Какие документы подшивать к журналам операций. Документы, которые подшивают к ж/о по перемещению и выбытию нефинансовых активов

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, тот, что разрабатывает организация и заявляет в своей учетной политике. Всякий основной бухгалтер организации сам решает, как беречь документы . Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от метода организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для мелких предприятий.

Инструкция

1. Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как водится, применяется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На весь журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год.

2. В журнал-ордер № 1 «Касса» включите результаты хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – обособленный документ.

3. 2-й журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в данный журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п.

4. В журнал-ордер № 5 «Расчеты с клиентами» включите документы , основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований».

5. Убыточные по физическим ценностям, поступившим от подрядчиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с подрядчиками и подрядчиками». Нестандартный порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от подрядчиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных клиентам, бережете в отдельных журналах.

6. Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

7. В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов.

8. Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п.

9. Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы , не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

В процессе своей деятельности учетному работнику либо предпринимателю доводится обрабатывать уйма документов. Поток документов возрастает прямо пропорционально успешности становления бизнеса. Многие приемы работы обширно знамениты, впрочем начинающим коммерсантам всю спецтехнологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , дабы они не путались и не терялись.

Инструкция

1. Применять прозрачные файлы не дюже-то. Отличнее подшить документы , применяя дырокол. Безусловно, прозрачные файлы сгодятся для хранения документов, которые дыроколить невозможно: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы применять нецелесообразно.

2. Дабы дыроколить прицельно, дозволено воспользоваться скоросшивателем, выравнивая весь дальнейший документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, впрочем если понадобится переместить какой-нибудь документ в иную папку, крупна вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

3. Лучший метод подшивки документов – это применение дырокола с ограничителем. Тогда у всякого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь особенно опрятный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

4. При подшивке помимо месторасположения отверстий надобно также положительно сориентировать документ. Для документов, размещаемых поперек листа, допускается поворот на 90о вопреки часовой стрелки.

5. Для соединения документов достаточно зачастую используют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недочет: скрепленная с поддержкой скоб либо скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа класснее капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает поменьше времени, да и пачка документов не имеет утолщений.

6. Если документ по размеру поменьше, чем типовой лист, то его необходимо вначале наклеить на типовой лист, позже чего его дозволено подшивать с остальными документами.

Кассовая книга — это непременный к ведению документ, отражающий все операции с наличностью, проходящей через кассу организации. Ведется только одна кассовая книга по организации, она должна быть непременно пронумерована, прошита и опечатана печатью. Число листов в книге заверяется подписью начальника и бухгалтера. Применяется в течение одного отчетного года, по окончании заводится новая кассовая книга.

Инструкция

1. Ведется кассовая книга по особой утвержденной форме. В начале всякого года кассовая книга начинается снова. Ее надобно заполнять за весь день, даже если совершалась только одна операция с наличными деньгами. Дозволено купить в канцелярском магазине журнал по установленной форме, тогда в самом начале года следует пронумеровать все страницы, подшить кассовую книгу и скрепить печатью, и теснее после этого, весь день кассовую книгу полагается заполнять, причем в порядке хронологии.

2. На последнем подшитом листе ставится надпись «В данной книге прошнуровано и пронумеровано … листов», где указывается число листов в книге. Дозволено вести кассовую книгу в электронном виде в особой программе, такой, как 1С:Бухгалтерия. Распечатывать листы грядущей кассовой книги надобно за всякий день, когда было правда бы одно движение, а в конце года подшить кассовую книгу , скрепив печатью и подписью начальника вашей организации и, если есть основной бухгалтер, то и его подписью тоже.

3. Кассовая книга общеутвержденной формы состоит непременно из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа в кассовую книгу . В купленной форме книги все записи производятся шариковой ручкой с использованием копировальной бумаги, получившийся иной экземпляр – это будет отчет кассира, он должен отрываться и храниться отдельно.

4. Если организация ведет кассовую книгу в электронном варианте, что рекомендуется, то за всякий день обязаны распечатываться расходные и приходные кассовые ордера, отчет кассира и вкладной лист, по сути, должна получаться кассовая книга, которая состоит из 2-х безусловно идентичных по сумме частей. Листы в них пронумеровываются самой программой в порядке хронологии от начала года, вручную проставлять нумерацию страниц теснее не нужно. На последнем месячном вкладном листе ставится число листов кассовой книги за месяц, а за отчетный год – на последнем листе ставится число листов за год.

Ведение бухгалтерской отчетности — достаточно заботливое занятие. Папки со счетами-фактурами по некоторым видам договоров обязаны храниться в организации до десяти лет, следственно подшивать их надобно так, дабы в всякий момент дозволено было обнаружить необходимый документ.

Инструкция

1. Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Класснее каждого делать это в электронном виде, в особой программе либо в традиционной таблице Excel. Впишите номер документа (обыкновенно он смешанный — цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, дабы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.

2. Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Скажем, фактуры , оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Неукоснительно указывайте номер договора либо соглашения, к которому был составлен данный счет.

3. Возьмите счет-фактуру, которую надобно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, дабы дорогие бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.

4. 2-й метод хранения — в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл разместите в скоросшиватель и закрепите особыми держателями.

5. На всякую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за тот, что собраны документы.

6. Счета-фактуры старше 3 лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках число скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае потребности неизменно дозволено будет поднять архив и обнаружить необходимые бумаги.

Обратите внимание! В инструкциях нет непременных требований к оформлению подшивки документов. Основное правило раскладки документов по папкам — стремительный поиск. А для этого нужно соблюдать системность делопроизводства.

Полезный совет Для мелких предприятий комфортно беречь все документы по периодам (месяц, квартал). Комфортно делать корочки различного цвета для дел различного срока хранения.

Первичные документы к журналам операций

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

К акие первичные документы подшиваются к журналам операций (конкретно № 4,5,6,7,8,9)

Ответ

К журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071) подшиваются следующие оправдательные документы: договоры, счета, счета-фактуры, акты, накладные и т. п.

Журнал операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071) составляется на основании сводов расчетно-платежных ведомостей с приложением первичных документов. К сводам прикладываются, в частности, приказы или выписки из приказов о зачислении, увольнении, перемещении, отпусках (для штатных сотрудников).

Записи в Журнале операций с дебиторами по доходам производятся на основании первичных (сводных) учетных документов по начислению доходов и (или) их поступлению (оплате). Записи в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф.0504071) производятся на основании первичных (сводных) учетных документов, соответствующих объектам учета. Например, ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, акт о списании материальных запасов, требование-накладная и другие. Журнал операций по прочим операциям (ф.0504071) применяется для учета финансовым органом, органом, осуществляющим кассовое обслуживание, операций по соответствующим счетам бюджетов, счетам, открытым в соответствии с законодательством Российской Федерации. К первичным документам относятся для данного журнала, например: выписки с лицевого счета, остаток средств на лицевом счете

В целях осуществления синтетического учета операций по санкционированию расходов применяется Журнал по операциям санкционирования (ф. 0504071), который оформляется на основании первичных документов (учетных документов), установленных финансовым органом соответствующего бюджета. Таким образом, первичные документы в данный журнал подшивайте, которые установлены финансовым органом.

Документы, которые подшивают к ж/о по перемещению и выбытию нефинансовых активов

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Какие документы подшиваются к ж/о по перемещению и выбытию не финансовых активов?. И куда подшивать к какому журналу акт приема-передачи ф. ос-1. журнал называется по перемещению и выбытию и делается на основании актов на списание, ведомостей, а акт о приеме это приход. Поступление же у нас подшивается в ж/о с поставщиками и подрядчиками,значит акт нужно может все таки туда подшивать

Ответ

Распределение документов по журналам операций целесообразно закрепить в учетной политике учреждения. К журналу операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов нужно подшивать, например, акты о приеме-передаче, акты о списании, документы по начисленной амортизации и другие документы, связанные с выбытием и перемещением нефинансовых активов и отраженные в данном журнале операций.

Пунктом 55 Инструкции № 157н указано, что учет операций по поступлению объектов основных средств ведется в следующих журналах операций:

- в части операций принятия к учету объектов основных средств по сформированной стоимости, т.е. когда сначала собираете затраты на 106 счете – в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

- в части операций по иным поступлениям объектов основных средств – в журнале по прочим операциям.

Таким образом, операция по принятию к учету основного средства оформляется актом о приеме-передаче ф. 0504101 и отражается в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов в том случае, если вы формируете стоимость основного средства. Если стоимость основного средства сформирована, то операцию по принятию к учету отражаете в журнале по прочим операциям, и, соответственно акт о приеме-передаче подшиваете к нему.

Как подшивать бухгалтерские документы - Документ, подшивать, журнал-ордер, бухгалтерский учет, купили дизайны какой первичный документы.

Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и Карьеры

Вопрос хранения документов относится к регламенту документооборота, который разрабатывает организация и утверждает в своей учетной политике. Каждый главный бухгалтер организации сам решает, как хранить документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Существует несколько форм ведения бухгалтерского учета: журнально-ордерная; мемориально-ордерная; упрощенная форма для малых предприятий. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.

— Папки-скоросшиватели,— папки-регистраторы,— первичные документы .

Краткое пошаговое руководство

Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат .

Шаг — 1 Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета является самой распространенной. Она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета. На каждый журнал-ордер заведите 1 папку на финансовый год. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 2 В журнал-ордер № 1 «Касса» включите итоги хозяйственных операций по счету 50 «касса». Журнал заведите на 1 месяц. К нему подшивайте все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист кассовой книги). Кассовая книга – отдельный документ. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 3 Второй журнал-ордер № 2 «Банк». Подшивайте в этот журнал выписки из банка с приложенными к ним платежными поручениями и т.п. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 4 В журнал-ордер № 5 «Расчеты с заказчиками» включите документы, основанные на зачете взаимных требований, отражаемых на счете № 67 «Расчеты в порядке зачетов взаимных требований». Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 5 Накладные по материальным ценностям, поступившим от поставщиков, подшивайте в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Особый порядок подшивки для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, храните в отдельных журналах. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 6 Авансовые отчеты, с приложенными товарными и фискальными чеками подкладывайте к журналу-ордеру № 7 «Расчеты с подотчетными лицами». Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 7 В журнал-ордер № 8 «Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами» подшивайте бухгалтерские регистры по начислению налогов. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 8 Расчеты по заработной плате ведите в журнале-ордере № 10. Подшивайте к нему табель, расчетно-платежную ведомость, копии приказов отпусков, отпускные записки и т.п. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг — 9 Заведите журнал-ордер № 15 «По прочим операциям», куда подкладывайте документы, не включенные в другие журналы. Для отчетов заведите отдельные папки: квартальные отчеты, годовой отчет, отчеты в ПФ, отчеты в налоговую инспекцию и т.п.

Рекомендуем обратить внимание на следующие советы консультанта по вопросам работы и карьеры

В инструкциях нет обязательных требований к оформлению подшивки документов. Главное правило раскладки документов по папкам — быстрый поиск. А для этого необходимо соблюдать системность делопроизводства.

Дополнительная информация и полезные советы эксперта по вопросам работы и карьеры

Для малых предприятий удобно хранить все документы по периодам (месяц, квартал). Удобно делать корочки разного цвета для дел разного срока хранения .

Надеемся ответ на вопрос — Как подшивать бухгалтерские документы — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой — Поиск по сайту.

Другие материалы по теме: Как подшивать бухгалтерские документы — Документ, подшивать, журнал-ордер, бухгалтерский учет.

Подшивка документов. Как правильно подшить документы?

До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.

Пустяковое дело?

На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.

Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь - о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.

Начнем с обложки

Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.

Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.

Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.

Поговорим о нумерации листов

Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится опись документов.

Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Исправление ошибок и опись документов

В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.

Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно подшить документы нитками

Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.

Советы для удобства

Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.

Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.

Как прошивают на 3 дырки

Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.

Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.

Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.

Заверительная надпись

Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. Что это такое? Это наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.

И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.

Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.

Что и зачем прошиваем

В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.

Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.

Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.

Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.

Вернемся к технологиям подшивки

Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.

Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.

Механизм станка

В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.

Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.

Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Прогресс не стоит на месте

Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.

Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.

Когда первичные документы подшиваются к журналам

Счета-фактуры и акты в учреждении подшиваются к журналу операций с безналичными денежными средствами. А нужно ли подшивать документы к журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками?

Отвечает В.Р. Захарьин, эксперт по бюджетному учету и налогообложению

По истечении каждого отчетного периода первичные (сводные) учетные документы на бумаге, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются ( п. 11 Инструкции № 157н). Записи в Журнал операций с безналичными денежными средствами ( ф. 0504071) делают на основании первичных (сводных) учетных документов, прилагаемых к ежедневным выпискам по счету (лицевому счету). Записи в Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками ( ф. 0504071) вносят на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих принятие учреждением перед поставщиками (подрядчиками, исполнителями), иными участниками договоров (соглашений) денежных обязательств, а также первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение (погашение) принятых денежных обязательств. Это прописано в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов ( приложение № 5 к приказу № 173н). Таким образом, к журналу операций с безналичными денежными средствами должны подшиваться только приложения к банковским документам (или аналогичным им).

Изменения в первичных документах в статье "Первичные документы в 2016 году"

образец того, как правильно подшить

Кассовая книга в компаниях ведется исключительно в единственном экземпляре. Нередко ее заводят на год, но допускается возможность пользоваться книгой и в другие сроки, к примеру, месяц либо же квартал. Период напрямую зависит от объемов оборотов по кассе в компании либо же у индивидуального предпринимателя.

Зачем это делают

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Сшитые и пронумерованные страницы невозможно вырвать и тем более заменить на иные, сфальсифицированные.

Правила

Рассмотрим подробней предусмотренные правила подшивания кассовой книги.

Если же документ подразумевает под собой типовой журнал, который отпечатан по установленной форме КО-4 (утв. Постановлением Госкомстата №88 от августа 1998 года), где все без исключения листы находятся горизонтально, необходимо будет сшивать по инструкции, указанной ниже.

Основная особенность ведения такой документации заключается в том, что каждая страница внутри журнала включает в себя несколько частей, причем одна из них остается в книге, а вторая подлежит отрыву и прикладыванию к иным отчетам непосредственно самого кассира.

Сведения на обеих частях страницы должны быть идентичными, причем это можно сделать с помощью копировальной бумаги. Исходя из этого, и нумерация листов подлежит дублированию.

В подобной ситуации сшиванию подвержена та часть листов, которая находится в переплете (часть листа может быть скреплена скобами либо же просто проклеена). В процессе заполнения подобной кассовой книги нередко применяется ручной вариант указания всех необходимых сведений. Страницы должны быть пронумерованы, а сам документ сшит и переплетен в начале ее ведения.

В ситуации, когда кассовая книга формируется машинным вариантом, иными словами, вся необходимая информация указывается ответственным лицом мгновенно в бухгалтерскую программу, к примеру в «1С: Предприятие» либо же в иную (книга может вестись в стандартной программе по типу MS Excel), необходимо действовать по-другому.

По завершению рабочего дня, когда происходили операции по кассе, занесенные в документ сведения на базе приходных и расходных ордеров, ответственное лицо обязано распечатать страницу, сформированную в программном обеспечении.

Страница либо же страницы должны быть распечатаны в нескольких экземплярах: 1 – вкладной лист документа, 2 – отчет ответственного сотрудника.

Вкладные листы и отчеты ответственного листа в обязательном порядке должны быть пронумерованы. Причем нумерация должна начинаться с начала календарного года (месяца, квартала и так далее).

Помимо этого, вкладные листы и дублированные отчеты ответственного листа, формируемые на отдельных несшитых листах, согласно законодательству РФ, могут вестись не только программным вариантом, но и формироваться от руки. Однако во втором варианте необходимо подкладывать копировальную бумагу.

По установленным правилам документ ведется с начала календарного года. Все установленные в организации варианты ведения и формирования кассовой книги в обязательном порядке должны находить отражение в учетной политике и быть зафиксированными отдельно принятым Приказом руководства.

По завершению календарного месяца/квартала уполномоченный сотрудник обязан на последнем за определенный период листе отобразить, какое количество страниц в этом календарном месяце/квартале было сформировано из кассовой книги. Все без исключения вкладные листы, которые были подписаны и проверенным ответственным лицом, обязаны быть на хранении у него до завершения года.

По мере их накопления листы подлежат брошюрованию и дальнейшему прошиванию.

На задней части последней страницы нитку, которой осуществлялось прошивание листов, необходимо заклеить пломбой с отображением на ней суммарного числа сшитых страниц. В обязательном порядке должен быть проставлен оттиск печати, который затрагивает пломбу и одновременно с этим остается на последней странице книги.

Формируемая кассовая книга в программном обеспечении не требует по законодательству РФ распечаток и сшивания. Оформлением занимаются с использованием технических средств, которые в полной мере защищают от несанкционированного доступа. Достаточно только подтверждения цифровой электронной подписью.

Об указанных выше правилах необходимо помнить для минимизации рисков допущения ошибки и, как следствие, получения штрафные санкции.

Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что в отличие от журнала кассира-операциониста, рассматриваемый документ не нужно регистрировать в территориальном представительстве налоговой службы.

Как подшить

Алгоритм подшивания заключается в следующем:

Сшивание необходимо проводить с особой осторожностью, чтобы не разорвать страницы либо же ошибочно сшить титул, поскольку в таких ситуациях могут возникнуть различные споры с налоговой инспекцией.

Как показывает многолетняя практика, сшивать кассовую книгу не составляет большого труда и с этим может справиться даже начинающий предприниматель.

Как правильно сшивать документы, используя нитку с иголкой, можно узнать из данной инструкции.

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Подшивка документов. Как правильно подшить документы? Какие документы подшивать к журналам операций

Как подшивать бухгалтерские документы | Сделай все сам.

Инструкция

Инструкция

Инструкция

Инструкция

Первичные документы к журналам операций

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Ответ

Документы, которые подшивают к ж/о по перемещению и выбытию нефинансовых активов

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Ответ

Как подшивать бухгалтерские документы - Документ, подшивать, журнал-ордер, бухгалтерский учет, купили дизайны какой первичный документы.

Краткое пошаговое руководство

Подшивка документов. Как правильно подшить документы?

Пустяковое дело?

Начнем с обложки

Поговорим о нумерации листов

Исправление ошибок и опись документов

Как правильно подшить документы нитками

Советы для удобства

Как прошивают на 3 дырки

Заверительная надпись

Что и зачем прошиваем

Вернемся к технологиям подшивки

Механизм станка

Прогресс не стоит на месте

Когда первичные документы подшиваются к журналам

образец того, как правильно подшить

Зачем это делают

Правила

Как подшить