Журнал регистрации трудовых договоров. Обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец книги
Журнал регистрации — это средство фиксации договоров и соглашений, которые заключены между сотрудниками и работодателями. Его функция — фиксация содержания этих документов, что приводит к невозможности его искажения.
Регистрация представляет собой занесение информации о документе в форме совокупности учётных данных по предписанной форме, чем удостоверяется факт создания документа либо внесения в него изменений.

Содержание статьи
Обязательно ли вести журнал?
Ведение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не обязательно, поскольку не предусмотрена никакая юридическая ответственность за его отсутствие.
В то же время, несомненно, положительным будет ответ на вопрос, желательно ли ведение такого журнала. Действительно, его имеет смысл вести, поскольку сведения о трудовых договорах и прочих соглашениях с сотрудниками требуется фиксировать. При его наличии документ не пропадёт, его существование всегда можно будет удостоверить.
При наличии этого журнала не требуется извлекать из архивов сами договоры, когда возникает потребность проверить их условиях. Как бумаги с контрактами, так любые дополнения к ним в архивах часто размещены не слишком системно. В то же время в едином журнале отыскать любой документ можно очень быстро.
Также журнал помогает работодателю выписать сотруднику справку относительно того, что он работал на его предприятии в том случае, когда следующий работодатель её потребовал.
Кроме того, если журнал в компании не ведётся, то при возникновении между сотрудниками и предприятием процесса, вытекающего из отношений сторон по трудовому законодательству, позиции работодателя будут существенно слабее.
Общие правила и рекомендации по правильному заполнению

- желательно, чтобы тетрадка имела жёсткую обложку;
- также рекомендуется приобретать тетрадь, в которой плотность бумаги составляет 60 г/м2.
Следует разделить журнал на графы установленного содержания, они должны быть идентичны на всех его страницах. Рекомендуется не делать исправлений в словах при внесении записей в журнал.
Также данный журнал пломбируется с использованием контрольной пломбы с номером, с помощью которой можно определить факт незаконного доступа к этому документу.

Образец
Полное название организации либо обозначение индивидуального предпринимателя заносится на титульный лист тетради, там же указывается и дата начала ведения журнала. Также требуется зафиксировать на титульном листе номер пломбы журнала. При его отсутствии документ рассматривают как неопломбированный, в этом случае он приравнивается к недействительному.
После того, как все страницы окажутся заполненными, добавляется также дата завершения. Кроме того, перед началом ведения журнала необходимо осуществить нумерацию его страниц до самого конца. В уже начатом журнале, даже если заполняются его несколько первых листов, ни одна .его страница не может быть непронумерованной. Первую страницу оставляют пустой, также допускается поместить на неё правила ведения.
На второй странице размещают сведения о сотрудниках предприятия, на которых возлагается ответственность за настоящий журнал. Сведения включают:
- порядковый номер лица;
- промежуток времени;
- имя ответственного сотрудника, его фамилия и отчество;
- занимаемая должность;
- основание, на котором данный сотрудник назначен ответственным лицом за данный журнал;
- подпись этого лица.
Со следующей страницы начинается сам материал журнала, он имеет форму таблиц, в которых можно предусмотреть одиннадцать граф. Возможен следующий вариант их оформления:
- первая графа содержит порядковый номер, под которым в этом журнале регистрируется договор либо соглашение. Не стоит путать данный номер с номером самого договора;
- вторая графа — число, когда был подписан договор либо соглашение;
- третья графа содержит уже номер договора (также не следует её путать с содержанием первой!)
- в четвёртую графу заносится фамилия сотрудника, заключившего соглашение с предприятием, и его имя отчество — желательно полностью, а не в форме инициалов;
- в пятую графу включают позицию, которую сотрудник занимает в фирме, его должность либо профессию;
- в шестой графе указывают структурной подразделение, к которому относится сотрудник;
- седьмая графа отводится для даты, когда был оформлен договор либо соглашение;
- в восьмую графу вносится дата его завершения, возможно объединение его с предыдущим, в этом случае в таком столбце записывается общая длительность действия договора, но у данного варианта есть неудобства, поскольку возможен перевод сотрудника на работу на постоянной основе либо автоматическое продление отношений между ним и работодателем, поэтому вариант с разными графами рассматривается как предпочтительный;
- девятая графа содержит указание на характер работы, там указывают, основная ли это работа либо совместительство;
- в десятую включают соглашения дополнительного характера, именно сюда вносятся сведения об их содержании;
- наконец, в одиннадцатую входят примечания.
Выше приведена система с одиннадцатью графами, но это ни в коем случае не обязательное количество, так как единой формы не существует, поэтому их может быть как больше, так и меньше.
В журнале может быть предусмотрен столбец, где указывается, выдавался ли сотруднику договор на руки. Если этот факт имел место, то он помечается соответствующей датой, также сотрудник должен удостоверить это своей подписью.
Кроме того, иногда рекомендуется третью графу поделить надвое — на столбец для номеров договоров и второй для номеров дополнительных соглашений. Нумерацию договоров можно в следующем году начать с нуля. Также допустимо продолжить эту нумерацию, если их количество в уходящем году было невелико.
Для допсоглашения следует заполнить лишь графу, которая содержит основную информацию. По этой причине при наличии отдельного столбца для номеров соглашений можно быстро найти там номер и сразу поглядеть в столбец с его/ основными сведениями. Таким образом, искать дополнительные соглашения, которые заключены к одному и тому же договору, становится существенно проще. Кроме того, подобные соглашения нумеруются по отдельности для каждого договора, начиная с первого.
Документы для скачивания (бесплатно)
Стоит отметить, что допустимый вариант — создание отдельного журнала для дополнительных соглашений. Обе эти возможности считаются равнозначными и выбор здесь за работодателем.
Завершающая страница содержит указание, что журнал закрыт, на него поставлена печать, и он отправлен в архив, требуется написать число, когда это было сделано. Кроме того, следует прописать, сколько в общей сложности страниц было заполнено и порядковые номера договоров, находящиеся в первой графе. Далее пишут фамилию сотрудника, и его позицию на предприятии, а также упоминают основание закрытия журнала — локальный акт, в частности распоряжение, решение либо приказ, необходимо прописать номер этого акта и число принятия.
Хранение сданного документа продолжается в течение 75 лет, такой стандарт предусмотрен Федеральной антимонопольной службой.
Как вносить изменения в записи
Внесение изменений в журнал возможно, если речь не идёт о существенной ошибке.
При её обнаружении серьезной ошибки журнал просто-напросто закрывается. Требуется составить приказ соответствующего содержания. Вслед за этим на последней странице пишется пометка, гласящая, что данный журнал досрочно прекратили вести вследствие обнаруженной ошибки, которая делает его продолжение невозможным. Далее заводят новый журнал.
В то же время изменения в отношениях между работником и работодателем вполне могут быть отражены в журнале. Они не вносятся в сам договор, который остаётся неизменным. Содержание этих изменений может относится к одному из следующих пунктов:
- изменение рабочих условий;
- перемещение на другую работу;
- смена владельца;
- отстранение сотрудников от выполнения обязанностей.
Их согласование происходит путём заключения дополнительного соглашения, число этих соглашений может быть любым. Таким образом, соглашение заносится в журнал отдельным пунктом, тем самым отражается, что договор меняется без изменений отметки о нём в журнале. Другой вариант, о котором упоминалось выше — это создание журнала. посвящённого исключительно трудовым соглашениям.
Электронный или бумажный вариант выбрать?
Классический вариант ведения журнала регистрации — бумажный, в то же время на многих предприятиях начинают предпочитать электронную форму.
Её следует вести в программе Excel, а не в Word, так как Excel открывает более широкие возможности для использования таблиц.
Электронное ведение данного журнала подразумевает наличие целого ряда преимуществ, в том числе:
- ускоренный поиск по самому журналу;
- облегчение надзора за безошибочным оформлением журнала;
- снижение временных затрат на его оформление;
- меньше затруднений с выдачей справок и выписок;
- общая оптимизация обслуживание документа.
Иначе говоря, при возможности вести журнал в электронной форме многие выбирают именно данный вариант.
Из минусов можно выделить, что электронная версия журнала может пострадать при неполадках системы или же может быть интересна кибер-мошенникам. Бумажный вариант ненадежен тем, что данные не сохранятся после пожара или наводнения. Рекомендуют вести и в бумажном виде, и в электронном.
В данном видео дополнительная информация о правилах оформления и сшивания журналов регистрации.
znaybiz.ru
образец, оформление в 2018 году
Журнал регистрации трудовых договоров – это документ для регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений сотрудников компании.
Ведение журнала не является обязательным в делопроизводстве организации и не предусмотрено положениями Трудового кодекса Российской Федерации, но он необходим для контроля движения дополнительных соглашений и трудовых договоров в рамках конкретной организации. Наличие журнала является гарантией защиты интересов работодателя и сотрудников при возникновении трудового спора.
Для чего необходим журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации придает юридическую силу зарегистрированным в нем документам:
- Подтверждает дату создания договора в определенный период.
- Исключает его вписывание в более поздние сроки.
По журналу можно быстро и легко определить количество трудовых договоров на предприятии и проконтролировать сроки выполнения каждого из них. Журнал можно использовать в справочных целях для подготовки статистической отчетности по организации и поиска, он также обеспечивает сохранность договоров, так как в нем фиксируется дата выдачи трудового договора сотруднику на руки, дата его продления или расторжения.
Журнал, созданный по всем правилам, считается юридическим документом и имеет определенный срок хранения (семьдесят пять лет). Нормативно-правовым актом, регулирующим ведение журнала, является «Перечень типовых управленческих документов».
Журнал можно:
- Приобрести в магазинах по продаже готовых бланков.
- Скачать на сайте и распечатать.
- Купить через Интернет.
Средняя стоимость журнала регистрации – 300-500 рублей.
Основные правила оформления и ведения журнала
Журнал должен иметь переплет и твердую обложку, все страницы следует пронумеровать. Журнал необходимо прошить в нижней части капроновой ниткой, концы которой выводятся снаружи на заднюю обложку, закрепляются узлом и подклеиваются квадратной бумажной пломбой.
Поверх пломбы следует поставить печать организации и оформить заверительную запись с подписью руководителя и датой.
Заверительная запись является описанием названия журнала, даты регистрации, количества страниц. Также указывается регистрационный номер документа с конкретной датой, на основании которой начато ведение журнала. На обложке журнала указывается полное название организации, название документа и строка «Начат/окончен».
На последней странице документа необходимо указать дату закрытия и дату сдачи журнала в архив, а также номер соответствующего приказа руководства.
В журнале должна быть страница с указанием информации о назначении ответственного должностного лица по хранению и ведению документа. На этой странице указывается:
- Дата и номер приказа руководства о назначении сотрудника.
- ФИО сотрудника.
- Подпись и должность сотрудника.
В документ можно вносить всю информацию, которую руководитель организации посчитает необходимой. Основными колонками в журнале являются:
- Номер и дата трудового договора (приказа).
- Порядковый номер.
- ФИО сотрудников.
- Должность, на которую принят работник.
- Информация о выдаче договора на руки (ознакомления с приказом).
- Данные о расторжении трудового договора.
- Причина расторжения.
- Изменения в трудовом договоре.
- Дополнительные данные по усмотрению руководителя.
Номер трудового договора состоит из дробного числа – порядковый номер в левой части дроби и год заключения в правой части, например, 02/14. Фамилия, имя и отчество сотрудника записываются полностью. Для удобства желательно ежегодно начинать регистрацию с начала, однако можно продолжить и старую нумерацию.
В колонку «Номер п/п» вписывается порядковый номер документа и дата его регистрации, а в графу «Дата и номер трудового договора» – регистрационный номер документа. В колонке «Изменения в трудовом договоре» указывается номер и дата дополнительных соглашений (при наличии). В колонке «Сведения о выдаче договора на руки» необходимо поставить дату выдачи или ознакомления, а также подпись сотрудника.
Для контрактов желательно предусмотреть отдельную графу или делать соответствующую запись в дополнительных данных. В журнале также можно отмечать информацию о том, работает ли гражданин по совместительству или принят в штат как основной сотрудник.
Для регистрации дополнительных соглашений рекомендовано завести отдельный журнал, оформление которого выполняется аналогичным образом.
Учет в электронной форме
Основным преимуществом ведения журнала регистрации в электронной форме считается возможность быстрого ввода информации и поиска. Учет удобно вести не в Word, а в MS Excel (в табличном виде). Также к преимуществам электронного документооборота относятся:
- Оптимизация работы с сотрудниками.
- Соблюдение конфиденциальности, высокая степень защиты информации.
- Контроль хранения и оформления документов.
- Сохранение первичных документов (автобиографии, анкеты, заявления) в электронном виде.
- Снижение трудоемкости затрат.
- Возможность оформления по требованию руководства копий приказов и различных видов выписок.
Личная карточка каждого сотрудника, составленная по форме Т-2, также ведется в электронной форме. Информация, поступающая на карточку, регулярно обновляется. Однако в некоторых случаях, когда нужны личные подписи сотрудника и специалиста кадровой службы, карточка дублируется на бумажном носителе.
В компьютерной программе следует предусмотреть невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового соглашения и выдается работнику на руки, но с учетом уволившихся сотрудников, следует предотвратить возможную подтасовку и другие махинации со стороны руководства путем давления на специалистов отдела кадров.
В конце каждого года электронный журнал распечатывается с нумерацией, опечатывается, прошивается и сдается в архив на хранение.
Ошибочное и досрочное закрытие журнала
Наиболее распространенная ошибка неопытных сотрудников кадровой службы: внесение в первую графу «№ п/п» номеров трудовых договоров, а не учетных номеров договоров в порядке следования по времени.
Если журнал уже частично заполнен, то необходимо закрыть его досрочно и начать новый. В таком случае на последней странице документа (где большое свободное поле) необходимо вручную написать: «Досрочно закрыт в связи с ошибочным ведением (номера трудовых договоров записаны в графу порядковых учетных номеров)». После чего о закрытие журнала следует доложить руководству фирмы.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Ведение этого документа не регламентировано какими-либо нормативными документами, поэтому его оформление выполняется по общим требованиям делопроизводства. Журнал является специальной книгой, в которую вносится вся информация о:
- Приказах, выдаваемых при приеме сотрудников на работу.
- Увольнении.
- Переводе работников в другое подразделение фирмы.
- Поощрениях и взысканиях.
- Отпусках.
Документ ведется в произвольной форме. Если организация небольшая и штат сотрудников не велик, то всю вышеуказанную информацию можно вписывать в один журнал. В крупных компаниях приказы о поощрениях, отпусках и наказаниях для удобства использования необходимо разграничивать в отдельные брошюры.
Документ также хранится семьдесят пять лет, поэтому у него должна быть твердая или жесткая обложка, а страницы следует пронумеровать. Журнал прошивается капроновой ниткой, концы которой закрепляются снаружи задней обложки специальной бумажной пломбой, на которой ставится печать и подпись руководителя предприятия.
На обложке журнала необходимо указать полное название юридического лица, название документа с пометкой «Личный состав» и графу «Начат/окончен». На последней странице журнала указывается:
- Дата его закрытия.
- Номер соответствующего приказа руководства.
- Дата передачи документа в архив.
Аналогичным образом оформляются книги для отпусков, поощрений, взысканий, больничных листов, на обложке которых ставятся соответствующие пометки.
В организациях с небольшим штатом сотрудников оформляется Книга приказов, в которой указываются регистрационные данные приказа и его текст. Такой документ также имеет произвольную форму, его листы не нужно разбивать на графы и колонки.
В качестве заголовка указываются регистрационные данные приказа, полное название и дата, например, Приказ о принятии сотрудника на работу №10 от 22.10.2014 года, после чего пишется сам текст и указывается лицо, которое его выдало. Под текстом руководитель фирмы ставит свою подпись, далее идет строка с личной подписью сотрудника об ознакомлении с документом и ставится дата.
В крупных организациях страницы Журнала регистрации приказов оформляются в виде таблицы, в которой находится следующая информация:
- Дата приказа.
- Порядковый номер.
- Номер приказа.
- Вид.
- ФИО работника (полностью или с инициалами).
- Основание документа.
- Ответственное лицо.
- Подпись работника.
- Подпись ответственного лица.
В графе «Вид приказа» записывается его название: об увольнении, о принятии на работу, о переводе. В колонке «Основание приказа» пишется, на основании какого документа издан приказ: заявление, трудовой договор или дополнительное соглашение (указываются регистрационные данные документов).
Если сотрудник отказался расписываться в журнале, то в графе указываются данные акта об отказе. При таком способе ведения журнала приказы необходимо подшить в отдельную папку, согласно порядку регистрации.
ru-act.com
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Прием наемного работника оформляется договором.
Документ относится к формам внутреннего документооборота и регистрируется в журнале.
Системный подход позволяет оперативно найти данные о сотрудниках.
Содержание статьи
Что такое трудовой договор и как его регистрируют
Трудовой договор – обязательный документ, составляемый при трудоустройстве работника. Форма является доказательством оформления трудовых отношений. В состав обязательных пунктов документа входят:
Реквизиты сторон: компания-работодатель, представляющий интересы предприятия руководитель и наемный работник, принятый по договору.- Занимаемая должность.
- Срок действия договора (бессрочный или срочный).
- Права и обязанности работника.
- Краткое описание должностных обязанностей.
- Условия трудового распорядка.
- Социальные гарантии, права и обязанности работодателя.
- Подписи сторон.
Документ обязателен для юридических лиц и ИП. Содержание договора разрабатывается работодателем самостоятельно при условии включения в форму обязательных пунктов.
Основание для оформления трудового договора – заявление сотрудника и приказ, составленный работодателем.
Соглашение составляется в 2-х экземплярах. Подписанные обеими сторонами оригиналы формы имеют одинаковую юридическую силу. Один экземпляр выдается работнику, второй хранится у работодателя в течение срока, установленного для архивации документов для начисления заработной платы – 75 лет.
Как правильно подготовить и прошить документы для сдачи в архив рассказано в следующей статье. Правила оформления и заполнения трудовой книжки приведены здесь. О журнале регистрации трудовых книжек и основных этапах заполнения рассказано в данном материале. Каждому из оформленных договоров присваивается своя нумерация. Данные присваиваются при регистрации документа в специально предназначенном журнале.
Договора по трудоустройству имеют отдельную от других документов сквозную нумерацию, принятую работодателем.
Традиционно формы разделяют по годам, что находит отражение в номере документа.
Назначение и преимущества ведения такого учета
Ведение журнала регистрации трудовых договоров не имеет обязательного требования согласно законодательных норм. Документ создан для упрощения кадрового учета. Но актуальность и необходимость такого журнала признается кадровиками даже для предприятий с малой численностью сотрудников.
Состав данных журнала имеет краткое описание зарегистрированных договоров. При обращении в организацию бывших работников его наличие облегчает поиск данных. Сведения могут потребоваться для подготовки справок в пенсионный фонд и иные структуры.
Систематизация данных позволяет:
- Вести четкий учет кадрового состава.
- Незамедлительно предоставлять данные работодателю или органам контроля.
- Иметь оперативные данные о работниках с длительным стажем, договора которых находятся в архиве.
Отсутствие формы учета не влечет наложения ответственности со стороны контролирующих органов, но упрощает внутренний документооборот в компании.
Если журнал в качестве первичного документа указан в учетной политике, ведение его обязательно.
По просьбе трудовых инспекций или иных организаций, контролирующих условия труда и заработной платы им может быть предоставлен данный журнал. Сотрудник при получении экземпляра договора расписывается в журнале, что является доказательством наличия у него документа. При утере и повторном обращении работнику выдается дубликат.
Кто занимается ведением данного журнала
При ведении журнала форма определяется в числе других кадровых документов и закрепляется в учетной политике предприятия. Приказ устанавливает электронный либо бумажный порядок ведения и ответственное лицо, на которое возлагаются обязанности заполнения данных. Форма журнала регистрации разрабатывается предприятием самостоятельно.
Традиционно ответственность за ведение журнала возлагается на кадрового работника или менеджера по персоналу. Лицо, составляющее трудовые договора по образцу, разработанному на предприятии, вносит запись в журнал сразу после внесения подписей сторон.
Бумажный вариант ведения
Предприятия преимущественно прибегают к бумажной форме ведения журнала. Документ может создаваться на основе любой книги учета, не имеющей четких наименований столбцов.
Разработкой названий и состава данных столбцов занимается ответственное лицо, которое производит регистрацию документов и поиск экземпляров договоров на основании нумерации. Форма может иметь ограниченный срок ведения (год) либо бессрочное применение при систематизации данных.
Требования к оформлению
Оформление документа начинается с титульного листа. Журнал должен иметь название, дату начала, данные должностного лица, ответственного за ведение формы. Запись ведется по каждому документу отдельно. Аналогично заполнению других журналов учета, пустые строки между записями не допускаются.
Листы формы нумеруются, прошиваются и заверяются руководителем компании. После окончания заполняется последний лист. Указывается дата последней записи, место хранения. Если производится передача документа в архив, заносится запись о передаточном акте – его номере и дате. Лист подписывает ответственное лицо и руководитель.
Правила и образец заполнения
Цель составления журнала – систематизация кратких данных. В стандартном варианте кадровый работник ведет учет по столбцам:
- Порядковый номер.
- Дата внесения данных.
- Регистрационный номер документа.
- ФИО сотрудника.
- Занимаемая должность, подразделение.
- Дата заключения трудового договора.
- Подпись в получении работником экземпляра договора.
- Дополнительные соглашения.
- Примечание.
Примерный образец заполнения журнала (фрагмент):
| 15 | 02.03.2015г. | 15-д/020315 | Иванов Сергей Петрович | Слесарь, ремонтное | 02.03.2015г. | Основное место работы | ||
| 16 | 15.03.2015г. | 16-д/150315 | КиселеваИринаОлеговна | Бухгалтер, основное | 15.03.2015г. | Совместительство |
Внесение изменений и исправление ошибок
Документ не относится к формам (кассовым, банковским), внесение поправок в которые запрещено законодательством.Любая неточность, требующая изменения, может быть исправлена в порядке, принятом для первичного документооборота. Неверная запись перечеркивается одной прямой линией, над ней вносится исправительная запись с указанием даты и за подписью ответственного лица и руководителя.
Электронный вариант ведения
Вести журнал можно в электронном виде с последующим получением печатного экземпляра. Порядок получения бумажного носителя аналогичен прочим книгам учета. По истечении установленного документооборотом периода форма распечатывается, прошивается и закрепляется подписью руководителя.
Стандартный вариант предусматривает годовой период формирования журнала. Минус формы – отсутствие возможности получения подписи работника.
Особенности учета дополнительных соглашений
Дополнительные соглашения подлежат регистрации в журнале. Изменения к трудовому договору вносятся под дополнительной нумерацией с добавлением индекса к цифрам основного контракта либо под самостоятельным номером. Порядок нумерации определяется регистрационным работником.Если дополнительное соглашение нумеруется с использованием отдельного показателя, документ заносится в журнал отдельной строкой. В иных вариантах для записи номера используются отдельные столбцы из строки основного договора.
Как регистрировать и нумеровать контракты
Ответственное лицо заносит регистрационную запись после полного оформления договора, проставления подписей работодателя и сотрудника. Нумерация документа осуществляется таким образом, чтобы упростить учет, поиск данных по номеру и исключить мошенничество с цифрами простого двоичного исчисления.
Нумерация разрабатывается регистратором либо иным лицом, заинтересованном в надежности нумерации.
Трудовой договор – один из важных документов кадрового учета. Форма имеет строгую идентификацию по каждому работнику. Задача кадрового учета заключается в создании системы нумерации, своевременной записи в журнал регистрации и получения росписи сотрудника после принятия экземпляра договора на руки.
Более детально о процессе приема на работу сотрудника, в том числе заполнение журнала регистрации трудового договора рассказано в данной видеоматериале:
znaybiz.ru











