Журнал выдачи справок при увольнении образец. Получаем подтверждение в получении документов при увольнении (образец)

Из организации увольняется сотрудник. В последний рабочий день с ним произведен окончательный расчет и выданы все необходимые документы. Теперь нужно получить подтверждение в получении документов при увольнении. В случае трудового спора с работником этот документ подтвердит факт выдачи всех необходимых документов.

Выдаем все нужные документы

В последний рабочий день сотруднику нужно выдать все необходимые документы (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ):

Причем справка о сумме заработка обязательно должна быть заверена печатью организации. Если печати нет, то к справке нужно приложить копии ряда других документов (подробнее об этом см., «Увольнение работника выдаем необходимые документы»).

Увольняясь по собственному желанию, сотрудник должен известить работодателя не позднее, чем за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Это общее правило, и оно действует в большинстве случаев. Иногда действует другой срок отработки перед увольнением: уменьшенный или, наоборот, увеличенный. Например, сезонный работник может предупредить об увольнении за три дня. В то время, как руководитель организации должен предупредить о своем намерении не позднее чем за месяц до увольнения (подробнее об этом см., «При увольнении по собственному желанию нужно отработать 2 недели»).

Предупредить об увольнении нужно, написав соответствующее заявление. Унифицированной формы заявления об увольнении действующим законодательством не установлено, поэтому оно может быть написано в произвольной форме (подробнее об этом см., «Пишем заявление об увольнении по собственному желанию (образец 2018)»).

Если работодатель отказывается подтвердить получение заявления, то его можно направить по почте ценным письмом с уведомлением о вручении (письмо Роструда от 05.09.2006 №1551-6).

Берем расписку в получении документов

Для того чтобы подтвердить факт выдачи документов работнику, нужно оформить подтверждение о получении документов при увольнении. Унифицированного бланка этого документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме. Специально для читателей наши эксперты подготовили образец подтверждения о получении документов при увольнении, который можно скачать на нашем сайте.

Скачать заполненный образец подтверждения о получении документов при увольнении.

Выдавая работнику документы персонифицированного учета, не нужно распечатывать все формы полностью. Достаточно выдать только выписки с данными увольняющегося сотрудника (п. 2.3, 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ).

Распечатка всех форм персонифицированного учета полностью повлечет за собой раскрытие персональных данных других сотрудников предприятия, что делать строжайше запрещено (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Справки при увольнении

При увольнении сотрудника в последний день работы вместе с документами ему выдают ряд справок. Часть из них обязательные, а часть пишется по запросу.

Из статьи вы узнаете:

Справки при увольнении работодатель выдает уходящим с предприятия сотрудникам вместе с остальными документами и трудовой книжкой. При оформлении справок при увольнении важно не допускать ошибок, так как бывший сотрудник может не просто менять работу, но и переезжать в другой регион.

Подробнее о справках при увольнении читайте в статьях:

В этом случае обратиться в отдел кадров повторно и переоформить справку ему будет очень затруднительно. Самая распространенная ошибка, когда справку подписывает неуполномоченное лицо или кадровик забывает оформить какую-то справку при увольнении работника.

Какие справки оформляются при увольнении

В обязательном порядке составляется справка о сумме заработка за 2 последних календарных года. Она понадобится бывшему работнику для расчета пособий по беременности и родам, по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком. В справке следует указать:

Читайте советы о том, какие документы необходимо выдать увольняющемуся сотруднику, от экспертов «Системы Кадры»

Отдельно по заявлению сотрудника при увольнении может выдаваться:

Обратите внимание! С 2017 года работникам надо выдавать при увольнении выписки, связанные с персонифицированным учетом. В частности, это выписки из формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Справки при увольнении с работы выдаются лично бывшему сотруднику. Третьему лицу работодатель может их выдать, если работник оформит на это доверенность. Также все указанные виды справок предоставляются без согласия бывшего сотрудника по запросу прокурора, дознавателя, следователя, суда, судебного пристава. Обычно такими органами запрашивается справка от работодателя о размере зарплаты и стаже работы гражданина на предприятии.

Кто подписывает справки при увольнении в 2018 году

Чтобы справки при увольнении в 2018 году с места работы имели юридическую силу, они должны быть подписаны руководителем предприятия или уполномоченным лицом. Обычно такие полномочия имеет начальник отдела кадров, обычный кадровик или директор по персоналу. Полномочия для подписывания справок, согласно ст. 8, 57 ТК РФ, ст. 185 ГК РФ, отражают в инструкции по делопроизводству, приказе о распределении обязанностей, доверенности и трудовом договоре специалиста.

Если справка при увольнении содержит сведения финансового характера, то, помимо руководителя, ее подписывает главный бухгалтер. Подписи всех должностных лиц заверяются печатью предприятия (при ее наличии).

Как подтвердить, что работнику были выданы справки при увольнении

ГИТ может привлечь к административной ответственности руководство компании за отказ выдать какую-либо справку работнику, в том числе бывшему. Поэтому для подтверждения факта ее получения нужно вести журнал регистрации выданных справок (см. образец ниже).

При необходимости этот документ подтвердит вашу позицию в конфликтной ситуации, а также покажет, кому и когда были выданы документы. В журнале должна быть графа, в которой сотрудники расписываются и проставляют дату, когда они получили справку.

В день увольнения с работы сотрудник подписывает в бухгалтерии справку о получении расчета. Установленной формы нет, поэтому ориентируйтесь на шаблон: обязательно указать фамилию, имя, отчество, занимаемую увольняемым на предприятии должность, текущую дату и подпись того лица, кто получил документы (см. образец ниже). Подробнее про правила выдачи справок при увольнении читайте в материале.

Новые документы при увольнении. Что выдают кадры, а что бухгалтерия Алина ГОРЕЛИК

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

Отвечает Алина ГОРЕЛИК,юрисконсульт ООО «МОРГАН ЭНД СТАУТ» (Москва)

Кроме трудовой книжки и бухгалтерских документов работодатель теперь обязан выдать уволенному форму СЗВ-СТАЖ и выписку из расчета по страховым взносам. Но кто будет это делать, кадровик или бухгалтер, неясно. Важно распределить новые обязанности так, чтобы избежать штрафов. Решить, кому поручить новые выписки, помогут краткие характеристики документов. Также в статье вы найдете три способа, как подтвердить, что сотрудник все получил при увольнении.…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

За какими справками обращаются на предприятие бывшие сотрудники после увольнения с работы

По заявлению бывших работников работодатель обязан в течение трех рабочих дней выдать:

Законом не ограничено время, в течение которого бывший работник может обратиться за нужными ему документами.

Отдельные виды справок предусматривает закон и для них имеется утвержденная форма. Например, специальная форма установлена для справки 2-НДФЛ при увольнении и справки о сумме заработка за 2 последних отработанных на предприятии календарных года. Однако бывший работник может обратиться и за справкой, форма которой не установлена законом. В этом случае кадровик составляет документ в произвольном виде.

Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

Аналогично в произвольной форме оформляется справка о стаже работы в организации. Ее запрашивают, когда нужно подтвердить, что данный гражданин трудился на этом предприятии в течение определенного времени. Выясните, для чего бывший сотрудник запрашивает справку, от этого будет зависеть характер и объем содержащейся в ней информации. Уточните, нужно ли указывать периоды работы по всем занимаемым сотрудником должностям или нужен только общий трудовой стаж на предприятии.

Архивная справка предоставляется компаниями по запросам граждан бесплатно. Архивную справку оформляйте по установленной форме на специальном бланке или общем бланке предприятия. В документе прописывайте сведения по вопросу обращения, соблюдая хронологическую последовательность событий. Подробнее про предоставление справок бывшим сотрудникам после увольнения с работы читайте в материале.

Какие справки выдаются работнику при увольнении с работы в 2018 году

При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.

Основные документы, получаемые при прекращении трудовых отношений

Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:

Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.

Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).

Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.

Документы со сведениями о трудовых доходах

Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:

Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.

Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.

Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.

Для постановки на учет в Службе занятости в 2018 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).

При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.

При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.

Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.

Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.

Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.

Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.

Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.

Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:

Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.

Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.

Обязательные документы при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

А. Н. Славинская, специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Справки при увольнении | Современный предприниматель

Большинство людей во время увольнения не задумываются о том, что в будущем им может понадобиться некоторая документально заверенная информация с предыдущего места работы. О том, какие справки выдаются при увольнении работника в соответствии с Российским законодательством, стоит узнать заранее, чтобы в дальнейшем не тратить время на их получение.

Какие справки выдаются при увольнении в день прекращения трудового договора

Самым важным документом, который выдается сотруднику в день расторжения трудового договора (ТД), является трудовая книжка. Обязательно предоставляются также некоторые дополнительные бумаги и справки при увольнении работников:

Эти справки при увольнении работника должны выдаваться без дополнительных запросов с его стороны.

Какие справки выдаются при увольнении работника по его просьбе

Ответственный сотрудник кадровой службы может объяснить увольняемому работнику, какие справки выдаются при увольнении по его требованию. Вот перечень возможных запросов:

Причина увольнения работника отмечается сотрудником кадровой службы в его трудовой книжке. Соответственно выдаются все перечисленные справки при увольнении сотрудника по собственному желанию и по другим причинам прекращения трудового договора.

В итоге, любому человеку, который планирует или вынужден сменить поле деятельности, необходимо помнить о том, какие справки дают при увольнении. Эти знания помогут предотвратить небрежность со стороны сотрудников кадровой службы и позволят избежать бумажной волокиты, а также сэкономить достаточно времени в дальнейшем.

Документы при увольнении

Какие еще документы, кроме трудовой книжки, должен выдать работодатель сотруднику при увольнении, эксперты рассказали в материале статьи.

Из статьи вы узнаете:

Обязательные документы, выдаваемые при увольнении

Увольнением сотрудника предполагает прекращение трудовых отношений с ним, оформляемое расторжением трудового договора. Действующее трудовое законодательство предусматривает достаточно обширный список возможных оснований для увольнения, зафиксированный в ст. 77 ТК РФ: в общей сложности он насчитывает 11 ключевых оснований для прекращений трудовых отношений и включает в себя указание на возможность применения дополнительных причин в случае, если они предусмотрены Трудовым кодексом или иными нормативными документами.

При этом вне зависимости от того, какая именно причина послужила основанием для принятия решения об увольнении работника, и кто был инициатором такого решения, для его оформления необходимо применять общий порядок, установленный ст. 84.1 ТК РФ. Например, он используется в том числе для определения перечня документов при увольнении по собственному желанию. В соответствии с этим разделом ТК, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику следующие документы:

трудовую книжку, в которую в соответствии с правилами, установленными Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» внесены все необходимые записи за период работы у данного работодателя, включая запись об увольнении;

правку, содержащую необходимые сведения для расчета отпускных, выплат по больничному листу и других выплат, которые будут производиться работнику следующим работодателем. Форма и содержание этой справки утверждены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н. При этом согласно Федеральному закону от 29.12.2006 N 255-ФЗ в такой справке в обязательном порядке должны отражаться следующие данные:

документ, содержащий сведения о сотруднике, перечисленные в пп. 2 и 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ. Это выписки из форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.

Обратите внимание! Перечисленные документы работодатель обязан выдать увольняющемуся работнику без его дополнительной просьбы.

Выдача дополнительных документов при увольнении в 2017 году

В случае, если по тем или иным причинам работнику требуются другие документы, связанные с периодом его работы в данной организации, при увольнении он имеет право запросить копии таких бумаг. Для того, чтобы уведомить организацию, какие документы нужны при увольнении, и получить их, ему необходимо обратиться к работодателю с соответствующим письменным заявлением.

В целях подтверждения достоверности таких документов они должны быть заверены в соответствии с порядком, предусмотренным Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст, утвердившим ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Работникам кадровых служб следует учитывать, что с 1 июля 2018 года данный ГОСТ утрачивает силу по причине вступления в силу Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Обратите внимание! Все необходимые работнику копии документов передаются ему бесплатно.

Дополнительные документы при увольнении

Для того, чтобы определить, какие дополнительные документы выдаются при увольнении, следует проконсультироваться с положениями статей 62 и 84.1 ТК РФ. В соответствии с их содержанием можно констатировать, что работник при увольнении имеет право потребовать от работодателя предоставления следующих документов:

Выдача документов при отсутствии сотрудника на рабочем месте

В некоторых случаях обстоятельства могут сложиться так, что непосредственно в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте, и, таким образом, работодатель не имеет возможности передать ему трудовую книжку и определить, какие документы выдают при увольнении в данном случае. В этом случае ему следует направить в адрес сотрудника сообщение о том, что ему необходимо появиться на работе, чтобы забрать документы, либо согласиться на их отправку посредством почтовой связи.

Свое согласие на почтовую отправку работник должен подтвердить в письменной форме. Аналогичный порядок действует в случае, если сотрудник отказался получить пакет документов в день увольнения. Такие правила поведения работодателя в данной ситуации установлены ст. 84.1 ТК РФ и п. 2 приложения № 2 к Приказу Минтруда от 30.04.2013 N 182н.

Обратите внимание! Если уволившийся работник, пока не получивший трудовую, обратился к работодателю с письменным заявлением о ее выдаче, такое заявление должно быть удовлетворено в трехдневный срок.

Ответственность работодателя за задержку в выдаче документов

Вопрос о том, какие документы должны выдать при увольнении, и каковы сроки их предоставления, предполагает, что обязанности работодателя в этом отношении контролируются законодательно. В случае их нарушения к нему могут быть применены установленные меры ответственности. При этом порядок их применения будет зависеть от того, какие именно обстоятельства сопровождали нарушение сроков выдачи требуемых документов.

Так, в общем случае к работодателю, который знал, какие документы отдают при увольнении, но не выдал их увольняющемуся работнику, будут применены положения ст. 5.27 ТК РФ. В частности, на должностное лицо, ответственное за это нарушение, может быть наложен штраф размером от одной до пяти тысяч рублей: как правило, в роли этого должностного лица выступает руководитель кадровой службы. Кроме того, денежный штраф в более крупном размере может быть наложен и на саму организацию: согласно закону, он составляет от 30 до 50 тысяч рублей.

В некоторых случаях невыдача трудовой книжки или других документов, выдаваемых при увольнении, может стать причиной сложностей с дальнейшим трудоустройством для работника. В этом случае работодателю придется возместить бывшему сотруднику весь объем заработной платы, которая была недополучена специалистом по его вине. При этом в большинстве случаев периодом, за который организация должна будет возместить работнику не полученный заработок, будет считаться срок, начинающийся со дня, когда работодатель должен был выдать трудовую, до дня, когда он фактически передал ее работнику.

Обратите внимание! Аналогичный порядок будет применяться в случае внесения некорректной или недостоверной записи в трудовую книжку работника.

Освобождение работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу документов при увольнении

Ст. 84.1 ТК РФ устанавливает ряд случаев, когда работодатель может быть освобожден от ответственности за нарушение установленных сроков выдачи документов при увольнении. К ним относятся следующие обстоятельства:

при отсутствии сотрудника на рабочем месте в день увольнения или его отказе от получения трудовой и других необходимых документов работодатель освобождается от ответственности с момента направления в его адрес сообщения о необходимости забрать документы или подтвердить свое согласие на их отправку почтой;

при несовпадении фактической даты прекращения трудоустройства сотрудника и даты оформления данного факта в ситуации, предусмотренных пп."а" п. 6 ч.1 ст. 81 ТК РФ, то есть при прогуле сотрудника или его отсутствии на работе в течение промежутка времени, превышающего 4 часа, либо указанных в п. 4 ч. 1 ст. 83 ТФ РК, то есть при вступлении в силу судебного приговора, исключающего возможность продолжения трудовой деятельности у данного работодателя.

Таким образом, вопрос о том, какие документы должны выдать при увольнении, предполагает ответ, распространяющийся достаточно далеко за рамки стандартного пакета, включающего трудовую книжку, справку о зарплате и информацию об уплате страховых взносов. Значительная роль в определении перечня документов, которые работодатель будет обязан предоставить работнику, зависит от самого увольняющегося сотрудника: по его заявлению организация должна будет подготовить и передать ему все необходимые копии документов, связанных с периодом работы на данном предприятии, причем сделать это необходимо на бесплатной основе. Кроме того, все они должны быть заверены в порядке, установленном соответствующим государственным стандартом.

Образец справки об увольнении 2018

В Трудовом кодексе нет статьи, в которой четко перечислено, какие справки выдаются при увольнении работника. Поэтому стороны трудовых отношений часто спорят о пакете документов, который надо подготовить при расторжении договора о сотрудничестве. Статья поможет разобраться в этом вопросе.

Первое, что готовят, это, конечно, трудовую книжку. Она выдается с записью о расторжении трудового договора на основании ст. 84.1 ТК РФ. Кроме того, нужно вернуть сотруднику медицинскую книжку, если она была. Никаких отметок в ней делать не надо.

Еще один документ — записка-расчет. Она позволяет отчитаться о выданной зарплате, компенсациях, иных выплатах. Обычно готовят ее в бухгалтерии по форме № Т-61 (Образец справки об увольнении можно бесплатно скачать в конце статьи).

Еще какие справки дают при увольнении

Обязательный список к выдаче в день прекращения трудового контракта:

Обратите внимание: если компания отчитывается в электронной форме, то все выписки, подготовленные для работника, будут считаться копиями. Поэтому их необходимо заверить в установленном порядке, а при наличии печати еще и поставить штамп. Также важно, чтобы в документы не попала персональная информация других сотрудников, иначе может быть нарушено законодательство о персданных россиян.

Поскольку все вышеперечисленные документы необходимо выдавать обязательно, работодатель должен обезопасить себя от штрафов и разбирательств. Для этого необходимо подготовить расписку о том, что компания предоставила всю предусмотренную законом информацию. Важно прописать, какие именно документы выданы, указать дату выдачи и отдать на подпись увольняющемуся сотруднику. Чтобы было проще, можно заранее утвердить определенную форму такой расписки, а потом только вписывать дату составления, сведения о работнике, который выдал документы, и данные сотрудника, получившего их.

Справка с места работы при увольнении и другие документы по заявлению работника

Помимо обязательных копий, работник вправе попросить и другие бумаги, касающиеся его трудовой деятельности в конкретной компании. В этом случае работодателю следует получить заявление от работника в произвольной форме с перечислением тех документов, которые ему необходимы. Иногда, возможно, придется помочь бывшему коллеге, уточнив, для чего ему нужна та или иная справка, чтобы корректно ее сформировать.

Скачать бланк справки-расчета при увольнении

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Какие справки должны выдать работнику при увольнении с работы. Журнал выдачи справок при увольнении образец

Подтверждение в получении документов при увольнении (образец)

Выдаем все нужные документы

Берем расписку в получении документов

Справки при увольнении

Из статьи вы узнаете:

Подробнее о справках при увольнении читайте в статьях:

Какие справки оформляются при увольнении

Кто подписывает справки при увольнении в 2018 году

Как подтвердить, что работнику были выданы справки при увольнении

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

За какими справками обращаются на предприятие бывшие сотрудники после увольнения с работы

Какие справки выдаются работнику при увольнении с работы в 2018 году

Основные документы, получаемые при прекращении трудовых отношений

Документы со сведениями о трудовых доходах

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Обязательные документы при увольнении

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Трудовая книжка

2. Расчетный листок

3. Справка о сумме заработка за два года

4. Форма СЗВ-М

5. Форма СЗВ-СТАЖ

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

Справки при увольнении | Современный предприниматель

Какие справки выдаются при увольнении в день прекращения трудового договора

Какие справки выдаются при увольнении работника по его просьбе

Документы при увольнении

Из статьи вы узнаете:

Обязательные документы, выдаваемые при увольнении

Выдача дополнительных документов при увольнении в 2017 году

Дополнительные документы при увольнении

Выдача документов при отсутствии сотрудника на рабочем месте

Ответственность работодателя за задержку в выдаче документов

Освобождение работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу документов при увольнении

Образец справки об увольнении 2018

Еще какие справки дают при увольнении

Справка с места работы при увольнении и другие документы по заявлению работника

Скачать бланк справки-расчета при увольнении