Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон? Срок хранения журналов регистрации

документ не обязательный, но очень полезный

Многие компании регистрируют трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками, в специальном журнале. О нюансах и тонкостях заполнения журнала регистрации трудовых договоров, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Условия, которые нужно включить в трудовой договор

Трудовой договор (далее по тексту — ТД) оформляют с учетом общих требований закона (ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем следует учитывать и специальные нормы о временных, сезонных работах и др. (гл. 45, 46 ТК РФ и т. д.).

В трудовом договоре отражают необходимые сведения о работодателе и сотруднике. Также прописывают обязательные и дополнительные условия. Рассмотрим, как закрепить те из них, которые отражают специфику ТД.

Трудовая функция. Кадровики привыкли понимать под трудовой функцией работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Но если работник принимается на временные работы и т. п., трудовую функцию часто определяют через конкретный вид поручаемой работы (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).

Cрок действия ТД. Обязательным условием срочного ТД является срок его действия (абз. 4 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (3). Если он не прописан, то договор признается бессрочным (ч. третья ст. 58 ТК РФ).

Окончание срока отражают конкретной датой (например, используют фразу «трудовой договор заключен на срок до 30 октября 2015 года» или «последним днем работы является 30 октября 2015 года») или указанием на юридический факт (событие). Во втором случае возможны следующие варианты формулировок:

«до выхода на работу Ивановой Инны Ивановны, находящейся в отпуске по уходу за ребенком» – если договор заключен на время отсутствия основного работника;

«до окончания временных малярных работ» – если договор заключен для выполнения временных (до двух месяцев) работ;

«до окончания сезона» – если договор заключен для выполнения сезонных работ и др.

Совмещать два способа указания срока нельзя. Это может привести к непредвиденным проблемам. Например, женщина вправе выйти из отпуска по уходу за ребенком досрочно. Если в ТД с заменяющим ее работником день увольнения приурочен к конкретной дате окончания отпуска, то два работника одновременно окажутся на одной должности и возникнет трудовой спор.

Если временный работник подменяет сотрудников, поочередно уходящих в отпуска, в каждом случае такой замены нужно заключать новый срочный ТД (абз. 2 ч. первой ст. 59 ТК РФ).

Причина для заключения ТД

В ТД необходимо указать обстоятельства или причины, послужившие основанием для его заключения. Причину прописывают в соответствии с формулировками Трудового кодекса или другого федерального закона (абз. 4 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (4). Если этого не сделать или указать причину, противоречащую закону, контролирующие органы могут счесть, что срочный ТД заключен незаконно. Гострудинспекция в таком случае привлечет работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Признать срочный ТД бессрочным сможет суд при обращении работника.

Справка

Порядок предоставления отпуска

По общему правилу, работникам, заключившим ТД, оплачиваемые отпуска предоставляют из расчета не менее 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ). Если сотрудник трудился меньше года, продолжительность отпуска исчисляют пропорционально отработанному времени. За каждый месяц сотруднику положено по 2,33 дня отпуска (28 дн.: 12 мес.). Нецелое количество дней отпуска округляют в пользу работника, а не по правилам арифметики.

Работникам, принятым на срок до двух месяцев или для выполнения сезонных работ, предоставляют оплачиваемый отпуск или выплачивают компенсацию при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). Поскольку это отличается от общих правил, порядок предоставления отпуска необходимо закрепить в ТД (абз. 6 ч. второй ст. 57 ТК РФ) (5).

Читайте по теме в электронном журнале

Регистрация трудовых договоров и дополнительных соглашений

У работодателя нет прямой обязанности вести журнал регистрации ТД. Между тем такой журнал на практике ведут практически все кадровые службы организаций. Это облегчает кадровую работу и поиск информации о конкретном договоре. Кроме того, документу присваивается свой номер, который также отражается в журнале регистрации.

Отметим, что многие работодатели ведут также специальный журнал регистрации приемов на работу. Такая форма также очень удобна в практической работе, поскольку позволяет быстро определить дату приема на работу сотрудника и другую информацию. В том случае, если заключается срочный ТД, в таком журнале также отражается дата его окончания.

Кадровику важно знать дату окончания срочного ТД. Объясняется это тем, что работодатель в обязательном порядке должен письменно предупредить работника за три календарных дня о том, что он вскоре будет уволен. Это правило установлено частью 1 статьи 79 ТК РФ.

Исключение сделано только в отношении ситуаций, когда срочный ТД заключается на время выполнения обязанностей отсутствующего работника. В таком случае трудовые отношения прекращаются в день выхода на работу основного сотрудника.

В этой связи, для того, чтобы исполнить требования трудового законодательства, кадровик должен отслеживать даты окончания срочных отношений. И в этом ему поможет специальный журнал, в котором будет указана дата приема на работу и дата окончания договора (для срочных отношений).

Читайте также:

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Итак, работодатель самостоятельно определяет будет ли он вести специальный журнал регистрации ТД или нет. Ведение таких журналов носит рекомендательный характер, а не обязательный.

Обращаем внимание, что унифицированной формы такого журнала нет. Поэтому каждая организация может разработать такой документ с учетом практической необходимости.

Рекомендуем также помимо журнала, в котором будут регистрироваться непосредственно ТД вести отдельную регистрационную форму для учета договоров о материальной ответственности работников. Напомним, что для того, чтобы возложить на работника полную материальную ответственность с ним должен быть заключен отдельный ТД.

И для того, чтобы вести надлежащий учет таких ТД и понадобится специальная форма.

Скачать чистый бланк >>>Скачать заполненный образец >>>

Журнал регистрации трудовых договоров: срок хранения

Как мы уже отметили,  журнал учета ТД носит рекомендательный характер. Работодатель на свое усмотрение принимает решение о необходимости ведения такого документа. Между тем, если такой журнал ведется в организации, необходимо соблюдать срок его хранения.

Такой срок установлен пунктом 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Такой журнал должен храниться в организации в течение 75 лет.

Поскольку, как мы уже отметили выше, унифицированной формы журнала нет, работодатель может самостоятельно определить структуру документа. И включить в него внесение той информации, которую он посчитает актуальной.

Справка

Рекомендуем включить в журнал следующие графы:

1. порядковый номер;
2. номер ТД;
3. дату трудоустройства сотрудника;
4. данные сотрудника: фамилию, имя и отчество;
5. структурное подразделение, в которое сотрудник принят на работу;
6. информацию о сроке ТД . Если отношения носят срочный характер, обязательно следует указать дату прекращения ТД;
7. данные о заключенных дополнительных соглашениях к ТД;
8. дату увольнения;
9. и специальную графу для примечаний.

Также следует предусмотреть специальный раздел, в котором будет указываться информация, о сотруднике, ответственном за ведение этого журнала.

Читайте также:

www.sekretariat.ru

Срок хранения договоров в организации

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

• данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
• краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
• указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода  – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

• определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
• отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
• составление описи документов;
• утилизация и составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Скачать список сроков хранения документов организаций

Рекомендуем к прочтению

paperdoc.ru

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа*

Примечания

1	2	3	4
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
648	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Пост.
649	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 л. ЭПК
650	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л.
651	Переписка о переводе работников в другие организации	3 г.
652	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 л. ЭПК
653	Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год	Пост.
654	Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
655	Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:		(1) После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г. (1)
656	Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):		(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
	а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания	Пост. **
	б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих	75 л. ЭПК
657	Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
658	Личные карточки работников, в т.ч., временных работников	75 л. ЭПК
659	Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом	75 л.
660	Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
661	Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел	5 л. ЭПК
662	Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников	75 л. ЭПК
663	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу	3 г.
664	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (1)	(1) Невостребованные –75 л.
665	Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 л.
666	Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных	75 л. ЭПК
667	Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу	75 л.
668	Командировочные удостоверения	5 л.(1)	(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
669	Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников	5 л. ЭПК (1)	(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
670	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним	Пост.
671	Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 л. ЭПК
672	Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей	3 г. (1)	(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
673	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 г.
674	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 л. ЭПК
675	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 л. ЭПК
676	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 л. (1)	(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК
677	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок	5 л.
678	Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов	Пост.
679	Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов	5 л. (1) ЭПК	(1) После урегулирования конфликта
680	Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	Пост.
681	Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л. ЭПК
682	Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
683	Журналы регистрации:
	а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 л.
	б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими	5 л.
	в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих	Пост.
	г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов	5 л.
684	Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих	Пост. (1)	(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
685	Списки:		(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
	а) членов руководящих и исполнительных органов организации	Пост. **
	б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий	Пост. **
	в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий	Пост. **
	г) работников	75 л.
	д) прошедших аттестацию	5 л.
	е) подлежащих воинскому учету	3 г.
	ж) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
	з) получающих персональные ставки, оклады	10 л. (1)
	и) обучающихся без отрыва от производства	5 л.
	к) работников, ушедших на пенсию	5 л.
	л) лиц, выезжающих за границу	5 л.
686	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
687	Переписка об оформлении командировок	5 л. (1)	(1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
688	Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации	5 л.
689	Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз	5 л.
690	Переписка по воинскому учету работников	3 г.
691	Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 л.
692	Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 л.
693	Графики предоставления отпусков	1 г.
694	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 г.
695	Книги, журналы, карточки учета:		(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л.
	а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников	75 л.
	б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений	75 л.
	в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л.
	г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 л.
	д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 л.
	е) лиц, подлежащих воинскому учету	3 г. (1)
	ж) отпусков	3 г.
	з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 л.(2)
	и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации	75 л.
	к) выдачи командировочных удостоверений	5 л.
	л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 л.
8.2. Установление квалификации работников
696	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	15 л. (1) ЭПК	(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
697	Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
698	Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
699	Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 л. ЭПК
700	Квалификационные требования:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
701	Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
702	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 л.
703	Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий	5 л.
704	Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала	75 л. ЭПК
705	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 л.
706	Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории	5 л.
707	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 г.
8.3. Повышение квалификации работников
708	Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации	5 л. ЭПК
709	Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации	5 л.
710	Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
711	Учебные планы, программы, задания:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
712	Учебно-методические пособия:
	а) по месту разработки	Пост.
	б) в других организациях	До минования надобности
713	Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 л. ЭПК
714	Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов	1 г. (1)	(1) После замены новыми
715	Стенограммы лекций преподавателей	10 л. ЭПК
716	Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
717	Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
718	Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами	3 г.
719	Планы повышения квалификации работников:
	а) по месту составления и утверждения	5 л.
	б) в других организациях	До минования надобности
720	Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников	5 л.
721	Договоры о повышении квалификации работников	5 л. (1)	(1) После истечения срока действия договора
722	Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	3 г.
723	Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
724	Книги учета контрольных работ	3 г.
725	Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	1 г.
726	Ведомости учета часов работы преподавателей	5 л. (1)	(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
727	Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов	3 г. (1)	(1) После замены новыми
728	Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов	1 г.
729	Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам	5 л.
730	Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей	5 л. ЭПК
731	Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий	1 г.
732	Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л. (1)	(1) После окончания обучения
733	Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
734	Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников	5 л.
8.4. Награждение
735	Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в представляющих организациях	75 л. ЭПК
736	Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
737	Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными	До востребования (1)	(1) Невостребованные – 75 л.
738	Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями	Пост.
739	Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций	75 л. ЭПК
740	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:
	а) в награждающих организациях	Пост.
	б) в других организациях	75 л. ЭПК
741	Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных	Пост.
742	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК
743	Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград	Пост.
744	Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	До замены новыми
745	Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград	Пост.
746	Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел	75 л.
747	Книга Почета организации	Пост. **

archives.ru

Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов? | Вопросы подписчиков

Вопрос

Каковы сроки хранения таких документов, как исходящая и входящая переписка?

Ответ

                Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.

Мы рассказывали ранее о входящей корреспонденции в материале по ссылке.

Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа "входящие – исходящие", нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.

Читайте о текущем хранении документов больше информации в статье по ссылке.

Например, переписка с органами власти и управления имеет срок хранения 5 лет ЭПК, поэтому ее целесообразно выделить в отдельное дело. Переписка с поставщиками, заказчиками, клиентами (в рамках договорных отношений) имеет 5-летний срок хранения, ее также можно выделить в отдельный массив. В зависимости от объемов этой переписки это может быть одно или несколько дел и т.д. Вот несколько извлечений из указанного перечня:

№ статьи	Вид документа Переписка	Срок хранения	Примечания
12	Переписка с исполнительными органами государственной власти РФ, субъектов РФ, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5 л. ЭПК
51	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
53	Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
62	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
83	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
98	Переписка по вопросам планирования	5 л.
103	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК
120	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 л. ЭПК
126	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов	5 л.
128	Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений	5 л. ЭПК
138	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 л.
144	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 г.

Статья о исходящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.

www.sekretariat.ru

Сроки хранения документов в организации. Сколько нужно хранить бумаги, чтобы не нарушать закон?

ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ №125) устанавливает обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей хранить документы о своей деятельности (включая и бумаги по личному составу) в течение сроков, установленных законами и другими нормативными актами России. Также ФЗ №125 предусматривает возможность привлечения к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле. Для того чтобы избежать проблем в ходе ведения делопроизводства, нужно изучить установленные законом сроки хранения документов на предприятии.

Обеспечение условий сохранности

Статья 18 ФЗ №125 устанавливает, что архивные документы, находящиеся в частной собственности и принадлежащие организациям и индивидуальным предпринимателям, могут храниться ими самостоятельно или передаваться на хранение в специализированные учреждения, которые внесены в перечень учреждений осуществляющих функции по сохранности документации (архивы, библиотеки и другие).

Согласно ФЗ №14 от 8 февраля 1998 года «Об обществах с ограниченной ответственностью», все документы общества, предусмотренные законами и иными нормативными актами, а также уставом общества, решениями общих собраний и исполнительного органа предприятия должны храниться по месту нахождения единоличного исполнительного органа общества или в другом известном и доступном его участникам месте.

Общество по требованию участника или участников обязано обеспечивать доступ к данным документам. Бумаги должны быть представлены для ознакомления в помещении, где расположен исполнительный орган (директор) в течение трех дней с момента получения обществом требования об ознакомлении с документацией.

Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива. Оформляется решение об этом специальным положением, в котором указываются условия и порядок создания архивного отдела, ответственные за сохранность бумаг лица, порядок доступа к архивным бумагам, сроки хранения отдельных документов и многие другие организационные моменты.

Индивидуальный предприниматель чащ всего хранит документацию о своей коммерческой деятельности по месту своего жительства.

Сколько нужно хранить бумаги?

Сроки хранения документов определены Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту сроки хранения документов могут быть обозначены следующим образом:

1. Постоянно.
2. До минования надобности.
3. До замены новыми.
4. До ликвидации организации.
5. Конкретным количеством лет.

Постоянный срок хранения имеет очень большое количество документов. Наиболее распространенным среди них являются:

1. Корпоративные документы (устав, протоколы общих собраний, решения единственного участника ООО, документы о правах на имущество организации (которое состоит на балансе), учредительный договор и другие документы).
2. Коллективные договоры
3. Годовая бухгалтерская отчетность.
4. Книги доходов и расходов организаций и ИП применяющих упрощенную систему налогообложения.
5. Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц.
6. Некоторые гражданско-правовые договоры (по лизингу организации, сдачи в аренду или купли-продажи земли, зданий, строений или сооружений, доверительного управления имуществом и другие).
7. Локальные нормативные акты организации.

До минования надобности коммерческие компании и ИП хранят:

• Законы и иные нормативные акты.
• Книги и журналы учета копирования баз данных, а также электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера.
• Исполнительные листы работников.
• Образцы подписей материально ответственных лиц.
• Журналы учета работников совмещающих профессии.
• Другие документы.

Важно!

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года (уточнение Приказа Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года).

До замены новыми в организации хранятся:

1. Профильные Кодексы профессиональной этики.
2. Базы данных по законодательным актам.
3. Типовые и примерные номенклатуры дел.
4. Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию.
5. Формы (альбомы форм) первичных документов и регистров бухгалтерского учета.
6. Бланки форм статистической отчетности.
7. Типовые нормативы по труду.
8. Перечни профессий с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда.
9. Планы эвакуации людей и ценностей в случае аварии.
10. Списки детей работников организации.

До ликвидации организации хранить необходимо описи бумаг, предоставленных организацией на торги (аукцион, конкурс) при покупке земельных участков, зданий и другой недвижимости.

Вообще при ликвидации предприятия основная часть его документов передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы. Однако, Приказом Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года предусмотрено, что некоторые бумаги ликвидируемых организаций, которые не являются источниками формирования архивов, могут передаваться в архивы на основании проведенной архивным учреждением выборки организаций и документов.

Конкретное количество лет (от одного года до 75 лет) хранения имеет подавляющее большинство документации организации:

1. 75 лет хранятся все бумаги по персоналу (приказы и распоряжения по личному составу, штатно-списочный состав, индивидуальные должностные регламенты, распорядительные документы по персоналу, лицевые карточки и счета работников и другие документы).
2. 45 лет хранятся документы (положения, протоколы) об аттестации рабочих мест работников не занятых на опасных и вредных производствах.
3. 15 лет хранятся бумаги, относящиеся к электронно-цифровой подписи (заявление на получение ключа ЭЦП, уведомление о его приостановлении и аннулировании, договоры с удостоверяющим центром, переписка о сертификатах ключа ЭЦП и другие), документы о востребовании имущества из чужого незаконного владения (иски, предписания, решения суда), переписка с зарубежными организациями по внешнеэкономической деятельности.
4. 10 лет хранится технико-экономический паспорт организации, переписка о передаче имущества в доверительное управление, хозяйственное ведение или оперативное управление, документация о состоянии защиты информации в организации, документы по продаже движимого имущества и залогу имущества организации.
5. 5 лет хранится большинство гражданско-правовых договоров (поручения, мены, проката, подряда между юридическими лицами) и многие другие документы.

Важно!

Законодательство об архивном деле устанавливает возможность изменения срока хранения, определяемого конкретным количеством лет, на постоянный при условии, если необходимость такого изменения будет установлена эксперно-проверочной комиссией.

Приказ Министерства культуры РФ №558 от 25 августа 2010 года – объемный нормативный акт, в который внесены сроки хранения самых различных документов, касающихся не только предпринимательской деятельности юридических лиц и ИП, но и государственной власти и муниципального управления. Мы привели лишь наиболее распространенные примеры сроков, в течение которых нужно хранить те или иные бумаги предприятий и ИП. Точные сроки лучше уточнять непосредственно в самом приказе.

Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, - напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!

Полезный материал? Поделись ссылкой!

www.eregistrator.ru

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Срок хранения приказов по основной деятельности императивно определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства. Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности. 

Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации

Срок действия приказов по основной деятельности

Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?

Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.

Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (ред. от 16.02.2016), утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

 

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.

Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации

После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение «ОД» сразу ассоциируется с основной деятельностью).

Подписывайтесь на&nbspнаш канал в&nbspЯндекс.Дзен!

Подписаться на канал

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.

Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант. Например, можно использовать такое оформление:

• титульный лист с надписью «Журнал регистрации приказов по ОД за 2014 год ООО "Эверест"»;
• страницы с таблицей, содержащей записи о регистрации приказов:

Дата издания приказа	Рег. номер	Краткое содержание приказа	Отметка об исполнении
23.01.2014	1-ОД	О замене печати В связи с утратой старой печати принять новый оттиск и изготовить новую печать.	Отдел снабжения
17.02.2014	2-ОД	Об утверждении должностной инструкции мастера участка в новой редакции	Юридический отдел
28.02.2014	3-ОД	Об изменении режима работы предприятия В связи с началом зимы организация переходит на зимний режим работы	Юридический отдел Бухгалтерия

Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.

Хранятся журналы регистрации приказов по основной деятельности так же, как и любые другие приказы, при этом относятся, согласно подп. «а» п. 258 Перечня, к документам постоянного хранения.

Срок действия приказов по основной деятельности

Чтобы организовать правильно хранение документов, следует прежде определить срок действия (актуальности) каждого конкретного акта. Приказы по основной деятельности начинают действовать с даты их издания или с момента, указанного в самом тексте. Прекращается же действие такого приказа в двух случаях:

1. Если его отменили другим документом.
2. Если истек срок, указанный в самом приказе.

По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.

Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении. Несмотря на установленный законодательством срок хранения не все приказы по основной деятельности должны подшиваться в архивные дела. Ценность и значимость каждого документа определяет специальная комиссия или уполномоченное лицо. В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.

Если организация входит в список предприятий, формирующих государственные и муниципальные архивы, то дела передаются в архив. Большинство юридических лиц не имеет такой возможности, поэтому архивным хранением такие компании занимаются самостоятельно.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время для организаций, не формирующих государственные (муниципальные) архивы, Перечнем предусмотрены боле щадящие сроки. Так, срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет (примечание к Перечню). При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа (абз. 4 раздела 1.4 Перечня), то есть срок хранения приказа от 2015 года начинается с 1 января 2016 года.

Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как «до минования надобности», но не менее 1 года (примечание к Перечню). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.

Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение. Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.

Как видите, сроки хранения приказов по основной деятельности говорят о том, что данный вид актов имеет большую значимость. В связи с этим во избежание штрафных санкций за непредставление или утрату важных документов (статьи 13.20, 13.25 Кодекса об административных правонарушениях) следует четко соблюдать порядок и сроки хранения рассмотренных актов.

nsovetnik.ru

Как определяются сроки хранения номенклатуры дел? | Статьи

Сроки хранения документов по номенклатуре дел различные, а прописываются они в специальных перечнях. Информацию по данному вопросу в некоторых случаях приходится искать дополнительно. При этом существуют бумаги, которые следует хранить постоянно, а от некоторых можно время от времени избавляться.

В данной статье вы узнаете:

• каковы сроки хранения номенклатуры дел (по разным подразделениям),
• где найти информацию о сроках хранения номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел производится в последнем квартале года, ее утверждает руководство, а действовать она начинает с 1 января, согласно п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002. Собственно сроки хранения бумаг указаны в типовых и ведомственных перечнях. Главным среди них является Перечень архивных документов и сроков их хранения, который был утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Рассмотрим, каковы сроки хранения бумаг отдельных ведомств и подразделений организации.

Сроки хранения номенклатуры дел: канцелярские документы

Номенклатура канцелярии любой компании содержит большое количество документации. Сроки ее хранения существенно отличаются друг от друга и могут варьироваться от года (например, правила внутреннего трудового распорядка ежегодно заменяются новыми) до бессрочного периода (актуально для коллективного договора).

Сколько хранить документы кадровой службы?

Сроки хранения номенклатуры дел кадрового подразделения обычно составляют 75 лет. Данный период предусматривается для документации, которая связана с личными сведениями о сотрудниках организации.

Документы «зарплатного» департамента: какие сроки хранения?

Обычно период хранения документов, связанных с расчетом и выплатой зарплаты, составляет до пяти лет. Исключением являются определенные бумаги, которые запрещено уничтожать в течение 75 лет. К ним принадлежат и лицевые счета сотрудников. Тогда как локальные акты, используемые для осуществления расчетов с персоналом, требуется хранить постоянно.

Сроки хранения номенклатуры дел: налоговые документы

Документация, связанная с налоговым учетом и декларированием, принадлежит к числу бумаг кратковременного хранения. Почти все дела данного отдела (в том числе и налоговая отчетность) должны храниться 4-5 лет. Однако существуют нюансы, распространяющиеся на документы, связанные с подтверждением суммы убытка при его наличии. Они должны быть у компании, согласно п. 4 ст. 283 НК РФ. Судебная практика гласит, что для подтверждения объемов убытков используются декларации по налогу на прибыль и первичные бухгалтерские документы. Как следствие, хранить их необходимо в течение всего срока переноса убытка и еще 4 года после того, как он будет полностью списан.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Данный отдел номенклатуры является самым объемным: существует много форм и видов бухгалтерских бумаг. Часть из них хранится пять лет (например, накладные, акты и другие первичные документы), другие же (описи инвентаризации и отчеты) – постоянно.

Определяем сроки хранения номенклатуры дел отдела охраны труда

Обычно номенклатура по рассматриваемому отделу включает в себя различные журналы, период хранения которых варьируется от двух (журнал выдачи инструкции по охране труда) до десяти лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Однако большинство бумаг данного отдела должна храниться на протяжении пяти лет.

Плановая и статистическая документация: каковы сроки хранения?

Все прогнозы и планы, связанные с данной группой бумаг, нужно хранить постоянно. Исключение составляют лишь индивидуальные планы и отчеты работников, их достаточно хранить в течение года.

Как определить сроки хранения номенклатуры дел, если их нет в типовом перечне (он утвержден приказом №558)?

Не все периоды хранения бумаг присутствуют в вышеозначенном перечне. Поэтому необходимо пользоваться также ведомственными перечнями для выяснения сроков. Это актуально, например, для документации производственно-технического отдела, по которому имеется информация в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Наименование документации отсутствует и в типовом, и в ведомственном перечне. Как быть?

В данной ситуации следует установить срок хранения бумаг с помощью экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения по представлению архива компании и центральной экспертной комиссией фирмы. Именно такой порядок действий предусматривает п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Заключение

Вопрос четкого соблюдения сроков хранения номенклатуры дел играет важную роль в любой компании. Со сроками можно ознакомиться в типовых и ведомственных перечнях документов, они составляют от 1 года до 75 лет для разных бумаг. Определенная документация должна храниться бессрочно. Если в одном деле находятся документы, сроки хранения которых отличаются друг от друга и зависят от значимости, то итоговый период хранения дела по номенклатуре определяется согласно наиболее ценным бумагам (максимально длительный из возможных).

Не разрешается хранить документы меньше, чем указано в законодательстве, и самостоятельно устанавливать сроки. Если данные о документации отсутствуют в типовых и ведомственных перечнях, следует прибегнуть к помощи сотрудников Росархива.

www.sekretariat.ru

---

Смотрите также

• 
  Коллекция минералов с журналами
• 
  Журнал с коллекцией минералов
• 
  Предпринимательство журнал официальный сайт
• 
  Электронный журнал как вести
• Что такое журнал определение
• Научно технический журнал это
• 
  Журнал для холодильного оборудования
• 
  Оценки в электронном журнале
• 
  Что пишут в журналах
• 
  Своими руками из журналов
• 
  Журнал или нижний новгород