Заполнение журнала учета трудовых книжек. Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения

Книга учета движения трудовых книжек — обязательный документ, который должен присутствовать в организации. Узнайте правила заполнения журнала, изучив материал статьи.

Из статьи вы узнаете:

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек

Работодатель принимает трудовые на хранение на весь срок работы сотрудников, поэтому несет ответственность за их целостность. Заведите журнал регистрации трудовых книжек, чтобы фиксировать все сведения, касающиеся документов. При необходимости удастся отследить, поступала ли трудовая на хранение или нет, если работник начнет предъявлять претензии по поводу утери.

Обратите внимание: выдавайте документы только по письменному заявлению сотрудника. Если он их потеряет, испортит, вы не понесете ответственность. В противном случае организация обязана восстанавливать ранее сделанные записи.

Обязательную регистрацию в журнале предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее — Правила. Нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Согласно требованиям, работодатели обязаны вести и приходно-расходные журналы для учета приобретаемых у распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Поручайте ведение журнала кадровой службе, специалисты которой осуществляют заполнение и выдачу бланков книжек, а также вкладышей в них. В небольших компаниях, в которых обязанности кадровиков возложены на руководителя, заполнением журнала занимается непосредственно он или бухгалтерия.

Какие операции отражать в журнале учета движения трудовых книжек

Исчерпывающего списка, в котором отражены все операции с трудовыми книжками, нет. Исходя из практики кадровой работы, перечень включает в себя:

В журнале регистрации трудовых книжек, образец которого не установлен на законодательном уровне, выполняйте регистрацию полученных и выданных документов; отражайте факт того, что книжка временно или постоянно выдана на руки владельцу. Контролируйте, чтобы к месту хранения документов не имели доступ посторонние лица.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Требования к журналу регистрации трудовых книжек

Выбирайте журнал с твердой обложкой, который напечатан на плотных листах бумаги. Страницы должны быть пронумерованы, качественно прошнурованы, опломбированы в установленном порядке. Проверьте, указано ли на заверительной записи пломбы цифрами и прописью количество листов.

Документ имеет несколько разделов. Вводная часть содержит краткую информацию о регламентах, служащих основанием для заполнения. В некоторых изданиях предусмотрено наличие примера заполнения. Если его нет, вы можете опираться на другой образец журнала учета трудовых книжек.

В книге должен быть отдельный лист, необходимый для внесения сведений о лицах, назначенных ответственными за ведение. Чтобы избежать ошибок, только они вносят записи в нее.

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек, а именно ее образец может разрабатываться индивидуально. Включайте в него обязательные для заполнения графы, в которых фиксируется основная информация. Дополните документ необходимыми разделами, если стандартных недостаточно.

Как регистрировать кадровые документы и события

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Юлия Жижерина, юрист практики трудового и миграционного права юридической компании «Пепеляев Групп» (Москва)

Вы ежедневно регистрируете документы в книгах, списках, журналах. Некоторые из них обязательны, а другие — нет. Не все кадровики знают, что большинство журналов можно оформлять в электронном виде. Только обязательные журналы ведут на бумаге по всем требованиям закона. Статья поможет оптимизировать работу, перевести часть записей в электронный вид, избавиться от лишних реестров, а обязательные журналы оформлять безупречно…

Обратите внимание: если новый работник передает на хранение трудовую с вкладышем, который выдан предыдущим работодателем, вносите в журнал сведения только об основном документе.

Нюансы заполнения журнала учета трудовых книжек

Поскольку заполнение бланков книжки учета трудовых книжек производится вручную, нельзя исключить возможность ошибок, некорректных записей. Внесение исправлений допускается, но делать это нужно аккуратно. Нельзя штриховать записи, скрывать их с помощью корректирующих средств.

Совет от редакции: Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика. После прохождения курса по направлению «Прием, увольнение, отпуск, проверки» вы получите официальное удостоверение о повышении квалификации.

В ТК РФ и в Правилах нет указания на то, как вносить исправления. Поэтому целесообразно использовать вариант, который применяется для корректировок документов. Под записью, которая была сделана наверно, напишите «Запись за №__ считать недействительной». Под следующим порядковым номером внесите корректную информацию. Внесенное исправление заверяется собственноручной подписью ответственного лица.

Нарушение правил внесения записей в журнал или его отсутствие в организации расценивается надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ, руководитель организации может быть оштрафован. Чтобы избежать проблем, контролируйте процесс ведения документа, а также способ его хранения.

Несмотря на обязательное ведение журнала, вы можете использовать любой бланк книжки учета трудовых. Если решено распечатывать страницы, прошивайте их, после чего заключайте в твердый переплет. Проверьте нумерацию листов, их количество. Полностью заполненные журналы храните в архиве организации.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек?

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

к Постановлению Минтруда Россииот 10.10.2003 № 69

КНИГАУЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 - проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 - проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 - полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 - проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 - вписать должность, профессию, специальность работника, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 - указать место работы (структурное подразделение).

9 - указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 - проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 - проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 - при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 - уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт получения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца. При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках.

Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «}Выдан вкладыш»} и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за полученную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Исправление записей

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»} и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Ответственность

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек.

За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере:

- на физлиц индивидуальных предпринимателей

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле

Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним – это книга, в которой осуществляется регистрация в специальной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения трудовых книжек в организации.

Срок хранения этой книги установлен п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.) и составляет 75 лет.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся:

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

В графу 1 книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во 2, 3 и 4 графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие. Это объясняется следующим:

Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.

Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц двумя арабскими цифрами, год – четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В 5 графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в 6 графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).

В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

В 7 графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в 8 графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

В 9 графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.

Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных работниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой графе можно поставить прочерк.

В графе 10 книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

При регистрации вкладыша в трудовую книжку в графе 10 ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

Содержание графы 11 показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей.

Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в получении трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ).

В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге учета отдельной строкой в момент его заведения.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

№ п/п	Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее			Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее	Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее	Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник	Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)	Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)	Расписка работника в получении трудовой книжки
№ п/п	число	месяц	год	Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее							Расписка работника в получении трудовой книжки
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Заполнение журнала учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения