Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Журнал регистрации исходящих документов. Образец журнала исходящих документов
Журнала регистрации исходящих документов: порядок ведения
В статье рассмотрен порядок ведения журнала регистрации исходящих документов. В законодательстве нет нормативно утвержденной формы данного акта. В связи с этим для удобства приведено несколько образцов журнала регистрации исходящих документов.
Форма журнала регистрации исходящих документов
В законодательстве отсутствует нормативно утвержденный журнал регистрации исходящих документов. В связи с этим организации вправе утвердить локальным актом свою форму.
Для ориентира можно использовать ведомственные акты. Эти подзаконные акты устанавливают рекомендуемый образец журнала регистрации исходящих. Таким актом является, например, Приказ ФМС России от 08.11.2010 N 400 “По делопроизводству в системе ФМС России".
В каждой фирме свой журнал. Однако, как правило, в нем всегда есть такие графы:
- наименование акта. Указывается название акта. Например, договор, претензия, письмо и т.д;
- его номер;
- адресат документа. Здесь необходимо указать, кому направляется акт;
- краткое содержание акта. Данная графа является факультативной. В ней кратко описывается основная мысль документа. Это удобно для поиска акта;
- исполнитель. В этой графе фиксируется сотрудник, которому передан акт на исполнение.
В конце статьи приводится журнал регистрации исходящих документов, образец которого можно скачать и использовать в практической деятельности.
Процесс регистрации акта в журнале представляет собой проставление номера и даты регистрации на оригинале документа. Это можно сделать только вручную. Данные пишутся на копиях с визами, которые хранятся в организациях в подшитом виде.
Посмотрите видео по теме:
Виды журналов исходящих документов
Как правило, в организации различные виды исходящих актов регистрируются в разных журналах. Это особенно актуально для крупных фирм. Ведь им ежедневно приходится отправлять большое количество актов.
Отдельно можно завести журнал для кадровых бумаг, отправляемых почтой. В конце статьи вы сможете скачать журнал регистрации исходящих документов образец заполнения исходящей корреспонденции.
Данные акты целесообразно выделять в отдельную категорию, поскольку они хранятся в кадровой службе. Эти бумаги играют важную роль в доказательстве того, что работодатель не нарушал права своих работников.
Например, письмо сотруднику, в котором указано, что его должность будет сокращена свидетельствует об оповещении лица. Дата, указанная в журнале свидетельствует о том, что соблюден установленный законом срок предупреждения.
А исходящие договоры и претензии лучше регистрировать в другом журнале. Актов такого рода в коммерческой фирме обычно очень много. Поэтому чтобы они не путались с кадровыми документами лучше регистрировать их отдельно.
Журнал регистрации хозяйственных документов может служить доказательством в суде по гражданско-правовым спорам. Например, можно будет доказать, что контрагенту отправлялся корректировочный счет.
Однако есть определенные группы документов, которые не регистрируются ни в одном журнале. К ним относятся:
- Поздравления.
- Приглашения на мероприятия.
- Прайс-листы.
- Материалы с рекламным содержанием.
- Коммерческие предложения.
Исключения составляют эти акты, если они содержат сопроводительную записку. В этом случае они подлежат регистрации по общим правилам.
Прочитайте полезные статьи по теме:Порядок заполнения журнала регистрации исходящих документов
Как правило, данный журнал ведет секретарь фирмы или делопроизводитель. Важно, чтобы все бумаги регистрировались своевременно. В связи с этим целесообразно, чтобы в фирме был свободный человек, ответственный за ведение журнала.
В не зависимости от должности данного сотрудника, его обязанность по регистрации исходящих актов должна быть прописана в его должностной инструкции. В противном случае есть риск, что лицо откажется выполнять эту функцию. Или потребует за это дополнительную оплату как за совмещение.
Также регистрация документов именно уполномоченным лицом важна для хозяйственной деятельности компании. Если официальные бумаги принял не уполномоченный на то сотрудник, иногда суды признают, что эти документы организация не получала.
Требование к форме и содержанию журнала регистрации исходящих документов
Во избежание риска привлечения к ответственности желательно, чтобы в организации был единый утвержденный журнал регистрации исходящих документов с образцом заполнения. Данный документ должны применять все структурные подразделения организации.
Разработку формы данного акта можно поручить кадровой или юридической службе. А утверждается он, как правило, приказом руководителя фирмы.
Сам журнал может иметь любую форму. Это может быть, как обычная тетрадь, так и специальный типографский документ. Как правило, его страницы прошиваются и пронумеровываются.
Нумерация в журнала текже может различаться. Обычно исходящим актам присваивают цифровые и (или) буквенные номера. Если документов не много, то можно применять сквозную нумерацию.
Часто номера связаны с годом или даже месяцем. Например, исходящий номер 23/2017 или 123/02/2017. Это позволяет идентифицировать номер с конкретной датой получения акта.
Иногда в зависимости от типа документа могут присваиваться различные номера. Например, претензии контрагента присваивается буквенное значение П. А судебной повестке буквенное обозначение С.
Можно предусмотреть разные обозначения в зависимости от отдела, которому адресован акт. Например, если исходящая корреспонденция предусмотрена для кадровой службы можно в конце номера прописать буквенный код К. А если договорному отделу - Д.
Стоит помнить, что логичная нумерация позволяет быстро найти нужный документ.
Прочитайте полезные статьи по теме:Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения в электронной форме
В настоящее время очень распространен журнал регистрации исходящих документов в электронной форме. Электронный формат позволяет экономить силы и время сотрудников. С помощью электронной формы можно легче найти нужный акты.
Лучше вести такой документ в фомате Word и Excel. При этом распечатывать файл с заполненной формой и заверять его нет необходимости.
Хранить такой журнал можно на специальном электронном носителе. Однако делать бумажную копию целесообразно для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения.
В конце статьи журнал регистрации исходящих документов образец электронного формата можно скачать и использовать на практике.
Исправление ошибок в журнале регистрации исходящих документов образец заполнения
Никто не застрахован от ошибок и опечаток. Однако уже зарегистрированные акты не подлежат исправлению и переписке. В связи с этим при наличии ошибки нужно придерживаться следующего алгоритма:
- В журнале регистрации исходящих документов в графе примечании сделать запись об аннулирвоании акта,
- На самой бумаге также сделать нужно пометку о том, что он зарегистрирован ошибочным образом.
После истечения срока хранения (или если такой срок не установлен при ненужности акта) уничтожить бумагу в соответствии с установленными правилами.
Также в практической деятельности может возникнуть ситуация, когда одна бумага зарегистрирована в журнале (или разных журналах) дважды. Это может случиться как по невнимательности сотрудника, так и из-за направления бумаги дважды.
При двойной регистрации необходимо сделать соответствующую пометку с указанием номера исходного документа. Это существенно облегчит поиск нужного акта.
Таким образом, журнал регистрации играет важную роль для организаций. С помощью него можно доказать, что акты действительно отправлялись данной фирмой. Учитывая, что нормативно утвержденная форма отсутствует каждая организация вправе разработать и с использовать свою форму. При принятии формы журнала регистрации исходящих документов необходимо руководствоваться спецификой деятельности конкретной фирмы.
Прочитайте полезные статьи по теме:www.pro-personal.ru
Журнал регистрации исходящих документов - образец РБ 2018. Белформа
Файл текстовой версии: 0,9 кб
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
Утвержден постановлением МНС от 19.11.2007 N 105
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ -------------------------------------------------------------------- ¦Дата и индекс¦Корреспондент¦ Краткое ¦ Отметка ¦ ¦ документа ¦ ¦ содержание ¦ об исполнении ¦ ¦ (исходящий) ¦ ¦ документа ¦ документа ¦ +-------------+-------------+------------------+-------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ ¦ +-------------+-------------+------------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------------+-------------+------------------+--------------------
Приложения к документу:
Какие документы есть еще:
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
- Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
- Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
- Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
belforma.net
Журнал регистрации входящих документов - образец РБ 2018. Белформа
Файл текстовой версии: 1,2 кб
Открыть документ в галерее:
Текст документа:
Утвержден постановлением Минюста от 26.10.2006 N 64
Приложения к документу:
Какие документы есть еще:
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
- Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
- Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
- Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
belforma.net
