Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления. Журнал договоров трудовых

Журнал учета трудовых договоров

При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.

Оглавление статьи

Зачем он нужен?

При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками трудовых договоров или можно обойтись и без него?».

По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.

Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.

Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.

Данный документ ведет либо менеджер по персоналу организации, либо специалист кадрового отдела

Правило ведения и составления журнала

Для длительного хранения журнала обложку следует выбирать из плотных материалов, примерная плотность бумаги – 60 г/кв.м.

Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.

На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:

• Порядковый номер записи об ответственном лице.
• Период ответственности.
• ФИО и должность ответственного работника.
• Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.

После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):

• Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
• Дата, когда был заключен договор с работником.
• Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
• Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
• Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
• Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
• Дата расторжения договора с работником.
• Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
• Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
• Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
• Примечание.

На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив. При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце. Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).

Обращаем ваше внимание, что срок хранения журналов регистрации (учета) трудовых договоров с работниками составляет 75 лет, в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов ст. 358, п. «д», которые образуют деятельность организации, установлены согласно Росархиву 06.10.00.

Образец журнала учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров образец скачать в формате Excel.

blankionline.ru

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Статья раскроет основные моменты, касающиеся журнала регистрации трудовых соглашений. Для чего он необходим, каким образом составляется и сколько хранится – об этом далее.

При приеме на работу руководитель обязательно заключает с сотрудником трудовой договор. После этого соглашение необходимо зарегистрировать в специальном журнале.

Работникам кадровой службы необходимо знать, каким же образом проводить регистрацию и какими положениями руководствоваться.

Регистрационный журнал – документ важный, но его ведение не обязательно, Законодательство не заставляет его вести, также не устанавливает четкой его формы.

Учету подлежат только трудовые книжки, дополнительные соглашения проходят регистрацию по желанию руководителя организации.

Существует несколько причин, на которые стоит обратить внимание:

• во время проверок службы требуют наличие журнала;
• по правилам документооборота регистрационный журнал должен существовать, чтобы регистрировать документы;
• данный журнал входит в список управленческой документации;
• если договоры не будут регистрироваться, то это может привести к проблемам.

Правила, которых необходимо придерживаться при ведении журнала регистрации:

Новую регистрацию	Можно проводить ежегодно
В случае допущения ошибки	В записях журнала никаких штрафов или взысканий не предусмотрено.
Если журнал закончен	Необходимо сделать прошивку и сдать в архив
Если срочный договор изменяется на постоянный (или наоборот)	То он подлежит перерегистрации
Руководитель организации должен поставить подпись	На задней обложке регистрационного журнала

Составляется журнал в нескольких экземплярах – один остается в организации (вшивается в личное дело работника), второй выдается сотруднику под его подпись.

Ведет регистрационный журнал работник кадровой службы или другой уполномоченный орган предприятия.

Благодаря данным, которые содержатся в журнале, кадровик сможет оформить справку об увольнении или переводе на другую должность, следить за перемещением сотрудника.

Журнал можно вести в бумажном виде или электронном. В первом случае важно соблюдать следующие требования:

• обложка журнала должна быть твердой, листы – плотными;
• нумерация страниц обязательна;
• нижний левый угол прошить нитью;
• на обложке указать номер журнала, дату его составления и полное наименование предприятия;
• на задней обложке – подпись руководителя.

Можно вести журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде. Такая форма более удобна и имеет массу преимуществ:

• помогает оптимизировать работу с сотрудниками;
• конфиденциальность, защита информации;
• контроль хранения и оформления документации;
• первичные документы сохраняются в электронном формате;
• минимум затрат;
• возможность оформлять срочные приказы или справки.

Вести электронный журнал необходимо в MS Excel. Единственный недостаток такой формы ведения регистрационного журнала – невозможность поставить свою подпись.

Поэтому работники кадровой службы часто ведут обе формы, используя электронную в качестве запасной.

Лицо, ответственное за ведение регистрационного журнала, самостоятельно выбирает форму. В качестве регистрационного журнала можно использовать обычную тетрадь.

При регистрации трудовых договоров можно решить такие задачи:

• организовать контроль за соблюдением норм Законодательства;
• обеспечить сохранность документации;
• оказать помощь обеим сторонам договора.

Журнал можно приобрести в магазине канцелярии, скачать в интернете. Существует также множество сайтов, на которых имеются готовые бланки подобных журналов. Можно выбрать для себя наиболее подходящий.

Определения

Регистрация	Запись сведений о документах, которая фиксирует дату их создания, отправки или получения. Проводится в день их подписания
Журнал регистрации	Документ, в котором содержатся данные о договорах, заключенных с сотрудниками при приеме их на работу. Не является обязательным документом
Трудовой договор	Соглашение, заключаемое между работодателем и сотрудником, содержащее основные положения, касающиеся обязанностей и прав обеих сторон
Работник кадровой службы	Сотрудник организации любого типа, который занимается вопросами ведения трудовых соглашений с работниками
Дополнительное соглашение	Дополнительный документ к основному трудовому соглашению; содержит изменения, вносимые в трудовой договор

Назначение документа

Чаще всего рудовое соглашение дополняет личное дело сотрудника. Заводится оно сразу же после формирования приказа руководителя о приеме на работу.

Как показывает практика, личное дело не всегда составляется, поэтому учет их не возможен. Именно с этой целью и создается книга учета трудовых договоров.

Большинство кадровиков и работодателей сомневаются, нужен ли журнал? Ответственность за его ведение отсутствует, поэтому важно ли его наличие на предприятии.

Необходим регистрационный журнал для осуществления учета данных трудовых соглашений работников. Содержит он основную информацию о договоре, дату его оформления и положения.

Благодаря журналу важные документы не потеряются, различные ксерокопии не уничтожатся, так как надежно закреплены в документе.

Следовательно, и сам трудовой договор никуда не исчезнет. В случае судебного разбирательства журнал регистрации поможет доказать факты со стороны работодателя или сотрудника.

Суд может потребовать предоставить данный документ. В использовании он очень прост – нет необходимости постоянно заглядывать в договоры, которые хранятся в архиве.

Журнал всегда под рукой – на его основе бухгалтера составляют отчеты, касающиеся деятельности организации.

В случае проверок журнал докажет наличие различных договоров, дополнительных соглашений, контрактов с сотрудниками.

Необходим журнал регистрации и для выдачи работнику справки, если тот захочет перейти на другую работу.

Обязателен ли журнал на предприятии – решать его руководителю. Но стоит отметить, что подобный документ решает множество проблем и вопросов.

Благодаря журналу регистрации трудовых соглашений можно отследить количество заключенных договоров в организации.

Это дает возможно осуществить контроль за каждым из них, что облегчает работу при составлении отчетной документации.

Правовое регулирование

Законодательство Российской Федерации не предусматривает четкого регулирования правил регистрации трудовых соглашений.

Но в соответствии с 309 статьей Трудового Кодекса зарегистрированное соглашение между работодателем и сотрудником подтверждает факт трудовых отношений.

Трудовой договор и дополнительные соглашения содержатся в 358 статье Постановлении Федеральной Службы архива, от 6 сентября 2000 года.

Данных о регистрационном журнале нет, поэтому его можно не вести. Согласно 309 статье Трудового Кодекса

Российской Федерации цель регистрации трудовых соглашений – подтверждение факта трудовой деятельности сотрудника.

Специальных правил, которые предусматривают порядок формирования журнала регистрации, нет. Единственное правило – формировать трудовые соглашения в алфавитном порядке.

Сначала необходимо произвести нумерацию страниц. Если на какой-то из них нет информации, то номер все равно проставить.

Запись о регистрации вносится только после полного формирования соглашения и проставления подписей руководителя и сотрудника.

Так как ведение журнала не предусмотрено Законодательством, то порядок его заполнения осуществляется по общим правилам – обложка и переплет документа должны быть твердыми, все страницы без исключения иметь номер.

Прошить журнал необходимо капроновой нитью, вывести ее на заднюю страницу, завязать на узел и заклеить квадратной пломбой из бумаги.

Структура бланка

Конкретной формы журнала нет, обычно состоит она из 11 столбцов, но их количество можно менять:

1. Порядковый номер, то есть регистрационный номер соглашения. Не стоит путать с номером самого договора.
2. Дата, когда был оформлен контракт.
3. Номер соглашения (основного или дополнительного).
4. Личные данные сотрудника.
5. Занимаемая должность.
6. Наименование структурного подразделения, в котором работник осуществляет деятельность.
7. Дата заключения договора.
8. Дата расторжения.
9. Характер работы – основная или по совместительству.
10. Дополнительное соглашение (при наличии).
11. Примечания.

Вносимые данные

При составлении регистрационного журнала обязательно необходимо вносить всю информацию. Какие же данные нужно отобразить?

Титульный лист должен содержать информацию о названии организации и журнала, даты его составления и окончания.

Первая страница обычно остается пустой, но по желанию на ней можно отобразить правила ведения журнала.

На следующей странице необходимо указать лицо, ответственное за формирование документа. Лучше оформить в виде таблицы, поскольку лица могут меняться.

При этом обязательно указать – порядковый номер, период времени, личные данные, должность и на основании чего этого человека назначили ответственным.

Далее следует заполнение журнала регистрации. Если при заполнении была допущена ошибка, то данный журнал необходимо закрыть в досрочном порядке.

При этом на последней странице сделать пометку «журнал закрыт досрочно вследствие ошибочного ведения».

Далее необходимо оформить новый журнал, обязательно издать приказ о его формировании, в котором указать:

• в каком порядке будет вестись журнал – электронном или бумажном;
• кто будет нести ответственность за его ведение и внесение записей;
• какой будет регистрационная форма трудовых соглашений.

При записи о дополнительных соглашениях

Дополнительное соглашение необходимо в том случае, если в основной трудовой договор вносятся изменения.

Причин этому несколько:

• перевод сотрудника на другую должность;
• смена начальства;
• изменение трудовых условий.

Дополнительное соглашение также стоит внести в регистрационный журнал, обязательно присвоив ему номер. Отдельную книгу не нужно заводить, достаточно внести изменения в основной журнал.

Для этого лучше подойдет электронный вариант. Правила заполнения такие же, что и для основного соглашения.

Если дополнительное соглашение ведется с основным договором объединено, то его нумерация начинается с 1 номера по каждому трудовому соглашению.

Причем для каждого работника отдельно. В этой ситуации лучше выделить на каждого работника отдельную страницу, где будут вестись все изменения.

Пример заполнения

Рассмотрим заполненный образец книги регистрации трудовых договоров.

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
14	14.06.2013	14/Д09488	Петров Никита Сергеевич	Бухгалтер	Финансовый отдел	14.06.2013		Основная

По желанию руководителя организации названии графы можно менять. Образец книги учета трудовых соглашений:

Фото: журнал учета трудовых договоров

Срок хранения документа

Во время сдачи в архив журнал регистрации трудовых соглашений необходимо прошить и опломбировать. Срок хранения документа – 75 лет.

Таким образом, регистрационный журнал по учету трудовых соглашений – документ важный, но не обязательный.

Договор сотрудника и работодателя относится к внутренним документам, поэтому их регистрация обязательна.

Законодательство российской Федерации не предусматривает его наличие и порядок ведения записей, поэтому наличие его в организации – по желанию руководителя.

Но стоит отметить, что благодаря журналу можно избежать проблем. Форма журнала произвольная, количество столбцов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно.

Важно помнить, что любой документ организации необходимо вносить в специальную книгу учета, трудовое соглашение – не исключение.

buhonline24.ru

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

• Вести четкий учет кадров;
• Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
• Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

• Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
• На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
• На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

Ведение журнала регистрации трудовых договоров в электронном виде имеет ряд преимуществ:

• Улучшение работы с персоналом;
• Конфиденциальность информации;
• Снижение расходов;
• Сохранность первичных документов.

В электронном формате может осуществляется заполнение и индивидуальной карточки подчиненного. Это позволяет производить внесение обновлений, если имели место изменения информации.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

При окончании последней страницы книги указывается заключение, свидетельствующее о ее закрытии и передачи в архив. Часто учет начинают вести заново каждый год, однако при небольшом количестве соглашений его можно вести и дальше до заключительной страницы. При закрытии указывается следующее:

• Дата реализации данного процесса;
• Общее количество заполненных страниц;
• Численность указанных документов;
• Личные данные уполномоченного лица;
• Приказ о назначении представителя, ответственного за данную работу.
• Перед тем, как сдать его в архив, требуется произвести прошив книги и поставить пломбу. По закону продолжительность хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

• Нумерация трудового договора;
• Дата заключения;
• Данные о работнике и занимаемая им должность;
• Название структурного подразделения;
• Дата расторжения;
• Особенности деятельности работника;
• Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
• Примечания.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Скачать образец журнала регистрации срочных трудовых договоров и дополнительных соглашений

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Похожие записи

legionfg.ru

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Любой документооборот находит отражение в тех или иных учетах. Основное правило делопроизводства говорит о необходимости учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы. Для этого разрабатываются и ведутся разнообразные накопители или книги учета.

Полнота учетов важна, поскольку она позволяет разрешать возникающие споры и исключить путаницу при изменении документов. Одним из основных учетов является журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовое законодательство не включает нормы об обязательном ведении журнала регистрации трудовых отношений и дополнительных соглашений. Однако наличие такого учета в организации отвечает интересам самой компании и ее работников.

Это объясняется следующими обстоятельствами:

• Он дает возможность точно и в полном объеме контролировать заключение, изменение и расторжение трудовых договоров и дополнительных соглашений. Это важно при контроле сотрудничества с лицами, работающими по совместительству;
• Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет оформлять отчеты и отслеживать численность персонала;
• Данные журналы существенно упрощают поиск сведений по каждому сотруднику. Ведь в процессе текущей деятельности часто необходимо найти информацию об условиях договора или дополнительного соглашения с тем или иным работником;
• В журнале удобно делать отметки о получении сотрудником своего экземпляра или об ознакомлении с изменениями, отраженными в дополнительном соглашении.

Более того, ведение данного учета исключает манипулирование работодателем со стороны недобросовестных работников.

Как правильно заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Правильность и полнота заполнения книги имеет важное значение. В ней необходимо предусмотреть отдельную графу для каждой отметки. Рекомендуется использовать следующие поля:

• Порядковый номер документа;
• Дата его составления и сведения о сторонах соглашения;
• Краткое содержание. Необходимо отразить суть документа и его вид;
• Также следует предусмотреть отдельную графу для подписи работника, которая будет свидетельствовать об его ознакомлении;
• Обязательной является графа для примечаний. В ней следует делать записи об изменении условий договора или прекращении его действия.

Помимо ведения книги учета, следует создать отбельный накопитель для указанных бумаг. При этом договоры и другие бумаги рекомендуется хранить раздельно.

Заполнение журнала в бумажном виде

Бумажный вариант ведения документов является традиционной формой. Несмотря на постепенный переход на электронные носители, они по-прежнему являются вторичными и дублирующими по отношению к ведению учета в бумажном виде.Кроме того, главным аргументом в пользу бумажного ведения, является отражение подписей сотрудников. В случае спорных ситуаций, работодатель всегда может использовать данный документ в качестве доказательства, а применить в этом качестве электронную книгу учета, невозможно.

Заполнение журнала в электронном виде

Если говорить только о ведении книги и учете, электронный вариант представляется более удобным. Он позволяет быстро вносить изменения, отсортировывать записи и находить нужную в течение нескольких секунд.Поэтому электронный вариант может и должен существовать наряду с бумажным ведением. Он станет не только отличным способом учета, но как доказательство его использовать будет невозможно.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Поскольку само ведение таких книг не предусмотрено законом, срок их хранения также не определен. Поэтому каждая организация может устанавливать собственные правила.

Следует указать, что срок хранения не должен быть меньше, чем несколько лет после расторжения трудового договора, данные о котором внесены в книгу последними.

В случае трудового спора, его можно будет использовать. В силу этого, следует дождаться истечения всех сроков оспаривания профессиональных отношений. Только после этого можно будет уничтожать книгу ведения.Однако рекомендуется следовать типовым правилам делопроизводства. Они относят данные книги к юридическим документам. Следовательно, срок их хранения составляет 75 лет. На это следует и ориентироваться при определении сроков хранения.

Образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Скачать типовой образец журнала регистрации

Заполнение книги будет упрощено за счет всех необходимых граф.Данный образец может использоваться на каждом предприятии. И вести рекомендуется поручить сотрудникам кадрового отдела. При этом следует нумеровать страницы, прошивать их и по окончанию книги, необходимо делать опись и оформлять лист — заверитель.

 

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Читайте далее

Загрузка...

russiansu.ru

Образец книги регистрации трудовых договоров 2018 года

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк книги регистрации трудовых договоров .docСкачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

• содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
• отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения книги и ее окончания;
• период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

• дата заключения трудового договора, его номер;
• фамилия-имя-отчество сотрудника;
• структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
• должность;
• характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

• конфиденциальность;
• простата оформления и заполнения документа;
• более легкий контроль за ее сохранностью;
• минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

assistentus.ru

---

Смотрите также

• 
  Электронные журналы барс
• 
  Техническая акустика журнал
• 
  Кержак лайф журнал
• 
  Журнал татьяны алексеевой
• 
  Википедия журнал искатель
• 
  Печать журналов киев
• 
  Репутациология научный журнал
• 
  Сити магазин журнал
• 
  Журнал акции спар
• 
  Hello style журнал
• 
  Журнал эксперт dvd