Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Обязательные кадровые документы в организации 2018. Кадровые журналы ведение которых обязательно 2017
Обязательные кадровые документы
Документы при приеме работника
Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:
Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!
Документы в процессе трудовой деятельности
В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:
Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Здесь вы найдете образец его заполнения. Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика. О том, как при необходимости внести в форму Т-7 новую информацию, читайте в тексте «Дополняем график отпусков».
Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи «Оформляем приказ на отпуск». Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить приказ о дополнительном отпуске.
Документы при увольнении
Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:
Локальные акты
Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:
Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.
Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.
Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации
Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.
Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:
- дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
- в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.
Кроме того:
- ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
- ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.
В соответствии с УК РФ:
- ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
- ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.
clubtk.ru
Изменения в кадровом учете - 2017
В 2017 г. в кадровом делопроизводстве произойдут довольно важные изменения: вступят в силу новые правила приема на работу для отдельных сотрудников, на микропредприятиях будет введен упрощенный кадровый учет, произойдут изменения в правилах оценки уровня квалификации работников, а с 1 июля 2017 г. МРОТ составит 7 800 руб. (ФЗ N 460-ФЗ от 19.12.2016 г.).
Микропредприятия и упрощенный кадровый учет
Кадровый учет для микропредприятий со следующего года упроститься (Федеральный закон № 348-ФЗ от 03.07.2016 г.). Администрация подобных организаций сможет отказаться - полностью или частично - от утверждения локальных нормативных актов, в которых прописаны нормы трудового права, т.е. от документов, содержащих правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премирования, графики сменности и т.п. Однако данные условия следует прописывать в трудовых договорах, составленных по обязательной к применению типовой форме (Постановление Правительства № 858 от 27 августа 2016 г.).У работников микропредприятий также сохранятся трудовые книжки. В правилах их оформления в 2017 г. ничего не изменится.
Независимая оценка квалификации
С 1 января 2017 г. независимая оценка квалификации сотрудников будет платной, а также вступят в силу новый нормы, регулирующие данную сферу.
Согласно Федеральному закону N 239-ФЗ от 3 июля 2016 г. работодатель обязан сотруднику, направленному на экзамен по оценке квалификации, предоставить все гарантии, установленные трудовым законодательством, колдоговором, соглашениями и иными локальными нормативными актами: сохранить место работы и среднюю зарплату, возместить командировочные расходы.
Учитывая платный характер независимой оценки квалификации в случае, когда расходы на проезд и сдачу экзамена оплачивает работник за счет личных средств, он имеет право на получение налогового вычета в сумме понесенных расходов, но не более 120 тыс. руб. Если процедуру оплачивал работодатель, то он вправе все подобные затраты отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).
С 2017 г. экзамен на соответствие квалификации уже не будет обязательным, однако Правительством будет разработан перечень должностей, претенденты на которые будут обязаны иметь соответствующие свидетельства о прохождении тестирования.
Трудоустройство: нужна дополнительная справка
При устройстве на работу требуется предоставить документы, указанные в ч.1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, т.е. документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии), СНИЛС, документы воинского учета, данные об образовании, в отдельных случаях - справку о судимости и иные документы, установленные федеральным законодательством.Доля иностранных работников
Согласно Постановлению Правительства РФ N 1315 от 8 декабря 2016 г. в сферу выращивания овощей можно привлекать до половины иностранцев от общей численности работников. Данный лимит не распространяется на Краснодарский, Ставропольский и Хабаровский края, Астраханскую, Волгоградскую, Воронежскую, Липецкую, Московскую, Ростовскую и Саратовскую области.
В области спорта допускается до 25% работников-иностранцев, а в розничной торговле в специализированных магазинах алкогольными напитками и табачными изделиями, иностранцев должно быть не более 15% от общей численности работников.
Доля иностранных работников в сфере сухопутного пассажирского транспорта не должна превышать 30% от общей численности работников, а в сфере автомобильного грузового транспорта – не более 30%. При этом допуск к работе водителей с иностранными правами запрещен.
К работе в сфере фармации, в розничной торговле в нестационарных торговых объектах, на рынках и прочей розничной торговле вне магазинов, палаток, рынков иностранцы не допускаются вовсе.
Срок подачи исков по трудовым спорам
Согласно Федеральному закону № 272-ФЗ от 03.10.2016 г. увеличен срок для обращения в суд в связи с невыплатой или неполной выплатой зарплаты и других выплат, причитающихся работнику: он увеличен до 1 года.Для обращения в суд достаточно того, чтобы выплачивалась низкая по сравнению с региональным минимумом заработная плата, нарушались сроки ее выплаты, не платилась компенсация в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за задержку причитающихся средств.
Электронный больничный лист
Соответствующий законопроект о введении в практику электронных больничных листов уже одобрен, а в окончательном варианте будет принят после новогодних каникул. Отказ от оформления документа на бумажном носителе пока не предполагается: необходимо подготовить соответствующую материальную базу лечебных учреждений.
Подписывайтесь на каналы "Informatio.ru" в TamTam или присоединяйтесь в Facebook, добавляйте нас в Яндекс.Дзен или приходите в группу ВКонтакте, если хотите быть в курсе главных событий в Москве и регионах РФ.
informatio.ru
Правила ведения кадрового учёта в 2017 году
В трудовое законодательство нашей страны часто вносятся изменения, которые обязательны для каждого кадровика и бухгалтера. Исходя из этого меняются нормы ведения кадрового учёта, вводятся новые правила и порядки.
Так, в 2017 году кадровикам придётся изучить несколько важных нововведений, среди которых:
возможность ведения упрощённого кадрового учёта для микропредприятий;
изменение критериев оценивания квалификационного уровня сотрудников;
новые правила приёма на работу определённых категорий работников.
Более того, с 1 января повысился минимальный размер оплаты труда до 7,5 тыс. рублей, который беспрекословно стоит учитывать во время составления штатного расписания и начисления заработной платы.
Упрощённый кадровый учёт для микропредприятий
Для микропредприятий в 2017 году введены положительные новшества – Законом РФ № 348-ФЗ от 03.07.2016 года установлен упрощённый вариант ведения учёта кадров. Так, предприятия малого бизнеса больше не обременены утверждением таких локальных нормативных актов как ПВТР, положение об оплате и материальном стимулировании труда, а также графики смен и т.д. При этом, так как во всех вышеуказанных документах есть прямое указание на нормы трудового законодательства, отсутствие таких локальных актов на предприятии должно быть задекларировано в трудовом договоре с принимаемым работником (прямое указание – Постановление Правительства РФ № 858 от 27.08.2016 г.).Форма трудового договора остаётся типовой. Как и ранее, печать на записи о приёме на работу в трудовой книжке не проставляется, заверять ею нужно только запись об увольнении работника.
Важный нюанс: Упрощённое ведение кадрового учёта применяется только юридическими лицами, которые официально признаны микропредприятиями. Напомним, что для получения такого статуса в штате субъекта хозяйствования должно числиться не более 15-ти наёмных работников, а полученная прибыль за прошлый год не может превышать 120 млн. руб.
Так, если предприятие на протяжении 2017 года перестанет отвечать данным критериям, ему даётся четыре месяца для того, чтобы обеспечить корректную организацию ведения кадрового учёта по общеобязательным правилам.
Новшества в порядке оценки квалификационного уровня персонала
Напомним, что с января 2017 года проведение независимого оценивания сотрудников является платной услугой.
Обязанность подтвердить квалификационный уровень лежит на представителях должностей, входящих в закрытый перечень профессиональных стандартов, утверждённый Правительством РФ. Все остальные наёмные работники продолжают трудиться без проведения такого оценивания.
За работником, направляемым на квалификационный экзамен, сохраняется место работы, а также средняя заработная плата. При этом, если услуга по оценке квалификации и проезд к месту сдачи оплачивается самим сотрудником, он имеет возможность воспользоваться налоговым вычетом (не более 120 тыс. руб. на протяжении календарного года). Если же квалификационный экзамен и командировка полностью оплачивается работодателем, бухгалтер предприятия имеет право внести потраченные суммы в категорию прочих расходов, связанных с производственным процессом.Остальные изменения в кадровой политике
Лицо, которое устраивается на работу, обязано подать в кадровую службу работодателя пакет документов, установленный в статье 65 Трудового кодекса РФ.
Если ни в одном из локальных трудовых документов предприятия не прописан штраф за употребление наркотических средств, кадровик обязан потребовать от будущего работника справку от нарколога и психиатра об отсутствии такой зависимости (прямая норма указана в Законе РФ №230-ФЗ от 13.07.2015 г.)Ещё одним важным новшеством является увеличение срока обращения наёмных работников в суд на основании задержки в выплате или занижении сумм положенной зарплаты. Исходя из действующего законодательства, теперь, чтобы обратиться с соответствующей жалобой в суд, работнику даётся срок в один год с момента совершения работодателем трудового правонарушения. Причиной для этого может послужить:
беспочвенное занижение суммы зарплаты;
невыплата заработной платы в установленные по трудовому договору сроки;
невыплата компенсации за время задержки выплаты зарплаты.
Также акцентируем внимание, что в ближайших планах правительства – рассмотрение вопроса о введении электронных листов временной нетрудоспособности (больничных). Однако, о полной замене бумажных листов говорить пока рано, материально-техническая база большинства больниц попросту не готова к таким существенным новациям.
Огромное количество полезной информации по кадровому, бухгалтерскому и налоговому учёту можно найти на страницах онлайн-сервиса «Энтерфин». Мы стремимся предоставлять пользователям только действительно необходимую и актуальную информацию по многим вопросам, возникающим в процессе ведения предпринимательской деятельности. Становитесь нашим клиентом и одним из первых узнаете обо всех новшествах в законодательстве!
Стоимость бухгалтерского сопровождения
enterfin.ru
Кадровый учет 2016 – 2017: новое и важное
Отечественное законодательство постоянно меняется и обновляется. Петербургский правовой портал подготовил обзор наиболее важных новшеств для кадровиков.
Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году и те, которые вступят в силу уже через несколько дней, довольно существенны. Это и новые правила приема на работу отдельных сотрудников, и упрощенный кадровый учет для микропредприятий, и изменения в правилах оценки уровня квалификации сотрудников. Разберемся в основных новшествах, о которых надо знать каждому кадровику.
Со следующего года благодаря Федеральному закону от 03.07.2016 № 348-ФЗ упрощается кадровый учет для микропредприятий. Руководство таких компаний может полностью или частично отказаться от утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Речь идет, в частности, о правилах внутреннего трудового распорядка, положениях об оплате труда и премировании, графике сменности и других кадровых локально-нормативных актах.При этом все условия, регулируемые вышеназванными документами, предпринимателям предстоит включить непосредственно в трудовой договор, типовая форма которого утверждена постановлением правительства от 27 августа 2016 года № 858. Трудовые книжки работникам микропредприятий сохранили, поэтому для лиц, ответственных за их учет и ведение, в следующем году ничего не изменится.
Забыть о локальных нормативных актах могут исключительно компании, имеющие статус микропредприятия. Это может быть как юридическое, так и физическое лицо, у которого не более 15 наемных работников, а доход за прошедший календарный год не превышает 120 млн рублей. Если индивидуальный предприниматель или компания утрачивает статус субъекта микробизнеса, в четырехмесячный срок ему/ей придется оформить все «традиционные» кадровые документы.
С 1 января 2017 года вступят в силу нормы, касающиеся независимой оценки квалификации. Это своего рода проверка профессиональной подготовки сотрудников на соответствие установленным стандартам и квалификационным требованиям. Кадровым работникам следует помнить, что Федеральный закон от 3 июля 2016 г. N 239-ФЗ обязывает работодателя предоставлять работнику, направленному на экзамен по оценке квалификации, все гарантии, установленные трудовым законодательством, колдоговором, соглашениями и иными локальными нормативными актами. То есть за таким сотрудником сохраняется место работы и средняя зарплата, ему также возмещаются командировочные расходы.Поскольку прохождение независимой оценки квалификации – дело платное, законодатель предусмотрел возможность компенсировать понесенные затраты. Если работник оплачивает поездку и стоимость экзамена самостоятельно, то он имеет право на вычет по НДФЛ на сумму понесенных расходов, но не более 120 тысяч рублей. Если же оценку квалификации оплатил работодатель, ему позволено все затраты, связанные с тестированием, отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).
Отметим, что в следующем году экзамен на соответствие квалификации не будет обязательным. В то же время чиновники не скрывают, что планируют разработать перечень должностей, на которые смогут претендовать только лица, имеющие соответствующие свидетельства о прохождении тестирования.
Со следующего года расширяется список документов, необходимых для заключении трудового договора. Следуя требованиям ч.1 статьи 65 Трудового кодекса РФ, кадровики сейчас запрашивают от лиц, поступающих на работу, документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии), СНИЛС, документы воинского учета, данные об образовании. В определенных случаях требуется справка о судимости и иные документы, установленные федеральным законодательством. С 1 января 2017 года, в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 230-ФЗ, перечень дополнительных документов дополняется справкой о том, подвергалось ли лицо административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Такая бумага понадобится при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотиков.
Кадровикам следует знать и о допустимой доле иностранных работников, установленной на следующий год. В соответствующем Постановлении Правительства РФ от 8 декабря 2016 г. N 1315 указано, что в сферу выращивания овощей позволено привлекать до половины иностранцев от общей численности работников. Это ограничение не распространяется на Краснодарский, Ставропольский и Хабаровский края, Астраханскую, Волгоградскую, Воронежскую, Липецкую, Московскую, Ростовскую и Саратовскую области.
В сферу спорта позволено привлекать до 25% иностранных работников, а в компании, осуществляющей розничную торговлю в специализированных магазинах алкогольными напитками и табачными изделиями, иностранцев должно быть не более 15% от общей численности работников.
Как и в 2016 году, не допускаются иностранные работники к фармацевтической работе, а также к розничной торговле в нестационарных торговых объектах, на рынках и прочей розничной торговле вне магазинов, палаток, рынков.
Одновременно снижается допустимая доля иностранных работников в сфере сухопутного пассажирского транспорта. Профильным компаниям, где трудятся выходцы из других стран, надо следить, чтобы их количество не превышало 30% от общей численности работников, то есть на 10% меньше, чем в 2016 г. Организациям в сфере автомобильного грузового транспорта сократили в следующем году долю иностранцев с 35 до 30 процентов.
Напомним также, что с 1 июня 2017 года начнет действовать запрет на допуск водителей с иностранными правами. Организациям, в которых имеются сотрудники с водительскими удостоверениями, выданными в других государствах, следует заранее позаботиться о том, чтобы, начиная с лета будущего года, не нарушить законодательство.
Минимальный размер оплаты труда, как известно, используется для оплаты труда и расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования. С 1 июля 2016 года правительство повысило этот показатель до 7500 тысяч рублей. Кроме того, Федеральным законом от 19.12.2016 N 460-ФЗ одобрен параметр, который будет действовать с 1 июля 2017 года. Он составит 7800 рублей.
Одновременно следует учитывать повышение минимальных заработных плат в конкретном регионе. Если на предприятии оклад ниже установленного для субъекта, необходимо произвести повышение. Иначе, согласно правилам, введенным Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ, компании грозят крупные штрафы, а ее должностным лицам – денежные санкции и даже дисквалификация на срок до 3 лет.
Федеральный закон № 272-ФЗ увеличил также сроки для обращения в суд в связи с невыплатой или неполной выплатой зарплаты и других выплат, причитающихся работнику. С 3 октября 2016 года «обиженный» сотрудник имеет право пойти в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм. Ранее с жалобой в суд можно было обращаться только в течение трех месяцев, что позволяло недобросовестным работодателям уходить от полного расчета с подчиненными, особенно если они увольнялись.
Напомним, что причиной для подачи иска может служить низкая по сравнению с региональным минимумом заработная плата, нарушение сроков ее выплаты, отказ платить компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за задержку причитающихся средств.
Чиновники настаивают, чтобы в следующем году появился новый вид документов, подтверждающих временную нетрудоспособность граждан, - электронные больничные. Соответствующий законопроект уже одобрен в первом чтении депутатами и уже после новогодних праздников документ могут принять в окончательном варианте.
Это не значит, что от традиционных бумажных больничных власти откажутся: пока далеко не все лечебные учреждения имеют соответствующую материальную базу, чтобы подключиться к автоматизированной информационной системе и пользоваться электронной подписью. Однако, с момента введения нового типа листков нетрудоспособности у кадровиков и бухгалтеров должно стать намного меньше работы. Электронный документ намного сложнее подделать, его всегда можно проверить. Кроме того, новая система упростит взаимодействие с ФСС, который даже после передачи прав по администрированию страховых взносов продолжит следить за правильностью исчисления социальных пособий.
Осенью 2016 года разработчик программы Консультант Плюс выпустил обновление, с которым все кадровые работники получили возможность настраивать программу "под себя" одним кликом. Новинка получила название "профессиональный профиль для бухгалтерии и кадров". Ее задача - упростить работу специалистов и оптимизировать время на поиск материалов по нужным темам. Подробнее о новшестве.
А какие изменения, одобренные властями в этом году, кажутся значимыми вам? Обязательно поделитесь с нами и своими коллегами в комментариях к этому материалу, чтобы мы могли подробно об этом рассказать.
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
ppt.ru
Обязательные кадровые документы в организации 2018 | Статьи
Какие кадровые документы обязательны для организации? Какую ответственность несет работодатель за отсутствие тех или иных документов?
Прозрачность и справедливость правовых отношений в сфере труда обеспечивается многочисленными документами. Такие обязательные документы по кадрам в организации фиксируют порядок оплаты труда персонала, внутренние правила компании, отпуска, рабочие и выходные дни сотрудников, другие особенности трудовых отношений. Кадровые документы должен вести каждый работодатель. Пренебрегать этим правилом нельзя! В статье речь пойдет о перечне обязательных кадровых документов в организации 2018 года.
Читайте также:Локальные нормативные акты организации
Трудовые правоотношения строятся, прежде всего, на основе действующего законодательства. Но любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты. Эти документы не должны противоречить законам, которые устанавливает государство. Нормы, которые наносят ущерб работнику или организации, не могут применяться на практике. Основная цель локальных актов – улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины.
С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>
Можно выделить следующие особенности таких документов:
- они распространяются на каждого работника;
- их можно использовать много раз;
- эти акты действуют долго.
Локальные акты бывают обязательными и "факультативными".
Первый вид должен быть в каждой организации. Их отсутствие, неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Приведем перечень обязательных кадровых документов в организации, которые регулируют трудовые правоотношения:
- правила внутреннего трудового распорядка компании;
- документы, которые регулируют безопасность условий труда, особенности охраны труда в организации;
- акты, которые устанавливают порядок хранения личных данных сотрудника;
- порядок нормирования рабочего дня.
Эти документы должны быть приняты руководством организации в обязательном порядке, так как они закладывают основу трудовых правоотношений. К локальным актам также относятся штатное расписание, графики отпусков и другие.
Распорядительные документы
В процесс организации труда руководству компании приходится совершать множество действий: принятие новых сотрудников, увольнение, повышение в должности работников и другое. Решение всех этих вопросов должно быть зафиксировано в письменной форме. Для этого руководство компании и кадровая служба издают соответствующие распорядительные документы.
Как правило - это приказы или распоряжения руководства. Документ оформляется на бланке компании и содержит:
- название организации;
- название самого акта;
- регистрационный номер и дату;
- место составления;
- текст распоряжения или приказа;
- подпись руководителя;
- при необходимости – отметка о его согласовании с профсоюзной организацией;
- подтверждение ознакомления всех заинтересованных лиц.
После подписания такой документ вступает в силу. Если он не противоречит федеральным законам и не ущемляет права участников трудовых правоотношений, распорядительный акт компании обязателен к исполнению.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
Для каждого сотрудника важно иметь подтверждение своей работы в компании. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность трудового стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем – сумма пенсии. К документам, подтверждающим трудовую деятельность работника можно отнести:
- трудовой договор с работником;
- трудовая книжка;
- документы, подтверждающие оплату труда работника.
Наличие этих документов помогает работнику в случае необходимости доказать, что он трудился у конкретного работодателя определенный промежуток времени.
Информационно-расчетные документы
Наряду с вышеперечисленными документами, организации оформляют информационно-расчетные документы. Эти документы содержат информацию о трудовой деятельности человека, а также его персональные данные.
К таким документам можно отнести:
- личное дело работника;
- личная карточка сотрудника;
- график отпусков;
- документы, регулирующие график работы в компании;
- при сменной работе – график смен.
При подготовке этих документы может учитываться мнение работников. Так, например, прежде чем составить график отпусков, непосредственный руководитель, как правило, опрашивает сотрудников и узнает желаемые ими даты отпуска, которые, затем указываются в графике.
Журналы контроля и учета
К важным внутренним документам организации относятся журналы контроля и учета. В этих официальных документах отражается ход работы и соблюдение рабочего плана. Также в них учитывается порядок соблюдения правил безопасности на производстве. Кроме того, в учетных журналах регистрируются все кадровые документы, издаваемые руководством компании.
Перечислим основные виды учетных журналов в организациях:
- журналы, в которых работодатель учитывает инструктаж по трудовой безопасности;
- журнал для учета несчастных случаев;
- учетный журнал по состоянию оборудования в компании;
- журналы, учитывающие проверки трудовой безопасности на производстве.
Такие документы помогают работодателю правильно организовывать рабочий процесс, корректировать его по мере необходимости, а также адекватно оценивать безопасность на производстве.
Ответственность за ведение кадровой документации
Правильное и своевременное составление кадровых документов – прямая обязанность работодателя. В случае ее невыполнения он может быть привлечен к ответственности. Так, если серьезные нарушения выявит трудовая инспекция, организации грозит административный штраф, а должностному лицу – дисквалификация.
Обязательные документы по кадрам в организации должны составляться своевременно, в соответствии с требованиями закона о документообороте. Таким образом, обеспечивается соблюдение прав работников и техническая безопасность на производстве.
www.pro-personal.ru
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 года
Работа с кадрами — удел любого работодателя, нанявшего персонал для выполнения необходимых трудовых функций. Согласно действующему законодательству руководство должно вести строгий учёт кадров, что сопряжено с оформлением и ведением различной документации.
Компании, предприятия и организации давно присутствующие на рынке имеют хорошо отлаженное делопроизводство. А вот новым юридическим лицам, недавно прошедшим регистрацию, приходится заниматься кадровыми бумагами с нуля, что всегда вызывает определённые трудности.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - звоните: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64.
Кто занимается документами?
Очевидно, что ведением документации должен заниматься квалифицированный специалист. Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя —
главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.
Количество необходимых специалистов определяется руководством с учётом не только численности персонала, но и специфики производственной или коммерческой деятельности данного юридического лица.
Например, на предприятиях с вредными или опасными условиями трудовой деятельности бумажной работы для кадровиков заметно больше, чем в обычном офисе с комфортными условиями труда.
При организации делопроизводства следует учитывать, что это поэтапный процесс, не терпящий ошибок на каждом из этапов. Этапы и пошаговые руководства
Работа кадрового отдела и деятельность юридического лица в целом определяется законодательной и нормативной базой. Поэтому руководству необходимо определиться, какие именно документы потребуются на первом этапе.
Есть список обязательных документов, присутствующих в любой организации и на предприятии, а также специфическая документация, необходимая для работы отдельных предприятий, компаний и организаций.
Такие документы носят название нормативных и хранятся в кадровом отделе в специально отведённой для этого папке или сейфовой ячейке.
Обязательные документы
Существует список обязательных документов, которые требуются работодателю уже на первых этапах деятельности юридического лица. Это:
- Различные виды приказов или основных распорядительных документов. Через приказы оформляется приём или увольнение работников, производится их перемещение в пределах одного предприятия или организации. Эти документы имеют отношение к трудовому стажу работников и по этой причине хранятся в течение 75 лет.
- Также к приказам, имеющим отношения к кадрам, относят оформление отпускных периодов, декретов, периодов для ухода за детьми, направления в командировки, назначение премий и других поощрений, вынесение дисциплинарных взысканий, и так далее. Эти приказы хранятся в архивах чуть меньше — в среднем три-пять лет.
- Рекомендуется завести две папки. В одной из них будут собраны приказы о приёме и увольнении, а также перемещениях сотрудников. А во второй все остальные приказы, имеющие отношение к рабочему персоналу.
- Следующий вид важных документов — это личные карточки работников, оформленные на бланке Т-2. Данный тип документов включает в себя всю основную информацию по каждому из сотрудников. Хранить карточки можно в отдельной папке либо вместе с личными делами (как вложение в личные дела).
- Ещё один обязательный документ — это трудовая книга, которая заводится работодателем на каждого работника, а затем оформляется и ведётся в соответствии с требованиями Правительства РФ, отражёнными в специальном постановлении под номером 225.
- Книги оформляются в течение трёх дней с момента приёма на свободное место нового сотрудника. Этот документ не выдаётся работнику на руки до самого последнего дня работы при увольнении. Поскольку книжки относятся к документам, подлежащим строгому учёту, для них заводится отдельная учётная книга (журнал). В таком журнале фиксируется движение трудовых и вкладышей к ним. Срок хранение книжек и учётного журнала составляет 75 лет.
- Ещё один важный документ — трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем, и свидетельствующий о начале трудовой деятельности. В зависимости от типа документа (срочный или бессрочный) варьируется срок его хранения. Срочный документ хранится не менее пяти лет, а бессрочный остаётся в архиве в течение 75 лет.
Также для молодого юридического лица необходимо произвести оценку рабочих мест на предмет условий для трудовой деятельности и их соответствия основным нормам. Документы, имеющие отношение к этой сфере, как правило, обновляются один раз в пять лет.
Но этим перечнем список основных документов не ограничивается! Дополнительно потребуется:
- Составить штатное расписание с учётом норм рабочего времени для всех категорий работников (например, совместителей, беременных сотрудниц, инвалидов).
- Утвердить документ, отражающий порядок оплаты труда. Сюда, например, включается фиксированная сумма для работников, занятых по совмещению.
- Завести журнал для учёта работников, направленных в командировки, и отдельный журнал для учёта издаваемых приказов.
- Разработать и принять правила внутреннего распорядка. Например, установить дисциплинарное наказание за прогулы и опоздания.
К необязательным, но всё же необходимым документам относят: коллективные договоры, основания для издания приказов (отдельная книга), различные инструкции для персонала и отдельных должностей. Важно учесть все нюансы коммерческой и производственной деятельности! Например, на вредном производстве необходимо отразить в локальных документах порядок и нормы выдачи продуктов, а также выплату дополнительных компенсаций. А если требуется специальная одежда, сроки её выдачи работникам фиксируются в отдельном приказе или ином распорядительном документе.
Если для функционирования бухгалтерии или других отделов требуется программное обеспечение, определяется список необходимых программ.
Когда установлен весь перечень документов, необходимо отобразить порядок их ведения в специальном Положении о ведении делопроизводства. Это также необязательный документ, однако, его наличие значительно облегчит задачу для сотрудников кадрового отдела — они будут знать, что именно и когда от них требуется руководством.
Оформление руководителя
Новому юридическому лицу требуется официальный руководитель. Обычно работодатель нанимает генерального директора. Этому сотруднику доверяют приём рабочего персонала на вакантные места и заключение с людьми договоров.
Должность директора можно получить на конкурсной основе либо через общее собрание, на котором учредители утверждают выбранную кандидатуру. Если директор одновременно является единственным учредителем, с ним всё равно заключается отдельный договор (учредитель нанимает на работу самого себя). То же самое правило касается предпринимателей — они подписывают договор как от себя, так и от лица нанимаемого руководителя.
После заключения договора в обязательном порядке издаётся приказ — это обязательная процедура для приёма на работу директора.
Нормативные акты
После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест),
необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.
Для оформления этого документа принято пользоваться бланком унифицированного образца, хотя это необязательное требование и по желанию работодателя в документ можно внести дополнительные столбцы.
Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.
Затем создаётся рабочее расписание, включающее рабочий график для всего персонала.
Если предполагается деление на смены, график для каждой из них прописывается подробно и в полном объёме. Также в этом документе кратко указываются основные требования к внешнему виду сотрудников, их поведению, соблюдению распорядка и так далее.
На следующем этапе осуществляется разработка бланка типового договора, заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.
Документ включает в себя следующие основные пункты (дополнительные можно внести, если они не противоречат ТК):
- Наименование юридического лица, его адрес, телефон, фамилию, имя и отчество полномочного представителя, и его должность (обычно это директор).
- Паспортные данные нанимаемого работника. Для них отводится отдельный пункт в шапке документа.
- Должность сотрудника, тип его договора (срочный или бессрочный), указание типа рабочего места (основное или дополнительное).
- Подробный перечень основных трудовых функций и обязанностей. Не обязательно давать полный список! Достаточно сослаться на инструкцию, утверждённую для конкретной должности.
- Информацию по оплате трудовой деятельности, начислению дополнительных компенсаций и льгот, порядке предоставления отпускных периодов.
- Информацию по рабочему графику, доплатам за сверхурочные работы.
- Перечень оснований для прекращения действия документа и другую дополнительную информацию.
- Подписи обеих сторон, их реквизиты, мокрую печать юридического лица.
Учётные документы
Для учёта документации создаются специальные книги (журналы) и папки. Каждый из журналов прошивается с обязательной нумерацией страниц. На прошивку с обратной стороны журнала наклеивается квадрат белой бумаги, на котором уполномоченное лицо ставит свою подпись и дату проверки (руководитель или другое должностное лицо).
На обложке журнала (книги) указывается полное наименование юридического лица и дата начала ведения этого учётного документа. Трудовые книги
Для ведения трудовых отдельным приказом назначается ответственный работник, который будет заполнять и хранить книжки всех работников.
Так как это документы строгой отчетности, их движение контролируется через отдельный учётный журнал. А хранение осуществляется в отдельном сейфе с обязательным запиранием этого хранилища на замок.
Назначенное для ведения лицо наблюдает за своевременным и правильным заполнением книжек, а в случае необходимости вносит в документы необходимые правки, заверяя их собственной подписью. Этот же сотрудник контролирует выдачу книжек при увольнении (увольняемый работник должен подписаться в учётном журнале, подтверждая получение трудовой).
Повременная форма оплаты труда — что это и когда выгодно ее использовать? Больше узнайте о проводках по зарплате в нашем материале!
О том, как оплачивается больничный лист в случае, если он выпал на выходные дни, вы можете узнать по ссылке.
Оформление работников
Полноценное функционирование юридического лица начинается с приёма на рабочие места сотрудников. Приём на вакантные места работников сопровождается документальным оформлением и это не только издание приказа или подписание договора.
Сотрудники кадрового отдела обязаны принять и подготовить ряд документов:
- Получить заявление от соискателя сводного рабочего места и присвоить документу регистрационный номер (отразить его в специальном учётном журнале).
- Ознакомить новичка со всеми инструкциями и локальными документами. Например, к таким документам относят коллективный договор, а в отдельных случаях документ о полной материальной ответственности, налагаемой на весь коллектив.
- Оформить договор и передать его для подписания руководителю, а затем работнику.
- При этом на основной копии делается пометка, что второй экземпляр этого документа выдан на руки сотруднику.
- Оформить приказ, зарегистрировать его в учётной книге и передать для подписания руководителю.
- На основании подписанного приказа оформить личную карточку и дело сотрудника.
- Личное дело формируется из нескольких документов (заявления, копий личных документов работника, документов о полученном образовании и имеющейся квалификации, договора, приказа).
- Передать необходимые документы в бухгалтерию для своевременного начисления сотруднику заработной платы.
На этом этапе документальное оформление каждого отдельного работника можно считать завершённым, а предприятие, компанию или организацию готовой к основной деятельности.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург +7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.
zakonguru.com
Кадровый учет с нуля пошагово, документы делопроизводства в организации
Построение системы кадрового делопроизводство с нуля должно производиться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Читайте о том, с чего начать работу кадровика и как восстановить кадровое делопроизводство
Читайте в нашей статье:
Для чего необходим кадровый учет
С чего начать построение системы кадрового документооборота - актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель.
С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>
Кадровый учет прежде всего помогает понять, кто работает в компании, определить численность персонала, расходы компании на заработную плату.
Читайте по теме в электронном журнале
Помимо этого система позволяет документально зафиксировать все движения в коллективе, будь то:
- прием;
- увольнение;
- отпуска;
- кадровые перемещения и д.р.
Учет отработанного стажа помогает нанимателю в определении числа дней отпуска, которое полагается каждому из работников. Ведение табеля учета рабочего времени позволяет четко контролировать нахождение персонала на рабочих местах и верно начислять зарплату.
Утвержденные ЛНА компании регламентируют правила поведения на предприятии, режим труда и отдыха, даты денежных выплат и дополнительные преференции для коллектива по сравнению с нормами законодательства.
Кадровое делопроизводство с нуля пошагово
Ведение кадрового делопроизводства с нуля на практике вызывает множество вопросов не только у новичков кадрового дела, но и у бывалых специалистов. Прежде всего сомнение вызывает очередность выпуска документов.
Читайте также:
Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3.
Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или "Инструкции по кадровому делопроизводству". В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.
Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год. Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего. Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.
Вторым этапом будет написание и утверждение ЛНА организации, а также документов, связанных с работой сотрудников. В этот обязательный список включаются:
Все эти документы разрабатываются либо самостоятельно, либо с привлечением сторонних компаний. Они должны отражать реальное положение дел в компании, ее распорядок и обязанности возлагаемые на того или иного члена коллектива. Простое копирование текстов из интернета не поможет сформировать грамотную кадровую политику.
Приведенный перечень нормативных документов не является исчерпывающим, в зависимости от специфики работы будущей компании могут понадобиться иные Положения и Инструкции. Что же касается коллективного договора, приступать к его разработке на первых порах не стоит.
Колдоговор - это прежде всего соглашение между нанимателем и коллективом. Но если коллектива еще нет, а есть только директор - этот вопрос лучше оставить до формирования основного штата.
Читайте также:
Не всегда имеет смысл в трудоустройстве кадровика сразу после открытия, если численность на первое время будет небольшой. Обычно его обязанности возлагаются на бухгалтера или другого специалиста.
До приема на работу первого сотрудника, также требуется разработать стандартную форму трудового договора. Она может быть едина для всего коллектива или же различаться по группам персонала.
Только после утверждения форм первичных кадровых документов можно приступать к найму сотрудников.
Кадровый учет для ООО
Кадровое делопроизводство в 2018 для ООО не претерпело значительных изменений. Важно отметить, что кадровый учет не сильно отличается в зависимости от правовой формы предприятия. Нормы в большинстве случаев едины.
Все же основная масса компаний - это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).
Тогда как ООО имеют большую свободу действий и меньше ограничены в выборе сценария поведения.
Документы кадрового учета
Основой кадрового учета в организации являются документы кадрового учета. Все документы условно можно разделить на 3 категории:
- первичные документы по учету кадров;
- первичные документы по учету отработанного времени и оплаты труда;
- журналы регистрации движения кадровой документации.
Читайте также:
Как первая так и вторая группа имеют свои утвержденные формы (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). С недавнего времени они не являются обязательными для применения ЮЛ. В случае необходимости компания может на их основе разработать и утвердить свои формы, отвечающие нормам законодательства. Те для кого унифицированные документы являются удобными могут продолжать ими пользоваться.
В рассматриваемом Постановлении приводятся формы первой и второй группы. Наиболее часто используются на практике:
Ко второй группе относят формы табеля (Т-12, 13), расчетных ведомостей и т.д.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018
Все эти документы подлежат строгому учету и поэтому регистрируются в соответствующих журналах. В зависимости от кадровой политики компании допускается объединение в один журнал приказов на прием, увольнение, перевод. Или наоборот разграничение их по разным реестрам. Включение в общий список еще и приказов на отпуск не целесообразно, так как они имеют иной срок хранения.
Регистрации подлежат и трудовые договора организации, а также ведется журнал командировок и военнообязанных сотрудников.
Читайте также:
Еще одним немаловажным журналом является “Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них”. В нем отражается прием трудовых от сотрудников и выдача их при увольнении.
Все кадровые журналы, ведение которых обязательно в 2018 году должны быть надлежащим образом оформлены. Для большинства из них существуют уже готовые печатные формы, позволяющие избежать ошибок оформления. Более того, они уже чаще всего прошнурованы, страницы пронумерованы и стоит опечатывающая голографическая наклейка. Вам остается лишь поставить в конце печать, подписать у руководителя и аккуратно вести журнал.
Однако, никто не запрещает вам изготовить его самостоятельно используя для этого ПК или полностью вручную. При его создании стоит придерживаться установленных правил оформления. Простая распечатка списка приказов из 1С - это не та форма книги, которая сможет удовлетворить инспектора ГИТ.
Восстановление кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция
Восстановление кадрового делопроизводства по своей методике отличается от самой процедуры его построения. Главный упор здесь делается на кадровый аудит. Кадровый аудит представляет собой процедуру проверки всей системы кадрового учета. Это комплекс мер направленный на выявление недостатков системы или нарушений принятого порядка и законодательства.
Читайте также:
После детально проведенного аудита и составления списка нарушений, требуется приступить к восстановлению. В зависимости от степени нарушений определяется объем работы.
Отсутствие необходимых ЛНА приводит не только к необходимости разработки самих положений, но и ознакомления персонала с вновь введенным документом. А также в случае необходимости составление доп соглашений к договорам об изменении существенных условий.
Самым безобидным является отсутствие журналов или записей в трудовых. Эти нарушения не тянут за собой цепочку событий, требующих согласования с персоналом.
Так что проще изначально поставить систему учета в соответствии с законами, нежели позже согласовывать каждое изменение документов о труде с персоналом или отбиваться от проверяющих органов и платить огромные штрафы.
Читайте также:
www.pro-personal.ru
