Журналы по архивному делу. Архивное делопроизводство организации: ГОСТ, инструкция, документы, правила. Методические рекомендации по архивному делопроизводству

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей нормативной базой, регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

Методические рекомендации по архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются сроки хранения материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной – как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с информационными носителями необходимо соблюдать следующие требования:

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство – вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.

Как создать архив?

Мы расскажем, как правильно создать архив индивидуальному предпринимателю или в только что созданном обществе с ограниченной ответственностью (ООО). Статья будет также полезна уже работающему ООО, в котором нет архива, но есть завалы документов.

Вы только что открыли свое дело – стали индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО. В этот период перед вами встанут несколько важных вопросов:

• как правильно наладить работу с документами?

• как хранить документы, чтобы в считанные минуты найти необходимый?

Ответ на эти вопросы один: нужно наладить четкую работу двух важных служб – делопроизводства и архива.

Первым делом необходимо изучить устав (или положение) организации, разработать организационную структуру и штатное расписание (если организация работает давно, то последние два документа уже есть).

Структура и штатное расписание организации

Структура создается (как правило, в виде схемы) исходя из направлений деятельности организации и, конечно, бюджета. Минимальная структура – это один работник (индивидуальный предприниматель или единственный участник – учредитель ООО). Он один во всех лицах: руководитель, главный бухгалтер, секретарь, архивист. Однако по договорам может нанимать соисполнителей.

Если в ООО штат небольшой (например, десять работников), то в штатное расписание могут входить:

• секретарь (он же делопроизводитель и архивист) – 1 ед.;

• сотрудники (по основному профилю организации) – 5 ед.

На первых порах, пока объем работы небольшой, секретарь успешно справляется с двумя направлениями: ведет делопроизводство и создает архив. Главное, навести порядок в документах. Для этого необходимо составить номенклатуру дел, в основе которой лежит штатное расписание организации.

Создаем номенклатуру дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения[1].

Сроки хранения документов указывают, как правило, по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010). Однако есть еще и ведомственные перечни.

Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ответственность за ее составление возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярию и др.) организации.

Архивист (если архив в организации согласно структуре является самостоятельным подразделением) обычно помогает разработать номенклатуру дел.

Если организация небольшая или находится в стадии становления, функции делопроизводителя и архивиста выполняет один работник. Он же и разрабатывает номенклатуру дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (в ИП такой бланк тоже должен быть), подписывается лицом-составителем (ответственным за службу делопроизводства) и утверждается руководителем организации. На грифе «Утверждаю» ставится подпись руководителя и указывается дата утверждения.

После утверждения номенклатуры дел издается приказ (по основной деятельности) об утверждении номенклатуры дел организации (Пример 1).

После утверждения номенклатуры дел и регистрации приказа все структурные подразделения (или работники) получают выписки с заголовками дел из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе. Каждое структурное подразделение, получив выписку из общей (сводной) номенклатуры дел, должно завести папки для документов в строгом соответствии с индексами и заголовками дел номенклатуры.

Выписка из номенклатуры дел – это копия определенного раздела номенклатуры дел. Например, бухгалтерия получает выписку из номенклатуры дел, в которую входит полностью раздел № 3 («Бухгалтерия»). Сотрудники бухгалтерии, сверяясь с перечнем заголовков дел из выписки, могут правильно сформировать дела еще на этапе создания документа. Кроме того, в бухгалтерию в обязательном порядке направляются все копии приказов (по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу).

Номенклатура дел небольшой организации с перечнем документов, которые образуются практически в каждой организации, может выглядеть как в Примере 2.

Разработка номенклатуры дел – большая и трудоемкая работа. Поскольку цель этого подраздела – объяснить связь номенклатуры дел с формированием дел и их хранением в архиве, подробно рассматривать процесс создания номенклатуры дел мы не станем.

Итак, номенклатуру дел составили, утвердили и выписки из нее выдали сотрудникам. Раздавая выписки, работникам нужно объяснить, что следует завести папки-регистраторы типа «корона» в соответствии с названиями в номенклатуре дел и только в эти папки подшивать соответствующие заголовку документы.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

Н.С. Рудина, генеральный директор, ресурс «АРХИВ ДОКУМЕНТ»

Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве

Он состоялся в г. Екатеринбурге 26 сентября в конференц-зале здания Правительства Свердловской области. В тринадцатом по счету заседании этого совещательного органа архивистов Российской Федерации участвовали 273 человека – представители уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела 69 ее субъектов, работники научных и коммерческих организаций, средств массовой информации, муниципальных архивов Свердловской области, а также члены Общественного совета при Росархиве и его председатель Е.И. Пивовар, директор Национального архива Армении А.С. Вирабян.

Участников заседания приветствовали полномочный представитель Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе И.Р. Холманских и исполняющий обязанности губернатора Свердловской области А.В. Орлов.

С докладом Федерального архивного агентства выступил член коллегии, заместитель руководителя агентства, канд. ист. наук А.В. Юрасов.

Проблемы комплектования государственных и муниципальных архивовна современном этапе[*]

Комплектование государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации – одно из важнейших направлений их деятельности, начинающееся с определения организаций – источников комплектования. Проводимая раз в три года паспортизация (последняя – по состоянию на 1 декабря 2015 г.) свидетельствует об устойчивом снижении их количества в целом по Российской Федерации (94 850) по сравнению с показателями на 1 декабря 2012 г. на 3,7 %, а относительно 1 декабря 2000 г. – на 23 %. Это связано, главным образом, с ликвидацией и реорганизацией государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в том числе по причине объединения (укрупнения) отдельных муниципальных образований. Кроме того, из списков практически повсеместно исключаются негосударственные организации, как ликвидированные в ходе банкротства, так и полностью передавшие на постоянное хранение относящиеся к государственной или муниципальной собственности документы Архивного фонда Российской Федерации и отказавшиеся продолжать работу с архивными учреждениями на договорной основе. Исключаются и негосударственные организации, не соблюдающие условия договоров о сотрудничестве, а в отдельных субъектах – территориальные органы федеральных органов государственной власти, федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории этих субъектов.

Увеличение числа организаций – источников комплектования не является самоцелью. Важен качественный результат – максимально полное отражение в архивных документах основных сторон жизни граждан, общества и государства. При этом необходимо применять предложенный советским архивоведением метод выборки отдельных организаций из группы однородных и определять организации – источники комплектования повидового выборочного приема. Тем не менее причины исключения из списков отдельных организаций в случаях, не связанных с их ликвидацией или реорганизацией, нуждаются в дополнительном изучении.

Негосударственным организациям, документы которых представляют особый интерес, но не готовым к работе с государственными и муниципальными архивами, в качестве промежуточного варианта могут быть предложены разные формы сотрудничества, например соглашения об оказании им методической, практической, консультативной помощи в области делопроизводства и архивного дела.

Основу нормативной правовой базы комплектования государственных и муниципальных архивов составляют Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 18 июня 2017 г.), Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила 2007 г.), и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (далее – Правила 2015 г.). Практика показывает, что содержащиеся в них нормы в целом позволяют архивным учреждениям страны решать стоящие перед ними задачи. Тем не менее работа по совершенствованию архивного законодательства последовательно ведется. Так, в текущем году в Федеральный закон № 125-ФЗ внесены изменения, касающиеся порядка установления и исчисления сроков хранения архивных документов (ст. 21.1) и дифференциации сроков хранения документов по личному составу (ст. 22.1). В частности, сроки хранения документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., сокращены с 75 до 50 лет.

Продолжается работа по продвижению законопроекта, предусматривающего наделение субъектов Российской Федерации полномочиями Российской Федерации по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, иных государственных органов федерации, расположенных на территории субъектов, с выделением для их осуществления субвенций из федерального бюджета. При этом предусматривается возможность делегирования части полученных субъектами полномочий органам местного самоуправления. Однако сложная ситуация с федеральным бюджетом препятствует принятию законопроекта. Тем не менее государственные архивы 68 субъектов Российской Федерации и ряд муниципальных архивов, высоко оценивая значение архивных документов этих территориальных органов и федеральных организаций для изучения региональной истории, активно сотрудничают с ними, включают их на основании трех- или двухсторонних договоров в списки источников комплектования (таких уже около 5 тыс.), что свидетельствует о государственном подходе к проблеме.

Ведется совместная работа Росархива, Минюста России и Федеральной нотариальной палаты по внесению изменений в Федеральный закон № 125-ФЗ и Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1 (ред. от 3 июля 2016 г.) в части определения статуса нотариальных документов и организации их хранения. Согласно подготовленному законопроекту, нотариальные документы не входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, их хранение организуется в нотариальных архивах, создающихся в качестве структурных подразделений нотариальных палат

Архивное дело 2017 | Статьи

Важность архивного дела для нашего общества трудно переоценить. Грамотное хранение документов помогает находить и обрабатывать сведения, которые касаются как отдельных жителей, так и государства в общем. Архивное дело зародилось еще в древности, например, на Руси начальные архивы образовывались при монастырях. Это дало возможность сберечь для потомков дипломатические и административные акты, договоры, заключаемые между князьями, различные грамоты, письма и т.д. Давайте рассмотрим, что будет представлять собой архивное дело в 2017 году.

Архивное дело в РФ

Архивное дело - это профессиональная деятельность по сохранению и использованию архивных документов.

Согласно Российскому законодательству, архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Передача документов на хранение в архив организации

Как видно из приведенного выше определения, выделяются четыре основные функции или ведущих направления - это хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Данной деятельностью заняты государственные учреждения, органы и системы регионального самоуправления, юридические лица и граждане. Среди всех вышеуказанных составляющих имеется функциональная взаимосвязь, которая объединяет их в единую архивную отрасль.

Организация управления архивной отраслью в 2017 году

В нашей стране системы управления архивной отраслью действуют на трех уровнях: на федеральном уровне, на уровне субъектов РФ и муниципальном уровне. Компетенции четко разделены Федеральным законом № 125 "Об Архивное дело в 2017 году

архивном деле в Российской Федерации".

При этом полномочия по созданию и исполнению единой государственной политики в сфере архивного дела закреплены за Федеральным архивным агентством (Росархивом). За ним же закреплена задача установления единых правил осуществления хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других архивных документов.

Министерство культуры Российской Федерации и органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела должны контролировать соблюдение законодательства об архивном деле. Права и полномочия разграничены законодательно.

На сегодняшний день Росархив и подведомственные ему архивы не выполняют функцию контроля за областью документационного обеспечения управления (ДОУ) в компаниях, как это было пару лет тому назад. Архивные учреждения обладают правом проверки архивного дела и делопроизводства только в тех компаниях, которые сейчас представляют им бумаги на государственное хранение.

Хранение архивных документов в организациях в 2017 году

Сегодняшняя нормативно-правовая база в данной отрасли сконцентрирована в основном на обеспечении сохранности бумаг, в том числе архивных документов, возникающих в работе различных организаций.

Согласно действующему законодательству государственные органы и системы местного самоуправления должны создавать архивы, а организации имеют право формировать у себя архивы для хранения собственных документов.

Передача электронных документов в архив организации

В соответствии со ст. 13 и 15 ФЗ № 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" любая организация должна обеспечить финансовые, материально-технические и иные условия для работы с архивными документами; выделять под архивы помещения, соответствующие нормативным стандартам содержания архивных бумаг и условиям труда сотрудников архивохранилищ.

Архивом в компании является самостоятельное структурное подразделение, осуществляющее хранение, комплектование, учет, использование архивных документов. Поэтому, архив должен быть утвержден в структуре организации и указан как подразделение. Также он должен быть назван в штатном расписании организации (обозначается должность руководителя архива). Если в организации есть хорошее оснащенное помещение для организации хранения архивных документов, но не имеется вышеуказанных признаков архива, то архива в организации нет, а образовано архивохранилище.

Архивохранилище формируется, как правило, при службе ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.). Руководитель службы ДОУ несёт ответственность за деятельность работников архивохранилища, которые по штатному расписанию принадлежат именно к этой службе.

Без архива или архивохранилища в организации очень сложно гарантировать сохранность архивных документов, рационально организовать их хранение и дальнейшую передачу из структурных подразделений, наладить строгий учет и эффективное их использование.

В настоящее время эффективное архивное дело практически невозможно представить себе без автоматизации. Сегодня на рынке предлагают разнообразные системы, которые помогают решать такие важные задачи как:

Понимание основ архивного дела, регламентирующего законодательства, наличие навыков работы со специальным программным обеспечением дают возможность продуктивно организовать архивное дело.

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Как создать архив с нуля? Журналы по архивному делу

ГОСТ, инструкция, документы, правила. Методические рекомендации по архивному делопроизводству