Как правильно прошивать документы и нумеровать. Как правильно нумеровать журнал

Кто не идёт вперед, тот идёт назад: Нумерация листов: Что говорит нормативная база?

20 апреля 2015 года коллега задал мне на блоге следующий вопрос (см. http://rusrim.blogspot.com/2014/03/708-2013-1.html?showComment=1429519339095#c6376866574455045016  ): «Как правильно выполнять нумерацию журнала прошитого из листов формата А4 вместе с титульным и последним листом ? Допускается ли начало журнальной таблицы на обратной стороне титульного листа в таком случае ? Нужна ли нумерация титульного листа в этом случае ? В каком месте листа, с какой стороны листа и чем (ручка, карандаш) правильно ставить номер листа. Желательно ответ со ссылкой на нормативку если ей регулируется какой-то из этих вопросов.». Поскольку ответ получился объёмным, я выкладываю его в виде отдельного поста.

Уважаемый коллега.

Ниже приведены соответствующие выдержки из действующих нормативно-правовых актов и проекта Правил организации хранения документов.

Анализируя все эти положения в совокупности, становится ясно, что «лист» - это физический лист бумаги, а не страница; и речь идёт о нумерации именно листов, а не страниц. Отдельная обложка (например, дела) не нумеруется, но в общем случае титульный лист из нумерации не исключается, особенно если на его обороте уже помещается документированная информация – но чётко об этом почти нигде не сказано.

Требования о нумерации страниц только карандашом установлены для документов постоянного срока хранения и учитывают достаточно часто возникающую необходимость перенумерации дел по тем или иным причинам. Но вот при нумерации судебных дел (примеры см. ниже) требуется обязательно использовать шариковую ручку – здесь, наоборот, это делается для того, чтобы затруднить попытки перенумерации листов дела. 1. Нумерация обложек

Порядок подготовки и передачи дел в архив федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3 к Приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25 декабря 2014 г. N П/637)

3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле...

Чистый лист, который подшивается в начале дела перед внутренней описью, и лист-заверитель (последний лист дела) не нумеруются. Нумерация начинается с первого листа первого документа, расположенного после внутренней описи, подшитого в дело, на котором проставляется цифра "1".

Порядок работы по формированию, ведению и хранению фонда Единого государственного реестра прав, учета и выдачи документов из фонда ЕГРП (утв. Приказом Управления Росреестра по Москве от 19.05.2011 N 143)

3.2.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов листы регистрационного дела нумеруются в порядке поступления арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа.

Лист-заверитель, опись и титульный лист не подлежат нумерации.

Административный регламент министерства социально-демографической и семейной политики Самарской области по предоставлению государственной услуги "Направление и перевод граждан пожилого возраста и инвалидов в государственные учреждения Самарской области стационарного социального обслуживания, выдача разрешения на выписку из государственного учреждения Самарской области стационарного социального обслуживания" (утв. Приказом министерства социально-демографического развития Самарской области от 19.07.2012 N 209, ред. от 27.11.2013)

3.17. ... Первый лист личного дела (титульный лист) не нумеруется.

Для сравнения: ГОСТ Р 21.1101-2013 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

8.5. Все листы сброшюрованного тома (альбома) рекомендуется нумеровать сквозной нумерацией листов, начиная с титульного листа. При этом титульный лист не нумеруют. Номер листа указывают в правом верхнем углу рабочего поля листа

2. Порядок нумерации листов дел

rusrim.blogspot.com

Как правильно прошивать документы и нумеровать

Для систематизации документооборота принято сшивать более чем один лист документации. Документы сшивают перед отправкой в архив или при подачах в инспектирующие органы. Прошивка бумаг сводит к минимуму возможность утери или подмены какого-либо документа. Как правило, прошивание документации не регулируется какими-то специальными нормативными актами.

Документы, которые требуют подобного оформления

В каждом учреждении и предприятии документация прошивается по каждому из подразделений. Персонал отдела кадров систематизирует и архивирует документы по итогам прошедшего года.

Архивации подлежат такие документы, как:

• приказы по предприятию;
• штатное расписание.

Читайте также: Документы для увольнения в связи с призывом в армию

Работники бухгалтерского отдела архивируют следующие:

• авансовые отчеты;
• кассовые книги;
• товарно-транспортные накладные;
• путевые листы;
• акты выполненных работ;
• расчетно-зарплатные ведомости.

Для сшивания документации существуют различные приспособления, такие как:

• степлер;
• дырокол;
• шило;
• нитки;
• клей канцелярский.

Они прошиваются либо вручную либо специальными приспособлениями.

Общие правила оформления

Бумаги, которые подлежат архивации, первым делом раскладывают по датам (аккуратно и ровно: листик к листику). Затем пронумеровывают все листы. Нумерация начинается с цифры «1», расположенной в правом верхнем углу. Для каждого прошитого документа составляется опись. В ней надо обязательно указать название документа, дату составления, аннотацию, то есть описание сшиваемых бумаг, реестр, фамилию, имя, отчество, должность человека, составившего опись (ее нумеровать не надо). Опись составляется для того, чтобы по ней можно было контролировать наличие имеющихся документов, вкладывается перед первым листом.

Как сшивать документы

Правильное сшивание документов выполняется следующим образом:

1. Перед тем как начать сшивать бумаги, обязательно следует убрать все скобы, скрепки от степлера.
2. Сложить ровно и аккуратно все листы.
3. Затем взять шило или большую иглу и проделать не менее трех сквозных дырок. Одно отверстие должно быть посередине, другие два сделайте на расстоянии трех сантиметров вверх и вниз друг от друга.
4. Взять канат или бечевку примерно 80 сантиметров. Если нить, то берите капроновую – она не будет перетираться через время.
5. Вдеть нить снизу в отверстие посередине.
6. Затем вдеть нить чрез лицевую сторону документа в верхнее отверстие.
7. Опять продеть нить в центр.
8. Завязать узелок на обратной стороне документа. Хвостики должны быть примерно по 8 сантиметров.
9. На узелок наклеивается прямоугольный кусочек бумаги.

Читайте также: Сколько в организации хранятся документы

На нем заранее должно быть написано «Прошито и пронумеровано», указано количество прошитых листов, фамилия, инициалы директора, дата и подпись, также поставлена печать предприятия. Стоит заметить, что дата и печать должны попадать как на сам документ, так и на кусочек приклеенной бумаги.

Существует еще один способ прошивки документации. По нему скрепляются бумаги через левый верхний угол. Все этапы аналогичны манипуляциям при стандартном сшивании, только проделывается не три, а два отверстия. Лист бумаги приклеивается таким же образом, чтобы виднелись кончики шнуровки, потом ставится печать и подпись. Данным способом сшиваются некоторые бухгалтерские бумаги.

Сшивание документов при помощи машинки

Если вы не знаете, как правильно прошивается и архивируется документация или, не хотите долго возиться с этим делом, может быть, вам надо сшить очень большое количество бумаг за короткое время, то существует специальное приспособление. Это нечто среднее между электродрелью и швейной машиной.

Такой аппарат компактен, бывает полуавтоматическим или электрическим. Он способен прошивать сто листов за одну минуту. Как эта машина работает? На полотно укладываются все бумаги, затем делаются дырки при помощи сверла или иглы, через которые машина продевает нить.

Существует еще одно очень удобное и полезное приспособление для скрепления разного рода бумаг – биндер. Главное отличие биндера от машинки для сшивания документов заключается в том, что он делает отверстия сразу по всей длине листа и скрепляет их при помощи пружин.

По виду переплета биндеры бывают на пластиковых пружинах, металлические, комбинированные и термопереплетчики. В отличие от документов, прошитых при помощи ниток, биндер имеет переплет с рядом преимуществ: он хорошо разворачивается, можно также добить или удалить листы вуже прошитый документ. Переплет при помощи пластиковых пружин является самым распространенным из-за, невысокой стоимости расходного материала. Такой способ удобен для прошивки документов, имеют не более 500 страниц. Переплет металлическими пружинами является надежным прочным профессиональным.

Большим минусом является невозможность повторного использования расходного материала. Количество прошиваемых бумаг таким способом не превышает отметку в 150 страниц.

Термопереплетные биндеры работают определенным образом. Так, бумага складывается в специальную термопапку и при нагревании корешок папки, который пропитан клеем, становится мягким, тем самым соединяет листы между собой. Максимальный объем термопереплета может достигать до 700 страниц.

Для чего необходимо знать и уметь сшивать документы

Необходимость прошивать документы возникает на каждом предприятии, фирм, учреждении. Бумаги сшиваются по разным причинам для открытия предприятия, участия в тендерах, для их подачи в налоговые и другие инстанции. При этом сшиваются не только оригиналы, но и копии наиболее важных документов, такие как устав предприятия, протоколы собрания акционеров и т. д.

Читайте также: Порядок заключения трудового договора

Некоторые документы имеют свои правила прошивки. Например, бухгалтерские сшиваются через пять отверстий, налоговые и архивные дела – через три, кассовые книги прошиваются только через левый верхний угол. Главное – знать, что сшивать документы имеет право только тот человек на фирме, который наделен данными полномочиями.

ofice-life.ru

Журнал «Секретарское дело»

 

Как правильно оформлять обложку журналов (книг)?

 

Оформление журналов (книг), как и других дел, включает в себя комплекс работпо брошюровке, нумерации листов, составлению заверительной надписи и описанию дела на обложке.

Описание дела осуществляется в процессе делопроизводства в организации, начиная с момента заведения дела в соответствии с номенклатурой дел, продолжается (уточняется и дооформляется) при подготовке к сдаче в архив. Завершается оформлением описания дела в архиве организации.

Требования к оформлению обложек дел содержатся в стандарте ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия», Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь1 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь2 (далее –– Основные правила работы архивов).

Обязательными реквизитами обложки являются:

- наименование вышестоящей организации, организации, структурного подразделения;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- дата дела или крайние даты документов, входящих в дело;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

 

Нужно ли все журналы (книги) пронумеровывать, прошнуровывать и делать соответствующую запись на последнем листе?

В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству, которая является нормативным документом, обязательным к исполнению, не требуются дополнительные заверения в учетных формах, которые ведутся в организации (журналы учета входящих, исходящих и внутренних документов, журнал учета работников, выбывающих в командировки, журнал регистрации показаний контрольно­измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха, книга выдачи дел из хранилища и др.).

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться особые правила ведения отдельных учетных форм. Например, книга учета проверок (ревизий), которую ведут юридические лица и индивидуальные предприниматели, в соответствии с п. 4 Правил ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий)3, должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя юридического лица либо индивидуального предпринимателя и печатью. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя книга учета проверок (ревизий) скрепляется штампом налогового органа по месту постановки индивидуального предпринимателя на учет в налоговом органе. Книга учета проверок (ревизий) заверяется налоговым органом в порядке, устанавливаемом Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь.

В п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников4 предусмотрено ведение в организациях приходно­расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется бухгалтерией) и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ведется кадровой службой). Приходно­расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, а в случае ее отсутствия — печатью нанимателя.

Таким образом, необходимость применения особых средств удостоверения регистрационной формы (нумерация, шнурование, скрепление печатью) должна быть закреплена специальным нормативным правовым актом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись на листе­заверителе, который помещается в конце дела. В книгах (журналах) он оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Заверитель­ная надпись составляется по установленной форме.

profmedia.by

Как правильно пишется пронумеровано и прошнуровано

Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

Внимание

Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия.

Инфо Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).

Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение.

Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец

Прошивка журналов По правилам ведения делопроизводства в прошивке также нуждаются и многие книги учета, в которых ответственные работники ведут регистрацию поступающих документов.

Это необходимо для защиты, содержащейся в них информации и удобства поиска.

Конечно, ведь легче в нужное время перелистать несколько страниц, чем пересмотреть стопку документов, которые, например, не должны быть доступны третьим лицам.

Для таких целей на многих предприятиях заводится журнал регистрации.

Важно

Это книга со сквозной нумерацией, в которой ведется постоянный учет документов определенного типа (трудовых книжек, выданных доверенностей, приказов, вводного инструктажа по ОТ и других).

Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа.

Образец штампа прошнуровано и скреплено печатью

Интересно, что первоначально он был местом для хр…

Одежда 11 странных признаков, указывающих, что вы хороши в постели Вам тоже хочется верить в то, что вы доставляете своему романтическому партнеру удовольствие в постели? По крайней мере, вы не хотите краснеть и извин…

Сексуальность Никогда не делайте этого в церкви! Если вы не уверены относительно того, правильно ведете себя в церкви или нет, то, вероятно, поступаете все же не так, как положено. Вот список ужасных… Христианство 13 признаков, что у вас самый лучший муж Мужья – это воистину великие люди. Как жаль, что хорошие супруги не растут на деревьях. Если ваша вторая половинка делает эти 13 вещей, то вы можете с…

Недостаточно средств на аккаунте

В тех случаях, когда скрепляется небольшое количество бумажных листов, прокол осуществляют толстой иглой или шилом.

В случае работы с большой стопкой бумаг, используют дырокол.

После этого, на каждый из листов документа наносится порядковый номер.

В проделанные отверстия вставляют нитку, веревку или ленту, в зависимости от вида документа и диаметра отверстий. Оформление многолистового документа Для итогового оформления многолистового документа изготавливают специальную наклейку из бумаги, содержащую поля для внесения информации о количестве листов и печати. Наклейка представляет собой вырезанный ножницами из обычной офисной бумаги прямоугольник с размерами примерно 4 на 5 — 6 см. Используя любой канцелярский клей, это прямоугольник из бумаги наклеивают таким образом, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Как правильно пишется пронумеровано и прошнуровано

Для этого существуют определенные правила:

1. Нумеруются не страницы, а именно листы.
2. Номера обычно ставятся в верхнем правом углу в порядке возрастания.
3. Записи производятся арабскими цифрами (в редких случаях разрешено использовать римские).
4. Лист, содержащий отдельные фрагменты, нумеруется в общем порядке. Кроме этого, отдельно составляется его опись.
5. При наличии склеек цельному листу присваивается один очередной номер.
6. Если документ содержит внутренние приложения, то их также следует нумеровать отдельно.
7. Иногда при архивации в деле имеются письма. В этом случае сначала нумеруется конверт, а уж потом – то, что в нем находится.

Общее количество листов указывается в тексте заверительной надписи дважды. Первым делом отмечается цифровое значение, а затем в скобках – прописью.Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?

• Кадровая документация по итогам текущего года
• Документация бухгалтерии
• Входящая и исходящая документация делопроизводителя
• Документы для налоговой
• документы для сдачи отчетности в ПФР
• документы в различные отделы банка
• документы на тендер
• копии уставных документов
• документы при заключении особо важных соглашений
• книги учета прибыли
• нотариально удостоверенные копии и переводы
• при подготовке документации к сдаче в архив

Какие документы подшиваются

• Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

  Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

• Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам.

  Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы.

Как правильно пишется пронумеровано и прошнуровано образец

Правила прошивки Для того чтобы отдельные странички соединить в единый многолистовой документ, понадобятся:

• плотные нитки;
• игла с широким ушком;
• шило;
• ножницы;
• клей канцелярский;
• лист белой бумаги.

Самый простой вариант сшивания производится на три отверстия.

Вся работа проходит в несколько этапов:

1. Сначала на левой боковой стороне стопки документов необходимо проделать с помощью шила 3 отверстия, расположенные на одинаковом расстоянии друг от друга.
2. Нитку вдеть в иголку и пропустить ее, начиная с тыльной стороны, в месте среднего прокола. При этом в запасе должно остаться не менее 7 сантиметров нити.
3. С лицевой стороны продеть иглу в отверстие, расположенное слева.

dm-investment.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал кошка мой друг
• 
  Журнал друг мой кошка
• 
  Пример библиографического описания журнала
• 
  Форма журнала учета документов
• 
  Как правильно нумеровать журнал
• 
  Пример библиографического описания журнала
• 
  Журнал бурда 3 2017
• 
  Сделай сам детский журнал
• 
  Журнал бурда 3 2017
• 
  Электронный журнал самарская область
• Журнал вестник северного кавказа