Типичные несоответствия и их основные причины. Журнал регистрации несоответствий

Документ нашего времени: протокол регистрации несоответствий | Статьи

Статьи по теме

Мы завершаем цикл статей о документах нашего времени. Происходящие в обществе изменения диктуют новые требования к управлению организацией. Все чаще на практике применяют менеджмент по международным стандартам. Это приводит к появлению новых документов или изменению уже знакомых. Из статьи вы узнаете: какие новые документы появились в управленческой деятельности; какие документы создают при внутреннем аудите; каков жизненный цикл документов, созданных в процессе аудита.

Новые тенденции – новые документы

Внедрение системы менеджмента качества (СМК) – стратегическое решение для повышения эффективности деятельности. Если СМК внедрена и успешно функционирует, то организация получает преимущества. Она может стабильно предоставлять услуги и продукцию, удовлетворяющие требованиям (законодательным, нормативным, потребителей).

Читайте по теме в электронном журнале

Стандарт ISO 9001 («Системы менеджмента качества. Требования») предполагает регулярный мониторинг деятельности. Важнейшее мероприятие для СМК на базе ISO 9001 – это внутренний аудит. Проверку проводят через запланированные интервалы времени. С ее помощью оценивают состояние и результативность СМК, ее соответствие действующим нормам (согласно ISO 9001 и внутренним документам).

Примечание. В сентябре 2015 г. опубликована новая версия стандарта – ISO 9001:2015.  По мнению экспертов, она станет более значимой и эффективной для организаций, чем предыдущая ISO 9001:2008. С 1 ноября 2015 г. введен в действие идентичный международному стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования» (утв. приказом Росстандарта от 28.09.2015 № 1391-ст). 

Порядок проведения внутреннего аудита часто закрепляют в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях, регламентах). В них распределяют ответственность. А также фиксируют перечень документов по планированию, проведению и оформлению результатов аудита.

 На разных этапах внутреннего аудита создаются документы. Например:

Наименование этапа	Краткая характеристика этапа	Документы
Планирование аудита	1. Планирование аудитов на определенный интервал времени (как правило, 1 год). Внутренний аудит не должен быть неожиданным для подразделений. Иначе он вызовет раздражение у сотрудников. А так будет трудно получить необходимую информацию. 2. Планирование аудита. Утверждение: – состава группы аудиторов; – перечня подразделений; – времени проведения аудита; – критериев, целей, области проверки	Программа аудитов. План (график) аудита. Приказ о проведении аудита
Проведение аудита	Аудит проводится в структурных подразделениях. Применяются различные методы получения информации. В т.ч. анализ документации, интервьюирование сотрудников	Протокол регистрации несоответствий
Завершение аудита	1. Проведение заключительного совещания аудиторской группы (допускается). 2. Оценка и оформление итогов аудита, планирование улучшений	Протокол совещания (допускается). Отчет об аудите. План мероприятий по устранению выявленных несоответствий и их предупреждению (корректирующих действий)

Программы, планы и отчеты широко распространены в управленческой практике. Протокол регистрации несоответствий (протокол о несоответствии) не может похвастаться тем же. Форму протокола разрабатывают специалисты по СМК с конкретной целью. В ней фиксируют выявленные при внутреннем аудите «на местах» недочеты. Информацию о недочетах доводят до сотрудников.

Этапы разработки протокола регистрации несоответствий

Жизненный цикл такого документа включает в себя следующие этапы.

1.  этап. Разработка формы документа и ее утверждение локальным нормативным актом.

Как пример возьмем регламентацию порядка проведения внутреннего аудита СМК. Форма протокола регистрации несоответствий может быть приложением к Положению о внутреннем аудите. Ознакомьте сотрудников подразделений с этим Положением. Они должны понимать функциональное назначение протокола регистрации несоответствий.

2 этап. Заполнение формы протокола при проведении внутреннего аудита.

Внутренний аудитор должен знать значение термина «несоответствие». Определение находим в ГОСТ ISO 9000-2011. ГОСТ ISO 9000-2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (введен в действие приказом Росстандарта от 22.12.2011 № 1574-ст).

• – невыполнение требования. Под требованием понимается  документально изложенный критерий. Этот критерий должен быть выполнен, если требуется соответствие документу. Никакие отклонения не разрешены.

Какой можно привести пример несоответствия в деятельности службы ДОУ? Нарушение положений Инструкции по делопроизводству при оформлении или регистрации документов.

Как аудитор может сделать беспристрастный вывод о допущении нарушений? Только если есть документально оформленные требования. В протокол регистрации несоответствий выносят исключительно объективные сведения.

3.   этап. Знакомим руководителя подразделения, в котором выявлено несоответствие, с содержанием протокола.

Руководитель с аудитором формулируют корректирующие действия. Это предотвратит появление подобных несоответствий в дальнейшем.

Например, можно дополнительно ознакомить работников с локальными нормативными актами. А затем провести внеплановую проверку знаний.

 

Для реализации корректирующих действий устанавливают конкретный срок.

4. этап. Регистрация, учет, использование документа при составлении отчета о результатах аудита.

Документу присваивают уникальный номер, позволяющий его идентифицировать. Для этого в электронной форме ведут журналы регистрации. На основе зафиксированной в протоколе информации аудиторская группа формирует отчет. А специалисты, ответственные за СМК, используют эти сведения для планирования улучшений системы.

5. этап. Заполнение разделов протокола об исполнении корректирующих действий. Хранение.

Итак, срок исполнения корректирующих действий истек. Аудитор проверяет факт исполнения. Об этом делают отметку в протоколе. Протоколы регистрации несоответствий хранят в подразделении, ответственном за СМК. Организация должна сохранять документированную информацию как свидетельство результатов аудита.

Пример протокола

ООО «Лазурь» ПРОТОКОЛ регистрации несоответствий «___»__________20___г.                                                                                   №________ Тип аудита: Плановый Приказ (дата, номер) Внеплановый Структурное подразделение: Руководитель структурного подразделения: Руководитель группы аудита: Аудитор: Описание несоответствия Стандарт (регистрационный номер, номер пункта) Аудитор: ___________________ подпись ___________________                         И.О. Фамилия Корректирующее действие Срок исполнения Руководитель подразделения: ___________________ подпись ___________________                         И.О. Фамилия      ______________________________________________________________ Несоответствие (отметить нужное): Устранено Устранено частично Не устранено Примечание: Аудитор: ___________________ подпись ___________________                         И.О. Фамилия «____»___________20___г.

Итак, протокол регистрации несоответствий – особый документ. Его появление продиктовано современными требованиями международного стандарта к менеджменту.

Новые тенденции – выбор подходов к документированию

Сегодня в управленческой деятельности создаются как новые формы документов, так и актуализируются действующие. Современная организация нацелена на устойчивое развитие. Для этого требуется взаимодействие с заинтересованными сторонами .

Цель устойчивого развития – удовлетворение потребностей нынешнего поколения без ущерба для будущих поколений. Устойчивое развитие немыслимо без системы управления социальной ответственностью. Эта система включает в себя такие аспекты:

• охрана окружающей среды;
• промышленная безопасность;
• управление персоналом и т.д.

Развитие бизнеса не будет успешным без устойчивого развития общества в целом.

Многие крупнейшие российские предприятия уже закладывают в основу менеджмента принципы устойчивого развития. Они публикуют отчетность о деятельности в данной области. Отчетность размещают на корпоративных сайтах. Там с ней могут ознакомиться и дать ей оценку все заинтересованные аудитории.

Подробнее об отчетности в области устойчивого развития см.: Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2015. №

Открытость в вопросе воздействия работы организаций на устойчивость – предмет интереса для широкого круга лиц. Их и называют заинтересованными сторонами (стейкхолдерами).

Заинтересованные стороны – это группы или лица. Они, согласно разумным ожиданиям, могут испытать значимое воздействие деятельности, продукции и/или услуг организации. Их действия могут повлиять на способность организации успешно реализовывать стратегию и достигать целей. Для эффективной коммуникации нужно знать интересы и потребности аудитории.

Примеры компаний

НК «Роснефть» – одно из крупнейших предприятий, внедряющих принципы социальной ответственности. В компании принята политика в области устойчивого развития. Она устанавливает:

• принципы деятельности корпорации в данной области;
• подходы к взаимодействию с заинтересованными сторонами;
• порядок предоставления отчетности.

Почему интересен опыт крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса? Специфика их производственной и управленческой деятельности требует эффективного взаимодействия с заинтересованными сторонами. Хотя некоторые эксперты полагают, что многие предприятия ТЭК находятся лишь в начале этого пути. Тем не менее в РФ они являются лидерами в данной сфере.

Политика документально оформлена и размещена на корпоративном сайте. Ежегодно «Роснефть» публикует отчетность о деятельности в области устойчивого развития. Заинтересованные стороны и вопросы взаимодействия с ними закреплены в документах. Это Политика в области устойчивого развития и Кодекс деловой этики.

Возьмем другую компанию топливно-энергетического комплекса – ПАО «Газпром нефть». Практика издания отчетности в области устойчивого развития существует с 2007 г. В отчетах прослеживается развитие системы взаимодействия с заинтересованными сторонами. Так, в документе за 2010 г. впервые описаны принципы и сферы взаимодействия компании с заинтересованными сторонами. А в 2011 г. в компании началась разработка карты стейкхолдеров.

Карта стейкхолдеров – инструмент идентификации заинтересованных сторон, влияющих на достижение целей организации. Также карта определяет механизмы эффективного взаимодействия с ними.

Карта стейкхолдеров есть и в ПАО «Татнефть» (отчет об устойчивом развитии и социальной ответственности за 2012 г.). Предприятие определило способы информирования и взаимодействия со стейкхолдерами. В отчетности представлены ссылки на корпоративные стандарты и регламенты. Все они разработаны для документирования взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Таким образом, современный документ выходит за рамки административного делопроизводства:

• он включен в систему менеджмента;
• содержит информацию об управленческой и производственной деятельности;
• является инструментом достижения целей компании.

К документам нашего времени можно отнести не только новые документы, появляющиеся в управленческой деятельности. Нельзя забывать и про смежные сферы (например, связи с общественностью). Эти сферы помогают формировать благоприятную коммуникационную среду. А это, в свою очередь, положительно сказывается на производственной деятельности.

Также постоянно возникают новые подходы к работе с документами. Специалисты по управлению документацией должны все время совершенствовать свои знания. А еще – ставить новые горизонты и учиться мыслить в перспективе.

Е. С. Буслаева,  начальник отдела делопроизводства и контроля

www.sekretariat.ru

Типовые несоответствия СМК | Журнал "Management" всё об ISO 9001

Типовые несоответствия СМК предприятия требованиям ИСО 9001

1. Ответственность руководства:Политика в области качества не отражает требований Государственного заказчика,Не документирована (не выполняется процедура доведения Политики в области качества до персонала предприятия),Руководство предприятия не принимает на себя ответственность за реализацию Политики в области качества,Отсутствует матрица распределения ответственности,Не определены требования к ресурсам (отсутствует обеспечение соответствующими ресурсами), в том числе для проведения внутренних проверок СМК,Не документирована (не выполняется) процедура анализ СМК со стороны руководства.

2. Система менеджмента качестваОтсутствует Руководство по качеству,Отсутствуют документированные процедуры СМК,Процедуры СМК не выполняются или неэффективны,Не документирована (не выполняется) процедура планирования качества.

3. Анализ контрактаНе документирована (не выполняется) процедура анализа контракта,Не ведутся протоколы анализа контракта.

4. Управление проектированиемНе документированы (не выполняются) процедуры планирования проектирования и разработки,Не документированы (не выполняются) процедуры анализа проекта,Не регистрируются данные анализа проекта.

5. Управление документацией и даннымиНе документированы (не выполняются) процедуры управления документацией и данными,Не определен перечень документации и данных, подлежащих управлению,Не документированы (не выполняются) процедуры изменения документов и данных.

6. ЗакупкиНе документированы (не выполняются) процедуры оценки субподрядчиков,Отсутствует одобренный МО перечень поставщиков,Не документированы (не выполняются) процедуры выбора субподрядчиков в применении к подбору временных трудовых коллективов и взаимоотношений с ними,Не ведется регистрация данных о качестве продукции приемлемых поставщиков,Не документированы (не выполняются) процедуры проверки закупаемой продукции.

7. Управление продукцией, поставляемой потребителемНе документированы (не выполняются) процедуры управления продукцией, поставляемой потребителем,Не мотивировано отсутствие процедур по управлению продукцией, поставляемой потребителем.

8. Идентификация и прослеживаемость продукцииНе документированы (не выполняются) процедуры идентификации и прослеживаемости продукции.

9. Управление процессамиНе документированы (не выполняются) процедуры управления процессами,Отсутствует документация на рабочих местах,Не документированы (не выполняются) процедуры управления инструментом,Не документированы (не выполняются) процедуры управления заготовками, готовой продукцией на рабочих местах,Отсутствуют критерии качества исполнения работы,Отсутствуют или не выполняются графики обслуживания, планово-предупредительного ремонта оборудования,Нарушаются требования безопасности труда и промышленной санитарии,Не определены, не аттестованы специальные процессы, отсутствуют контрольные образцы,На рабочих местах находится неучтенная документация.

10. Контроль и испытанияНе документированы (не выполняются) процедуры входного контроля и испытаний, контроля и испытаний в процессе производства, окончательного контроля и испытаний,Не аттестовано испытательное оборудование,Первичная аттестация испытательного оборудования проведена с нарушениями (без участия органов метрологического надзора),Истек срок аттестации испытательного оборудования.

11. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованиемОтсутствует (не выполняется) график поверки средств измерений,Метрологическая служба предприятия утратила право поверки (калибровки) средств измерений,Срок действия аттестатов поверителей истек,Неповеренные средства измерений хранятся вместе с поверенными,Неповеренные средства измерений используются в работе,Не идентифицированы поверенные и неповеренные средства измерений,Не выполняются требования к условиям окружающей среды.Продукция по ГОЗ принимается калиброванными СИ

12. Статус контроля и испытанийНе документирована действующая процедура статуса контроля и испытаний,Не выполняется документированная процедура статуса контроля и испытаний.

13. Управление несоответствующей продукциейНе документирована (не выполняется процедура управления несоответствующей продукцией,Отсутствует изолятор брака,Изолятор брака неидентифицирован,Изолятор брака находится в неудобном месте,Не документирована (не выполняется) процедура управления продукцией, находящейся в изоляторе.

14. Корректирующие и предупреждающие действияОтсутствует процедура предупреждающих действий.

15. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставкаНе документированы (не выполняются) процедуры погрузочно-разгрузочных работ, хранения, упаковки, консервации и поставок,Нарушаются условия складского хранения,Используется неустановленная тара,Нарушаются процедуры консервации продукции.

16. Управление регистрацией данных о качествеНе определены данные о качестве, подлежащие регистрации,Не выполняется документированная процедура регистрации данных о качестве.

17. Внутренние проверки качестваНе документированы (не выполняются) процедуры внутренних проверок,Не прошел обучение и не аттестован персонал для проведения внутренних проверок,Не представлен график проведения внутренних проверок,Не выполняется график проведения внутренних проверок,Не ведутся протоколы график проведения внутренних проверок,Не осуществляются корректирующие и предупреждающие мероприятия по результатам проведения внутренних проверок.

18. Подготовка кадровНе документированы процедуры определения потребности в кадрах,Отсутствуют планы обучения и повышения квалификации,В планах не предусмотрено обучение в области качества.

19. Техническое обслуживаниеНе документированы (не выполняются) процедуры технического обслуживания

20. Статистические методыНе определена потребность в статистических методах,Не документированы (не выполняются) процедуры применения статистических методов.

iso-management.com

Типичные несоответствия и их основные причины

Главная >

  Всего в ГОСТ ISO 9001-2011 изложено более пятидесяти требований к СМК. Некоторые требования из раздела 7 стандарта допускается исключать, если их нельзя применить. Однако каждая организация вопрос документального описания модели, действующей на предприятии СМК, решает по-своему. Стандарт не предъявляет специфических требований к форме и количественному составу документов СМК. Их структура и конкретное содержание зависят прежде всего от величины и видов деятельности самой организации, от сложности взаимодействия процессов СМК, от уровня компетентности персонала. Поэтому разные организации могут предлагать документальные описания действующей модели СМК в самых разнообразных формах. 

   Задача аудитора заключается в том, чтобы провести сопоставительный анализ документов действующей на предприятии модели СМК и модели системы менеджмента по ГОСТ ISO 9001-2011 с целью приведения в конечном итоге действующей СМК в вид, обеспечивающий соответствие требованиям стандарта.

Типичные несоответствия, выявленные в ходе внутренних  и предсертификационных аудитов СМК.

   Большая часть несоответствий по результатам внутренних и предсертификационных аудитов СМК связана с невыполнением требований к документам систем менеджмента, включая записи (35% несоответствий). Доля замечаний по пункту, касающемуся управлением документацией, еще выше — до 40 %. Это говорит о том, что управление документацией является «слабым местом» большинства организаций.

   На втором месте по числу выявленных несоответствий стоят требования  ГОСТ ISO 9001-2011 к процессам жизненного цикла продукции (28,5%), в частности, требования к производству и обслуживанию (13,1%), на третьем и четвертом — к работе с устройствами для мониторинга и измерений (10,2%) и к мониторингу и измерениям (8,4%).

   На долю остальных требований ISO 9001 приходится менее 5% выявленных несоответствий.  

Анализ несоответствий, обнаруженных в ходе предсертификационных аудитов СМК, показывает, что основными причинами выявленных несоответствий являются:

-   отсутствие постоянной поддержки со стороны высшего руководства работ по созданию СМК. Иногда его участие заканчивается утверждением плана работ по разработке и внедрению СМК, вследствие чего у персонала пропадает мотивации к интенсивной работе по построению системы; -   отсутствие достаточных полномочий для реального влияния на функционирование и развитие системы у представителя руководства по качеству, что делает более сложным процесс разработки и внедрения СМК; -   недоведение до работников организации информации об актуальности и важности их деятельности и вкладе в достижение целей в области качества, что может быть следствием формального отношения высшего руководства к созданию СМК; -   самоустранение высшего руководства от анализа СМК, которое перекладывает всю ответственность чаще всего на службу качества, что приводит к снижению статуса системы; -   низкая культура обращения с документами: документы небрежно оформлены, испачканы, измяты, руководители и работники не ориентируются в них; наряду с формальным отношением к ведению записей используются формы записей, отличные от установленных; -   проведение анализа результатов аудитов ненадлежащим образом и корректирующие действия формальны (не отражают причин появления несоответствий), предпринимаемые действия нацеливаются не на предупреждение, а на устранение несоответствий.

www.est-cert.ru

---

Смотрите также

• 
  Старые военные журналы
• 
  Журналы кривой рог
• 
  Животные фермы журнал
• 
  Журнал китай россия
• 
  Журнал большие груди
• 
  Ктс журнал образец
• 
  Список журналов мгу
• 
  Км 6 журнал
• 
  Журнал русская германия
• 
  Семь гномов журнал
• 
  Модульная сетка журнала