрудникам на электронную почту. Для этого попросите сотрудника написать заявление с адресом электронной почты, куда направлять расчетные листки. Однако можно рассылать документы и другим удобным способом. Например, если в организации есть корпоративный сайт с личными кабинетами сотрудников, то можно размещать расчетные листки в личных кабинетах.

Порядок выдачи расчетных листков пропишите в одном из документов:

– трудовом договоре;

– коллективном договоре;

– ином локальном нормативном акте работодателя, например в Положении об оплате труда.

Ознакомьте сотрудника с документом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков, под подпись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ, письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560)».

2. Статья: Выдаем расчетные листки. Нужны ли подписи сотрудников и другие спорные вопросы

«Каким способом выдавать расчетные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.

Расчетные листки вручают работникам под подпись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:

– предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;

– разрабатывает журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;

– вносит отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчетном листке не получают. То есть документальный учет выдачи расчетных листков не ведут. Например, работодатель:

– сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчетные листки, и сотрудники приходят за ними при необходимости;

– направляет расчетные листки работникам по электронной почте*;

– размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;

– уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчетный листок в электронном виде по ссылке и т. п.

Ирина СКВОРЦОВА, юрист практики трудового права международной юридической фирмы CMS (Москва)

Суды согласны с тем, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчетные листки направляли по электронной почте. Требования ГИТ выдавать расчетные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчетных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013).В случае конфликта с сотрудником или при проверке ГИТ работодатель должен быть готов доказать, что расчетные листки работнику на самом деле вручали. Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес сотрудника и содержащего расчетный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.*

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под подпись довольно трудоемко. Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Право работодателя направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме подтвердил Минтруд России (письмо Минтруда России от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Но как отнесется к этому конкретный инспектор, неизвестно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчетные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015).

Как упорядочить вручение расчетных листков

Важная статья: «Организация вправе применять форму расчетного листка, удобную ей» (№ 7, 2015)

Закрепите на локальном уровне порядок выдачи расчетных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе.

Сотрудникам можно выдавать один расчетный листок при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания. Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживают (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2016 г. № 03-04-06/36092). Следовательно, при ее выплате в расчетном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Лучше извещать работников о составе заработной платы в день ее получения. Это снизит риск обращения сотрудников в ГИТ с жалобой на то, что работодатель нарушает сроки выдачи расчетных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков обычно назначают бухгалтера. Но это могут быть и сотрудники кадровых служб, и непосредственные руководители».

3. Статья: Можно ли выдавать электронные расчетные листки

«Современные технологии уберегут бухгалтера от штрафа и сэкономят время

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать расчетный листок работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать расчетные листки, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

 - отправить по электронной почте;

 - открыть в специальной программе;

 - выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Расчетный листок — по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать расчетные листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму расчетного листка. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Минтруд России не возражает, но уточняет, что порядок извещения нужно закрепить в одном из документов*:

 - в трудовом договоре;

 - коллективном договоре;

 - локальном нормативном акте работодателя.

Запись может выглядеть следующим образом.

Образец 1. Фрагмент Положения об оплате труда (скачать)

Условие об электронном извещении работника не противоречит требованиям статьи 136 Трудового кодекса (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже считают, что направлять расчетные листки работникам по электронной почте можно (определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Кадровик должен ознакомить работников с локальным нормативным актом, в котором установлен порядок выдачи расчетных листков под роспись (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если это условие находится, например, в положении об оплате труда, рекомендуем оформить лист ознакомления с локальным актом и прикрепить его к положению*».

18.10.2017

www.law.ru

порядок выдачи расчетных листков работникам

« Назад

25.10.2016 03:19

Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS

Выплата заработной платы не ограничивается только перечислением денег сотрудникам. Каждый работодатель обязан вручать своим работникам еще и расчетный лист.

Цель выдачи этого документа – сообщить человеку, из чего складывается его доход. Обязанность информировать о составных частях зарплаты закреплена в ст. 136 Трудового кодекса РФ. Если этого не делать, на вас ложится административная ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, применение неутвержденной формы листа тоже будет нарушением и грозит штрафом.

Формат расчетного листа вы можете установить сами, так как в законодательстве шаблонов нет. Нередко компании используют форму из программы 1С. При этом, утверждая лист, надо опираться на правила принятия внутренних документов и учитывать мнение профсоюза, если он у вас есть. Наш опыт прохождения проверок ГИТ показывает, что инспекторы трактуют эту норму следующим образом: расчетный лист утверждается как приложение к правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в виде отдельного документа, например, приказа, с которым надо ознакомить всех работников.

Содержание расчетного листа

Несмотря на то, что расчетный лист несет только информационную функцию, каждый вид выплаты и удержания должен быть указан отдельно. Что именно сообщать работникам, прописано в ТК РФ:

1. Все составные части зарплаты за месяц. В зависимости от системы оплаты труда сюда относятся: оклад, премии, компенсации, специальные надбавки (региональные коэффициенты, в том числе северные надбавки, надбавки за вредность и т.д.), работа в выходные, сверхурочные. Если вы применяете северные надбавки, в расчетном листе отдельно указывайте оклад, процент надбавки и ее конкретную сумму.

2. Другие непостоянные начисления: отпускные, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы и т.д.

3. Размеры и основания удержаний, в частности, сумма НДФЛ и алименты.

4. Общая сумма выплаты.

Кстати, если вы оплачиваете питание работников, снимаете квартиры некоторым специалистам или даете другие «бонусы» (оплата занятий спортом, поездок, мобильной связи и т.д.), такие поощрения могут быть признаны зарплатой в неденежной форме.

Поэтому их, а также удержанный НДФЛ обязательно надо указать в расчетном листе.

Периодичность оформления расчетного листа

Часто возникают вопросы о периодичности подготовки расчетного листа. В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. Похожая ситуация и с отпуском: он должен быть оплачен не менее, чем за 3 рабочих дня до его начала. Многие полагают, что и расчетный лист в этих случаях надо готовить отдельно. Спешу успокоить: на практике он не оформляется при начислении аванса и отпускных. Одного листа в месяц при выдаче зарплаты (окончательном расчете) достаточно, и отпускные указываются здесь же.

Такого мнения давно придерживается и Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 «Об отпуске с последующим увольнением». Кстати, при увольнении лист выдается в день окончательного расчета с сотрудником.

Как вручать расчетный лист

Способ вручения листка – еще один из актуальных вопросов. Вполне понятно ваше желание направлять его по электронной почте, экономя время и бумагу. К тому же не всем интересно, из чего состоит зарплата, особенно если сотрудник не болел и не был в отпуске в конкретном месяце.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» разделяет документы в письменной и электронной формах. Соответственно, это два разных документа. ТК РФ разрешает отправить лист по e-mail дистанционным работникам, а, следовательно, всем офисным сотрудникам надо вручать лично под роспись в бумажном виде. Конечно, на практике это непросто. Тем более, что многие получают зарплату на банковскую карту, а не в кассе организации, где можно было бы выдать и расчетный лист. Увы, но при проверке инспекторы ГИТ обязательно спросят, выдавали ли вы листы работникам и попросят подтвердить это. Поэтому необходимо не просто дать документ сотруднику, но и получить его подпись. Перспектива ежемесячно бегать за каждым работником вряд ли понравится, но, к счастью, можно соблюдать закон и при меньших трудозатратах.

Прежде всего пропишите в вашем локальном документе, например, в ПВТР, что в день выплаты зарплаты (окончательной оплаты за период) работники должны получить расчетные листы в бухгалтерии с 9:00 до 18:00. Это соответствует закону, так как вы исполняете ст. 136 ТК РФ. И тогда те, кому документ нужен, придут за ним сами. А если не придут, то нарушат корпоративные требования, ведь вы организовали выдачу и создали условия для получения листов работниками.

В то же время и офисные сотрудники могут получать документы по электронной почте. В этом случае главное – убедиться, что сообщения защищены и у вас есть подтверждение получения письма. Кроме того, оставьте работникам возможность получать лист лично в бухгалтерии, как описано выше. Такая схема потребует от вас несколько шагов. Прежде всего укажите в ПВТР, что по желанию работников документы могут направляться в защищенной форме на корпоративные или личные электронные адреса. Защита нужна, чтобы другие люди не могли посмотреть чужие листы. Затем попросите сотрудников написать заявления о желании получать расчетный лист по e-mail на конкретный почтовый адрес. А для фиксации даты рассылки и получения сообщений используйте функцию «подтверждение прочтения письма». Эта опция есть во всех почтовых программах. Однако имейте в виду, что передача файла по почте не ограничивает право получать и бумажную версию. А когда расчетный лист вручается лично, не забывайте получать подпись сотрудника в учетном документе. Это может быть журнал или ведомость выдачи, отрывная часть самого листа. 

Ответственность

В завершение темы напомню о рисках. За отсутствие утвержденного расчетного листа или несвоевременную его выдачу организации грозит штраф в размере до 50 000 руб., а руководителя компании, в случае повторного нарушения, могут дисквалифицировать на срок от полугода.

Но штраф – не единственный риск, ведь инспекторы приходят с проверками нечасто.

Расчетный лист станет вашим весомым аргументом в случае судебного разбирательства. Его выдача доказывает, что в день получения зарплаты сотрудник знал о ее составных частях, и именно с этого дня начинается срок исковой давности в случае спора о недоплате.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Комментарии

Комментариев пока нет

warmedia.ru

---

Смотрите также

• 
  Журналы лет 7 для девочек
• 
  Образец журнала передачи дежурства сторожей
• 
  Журналы с ненулевым импакт фактором
• 
  Журнал регистрации влажности воздуха образец
• 
  Журнал высокопрочных болтов образец заполнения
• 
  Кто работает в журнале профессии
• 
  Журнал уведомлений об отпуске образец
• 
  Общество философия история культура журнал
• 
  Журнал регистрации посетителей в доу
• 
  Вопросы нейрохирургии им бурденко журнал
• 
  Журнал щоденного обліку соціального педагога