Журнал регистрации организационно-распорядительных документов. Журнал регистрации организационно распорядительных документов

Приложение n 1. журнал регистрации организационно-распорядительных документов приказ минюста РФ от 19-11-2009 403 (ред от 23-11-2010) об утверждении правил нотариального делопроизводства (2018). Актуально в 2018 году

ОРД

Приложение n 1. журнал регистрации организационно-распорядительных документов приказ минюста РФ от 19-11-2009 403 (ред от 08-04-2010) об утверждении правил нотариального делопроизводства (2018). Актуально в 2018 году

Приложение N 1. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИКАЗ Минюста РФ от 19.11.2009 N 403 (ред. от 08.04.2010) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА"

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов

Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам

Это интересно

Опрос

Полезные ссылки

Поиск по сайту

Приложение N 1. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Главная
О нас
Наши собаки
- Репортаж
- Фотоальбом
- Видео
Информация
- Новости
- Статьи
- Ветеринария
- Разное
Юмор
Форум
Контакты

ОКД
ЗКС
ИПО
КНПВ
Мондиоринг
Большой ринг
Французский ринг
Аджилити
Фризби

Какой уровень дрессировки необходим Вашей собаке?

	Элементарное послушание в быту
	Чёткое выполнение команд
	Спорт и соревнования

РКФ

Все о дрессировке собак

Стрижка собак в Коломне

размер шрифта

+7 812 627 17 35

+7 499 350 44 79

8 (800) 333-45-16 доб. 100

ПРИКАЗ Минюста РФ от 19-11-2009 403 (ред от 23-11-2010) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (2018) Актуально в 2018 году

(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Приложение N 2 к Правилам нотариального делопроизводства

www.zakonprost.ru

№п/п	Полное наименование документа	Ссылка	Размер
1.	Обязательство о неразглашении	Скачать	206 Кб
2.	Дополнения в гражданско-правовые договоры с контрагентами	Скачать	183 Кб
3.	Проект приказа «О назначении ответственных лиц за обеспечение защиты информации»	Скачать	126 Кб
4.	Приказ «О назначении сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»	Скачать	168 Кб
5.	Проект приказа «О создании комиссии по классификации автоматизированных систем, обрабатывающих конфиденциальную информацию»	Скачать	130 Кб
6.	Проект приказа «О создании комиссии по классификации информационных систем персональных данных»	Скачать	128 Кб
7.	Проект приказа «О выделении помещений для обработки конфиденциальной информации»	Скачать	133 Кб
8.	Проект приказа «О выделении помещений для обработки персональных данных»	Скачать	130 Кб
9.	Проект приказа «О назначении ответственного за выполнение работ по технической и криптографической защите ПДн»	Скачать	162 Кб
10.	Проект приказа «О назначении администратора безопасности средств защиты конфиденциальной информации и персональных данных»	Скачать	122 Кб
11.	Типовая форма инструкции по порядку учета и хранению съемных носителей конфиденциальной информации (персональных данных)	Скачать	262 Кб
12.	Типовая форма положения о порядке организации и проведения работ по защите конфиденциальной информации	Скачать	203 Кб
13.	Типовая форма положения о порядке обработки и обеспечении безопасности персональных данных	Скачать	205 Кб
14.	Типовая форма инструкции о порядке резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации информационных систем персональных данных	Скачать	150 Кб
15.	Типовая форма руководства пользователя по обеспечению безопасности ИСПДн	Скачать	238 Кб
16.	Типовая форма руководства администратора по обеспечению безопасности ИСПДн	Скачать	133 Кб
17.	Типовая форма журнала учета съемных носителей конфиденциальной информации (персональных данных)	Скачать	70 Кб
18.	Типовая форма журнала регистрации и учета обращений субъектов персональных данных	Скачать	125 Кб
19.	Типовая форма журнала учета средств криптографической защиты информации	Скачать	128 Кб
20.	Типовая форма журнала учета ключевых носителей	Скачать	127 Кб
21.	Типовая форма журнала учета персональных данных для пропуска субъекта персональных данных на территорию оператора	Скачать	73 Кб
22.	Типовая форма журнала учета сертифицированных средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним	Скачать	126 Кб
23.	Типовая форма перечня сведений конфиденциального характера, подлежащих защите, в том числе ПДн и лист ознакомления к нему	Скачать	138 Кб
24.	Типовая форма перечня автоматизированных и информационных систем, обрабатывающих конфиденциальную информацию и персональные данные органа исполнительной власти	Скачать	132 Кб
25.	Типовая форма списка лиц, допущенных в защищаемое помещение	Скачать	122 Кб
26.	Типовая форма списка лиц, допущенных к работе на АС (ИСПДн)	Скачать	123 Кб
27.	Типовая форма списка сотрудников, допущенных к работе с персональными данными	Скачать	125 Кб
28.	Типовая форма акта классификации автоматизированной системы, предназначенной для обработки конфиденциальной информации	Скачать	118 Кб
29.	Типовая форма акта классификации информационной системы персональных данных	Скачать	129 Кб
30.	Типовая форма акта установки средств защиты информации	Скачать	86 Кб
31.	Типовая форма акта об уничтожении персональных данных	Скачать	72 Кб
32.	Типовая форма плана мероприятий по технической защите конфиденциальной информации и персональных данных	Скачать	142 Кб
33.	Типовая форма плана внутренних проверок состояния защиты конфиденциальной информации	Скачать	142 Кб
34.	Типовая форма плана внутренних проверок состояния защиты персональных данных	Скачать	142 Кб
35.	Типовая форма матрицы доступа сотрудников к сведениям конфиденциального характера (персональным данным)	Скачать	84 Кб
36.	Типовая форма описания конфигурации и топологии АС (ИСПДн)	Скачать	203 Кб
37.	Типовая форма схем расположения объекта информатизации относительно границы КЗ, размещения АС и ЗП относительно контролируемой зоны, топологической схемы АС, схем коммуникаций, электропитания и заземления объекта	Скачать	333 Кб
38.	Типовая форма технического паспорта объекта информатизации	Скачать	92 Кб
39.	Типовая форма технического паспорта информационной системы персональных данных	Скачать	332 Кб
40.	Заключение о возможности эксплуатации средств защиты информации в информационной системе персональных данных «_____»	Скачать	128 Кб
41.	Типовая форма уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных	Скачать	169 Кб
42.	Типовая форма раздела должностных инструкций (должностного регламента) сотрудников имеющих доступ к ИСПДн, в части обеспечения безопасности ПДн	Скачать	176 Кб
43.	Типовые формы письменного согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных	Скачать	543 Кб

ace-net.ru

размер шрифта

+7 812 627 17 35

+7 499 350 44 79

8 (800) 333-45-16 доб. 100

ПРИКАЗ Минюста РФ от 19-11-2009 403 (ред от 08-04-2010) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (2018) Актуально в 2018 году

Дата регистрации документа	Регистрационный номер	Краткое содержание документа	Должность, фамилия, инициалы, лица, подписавшего документ	Информация о рассылке документов (адресат, количество экземпляров)	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Приложение N 2 к Правилам нотариального делопроизводства

www.zakonprost.ru

не действует Редакция от 08.04.2010 Подробная информация

Наименование документ	ПРИКАЗ Минюста РФ от 19.11.2009 N 403 (ред. от 08.04.2010) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА"
Вид документа	приказ, правила
Принявший орган	минюст рф
Номер документа	403
Дата принятия	01.01.2011
Дата редакции	08.04.2010
Номер регистрации в Минюсте	15675
Дата регистрации в Минюсте	17.12.2009
Статус	не действует
Публикация	В данном виде документ опубликован не был (в ред. от 19.11.2009 - "Российская газета", N 93, 30.04.2010)
Навигатор	Примечания

Приложение N 1. ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата регистрации документа	Регистрационный номер	Краткое содержание документа	Должность, фамилия, инициалы, лица, подписавшего документ	Информация о рассылке документов (адресат, количество экземпляров)	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

Приложение N 2 к Правилам нотариального делопроизводства

zakonbase.ru

Приложение N 1

к Правилам нотариального

делопроизводстваОбразецЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

Приложение N 2

к Правилам нотариального

делопроизводства(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)ОбразецАКТ

об отсутствии документов или иных вложений

в почтовых отправленияхМесто составленияНастоящий акт составлен мной, _________________________________________

(фамилия, инициалы, должность нотариуса

__________________________________________________________________________,

или иного лица, составившего акт, наименование нотариальной палаты и

нотариального округа или государственной нотариальной конторы)

в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим

от ___________________________________________________, в нем не оказалось

__________________________________________________________________________.

(самого документа (отдельных страниц), материалов,

указанных в приложении)Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.Дата ПодписьПриложение N 3

к Правилам нотариального

делопроизводства(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)ОбразецРАСПИСКА

в получении документов нотариусом

от "__" __________ 20__ г.Место составленияНастоящая расписка выдана мной, _______________________________________

(фамилия, инициалы, должность

___________________________________________________________________________

нотариуса, наименование нотариальной палаты и нотариального округа

или государственной нотариальной конторы)

в том, что от _____________________________________________________________

(указываются данные, идентифицирующие лицо, от которого

получены документы:

___________________________________________________________________________

Ф.И.О., место жительства гражданина, наименование, место нахождения

юридического лица и т.д.)

получены следующие документы:

N п/п	Наименование документа	Вид документа (подлинник, копия)	Реквизиты документа (дата, номер, кем выдан)	Количестволистов
1	2	3	4	5

Всего принято ______________________ документов на ________________ листах.

(цифрами и прописью) (цифрами и

прописью)Подпись/Расшифровка подписи

ПечатьПриложение N 4

к Правилам нотариального

делопроизводстваОбразец^

N п/п	Дата регистрациидокумента	Дата и номердокумента, указанные отправителем	Откуда поступил документ	Краткое содержаниедокумента	Отметка обисполнении	Номер дела, в котором находится документ	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 5

к Правилам нотариального

делопроизводстваОбразец^

N п/п	Дата регистрации исходящего документа	Кому адресовандокумент	Краткое содержание документа	Номер дела, в котором находится копия документа	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение N 6

к Правилам нотариального

делопроизводстваОбразецРАСПИСКА

в получении документов от нотариуса

от "__" ___________ 20__ г.Настоящая расписка выдана _____________________________________________

(указываются данные, идентифицирующие лицо,

___________________________________________________________________________

которому нотариусом выданы документы: Ф.И.О., место жительства гражданина,

___________________________________________________________________________

наименование, место нахождения представляемого юридического лица и т.д.)

в том, что от нотариуса ___________________________________________________

(фамилия, инициалы, должность нотариуса)

получены следующие документы:

N п/п	Наименование документа	Вид документа (подлинник, копия)	Реквизиты документа(дата, номер, кем выдан)	Количество листов
1	2	3	4	5

Всего получено _________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

на _________________________________________________________________ листах

(цифрами и прописью)Подпись лица,

получившего документыПриложение N 7

к Правилам нотариального

делопроизводства(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)ОбразецАКТ

сдачи личной печати нотариусаМесто составленияВ связи с _____________________________________________________________

(причина сдачи личной печати)

___________________________________________________________________________

(фамилия и инициалы лица, сдающего печать, и наименование нотариальной

___________________________________________________________________________

палаты и нотариального округа или государственной нотариальной конторы)

передал в _________________________________________________________________

(территориальный орган Министерства юстиции

___________________________________________________________________________

Российской Федерации)

личную печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации:Три образца оттиска печати:Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

лица, передавшего печатьДатаНаименование должности Подпись Расшифровка подписи

лица, принявшего печатьДатаПриложение N 8

к Правилам нотариального

делопроизводства(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)ОбразецАКТ

сдачи бланков нотариуса Место составленияВ связи с _____________________________________________________________

(причина сдачи бланков)

___________________________________________________________________________

(фамилия и инициалы лица, сдающего бланки, и наименование нотариальной

___________________________________________________________________________

палаты и нотариального округа или государственной нотариальной конторы)

передал комиссии следующие указанные ниже бланки:

N п/п	Наименование бланков	Количество	Номера бланков	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

лица, передавшего бланкиДатаНаименование должности Подпись Расшифровка подписей

лица, принявшего бланкиДата--------------------------------

Акт оформляется на личном бланке нотариуса.Приложение N 9

к Правилам нотариального

делопроизводства(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)ОбразецУТВЕРЖДАЮ

_____________________________

(наименование должности)

__________________ _____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

______________

(дата)НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ____ год ___________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы нотариуса, указание его должности;

наименование нотариальной палаты и нотариального округа или наименование

государственной нотариальной конторы)

Индекс дела	Заголовок дела	Количество частей, томов	Срок хранения (статьи по Перечню)	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

лица, составившего

номенклатуру дел--------------------------------

Номенклатура дел оформляется на личном бланке нотариуса.Приложение N 10

к Правилам нотариального

делопроизводства(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)

litcey.ru

Дата регистрации документа

Регистрационный номер

Краткое содержание документа

Должность, фамилия, инициалы, лица, подписавшего документ

Информация о рассылке документов (адресат, количество экземпляров)

Исполнитель

Индекс дела, в котором находится документ

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 1

Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам

В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления. Одни сотрудники убывают в командировку, другие в отпуск, кто-то остается их временно замещать, кто-то увольняется, а на освободившиеся вакансии принимаются новые сотрудники и т.д. Во всех подобных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, которое в последующем подлежит строгому учету и хранению.

В зависимости от системы управления организацией распорядительные документы подразделяются на: приказы, распоряжения или решения. Если во главе организации стоит коллегиальный орган, то распорядительные документы, принятые им, - это решения или постановления, принятые единолично руководителем этого органа, - распоряжения. Если в организации единоначальное управление, то распорядительными документами будут являться приказы (далее по тексту - приказ).

Поскольку последствия принимаемых кадровых решений различны для организации и для ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются. Многие кадровые приказы унифицированы и включены в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, например: об отпусках, о командировках, о премировании. Это связано в первую очередь с их финансовой значимостью.

Те приказы, которые не включены в альбом унифицированных форм, например об учебных и дополнительных отпусках, о дежурствах и отгулах и др., составляются по общим правилам оформления организационно-распорядительных документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы (Росархивом) от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003), эти приказы должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения ограничен пятью годами (п. "б" ст. 6). Копии этих приказов (распоряжений) в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок (ст. 150) или до минования надобности (п. "а" ст. 6).

В соответствии со сроками хранения определяются система регистрации и система хранения таких документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: "Приказы по отпускам" и т.д.

Словарь кадрового делопроизводства. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Выбор системы регистрации и хранения этих приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет. Это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Но при этом следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Структура регистрационного индекса - это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: "л/с" - личный состав, "о" - отпуска, "п" - поощрения, командировки - "км" и т.д.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, то есть их формирование может осуществляться несколько лет (принято не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле нецелесообразно каждый год заводить новое. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Их хранение ничем не отличается от правил хранения дел с иными сроками хранения (до 10 лет). Они учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок, и способам крепления в них документов.

Хранятся эти приказы там, где это удобнее: в кадровой службе, в архиве фирмы или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению.

Но кроме текущих кадровых приказов в кадровой службе создаются распорядительные документы, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст. ст. 62, 68 ТК РФ и др. прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую постоянную работу и увольнение должны оформляться соответствующими приказами. Только они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа.

Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (п. 10), все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

Эти кадровые приказы являются основными документами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, факт и основание увольнения. В соответствии с их информационной ценностью эта группа кадровых распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться данная информация.

Ранее за основу при определении минимальных сроков хранения таких приказов была принята средняя продолжительность жизни - 75 лет, то есть до достижения гражданином 75-летнего возраста <1>. В соответствии с действующим Перечнем нормативно установлено, что приказы должны храниться не менее 75 лет после увольнения работника. Этот срок хранения вряд ли целесообразен, но он может быть пересмотрен только централизованно Архивной службой РФ.

--------------------------------

<1> Считалось, и не без основания, что к этому возрасту пенсия работнику уже оформлена и необходимость в документах, подтверждающих или уточняющих отдельные факты трудовой деятельности, уже отпала.

Формы приказов по приему на работу, перемещению и увольнению унифицировались одними из первых и с 1980 г. входили в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), а затем в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда (формы N N Т-1, Т-1а; Т-5, Т-5а; Т-8, Т-8а). Для каждого документа разработаны и обязательны к применению два варианта форм - для оформления на одного работника и на группу работников (многосубъектный - с индексом "а")

На практике к перечисленным основным кадровым приказам обычно относят и документы о смене фамилии, имени, отчества, так как их совместное хранение позволяет отследить (найти) всю необходимую информацию, касающуюся сотрудницы или сотрудника, работавших в данной организации под разными фамилиями.

Эта группа приказов регистрируется в специальных журналах, в которых указывается не только регистрационный индекс, но и, по возможности, фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др. (рис. 1).

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

N п/п	Дата	Регистрационныйномер (индекс)	Кто подписал (должность, фамилия)	Заголовок (краткое содержание)	Примечание
1	2	3	4	5	6
...		...
38	24.12.2004	38-К	Заместитель генерального директора	О приеме менеджером А.П. Симаго
39	24.12.2004	39-Кол	Генеральный директор	Об увольнении(на 10 чел.)

Рис. 1

Для данной категории приказов государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер буквенным индексом "К" <2>. По усмотрению организации возможны, как уже было сказано, и другие варианты индексов.

--------------------------------

<2> Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М.: ВНИИДАД, 1991.

Журнальная форма регистрации в данном случае обязательна и обусловлена тем, что "книги, журналы учета приема, перемещения (перевода) и увольнения работников" должны минимально храниться 75 лет (п. "а" ст. 358 Перечня). Срок хранения начинается после внесения в них последней записи оформления законченного журнала как дела длительного (свыше 10 лет) срока хранения.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 г., начинается с 1 января 2009 г.

Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались для внутренних потребностей кадровой службы организации.

Кадровые приказы создаются в нескольких экземплярах. Первые экземпляры (подлинники) кадровых приказов регистрируются и хранятся централизованно в отдельном деле в отделе кадров. Остальные (копии) - в бухгалтерии, в личных делах сотрудников.

Копии приказов могут передаваться в структурное подразделение, тиражироваться для ознакомления всех сотрудников, выдаваться по просьбе работника ему на руки.

Дела с приказами данной категории также могут быть переходящими (вестись при небольшом количестве документов в течение нескольких лет) или, наоборот, разбиваться на тома в течение года. Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с основными правилами работы архивов организаций во всех учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, независимо от их формы собственности.

В соответствии с Правилами полное оформление дел предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление внутренней описи документов дела;

- оформление обложки дела (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).

Кадровые приказы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке документов к подшивке (переплету) они располагаются в прямой хронологической последовательности по возрастанию номеров в пределах каждого года, при этом должны быть удалены все металлические скобки и скрепки.

Одновременно проверяется полнота оформления документов, наличие всех необходимых дат и подписей. Проверяется также наличие всех зарегистрированных приказов. В случае утери подлинника при подготовке дела к подшивке (к переплету) на его место должна быть помещена заверенная копия.

В конце дела подшивается чистый бланк листа заверителя, а в начале дела - листы внутренней описи документов дела.

Для учета всех включенных в дело кадровых приказов (распоряжений) составляется их внутренняя опись. Внутренняя опись содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество приказов (распоряжений) и количество листов самой внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составившим ее сотрудником кадровой службы с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи (рис. 2).

Образец формы внутренней описи документов дела

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Внутренняя опись документов │

│ дела N ________________ │

│ │

│ ┌───┬───────┬──────────┬──────────────┬─────────────┬───────────┐ │

│ │ N │ Индекс│ │ Заголовок │ │ │ │

│ │п/п│приказа│ Дата │ приказа │Номера листов│ Примечание│ │

│ │ │ │ │(распоряжения)│ │ │ │

│ ├───┼───────┼──────────┼──────────────┼─────────────┼───────────┤ │

│ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ │

│ │...│ │ │ ... │ │ │ │

│ │127│125-Кол│01.10.2008│ Об увольнении│ 168 │ Заверенная│ │

│ │ │ │ │ 6 человек │ │ копия │ │

│ └───┴───────┴──────────┴──────────────┴─────────────┴───────────┘ │

│ │

│ 186 (сто восемьдесят шесть) │

│ Итого внесено --------------------------- документов. │

│ (цифрами и прописью) │

│ │

│ 7 (семь) │

│ Количество листов внутренней описи --------------------. │

│ (цифрами и прописью) │

│ │

│ Иващенко │

│ Ст. инспектор -------- М.Д. Иващенко │

│ 18.01.2009 │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

Если дело с приказами было переплетено или подшито без внутренней описи, то оформленная позднее внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки полистно только за верхний край так, чтобы можно было прочитать все включенные в нее записи.

После подшивки (переплета) страницы дела с приказами по личному составу должны быть пронумерованы, для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Нумеруются все листы порядковой нумерацией (кроме листов внутренней описи и листа-заверителя) только простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются при ее составлении посредине верхнего поля листа.

Заверение пронумерованного дела оформляется:

- на специальном бланке листа-заверителя дела или чистом листе бумаги;

- в журнале регистрации приказов по личному составу на оборотной стороне последнего чистого листа;

- в картотечных указателях к приказам - на обороте отдельной чистой карточки.

При заверении дела с приказами указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов (карточек) и отдельно, через знак "+" (плюс), - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи указывается наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров листов в деле и карточек. Лист-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (рис. 3).

Образец оформления листа-заверителя дела к приказам

по личному составу

│┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│

││Лист-заверитель дела ││

││N ________________ ││

││ 207 (двести семь) ││

││В деле подшито (вложено) и пронумеровано -------------------- листа(ов)││

││ (цифрами и прописью) ││

││+ 5 листов внутренней описи, ││

││ ││

││в том числе: ││

││литерные листы: 25а, 25б, 148а, 168а; ││

││пропущенные номера: 74. ││

││ ││

│├──────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┤│

││ Особенности физического состояния │ Номера листов ││

││ и формирования дела │ ││

│├──────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤│

││ 1 │ 2 ││

│├──────────────────────────────────────┼────────────────┬───────────────┤│

││Надорван и заклеен с оборотной стороны│л. 87 │ ││

│├──────────────────────────────────────┼────────────────┼───────────────┤│

││Текст на двух сторонах листа │лл. 25, 157, 201│ ││

││ │ │ ││

││Инспектор отдела кадров │ │ ││

││ │ │ ││

││10.01.2009 │А.П. Балакина │ ││

││ │ │ ││

││Результаты последующих проверок: │ │ ││

││ │ │ ││

││подпись │ │ ││

│└──────────────────────────────────────┴────────────────┴───────────────┘│

Рис. 3

Лист-заверитель не нумеруется. Запрещается оформлять заверение дела на внутренней стороне обложки или обороте последнего листа самих приказов. Если дело было подшито без бланка листа-заверителя, он вклеивается позднее за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

После подшивки отдельные приказы из дела не выдаются, при необходимости дела выдаются целиком. При возвращении дела с приказами на хранение в листе-заверителе дела делается отметка о том, в полном ли порядке и составе приказы были возвращены. При хищении или невосполнимой порче дела (документов) оформляется соответствующий акт по форме, включенной в основные правила работы архивов.

Обложки всех дел по личному составу длительного (свыше 10 лет) срока хранения оформляются в соответствии со стандартом <3>. На обложке дела указывают:

- наименование организации;

- наименование кадровой службы;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- крайние даты приказов (распоряжений) в деле;

- количество листов;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела (оформляется в ведомственном архиве).

--------------------------------

<3> ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования".

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования вышестоящей организации (также в именительном падеже). Выше наименования организации оставляют две резервные строки для внесения в случае необходимости наименования государственного или муниципального архива, в который могут быть сданы кадровые приказы вместе с другими делами на хранение.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения, например, проставляются номера приказов, если из них сформировано несколько томов дела, например:

┌───────────────────────────────────────────┐

│Приказы по личному составу с N 189 по N 364│

└───────────────────────────────────────────┘

В строке "Дата", на обложке дела, содержащего кадровые приказы, для которого точная датировка имеет важное значение, указываются крайние даты, то есть дата самого раннего и дата самого позднего из документов, включенных в дело, например:

┌───────────────────────────────────────────┐

│ с 4 июня 2008 г. по 26 декабря 2008 г. │

└───────────────────────────────────────────┘

Если делом является журнал регистрации приказов, то указываться должны точные календарные даты первой и последней записи.

Количество листов на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя дела.

Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации после сверки его по Перечню с указанием соответствующей статьи, например:

┌───────────────────────────────────────────┐

│ 75 лет, ст. 6 │

└───────────────────────────────────────────┘

Каждая организация обязана обеспечивать сохранность документов по личному составу и их систематический учет. Опись дел по личному составу предназначена для раскрытия состава и содержания дел, отобранных к долговременному хранению, закрепления их систематизации и учета. Опись дел одновременно является и учетным документом, и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Каждая опись представляет собой последовательное описание включенных в нее дел с самостоятельной нумерацией (описательных статей). Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:

- порядковый номер дела;

- делопроизводственный индекс дела;

- полный заголовок дела;

- крайние даты приказов, включенных в дело;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

При составлении описи дел кадровой службой необходимо соблюдать следующие правила:

1. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состояло из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

2. Систематизация дел в описи, как правило, должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.

3. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел.

4. При внесении подряд в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

5. Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о выдаче дела во временное пользование в другую организацию и другая информация (со ссылками на соответствующие акты).

В опись дел по личному составу включаются и законченные регистрационные журналы и картотеки.

В конце описи оформляется итоговая запись о количестве и номерах дел, включенных в опись, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел кадровой службы подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с руководителем службы ДОУ организации, рассматривается и согласовывается (одобряется) экспертной комиссией (ЭК) и утверждается руководителем организации (рис. 4).

Образец заполнения описи дел по личному составу

│Наименование организации │

│ │

│Опись дел по личному составу Утверждаю │

│за 2007 г. Генеральный директор фирмы │

│"Орион" │

│Москва подпись С.П. Сидоров │

│ 15.04.2008 │

│ │

│┌───┬──────┬──────────────────┬─────────────┬───────┬────────┬──────────┐│

││ N │Индекс│ │ │ Кол-во│ Срок │ ││

││п/п│ дела │ Заголовок дела │ Дата дела │ листов│хранения│Примечание││

││ │ │ │ │ в деле│ дела │ ││

│├───┼──────┼──────────────────┼─────────────┼───────┼────────┼──────────┤│

││ │ │Приказы по личному│ С 04.01.2007│ │ │ ││

││ 1 │ 06-01│ составу с N 1 по │по 26.07.2007│ 186 л.│ 75 л. │ ││

││ │ │ N 189 │ │ │ │ ││

││ 2 │ 06-02│ То же с N 190 по │ С 28.07.2007│ 167 л.│ 75 л. │ ││

││ │ │ N 327 │по 29.12.2007│ │ │ ││

│└───┴──────┴──────────────────┴─────────────┴───────┴────────┴──────────┘│

│ │

│В данную опись внесено: 15 (пятнадцать) дел с N 1 по N 16, в том числе: │

│литерные номера: 9а │

│пропущенные номера: │

│ │

│Зав. отдела кадров Чижов А.Ф. Чижов │

│18.03.2003 │

│ │

│Зав. службы ДОУ Согласовано │

│подпись И.И. Иванова Протокол ЭК │

│18.03.2008 от 20.03.2008 N 1 │

Рис. 4

Словарь кадрового делопроизводства. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе, третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была одобрена.

Как правило, одновременно кадровой службой готовится проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения за тот же период, на который составляется опись дел по личному составу.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (рис. 5).

Образец внесения в акт о выделении дел к уничтожению

приказов по личному составу

┌──────────────────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────┐

│Наименование организации │Утверждаю │

│ │ │

│ Акт │______________________ │

│N ___________________ │______________________ │

│ (место составления) │(должность, инициалы) │

│о выделении к уничтожению документов и дел, │______________________ │

│не подлежащих хранению │подпись, дата │

├──────────────────────────────────────────────────────────┴────────────────────────────┤

│На основании __________________________________________________________________________│

│ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков │

│ их хранения) │

│отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие│

│практическое значение документы: номер и название фонда <4>. │

│ │

├───┬─────────────┬─────────────┬─────────────┬────────────┬───────┬─────────┬──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ Сроки │ │

│ │ │ │ Номера │ Индекс дела│ │ хранения│ │

│ │ Заголовок │ Дата дела │ описей │ (тома, │ Кол-во│ дела │ │

│ N │ дела или │ или крайние │(номенклатур)│ части) по │ дел │ (тома, │Примечания│

│п/п│ групповой │ даты дел │ за 1997 - │номенклатуре│(томов,│ части) и│ │

│ │заголовок дел│ │ 1998 гг. │ или N дела │частей)│ номера │ │

│ │ │ │ │ по описи │ │статей по│ │

│ │ │ │ │ │ │ Перечню │ │

├───┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼───────┼─────────┼──────────┤

│...│ │ │ │ ... │ │ │ │

│ │Приказы по │ с 01.01.2001│ │ │ │ 5 л., │ │

│ 12│командировкам│по 31.12.2001│ │ N 12-04 │ 2 │ п. "б" │ │

│ │ │ │ │ │ │ ст. 6 │ │

├───┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴────────────┴───────┴─────────┴──────────┤

│ │

│Итого ____________________ дел за ____________________________ годы. │

│ (цифрами и прописью) │

│ │

│Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены, а по личному составу согласованы│

│с ЭПК _________________________________________________________________________________│

│ (наименование архивного учреждения) │

│(протокол от __________ N ___________) │

├──────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────────────┤

│Наименование должности лица, проводившего экспертизу │ │ │

│ценности документов │подпись│ И.О. Фамилия │

│Дата │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────┤

│Согласовано │

│Протокол ЭК организации │

│от __________ N __________ │

├───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│Документы в количестве _________________________ дел, весом ______________ кг │

│ (цифрами и прописью) │

│сданы в ___________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N ________│

│Наименование должности работника, сдавшего документы │подпись│ И.О. Фамилия │

│Изменения в учетные документы внесены │

│Наименование должности работника центрального архива │ │ │

│(службы документационного обеспечения управления), │ │ │

│внесшего изменения в учетные документы │подпись│ И.О. Фамилия │

│ │ │ │

│Дата │ │ │

└──────────────────────────────────────────────────────────┴───────┴────────────────────┘

Рис. 5

--------------------------------

<4> Только наименование для организаций, не имеющих номера фонда.

Документы организации, в том числе и кадровые, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению сдаются работником организации, занимающимся их утилизацией. После утилизации во все учетные документы в графу "Примечания" вносятся ссылки на соответствующий акт.

Кадровые приказы, отобранные на длительное хранение, могут храниться как в кадровой службе, так и в архиве организации в зависимости от того, где будет лучше обеспечена их безопасность и сохранность от преждевременного старения.

А.Пшенко

К. и. н.,

доцент,

заведующий кафедрой

документоведения и документационного

обеспечения управления

Государственного университета управления

Подписано в печать

12.12.2008

сроки хранения кадровых документовжурнал учета приказов по личному составу образецсрок хранения кадровых документовкадровые приказысроки хранения приказовобразец журнала регистрации приказовжурнал регистрации приказов по личному составу образец

hr-portal.ru