Microsoft Excel. Эксель журнал

Как создать при помощи Excel журнал задач — Трюки и приемы в Microsoft Excel

Во время совещаний, посвященных ходу выполнения проекта, наверняка возникнут вопросы или всплывут проблемы, требующие принятия мер и определенного отслеживания. Такие вопросы и проблемы можно, конечно же, записать на каких-нибудь клочках бумаги, однако это не даст вам возможности эффективно отслеживать их решение. Гораздо лучше фиксировать все возникающие вопросы в предназначенном для этого журнале задач.Задачи — это вопросы, требующие тщательного изучения с целью принятия адекватного решения. Например, во время совещания, посвященного ходу выполнения проекта Grant St. Move, одной из заинтересованных сторон захотелось узнать, способны ли устройства считывания карточек фиксировать время, когда работник появляется в определенных местах здания. Такие действия не предусмотрены данным проектом, но этот вопрос важен для данной заинтересованной стороны, поскольку она отвечает за обеспечение безопасности архивированных записей, содержащих секретные данные компании.

Отдел этого заинтересованного лица выполняет проверки комнаты, в которой хранятся записи, и контролирует круг работников, посещающих такую комнату. Если новая система считывания карточек не может фиксировать время, когда работник появляется в этой комнате, заинтересованное лицо хотело бы исследовать другие возможности. Результаты этого исследования могут повлиять на выполнение данного проекта. Эта информация должна быть зафиксирована в журнале задач с указанием номера, даты, владельца или ответственного лица, текущего состояния решения задачи и конечного срока решения.

Для задач мы используем три индикатора текущего состояния: решается, решена и аннулирована. После того как соответствующая задача решена или аннулирована, нам нужно перенести ее на последующий отчетный период, а затем удалить, чтобы она не появлялась в будущих отчетах. Однако нам не хотелось бы потерять соответствующие данные.

Создайте новый лист в рабочей книге под названием Closed (Закрыта). По истечении срока переместите эти строки из листа Active (Решается) в лист Closed (Закрыта). Для этого нужно создать журнал задач в виде таблицы, как мы уже объясняли в статье «Документирование требований». Затем следует выполнить сортировку по датам решения и номерам задач. Сортировку по датам решения следует выполнить в возрастающей последовательности (от А до Z). Вырежьте строки, содержащие старую информацию, и вставьте их в новый лист, который называется Closed.

Мы будем обращаться к журналу задач и к журналу регистрации проблем в конце проекта, когда приступим к сбору информации под названием «Полученные уроки». Задачи, которые нам приходилось решать в ходе выполнения проекта, и проблемы, возникавшие в ходе его выполнения, помогут нам лучше планировать наш следующий проект. Выполняя упражнение ниже мы рассмотрим этапы создания специального списка в SharePoint. Наша задача облетается тем, что мы можем использовать наш Action Item List (Журнал задач, которые предстоит решить) в качестве исходного пункта при изучении специальных списков SharePoint.

Журнал задач как специальный список в SharePoint

Журнал задач (лист Excel), можно опубликовать в виде списка SharePoint. Ниже показано, как это сделать.

1. В программе Excel щелкните на кнопке Office (с изображением флага Windows). В появившемся меню выберите команду Publish → Document Management Server (Опубликовать → Серверуправления документами).
2. На экране появится диалоговое окно Save As (Сохранение документа), с помощью которого вам следует перейти на сервер управления документами. В данном случае вначале следует перейти на сервер PMServer, затем на вложенный сервер GSM (аббревиатура Grant St. Move) и, наконец, в библиотеку документов Document Library (Библиотека документов) — итого три уровня переходов.
3. Далее введите имя сохраняемого файла, выберите его формат (рабочий лист Excel), как показано на этом рисунке. Щелкните мышью на кнопке Save (Сохранить). После этого вы получите уведомление о том, что ваш документ сохранен, но еще не зарегистрирован. Это означает, что пользователи не смогут увидеть его до тех пор, пока вы не зарегистрируете и не опубликуете его.
4. Щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Server Tasks → Check In (Задачи сервера → Зарегистрировать). (Команда меню Server Tasks появляется в меню кнопки Office лишь после того, как документ сохранен на сервере и подготовлен к регистрации.) На экране появится диалоговое окно Check In (Зарегистрировать). С его помощью вы можете зарегистрировать документ, не публикуя (переключатель 0.1 Minor version (draft)). В этом случае документу присваивается младший номер версии, а сам он сохраняется в форме чернового варианта. Как альтернативный вариант вы можете одновременно зарегистрировать и опубликовать документ (переключатель 1.0 Major version (publish)), в результате чего ему присваивается старший номер версии. В данном случае установите переключатель 1.0 Major version (publish) и щелкните мышью на кнопке ОК. Не забывайте, что зарегистрированный, но не опубликованный документ может быть прочитан лишь пользователями, имеющими права группы Owners. Пользователи, наделенные правом только читать документы, не смогут увидеть такой документ.
5. Далее выделите несколько строк электронной таблицы (включая ее название и строку с заголовками столбцов), щелкните на выделении правой кнопкой и в появившемся контекстном меню выберите команду Name a Range (Имя диапазона). В результате ваших действий на экране появится диалоговое окно New Name (Создание имени), как показано на приведенном ниже рисунке. В текстовом поле Name (Имя) введите имя выделенного диапазона ячеек и щелкните мышью на кнопке ОК.
6. Не снимая выделения с диапазона ячеек, активизируйте вкладку Ноmе (Главная) и в группе параметров Styles (Стили) щелкните на значке Format as Table (Форматировать как таблицу). В результате ваших действий на экране появится панель с эскизами предустановленных стилей форматирования таблицы. Щелкните на эскизе подходящего стиля форматирования таблицы. (Мы, как и в предыдущем случае, выбрали стиль Table Format Medium 12 (Стиль таблицы средний 12).)
7. В группе External Data (Данные из внешней таблицы) появившейся вкладки Design (Конструктор) щелкните на кнопке Export (Экспорт). Затем в появившемся меню выберите команду Export to List (Экспортировать в список SharePoint).
8. На экране появится диалоговое окно мастера Export Table to SharePoint List (Экспортировать таблицу в список SharePoint). В поле Address (Адрес) введите URL сервера SharePoint, в поле Name — осмысленное имя списка, в текстовой области Description — описание списка. Щелкните на кнопке Next (Далее). (Вспомните, что ранее мы уже создали на сервере SharePoint папку для хранения списка.) В следующем диалоговом окне мастера следует указать тип данных, которые будут введены в ячейки списка (текст, числа и т.п.).
9. Щелкните на кнопке Finish (Готово) для опубликования списка. Чтобы просмотреть опубликованный список, пользователи могут перейти па Web-страницу, адрес которой выглядит следующим образом: http:/ /название_сервера/название сайта/Lists. В нашем случае соответствующий URL выглядит так: http://PMServer/GSM/Lists.

Огромным преимуществом списка, в отличие от опубликованной электронной таблицы, является то, что список можно отредактировать либо с помощью Excel; либо (подключившись к сайту SharePoint) непосредственно в окне интернет-обозревателя, как показано на приведенном выше рисунке. Кроме того, каждый пользователь может подписаться на уведомления о любых изменениях, внесенных в соответствующий список другими участниками проекта.

Краткосрочная виза в Италию позволяет находиться на территории стран Шенгенского соглашения до 90 дней. К этой категории относятся туристические, деловые, транзитные (до 5 дней) и краткосрочные учебные. С 2010 г. стало возможным получение многократных полугодовых и годовых виз гражданам, регулярно выезжающим в Италию не только в деловых, но и в туристических целях. На такую визу могут претендовать россияне, уже получавшие в течение последних 2 лет шенгенские визы (преимущественно итальянские) и использовавшие их корректным образом.

excelexpert.ru

Создаем в Excel журнал регистрации проблем — Трюки и приемы в Microsoft Excel

Проблемы имеют немало общего с задачами, которые предстоит решить, однако, как правило, являются более сложными по своей природе. Они могут потребовать вмешательства со стороны руководства организации или принятия соответствующих решений, тогда как в случае задач ничего такого не требуется.В ходе реализации проекта Grant St. Move возникла неожиданная проблема. У троих сотрудников компании, работавших в здании на улице Main St., имеются определенные проблемы со здоровьем, что не позволяет им участвовать в упаковке, распаковке и перевозке личного имущества из здания на улице Main St. в новое здание на Grant St.

Кроме того, рабочие места этих сотрудников в новом здании на Grant St. требуют особого обустройства. Эти потребности были зафиксированы в виде требований, сформулированных в рамках конечного результата «Пристройки к основному зданию», но никому не пришла в голову мысль о помощи, которая может понадобиться этим троим сотрудникам при упаковке, распаковке и перевозке личного имущества и обустройстве новых рабочих мест.

У читателей наверняка возник законный вопрос: «Не следовало ли подумать об этом, когда мы обсуждали требования, или на каком-либо другом этапе планирования данного проекта?» Разумеется, это следовало бы сделать тогда, однако в жизни не бывает идеальных процессов планирования проекта. Существует большая вероятность того, что те или иные серьезные проблемы обнаружатся лишь после начала практической реализации проекта.

Причин для этого существует ровно столько же, сколько и самих проблем. Это, конечно, вовсе не означает, что вы должны махнуть рукой на процессы планирования, а все незадокументированные требования или потребности рассматривать впоследствии как проблемы, неожиданно возникшие в ходе выполнения проекта. Разумеется, при выполнении процессов планирования нужно постараться выявить все требования. При обсуждении требований вы должны постоянно задавать себе один и тот же вопрос: «Существует ли еще какая-нибудь потребность, связанная с данным требованием?» Если бы руководитель проекта Grant St. Move задавал себе подобный вопрос во время обсуждения требования «Обустройство новых рабочих мест», то наверняка бы вспомнил, что три сотрудника нуждаются в помощи при упаковке, распаковке и перевозке личного имущества.

На рис. 1 показан журнал регистрации проблем (Issues Log). Он содержит примерно такую же информацию, как и журнал задач. Вы также можете опубликовать этот журнал в виде списка SharePoint, воспользовавшись инструкциями, приведенными в этом упражнении.

Рис. 1. Журнал регистрации проблем

Проблемы нередко возникают при выполнении проектов, связанных с информационными технологиями. Например, компании требуется автоматизировать какой-либо процесс или заменить какую-либо устаревшую систему более современной. Конечные пользователи настолько привыкли к своим текущим процессам, что очень часто воспринимают их как должное. Зачастую они даже не задумываются над тем, как тот или иной документ обрабатывается где-то там, «за кулисами», поскольку «этим занимается компьютер».

Для реализации новых способов ведения бизнеса может потребоваться внедрение нового или модифицированного бизнес-процесса. Это означает, что руководитель соответствующей бизнес-единицы должен придумать новый процесс, правило ведения бизнеса или политику, и эта проблема становится одним из элементов в журнале регистрации проблем. В случае крупных проектов журнал задач и журнал регистрации проблем, возможно, понадобится реализовать в формате базы данных. О том, как базы данных создаются в Excel, мы поговорим в разделе «Оценивание и отслеживание рисков».

Орфография английского языка считается одной из самых трудных для изучения. Большое количество слов в письменном виде включает буквы, не произносящиеся при чтении, и наоборот: многие произносимые звуки не имеют графических эквивалентов. Так называемые правила чтения ограничены таким высоким процентом исключений, что их практическая ценность минимальна. Учащимся на курсах английского для начинающих приходится изучать написание или чтение всех новых слов, в связи с чем в словарях принято указывать транскрипцию каждого слова.

Мы уже приближаемся к завершению процессов планирования проекта. Как указывалось ранее, формулировка масштаба проекта (и требования если они оформляются в виде отдельного документа) является одним из самых важных документов, которые вы создаете для целей планирования проекта. Формулировка масштаба проекта поможет вам определить действия и выработать оценки, а также составить календарный план проекта на последующих стадиях процесса планирования. Прежде чем мы перейдем к этим действиям, нам следует обсудить вопрос приобретения ресурсов, т.е. кадров и материалов, необходимых для выполнения работы по соответствующему проекту. Обсуждению этого вопроса посвящен следующий раздел.

excelexpert.ru

Cистематизация кадровых журналов c помощью Excel

Cоздадим рабочую книгу Journal.xls и разобьем ее на рабочие листы с закладками соответствующих журналов: Прием, Перевод, Увольнение, Отпуск, Командировка, Договоры, СУП (система управления предприятием) и Обложка. Количество журналов зависит от документооборота предприятия. При большом объеме документооборота можно вести отдельно журналы регистрации по приему на работу, увольнению и переводам работников (их будет отличать номер с обязательным реквизитом – датой регистрации). Это позволяет быстро получить данные о количестве принятых или уволенных за определенный период. Также данная форма книги позволяет систематизировать издаваемые на предприятии приказы (распоряжения) по срокам хранения1, отследить дату издания того или иного приказа, а также сохранить непрерывность текущих номеров приказов в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения.

Журнал приема на работу служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-1 или № Т-1а. Срок хранения – 75 лет. Выделим следующие графы указанного журнала: порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности работника, наименование отдела (цеха), номер трудового договора, примечание. Можно также указать место хранения приказа (наименование папки) в случае, если необходим быстрый поиск приказов по их содержанию. Пример рабочего листа журнала приема на работу показан на рис. 1.

Рисунок 1

Журнал учета приема на работу

Воспользуемся возможностью электронной таблицы Excel, позволяющей выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные с помощью фильтра. Для этого необходимо выбрать пункты меню Данные > Фильтр > Автофильтр. В меню Фильтр:

• пункт Все не применяется для ограничения набора отображаемых записей и используется по умолчанию для каждого поля;
• пункт Первые 10 используется в числовых полях, чтобы отобразить первые или последние десять, пять или любое другое количество (или долю) записей;
• пункт Условие позволяет задать произвольное условие, не входящее в список.

При распечатке данных с включенным фильтром будут напечатаны только отфильтрованные записи. Это позволяет быстро создавать нужные отчеты на основе части информации базы данных Excel.

Журнал переводов на работу служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-5 или № Т-5а. Срок хранения – 75 лет. В указанном журнале имеет смысл создать следующие графы: порядковый номер (может дополняться буквенным индексом), дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности (прежнее место и новое место), наименование отдела или цеха (прежнее место и новое место), примечание. В графе «Примечание» контролируется движение документа (подписан / не подписан). Для этого можно использовать пункты меню Вид > Примечание. Пример рабочего листа журнала переводов на работу показан на рис. 2.

Рисунок 2

Журнал учета переводов на работу

Журнал увольнений служит для регистрации приказов (распоряжений) по унифицированным формам № Т-8 или № Т-8а. Срок хранения – 75 лет. Для него можно использовать следующие графы указанного журнала: порядковый номер, дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности, наименование отдела (цеха), дата увольнения, основание прекращения трудовых отношений. Пример рабочего листа журнала увольнений на работу приведен на рис. 3.

Рисунок 3

Журнал учета увольнений

Срок хранения журнала учета трудовых договоров составляет 75 лет. Он может потребоваться в том случае, если предприятие заключает с работниками срочные трудовые договоры. При этом необходимо четко отслеживать не только дату заключения, но и истечение срока действия, иначе, согласно ч. 4 ст. 58 ТК РФ, такой срочный трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Обычно в данном журнале указываются порядковый номер записи и год заключения договора, дата заключения трудового договора, Ф.И.О. поступающего на работу, должность, срок действия и дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров), номер изменения к трудовому договору. Пример рабочего листа журнала учета трудовых договоров показан на рис. 4.

Рисунок 4

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета отпусков служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-6 или № Т-6а. Он имеет краткий срок хранения – 3 года (ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000). В этом журнале можно создать следующие графы: порядковый номер, дата издания приказа, Ф.И.О. работника, наименование должности работника, даты отпуска, вид отпуска, основание его предоставления. Пример рабочего листа показан на рис. 5.

Рисунок 5

Журнал учета отпусков

Журнал учета командировок служит для регистрации приказов (распоряжений) по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а, а также командировочных удостоверений по унифицированной форме № Т-10. Назовем следующие его графы: порядковый номер, дата, Ф.И.О. командируемого, наименование и номер документа, страна пребывания (важно для срока хранения), даты начала и окончания командировки. Пример рабочего листа журнала командировок показан на рис. 6.

Рисунок 6

Журнал учета командировок

Журнал по системе управления предприятием удобен тем, что в нем, при условии систематического ведения, отражается вся информация о деятельности предприятия. Это приказы по основной деятельности (об утверждении и изменении в штатном расписании, о премировании, о простое, об изменении графика отпусков, о материальной помощи и др.). Данный журнал представляет собой совокупность граф, которые могут быть изменены в соответствии со спецификой предприятия. Примерный перечень следующий: порядковый номер, дата, наименование документа, срок хранения (долгосрочный или краткосрочный), примечание. Пример рабочего листа журнала по основной деятельности или системе управления предприятием показан на рис. 7.

Для защиты рабочих листов от исправлений можно использовать команду меню Сервис > Защита > Защитить лист. Если количество строк в рабочей тетради по высоте соответствует формату А4 (около 30 строк), необходимо распечатать лист журнала приказов.

Рисунок 7

Журнал учета приказов по основной деятельности

Рабочий лист с закладкой Обложка представляет собой унифицированную форму, по которой можно получать обложки для всех журналов регистраций. Пример оформления обложки журнала учета приказов представлен на рис. 8.

Для защиты от несанкционированного доступа журналы регистрации приказов (распоряжений) необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью предприятия и подписью руководителя. Таким образом, редактор таблиц Excel предоставляет мощный инструментарий для создания, форматирования и редактирования документов. HR-менеджеры смогут самостоятельно систематизировать работу с журналами, что позволит сэкономить время и силы при работе с учетной информацией.

Рисунок 8

Форма заполнения обложки журнала регистрации приказов

1 Сроки хранения документов см. в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

delovoymir.biz

Конспект урока на тему «Создание электронного журнала в Microsoft Office Excel»

«Создание электронного журнала в Microsoft Office Excel»

Разработчик:

преподаватель информатики:

Ласкин В.О.

e-mail: [email protected]

1 Оформление главной страницы

На первом этапе создания электронного журнала необходимо сформировать страницы журнала, календарно-тематические планы, главную страницу и осуществить навигацию между всеми страницами.

Главную страницу удобнее всего сделать в виде раскрывающегося списка, в котором будут присутствовать две группы: журналы и календарно-тематические планы, а так же два вида отчетов: отчет по часам и отчет по успеваемости (рисунок 1).

Рисунок 1. Главная страница электронного журнала

Для того чтобы структурировать предметы и календарно-тематические планы по группам нужно:

1. выделить все предметы;

2. перейти на вкладку Данные, выбрать инструмент Структура → Группировать → Строки.

С левого бока рядом со словом Журналы появиться значок , при нажатии на который раскроется список предметов. Аналогичную операцию нужно проделать с Календарно-тематическими планами.

Для перехода между страницами внутри журнала необходима навигация. Навигацию осуществляем с помощью макросов.

Создадим страницы журнала, календарно-тематического плана, отчетов и назовем их соответственно: математика, информатика, КТП математика и т.д.

Рисунок 2. Создание страниц электронного журнала

Для перехода между страницами будем использовать кнопки, но перед тем как их использовать, нам необходимо активировать инструменты Элементы управления, зайдя в пункт Надстройки и выбрав данный инструмент из списка. Создаем напротив каждого предмета кнопки с названием Перейти и назначаем макрос объекту. В окне Visual Basic вводим следующий код:

Sub Перейти_в_математика()

Worksheets("Математика").Visible = True

Worksheets("Информатика").Visible = False

Worksheets("Русский язык").Visible = False

Worksheets("Физика").Visible = False

Worksheets("Химия").Visible = False

Worksheets("История").Visible = False

Worksheets("КТП Математика").Visible = False

Worksheets("КТП Информатика").Visible = False

Worksheets("КТП Русский язык").Visible = False

Worksheets("КТП Физика").Visible = False

Worksheets("КТП Химия").Visible = False

Worksheets("КТП История").Visible = False

Worksheets("Отчет по часам").Visible = False

Worksheets("Содержание").Visible = False

End Sub

Команда Worksheets("Лист").Visible = False, скрывает лист, команда Worksheets("Лист").Visible = True показывает лист. Присвоив кнопке данный макрос, мы осуществим переход на лист Математика и скроем все остальные листы. Таким образом, присвоив подобный код каждой кнопке, мы осуществим навигацию по данному журналу.

2 Создание страниц электронного журнала

На странице электронного журнала должны присутствовать фамилии учеников, строка для ввода числа занятий, изучаемая тема занятия, а так же поля для ввода оценок. Microsoft Office Excel позволяет нам автоматически считать пропуски занятий студентов и находить средний балл по предмету, поэтому на странице журнала используем дополнительные столбцы пропуски и средний бал. На странице электронного журнала необходимо так же разместить управляющие кнопки для перемещения внутри страниц журнала. Приблизительный вид страницы электронного журнала показан на рисунке 3.

Рисунок 3. Примерное оформление страниц электронного журнала

Для подсчета пропусков необходимо ввести в ячейку следующую формулу =СЧЁТЕСЛИ(E3:BD3;"н"). Данная формула считает все ячейки с диапазона E3 по BD3, которые удовлетворяют условию «в ячейке содержится запись н».

Для подсчета среднего бала может использоваться формула =СРЗНАЧ(E3:BD3). Но так как при наличии пропусков по предмету более чем 30% ученик не аттестуется, считать средний бал не имеет смысла, поэтому имеет место следующая формула:

=ЕСЛИ((C3/52)

Она анализирует количество пропусков и если их будет меньше 30%, то формула считает среднее значение. В противном случае в ячейку записывается н, что означает, не аттестован.

Для записи тем в ячейках с числами будут использоваться примечания. На данном этапе не стоит создавать и записывать их. Они будут созданы и записаны автоматически при выполнении макроса.

Для навигации по электронному журналу предусмотрены две кнопки: Изменить темы и Содержание. Первая кнопка будет отправлять нас на страницу с календарно-тематическим планом по данному предмету, вторая на главную страницу электронного журнала. Кнопки создаются способом, описанным в пункте 2.

3 Оформление календарно-тематического плана

Определим задачи календарно-тематического плана. Главной задачей календарно-тематического плана будет не только запись изучаемых тем, но и автоматическое заполнение страниц электронного журнала.

Календарно-тематический план будет состоять из таблицы, в которой по порядку будут записаны темы по предмету и трех управляющих кнопок. Первая кнопка называется записать изменения. Функциональное значение данной кнопки – запись тем на страницу журнала. Кнопки перейти в журнал и содержание служат для навигации между страницами журнала.

Приблизительный вид страницы календарно-тематического плана показан на рисунке 4.

Рисунок 4. Оформление календарно-тематического плана

Рассмотрим процесс создания кнопки записать изменения. Данная кнопка содержит в себе следующий макрос.

Sub Записать_в_Математика() {Название процедуры}

Dim B, L As Integer {Переменным B и L назначаем вещественный тип. Переменная B используется для подсчета количества тем, L – используется для обращения к определенным ячейкам}

Worksheets("Математика").Visible = True {Показывает лист Математика}

B = Range(Cells(2, 2), Cells(53, 2)).Count {Переменной B присваивается значение равное количеству тем}

For L = 2 To B + 1 {Цикл, записывающий значения тем из КТП Математика на страницу журнала Математика. Выполняется столько раз, сколько существует тем в календарно-тематическом плане}

Range(Cells(L, 2), Cells(L, 2)).Select {Выделение ячеек с темами КТП Математика}

A = ActiveCell.FormulaR1C1 {Переменной A присваиваются значения ячеек КТП Математика}

Sheets("Математика").Select {Переход на страницу Математика}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).Select {Выделение ячеек строки для ввода числа занятия}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).ClearComments {Удаление примечания}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).AddComment {Добавление примечания}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).Comment.Visible = False {Примечание будет видимым только при наведении мыши}

Range(Cells(1, L + 3), Cells(1, L + 3)).Comment.Text Text:=A {В примечание записывается содержимое переменной A}

Sheets("КТП Математика").Select {Переход на страницу КТП Математика}

Next L {Конец цикла}

Worksheets("Математика").Visible = False {Делает лист Математика скрытым}

End Sub

Кнопки служащие для перехода по страницам журнала создаются способом, описанным в пункте 2)

4 Создание отчета по проведенным часам

Отчет по проведенным часам будет состоять из таблицы, столбцы которой будут называться По плану, Провел, Осталось. В данных столбцах будут отображаться количество часов, соответствующее государственному стандарту, количество проведенных и оставшихся часов по каждому из предметов. Строки будут включать в себя названия предметов. Последняя строка будет итоговой по всем предметам.

Примерный вид данной таблицы показан на рисунке 5.

Формула в ячейках столбца Провел будет иметь следующий вид:

=СЧЁТ(Лист!E1:BD1),

где вместо слова Лист будет имя листа с соответствующим предметом. Функция счет считает количество непустых ячеек из диапазона строки с числами занятий.

Формула в ячейках столбца Осталось имеет вид =B5-C5. Из ячейки По плану вычитаем значение ячейки Провел.

В последнюю строку вставляем формулу =СУММ(B5:B10), которая считает сумму значений ячеек по всем предметам.

Рисунок 5. Отчет по проведенным часам

Кнопка Содержание осуществляет переход на главную страницу. Оформляется способом, описанным в пункте 2.

5 Создание отчета успеваемости

Основная функция данного отчета показать сведения об успеваемости и посещаемости конкретного ученика. Отчет включает в себя таблицу в строках которой записаны названия предметов. Второй столбец будет содержать оценки по каждому предмету. Последняя строка подсчитывает количество пропусков по всем предметам. На листе так же присутствует элемент управления раскрывающееся меню со списком учащихся и кнопки Сформировать отчет и Содержание.

Примерный вид данного отчета показан на рисунке 6.

Рассмотрим этап создания раскрывающегося меню:

1. Выбираем инструмент элементы управления → раскрывающееся меню и вставляем данный элемент на страницу.

2. Добавим в меню список учащихся. Щелчком правой кнопки выбираем пункт формат объекта. В открывшимся окне в поле формировать список по диапазону вводим Математика!$B$3:$B$25, то есть формируем список из списка учеников. В поле Связь с ячейкой вводим $J$1. Данная связь понадобиться нам в написании макроса. Но чтобы пользователь не видел дополнительную надпись, нужно ее замаскировать, изменив цвет текста на белый.

Рисунок 6. Отчет по успеваемости

Создадим кнопку Сформировать отчет и назначим ей следующий макрос.

Sub Отчет_по_успеваемости()

S = Range(Cells(1, 11), Cells(1, 11)).Text {Переменной S присваиваем значение замаскированной ячейки}

Worksheets("Математика").Visible = True {Показывает лист Математика}

Sheets("Математика").Select {Переход на лист Математика}

DDD = "" {Переменная DDD будет хранить оценки по предмету}

A = 0 {A считает количество пропусков}

B = Range(Cells(3, 2), Cells(53, 2)).Count {Переменной B присваивается значение равное количеству учащихся}

For i = 3 To B + 2 {Данный цикл перебирает фамилии учащихся и когда находит нужную фамилию перебирает его оценки и пропуски. Оценки заносятся в переменную DDD, пропуски в A. Данных циклов в программе будет несколько и равно количеству предметов}

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "н" Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "" Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + ", "

End If

Next j

Sheets("Отчет по успеваемости").Select

Range(Cells(4, 2), Cells(4, 2)).FormulaR1C1 = DDD {Запись оценок по первому предмету в отчет}

End If

Next i

Worksheets("Информатика").Visible = True

Worksheets("Математика").Visible = False

Sheets("Информатика").Select

DDD = "" {Очищаем переменную DDD для записи в нею оценок по второму предмету}

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "н" Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "" Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + ", "

End If

Next j

Sheets("Отчет по успеваемости").Select

Range(Cells(5, 2), Cells(5, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets("Русский язык").Visible = True

Worksheets("Информатика").Visible = False

Sheets("Русский язык ").Select

DDD = ""

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "н" Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "" Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + ", "

End If

Next j

Sheets("Отчет по успеваемости").Select

Range(Cells(6, 2), Cells(6, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets("Физика").Visible = True

Worksheets("Русский язык").Visible = False

Sheets("Физика").Select

DDD = ""

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "н" Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "" Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + ", "

End If

Next j

Sheets("Отчет по успеваемости").Select

Range(Cells(7, 2), Cells(7, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets("Химия").Visible = True

Worksheets("Физика").Visible = False

Sheets("Химия").Select

DDD = ""

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "н" Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "" Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + ", "

End If

Next j

Sheets("Отчет по успеваемости").Select

Range(Cells(8, 2), Cells(8, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets("История").Visible = True

Worksheets("Химия").Visible = False

Sheets("История").Select

DDD = ""

For i = 3 To B + 2

If Range(Cells(i, 2), Cells(i, 2)).Text = S Then

For j = 5 To 60

If Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "н" Then

A = A + 1

ElseIf Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 = "" Then

Else

DDD = DDD + Range(Cells(i, j), Cells(i, j)).FormulaR1C1 + ", "

End If

Next j

Sheets("Отчет по успеваемости").Select

Range(Cells(10, 2), Cells(10, 2)).FormulaR1C1 = A {Запись пропусков в отчет}

Range(Cells(9, 2), Cells(9, 2)).FormulaR1C1 = DDD

End If

Next i

Worksheets("История").Visible = False

End Sub

Кнопка Содержание осуществляет переход на главную страницу. Оформляется способом, описанным в пункте 2.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс / В. Кузьмин,  СПб.: Питер; Киев: Издательская группа BHV, 2004  493 с

2. Гарнаев А. Ю., Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах.  СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2000  336 с

3. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под. Ред. С.В. Симоновича.  СПб.: Питер, 2005 – 640 с.: ил.

4. Информатика: Общий курс: учебник / под. ред. академика РАН В.И. Колесникова.  М.: Наука  Пресс, 2007  400 с.

5. Использование макросов в Excel. 2-е изд. / С. Роман.  СПб.: Питер, 2004  507 с

6. Камминг С., VВА для "чайников", 3-е издание. : Пер. с англ.  М. : Издательский дом "Вильямc", 2001  448 с

7. Куприянова А.В., Корнеев В.Н., Excel 2007. Просто о сложном / Наука и техника, СПб. – 2008

8. Струченков В.И. Методы оптимизации в прикладных задачах / Солон-Пресс, Москва – 2009

9. Хелдман К., Хелдман У., Excel 2007. Руководство менеджера проекта / Ким Хелдман, Уильям Хелдман.  М.: Эксмо, 2008  448 с.

10. Хорев В. Д., Самоучитель программирования на VBA в Microsoft Office /  К.: Юниор/2001  320 с.

doc4web.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал мурыгино
• 
  Завести журнал
• 
  Архивариус журнал
• 
  Осьминог журнал
• 
  Оглавление журнал
• 
  Журнал оглавление
• 
  Журнал осьминог
• 
  Журнал общепит
• 
  Оглавление журнал
• 
  Журнал оглавление
• 
  Byte журнал