Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Журнал регистрации трудовых договоров: образец. Журнал для регистрации договоров
Журнал регистрации трудовых договоров образец 2018 года
Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно. Цель применения этого бланка – систематизация данных о заключенных договорах с наемным персоналом. Благодаря журналу можно оперативно отслеживать сроки окончания действия срочного типа соглашения для предотвращения перехода его в категорию бессрочных.
Общие правила оформления журнала
Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:
- удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
- создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.
Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат. Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:
- экземпляре договора работодателя;
- заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.
Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение. Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности. Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.
В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».
Особенности бумажного формата документа
Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:
- Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
- Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.
В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки. Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства. Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).
Электронный формат заполнения
Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.
В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.
Скачать бланк журнала учета трудовых договоров
Скачать заполненный образец журнала учета трудовых договоров
Внесение изменений в любой формат документа запрещено. При наличии в заполненных сведениях серьезных ошибок журнал подлежит закрытию с созданием новой учетной книги. Процедура ликвидации первого варианта журнала и открытия следующей версии бланка должна сопровождаться изданием распоряжения руководителя. При внесении изменений в действующие соглашения с работниками эта информация должна отразиться в журнале учета.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
blogkadrovika.ru
Журнал регистрации трудовых договоров: образец
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.
Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.
Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:
- Номер п/п;
- Дата, когда был заключен трудовой договор;
- Номер трудового договора;
- ФИО работника;
- Структурное подразделение, где трудится работник;
- Должность, на которой трудится работник;
- Вид работы;
- Характер работы;
- Примечания.
Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.
В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.
Журнал учета трудовых договоров (образец)
Скачать журнал учета трудовых договоров (бланк)
spmag.ru
Регистрация договоров | Бессрочная программа
Программа регистрации договоров IT Audit
IT Audit - программа для создания, согласования и удобной регистрации договоров. Наряду с хозяйственными договорами, программа позволяет создавать, регистрировать и хранить трудовые договоры и другие документы (приказы, письма, акты ...).
Ключевые особенности регистрации договоров в IT Audit
Удобная регистрация договоров
Зарегистрированные в программе договоры систематизируются в журнале договоров. В программу договоры вносятся несколькими способами:
- создается договор на основании встроенных в программу шаблонов договоров
- прикрепляются файлы договора или производится сканирование договора
С целью удобной систематизации договоров и других документов создаются необходимые рубрики документов.
Файл договора создается на основании шаблона или прикрепляются готовые файлы
Учет и регистрация договоров в журнале договоров IT Audit
Удобная карточка договора
Основная информация по договору и файлы договора приводятся в удобной карточке договора. В карточке договора систематизируется следующая информация:
- файлы по договору
- стадия договора
- номер и дата договора
- стороны договора (собственная организация и контрагент)
- ответственный по договору
- сумма договора
- гриф доступа к договору - используется для настройки прав доступа
Информация о сроке действия договора приводится в форме "Срок действия документа". При необходимости программа направит на электронную почту уведомление об окончании срока действия договора.
Хранение файлов по договору
В карточку договора прикрепляются файлы договора. Это могут быть как ранее подготовленные файлы, так и отсканированный договор. По договору можно хранить любое количество файлов. Файлы можно добавить через кнопку "Добавить" или перетащить в программу методом Drag & Drop.
Порядок внесения договоров в программу IT Audit. Пошаговая инструкция
Хранение больших файлов
Программа IT Audit позволяет хранить файлы большого размера в несколько сотен мегабайт. При этом доступ к данным файлам может быть огранизован по сети. В программе IT Audit файлы могут храниться несколькими способами:
- хранение файлов в базе данных SQL
- хранение файлов в файловом хранилище FileStream
Возможности программы позволяют организовать удобное хранение файлов проектными и конструкторскими организациями. При этом доступ к некоторым документам может быть ограничен правами доступа.
Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit Позвоним и договоримся о времени или проведем online-презентацию через TeamViewer прямо сейчас| Идет отправка данных... |
Настройка шаблона договора для автоматического создания договоров
Программа IT Audit позволяет настроить необходимые шаблоны договоров. При создании шаблона договора вносится необходимый текст договора и производится настройка документа на автоматическое заполнение значениями из программы - объекты документа (номер и дата договора, наименование контрагента, руководитель контрагента, реквизиты партнера и т.д.). Создание шаблона договора занимает 5-10 минут.
Список автоматически заполняемых значений в программе (Справка)
Необходимые объекты, которые должны заполняться значениями из программы, вставляются в шаблон текста договора. При создании документа по шаблону документа значения будут заполнены необходимыми данными. На основе шаблона договора создается файл договора, содержащий:
- текст договора
- реквизиты сторон
- ФИО подписанта в родительном падеже
В программе IT Audit предусмотрена возможность запрета изменения созданного по шаблону документа. Менеджеры не смогут внести несанкционированные изменения в файл документа
Видеоролик. Создание договора по шаблону, регистрация договоров
Внести в программу договоры, файлы договоров и встроить собственные шаблоны договоров| Идет отправка данных... |
При выборе системы регистрации договоров задумайтесь о поиске
Быстро найти договор - одна из основных задач, стоящих перед пользователями систем регистрации договоров. Поиск необходимого договора не ограничивается номером и датой договора. Критерии поиска договоров могут быть многообразны и зачастую зависят от выполняемых должностных обязанностей.
Руководители и юристы компании обычно используют следующие критерии поиска договоров...
Уведомления в IT Audit направляются на электронную почту и показываются в программе
Система напоминаний при несвоевременном исполнении обязательств по договору
В программе предусмотрена возможность настройки системы отслеживания сроков исполнения договорных обязательств.
При нарушении обязательств сторонами договора сотрудник организации получит уведомление о просрочке обязательства и может быть подготовлен отчет по всем контрагентам с информацией о количестве дней просрочки обязательства.
См. также
Порядок внесения договоров в программу IT Audit. Пошаговая справка
Согласование договора. Вы руководителя сколько раз предупреждали...
Удобная регистрация трудовых договоров...
| Введите сообщение |
Консультанты не в сети. Сообщение не будет отправлено.
regcontract.ru
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.
10 июня 2015 ПрочиеЖурнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений предназначен для учета заключаемых с работниками договоров и изменений к ним. Скачать бесплатно образец такого журнала можно ниже в формате excel.
Надо отметить, что ведение журнала регистрации трудовых договоров не является обязательным для организаций, в отличие от учета трудовых книжек, для которых применяется специальная книга учета. Однако, для своего удобства можно вести учет трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, тем более, если численность персонала на предприятии достаточно велика.
Грамотный учет документов позволяет в кратчайшие сроки получить сведения о любом документе, в данном случае о трудовом договоре или допсоглашении к нему. Журнал можно оформить в любом виде: вести его вручную или в электронном виде. Можно оформить в простой тетради, а можно оформить регистрационный журнал в соответствии с правилами документооборота.
В последнем случае следует подготовить плотную обложку, написать на ней наименование организации, период, за который вносятся сведения в журнал, ответственных лиц. Обязанность вести журнал регистрации необходимо прописать в должностной инструкции работника (или другом документе, устанавливающем обязанности для работника).
Скачать образцы других регистрационных журналов:
- для приказов по личному составу — образец.
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Лист журнала может содержать любые графы на усмотрение организации. Как правило, каждая регистрационная запись имеет свой порядковый номер, который прописывается в первой графе.
Далее указывается номер и дата самого трудового договора. Здесь же можно прописывать и аналогичные сведения о дополнительном соглашении, а можно выделять их отдельной графой.
Обязательно нужна графа для ФИО работника, с которым заключен документ, а также должность работника и сведения о приказе, на основании которого он принят на работу.
Также нужна графа для внесения подписи лица, сделавшего регистрационную запись.
Можно также включить графу «примечание», в которой отражать любые важные сведения, касающиеся работника и его трудовой деятельности.
Пример оформления журнала можно скачать ниже.
Журнал регистрации трудовых договоров образец – скачать бесплатно.
blandoc.ru
Правила регистрации договоров в организации
В период деятельности предприятия им заключается огромное количество соглашений.
В первую очередь необходимо напомнить о требовании законодательства Российской Федерации к оформлению договоров о найме.
Второй разряд соглашений можно назвать коммерческим.
Они подписываются компанией с контрагентами, которые, по условиям соглашения, являются плательщиками.
Следующий разряд договоров – это соглашение с поставщиками.
Кроме этого, в крупных компаниях возможно более детальное подразделение на категории.
Это связано с тем, что у некоторых организаций есть несколько видов деятельности.
Для облегчения работы с документами (договорами) необходимо производить их учет, соответственно, их нужно регистрировать.
Регистрация договоров своей редакции
Если предприятие использует в своей деятельности типовые договора в своей редакции, регистрация проводится следующим образом: каждый договор имеет свой уникальный номер. Подписанные соглашения регистрируются в журнале. Поэтому, при издании документа ему нужно изначально присвоить номер, которым будет следующим в этом журнале.
Журнал учета договоров разрабатывается каждой компанией отдельно. Примеры листов журнала можно бесплатно получить, воспользовавшись ссылками внизу страницы.
Среди обязательных граф можно отметить следующие:
-
в первую очередь, это порядковый номер регистрационной записи;
-
затем указывается номер контрагента. Он может иметь как цифровое, так и буквенное обозначение. Это удобно при шифровании его статуса (покупатель, поставщик, работник и так далее).
Кроме этого, естественно, нужно указать дату издания соглашение и полное название контрагента. Допускается введение граф для указания предмета соглашения, срока действия, стоимости и так далее. Необходимо указывать, за чьей подписью этот договор был издан. Кроме этого можно вписать ответственный отдел.
Регистрация соглашений чужой редакции
Данный случай предполагает следующий факт – номер договора присваивается контрагентом, поэтому он не будет совпадать с регистрационной записью. Исправлять номер нельзя. Для регистрирования можно использовать следующий механизм. На обратной стороне последнего листа соглашения ставиться штамп. На этом штампе должны быть графы, которые заполняются вручную ответственным делопроизводителем. Этими данными являются дата регистрации и регистрационный номер.
Данные о таких договорах также вносятся в журнал. Процедура его заполнения идентична той, которая описана в предыдущем разделе. Отличие заключено в наличии графы для указания номера соглашения, который был присвоен контрагентом.
Хранятся договора в архиве. Для того чтобы облегчить поиск необходимого документа, все подписанные и зарегистрированные соглашения раскладываются по категориям. Так, например, в одном месте не хранят договора о найме, купле-продаже, аренде, поставках сырья и так далее.
uristhome.ru
