Правила учета и оформления приказов по кадрам. Журнал приказов по кадрам образец

Приказы по кадрам - форма и образец заполнения, журнал регистрации, сроки хранения

Кто заполняет приказы по кадрам?

Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме. Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 Это быстро и бесплатно!

Что такое приказы по кадрам

Это внутренний юридический организационно-правовой документ, необходимый для эффективного управления персоналом, этот документ указывает на файлы и информацию, имеющие отношение к деятельности предприятия.

Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.

Все приказы делаться на 3 категории:

• Долговременного хранения;
• Кратковременные;
• Временные приказы.

Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.

Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:

Кто разрабатывает такие документы

Формируется документ секретарем, работником отдела кадров и прочими сотрудниками, занимающими по совместительству должность делопроизводителя.

Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.

Основные разновидности приказов по кадрам

Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:

• По личному составу;
• По деятельности предприятия.

При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.

Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.

По личному составу

По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:

• О переводе. Тут вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;
• Увольнении;
• Приеме на работу;
• Выходе в отпуск;
• Выплате поощрительных сумм (приказ о премировании сотрудников).

Образцы приказов по личному составу.

Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:

• Название предприятия и его реквизиты;
• ФИО участников взаимоотношений;
• Даты – составления и вступления распоряжения в силу;
• В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
• Подписи сторон.

Важно: он должен отображать всю деятельность работника, относительно которого он издан.

Документы, касающиеся деятельности предприятия

Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:

• Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
• Приказ о дисциплинарном взыскании;
• Приказ на повышение квалификации;
• Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее. Здесь вы узнаете, по каким правилам составляется приказ об изменении графика работы;
• На дополнительные поручения определенным лицам;
• На передачу производственного имущества движимого/недвижимого во временное пользование работника;
• Приказ о введении внутренних правил на предприятии;
• О назначении ответственного лица, за исполнение приказа, ведение воинского учета, сдаче отчетности в ПФР и прочее;
• Другие виды документа, регулирующие деятельность на предприятии.

Форма и порядок хранения приказов

До недавних пор, до 2013 года используемая форма каждого вида документа по личному составу должна была быть унифицированной, но затем это обязательство отменили и теперь работодатель вправе формировать форму согласно особенностям собственного производства и внутренним локальным актам, что достаточно удобно.

При этом основная структура документа должна сохраниться, это же касается и основных сведений и реквизитов.

Относительно производственных документов унифицированных формы не столь требовались и раньше, но согласно общепринятым нормам он складывается из нескольких частей:

• Вводная часть – описывается суть дела;
• Распорядительная – идет речь об указании директора;
• Заключительная – назначается исполнительное лицо, дата выполнения распоряжений.

По периоду хранения документ по личному составу относиться к бумагам длительного хранения – 75 лет с момента передачи в архив.

При сшивании на конец-начало года на такие документы составляется опись с указанием:

• Регистрационных данных;
• Дат издания;
• Должностных лиц, их подписавших.

Важно: в каждой сшитой папке должны находиться приказы одинаковые по значению.

Приказы по деятельности предприятия имеют неограниченный срок хранения, по отпускам относятся к кратковременным и хранятся до 3 лет, относительно общих производственных тем от 5 лет.

Правила составления

Документы по различным формам имеют различия в своем формировании.

По личному составу

Приказ по личному составу допустимо формировать на фирменном бланке предприятия с учетом особенностей производства, но при этом он должен содержать такие сведения:

• Реквизиты предприятия и наименование;
• ФИО должностного лица;
• Название документа и порядковый номер;
• Основания для издания;
• Ссылки на законодательные акты;
• ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
• Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
• Назначить исполнительное лицо;
• Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
• Дату составления;
• Подпись об ознакомлении работника.

По основной деятельности

Этот документ составляется в более свободном стиле, к примеру, приказ о введение в действие нового штатного расписания содержит:

• Название организации;
• Название документа;
• Тема приказа;
• Регистрационный номер и дата составления;
• После слова приказываю, идет перечень изменений;
• Подпись руководителя с расшифровкой.

Правила учета кадровых приказов

Действие приказа юридически начинается с момента его подписания участниками, после чего ответственное лицо регистрирует его в журнале регистрации приказов по предприятию, подшивает в специальную папку и ставит регистрационный номер. При этом папка должна содержать по значимости и назначению документы одного вида.

На данный момент журнал не обязателен для регистрации приказов, но его по-прежнему ведут на большинстве предприятий, так как это достаточно удобный вариант учета.

Регистрационный номер указывается по возрастанию и индексируется согласно теме приказа, но лучше, если для каждого варианта приказа будет отдельный журнал.

Такой документ доступно приобрести, а можно изготовить самостоятельно при помощи большой тетради.

Образец приказа о графике отпусков.

Архивация

Приказы формируются в отдельную стопку, сверху укладывается опись, закрывается титульным листом с наименованием приказов и прошивается крепкими нитями.

Для архива используется сухое помещение с установленными стеллажами, которые также для удобства поиска лучше индексировать. Когда срок, отведенный для хранения, заканчивается, документы утилизируют.

Журналы регистрации приказов по кадрам

Данный документ предназначен для учета приказов со сроком хранения до 75 лет, он опломбирован номерной индикаторной пломбой одноразового применения, которая предназначена для обнаружения несанкционированного доступа.

Перед началом использования необходимо заполнить титульный лист с внесением номера пломбы в специальную строку.

Важно: без этого действия журнал считается не опломбированным. Также необходимо поставить заверительную подпись.

Титульная страница содержит:

• Название предприятия;
• Название документа;
• Даты начала и конца ведения журнала;
• ФИО должностного лица, ответственного за ведение документа, обычно этот человек назначается так же приказом и является работником отдела кадров.

При заполнении основных разделов необходимо вносить в каждую графу требующиеся сведения:

• Порядковый номер приказа;
• Дату составления;
• Регистрационный номер приказа – содержит индексацию;
• Его вид – прием, увольнение или перевод;
• Табельный номер документа;
• Основание для издания – заявление, дополнение к основному договору и прочее.

Из этого следует, что основное предназначение документа это:

• Хронологические сведения о приказе и ранжирование приказов по видам, что при необходимости значительно ускоряет процесс поиска необходимого документа;
• Кроме этого запись в журнале является дополнительным подтверждением существования документа изданного руководителем.

Заключение

Приказы по кадрам – это основная составляющая слаженной работы целого большого организма в качестве предприятия, деятельность которого находится под контролем руководителя.

Основные документы кадрового учета подробно рассмотрены тут:

Позвоните по телефону +7 (499) 703-51-68, 8 (800) 333-45-16 доб. 291 или задайте вопрос и получите ответ юриста через 5 минут. Консультация бесплатная!

fbm.ru

образцы и унифицированные формы. Скачайте бланки приказов для отдела кадров

>>>

Приказы по кадрам

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности, в частности, относятся приказы:

• об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
• об утверждении графиков отпусков:
• об утверждении и изменении штатного расписания;
• об установлении режима работы и внесении изменений в него;
• об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. 19 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

• о приеме, переводе, увольнении работников;
• о предоставлении различных видов отпусков;
• о направлении в командировку;
• о поощрении;
• о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. 19 "Перечня").

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• дата;
• регистрационный номер документа;
• заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
• тема;
• текст;
• подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

Популярные шаблоны:

www.freshdoc.ru

Образцы приказов по кадрам - правила составления документов

Приказы по личному составу – ключевой источник документооборота в каждой компании. В чем их важность, особенности составления, как правильно оформлять приказы и хранить их? Об этом подробнее в нашей статье.

Приказы по кадрам – подробнее о документах

Согласно законодательству России, которое регулирует оформление и ведение делопроизводства, предполагает использование в компаниях разнообразных локальных актов. К ним также относят приказы, которые принято разделять на:

1. Приказы, относящиеся к основным видам деятельности.
2. Приказы, которые издаются в целях управления личным составом организации.

Образец приказа

Если мы говорим про приказы по кадрам, то их принято относить ко второму типу, которые также относятся к распорядительной документации в компании.

Такие документы выдают для правильного и законного оформления следующих действий:

• При комплектовании кадров.
• При перемещении сотрудников.
• Для оформления распоряжений в адрес сотрудников.
• При увольнении и т.д.
• О вынесении премии или, наоборот, о депремировании.

При этом корректировки данные, которые фиксируются в трудовой книжке либо любой кадровой документации, обычно сопровождается составлением приказа.

Какие формы приказов существуют?

Существуют унифицированные формы приказов по личному составу, которые составлены на основе постановления № 1 Госкомстата, изданного в 2014 году.

Данное положение определяет следующие виды приказов по личному составу:

• Т-1, который используют при приеме сотрудников.
• Т-5, которая применяется при переводе специалиста.
• Т-6, без которой не обойтись при отправке работника в отпуск.
• Т-8, который сообщает об увольнении.
• Т-9 – этот приказ необходим при оформлении сотрудника в командировку.
• Т-11, которая нужна для премировании специалистов.

Однако нужно отметить, что вышеперечисленные формы обычно используются  в государственных предприятиях, а вот в частных компаниях приказы могут оформлять по иным шаблонам, принятым в организации.

Структура приказов – из чего состоит документ?

Очень важный фактор классификации приказов – структура документа, за счет которой такие документы делят на два вида:

1. Сложные.
2. Простые.

Простые по структуре приказы характеризуются присутствием одного распорядительного блока (где будет указание к действию, например, «принять», «отправить в отпуск»). Если документ оформляется на одного сотрудника, то его рассматривают как индивидуальный, если на нескольких – то свободный.

Сложные по структуре приказы характеризуются наличием нескольких распорядительных блоков. Такие документы достаточно распространены, однако их использование на предприятии считается трудоемким мероприятием даже с учетом работы с помощью специальных программ, поскольку для оформления такой документации придется пользоваться большим объемом данных, которые могут быть «раскинут» по разным документам и разделам.

Подписание приказа руководителем

Давайте боле подробно рассмотрим элементы структуры приказов. Главным элементом считается раздел, состоящий из пунктов, которые должны быть включены в документ на основе других бумаг. При этом обязательно привести ссылку (например, на положение ТК РФ и т.д.). Если составляется приказ о назначении человека на какую-либо должность, то такие пункты могут быть включены на основе:

1. Заявления специалиста.
2. Трудового договора, записки руководителя отдела.
3. Служебной записки.

В бумаге рекомендуется сначала написать слово «Основание», после чего указать ссылку на документ. При этом в приведенном источнике обязательно должен быть отражен факт, что человек ознакомлен с текстом документа. То есть прописывается фраза «С приказом ознакомлен» и напротив нее ставится подпись.

Хорошо бы приводить в документах юридические формулировки, к примеру, если они связаны с величиной заработка сотрудника, расписанием работы.

Таким образом, структура любого приказа предполагает наличие отдельных боков, которые отражают:

• Действие руководителя компании.
• ФИО и иные данные на сотрудника.
• Дата вступления документа в силу.
• Ссылки на источники.

Кроме того приказы могут быть дополнены разными приложениями, если их тяжело отразить в самом документе. Например, это схемы, картинки, которые более подробны помогут объяснить текстовую информацию.

Следует обратить внимание на несколько советов экспертов по вопросу оформления таких документов:

• Не следует пользоваться сокращениями.
• Отсутствие в документах источников с различным сроком хранения.

Составление приказов кадрам – подробное руководство

Прежде всего следует отметить, что издание приказов подразумевает решение следующих задач для оформления документа:

• Инициирование решение о создании приказа.
• Сбор данных, которые нужны для оформления бумаги.
• Подготовка шаблона приказа, его составление, согласование.
• Внесение данных в документ и его подписание ответственными лицами.

Подготовительный этап

Первый этап осуществляется с применением данных, которые есть в служебных записках, справках, различных акта. Проекты документов обычно составляются представителями кадровых служб.

Очень важно при издании документа убедиться в том, что он будет соответствовать нормам современного законодательства.

Сбор информации

Затем сотрудник кадровой службы должен собрать данные для издания приказа, которая может быть расположена во:

• Внутренних актах компании.
• В правовой документации, например ТК РФ.
• В архивных документах.

Проект приказа

Далее разрабатывается сам приказ по личному составу. Тут важно правильно оформить сам документ – в нем нужно указать о разработке проекта, написав слово «Проект». Правда, сам текст документ должен максимально соответствовать будущему приказу.

Подписание приказа

На данном этапе все просто: главное, чтобы у человека, который будет принимать документ, были на это полномочия, но чаще всего подобные документы подписывают сами руководители.

Ему нужно передать полностью подготовленную форму приказа, то есть с текстом документа, другой важной информацией. Руководитель подписывает документ, ставит там свою подпись. Если необходимо, документ аннулируется. После появления на документе подписи руководителя его передают сотруднику на ознакомление, который также должен оставить свою подпись.

Чтобы скачать приказ на командировку и научиться правильно его составлять, изучите наш материал.

Здесь вы узнаете, как вынести дисциплинарное взыскание и составить приказ.

В нашем материале мы подробно распишем правила составления приказа на отпуск сотрудников.

Правила регистрации и хранения таких документов

Процедура регистрации предполагает внесение данных о документе в регистры компании, поскольку только после этого можно сказать, что документ имеет юридическую силу. Данная работе решает три задачи:

1. Правильный учет документов.
2. Контроль над выполнением приказов.
3. Доступ к документам при необходимости.

При этом записываться в регистры должны не только приказы, но и другие как внутрикорпоративные документы, так и те, что поступают из других организаций. При регистрации приказ получает свой личный номер, индекс.

Существует три метода регистрации, которые можно использовать в компании. Прежде всего, это использование журналов, где детально отображается информация о том, в каком отделе был создан документ, для каких целей. Второй вариант – карточная регистрация данных, которые применяются для внутрикорпоративного документооборота. Здесь все просто? Оформляются контрольные карточки, которые объединяют в картотеки. Последний вариант – использование автоматизированных программ для регистрации приказов для этого используются специальные программы.

Главное, регистрирую документы, соблюдать положение Минкультуры от 2005 года, который предполагает отражение в приказе название компании, наименование источника, дату создания, наличие регистрационного номера, заголовка и текста приказа.

Если предполагается создание большого количества приказов, их лучше классифицировать по отдельным базам в реестре для более удобного поиска документов.

Следует помнить, что хранить приказы в организации необходимо в течение определённого срока их действия – какие-то документы хранятся по 5 лет, другие – по 75 лет. Потому при хранении документы нужно разделять по срокам. Кроме того, приказы хранят отдельно от документации, относящейся к основной деятельности компании.

Ответственный за их оформление специалист должен подшить все документы, пронумеровать их, дополнить описями и для надежности упаковать в специальные обложки.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

vesbiz.ru

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Понятие приказа 

Согласно Википедии: 

Прика́з — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.   

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами: 

- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело" - Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") - Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" - Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились. 

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством. Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных. Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично. Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать? 

1. Приказы по личному составу (по кадрам): - о приеме на работу, - о переводе на другую работу (перемещении) - об увольнении 2. Приказы о командировках. 3. Приказы о предоставлении отпуска 4. Приказы по основной деятельности компании - о дисциплинарных взысканиях, - о совмещении, - о поощрении, - об установлении надбавки к окладу, - об изменении персональных данных работника, - о присвоении разрядов, классности, - об изменении условий труда, - обязательные приказы. 

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются. Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений. Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива. 

Какие же это приказы? 

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже. 

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново? 

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

cpb-runo.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал направления на медосмотр образец
• 
  Моу сош 5 электронный журнал
• 
  Журналы педагога психолога в школе
• 
  Журнал хастлер фото жаклин кеннеди
• 
  Гидротехническое строительство журнал официальный сайт
• 
  Журнал литейщик россии сайт официальный
• 
  Хардангер схемы для вышивки журналы
• Российский педиатрический журнал официальный сайт
• 
  Журнал муниципальная власть официальный сайт
• 
  Журнал одаренный ребенок официальный сайт
• 
  Координационная химия журнал официальный сайт