Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Примерная форма контрольного журнала. Журнал исполнения поручений
Поручения руководителя
База данных позволяет решать две задачи. Первая – это вести учет заданий руководителя, их распределение среди сотрудников офиса, планирование и контроль сроков исполнения, формирование различных отчетов. Вторая – вести учет сотрудников и возложенных на них поручений.
Главная форма «Список задач» и форма «Список сотрудников»
Основное назначение главной формы – представление списка задач, ответственных, сроков исполнения и важность поручений.
Главная форма
Список поручений руководителя с указанием ответственного лица, сроков исполнения, важности поручения и ходя исполнения.
Работа с формой организована с помощью меню, расположенного в ее верхней части.
1. Кнопка «Новая задача» открывает форму регистрации, с помощью которой формируется учетная карточка задачи. При нажатии на порядковый номер в списке задач главной формы открывается регистрационная карточка задачи для просмотра и редактирования задачи. Эту карточку также можно открыть двойным щелчком в поле «Название».
Карточка регистрации поручения
Форма регистрации новых поручений. Также используется для просмотра и редактирования учетных данных.
2. С помощью кнопки «Отправить список по почте» пользователь может переслать список адресату. Причем список может быть сформирован в нескольких форматах (1) и быть оправлен целиком или частично (2).
Отправить по почте
Меню опций формирования списка задач для отправки.
3. Выпадающий список «Отчеты» позволяет сформировать один из семи доступных отчетов.
Меню "Отчеты"
Список всех отчетов позволяет открыть любой отчет в режиме просмотра.
4. У правого поля основной формы находится кнопка перехода к списку сотрудников.
5. Двойной щелчок на фамилии ответственного в списке задач открывает личную карточку сотрудника, ответственного за выполнение поручения.
Карточка ответственного лица
Форма регистрации, редактирования и просмотра
6. Помимо регистрационных данных сотрудника карточка содержит список поручений сформированных для данного сотрудника, который находится на закладке «Задачи». Двойной щелчок в поле наименование открывает регистрационную карточку задачи в режиме просмотра и редактирования.
7. Меню в верхней части формы позволяет: 1. Выбрать из списка карточку другого сотрудника; 2. Отправить письмо сотруднику и проинформировать его о новом поручении; 3. Если этого сотрудника нет в списке контактов Outlook, автоматически создать этот контакт; 4. Создать регистрационную карточку для нового сотрудника.
8. Список всех сотрудников, получивших поручения можно увидеть на форме «Список сотрудников».
Список ответственных
Общий список сотрудников с указанием поручений
Закладка "Задачи"
Список задач на вкладке регистрационной карточки ответственного лица.
9. В низу формы находятся кнопки навигации.
10. Рядом с кнопками есть индикатор фильтра и
11. Окно поиска.
12. При большом количестве записей удобно пользоваться фильтром в любом из полей формы. Для этого достаточно нажать правую клавишу мыши и выбрать из меню нужный фильтр.
Фильтр по значению
Фильтрация данных в окне формы.
Отчеты
База данных позволяет формировать семь отчетов. Прежде чем отправить отчет на печать, пользователь может просмотреть отчет на экране и при необходимости отредактировать дынные, воспользовавшись гиперссылками в тексте отчета.
Активные задачи
Форма отчета
Например, гиперссылка в поле «Наименование» (1) открывает учетную карточку задания, гиперссылка в поле «Ответственный» (2) открывает учетную карточку сотрудника, которая также содержит список поручений этого сотрудника.
Список задач
Форма отчета выводит на экран список текущих и выполненных поручений, что позволяет сохранять историю работы сотрудников за период.
Информация о поручениях
Форма отчета.
Контроль исполнения задач
Форма отчета.
Последние два отчета касаются сотрудников офиса. Это адресная книга и телефонный справочник сотрудников.
Телефонная книга ответственных
Форма отчета.
Адресная книга сотрудников
Форма отчета
Технические требования
Для работы с базой данных пользователь должен иметь на компьютере Windows 7 и приложение Access не ниже версии 2007. Если у вас нет возможности приобрести полную версию программы, вы можете использовать бесплатную версию программы, которая называется «Среда выполнения Microsoft Access 2013». Ее можно скачать с нашего сайта или сайта Microsoft.
Технические особенности
1. В основу базы был положен шаблон Microsoft – Tasks.
2. Для работы с приложением не требуется специальная подготовка.
3. База данных позволяет работать с очень большим массивом информации – до 2Гб.
4. Расширение файла базы данных – *.accde – указывает, что файл закрыть для изменений программного кода.
5. В состав пакета входит исходный файл, открытый для редактирования (требуется полная версия Access).
Скачать базу данных можно в Киоске сайта.
office-profi.ru
Контроль исполнения поручений
Статьи по теме
Большинство из способов организации бизнеса построено на принципах подчиненности. А это подразумевает возможность выдачи распоряжений и поручений одних сотрудников другим. Но поставить задачу мало – необходимо проконтролировать ее выполнение. А это целая система контроля исполнения поручений.
Из статьи вы узнаете:
Какой бы ни был ответственный работник, при регулярном отсутствии внимания к его работе со стороны руководителя, он в любом случае «дает слабину». И дело не только в лени, или загруженности, или безалаберности. Любая мотивация предполагает, что сотрудник должен чувствовать заинтересованность в его работе со стороны руководства. Иначе зачем прилагать усилия, стараться выполнить задачу и принести пользу компании, если это все равно никому не нужно. Такие рассуждения рано или поздно убивают мотивацию даже у самого ответственного трудоголика. А отсутствие мотивации приводит к снижению эффективности и результативности работы.
Поэтому контролировать работу подчиненных важно не только для отслеживания выполнения задач или составления отчетности, но и для подержания общей атмосферы в коллективе. А это напрямую влияет на результаты бизнеса в целом. Поэтому переоценить такой момент, как контроль исполнения поручений, сложно. Вопрос – как его наладить, осуществить.
Контроль исполнения поручений руководителя
Разумеется, проконтролировать можно только конкретно поставленные задачи, где предполагается наличие измеримого результата. Действующая на большинстве предприятий система управления предполагает несколько уровней руководства (чем крупнее предприятие, тем больше может быть уровней). 
Таким образом, поставленные задачи должны обладать следующими характеристиками:
- иметь описание сути работы, которую требуется выполнить;
- иметь срок ее выполнения;
- иметь конкретного исполнителя или команду исполнителей, которая четко определена с указанием фамилий.
Справедлива поговорка о том, что правильно поставленная задача – уже половина того, что необходимо сделать для ее выполнения. Поэтому не стоит игнорировать этап постановки задач, оформления поручений и формулировки для описания конкретной работы. Это важно не только для рядовых сотрудников, исполняющих политику компании (они должны четко осознавать, что конкретно хочет от них видеть руководитель и в какие сроки), но и для самого руководителя, чтобы иметь право контролировать и спрашивать о выполнении.
Поставить задачу можно разными способами, соответственно, закрепить документально тоже. Например, как мы уже упоминали, можно издать приказ. В нем указываются все характеристики задачи, сотрудник, указанный в нем исполнителем, знакомится с приказом и с этого момента считается, что у него появились обязательства по реализации поручения.
Можно оформить постановку задач протоколами совещаний, где сотрудники распишутся в том, что «фронт работ» им понятен, и они ознакомлены со сроками и сутью. Существуют также письменные распоряжения, резолюции и иные способы фиксации выдачи поручений. Коммерческие организации действуют здесь либо по обычаям делового оборота, либо как-то закрепляя порядок выдачи поручений и контроля их в локальных нормативных актах. Разумеется, с локальными актами все сотрудники компании должны быть ознакомлены.
После того, как с постановкой задач будет все понятно, можно разрабатывать и продумывать контроль исполнения документов и поручений.
Читайте по теме в электронном журнале
Организация контроля исполнения поручений
Некоторые организации не разрабатывают отдельной системы контроля. Он осуществляется хаотично, по мере возникновения необходимости проверить выполнение того или иного задания, когда результат его становится необходим. Какие-то поручения при этом остаются бесконтрольны, а руководитель сам определяет, какие задачи проконтролировать и как, а в каких вопросах довериться работнику и понадеяться на его порядочность и совесть.
Но крупные предприятия, где от промаха каждого конкретного сотрудника зависит результативность и прибыль, рано иди поздно приходят к пониманию важности именно комплексного подхода к контролю. И возникает вопрос, какая организация контроля исполнения поручений будет оптимальной.
Конечно же, мало кто выстраивает сейчас систему вручную, с использованием карточек регистрации поручений. Даже простейшая офисная техника позволяет хоть как-то оптимизировать эти процессы. Даже встроенные привычные программы позволяют упростить контроль исполнения поручений – excel, например. В таблицу вносятся все выданные поручения и поставленные задачи, указываются сроки, исполнители и делаются отметки о выполнении или невыполнении.
Читайте также:
С помощью штатных программистов на предприятии может быть разработана специальная программа, контроль исполнения поручений тогда осуществляется с ее помощью. Этот способ хорош, когда есть соответствующие ресурсы для разработки ПО и необходимо учесть специфические моменты именно данной организации.
Отдельные элементы контроля (например, отслеживание выполнения распоряжений, оформленных приказами) могут встраиваться в систему электронного документооборота организации. Где на определенной стадии движения документа будет наглядно видно, каков срок на его исполнения и факт его исполнения.
Справка
Контроль исполнения документов и поручений можно отслеживать также с помощью отчетности.
Т.е. когда факт выполнения задания доносится руководителю самими же исполнителями. Как построить такую отчетность – вопрос руководства организации. Это могут быть регулярные или периодические отчеты, составляться они могут на уровне отдела или более крупного структурного подразделения (управления, департамента, например). Здесь все зависит от количества задач и поручений, от того, сколько сотрудников постоянно задействовано в процессе выполнения поручений, какой важности сами указания.
Контроль исполнения поручений можно выстроить с помощью специализированных компьютерных программ. Созданы они с возможностью подстройки под задачи конкретного юридического лица, могут быть адаптированы по него. Плюсы использования ПО налицо – автоматизация процессов, полный охват всех оформленных задач, исключение «человеческого фактора» и т.д. Но есть и минусы. Помимо финансовых затрат на приобретение, оптимизацию и установку такого ПО, необходимо обучить сотрудников пользоваться им, включить в этот процесс максимальное количество исполнителей и руководителей. Это связано с тем, что такого рода программы все же необходимо осваивать. А значит, тратить время на обучение, на разработку памяток, на издание локальных актов о процессе работы с таким ПО, и средства на содержание службы поддержки и на обслуживание такого ПО. Нередко разрабатывается отдельная инструкция по исполнению, контролю поручений. Здесь каждая организация выбирает свое, приемлемое ей сочетание «цена-качество».
Виды контроля
Отслеживание выполнения поручений может идти по-разному. Выделяют два вида:
где отслеживается по существу выполнения поручения;
Первый вид контроля осуществляет тот, кто может в полной мере оценить, насколько верно, правильно, максимально по сути выполнена задача. Это, как правило, непосредственный руководитель исполнителя, разбирающийся в вопросах.
Второй вид контроля скорее формальный, где отслеживается лишь факт выполнения поручения в срок или с нарушением срока. Эту работу можно поручить сотрудникам, не обладающим глубокими знаниями по сути поставленной задачи.
Справка
Инструкция по исполнению, контролю поручений
Система контроля исполнения поручений, если она разработана в организации, должна быть где-то зафиксирована. Как правило, это локальный нормативный акт, где описаны процессы постановки задач в компании, фиксации этих задач и процедуры отслеживания результатов их выполнения. В нем могут прописываться различные промежуточные этапы выполнения поручения, обязанности сотрудников по отчетности и т.д. Разумеется, готовых форм таких документов нет, т.к. каждое юридическое лицо уникально, а все системы и процессы подстраиваются под его специфику.
Некоторые предприятия выделяют специальную штатную единицу для выполнения функций отслеживания поставленных руководством задач. Называется она чаще «инспектор», для нее разрабатывается должностная инструкция инспектора по исполнению, контролю поручений.
Но выполнять такой функционал вполне реально и при совмещении с иной работой (если, конечно, позволяют фактические объемы поручений и задач).
Важно напомнить еще об одном аспекте контролирования. По трудовому законодательству привлечь сотрудника к ответственности за ненадлежащее выполнение своих обязанностей возможно только если данные факты будут зафиксированы. Грамотно выстроенная система контроля исполнения поручений позволит наглядно выявить все факты надлежащего и ненадлежащего исполнения задач конкретным сотрудником. Поэтому если возникнет необходимость наказать, то доказательственная база будет фактически собрана. Это касается и обратной ситуации, когда доказательства будут существовать для поощрения сотрудника. Поэтому пренебрегать и пускать на самотек такой большой пласт работы по отслеживанию результатов выданных указаний было бы неверно.
Читайте также:
www.sekretariat.ru
Приложение n 25. журнал контроля за исполнением служебных документов приказ минобороны РФ от 23-05-99 170 (ред от 27-05-2004) об утверждении инструкции по делопроизводству в вооруженных силах РФ (2018). Актуально в 2018 году
размер шрифта
+7 812 627 17 35
+7 499 350 44 79
8 (800) 333-45-16 доб. 100
ПРИКАЗ Минобороны РФ от 23-05-99 170 (ред от 27-05-2004) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ... Актуально в 2018 году
| ЖУРНАЛКОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ |
| (наименование воинской части) |
| N п/п | Откуда поступил документ, его номер и дата | Регистрационный номер и дата | Краткое содержание документа | Поручение должностного лица по исполнению документа | Исполнитель | Данные контроля | Основание для снятия с контроля |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Приемная Министра обороны Российской Федерации 205/2139 24.11. 200__ г. | N 918 06.02.200__ г. | Жалоба В.И. Федорова на необъективность аттестации | В.И. Михайлову. Прошу рассмотреть и доложить. Срок 5 дней Подпись 06.02.200__г. | Николаев Н.Н. тел. 293-216 | Рассмотрена командиром 07.02.200__г. аттестация пересоставлена 18.02. 200__ г. Аттестационная комиссия рассмотрела | Аттестация утверждена и объявлена Федорову В. И. В Приемную Министра обороны Российской Федерации сообщено 20.02. 200__ г. N 612 |
Приложение N 26 к Инструкции (п. 214)
www.zakonprost.ru
Примерная форма контрольного журнала
| № пп | Дата и регистрационный № документа | Срок исполнения | ФИО исполнителя | Отметка об исполнении | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Приложение 2
Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
Лицевая сторона
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31* | |
| Наименование вида документа | Автор (корреспондент) документа |
| Дата поступления и регистрационный номер документа | Дата и регистрационный номер документа |
| Заголовок (краткое содержание) документа | |
| Резолюция (кому направлен документ) | |
| Срок исполнения документа | Исполнитель |
Оборотная сторона
| Ход исполнения документа ** |
| Отметка об исполнении документа |
| Индекс дела |
* Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.
** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.
<="" p="">
Приложение 3
Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) с расширенным составом реквизитов
Лицевая сторона
| Корреспондент | |||
| Дата поступления | № документа | Дата документа | Входящий № |
| Краткое содержание | Число листов | ||
| Генеральный директор | Срок исполнения | Резолюция | |
| Начальник | Срок исполнения | Резолюция | |
| Исполнитель | Дата | ||
Оборотная сторона
| Исполнитель | Дата | Исходящий № (промежуточный отв.) |
| Исполнитель | Дата | Исходящий № (промежуточный отв.) |
| Куда (кому) | Число листов | |
| Кем подписан | ||
| Краткое содержание | ||
| Ход исследования | ||
| Отметка об исполнении | № дела | |
Приложение 4
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины для руководителя организации
СПРАВКА
об исполнении документов по состоянию на ___________
| № п/п | Наименование подразделения | Документы на контроле | Из них: | ||||
| всего | поступило в предыдущем месяце | исполнены в срок | исполняемые в срок | с продленным сроком исполнения | не исполненные в срок | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение 5
studfiles.net
