Это интересно
- ОКД
- ЗКС
- ИПО
- КНПВ
- Мондиоринг
- Большой ринг
- Французский ринг
- Аджилити
- Фризби
Опрос
Полезные ссылки
РКФ
Все о дрессировке собак
Стрижка собак в Коломне
Поиск по сайту
Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников? Журнал присутствия на рабочем месте образец
2. журналы учета отсутствия работников
2. ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ОТСУТСТВИЯ РАБОТНИКОВ.
2.1. Журнал учета больничных листов, Журнал учета отпусков (очередные, засвой счет, учебные) - документы, отражающие фамилию, имя, отчество работника,его должность, подразделение, период времени, причину отсутствия на рабочемместе, основание. Дата и время отсутствия работника фиксируются в журналах ответственным за табельный учет на основании заверенных заявлений, справок-вызовов из учебных заведений и больничных листов.
2.2. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места.
2.3. Если работник отсутствовал на рабочем месте более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке, не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит.Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.
2.4. Формы ведения журналов учета отсутствующих работников разрабатываются ответственным за табельный учет.
3. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯ
3.1. Работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в электронном варианте и распечатывают его на бумаге. Подписанный табельпередается в бухгалтерию на хранение.
3.2. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, а такжевизу непосредственного руководителя. Подпись ответственного работника и визыруководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.
3.3. Форма табеля учета рабочего времени и расчета заработной платы работников МДОУ установлена в положении об учетной политике МДОУ в соответствии с положениями Приказа Минфина Российской Федерации N 52н от 30.03.2015г (форма 0504421).
3.4. При использовании табеля формы N 0504421 допускается включение дополнительных граф, однако нельзя удалять существующие графы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации (например, правилами учетной политики).
3.5. Табель открывается ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется на основании документовпо учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.
3.6. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
3.6.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания.
3.6.2. В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормальногоиспользования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудовогораспорядка. В верхней половине строчки на каждого работника, у которого имелисьотклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часыотклонений, а в нижней – условные обозначения отклонений.
3.6.3. В нижней строчке записываются также часы работы в ночное время.
3.6.4. Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых – работа вночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой – условное обозначение отклонений, а знаменатель – ночные часы. При наличии болеедвух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.
3.6.5. Если в течение года в организацию принимались новые сотрудники, ониподлежат обязательному включению в табель. Если же производилось увольнение –соответствующие работники исключаются из табеля в месяце, следующим за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.
3.6.6. При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периодадо принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком.
3.6.7. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
3.6.8. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
3.6.9. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочейсмены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. Вэтом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу.
3.6.10. При необходимости организации работы в выходной или нерабочийпраздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочийпраздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствиис приказом.
3.6.11. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников учреждения в двойном размере.
По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день,ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
3.6.12. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовымкодексом РФ.
3.6.13. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласияработника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, неоформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
3.6.14. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничныхдней).
3.6.15. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
3.6.16. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
3.6.17. В конце месяца сотрудник, ответственный за ведение табеля, определяет общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а так же другое количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы.
3.6.18. Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведениясоответствующих расчетов.
4. ХРАНЕНИЕ ТАБЕЛЯ
Табель является первичным учетным документом на оплату труда, поэтомусрок хранения его не может быть менее пяти лет, что указано в ст. 17 Федеральногозакона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 23.11.2009).Если учитывается работа сотрудников, имеющих право на льготную пенсию(работа с вредными условиями труда), срок хранения табеля не может быть менее 75лет.
Положение о табельном учете рабочего времени
- Общие положения
1.2 Для ведения табельного учета рабочего времени в Учреждении приказом заведующего назначаются ответственные лица из числа администрации.
1.3 В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников Учреждения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.
1.4 Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
1.4.1. ведет учет штанного состава сотрудников Учреждения, выданного ему приказом;
1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставления отпусков и т.д.;
1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением заведующего Учреждением о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, заявлений, подписанных заведующим, увольнительных и других;
1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
1.5 . В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, заведующий своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя.
1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
1.7. Ежемесячно сведения об отсутствующих работниках проверяются ответственными за табельный учет, которые сверяют данные с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется отгул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.
2. Правила заполнения табеля
2.1 Табель учета рабочего времени ведется в электронном или бумажном вариантах.
2.2 Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, визу заведующего. Подпись ответственного работника и визы руководителя содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.
2.3 К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
2.3.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания Учреждения.
2.3.2. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с приказом о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно). В итоговый табель месяца данный сотрудник не включается.
2.3.3. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с приказом на увольнение. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно). В итоговый табель месяца данный сотрудник не включается.
2.3.4. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
2.3.5. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии) или по согласованию с бухгалтерией.
2.3.6. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель, если сотрудник в данном Учреждении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.
2.3.7. Фамилия, имя, отчество записываются в графе полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу Учреждения.
2.3.8. В графе «должность» указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
2.3.9. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
2.3.10. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на один час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность рабочей смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью более 7 часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный рабочий день сокращается до 7 часов.
2.3.11. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит делопроизводитель по указанию заведующего и направляется в Учреждение не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
2.3.12. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит делопроизводитель по указанию заведующего.
2.3.13. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников Учреждения в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
2.3.14. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
2.3.15. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
2.3.16. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
2.3.17. В случае нахождения работника не на территории Учреждения или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени.
2.3.18. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
2.3.19. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
3. Порядок формирования и представления табелей
3.1 В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника, может смещаться время рабочей смены.
3.2 Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются работниками заведующему не позднее 17-го числа отчетного месяца.
3.3 Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками, ответственными за табельный учет в табель не позднее 17-го числа отчетного месяца.
filling-form.ru
Журнал учета рабочего времени сотрудников – образец и правила оформления
Дисциплина сотрудников — это основополагающий фактор успеха работы любой организации. Для ее соблюдения в организациях действуют строго установленные графики начала и конца работы. Для контроля соблюдения установленных правил, наниматели ведут различные формы учета. Одной из принятых форм для контроля присутствия или временного отсутствия на работе, является книга спецучета отработанных часов.
Журнал учета рабочего времени сотрудников — законодательная база ведения журнала
Правильная организация производства зависит, прежде всего, от бесперебойного функционирования работы нанятых кадров. Сотрудники обязаны соблюдать установленные в локальных документах нормы рабочего времени. Но, незапланированного отсутствия не избежать. Для того, чтобы иметь возможность отслеживать наличие работников на их трудовых местах и правильно начислять им зарплату, ведется ежемесячный табель. Обязательность его ведения закреплена в ТК РФ статьей 91. Журнал учета прихода и ухода сотрудников ведется нанимателем на добровольной основе. Законом не предусмотрена обязательность его ведения.
Скачать текст статьи 91 ТК РФ
В какой форме составляется?
Законодательно форма журнала учета рабочего времени не установлена, поэтому его оформление зависит лишь от требований нанимателя. Легитимной считается как бумажная, так и электронная версия ведения книги. Следует уточнить, что для ведения электронной формы не требуется установки специальных программ. Достаточно лишь разработать удобный для себя формат и правильно его оформить. Это может быть документ в формате Word или Excel. Возможно вести документ при помощи имеющихся в организации встроенных электронных систем отчетности. Главное при заполнении бумажной или электронной формы — это системность и постоянство.
Как правильно оформить?
Оформление журнала учета рабочего времени сотрудников производится табличным методом. Каждая организация вправе сама определить, какие столбцы ей нужны в книге. Главное, чтобы с их помощью можно легко было проследить приход, уход сотрудников, часы их переработки или отсутствия.
Оформление книги должно содержать обязательно:
- Титульный лист.
- Таблицу содержания.
- Пломбу на шнуровке.
Титульный лист должен содержать общую информацию о названии предприятия и названии книги. На первом листе обязательно указывается дата начала ведения и последней записи в книге. Важно на книге указывать должность и фамилию того, кто ведет документ. Книга прошнуровывается и пломбируется для защиты от незаконного изъятия листов. Пломба может быть в виде опечатанного листа бумаги или заводской, при приобретении готовой книги.
Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?
Вести книгу должен один ответственный человек. Обычно в организациях данная должность прописывается в ЛНПА, а затем и в трудовом договоре соответствующего работника. Но возможно возложение ответственности и приказом руководителя.
Таблица содержит следующие обязательные графы:
- Порядковый номер.
- Фамилия сотрудника.
- Дата внесения записи.
- Точная фиксация прихода на работу.
- Точное время ухода с работы.
- Графа примечание.
- Подпись работника, вносящего запись.
В графе примечания обычно отмечают опоздания или преждевременный уход. Также в ней можно фиксировать ненормированные часы работы.
Скачать журнал учета рабочего времени
Образец приказ о введении журнала учета рабочего времени сотрудников
Вся основная документация в организациях вводится в действие приказом руководителя. Не исключение и книга спецучета. Внесение изменений в книгу также проводится посредством издания приказа.
В приказе отражаются следующие пункты:
- Основание для издания приказа.
- Распоряжение об особом виде спецучета с указанной даты.
- Возложение обязанности на одного ответственного сотрудника.
- Указания об ознакомлении с приказом.
Скачать образец приказа
Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников
По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):- +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
- +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
- +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.
www.samso.ru
образец, бланк, цель и порядок заполнения
Современная деятельность любых предприятий требует от руководства вести учет трудового времени сотрудников, используя соответствующие документы, в том числе и журнал учета рабочего времени.
Это документ, позволяющий начальству поддерживать дисциплину и контролировать эффективность использования времени рабочих.
Для чего он необходим?
Данный документ должен присутствовать во всех организациях независимо от вида формы собственности, так как на его основании осуществляется начисление заработной платы, премий и других выплат.
Главным содержанием книги является обозначение фактического времени, отработанного сотрудниками. Рабочее время — период, когда лицо выполняет свои обязанности. Законом предусмотрено еженедельное время на труд – 40 часов, а внутренние установки организаций обозначают начало и конец рабочего дня, время на обеденный перерыв. Так устанавливается конкретный график, соблюдение которого — обязанность всех рабочих.
При необходимости покинуть службу по каким-либо причинам сотрудники должны согласовывать свой уход с начальством или записать данный факт в журнале, чтобы не получился прогул.
Прогулы, опоздания и задержки тоже фиксируются в данном документе. Судя по отметкам в нем, руководство начисляет премии и другие поощрения за ответственный труд, а также штрафует и делает выговоры за халатное отношение к работе.
Основным результатом ведения журнала становится выделение из штата сотрудников для премирования и возможного повышения в должности и безответственных работников, снижающих темп работы и производительность организации.
Обязательно ли его вести?
Трудовой кодекс РФ, а именно статья 91 обязывает руководителей компаний вести учет времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Это время отражается в необходимом документе — табеле.
Ведение журнала учета по законодательству не является обязательным. Но деятельность организаций он упрощает многократно — экономит время и повышает качество трудовых ресурсов.
В РФ существуют 3 типа учета трудового времени:
- Ежедневный – традиционный учет, когда сотрудники приходят на работу каждый день, а время их труда нормировано одинаковым количеством часов. При таком учете документ заполняется ежедневно относительно всего персонала.
- Еженедельный – учет, приемлемый в случаях, когда работники приходят на службу не каждый день, но за неделю отрабатывают норму, указанную в договоре. Журнал заполняется в конце каждой недели.
- Суммированный учет применяется при гибком графике сотрудников. Считается оптимальным для компаний, ведущих круглосуточное производство. Новая запись в книге может появиться по окончании месяца, полугода или года.
Какой вид учета выбрать для своей организации каждый руководитель решает сам, опираясь на вид работ, график и продолжительность трудового дня.
Некоторые нюансы суммированного учета времени вы можете узнать из следующего видео:
Ответственные за ведение лица
Каждая организация сама вправе решать, кто будет заполнять журнал и нести за него ответственность – Трудовой кодекс не регламентирует данный пункт. В небольших фирмах зачастую работодатели сами заполняют этот документ, а могут и назначить ответственное лицо или несколько лиц для каждого отдела.
Данная обязанность отражается в должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о трудовой деятельности.
Неисполнение обязательства, нарушения по ведению журнала влекут за собой административную ответственность, которую налагает Федеральная инспекция труда.
Сотрудник, отвечающий за документ, контролирует записи в нем и предоставляет его для текущих проверок. Важно грамотно и правильно заполнять книгу, регистрируя часы начала и завершения работ. Учитывается как отработанное, так и неотработанное время, а также сверхурочные часы.
Порядок заполнения
Данный документ заполняется в краткой форме.
Основные графы:
- Номер записи.
- Имя, фамилия работника.
- Дата записи.
- Время явки сотрудника на службу.
- Время отправления домой с рабочего места.
- Примечание, где указываются опоздания, причины отсутствия.
- Подпись лица, осуществляющего запись.
Допускается добавление некоторых граф, например, запись сверхурочных часов работы. Страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.
Польза данного документа очевидна – не происходит превышение трудовых норм, предусмотренных ТК РФ, повышается дисциплина штата, производительность труда и, как следствие, прибыль и успех компании.
znaydelo.ru
Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте в 2017: образец бланка
Присутствие на рабочем месте — святая обязанность гражданина, связавшего себя узами Трудового Кодекса с организацией. Однако не все наемные кадры следуют этому правилу и добросовестно исполняют свои обязанности. Чтобы применить к нарушителю нормы дисциплинарного характера, необходимо составить «Акт об отсутствии на рабочем месте». Как это сделать, узнаете в статье.
Содержание статьи
В каких случаях необходимо составлять акт
Поводом для составления «Акта об отсутствии на рабочем месте» является, исходя из названия документа, факт неявки сотрудника. В соответствие со статьей 81 Трудового Кодекса, максимальное время, в течение которого работник может отсутствовать, составляет 3 часа 59 минут. За прогул, свыше указанного, на основании п. «а» ст. 81 ТК РФ, работодатель имеет право привлечь нерадивый кадр к ответственности и даже уволить.
Стоит обратить внимание, что, если смена длится меньше 4-х часов и должностное лицо не явилось на неё для исполнения своих обязанностей, нормы статьи 81 на данный случай также распространяются.
Чтобы доказать факт неисполнения наёмным работником обязанностей, необходимо составить «Акт». Безусловно, причиной отсутствия может быть повод, расцениваемый законодательством как уважительный. Но до выяснения причин неявки, юристы рекомендуют зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Порядок действий при оформлении документа
В первую очередь необходимо выяснить, действительно ли работник отсутствует по неуважительной причине. Для этого необходимо связаться с ним по имеющимся контактным данным. В век интернета сделать это можно и с помощью социальных сетей. Если сотрудник вышел на связь, изложил причину прогула, и вам она показалась уважительной — вы имеете полное право не составлять «Акт». Безусловно, если подобный случай произошёл впервые или подопечный стоит на хорошем счету и портить его «Послужную книжку» порочащей записью вам не хочется. Во всех иных случаях юристы настоятельно рекомендуют зафиксировать факт невыхода на работу документально.
Обязательное условие, при оформлении акта — отразить факт отсутствия и в графике. Для этого используется код «НН». Если при расследовании «неявки по невыясненным причинам» было установлено, что она не является уважительной, код меняется на «ПР». Изменять код можно на основании документов, предоставленных сотрудником. Если причиной невыхода стала болезнь, и он подтвердит это документально, код изменится на «Б».
Если связаться с работником не получилось, либо причина его отсутствия показалась вам неуважительной, необходимо составить документ, фиксирующий неисполнение служебных обязанностей. Для этого следует пригласить не менее двух свидетелей и в их присутствии зафиксировать факт.
После того, как акт был составлен, не забудьте предоставить его для ознакомления работнику, в отношении которого он был составлен. Если безответственный сотрудник так и не появится в стенах организации, следует отправить документ по почте.
Основной причиной восстановления сотрудника на работу по решению суда очень часто является факт его не ознакомления с документом.
Если работник не выходит несколько дней подряд, чтобы обезопасить себя, выполняйте указанную последовательность действий ежедневно: попробуйте связаться с сотрудником, отметьте факт его отсутствия в графике, в присутствии свидетелей составьте «Акт».
Оформить «Акт» вы можете и постфактум. Однако стоит учесть, что срок давности по привлечению не вышедшего на работу сотрудника к ответственности составляет от 1-го до 6-ти месяцев.
Правила составления (инструкция)
Документ составляется в присутствии не менее 2-х свидетелей. Без подписей «понятых», он будет считаться недействительным.
Требования к содержанию бланка общие. Шапка документа выглядит следующим образом:
- В правом вернём углу, указывается наименование организации-нанимателя.
- Далее, посередине листа, пишется название документа «АКТ».
- Чуть ниже, слева, указываются: дата и время, номер документа, а также населенный пункт, в котором он был составлен.
Далее излагаются основные данные:
- В первую очередь, должность и полное имя инициатора составления акта — руководителя организации.
- Информация о свидетелях — должности и личные данные.
- Затем излагается информация о нарушителе норм Трудового кодекса — должность, полное имя.
Если документ составляется в присутствии работника, необходимо в нем изложить его объяснение о причине неявки в назначенное время. Либо, указать какие меры были приняты, чтобы выяснить местонахождение сотрудника. Вполне возможно, что сделать это самостоятельно он не может по вполне объективным причинам — состояние здоровья, ЧП/ЧС и другие обстоятельства непреодолимой силы.
Ниже проставляются подписи всех, кто участвовал в составлении акта. А также самого работника, в отношении которого документ был разработан.
Довести до сведения лица, нарушившего нормы Трудового Кодекса, факт составления «Акта об отсутствии на рабочем месте» — очень важно!
Если работник отказался подписывать документ, следует зафиксировать и это. Желательно подробно описать причины и получить от сотрудника письменное объяснение.
Документы для скачивания (бесплатно)
Как использовать его в дальнейшем
Законодательство не обязывает работодателя составлять «Акт об отсутствии на рабочем месте» по факту каждого прогула. Это мера призвана не зафиксировать подобные случаи, а привлечь сотрудника к ответственности. Документ пригодится вам, если вы решили попрощаться с работником из-за неуважительного отношения к трудовым нормам, или стимулировать его рублём, для исключения фактов новых прогулов.
Также «Акт» станет вашим помощником на суде. Он будет первым документом, который потребует инстанция, чтобы доказать правомерность увольнения или наказания работника. А в случае, если он составлен ненадлежащим образом, или сотрудник с ним не был ознакомлен, послужит причиной для признания ваших действий незаконными.
znaybiz.ru
Журнал учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле
Журнал учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации – это журнал, который ведет уполномоченное лицо в организации, для фиксирования времени прибытия на работу и убытия с работы работников организации, а так же выезд работников в местные командировки.
Ведение такого журнала дает возможность контролировать со стороны руководства рациональное использование рабочего времени работниками и исключить нарушение трудовой дисциплины, а так же дисциплинирует самих работников.
Информация о местных командировках заноситься в журнал с той целью, чтобы зафиксировать периоды отсутствия работника в течение рабочего времени на постоянном месте работы. Например, работник по заданию своего непосредственного руководителя может отъехать на несколько часов к поставщику. При этом он не будет находиться на рабочем месте, хотя время логично считать отработанным. Сведения, взятые из журнала, могут быть использованы при составлении табеля рабочего времени.
Установленной формы журнала учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации нет. Форма журнала может быть разработана в организации самостоятельно, его листы размножены с помощью ксерокса, компьютера. Журнал может быть изготовлен типографским способом. В любом случае журнал должен быть прошит, пронумерован, удостоверен печатью.
Журнал может храниться у секретаря или у другого уполномоченного лица.
Срок хранения Журнала учета прибытия, убытия и нахождения в местных командировках работников организации установлен ст. 784 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 1 год.
naar.ru
Книга учета явок работников на работу и ухода с нее
Учет явки работников на работу и ухода с нее
В обязанности нанимателя вменена организация учета явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании – уход (часть вторая ст. 133 Трудового кодекса РБ, далее – ТК). Это означает, что нанимателю необходимо организовать ведение журнала (книги) для учета времени прихода работников на их рабочие места и ухода с работы в начале и по окончании рабочего дня (смены).
Журналы для учета рабочего времени
Кроме того, для учета фактически отработанного работником рабочего времени и его целевого использования в течение рабочего дня (смены) необходимо вести журнал внутрисменных отлучек работников. Данный учет можно вести как в одном журнале, так и в двух. Второй журнал необходим, если работа связана с выполнением работником своих трудовых обязанностей вне места расположения нанимателя (например, специалист по кадрам отлучается с работы для сдачи отчета в ФСЗН, оформления пенсий и др.). Форму указанных журналов организация определяет самостоятельно.
Образцы журналов смотрите в рубрике «Полезная документация» на стр. 25–26.
Для ведения такого учета приказом нанимателя (при необходимости для каждого структурного подразделения) необходимо назначить работника, ответственного за ведение журнала внутрисменных отлучек работников.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение журналов учета явок работников на работу и ухода с нее и внутрисменных отлучек смотрите в рубрике «Полезная документация» на стр. 26.
Кроме того, следует определить место нахождения журнала (журналов) в течение рабочего дня (смены). Журнал учета явок на работу и ухода с нее должен находиться в общедоступном месте (например, у вахтера, секретаря организации) за 15 минут до начала рабочего дня (смены) и за 5 минут до окончания рабочей смены. Все остальное время он может находиться у работника, ответственного за его ведение. Журнал внутрисменных отлучек, напротив, должен находиться в общедоступном месте в течение всего рабочего дня (смены).
Необходимо закрепить обязанности работников по фиксации отработанного ими рабочего времени в локальном нормативном правовом акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка.
В журнале отлучек в течение рабочего дня нужно отметить дату, время ухода, цель, название юридического лица (куда поехал сотрудник), время возвращения, поставить свою подпись.
В части третьей ст. 133 ТК определено, что учет ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах.
Но, как правило, табель учета использования рабочего времени и другие аналогичные документы не позволяют вести учет явок на работу и ухода с нее. Они предназначаются для учета количества отработанных часов, а также неотработанного времени (отпуск, больничный, прогул, отстранение, простой и т.д.).
Поэтому в качестве документа для учета времени прихода работников на их рабочие места и ухода с работы в начале и по окончании рабочего дня (смены) может выступать журнал (книга), о котором было сказано выше. Что касается табеля учета использования рабочего времени, то его заполнение осуществляется на основании данных названного журнала или другого аналогичного документа.
По результатам проверок, проводимых государственными органами надзора и контроля, можно сделать вывод, что такие журналы ведутся не всеми нанимателями, а рабочее время учитывается посредством проставления в табеле учета рабочего времени количества часов за рабочий день (смену), которое установлено правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).
Таким образом, можно резюмировать, что требование контролирующих органов об организации нанимателями всех форм собственности учета явок работников на работу и ухода с нее является обоснованным, поскольку позволяет отразить реальное количество часов отработанного работником времени (например, в случае опоздания на работу).
Данное требование не распространяется на граждан, привлекаемых для выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам, потому что эти правоотношения не регулируются ТК.
www.spok.by
Акт об отсутствии работника на рабочем месте - образец
Акт об отсутствии на рабочем месте – один из трех видов документов, которыми фиксируется нарушение работником трудовой дисциплины. Рассмотрим особенности составления акта об отсутствии на рабочем месте.
К чему ведет отсутствие на рабочем месте?
Порядок составления акта
Образец акта об отсутствии на рабочем месте
Итоги
К чему ведет отсутствие на рабочем месте?
Рабочим для любого работника считается то место, которое названо таковым в его трудовом договоре. Обычно оно соответствует наименованию и адресу места нахождения подразделения, в котором трудится работник. Если конкретные указания на эти параметры в трудовом договоре отсутствуют, то рабочим местом для работника будет являться вся территория работодателя. В такой ситуации к работнику, попавшему на эту территорию, но не дошедшему до реального места выполнения своих трудовых функций, претензии по отсутствию на рабочем месте предъявить будет нельзя.
Присутствие на рабочем месте требуется от работника во время, которое обозначено как рабочее для него в правилах внутреннего трудового распорядка, утвержденных руководителем работодателя. С этими правилами каждого работника знакомят при приеме на работу, и он обязан им подчиняться (ст. 189 ТК РФ).
Неисполнение правил внутреннего трудового распорядка может повлечь за собой применение к работнику одного из видов дисциплинарных взысканий (ст. 192 ТК РФ):
- замечание,
- выговор,
- увольнение.
О документе, подписываемом руководителем при наложении наказания, читайте в материале «Приказ о дисциплинарном взыскании - образец и бланк».
Выбор конкретного наказания в отношении такого проступка, как отсутствие на рабочем месте, будет зависеть от его:
- продолжительности,
- периодичности,
- последствий,
- сочетания с другими проступками.
При единичном опоздании на работу, скорее всего, мерой наказания будет избрано замечание. Если проступок повторяется, возможен выговор. При систематических опозданиях или при совершении прогула, которому равнозначно отсутствие на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) или больше 4 часов подряд, руководитель работодателя может принять решение об увольнении работника.
Документами, фиксирующими факт такого нарушения трудовой дисциплины, становятся:
- докладная записка от непосредственного руководителя работника;
- докладная записка представителя отдела кадров;
- акт об отсутствии работника на рабочем месте.
Порядок составления акта
К составлению акта об отсутствии на рабочем месте прибегают в случаях:
- опоздания на работу;
- долгого отсутствия на месте, обозначенном рабочим;
- прогула.
Акт составляют непосредственно в момент обнаружения нарушения на каждый выявленный его факт. Это становится особенно важным для длящихся или неоднократных нарушений.
Примером длящегося проступка может служить отсутствие на рабочем месте без объяснений в течение нескольких дней. В этом случае составляют акт на каждый день. Возможно оформление актов на каждую половину рабочего дня.
Неоднократными будут, например, систематические опоздания, задержки с обеденного перерыва, периодические прогулы.
В составлении акта должны принимать участие не менее 3 человек, подписывающихся под ним. Обязательным для акта об отсутствии на рабочем месте является указание места, даты и времени его составления. Оформленный акт регистрируется в специальном журнале учета таких документов.
Если факт опоздания или прогула не фиксируется кадровой службой автоматически, то акт служит той информацией для руководителя работодателя, на основании которой он дает задание этой службе фиксировать отсутствие или опоздания работника в табеле учета рабочего времени.
Образец акта об отсутствии на рабочем месте
Акт об отсутствии на рабочем месте составляют в произвольной форме. В нем непременно должны присутствовать указания на:
- место, дату и время составления;
- участников оформления документа;
- суть события.
Обязательны собственноручные подписи участников составления документа.
Возможно включение полученной от работника информации о причинах нарушения, если к моменту составления акта он появился на рабочем месте, и его подписи об ознакомлении с актом. Хотя это и не освобождает работодателя от необходимости потребовать от него письменные объяснения совершенному проступку. Работник может отказаться давать такие пояснения. В этом случае также придется составлять соответствующий акт.
О том, как его составить, читайте в статье «Как составить акт об отказе писать объяснительную?».
Образец акта отсутствия работника на рабочем месте можно увидеть на нашем сайте.
Скачать образец акта отсутствия работника на рабочем месте
Итоги
Акт, составляемый по факту отсутствия работника на месте, являющемся для него рабочим, служит одним из основных документов, фиксирующих допущенное работником нарушение трудовой дисциплины и позволяет обоснованно применить к нему меры дисциплинарного воздействия.
nalog-nalog.ru
