Образец журнала регистрации путевых листов 2018 год. Журнал путевой

Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости. Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов. Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя. Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы. Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Журнал учета движения путевых листов: как применяется

Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) — документы, дающие право их эксплуатировать. В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов. Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата. Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах. Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть). Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями. Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись. При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

№ п/л	Дата выдачи п/л	Водитель		Гаражный № ТС	Подпись			Примечание
		ФИО	таб. №		водителя в получении п/л	диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя	бухгалтера и дата приемки п/л
1	2	3	4	5	6	7	8	9
0001	10.01.2017	Сергеев Антон Михайлович	941	0025	роспись водителя	10.01.2017 подпись диспетчера	13.01.2017 подпись бухгалтера	заполняется при особенностях маршрута и т.п.
0002	10.01.2017	Першин Андрей Викторович	856	0034	роспись водителя	10.01.2017 подпись диспетчера	13.01.2017 подпись бухгалтера

Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.

Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании.

spmag.ru

Образец журнала учета путевых листов 2018

Все бюджетные организации, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны составлять путевые листы. Путевка — это документ, которым подтверждают не только расходы на запчасти или ГСМ, но и передвижение автомобильного транспорта. Кроме того, эта бумага является основанием для начисления зарплаты водителю.

Путевой лист подтверждает право водителя управлять автомобилем, особые отметки в документе говорят об исправности авто, и о том, что водитель прошел обязательный медицинский осмотр. Если не представить сотруднику ГИБДД правильно оформленную путевку, то штраф гарантирован.

Все путевки регистрируются в журнале учета движения путевых листов. Подробно об инструкции заполнения документа мы уже рассказывали в статье о ведении журнала выдачи путевых листов, образец заполнения там также приведен. Но часто при работе допускаются ошибки, за которые бюджетную организацию могут оштрафовать. Поэтому разберемся, что делать, если в документе обнаружилась неточность и как ее исправить так, чтобы это было законно.

Журнал учета путевых листов: форма 8

С момента вступления в силу закона №402-ФЗ, у любой организации появилось право выбора: использовать унифицированный бланк или разработать свой. Общепринятая форма №8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ОКУД 0345008).

скачать

Распространенные ошибки

Исправлять ошибки в регистре учета допустимо. Сделать это нужно по обычному порядку внесения исправлений в бухгалтерские документы: неправильное зачеркнуть, внести верные записи, заверить исправления подписью (с расшифровкой ФИО и должности) ответственного лица.

Рассмотрим типичные ошибки в ведении журнала учета путевок.

Ошибка

Что делать

Организация использует самостоятельно утвержденный бланк. Форма документа и порядок ведения не утверждены.	Использование «своих» форм первичной документации и регистров в учреждении закреплено в Законе №402-ФЗ. Однако, недопустимо применение таких форм без утверждения. Исправляем ошибку: создаем приказ, в котором утверждаем «свой» бланк, а также порядок его заполнения. приказ может быть отдельным, или являться приложением к учетной политики организации. Последствия: налоговики могут не принять такой документ к вычету расходов, и выписать штраф.
Не определено ответственное лицо.	Законодательно установлено, что за правильность составления путевок и регистрационного журнала несет ответственность руководитель. Но в организации должно быть назначено ответственное лицо за составление и ведение документов. Исправляем ошибку: издаем приказ о назначении ответственного лица, ознакомляем сотрудника под роспись. Дополнительно вносим изменения в должностные инструкции. Последствия: если ответственный работник не назначен, то наказание за неправильный учет в полной мере ложиться на плечи руководителя учреждения.
Нарушение хронологического порядка заполнения регистра первички (ошибка в номере или дате первички)	Такая неточность в нумерации документа или его дате не считается фатальной. Описку придется исправить, как положено: зачеркнуть тонкой линией неверную запись, рядом внести исправления.
Путевки с дробными номерами (например, 100/1 и 100/2, или 150/а и 150/б)	Ведение дробной нумерации для путевок допустимо, но вызывает у работников ФНС недоверие. Поэтому такой порядок не рекомендуется. Например, если диспетчер забудет внести одну или несколько путевок в журнал, даже после исправлений должным образом, налоговики могут оспорить достоверность первички. То есть, признают, что документы были выписаны задним числом, для списания ГСМ. В итоге, расходы по таким первичным документам не признают, пересчитают налогооблагаемые базы (прибыль, НДС), заставят доплатить налоги в бюджет. А еще могут выписать штраф, за умышленное занижение налогооблагаемой базы.
Новый путевой выдан водителю, пока он не отчитался по старому документу	В журнале учета путевых листов имеется отдельная графа, где указывается дата сдачи водителем путевки и подтверждающей документации ответственному диспетчеру. Такая ситуация — прямое нарушение порядка ведения и учета путевых листов в учреждении. Так как новый лист выдается водителю только после сдачи предыдущего. Исправление ошибки: если организация не занимается транспортными перевозками, следует выписать путевой лист не на один день, а на несколько. Максимальный срок действия — 1 месяц. Такой подход позволит исключить типичные ошибки.
Журнал не прошит, отсутствует нумерация страниц, форма не заверена руководителем	Такой журнал налоговики не примут, так как посчитают его поддельным. Исправить ошибку просто: завершенный регистр за отчетный период прошейте, пронумеруйте страницы. На последнем листе сделайте запись о количестве листов (цифрами и прописью). Затем заверьте подписью руководителя и ответственного лица, поставьте печать. Правильно оформленный журнал не вызовет недоверия у представителей ФНС.

Как исправить ошибку

Расскажем подробнее, как внести исправления в документ. Пример исправлений в журнале учета путевых листов скачать можно ниже. Порядок исправления ошибок закреплен в п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, раздел 4 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, состоит из четырех основных правил:

1. Зачеркните тонкой ровной чертой неверную запись. Сверху пропишите правильные реквизиты. Исправления должны хорошо читаться.
2. Рядом с исправительной записью напишите: «Исправлено».
3. Обязательно укажите дату внесения изменений в журнал регистрации путевок.
4. Внесенные исправления нужно обязательно заверить у сотрудника, ответственного за ведение регистра. Следует поставить подпись, указать расшифровку ФИО и должность.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения с исправлениями

скачать

gosuchetnik.ru

Журнал выдачи путевых листов. Образец и бланк 2018

Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк журнала выдачи путевых листов .xlsСкачать образец журнала выдачи путевых листов .xls

Важность ведения  документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

• Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
• Когда был выдан путевой лист (дата).
• Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
• Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
• Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
• «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
• Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
• Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

• Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
• Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Законодательная база

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

• Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
• Какие грузы доставляет транспортное средство.
• Пробег.
• Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

assistentus.ru

путевой журнал - это... Что такое путевой журнал?

 путевой журнал

суд. registro di rotta [di navigazione]

Dictionnaire technique russo-italien. 2013.

• путевой выключатель
• путевой знак

Смотреть что такое "путевой журнал" в других словарях:

• ПУТЕВОЙ ЖУРНАЛ — см. Перевозочные документы …   Глоссарий терминов по грузоперевозкам, логистике, таможенному оформлению

• Путевой журнал следования скота, отправленного по железной дороге (ф. № СП-49), — 14. Путевой журнал следования скота, отправленного по железной дороге (ф. № СП 49), применяется для отражения всех данных по партиям животных, отправляемым по железной дороге. Документ состоит из трех разделов. В первом «Сведения об отправлении… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ПУТЕВОЙ — ПУТЕВОЙ, путевая, путевое. прил., по знач. связанное с нахождением в пути, обслуживанием пути, работой на пути и т.п. Путевой компас. Путевой журнал. Путевые записки. Путевые наблюдения. Путевые расходы. Путевая скорость самолета (авиац.).… …   Толковый словарь Ушакова

• ЖУРНАЛ — ЖУРНАЛ, журнала, муж. (франц. journal Дневник, газета). 1. Периодическое издание в виде книжки, содержащей статьи, художественные произведения, иллюстрации. Еженедельный иллюстрированный журнал. Толстые литературные журналы выходят ежемесячно.… …   Толковый словарь Ушакова

• ЖУРНАЛ — (фр.). 1) дневник, поденная запись чего либо. 2) книга, в котор. записываются под номерами содержание входящих и исходящ. бумаг. 3) книга, в котор. ставятся отметки об успехах и поведении учеников. 4) повременное издание, выходящ. не чаще одного… …   Словарь иностранных слов русского языка

• журнал — сущ., м., употр. часто Морфология: (нет) чего? журнала, чему? журналу, (вижу) что? журнал, чем? журналом, о чём? о журнале; мн. что? журналы, (нет) чего? журналов, чему? журналам, (вижу) что? журналы, чем? журналами, о чём? о журналах 1. Журналом …   Толковый словарь Дмитриева

• ЖУРНАЛ — муж., франц. дневник, поденная записка. Журнал заседаний, деяник; путевой, дорожный, путевник. Протокол присутственного места тот же журнал, но считается важнее, заключая в себе окончательное постановление, решение и пишется уже на основании… …   Толковый словарь Даля

• ЖУРНАЛ — ЖУРНАЛ, а, муж. 1. Периодическое издание в виде книжки, содержащей статьи, произведения разных авторов, а также отдельная книжка такого издания. Ежемесячный ж. Литературный ж. Модный ж. (журнал мод). Печататься в журналах. 2. Книга или тетрадь… …   Толковый словарь Ожегова

• журнал — а; м. [франц. journal] 1. Периодическое издание в виде книжки; отдельная книжка этого издания. Ежемесячные журналы. Литературный ж. Ж. мод. 2. Книга или тетрадь для периодической записи событий; книга для записи успеваемости учащихся. Классный,… …   Энциклопедический словарь

• журнал — а; м. (франц. journal) см. тж. журнальный, журнальчик 1) Периодическое издание в виде книжки; отдельная книжка этого издания. Ежемесячные журналы. Литературный журна/л. Журна/л мод. 2) …   Словарь многих выражений

• ЖУРНАЛ РЕЧНОГО СУДНА, ПУТЕВОЙ — первичный документ учета работы и использования судна. В нем отражаются наименование и порядок выполнения всех работ и операций с момента ввода судна в эксплуатацию после зимнего отстоя до момента постановки его на зимний отстой …   Большой экономический словарь

polytechnic_ru_it.academic.ru

путевой журнал - это... Что такое путевой журнал?

 путевой журнал adj

milit. Fahrtenbuch

Универсальный русско-немецкий словарь. Академик.ру. 2011.

• путевой железнодорожный батальон
• путевой замедлитель

Смотреть что такое "путевой журнал" в других словарях:

• ПУТЕВОЙ ЖУРНАЛ — см. Перевозочные документы …   Глоссарий терминов по грузоперевозкам, логистике, таможенному оформлению

• Путевой журнал следования скота, отправленного по железной дороге (ф. № СП-49), — 14. Путевой журнал следования скота, отправленного по железной дороге (ф. № СП 49), применяется для отражения всех данных по партиям животных, отправляемым по железной дороге. Документ состоит из трех разделов. В первом «Сведения об отправлении… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ПУТЕВОЙ — ПУТЕВОЙ, путевая, путевое. прил., по знач. связанное с нахождением в пути, обслуживанием пути, работой на пути и т.п. Путевой компас. Путевой журнал. Путевые записки. Путевые наблюдения. Путевые расходы. Путевая скорость самолета (авиац.).… …   Толковый словарь Ушакова

• ЖУРНАЛ — ЖУРНАЛ, журнала, муж. (франц. journal Дневник, газета). 1. Периодическое издание в виде книжки, содержащей статьи, художественные произведения, иллюстрации. Еженедельный иллюстрированный журнал. Толстые литературные журналы выходят ежемесячно.… …   Толковый словарь Ушакова

• ЖУРНАЛ — (фр.). 1) дневник, поденная запись чего либо. 2) книга, в котор. записываются под номерами содержание входящих и исходящ. бумаг. 3) книга, в котор. ставятся отметки об успехах и поведении учеников. 4) повременное издание, выходящ. не чаще одного… …   Словарь иностранных слов русского языка

• журнал — сущ., м., употр. часто Морфология: (нет) чего? журнала, чему? журналу, (вижу) что? журнал, чем? журналом, о чём? о журнале; мн. что? журналы, (нет) чего? журналов, чему? журналам, (вижу) что? журналы, чем? журналами, о чём? о журналах 1. Журналом …   Толковый словарь Дмитриева

• ЖУРНАЛ — муж., франц. дневник, поденная записка. Журнал заседаний, деяник; путевой, дорожный, путевник. Протокол присутственного места тот же журнал, но считается важнее, заключая в себе окончательное постановление, решение и пишется уже на основании… …   Толковый словарь Даля

• ЖУРНАЛ — ЖУРНАЛ, а, муж. 1. Периодическое издание в виде книжки, содержащей статьи, произведения разных авторов, а также отдельная книжка такого издания. Ежемесячный ж. Литературный ж. Модный ж. (журнал мод). Печататься в журналах. 2. Книга или тетрадь… …   Толковый словарь Ожегова

• журнал — а; м. [франц. journal] 1. Периодическое издание в виде книжки; отдельная книжка этого издания. Ежемесячные журналы. Литературный ж. Ж. мод. 2. Книга или тетрадь для периодической записи событий; книга для записи успеваемости учащихся. Классный,… …   Энциклопедический словарь

• журнал — а; м. (франц. journal) см. тж. журнальный, журнальчик 1) Периодическое издание в виде книжки; отдельная книжка этого издания. Ежемесячные журналы. Литературный журна/л. Журна/л мод. 2) …   Словарь многих выражений

• ЖУРНАЛ РЕЧНОГО СУДНА, ПУТЕВОЙ — первичный документ учета работы и использования судна. В нем отражаются наименование и порядок выполнения всех работ и операций с момента ввода судна в эксплуатацию после зимнего отстоя до момента постановки его на зимний отстой …   Большой экономический словарь

universal_ru_de.academic.ru

Журнал учета путевых листов на 2018 год

Предприниматели и организации, использующие в своей деятельности автотранспорт, оформляют для каждой поездки путевые листы. Эти бланки отражают расход ГСМ и другие показатели работы. Каждый выданный документ отмечается в соответствующем регистре, который называется журнал учета путевых листов. Для него разработана унифицированная форма. В конце статьи можно скачать бесплатный образец.

Как оформлять журнал учета

Журнал регистрации путевых листов имеет унифицированную форму № 8, которая утверждена Госкомстатом РФ в 1997 году. Предприниматели и организации могут использовать этот шаблон и сегодня. Вместе с тем с 1 января 2013 года действует закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. На основании этого акта применение унифицированных форм не является обязательным.

Касательно ведения журнала учета путевых листов 2018, стоит учесть ряд моментов:

1. Регистр заводится на срок до 1 года.
2. Руководитель сам определяет продолжительность ведения журнала.
3. Если руководитель решает отказаться от использования унифицированной формы, нужно составить свой образец, который будет содержать те же самые реквизиты.
4. Срок хранения журнала – минимум 5 лет (как и для других первичных документов).

Важно! Перед списанием журнала нужно убедиться, что закончился срок хранения последнего зафиксированного в нем бланка. В противном случае нельзя будет подтвердить ведение контроля.

После внесения отметок в регистр нужно поставить подписи. Подтверждают внесенные данные бухгалтер, сотрудник, ведущий журнал, и сам водитель. В конце унифицированной формы таблицы имеется графа для комментариев. Ее заполнять необязательно. В некоторых случаях в ней ставится наименование населенного пункта, куда следовал водитель, или другие дополнительные отметки.

Образец формы: обязательные реквизиты

По состоянию на 2018 год, стандартная форма выполняется в виде сшитых в брошюру бумаг. На странице располагается таблица из 9 столбцов. Во время разработки образца для своего предприятия можно расположить их в наиболее удобном порядке, убрать ненужные графы или включить дополнительные.

На первой странице журнала учета путевых листов образца заполнения указано наименование предприятия или организации и период ведения регистра. В специально отведенных полях справа вводятся коды по ОКУД и ОКПО.

Далее следует таблица. Она включает:

1. Номер путевого листа.
2. Дата выдачи документа.
3. Данные водителя. Вносят ФИО и табельный номер.
4. Номер автомобиля.
5. Подписи водителя, диспетчера (с датой взятия у водителя бланка) и бухгалтера (с датой приемки документации).
6. Дополнительная информация. Заключительная графа заполняется при необходимости.

По единому шаблону печатаются все остальные страницы. В большинстве случаев в строки вносятся примерно одни и те же данные. Когда свободные страницы закончились, журнал учета движения путевых листов следует отправить в архив. Там он будет храниться в течение 5 лет (по правилам для первичной документации).

Кому поручается ведение регистра

Журнал учета ведется сотрудником, который назначен приказом директора или ИП. Кроме того, это может быть поручено работнику, в трудовом договоре с которым уже прописана данная обязанность.

Еще один вариант – руководитель вправе привлечь для ведения журнала стороннюю организацию или ИП. Чтобы документально оформить такое сотрудничество, заполняется договор оказания услуг.

Вне зависимости от того, кто делает отметки в таблице, порядок ведения учета не меняется:

• запись делается по каждому путевому листу;
• бланки отмечаются в хронологическом порядке;
• страницы нумеруются подряд.

Если период, на который оформлялся документ, подошел к концу, журнал учета выдачи путевых листов прошивается и подписывается. Нужно убедиться в том, что все страницы регистра пронумерованы.

Почему нужно вести учет путевых листов

По закону каждый предприниматель (или организация), использующий автомашины для своей деятельности, обязан предоставлять путевые листы и учитывать их в регистре. Сам бланк содержит полную информацию о поездке: данные водителя, маршрут, особенности груза.

Путевой лист служит доказательством расхода ГСМ при перевозках. На основании этого документа налогоплательщик может списывать расходы на топливо для транспортных средств. Также данные, содержащиеся в документах, упрощают бухучет и начисление водителям заработной платы.

Подведем итог. Для журнала учета предусмотрена унифицированная форма, но ее использование в 2018 году не является обязательным. Выбранный образец утверждается приказом руководителя. В случае с организацией, форму журнала нужно закрепить в учетной политике. Далее можно скачать образец заполнения. При необходимости в него можно внести коррективы.

​

Образец заполнения журнала учета путевых листов

Рекомендуем к прочтению

paperdoc.ru

Журнал учета путевых листов форма 8 – образец заполнения и бланк

Индивидуальные предприниматели и юридические лица, деятельность которых, так или иначе, сопряжена с необходимостью использования автотранспортных средств, как правило, регистрируют выдаваемые водителям путевые листы в специальном журнале.

На основе такого журнала происходит фиксация понесенных на топливо расходов, что позволяет снизить налогооблагаемые показатели предприятия. Кроме этого, журнал учета путевых листов используется при расчете заработной платы водителям, задействованным в работе организации.

Содержание статьи

Нужен ли журнал и обязательно ли вести

Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.

Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.

Журнал учета путевых листов, форма 8, был утвержден Постановлением Госкомстата № 78 в 1997 году, но с 01.01.2013 вступил в действие Федеральный закон № 402-ФЗ, упраздняющий существующую унифицированную форму 8. С указанной даты транспортные предприятия, ведущие прежде журнал учета путевых листов по форме 8, получили возможность разрабатывать собственный, наиболее оптимальный вариант учетной ведомости при условии, что основные разделы унифицированной формы 8 будут продублированы.

Можно ли вести в электронном виде

Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате.

Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса. При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.

Как вести журнал

Лист журнала

Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять. В них вносятся следующие данные:

• Порядковые номера выданных листов;
• Даты выдачи;
• ФИО водителей;
• Табельные номера работников;
• Гаражные номера транспортных средств;
• Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
• Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией.

В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ. При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
3. Проставляется дата внесения исправлений;
4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Важно! При перечеркивании ошибочной записи необходимо проводить черту так, чтобы сама неверная запись оставалась читаемой после ее перечеркивания.

Срок хранения

Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену. Сам регистрационный журнал заводится с расчетом на годовой период, но в случае необходимости период ведения может быть сокращен до одного месяца, например, если речь идет о единичных длительных поездках вроде командировок.

Ввиду того, что учетная ведомость является первичной документацией, срок ее последующего хранения составляет 5 лет, после чего журнал может быть утилизирован. Следует отметить, что пятилетний срок хранения распространяется не только на бумажные, но и на электронные носители информации.

Нужно ли прошивать

Журнал учета путевых листов форма 8 имеет последовательную нумерацию страниц. При его введении необходимо соблюдать хронологический порядок. Титульная страница должна быть подписана в обязательном порядке с указанием даты начала ведения. Там же, на титульной странице, пишутся основные реквизиты самой организации, ее полное наименование.

После того как ведение учетной ведомости завершено, журнал прошивается. Прошитая книга заверяется подписями руководящего лица предприятия, главным бухгалтером компании и печатью организации, после чего передается на хранение в архив предприятия.

Кто заполняет и образец

Обязанность по ведению учета путевых листов в специализированном журнале может быть возложена на работника, назначенного приказом руководства, либо на служащего, в чьи должностные обязанности, обозначенные в трудовом договоре, входят функции по ведению учетных ведомостей в организации.

Чаще всего подобная работа выполняется бухгалтером, кадровиком или секретарем-делопроизводителем.  При отсутствии лица, осуществляющего ведение такой ведомости внутри предприятия, договор может быть заключен со сторонними организациями, обслуживающими автотранспортные средства, при условии, что в таком договоре будет предусматриваться пункт о необходимости ведения учета.

mirblankov.ru

---

Смотрите также

• 
  Журнал договоров
• 
  Журнала описание
• 
  Seasons журналы
• 
  Журнал пустой
• 
  Амбулаторный журнал
• 
  Журнал технический
• 
  Итальянские журналы
• 
  Журнал авн
• 
  Журнал неврологии
• 
  Журнал полезный
• 
  Nargis журнал