Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Каков срок хранения журнала учета должностных инструкций? Срок хранения журнала регистрации должностных инструкций
| Наименование журнала (кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) | Обязательность ведения | Форма | Назначение | Срок хранения |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении | 75 лет |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 | Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 | Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации | 75 лет |
| Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ | 5 лет |
| Журнал регистрации трудовых договоров | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах | 75 лет |
| Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля | Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ | Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141 | 5 лет | |
| Журнал регистрации приказов по основной деятельности | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов по личному составу | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации | 75 лет |
| Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Предусмотрена статьей 230.1 Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653 | Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73 | Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве | Постоянно |
| Журнал регистрации приказов на отпуск | Не предусмотрена | Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков | 5 лет | |
| Журнал учета поощрений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации | 75 лет |
| Журнал учета дисциплинарных взысканий работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению | 75 лет |
| Журнал регистрации приказов об увольнении | Не предусмотрена | Произвольная | Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников | 75 лет |
| Журнал регистрации листков нетрудоспособности | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих | 5 лет |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки |
Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения | 5 лет | |
| Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | Не предусмотрена |
Произвольная. Можно использовать типовую форму, которая ранее была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н |
Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания | 5 лет |
| Журнал учета переводов | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения видов и сроков переводов работников | 75 лет |
| Журнал учета совместителей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета совместителей и характера совместительства | 75 лет |
| Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации | 75 лет |
| Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов | 75 лет |
| Журнал регистрации должностных инструкций | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения | 75 лет |
| Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников | 5 лет |
| Журнал регистрации вводного инструктажа | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников | Постоянно |
| Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте | Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 | Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки | Постоянно |
| Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности | Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645 | Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников | Постоянно |
| Журнал учета входящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации входящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал учета исходящей корреспонденции | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации исходящей корреспонденции | 5 лет |
| Журнал регистрации заявлений работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи | 75 лет |
| Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания | 75 лет |
| Журнал регистрации иностранных работников | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов | 5 лет |
| Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия | 75 лет |
| Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы | 75 лет |
| Журнал учета личных дел | Не предусмотрена | Произвольная | Для отражения и учета личных дел работников | 75 лет |
| Журнал регистрации договоров о материальной ответственности | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены | 75 лет |
| Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей | Предусмотрена приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Установлена пунктом 14 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н | Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей | Постоянно |
| Журнал учета выданных доверенностей | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета и систематизации выданных доверенностей и оснований их выдачи | Постоянно |
| Журнал учета исполнительных листов | Не предусмотрена | Произвольная | Для учета исполнительных листов, поступающих на имя работников, размеров удержаний и сведений об их получателях | 5 лет |
www.kdelo.ru
Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников
Где должны храниться должностные инструкции сотрудников
Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой
Где должны храниться должностные инструкции сотрудников
Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.
Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:
- в архивы;
- фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.
Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.
ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.
При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).
Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой
В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:
- типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
- индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.
При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.
Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.
Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.
rusjurist.ru
где и сколько, после замены новой
Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.
Содержание статьи
Законодательная база
Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:
- Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
- Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
- Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
- Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
- Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
- О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
- В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.
Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.
Сколько должно быть экземпляров
Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:
- Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
- Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
- Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
- Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
- Определяется структура и содержание инструктажа.
- Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
- Подписывается, утверждается и регистрируется.
- Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.
Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.
При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.
В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.
Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.
Варианты хранения документации
Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.
Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.
С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.
Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.
Данный документ доступно хранить:
- как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
- в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.
При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.
Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией
Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:
Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;
В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;
Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.
Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.
Замена может понадобиться, если:
- сменилось наименование организации;
- сменилось руководство;
- произошла реорганизация;
- произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
- при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
- при изменении названия должности.
Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.
В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.
То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.
В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.
Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Заключение
Таким образом, должностная инструкция:
- Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
- Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
- Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.
znaybiz.ru
Сроки хранения документов по номенклатуре дел в 2018 году
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1
- Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", т.к. он будет иметь большую юридическую силу.
Правила хранения
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел
1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде)
- наименование структурного подразделения (в полном виде)
- номер дела (в соответствии с номенклатурой)
- заголовок дела
- срок хранения документов по номенклатуре
2. В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы
- один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
- изданные в одном календарном году
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).
Сроки хранения
Периоды сохранения документации приведены в таблице.
|
1 год |
журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля) |
|
данные лиц, не принятых на работу |
|
|
графики отпусков |
|
|
3 года |
учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
|
записи о трудовой дисциплине |
|
|
5 лет |
акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
|
выписки по улучшению условий и охраны труда |
|
|
документы, по технике безопасности и ее соблюдению |
|
|
документы о командировках |
|
|
50 лет (до востребования владельцем) |
личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
|
75 лет |
характеристики и личные карточки сотрудников |
|
трудовые договоры |
|
|
Постоянно |
коллективные договоры |
|
личные дела руководителей |
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.
Постоянный срок хранения |
||
|
Положение о защите персональных данных |
п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ |
|
|
Правила внутреннего трудового распорядка |
ч.4 ст. 189 ТК РФ |
|
|
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) |
ст. 21 ТК РФ |
|
|
Положение об аттестации |
||
|
Положение о системе обучения |
ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ |
|
|
Приказы по основной деятельности |
||
Длительное хранение |
||
|
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания |
ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ |
75 лет |
|
Личные карточки работников (Т-2) |
Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 |
75 лет |
|
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
75 лет |
|
|
Табели учета рабочего времени |
ч.3 ст. 91 ТК РФ |
75 лет |
|
Трудовые договора, соглашения к ним |
ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ |
75 лет |
Ограниченный срок хранения |
||
|
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий |
15 лет |
|
|
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков |
Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ |
5 лет |
|
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда |
ст. 135, 144, 147 ТК РФ |
5 лет |
|
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников |
5 лет |
|
|
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок |
5 лет |
|
|
Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников |
ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. |
5 лет |
|
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
3 года |
|
|
Журналы учета рабочего времени |
1 год |
|
|
Графики предоставления отпусков |
ст. 123 ТК РФ |
1 год |
|
Перечень профессий с вредными условиями труда |
ст. 221 ТК РФ |
до замены новыми |
|
Перечни профессий |
до минования надобности |
|
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».
При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:
- по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
- «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.
Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.
Административная ответственность
В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.
Судебная практика
Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.
clubtk.ru
Срок хранения должностных инструкций сотрудников | Статьи
Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций.
В том числе затронем следующие темы:
- для чего нужны должностные инструкции сотрудников;
- учет и хранение должностных инструкций сотрудников;
- сроки хранения должностных инструкций сотрудников.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Читать статью
Для чего нужны должностные инструкции сотрудников
Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность.
Как оформить должностную инструкцию
Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:
- рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
- конкретизировать права и ответственность работников;
- повысить личную и коллективную ответственность персонала;
Можно ли оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации
- предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
- ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
- провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
- служить доказательной базой при трудовых спорах;
- расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.
Проверяем эффективность должностных инструкций
Читайте по теме в электронном журнале
Учет и хранение должностных инструкций сотрудников
Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.
Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:
Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации.
Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции
Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание. Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника.
Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.
Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов
Сроки хранения должностных инструкций сотрудников
Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций?
На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов.
12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку
На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.
Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой.
Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.
www.kdelo.ru
Сколько должны храниться должностные инструкции? | Вопросы подписчиков
Сколько должны храниться должностные инструкции? В Приказе Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" есть два вариант1. Постоянно (Индивидуальные работников - 75 л.)2. После замены новыми - 3 года.Помогите разобраться, что здесь имеется в виду под индивидуальными работниками?
Ответ на вопрос:
Должностная инструкция - внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий задачи, трудовую функцию и конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и пределов ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письма Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1, от 31.10.2007 № 4412-6, от 09.08.2007 № 3042-6-0).
Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:
- приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью). В этом случае инструкция хранится вместе с трудовым договором. В данном случае, в соответствии со ст. 657 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, инструкция хранится 75 лет;
- отдельным документом. В этом случае должностная инструкция признается локальным нормативным актом, и в данном случае, эту инструкцию на практике относят к индивидуальной. Соответственно, в данном случае, в соответствии со ст. 77 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, индивидуальная должностная инструкция работника хранится в организации 75 лет.
Таким образом, в ст. 77 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, речь идет о должностных инструкциях разработанных отдельным документом, т.е. индивидуальным.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Составление должностной инструкции
Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).
Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:
Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.
Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.
Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.
Разделы должностной инструкции
Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:
<...>
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
- Ответ:Как оформить должностную инструкцию
- Нормативно-правовая база:
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 25 августа 2010 г. N 558
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"
II. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа* | Примечания |
| 77 | Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): |
(1) Индивидуальные работников - 75 л. (2) После замены новыми |
|
| а) по месту разработки и/или утверждения | Пост.** (1) | ||
| б) в других организациях | 3 г. (2) |
*Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
15.05.2015
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
эксперт Системы Кадры
______________________________________________________________________
Пожалуйста, оцените полученный ответ, проставив под ним в Системе соответствующее количество звездочек от 1 до 5.Это поможет нам убедиться, что ответ Вами получен и не требует дополнительных пояснений.Если уточнения все-таки понадобятся, то Вы можете оставить свои комментарии там же – в форме оценки.Если Вы хотите изменить оценку, то нажмите на крестик рядом со «Спасибо за оценку» и поставьте новую.Ответ на Ваш вопрос подготовлен в соответствии с правилами работы экспертной поддержки Системы Кадры.
www.kdelo.ru
Хранение должностных инструкций | Статьи
Чем больше организация, тем больше в ней работает сотрудников, следовательно, необходимость регламентировать их трудовую деятельность становится более острой. Как нельзя лучше для этого подходят должностные инструкции, которые четко определяют круг обязанностей и порядок их выполнения для каждого сотрудника в организации. Однако, мало кто знает, как они должны правильно храниться. Именно этот момент мы рассмотрим сегодня более подробно.
Из данной статьи вы узнаете:
- что такое должностная инструкция;
- количество и хранение должностных инструкций в организации;
- основные моменты в оформлении должностных инструкций.
Для того, чтобы сделать процесс работы в организации более слаженным, а круг обязанностей каждого сотрудника более четким многие руководители издают такие внутренние документы, как должностные инструкции. О том, что они регламентируют и как должны храниться мы расскажем вам более подробно.
Что представляет собой должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний документ, который призван определять должностные обязанности того или иного сотрудника и четко регламентировать порядок их выполнения. Более того, должностная инструкция также может содержать разделы касательно внешнего вида сотрудника, если это влияет на его трудовую деятельность (к примеру, для секретаря организации).
Читайте по теме в электронном журнале
Наличие должностных инструкций в организации говорит о четком распределении обязанностей, а также о желании руководителя создать единый и слаженный механизм работы всего коллектива. Однако в небольших компаниях, зачастую, отсутствует необходимость в составлении должностных инструкций, так как маленький штат сотрудников позволяет непосредственно отслеживать работу каждого. Если же в вашей организации планируется издание должностных инструкций, то давайте рассмотрим, как это происходит.
Что принесет независимая оценка квалификации секретарям
Как правило, разработкой должностных инструкций занимается служба ДОУ при непосредственном участии главы отдела компании, для которого данная инструкция создается. К примеру, если возникла необходимость создания инструкции для бухгалтеров, то принимать участие в данном процессе должен главный бухгалтер, который знает специфику данной работы. После составления инструкции она должна пройти согласование у главы отдела и у руководителя организации.
Отметим, что не существует каких-либо ограничений по должностям, для которых разрабатываются инструкции. При особом желании, должностная инструкция может быть разработана как для самого руководителя организации, так и для уборщиков и грузчиков.
Количество и хранение должностных инструкций в организации
В основном, должностные инструкции в организациях издаются в двух-трех экземплярах. Первый экземпляр должен находиться непосредственно в том подразделении организации, в котором трудятся сотрудники данной должности, второй экземпляр хранится вместе с уставом организации и прочими распорядительными документами, а третий может находиться в службе ДОУ в качестве копии либо у самого руководителя организации.
Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов
Отметим, что если сотрудники, занимающие одинаковую должность работают в разных подразделениях (к примеру, секретари начальников различных подразделений), то и должностная инструкция должна быть у каждого своя.
Основные моменты в оформлении должностных инструкций
Основным регламентом, устанавливающим требования к оформлению текстовых документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ). И, хотя эти требования носят только рекомендательный характер, их следует изучить и применять в максимально полном объеме.
Так, ГОСТом устанавливается перечень реквизитов, которые должна содержать должностная инструкция. Это наименование предприятия и самого документа, его дата и номер, место издания документа, заголовок к тексту инструкции (наименование должности, для которой она разработана), грифы согласования и утверждения, подписи разработчиков инструкции и отметка о том, что работник с документом ознакомился, содержащая поля для его подписи и даты ознакомления.
Внимание: Класс должностной инструкции как вида документа по ОКУД — 0200000 - «Организационно-распорядительная документация», код, который необходимо указать в реквизитах, 0253051.
Текст должностной инструкции должен быть разбит на несколько разделов, внутри которых, при необходимости, могут содержаться подразделы. В документе должны с максимальной степенью подробности рассматриваться такие вопросы, как:
- основные трудовые функции и виды работ;
- полномочия и их краткое описание;
- ответственность и меры наказания, применяемые в случае несоблюдения работником требований должностной инструкции.
Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно
Нумерация разделов и подразделов выполняется римскими цифрами, точки в конце их наименований не проставляются.
Поскольку должностная инструкция является внутренним документом, действие которого ограничивается одной организацией, в соответствии с ГОСТом допускается размещать реквизит «Согласовано» в нижней части оборотной стороны последнего листа оригинала. Проставление визы согласования на каждом листе также допускается.
www.sekretariat.ru
